Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracowników Izby Administracji Skarbowej w Katowicach

Transkrypt

1 IZBA ADMINISTRACJI SKARBOWEJ W KATOWICACH ul. Damrota 25, Katowice Instrukcja w sprawie zasad ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracowników Izby Administracji Skarbowej w Katowicach INSTRUKCJA I- / Obowiązuje od.. Odpowiedzialny za opracowanie: Zweryfikował: Zaakceptował: Zatwierdził: Naczelnik KA... Radca Prawny... Pełnomocnik ds. zarządzania jakością... Dyrektor Izby Administracji Skarbowej... SPIS TREŚCI: 1 Cel Zakres obowiązywania Zakres podmiotowy Zakres przedmiotowy Terminologia Opis postępowania Czas pracy Rejestracja czasu pracy Praca w godzinach nadliczbowych Rozliczanie czasu pracy Odpowiedzialność Dyrektor Izby Administracji Skarbowej Naczelnik urzędu skarbowego, Urzędu Celno-Skarbowego Kierownicy komórek organizacyjnych Komórka ds. kadr Kierownik komórki ds. kadr Pracownicy Wskazówki i uwagi Dokumenty związane... 5 ROZDZIELNIK: Lp. Egzemplarz Adresat 1. Oryginał Pełnomocnik ds. zarządzania jakością 2. Kopia użytkowa wersja elektroniczna Pracownicy Izby Administracji Skarbowej w Katowicach str. 1

2 1 Cel Instrukcja określa zasady ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy pracowników Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. 2 Zakres obowiązywania 2.1 Zakres podmiotowy Niniejsza Instrukcja ma zastosowanie do wszystkich pracowników Izby Administracji Skarbowej w Katowicach bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy. 2.2 Zakres przedmiotowy Niniejsza Instrukcja określa zasady rozliczania i ewidencjonowania czasu pracy pracowników Izby Skarbowej w Katowicach, w oparciu o przepisy prawa zewnętrznego: 1) ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.); 2) ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.); 3) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz ze zm.); 4) rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.) 3 Terminologia Ilekroć w niniejszej Instrukcji jest mowa o: 1) bezpośrednim przełożonym/przełożonym - należy przez to rozumieć osobę sprawującą bezpośredni, bądź pośredni nadzór nad pracownikiem; 2) członku korpusu służby cywilnej - należy przez to rozumieć pracownika służby cywilnej zatrudnionego na podstawie umowy o pracę lub urzędnika służby cywilnej; 3) Dyrektorze należy przez to rozumieć Dyrektora Izby Administracji Skarbowej w Katowicach; 4) Izbie Administracji Skarbowej/ Izbie - należy przez to rozumieć Izbę Administracji Skarbowej w Katowicach wraz z podległymi urzędami skarbowymi oraz Urzędem Celno-Skarbowym działającą w zakresie spraw organizacyjno-finansowych, w tym z zakresu prawa pracy; 5) kierowniku/kierowniku komórki organizacyjnej należy przez to rozumieć kierownika komórki organizacyjnej lub osobę koordynującą pracę w wieloosobowym stanowisku pracy; 6) Kodeksie pracy - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2016 r., poz ze zm.); 7) komórce ds. kadr - należy przez to rozumieć komórkę organizacyjną właściwą do spraw kadr w Izbie; 8) komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć wyodrębnioną część Izby powołaną do realizacji zadań ustalonych w Regulaminie organizacyjnym Izby; 9) Naczelniku urzędu - należy przez to rozumieć Naczelnika danego urzędu skarbowego oraz Naczelnika Urzędu Celno-Skarbowego; str. 2

