PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W POMORSKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W GDAŃSKU

Transkrypt

1 Załącznik do zarządzenia Nr 24/2014 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia r. PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W POMORSKIM URZĘDZIE WOJEWÓDZKIM W GDAŃSKU 1. SŁOWNIK POJĘĆ: Użyte w Programie zarządzania zasobami ludzkimi Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku określenia oznaczają: 1) PZZL Program zarządzania zasobami ludzkimi w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku na lata ; 2) Urzędzie Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku; 3) Dyrektorze Generalnym Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku; 4) zzl - zarządzanie zasobami ludzkimi; 5) IPRZ Indywidualny program rozwoju zawodowego pracownika, 6) Standardy standardy zarządzania zasobami ludzkimi określone w zarządzeniu nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej; 7) Zarządzenie SSC zarządzenie nr 3 Szefa Służby Cywilnej z dnia 30 maja 2012 r. w sprawie standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej. 2. WSTĘP Zarządzanie zasobami ludzkimi jest strategiczną, jednorodną i spójną metodą kierowania najcenniejszym z kapitałów każdej organizacji ludźmi. Składają się na nią decyzje ukierunkowane na osiąganie celów organizacji i zaspokojenie potrzeb rozwojowych pracowników. Zarządzanie personelem zatem odbywa się w ścisłym powiązaniu ze strategią organizacji oraz z jej specyfiką. Podstawą dobrze zaprojektowanej polityki personalnej jest kompleksowa analiza systemu zarządzania personelem w organizacji, jak również przegląd potencjału ludzkiego, zaś jej istotą jest dopasowanie PZZL 1

2 do specyfiki konkretnej organizacji, ponieważ unikalni są zarówno pracownicy, jak i panująca kultura organizacyjna. W Urzędzie pierwszy PZZL został opracowany w 2011 r., wchodząc w życie w dniu 30 grudnia 2011 r. Zarządzeniem Nr 36/11 Dyrektora Generalnego Urzędu w sprawie wprowadzenia Programu zarządzania zasobami ludzkimi PUW, czyli przed opublikowaniem w dniu 30 maja 2012r. Zarządzenia SSC. Ówczesny PZZL stanowił obszerny dokument, ponieważ uwzględniał generalne wytyczne wypracowane przez powołany przez Szefa Służby Cywilnej Zespół ds. opracowania propozycji projektu zarządzenia Szefa Służby Cywilnej w sprawie standardów zzl w służbie cywilnej, jak również wpisywał się w szerszy dokument projekt Strategii zzl w służbie cywilnej na lata PZZL stanowił podstawy do zapewnienia spójności podejmowanych działań wśród pracowników Urzędu oraz określał priorytetowe cele i zadania do wykonania w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie Niniejszy PZZL został opracowany w oparciu o Zarządzenie SSC, odnosząc się do organizacji procesu zzl określenia priorytetów i generalnego kierunku rozwoju rozwiązań w zakresie zzl w Urzędzie oraz realizacji jego misji i celów. Misją Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku jest budowanie wizerunku nowoczesnej administracji publicznej w zakresie kompleksowej i profesjonalnej obsługi Klienta. 3. DIAGNOZA Pierwsza diagnoza zzl została przeprowadzona w 2012 r., zgodnie z ówczesnym Programem zzl. W tym celu, Zarządzeniem nr 31 /2011 Dyrektora Generalnego Urzędu, powołano w dniu 10 listopada 2011 r. Zespół ds. Strategii Zarządzania Zasobami Ludzkimi, składający się z 13 pracowników Urzędu (reprezentantów komórek organizacyjnych współuczestniczących w zzl), w tym koordynatora Zespołu - psychologa w Biurze Kadr i Organizacji. Prace Zespołu polegały na przeanalizowaniu dotychczas stosowanych rozwiązań w poszczególnych obszarach zzl, wraz z regulującymi je przepisami wewnętrznymi, oraz zidentyfikowaniu problemów i zaplanowaniu działań, zmierzających do ich rozwiązania. Efekt końcowy prac Zespołu polegał na opracowaniu przez psychologa, na podstawie dokumentów 2

