WDRAśANIE IDEI ORGANIZACJI SAMOUCZĄCEJ. Analiza przed wdroŝeniowa rozwiązań e-learningowych w firmie

Transkrypt

1 WDRAśANIE IDEI ORGANIZACJI SAMOUCZĄCEJ Streszczenie Edyta Abramek Akademia Ekonomiczna w Katowicach Katedra Informatyki egaa@ae.katowice.pl Wyzwania XXI wieku sprawiły, Ŝe wzrosła rola kapitału ludzkiego. Jest on kluczowym elementem uzyskania przewagi konkurencyjnej. Dlatego nowa generacja rozwiązań e-learningowych aplikacje HCDM 1, jest rozbudowana o funkcjonalności związane z zarządzaniem wiedzą oraz z rozwojem kapitału ludzkiego (kompetencji). WdroŜenie aplikacji e-learningowej i integrowanie jej z istniejącymi systemami informatycznymi zwiększa zdolność realizacji przez firmę kluczowych celów biznesowych. Słowa kluczowe: e-learning, wdraŝanie, zarządzanie wiedzą. Analiza przed wdroŝeniowa rozwiązań e-learningowych w firmie Nauczanie oparte na technologii informatycznej staje się procesem, który funkcjonuje obok innych zadań realizowanych w firmie, nie zakłócając jej normalnego rytmu. Pracownik moŝe sięgać po wiedzę w dogodnym dla siebie czasie i po treści, które są mu w danej chwili potrzebne do realizacji zadań. Firma ProFirma Sp. z o. o. opracowała test przydatności e-learningu w firmie pt. Oceń, czy przyda ci się e-learning. Rozwiązując test moŝna się dowiedzieć czy firma potrzebuje wirtualnych szkoleń i ma moŝliwość ich wprowadzenia. Wyniki testu są prezentowane na wykresie zaleŝności potrzeb od moŝliwości firmy, jak na rysunku 1. Wybór odpowiedniego obszaru na wykresie zaleŝy od charakteru udzielanych, podczas rozwiązywania testu, odpowiedzi [1]: 1. Jesteś nowoczesny, Twoja firma rozwija się dynamicznie, na razie nie ma wielkiej potrzeby wprowadzania rozwiązań e-learningowych, ale dobrze jeśli myślisz o przyszłości. 2. PoniewaŜ potrzebujesz wirtualnych szkoleń, a ich realizacja nie wymaga od twojej firmy duŝych nakładów - warto spróbować. Będzie to zdecydowany krok naprzód. 1 Aplikacje HCDM (Human Capital Development & Management) nowa generacja rozwiązań systemów do zarządzania procesem kształcenia (LMS Learning Management System)

2 382 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO 3. Masz duŝe potrzeby i moŝliwości skorzystania z e-learningu. 4. Jesteś dość nowoczesny, rozwijasz się. Na razie nie masz wielkich potrzeb e-learningowych, ale warto myśleć o przyszłości. 5. NajwyŜszy czas przesunąć się w prawo na skos, tam tkwi przyszłość Twojej firmy. 6. Szkolenia wirtualne są w Twojej firmie potrzebne, prawdopodobnie ich wprowadzenie nie będzie wymagało duŝych nakładów. 7. Twoja firma jest niewielka, a produkty niszowe. Aby w pełni wykorzystać zalety szkoleń wirtualnych Twoja firma musi się rozwinąć. 8. Szkolenia wirtualne są dla Twojej firmy dobrym rozwiązaniem. Na razie nie masz moŝliwości ich wprowadzić, proponujemy rozwiązanie hybrydowe. MoŜemy równieŝ zaproponować zewnętrzną platformę system zarządzania szkoleniami internetowymi. 9. E-learning to rozwiązanie którego potrzebuje Twoja firma. Na razie jednak nie dysponuje odpowiednią infrastrukturą informatyczną. Proponujemy jedno z dwóch rozwiązań: skorzystanie z zewnętrznej platformy, system zarządzania szkoleniami internetowymi. Proponujemy równieŝ szkolenia hybrydowe. moŝliwości A B C D E F G H I potrzeby Rys. 1. Wykres zaleŝności moŝliwości firmy od jej potrzeb w odniesieniu do przydatności e-learningu w firmie W pewnej perspektywie czasu nie będzie się juŝ dyskutowało, jakie są zagro- Ŝenia, obawy, ograniczenia technologiczne czyli czy wprowadzać e-learning? Punktem wyjścia do budowania strategii e-learningowej w organizacji będzie pytanie jak? (w jakiej skali, które szkolenia, dla ilu pracowników, jaki system do zarządzania, jak zintegrować e-learning z systemami ERP?).

