CZAS PRACY EWIDENCJA

Transkrypt

1 WYSYŁKA DOKUMENTÓW Do osobnych koszulek należy rozdzielać dokumenty: 1. Ewidencję czasu pracy wraz z listami obecności. Lista danej osoby powinna być spięta zszywaczem z ewidencją (na górze ewidencja, w środku ewentualnie karty urlopowe, na dole lista). 2. Zwolnienia lekarskie wraz z wnioskami o wypłatę świadczenia (dotyczy opieki). 3. Umowy o pracę, aneksy (dodatkowo w zaklejonej kopercie). 4. Rozwiązania umowy o pracę (wypowiedzenia). 5. Umowy zlecenia, dane zleceniobiorcy (dodatkowo w zaklejonej kopercie). 6. Wnioski o staże, przygotowania zawodowe. 7. Komplety dokumentów do zatrudnienia (osobno dla każdej osoby). 8. W osobnej koszulce wszelkiego rodzaju druki zaświadczenia o zarobkach z informacją dla kogo i do jakich celów.! Zwolnienia lekarskie przed wysłaniem do Centrali należy wcześniej przefaksować do działu kadr.! Do zwolnienia-opieki na dziecko należy dołączyć wniosek o zasiłek opiekuńczy i również przefaksować.! Do uzyskania zasiłku macierzyńskiego należy bezzwłocznie zgłosić datę porodu poprzez pisemne oświadczenie matki, przedłożyć oryginał aktu urodzenia się dziecka oraz zaświadczenie ze szpitala o porodzie. Dokumenty te są niezbędne do uzyskania zasiłku macierzyńskiego. (również fax)! Po absencji chorobowej powyżej 30 dni należy przedłożyć zaświadczenie o zdolności do pracy. CZAS PRACY EWIDENCJA 1. Po wydrukowaniu miesięcznej ewidencji czasu pracy podpisuje ją zarówno kierownik jak i pracownik. W przypadku nieobecności przez cały miesiąc ewidencja może być podpisana tylko przez kierownika. 2. Listy obecności należy uzupełniać każdego dnia, a na koniec miesiąca kierownik zobowiązany jest sprawdzić czy są one ZGODNE Z EWIDENCJĄ CZASU PRACY. 3. Nie należy drukować ewidencji czasu pracy tylko w przypadku jeżeli pracownik przebywa na urlopie wychowawczym lub macierzyńskim. 4. Do centrali przesyłany jest wyłącznie oryginał ewidencji, kopia zostaje na markecie. LISTY OBECNOŚCI

2 1. Zawsze na listach obecności wpisuje się faktyczne godziny pracy, które są wpisane w 2 rubryce od dołu na ewidencji. 2. Jeżeli w ewidencji wprowadzony jest odbiór nadgodzin na cały dzień wtedy na liście wpisuje się odbiór nadgodzin i pracownik nie podpisuje się w tym dniu. Jeżeli jest wprowadzony odbiór tylko na parę godzin, wpisuje się godziny od której do której była praca i składa podpis. Przykład: Zaplanowana praca 9 godzin odbiór 9 godzin - wpisujemy odbiór brak podpisu Zaplanowana praca 9 godzin odbiór 3, czyli praca wynosi 6 godzin - wpisujemy godziny i podpisujemy się Jeżeli w ewidencji wprowadzone są nadgodziny do odbioru wpisujemy godziny od której do której była praca i podpisujemy się. Przykład: Zaplanowana praca 6 godzin nadgodziny 3, czyli praca wynosi 9 na liście wpisujemy godziny tak żeby wyszło 9 godzin a nie 6 i podpisujemy się zgodnie ze stanem faktycznym 3. Jeżeli osoba jest na urlopie, lub zwolnieniu lekarskim nie podpisuje się na liście oraz nie pisze żadnych godzin w tym dniu, wpisując na liście urlop lub inną absencję. 4. Uczniowie w dniach kiedy są w szkole na listach piszą szkoła i również nie podpisują się i nie wpisują żadnych godzin.! W harmonogramie i ewidencji czasu pracy liczba godzin nie może przekroczyć 12 na dobę.! Dobowy odpoczynek wynosić 11 godzin. PRACA PO GODZINACH Praca na marketach ma być wykonywana według zaplanowanego harmonogramu dla wszystkich pracowników przez kierownika sklepu z uwzględnieniem godzin pracy wynikających z kalendarza. Pozostawanie w miejscu pracy po godzinach w celu wykonywania dodatkowych lub zaległych prac ma być uzgadniane z bezpośrednim przełożonym w formie pisemnej Kierownikiem Regionalnym ze wskazaniem konieczności wykonania zadania oraz czasu jego realizacji. Czas ten musi być zaewidencjonowany na liście obecności oraz ewidencji czasu pracy w Safo jako nadgodziny do odbioru, które powinny być rozliczone do końca okresu rozliczeniowego lub godziny nadliczbowe 50%, na które również niezbędna jest pisemna zgoda Dyrektora Operacyjnego. Z uwagi na konieczność rozliczenia dokumentów fiskalnych i kasowych każdego dnia, po zakończeniu sprzedaży zaleca się aby tę czynność wykonywali kierownicy sklepu, a jeżeli nie mogą tego wykonać dokonuje tego wyznaczony przez niego pracownik. Pracownicy odnotowują fakt przebywania w pracy na liście obecności oraz ewidencji czasu pracy, a następnie rozliczają ten czas zgodnie z wcześniej ustalona procedurą.

