INSTRUKCJA nr 2/APK/2006. Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy. Zatwierdził Kanclerz AM Bartosz Grucza Data

Transkrypt

1 INSTRUKCJA nr 2/APK/2006 Wydanie II Warszawski Uniwersytet Medyczny Opracował Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych Zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu Liczba stron: 7 Ewa Kaczmarek Data Zatwierdził Kanclerz AM Bartosz Grucza Data Obowiązuje od: Data Zasady określone w instrukcji obowiązują. Podstawa prawna: Ustawa Kodeks z dnia 26 czerwca 1974 r Dział VI Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dn r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286, ze zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 roku w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od (Dz. U. nr 60 poz.281 z 1996 r.) Regulamin Pracy Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego Zasady ogólne: 1. Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu w Warszawskim Uniwersytecie Medycznym, zwanej dalej uczelnią. 2. Zasady określone w niniejszej instrukcji obowiązani są stosować wszyscy pracownicy uczelni, nie będący. 3. nadzór nad przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji pełni Kierownik Sekcji. Załączniki do niniejszej instrukcji stanowią: 1. Lista obecności załącznik nr 1 2. Lista obecności czasie załącznik nr 2 3. Harmonogram czasu (przykładowy wzór) okres 1-miesięczny załącznik nr okres 1-miesięczny załącznik nr okres 3-miesięczny załącznik nr 5 6. Ewidencja wyjść i prywatnych załącznik nr 6 7. załącznik nr 7 Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 1 z 7

2 Czynność Odpowiedzialny za realizację Opis postępowania Dokument, zapis Ustalanie wymiaru czasu Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych Ustala, przepisami prawa, ogólny wymiar czasu na kolejne okresy rozliczeniowe. Informację o ogólnym wymiarze czasu w poszczególnych miesiącach rozliczeniowych publikuje na stronie internetowej uczelni co najmniej na 14 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Okres rozliczeniowy przyjęty dla Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego wynosi 3 miesiące, z zastrzeŝeniem systemów czasu określonych w 21, 22, 24 ust. 3 i 4 Regulaminu, dla których okres rozliczeniowy wynosi 1 miesiąc. Informacja o wymiarze czasu Sporządza indywidualne harmonogramy czasu na okres rozliczeniowy dla kaŝdego z podległych pracowników, z wyjątkiem pracowników, którzy pracują w stałym rozkładzie czasu lub w zadaniowym systemie czasu. W indywidualnym harmonogramie czasu uwzględnia: Planowanie rozkładu czasu - planowany wymiar czasu pracownika (dni i ilość godzin w poszczególnych dniach), pomniejszony o planowaną absencję Harmonogram czasu - dni oddawane w zamian za pracę w dni wolne wynikające z przeciętnie pięciodniowego tygodnia lub za pracę w niedziele i święta. Podaje pracownikowi do wiadomości, w sposób przyjęty w danej jednostce, indywidualny harmonogram czasu na 3 dni przed rozpoczęciem okresu rozliczeniowego. Informowanie o nieobecności w Niezwłocznie po powzięciu informacji o ewentualnej nieobecności w, ale nie później niŝ w drugim dniu nieobecności w, zobowiązany jest powiadomić bezpośredniego przełoŝonego lub pracownika Sekcji (osobiście, telefonicznie, poprzez osobę trzecią lub w kaŝdy inny skuteczny sposób) o nieobecności w i przewidywanym czasie jej trwania. Dokument, nieobecności w, pracownik nieobecności w, Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w oraz udzielania pracownikom zwolnień od Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 2 z 7