3 opracowanych przez członków Zespołu, raportu z monitoringu i ewaluacji zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie za rok 2012, będący pogłębioną diagnozą zzl, zawierającą następujące rekomendacje w tym zakresie: 1. Opracowanie nowych arkuszy IPRZ, najlepiej z możliwością wypełniania bezpośrednio przez przełożonego on-line, a także uzupełnianie w systemie SENTE realizowanych szkoleń przez poszczególnych pracowników. 2. Ustalenie zasad dzielenia się wiedzą w Urzędzie, w szczególności po zrealizowanym szkoleniu i wprowadzenie warunków do bardziej usystematyzowanych form dzielenia się wiedzą (takich jak mini szkolenia, warsztaty czy wykłady prowadzone dla większej ilości pracowników w Urzędzie), jak również identyfikację zasobów wiedzy w poszczególnych Wydziałach. 3. Opracowanie zasad adaptacji pracowników. 4. Upowszechnienie wiedzy wśród pracowników o możliwościach rozwoju zawodowego w Urzędzie. 5. Rozważenie potrzeby zastosowania na szerszą skalę praktykowanych w Urzędzie rozwiązań w zakresie działalności zespołów interdyscyplinarnych, realizacji szkoleń kaskadowych, włączania doświadczonej kadry w proces adaptacji nowych pracowników. W 2013 roku, w oparciu o posiadane zasoby, przeanalizowano powyższe rekomendacje i wprowadzono następujące usprawnienia: 1. Wprowadzono zasady ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych Urzędzie. Wprowadzenie możliwości wypełniania arkusza on line, uzależnione jest od modyfikacji systemu kadrowo płacowego SENTE. 2. Ustalono zasady dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym Urzędzie. Aktualnie trwają prace nad opracowaniem Kompendium zarządzania wiedzą w Urzędzie. 3. Przeprowadzono cykl szkoleń wewnętrznych nt. sposobu wnioskowania oraz organizowania szkoleń, jak również utworzono na stronie intranetowej Aktualności dodatkową zakładkę pn. Szkolenia, zawierającą informacje o aktualnie przeprowadzanych szkoleniach oraz tzw. bazę wiedzy, w której zamieszcza się materiały szkoleniowe lub krótkie konspekty, opracowywane przez uczestników szkoleń. 4. Ustalono praktykę powoływania zespołów interdyscyplinarnych w ramach bieżących potrzeb. 3

4 Ponadto, w 2013 roku opracowano kolejny raport zzl, zawierający rekomendacje, które będą przedmiotem analizy ujętej w kolejnym raporcie zzl. Aktualnie funkcjonują w Urzędzie następujące akty wewnętrzne z zakresu zzl dotyczące: 1. Adaptacji pracownika - Zarządzenie Nr 17/2014 DG Urzędu z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie zasad procesu adaptacji nowo zatrudnionych pracowników. 2. Organizowania praktyk oraz staży dla bezrobotnych - Zarządzenie Nr 10/2014 DG Urzędu z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie zasad organizacji praktyk studenckich, praktyk zawodowych oraz staży dla bezrobotnych, zmienione Zarządzeniem Nr 15/ Służby przygotowawczej - Zarządzenie Nr 7/2014 DG Urzędu z dnia 30 kwietnia 2014 r. w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę. 4. Godzin nadliczbowych, wyjść służbowych oraz prywatnych - Zarządzenie Nr 28/2013 DG Urzędu z dnia 13 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia procedury zlecania i rozliczania godzin nadliczbowych, korzystania z wyjść służbowych oraz korzystania z wyjść prywatnych i ich odpracowywania. 5. Sporządzania i aktualizacji opisów stanowisk pracy - Zarządzenie Nr 26/2013 DG Urzędu w Gdańsku z dnia 29 listopada 2013 r. w sprawie sporządzania, aktualizacji oraz wartościowania opisu stanowiska pracy członka korpusu służby cywilnej. 6. Dzielenia się wiedzą - Zarządzenie Nr 19/2013 DG Urzędu z dnia 25 września 2013r. w sprawie dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym. 7. Organizowania szkoleń - Zarządzenie nr 14/2013 DG Urzędu z dnia 22 lipca 2013 r. w sprawie organizowania i prowadzenia szkoleń i innych form rozwoju zawodowego. 8. Powołania Rzecznika dyscyplinarnego i jego zastępcy - Zarządzenie Nr 9/13 DG Urzędu z dnia 13 czerwca 2013 r. w sprawie powołania Rzecznika Dyscyplinarnego i Zastępcy Rzecznika Dyscyplinarnego. 9. Powołania Wspólnej Komisji Dyscyplinarnej - Zarządzenie Nr 8/13 DG Urzędu z dnia 5 czerwca 2013 r. w sprawie powołania Wspólnej Komisji Dyscyplinarnej dla Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku, Komendy Wojewódzkiej Państwowej Straży Pożarnej w Gdańsku, komend powiatowych i miejskich Państwowej Straży Pożarnej województwa pomorskiego, Wojewódzkiego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Gdańsku, Wojewódzkiego Inspektoratu Jakości Handlowej Artykułów 4