3 W pozostałych, nieuzasadnionych i nie uzgodnionych przypadkach pozostawanie w pracy po godzinach będzie odbywać się na wyłączną odpowiedzialność pracowników. Kierownik wykonujący - także poza zaplanowanymi godzinami pracy - czynności niezwiązane bezpośrednio ze swymi obowiązkami służbowymi, nawet jeżeli nie wynikają one z gospodarczej konieczności lub interesu spółki, lecz z charakteru pracownika, który chce mieć wszystko pod kontrolą, bez polecenia i bez uzasadnionych potrzeb pracodawcy nie kwalifikuje się jako praca w godzinach nadliczbowych. Sprawowanie funkcji kierowniczej w wyodrębnionej lokalnej jednostce organizacyjnej pracodawcy znacznie oddalonej od siedziby pracodawcy przez zajmującego stanowisko kierownicze pracownika, który w tej placówce zatrudnienia nie ma zwierzchnika służbowego, potwierdza zatrudnienie w charakterze pracownika zarządzającego w imieniu pracodawcy wyodrębnioną częścią zakładu pracy, bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Wyrok SN z 16 marca 2010 r., I PK 202/09! REMANENTY Pracownicy marketu: 1. W harmonogramie planujemy na niedzielę pracę 8 godz. 2. W ewidencji wprowadzamy ilość godzin faktycznie przepracowanych max. do 12 godz.! 3. Na następny dzień przychodzimy do pracy zachowując 11 godzinny odpoczynek. 4. Dzień wolny oraz nadgodziny powstałe powyżej 8 godzin odbieramy w następnym tygodniu po inwentaryzacji. Pracownicy przeprowadzający remanenty (komisja) również wypełniają oświadczenie zleceniobiorcy. 1. Remanent jest płacony na podstawie umowy zlecenia. 2. Na ten dzień w harmonogramie planujemy pracę 8 godz., poniedziałek wolne. 3. W ewidencji wprowadzamy w tym dniu delegacja. 4. Po inwentaryzacji odbieramy dzień wolnego. 5. Przedstawiamy rozliczenie delegacji do działu księgowości. OTWARCIA NOWYCH SKLEPÓW W przypadku zatowarowania nowego sklepu w ewidencji oraz na liście obecności wprowadzamy: 1. Przed wyjazdem odbieramy do przodu dzień wolnego 8 godzin. 2. Przy zatowarowaniu pracujemy 4 dni po 12 godzin.

4 3. Po zakończeniu pracy odbieramy znów dzień wolnego 8 godzin co daje razem 16 godzin nadliczbowych z zatowarowania. 4. Przedstawiamy rozliczenie delegacji do działu księgowości. URLOPY WYPOCZYNKOWE Wszyscy pracownicy spółki do końca lutego br planują dwutygodniowe urlopy wypoczynkowe wykorzystując do tego program Safo. Wydrukowane i podpisane plany przesyłają do Działu Kadr. Pozostali, których obowiązuje zadaniowy czas pracy i nie muszą prowadzić listy obecności ani ewidencji czasu pracy planują urlop w arkuszu, który Dział Kadr ma obowiązek przesłać do końca stycznia br. Pracownik może wnioskować o zmianę terminu zaplanowanego urlopu na inny u bezpośredniego przełożonego stosując odpowiedni wniosek, który po akceptacji dołącza się do macierzystego planu. O zamiarze wykorzystania pozostałej części urlopu pracownik powinien powiadomić bezpośredniego przełożonego najpóźniej dzień wcześniej telefonicznie bądź e-meilowo. Powiadomienie w tym samym dniu jest traktowane jako urlop na żądanie. Karta urlopowa podpisana przez bezpośredniego przełożonego powinna zostać przedłożona do Działu Kadr do końca br miesiąca (dotyczy pracowników, których obowiązuje zadaniowy czas pracy). Pozostali przesyłają kary podpięte pod listę obecności i ewidencję czasu pracy na koniec miesiąca wraz z pozostałymi dokumentami wg obowiązujących zasad. Pozostałe zasady prawa do urlopu i trybu jego udzielania reguluje Kodeks Pracy. Wzór karty urlopowej. KARTA URLOPOWA Pan/Pani... Korzysta z urlopu... (określić rodzaj urlopu) od dnia...do dnia...włącznie (miejscowość i data) (podpis pracownika)... (pieczęć i podpis pracodawcy)