3 składa bezpośredniemu przełoŝonemu lub do Sekcji. Zgłoszenia urlopu na Ŝądanie, pracownik dokonuje najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, nie później niŝ w ciągu 2 godzin po czasie, w którym miał rozpocząć pracę. Urlop na Ŝądanie naleŝy zgłaszać wyłącznie bezpośredniemu przełoŝonemu. Przekazanie informacji o nieobecności pracownika, Pracownik Sekcji Niezwłocznie (w dniu powzięcia informacji) przekazują sobie telefonicznie lub osobiście informacje dotyczące wiadomych nieobecności pracowników w. Dokonywanie zmian w indywidualnym harmonogramie czasu Dokonuje zmian w harmonogramie czasu na skutek waŝnych przyczyn wynikłych po stronie pracodawcy lub pracownika (np. nieobecność pracownika, szczególne potrzeby pracodawcy). Wyznacza i powiadamia pracownika, którego zmiana dotyczy, o konieczności wykonania i terminie jej wykonywania. Harmonogram czasu Prowadzenie list obecności Kierownik ( osoba odpowiedzialna, wyznaczona przez kierownika ) Osoba odpowiedzialna przygotowuje listę obecności pracowników z uwzględnieniem planowanych absencji (urlopy wypoczynkowe). Lista wykładana jest przed rozpoczęciem w widocznym i dostępnym kaŝdej miejscu. NaleŜy uwzględnić godziny kaŝdego pracownika zatrudnionego w danej jednostce uczelni. Lista obecności czasie, zawiera godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu. czasie Przestrzeganie wyznaczonego czasu Zobowiązany jest punktualnie rozpoczynać pracę. Potwierdza kaŝdorazowo punktualne przybycie do poprzez podpisanie listy obecności przed rozpoczęciem. W przypadku spóźnienia, powinien niezwłocznie zgłosić się do przełoŝonego w celu usprawiedliwienia się. Pracownicy, pracujący w ruchomym czasie, wpisują na liście obecności wzór 2 - godzinę rozpoczęcia i zakończenia czasu. czasie Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 3 z 7

4 Wykonywanie w godzinach Kierownik Zleca pracownikowi wykonywanie w godzinach, Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania w godzinach, to jest po uzyskaniu uprzedniej zgody Prorektora ds. Kadr lub Kanclerza. zlecenie w godzinach Zlecenie w godzinach Odbiór czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach W celu odebrania przepracowanych godzin, pracownik składa wniosek o odbiór godzin kierownikowi, Instrukcją nr 1/APK/2006 Zasady zlecania i wykonywania w godzinach Opuszczenie miejsca w godzinach Na uzasadnioną prośbę pracownika lub ze względów, wyraŝa kaŝdorazowo zgodę na opuszczenie przez pracownika miejsca w godzinach a takŝe na późniejsze rozpoczęcie lub wcześniejsze jej zakończenie. Dokumentowanie wyjść prywatnych i KaŜdorazowo, przed opuszczeniem miejsca w godzinach, uzyskuje zgodę bezpośredniego przełoŝonego na wyjście z i dokonuje wpisu do ewidencji. Ewidencja wyjść prywatnych i Prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i Prowadzi ewidencję, w której dokonuje się wpisów wyjść prywatnych i pracowników w godzinach. Pracownik kaŝdorazowo wskazuje termin odpracowania godzin związanych z wyjściem prywatnym. Ewidencja wyjść prywatnych i Prowadzi bieŝący nadzór nad czasem podległych pracowników, w tym nad przestrzeganiem wymiaru czasu w okresie rozliczeniowym, z zachowaniem wymaganego nieprzerwanego odpoczynku Przestrzeganie zgodności czasu z przepisami prawa dobowego co najmniej 11 godzin, tygodniowego - co najmniej 35 godzin, dni wolnych od w okresie rozliczeniowym co najmniej jedna wolna niedziela w co 4tym tygodniu, przerwy w wynoszącej co najmniej 15 minut jeśli czas w ciągu doby wynosi co najmniej 6 godzin. Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 4 z 7

5 Rozliczanie czasu Prowadzi na bieŝąco kartę ewidencji czasu, w której odnotowuje: czas w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele, święta, w dni wolne od wynikające z rozkładu czasu w przeciętnie pięciodniowym tygodniu, czas w porze nocnej, na drugiej zmianie, w godzinach, czas pozostawania w gotowości do (dyŝury), urlopy, zwolnienia od oraz inne usprawiedliwione i nie usprawiedliwione nieobecności w. Po zakończeniu kaŝdego miesiąca, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas, dokonuje miesięcznego rozliczenia czasu kaŝdego pracownika, obliczając: czas w godzinach (przekroczenia dobowego wymiaru czasu ), z uwzględnieniem planowanego odbioru czasu wolnego za czas przepracowany w godzinach w kolejnych miesiącach okresu rozliczeniowego lub w kolejnym okresie rozliczeniowym (na wniosek pracownika), oraz czas w porze nocnej i na drugiej zmianie. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, na podstawie dokumentów potwierdzających faktyczny czas, dokonuje rozliczenia czasu kaŝdego pracownika w okresie rozliczeniowym, obliczając liczbę godzin w okresie rozliczeniowym (przekroczenia średniotygodniowego wymiaru czasu ) zlecenie w godzinach Zlecenie w godzinach nieobecności w, czasie Rozliczenie w godzinach następuje w oparciu o zatwierdzone wnioski o pracę w godzinach i zlecenia w godzinach, z uwzględnieniem wniosku o odbiór. Potwierdzanie zgodności zapisów w karcie ewidencji czasu i liście obecności Kierownik Niezwłocznie po zakończeniu kaŝdego okresu rozliczeniowego, pracownik potwierdza poprzez złoŝenie podpisu, zgodność zapisów w karcie ewidencji czasu za dany miesiąc ze stanem faktycznym., po zakończeniu kaŝdego miesiąca i okresu rozliczeniowego, potwierdza podpisem zgodność zapisów w kartach ewidencji czasu i listach obecności podległych pracowników. czasie Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 5 z 7