5 Rolno Spożywczych w Gdańsku, Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego, Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Środowiska w Gdańsku, Wojewódzkiego Inspektoratu Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Gdańsku oraz Kuratorium Oświaty w Gdańsku, zmienione Zarządzeniem Nr 11/ Ustalania IPRZ - Zarządzenie Nr 5/13 DG Urzędu z dnia 20 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia zasad ustalania Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego członków korpusu służby cywilnej zatrudnionych. 11. Powołania Zespołu Wewnętrznego - Zarządzenie Nr 31/12 DG Urzędu z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie powołania zespołu wewnętrznego do przeprowadzania wartościowania stanowisk pracy członków korpusu służby cywilnej. 12. Regulaminu naboru zewnętrznego i wewnętrznego - Zarządzenie Nr 27/12 DG Urzędu z dnia 19 października 2012 r. w sprawie ustanowienia regulaminu naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej oraz naboru wewnętrznego w ramach korpusu służby cywilnej. 13. Naboru na wyższe stanowiska w służbie cywilnej - Zarządzenie Nr 23/2014 DG Urzędu z dnia 24 października 2014 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu naboru zewnętrznego na stanowisko będące wyższym stanowiskiem w służbie cywilnej. 14. Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym - Zarządzenie 14/12 DG Urzędu z dnia 20 kwietnia 2012 roku w sprawie wdrożenia Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, zmienione Zarządzeniem Nr 7/ Powołania Doradcy etycznego - Zarządzenie Nr 32/11 DG Urzędu z dnia 24 listopada 2011 r. w sprawie powołania Doradcy etycznego oraz Zespołu doradczego ds. wdrożenia Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym, zmienione zarządzeniem Nr 9/ Naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych - Zarządzenie Nr 17/2011 DG Urzędu z dnia 16 maja 2011 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych w Centrum Powiadamiania Ratunkowego, zmienione Zarządzeniem Nr 13/12 oraz Nr 15/ Regulaminu pracy - Zarządzenie Nr 1/11 DG Urzędu z dnia 3 stycznia 2011 r. w sprawie ustalenia w Urzędzie regulaminu pracy, zmienione Zarządzeniem Nr 23/2011 oraz Nr 4/ Awansów wewnętrznych na wyższe stanowiska w s.c. - Zarządzenie Nr 26/10 DG Urzędu z dnia 16 września 2010 r. w sprawie określenia zasad obsadzania wyższych 5

6 stanowisk w służbie cywilnej w wyniku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej (tzw. awansów wewnętrznych). 19. Polityki antymobbingowej - Zarządzenie Nr 12/10 DG Urzędu z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej. 20. Zasad awansowania - Zarządzenie Nr 9/10 DG Urzędu z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie ustalenia zasad awansowania pracowników członków korpusu służby cywilnej. 21. Regulaminu przyznawania nagród - Zarządzenie Nr 23/09 DG Urzędu z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania nagród pracownikom. 22. Premiowania pracowników na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi - Zarządzenie Nr 1/2009 DG Urzędu z dnia 29 stycznia 2009 r. w sprawie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi, zmienione Zarządzeniem Nr 31/10 oraz 26/12. Ponadto, procedury ISO regulują realizację poniższych procesów: 1. P-SZJ/1.1.1 Nabór pracowników 2. P-SZJ/1.1.2 Dokształcanie i Rozwój Zawodowy 3. P-SZJ/1.1.3 Sporządzenie, aktualizacja oraz wartościowanie opisu stanowiska pracy. 4. CEL GŁÓWNY ZZL Głównym celem planowania i wdrażania rozwiązań z zakresu zzl w Urzędzie jest zwiększenie skuteczności i efektywności realizowanych w nim zadań oraz umacnianie wizerunku Urzędu, jako instytucji administracji rządowej szanującej prawo, życzliwej i otwartej na potrzeby obywateli. Osiągnięcie celu głównego będzie możliwe poprzez wykorzystanie potencjału kadrowego, szerokie stosowanie nowoczesnych technologii informacyjno-komunikacyjnych (zarówno w relacjach między komórkami organizacyjnymi Urzędu, między urzędami oraz między urzędem a obywatelem) oraz korzystanie z dobrych praktyk innych urzędów. 5. OBSZARY ZARZADZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI W Urzędzie PZZL obejmuje 5, następujących obszarów: 6