3 10) pracodawcy - należy przez to rozumieć Izbę Administracji Skarbowej, reprezentowaną przez Dyrektora; 11) pracowniku - należy przez to rozumieć pracownika Izby, bez względu na zajmowane stanowisko oraz podstawę nawiązania stosunku pracy, rodzaj i wymiar czasu pracy oraz miejsce świadczenia pracy; 12) pracowniku spoza korpusu służby cywilnej - należy przez to rozumieć pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, zgodnie z zasadami określonymi w Kodeksie pracy; 13) Portalu Pracownika należy przez to rozumieć dostępny dla każdego pracownika moduł programu kadrowego służący do przeglądania swoich danych kadrowych, płacowych oraz obsługi rejestracji czasu pracy, jak również moduł kierowniczy, w którym przełożeni mają wgląd w dane kadrowe i płacowe tj. wynagrodzenie angażowe swoich podwładnych; 14) RCP należy przez to rozumieć elektroniczną rejestrację czasu pracy. 15) terenie zakładu pracy - należy przez to rozumieć przestrzeń wraz z obiektami budowlanymi, będącą w dyspozycji pracodawcy, w której pracodawca organizuje miejsca pracy danego pracownika; 16) urzędniku służby cywilnej - należy przez to rozumieć członka korpusu służby cywilnej zatrudnionego na podstawie mianowania, zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o służbie cywilnej; 17) upoważnionych pracownikach - należy przez to rozumieć pracowników posiadających upoważnienie Dyrektora w zakresie spraw pracowniczych. 4 Opis postępowania 4.1 Czas pracy 1) Godziny pracy pracowników Izby Administracji Skarbowej w Katowicach określone są w Regulaminie pracy Izby Administracji Skarbowej w Katowicach oraz - w odniesieniu do funkcjonariuszy w odrębnym dokumencie; 2) Pracownik może rozpocząć pracę z 30 minutową tolerancją (późniejsze przyjście do pracy). Zakończenie pracy następuje w tym dniu odpowiednio, zachowując 8 godzinny dzień pracy lub ustaloną na ten dzień dla pracownika odpowiednią ilość godzin pracy (dot. np. systemu równoważnego, lub pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy). W przypadku niemożności odpracowania późniejszego przyjścia do pracy w tym samym dniu odpracowanie następuje w najbliższym możliwym dniu w okresie rozliczeniowym. Pracownicy, którzy w danym dniu rozpoczęli pracę przez późniejsze przyjście do pracy, a kończą pracę w tym dniu w terenie, odpracowują odpowiednią ilość godzin pracy w okresie rozliczeniowym; 3) Późniejsze - poza tolerancję, o której mowa w punkcie 2 lub wcześniejsze (przed upływem 8 godzin albo upływem odpowiedniej ilości godzin pracy w przypadku równoważnego systemie czasu pracy czy też pracy w niepełnym wymiarze czasu pracy) odbicie karty powoduje rozliczenie czasu pracy jako spóźnienie lub wcześniejsze opuszczenie stanowiska pracy; 4) Wcześniejsze odbicie karty, przy przyjściu do pracy przed godziną rozpoczynania pracy lub późniejsze odbicie karty przy wyjściu z pracy, po więcej niż ośmiu godzinach, nie ma wpływu na naliczanie godzin nadliczbowych; 5) W wyjątkowych sytuacjach, na uzasadniony wniosek pracownika zaopiniowany przez jego przełożonych, zgodę na indywidualny rozkład czasu pracy - na czas ściśle określony (nie dłużej niż rok), w tym obejmujący wcześniejszą niż obowiązująca godzinę rozpoczęcia pracy, wyrażają: Dyrektor, Zastępcy Dyrektora, Naczelnicy Urzędu. 4.2 Rejestracja czasu pracy 1) Potwierdzenie obecności w pracy (przyjścia do pracy), wyjść po zakończeniu pracy str. 3