6 Przekazanie dokumentów potwierdzających rzeczywisty czas w celu naliczenia wynagrodzenia Udostępnianie karty ewidencji czasu Nadzór nad przestrzeganiem i prawidłowym rozliczaniem czasu Kierownik Sekcji Najpóźniej w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu, przekazuje do Sekcji dokumenty dotyczące czasu z minionego miesiąca w celu sprawdzenia poprawności wyliczeń oraz naliczenia wynagrodzenia. W trakcie nie zakończonego okresu rozliczeniowego przekazuje potwierdzoną za zgodność z oryginałem kopię karty ewidencji czasu, w której dokonuje miesięcznego rozliczenia czasu, o którym mowa w pozycji: rozliczanie czasu. Po zakończeniu okresu rozliczeniowego, przekazuje oryginał karty ewidencji czasu. Zwolnienia lekarskie oraz wnioski o urlop naleŝy przekazywać do Sekcji niezwłocznie po ich wpłynięciu. Na kaŝde Ŝądanie pracownika udostępnia mu do wglądu indywidualną kartę ewidencji czasu. Weryfikuje dokumenty potwierdzające rzeczywisty czas pod kątem: zgodności czasu z przepisami prawa, kompletności dokumentacji oraz prawidłowości rozliczenia czasu. Oblicza liczbę godzin płatnych z dodatkiem 50% lub 100%, liczbę godzin w porze nocnej (dodatek 20%) i liczbę godzin na II zmianie (dodatek 10%). Przygotowuje zlecenie wypłaty, zawierające zestawienie liczby godzin płatnych z właściwym dodatkiem do wynagrodzenia, do zatwierdzenia przez Kierownika Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych. Przekazuje zatwierdzone zlecenie wypłaty do Sekcji płac w terminie do 8 dnia kalendarzowego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. zlecenie w godzinach Lista obecności nieobecności w, zlecenie w godzinach Lista obecności nieobecności w, Zlecenie wypłaty Wprowadzanie danych do systemu informatycznego w celu naliczenia wynagrodzenia Pracownik Sekcji Na bieŝąco wprowadza do systemu informatycznego dane dotyczące absencji pracowniczej (na podstawie otrzymywanych dokumentów). Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 6 z 7

7 Obieg dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem i rozliczaniem czasu Dokument, zapis Zlecenie w godzinach Harmonogram czasu Przechowywanie i przekazywanie dokumentów i zapisów Przechowywanie w jednostce Odpowiedzialny za realizację Lista obecności wzór 2 potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia za kaŝdy miesiąc zlecenie w godzinach oryginał za okres rozliczeniowy nieobecności w, Przechowywanie w jednostce do końca miesiąca i przekazywanie do Sekcji pracowników nie w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym miesiącu Przechowywanie w jednostce do końca okresu rozliczeniowego i przekazywanie do Sekcji w terminie do 3 dnia roboczego miesiąca kalendarzowego następującego po zakończonym okresie rozliczeniowym Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji pracowników nie Niezwłoczne (w dniu wpłynięcia) przekazywanie do Sekcji płac Kierownik Sekcji Zlecenie wypłaty Przekazywanie do Sekcji płac w terminie do 8 dnia roboczego miesiąca następującego po zakończeniu miesiąca rozliczeniowego. Kierownik Działu Kadr, Płac i Spraw Socjalnych Załącznik do Zarządzenia Kanclerza AM nr 495 z dnia 21 grudnia 2006 r. Strona 7 z 7