Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 3/2011

Transkrypt

1 Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 3/2011 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzeszczanach z dnia 9 marca 2011 r. w sprawie: ustalenia Regulaminu Kontroli Zarządczej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Trzeszczanach. Na podstawie art. 69 ust.1 pkt.3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240) wprowadza się w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Trzeszczanach Regulamin Kontroli Zarządczej. Postanowienia ogólne 1 Ustalenia niniejszego regulaminu dotyczą sposobu organizacji i zasad funkcjonowania Kontroli zarządczej w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Trzeszczanach. 2 Kontrola zarządcza to ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, opracowany w celu dostarczenia racjonalnego zapewnienia, co do realizacji celów w następujących obszarach: 1. zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi, 2. skuteczności i efektywności działania 3. wiarygodności sprawozdań 4. ochrony zasobów 5. przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania 6. efektywności i skuteczności przepływu informacji 7. zarządzania ryzykiem Środowisko wewnętrzne 3 Pracownicy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzeszczanach są świadomi wartości etycznych przyjętych w jednostce, określonych w Kodeksie Etycznym, stanowiącym załącznik Nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4

2 1. Rekrutacja nowych pracowników przebiega w taki sposób, aby zapewnić wybór najlepszego kandydata. 2. Proces rekrutacji jest szczegółowo opisany w Regulaminie naboru pracowników na wolne stanowisko urzędnicze w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Trzeszczanach, stanowiącym załącznik Nr 2 do niniejszego Regulaminu. 3. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji pracowników pomocy społecznej zawiera ustawa z dnia 12 marca 2004 r o Pomocy Społecznej ( tj. z 2009 r, Dz. U. Nr 175, poz.1362 ze zm.) 4. Szczegółowe wymagania dotyczące kwalifikacji zatrudnionych w GOPS pracowników samorządowych określa Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych Dz. U. z 2009 r. Nr 50, poz. 398 ze zm.) 5. Każdemu pracownikowi Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej przedstawiany jest na piśmie opis stanowiska pracy określający zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przyjęcie opisu stanowiska jest potwierdzane podpisem pracownika oraz stanowi część jego akt osobowych, Wzór opisu stanowiska stanowi załącznik Nr 3 niniejszego Regulaminu. 6. Kwalifikacje zawodowe pracowników są rozwijane poprzez szkolenia dostosowane do zakresu obowiązków oraz realizowanych celów. W GOPS funkcjonuje roczny plan szkoleń odzwierciedlający potrzeby szkoleniowe i stanowiący załącznik Nr 4 do niniejszego Regulaminu Strukturę organizacyjną Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzeszczanach, szczegółowy zakres kompetencji kierownika i pozostałych pracowników określa Regulamin Organizacyjny, stanowiący złącznik Nr Delegowanie uprawnień w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej jest ściśle powiązane z zakresem obowiązków pracowników i jest adekwatne do rodzaju podejmowanych decyzji, stopnia ich skomplikowania oraz ryzyka z nim związanego. Podstawą do delegowania uprawnień jest Regulamin organizacyjny. Cele i zarządzanie ryzykiem 6 Misją Ośrodka Pomocy Społecznej w Trzeszczanach jest poprawa sytuacji życiowej mieszkańców poprzez sprawny i skuteczny system wsparcia społecznego Zrządzanie przez cele w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej funkcjonuje w oparciu o sformalizowany proces, który rozpoczyna się określeniem celów a kończy analizą wyników. 2. Cele strategiczne Ośrodka są określane w rocznej perspektywie i wynikają z misji oraz strategii działania jednostki. Na tej podstawie określane są cele pośrednie jak i cele indywidualne dla pracowników. 3. Wyznaczone cele są zawarte w strategii rozwiązywania problemów społecznych Osiągnięcie wyznaczonych celów oraz realizacja zadań są obarczone potencjalnym ryzykiem. W celu jego minimalizacji w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej

3 funkcjonuje proces zarządzania ryzykiem, który jest monitorowany oraz udokumentowany. 2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się poprzez: - identyfikację ryzyka - analizę ryzyka - reakcję, czyli podejmowanie działań zaradczych 3. W procesie identyfikacji ryzyka wykorzystuje się wyniki ocen i kontroli. Za identyfikację ryzyk odpowiedzialny jest kierownik. 4. Zidentyfikowane ryzyka są poddawane analizie mającej na celu przedstawienie potencjalnego prawdopodobieństwa wystąpienia oraz jego konsekwencje. 5. Podjęcie decyzji sposobie reakcji na ryzyko jest uzależnione od strategii kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej oraz sposobu przewidywania, jak potencjalne ryzyko wpłynie na funkcjonowanie jednostki Zidentyfikowane ryzyka oraz działania zaradcze zawarte są w Rejestrze Ryzyk stanowiącym załącznik Nr 6 do mniejszego Regulaminu. 2. Osobą odpowiedzialną za monitorowanie ryzyk w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej jest Kierownik jednostki. 3. Odpowiedzialność za realizację działań mających na celu zmniejszenie ryzyka do akceptowanego poziomu ponosi Kierownik oraz osoby odpowiedzialne za realizację celów Ośrodka na dany rok. Mechanizmy kontroli Mechanizmy kontroli w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej dotyczą najważniejszych obszarów działalności oraz są odpowiedzią na zidentyfikowane ryzyka. Mechanizmy są opisane w postaci procedur i instrukcji odzwierciedlających procesy funkcjonowania w jednostce. 2. Mechanizmy kontroli są wdrażane z zachowaniem zasady adekwatności nakładów do odniesionych korzyści. 3. Wszystkie procedury wewnętrzne są na bieżąco uaktualniane oraz dostępne dla wszystkich pracowników. 4. Jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochrony przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów określa instrukcja kancelaryjna, przyjęta zarządzeniem kierownika Szczegółowy spis obowiązujących dokumentów stanowi załącznik Nr 7 do niniejszego Regulaminu. 11 Nadzór jest sprawowany na bieżąco i ma na celu głównie: - monitorowanie realizacji celów - monitorowanie poziomu akceptowalności zidentyfikowanych ryzyk - monitorowanie czy uwagi oraz zalecenia pokontrolne zostały wdrożone. 12

4 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej jest włączony w proces zarządzania całością działania nadzorowany Wydział Polityki Społecznej Lubelskiego Urzędu Wojewódzkiego Bezpieczeństwo zasobów informatycznych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej określa Polityka bezpieczeństwa systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Trzeszczanach. 2. Prawa dostępu do poszczególnych systemów i aplikacji są powiązane z zakresem obowiązków pracowników. 14 Kontrolę finansową w Ośrodku Pomocy Społecznej sprawuje główny księgowy podległy kierownikowi oraz pracownicy, którzy przejęli obowiązki w zakresie gospodarki finansowej na podstawie art.53 ust.2 Ustawy o finansach publicznych. Informacja i komunikacja 15 Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej zapewnia wszystkim pracownikom dostęp do informacji niezbędnych do wykonywania powierzonych obowiązków. Monitorowanie i ocena Proces monitorowania ma na celu potwierdzenie czy wprowadzone standardy kontroli zarządczej działają z korzyścią dla jednostki a mechanizmy kontrolne chronią zagrożone ryzykiem obszary. 2. Każdy pracownik ma obowiązek zgłaszania uwag dotyczących funkcjonowania i usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 3. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej podejmuje środki zaradcze wobec wszelkich zaobserwowanych problemów w funkcjonowaniu kontroli zarządczej, w szczególności poprzez zmianę i aktualizację funkcjonujących w jednostce procedur i regulaminów Co najmniej raz w roku, w terminach ustalonych przez kierownika Ośrodka przeprowadzana jest samoocena kontroli zarządczej w głównych obszarach jednostki. 2. Samooceny dokonuje każdy pracownik, któremu powierzono zadanie w formie ankiety. 3. Wyniki samooceny wpisywane są w kwestionariuszu samooceny, stanowiącym załącznik Nr 8 do niniejszego regulaminu Wyniki monitorowania, samooceny oraz przeprowadzonych kontroli są podstawą oceny stanu kontroli zarządczej w Ośrodku Pomocy Społecznej. To z kolei stanowi podstawę do oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, sporządzanego przez kierownika Ośrodka za rok poprzedni.

5 2. Wzór oświadczenia o stanie kontroli zarządczej stanowi załącznik Nr 9 do niniejszego regulaminu. 19 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.