5 URLOP OPIEKUŃCZY Zgodnie z art. 188 Kodeksu pracy pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku kalendarzowego zwolnienie od pracy na 2 dni z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Na mocy zaś art k.p., jeżeli oboje rodzice lub opiekunowie są zatrudnieni, z uprawnienia może korzystać tylko jedno z nich. Wobec tego, w przypadku złożenia przez pracownika wniosku o udzielenie zwolnienia pracodawca bada jedynie: 1. czy pracownik wychowuje dziecko w wieku do 14 lat oraz, 2. czy uprawnienie do dwóch dni zwolnienia w danym roku kalendarzowym nie zostało już wykorzystane. Uprawnienie do korzystania przez pracownika z 2 dni opieki związane jest zatem ściśle z posiadaniem dziecka w wieku do lat 14. Tak więc po dniu, w którym dziecko osiągnie ten wiek, rodzic dziecka (lub opiekun) traci prawo do zwolnienia. Zgodnie z powyższym w roku kalendarzowym, w którym dziecko kończy 14 lat, pracownik może wykorzystać dni opieki tylko przed dniem 14 urodzin dziecka. Pracownik, który zamierza korzystać z urlopu składa zaświadczenie z zakładu pracy małżonka o niewykorzystanym urlopie. W przypadku działalności gospodarczej, renty, emerytury składa pisemne oświadczenie. URLOP OPIEKUŃCZY. (miejscowość i data)... (imię i nazwisko)... (miejsce zamieszkania) Na podstawie Art. 188 Kodeksu Pracy proszę o udzielenie mi opieki nad zdrowym dzieckiem w dniu (podpis pracownika)

6 URLOP BEZPŁATNY Urlop bezpłatny może być udzielony na pisemny wniosek pracownika. Nie przysługuje on z mocy prawa, ale na podstawie porozumienia dwustronnego pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. Pracodawca może nie wyrazić zgody na urlop oraz powołać pracownika z urlopu, ale tylko trwającego powyżej 3 miesięcy. Zgodę na urlop bezpłatny wyrażają Regionalni Kierownicy Sprzedaży po otrzymaniu akceptacji Dyrektora Operacyjnego. Okres urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze. PŁACE Wynagrodzenie z tytułu umowy o pracę oraz umowy zlecenia lub o dzieło wypłacane jest 10-tego każdego miesiąca na rachunek bankowy lub w kasie w zależności od woli pracownika. Pracownikowi wystawiane są indywidualne raporty RMUA, które stanowią jednocześnie kwitek z wypłaty. Na każdy sklep wysyłana jest koperta adresowana DO KIEROWNIKA MARKETU, który jest upoważniony do wręczenia dokumentów pracownikom, których treść stanowi tajemnicę odnośnie wysokości wynagrodzenia. W przypadku nieobecności kierownika sklepu korespondencję adresowaną wyłącznie dla niego może otworzyć Regionalny Kierownik Sprzedaży. ZFŚS Pracownicy oprócz ustalonych w regulaminie świadczeń socjalnych mogą skorzystać z pożyczki na cele mieszkaniowe. 1. Wnioski powinny być zaopiniowane przez bezpośredniego przełożonego wg hierarchii. ( przychylam się do prośby, data i podpis) 2. Pożyczka jest oprocentowana w wysokości 2%. 3. Raty są potrącane z wynagrodzenia w równych kwotach. 4. Wypłata na konto pracownika następuje w tym samym dniu po rozpatrzeniu wniosku. 5. Komisja rozpatruje podania w połowie każdego miesiąca. Podania o pożyczkę należy przysyłać do działu kadr.