7 1. Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi. 2. Nabór i wprowadzenie do pracy. 3. Motywowanie. 4. Rozwój i szkolenia. 5. Rozwiązanie stosunku pracy Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi Mocną stroną Urzędu jest zapewnienie pracownikom godnych warunków pracy, w szczególności w zakresie równego traktowania, upowszechniania oczekiwanych zachowań i postaw etycznych oraz możliwości rozwoju zawodowego pracowników. Zarządzeniem Dyrektora Generalnego wprowadzona została w Urzędzie wewnętrzna polityka antymobbingowa 1. Ponadto, w 2013 r. przeprowadzono szkolenia z zakresu przeciwdziałania mobbingowi dla kierujących komórkami organizacyjnymi Urzędu oraz kierowników oddziałów, a w 2014 r. szkoleniami objęto pozostałych pracowników. W celu zapobiegania występowania wszelkich przejawów korupcji oraz przypadków nieetycznego zachowania wśród pracowników Urzędu, Zarządzeniem 2 Dyrektora Generalnego wdrożono System przeciwdziałania zagrożeniom korupcyjnym. Efektem jego wdrożenia jest poprawa wizerunku, zarówno urzędników, jak i samego Urzędu oraz zwiększenie zaufania w zakresie rzetelności i bezstronności podejmowanych decyzji. Jednocześnie zobowiązano wszystkich pracowników do uczestnictwa w szkoleniach dotyczących zagadnień etycznych, nie rzadziej niż raz na 2 lata. W 2014 r. zrealizowano drugi etap zapoczątkowanych w 2013 r. warsztatów szkoleniowych z Doradcą Etycznym z zakresu przeciwdziałania korupcji. 5.2 Nabór i wprowadzenie do pracy Proces naboru zewnętrznego i wewnętrznego do korpusu służby cywilnej w Urzędzie uregulowano procedurą ISO 3 oraz zarządzeniem 4 Dyrektora Generalnego. Ponadto, uregulowano zasady postępowania obowiązujące przy organizacji i przeprowadzaniu naboru 1 Zarządzenie Nr 12/10 Dyrektora Generalnego z dnia 19 marca 2010 r. w sprawie wewnętrznej polityki antymobbingowej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 2 Zarządzenie Nr 14/2012 Dyrektora Generalnego z dnia 20 kwietnia 2012 r. w sprawie wdrożenia Systemu Przeciwdziałania Zagrożeniom Korupcyjnym w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 3 P-SZJ/1.1.1 Nabór pracowników 4 Zarządzenie Nr 27/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 19 października 2012 r. w sprawie ustanowienia regulaminu naboru kandydatów do korpusu służby cywilnej oraz naboru wewnętrznego w ramach korpusu służby cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 7