4 i w trakcie godzin pracy odbywa się poprzez odbicie karty elektronicznej RCP w czytniku ustawionym w odpowiednim trybie lub w formie papierowej: a) wejście (przyjście/powrót do pracy), b) wyjście służbowe, c) wyjście (wyjście po zakończeniu pracy) d) wyjście prywatne (wyjście w godzinach pracy); 2) W przypadku braku w danym dniu karty elektronicznej RCP, bądź jej wadliwego działania, pracownik - za pomocą poczty elektronicznej lub w formie papierowej - niezwłocznie zawiadamia o tym fakcie wyznaczonego pracownika komórki ds. kadr lub pracownika Sekretariatu; 3) Bez względu na rodzaj wyjścia w godzinach pracy poza teren administrowany przez Izbę Administracji Skarbowej, pracownik zobowiązany jest uzyskać na nie zgodę przełożonego. Każdorazowo, z zastrzeżeniem punktu 4, fakt wyjścia w godzinach służbowych musi być zgłoszony przełożonemu poprzez Portal Pracownika i przez niego zaakceptowany; 4) Pracownicy zatrudnieni na stanowisku kierowcy potwierdzają - poprzez odbicie kartyprzyjście do pracy, wyjście po zakończeniu pracy oraz wyjście prywatne w godzinach pracy. Wyjście służbowe oraz powrót z wyjścia służbowego do siedziby jednostki wpisują do Ewidencji wyjść służbowych kierowców (forma papierowa), które znajdują się u bezpośrednich przełożonych tych pracowników. 4.3 Praca w godzinach nadliczbowych 1) Członek korpusu służby cywilnej wykonuje pracę w godzinach nadliczbowych wyłącznie na polecenie przełożonego, w tym w wyjątkowych przypadkach także w nocy oraz w niedziele i święta. Udostępniony na stronie Intranet IAS formularz zlecenia pracy w godzinach nadliczbowych oraz w Portalu Pracownika po wypełnieniu przez przełożonego należy przekazać w formie papierowej lub elektronicznej do komórki obsługi kadr ; 2) Pracą w nadgodzinach jest również kontynuacja obsługi podatnika, rozpoczętej w podstawowym czasie pracy. O tak powstałych nadgodzinach należy niezwłocznie zawiadomić pracownika komórki obsługi kadr; 3) Pracę w godzinach nadliczbowych i w porze nocnej pracowników spoza korpusu służby cywilnej regulują przepisy Działu VI, Rozdziału V i VI ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy; 4) Liczba godzin nadliczbowych pracowników zatrudnionych poza korpusem służby cywilnej nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 376 godzin w roku kalendarzowym. 4.4 Rozliczanie czasu pracy 1) Powstałe w danym okresie rozliczeniowym niedobory czasu pracy (wyjścia prywatne) lub nadwyżki czasu pracy (praca w nadgodzinach) powinny zostać odpowiednio odpracowane lub wybrane w danym okresie rozliczeniowym - w terminie uzgodnionym z bezpośrednim przełożonym; 2) Fakt odpracowywania lub wybierania nadgodzin (wyjście w ciągu dnia pracy) musi zostać zgłoszony przełożonemu poprzez Portal Pracownika i przez niego zaakceptowany; 3) Wybieranie całego wolnego dnia za czas nadpracowany w nadgodzinach następuje po uzyskaniu zgody na wniosku o udzielenie urlopu/wykorzystanie nadgodzin poprzez Portal Pracownika lub w przypadku jego awarii, w wersji papierowej; 4) Pracownik, który nie uregulował czasu pracy, o którym mowa w punkcie 1, w danym okresie rozliczeniowym, zwraca się do bezpośredniego przełożonego poprzez Portal Pracownika z wnioskiem o możliwość odpracowania czasu pracy lub wybrania nadgodzin w następnym str. 4

5 okresie rozliczeniowym; 5) Wniosek, o którym mowa w punkcie 4, po zatwierdzeniu przez przełożonego w Portalu Pracownika staje się dostępny dla komórki ds. kadr; 6) Czas odpracowania niedoborów czasu pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku dobowego i tygodniowego. 5 Odpowiedzialność 5.1 Dyrektor Izby Administracji Skarbowej Sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zapisów niniejszej Instrukcji. 5.2 Naczelnik Urzędu Skarbowego, Naczelnik Urzędu Celno-Skarbowego 1) Sprawuje nadzór nad przestrzeganiem zapisów niniejszej Instrukcji przez podległych pracowników; 2) Zgodnie z nadanym upoważnieniem Dyrektora załatwia sprawy z zakresu spraw pracowniczych, o których mowa w niniejszej Instrukcji. 5.3 Kierownicy komórek organizacyjnych 1) Sprawują nadzór nad rozliczaniem czasu pracy podległych pracowników; 2) Dokonują akceptacji lub odrzucenia zgłoszonych przez pracowników w Portalu Pracownika podań o wyjście w godzinach służbowych lub odpracowanie niedoborów czasu pracy. 5.4 Komórka ds. kadr 1) Sprawuje nadzór nad prawidłowym rozliczaniem czasu pracy pracowników; 2) Prowadzi pełną ewidencję czasu pracy pracowników; 3) Przeprowadza stosowne kontrole i analizy w zakresie ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy oraz przedkłada Dyrektorowi stosowne informacje Kierownik komórki ds. kadr Sprawuje nadzór nad prawidłowym i terminowym prowadzeniem przez podległych pracowników dokumentacji zgodnie z zapisami niniejszej Instrukcji. 5.6 Pracownicy Przestrzegają zapisów niniejszej Instrukcji. 6 Wskazówki i uwagi Do czynności kontrolnych dotyczących rozliczania czasu pracy może być wykorzystany zapis monitoringu wewnętrznego. W razie awarii Portalu Pracownika oraz niemożności złożenia wniosków za pomocą poczty elektronicznej, wnioski składane są w formie papierowej. 7 Dokumenty związane Regulamin pracy Izby Administracji Skarbowej w Katowicach. str. 5