8 zewnętrznego kandydatów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej 5 oraz zasady przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych w Centrum Powiadamiania Ratunkowego 6. Regulacje określają zasady obowiązujące przy obsadzaniu wolnych stanowisk pracy, tryb składania wniosku o wszczęcie procedury naboru oraz przebieg poszczególnych etapów naboru. Obowiązujące akty wewnętrzne zapewniają otwartość i konkurencyjność naborów oraz zatrudnienie osób posiadających kwalifikacje umożliwiające najlepszą realizację powierzonych zadań. Aktualnie trwają prace nad aktualizacją regulaminu naboru, w celu dalszego udoskonalania narządzi umożliwiających profesjonalną ocenę spełnienia poszczególnych umiejętności oraz kompetencji kandydatów. Wdrożono także zasady adaptacji pracowników, ostatniego elementu procesu selekcji, umożliwiające szybkie i skuteczne dostosowanie się pracownika do kultury organizacyjnej jednostki oraz jej struktury organizacyjnej oraz przekazanie wzorców zachowań i postaw przyjętych w Urzędzie. Istotnym elementem adaptacji pracownika jest także służba przygotowawcza, realizowana zgodnie z zarządzeniem 7 Dyrektora Generalnego za pośrednictwem platformy e-learningowej Moodle. Mocną stroną służby przygotowawczej jest zaangażowanie grupy ekspertów, będących pracownikami Urzędu, przygotowujących poszczególne bloki tematyczne służby. Działania rozwojowe w tym obszarze polegają w ostatnich latach na rozszerzaniu Ramowego programu służby przygotowawczej o nowe bloki tematyczne m.in. związane z systemem EZD, wizerunkiem medialnym służby cywilnej, problematyką dot. równego traktowania. Ponadto, angażowanie praktykantów i stażystów w realizację zadań Urzędu pozwala młodym ludziom na zdobycie praktycznej wiedzy i umiejętności z zakresu funkcjonowania administracji rządowej, które mogą w przyszłości ułatwić startowanie w naborach do administracji publicznej lub podjęcie pracy w Urzędzie. Dla zapewnienia sprawnej organizacji praktyk studenckich, praktyk zawodowych oraz staży dla bezrobotnych, wprowadzono 5 Zarządzenie Nr 16/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 30 kwietnia 2012 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia naboru zewnętrznego kandydatów na wyższe stanowiska w służbie cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 6 Zarządzenie Nr 17/2011 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 16 maja 2011 r. w sprawie organizacji i przeprowadzenia naboru na stanowisko operatora urządzeń przygotowania danych w Centrum Powiadamiania Ratunkowego w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku zmienione zarządzeniem Nr 13/12 oraz Nr 15/ Zarządzenie Nr 21/2010 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 24 sierpnia 2010 r. w sprawie sposobu przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę zmienione zarządzeniem Nr 12/2011, Nr 15/2012 oraz 23/2013 8

9 zarządzeniem 8 Dyrektora Generalnego regulaminy organizacji praktyk studenckich, zawodowych oraz staży. Regulaminy oraz wzory umów i niezbędnych dokumentów są zamieszczone na stronie internetowej Urzędu Motywowanie Wynagrodzenie zasadnicze członków korpusu służby cywilnej ustalane jest na podstawie wartościowania stanowisk pracy oraz uwarunkowań rynku pracy. Proces tworzenia opisu stanowiska pracy, bądź jego aktualizacji, opisuje procedura ISO 9, a wartościowanie stanowisk przeprowadza Zespół Wewnętrzny 10, powołany Zarządzeniem Dyrektora Generalnego. Ponadto, uregulowane zostały zasady awansowania 11 oraz nagradzania 12 pracowników, które wpływają na budowanie zaangażowania pracowników w pracę na rzecz Urzędu oraz zwiększenie ich satysfakcji z wykonywanej pracy. W związku ze zidentyfikowaną potrzebą poznania zadowolenia pracowników z funkcjonującego systemu nagradzania, trwają prace nad przeprowadzeniem w tym zakresie badania, we współpracy z Wyższą Szkolą Psychologii w Sopocie. Priorytetowe, planowane działania w obszarze motywacji, skupiają się na rozwoju motywacji pozapłacowej, poprzez zapewnianie przyjaznej atmosfery w pracy, wyróżnienia i odznaczenia pracowników wręczane podczas uroczystych spotkań z Wojewodą i Dyrektorem Generalnym, kierowanie na szkolenia, czy uczestnictwo w zespołach zadaniowych. 8 Zarządzenie Nr 10/2014 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 28 maja 2014 r. w sprawie zasad organizacji praktyk studenckich, praktyk zawodowych oraz staży dla bezrobotnych w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zmienione zarządzeniem Nr 15/ P-SZJ/1.1.3 Sporządzenie, aktualizacja oraz wartościowanie opisu stanowiska pracy 10 Zarządzenie Nr 31/12 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 27 grudnia 2012 r. w sprawie powołania zespołu wewnętrznego do przeprowadzania wartościowania stanowisk pracy członków korpusu służby cywilnej w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 11 Zarządzenie Nr 9/10 Dyrektora Generalnego z dnia 11 marca 2010 r. w sprawie ustalenia zasad awansowania pracowników członków korpusu służby cywilnej Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku oraz Zarządzenie Nr 26/10 Dyrektora Generalnego z dnia 16 września 2010 r. w sprawie określenia zasad obsadzania wyższych stanowisk w służbie cywilnej w wyniku przeniesienia członka korpusu służby cywilnej (tzw. awansów wewnętrznych). 12 Zarządzenie Nr 23/09 Dyrektora Generalnego z dnia 20 sierpnia 2009 r. w sprawie ustalenia regulaminu przyznawania nagród pracownikom Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku oraz Zarządzenie Nr 1/2009 Dyrektora Generalnego z dnia 29 stycznia 2009 r. w sprawie regulaminu premiowania pracowników zatrudnionych na stanowiskach pomocniczych, robotniczych i obsługi w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zmienione Zarządzeniem Nr 31/10 oraz 26/12. 9

10 5.4 Rozwój i szkolenia Rozwój zawodowy pracowników odbywa się w oparciu o politykę szkoleniową Urzędu. Polityka szkoleniowa jest jednym z narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi w Urzędzie i składają się na nią przede wszystkim procedura ISO 13 oraz zarządzenie Dyrektora Generalnego 14. Dokumenty te określają warunki i zasady organizowania i prowadzenia szkoleń oraz tryb postępowania, zadania i narzędzia objęte procesem szkoleniowym. Rozwój zawodowy pracowników Urzędu realizowany jest w procesie ciągłym, w cyklach rocznych, poprzez prowadzenie działań w ramach czterech podprocesów, tj.: identyfikacji potrzeb szkoleniowych, planowania szkoleń, realizacji szkoleń oraz oceny szkoleń. Narzędziem operacyjnym polityki szkoleniowej jest roczny plan szkoleń. Polityka szkoleniowa jest ściśle powiązana z IPRZ członka korpusu służby cywilnej i odnosi się do systemu zarządzania wiedzą, który stanowi ważny element rozwoju kompetencji pracowników. Zarządzanie wiedzą ma na celu efektywne wykorzystanie potencjału oraz wiedzy pracowników Urzędu, większy dostęp do szkoleń oraz rozwój komunikacji między pracownikami. Założenia te realizowane są poprzez stworzenie systemu szkoleń kaskadowych, realizowanych przez trenerów wewnętrznych oraz w ramach dzielenia się wiedzą po szkoleniu. Zasady dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym uregulowane zostały zarządzeniem 15 Dyrektora Generalnego. Celem głównym w tym obszarze jest efektywne wykorzystanie potencjału trenerów wewnętrznych oraz dalsza inwestycja w ich umiejętności trenerskie, poprzez cykliczne spotkania i szkolenia z psychologiem Urzędu, koordynatorem grupy trenerów wewnętrznych. Ponadto planowany jest ciągły rozwój zakładki Szkolenia na stronie intranetowej Aktualności oraz stworzenie nowej zakładki Zarządzanie zasobami ludzkimi. 5.5 Rozwiązanie stosunku pracy fluktuacja Wywiad wyjściowy (eit interview) stosowany jest w Urzędzie w formie anonimowej, dobrowolnej ankiety fluktuacyjnej, przekazywanej byłym pracownikom Urzędu przez pracowników Biura Kadr i Organizacji. Wyniki ankiet umożliwiają pracodawcy uzyskanie 13 P-SZJ/1.1.2 Dokształcanie i Rozwój Zawodowy 14 Zarządzenie nr 14/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 22 lipca 2013 r. w sprawie organizowania i prowadzenia szkoleń i innych form rozwoju zawodowego w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku. 15 Zarządzenie nr 19/2013 Dyrektora Generalnego Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Gdańsku z dnia 25 września 2013 r. w sprawie dzielenia się wiedzą w procesie szkoleniowym w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku 10

11 informacji nt. satysfakcji z pracy oraz powodów decyzji o odejściu, która umożliwia zidentyfikowanie i poznanie obszarów wymagających zmian. 6. CELE ROCZNE I HARMONOGRAM WDROŻENIA Organizacja zzl Rok Lp. Cel szczegółowy Działania Zmiana PZZL Aktualizacja celów szczegółowych na lata Przeszkolenie pracowników 2 Urzędu z zakresu etyki oraz Realizacja szkoleń mobbingu. Rozwój systemów Dalsze prace nad rozwojem systemów, 3 informatycznych tj. EZD i SENTE wprowadzanie nowych funkcjonalności oraz tworzenie nowych usług programów. Wspieranie rozwoju kompetencji kierowniczych 4 osób kierujących pracownikami Opracowanie programu 5 wdrożeniowego osób kierujących pracownikami Pozyskanie opinii 6 pracowników na temat zzl w Urzędzie Stworzenie Księgi szefa na platformie e- learningowej Moodle Zwiększenie liczby tzw. szkoleń miękkich dla dyrektorów wydziałów i kierowników oddziałów. Stworzenie pakietu szkoleń tzw. miękkich dla początkujących kierowników Przeprowadzenie ankiety wśród pracowników Urzędu Nabór i wprowadzenie do pracy Lp. Cel szczegółowy Działania Wprowadzenie Opracowanie regulacji wewnętrznych nowozatrudnionego dotyczących procesu adaptacji pracowników 1 pracownika do pracy Opracowanie i wdrożenie za pośrednictwem platformy e-learningowej Moodle szkolenia w zakresie ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych. Rok

12 Zmiana zarządzenia o szkoleniach stanowiskowych w ramach szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP Doskonalenie procesu Zmiana regulaminu naboru zewnętrznego i naboru zewnętrznego wewnętrznego pod kątem udoskonalenia narządzi umożliwiających ocenę spełnienia poszczególnych umiejętności/ kompetencji kandydatów, wynikających z treści ogłoszenia. 2 Przeprowadzenie szkolenia wewnętrznego dla kadry kierowniczej z zakresu Rekrutacja i selekcja pracowników Zmiana procedury ISO P-SZJ/1.1.1 Nabór pracowników Zmiana zarządzania w sprawie naboru na stanowiska wyższe Organizacja staży i praktyk Opracowanie regulaminu praktyk i staży w w Urzędzie Urzędzie 3 Umieszczenie regulaminu na stronie internetowej Urzędu w celu upowszechnienia trybu wnioskowania o staż lub praktyki w tut. Urzędzie Rozszerzenie Ramowego Rozszerzenie programu o nowe bloki programu służby tematyczne m.in. związane z systemem 4 przygotowawczej EZD, wizerunkiem medialnym służby cywilnej, problematyką dot. równego traktowania. Motywowanie Rok Lp. Cel szczegółowy Działania Zbadanie skuteczności systemu nagradzania Przeprowadzenie badania we współpracy z Wyższą Szkołą Psychologii Społecznej 1 pracowników tut. Urzędu wśród pracowników Urzędu. jako narzędzia finansowego motywowania pracowników Aktualizacja opisów Przeprowadzenie odpowiednich aktualizacji 2 stanowisk pracy pod kątem wymagań niezbędnych, opisów stanowisk pracy. 12

13 szczególnie w zakresie kompetencji oraz doświadczenia zawodowego Rozwój motywacji Dalsze budowanie poczucia przynależności pozapłacowej pracowników do Urzędu poprzez zapewnianie przyjaznej 3 atmosfery w pracy, wyróżnienia i odznaczenia, kierowanie na szkolenia, organizacja konkursów, uczestnictwo w zespołach zadaniowych. Rozwój i szkolenia Lp. Cel szczegółowy Działania 1 Rozwój systemu zarządzania Opracowanie Kompendium zarządzania wiedzą w Urzędzie wiedzą w Urzędzie 2 Organizacja spotkań wewnętrznych z Podnoszenie kompetencji trenerami i szkolenia podnoszące ich trenerów wewnętrznych kompetencje trenerskie. 3 Badanie efektywności powstałego w 2013 r. Monitorowanie procesu arkusza IPRZ (rozważenie aktualizacji/ tworzenia IPRZ udoskonalenia procedury) Rok MONITORING I EWALUACJA Monitoring realizacji założonych w PZZL celów szczegółowych będzie corocznie dokonywany przez Oddział Kadr i Rozwoju Zawodowego Biura Kadr i Organizacji. w formie raportu. Ponadto, raz na 5 lat raport, oprócz corocznego monitoringu założonych na dany rok celów szczegółowych, zawierać będzie obszerną ewaluacją całego procesu zzl w Urzędzie, porównywalną do Raportu przeprowadzonego za rok 2012 oraz PZZL, nie rzadziej niż raz na 3 lata, będzie aktualizowany w oparciu o analizę skuteczności stosowanych rozwiązań w zakresie zzl oraz ich zgodności z obowiązującymi procedurami i przepisami prawa. 13