3 WdraŜanie idei organizacji samouczącej 383 WdraŜanie systemów e-learningowych w polskich firmach Dostępne oprogramowanie do e-learningu pozwala na tworzenie interaktywnych struktur szkoleniowych zarówno dla klientów indywidualnych, jak i du- Ŝych instytucji, szczególnie dla wielotysięcznych przedsiębiorstw sieciowych czy wielooddziałowych. Analizując rynek e-learningu w Polsce naleŝy wziąć pod uwagę istniejące realia: poziom i jakość komputeryzacji, perspektywy rozwoju komputeryzacji, dostępność Internetu. Ograniczenia w tym zakresie nie sprzyjają zaangaŝowaniu biznesu w ten obszar. Pomimo to w Polsce jest wiele firm, które podjęły temat e-learningu, dostrzegły bowiem jego rolę w organizacji. Krajowa oferta firm w zakresie usług z obszaru e-learningu obejmuje: dystrybucję narzędzi z własnymi kursami, przygotowywanie własnych kursów, adaptację kursów obcojęzycznych do polskich warunków, sprzedaŝ z półki kursów i narzędzi e-learningowych firm zewnętrznych, kompleksowe usługi w zakresie szkolenia na odległość, outsourcing e-szkoleń, blended learning, doradztwo w zakresie e-learning, szkolenia na zamówienie i na płycie CD, własne rozwiązania. Spośród wymienionych cech najbogatszą krajową ofertę posiadają firmy [Rz20/2000]: ComputerLand, e-learning.pl, HP, IBM, MCX, Mindworx, WiedzaNet. Firmy te mają za sobą liczne wdroŝenia. W tabeli pokazano zestawienie firm o największej liczbie wdroŝeń oraz przykładowe wdroŝenia. Tabela 1 Zestawienie firm o największej liczbie wdroŝeń e-learningu w Polsce Nazwa firmy WdroŜenia ComputerLand Towarzystwo Ubezpieczeń na śycie S.A., BPH PBK, Kredyt Bank, Raiffeisen Bank, Prumerica, Mindworx IBM TP S.A., Giełda Papierów Wartościowych, Procter&Gamble BPH PBK, Philip Morris Polska Źródło: [Rzewuski, 18/2002]

4 384 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO WdraŜanie platformy e-learningowej przykładowo przez firmę e-learning.pl odbywa się w następujących etapach: wdroŝenie miękkie, wdroŝenie twarde, usługi integracyjne. Podstawowym celem wdroŝenia miękkiego jest zagwarantowanie, Ŝe pracownicy będą umiejętnie i chętnie uŝytkowali proponowane rozwiązania edukacyjne. W większości przypadków niezbędna jest zmiana w kulturze uczenia się. WdroŜenie twarde polega na pełnym przygotowaniu technicznej strony przedsięwzięcia. MoŜna wyróŝnić następujące jego etapy: analiza aktualnej infrastruktury informatycznej oraz jej testowanie pod względem wydajności, instalacja całego niezbędnego oprogramowania oraz jego konfiguracja na serwerze Klienta, przeprowadzone przez zespół inŝynierów szkolenia z administrowania systemem zarządzania szkoleniami (LMS), stale dostępne doradztwo i serwis związany z eksploatacją oprogramowania. Usługi integracyjne obejmują integrację z dotychczasowymi rozwiązaniami szkoleniowymi stosowanym przez Klienta oraz kluczowymi systemami informatycznymi firmy. WyróŜnia się siedem zasad, które pozwalają wdraŝać tanie i efektywne, a nie efektowne rozwiązania e-learningowe. Nastawione są one na rezultat i cel, a nie na rozgłos i formę. NaleŜą do nich [AD2002]: 1. Koncentracja na celach rozwojowych pracowników. 2. Proces dydaktyczny i know-how. Wybierając dostawcę szkolenia tradycyjnego, kierujemy się najczęściej następującymi kryteriami: a. rzetelność i aktualność wiedzy - czyli kto stworzył i skąd wziął wiedzę? b. zgodność i dopasowanie do potrzeb, c. autor, czyli kto stworzył wiedzę? d. osobowość, doświadczenia i wiedza szkoleniowca, e. proces dydaktyczny - logika przebiegu szkolenia i następstwa poszczególnych treści, f. narzędzia i formy szkoleniowe (ćwiczenia, testy, przypadki, interakcje, itp.). 3. Priorytetowe obszary dla firmy. 4. Dopasowanie do istniejącej w firmie infrastruktury informatycznej.

5 WdraŜanie idei organizacji samouczącej WdroŜenie miękkie. Kluczowym warunkiem wdroŝenia e-learningu w firmie jest wytworzenie odpowiedniego klimatu do uczenia się. Ponadto, musi istnieć silne wsparcie kierownictwa do nowej idei, wystarczająca komunikacja wewnętrzna, spójność sygnałów wysyłanych przez menedŝerów, dostępność czasu przeznaczonego na uczenie się. 6. Blended learning (rozwiązania łączone). 7. Łączenie kompetencji działów IT i HR. Do głównych barier wdraŝania systemów e-learningowych zaliczyć moŝna: bariery technologiczne (Firmy informatyczne, oferujące rozwiązania e-learningowe, nie są zainteresowane wdroŝeniami na mniejszą skalę. Oferta dla mniejszych przedsiębiorstw jest bardzo ograniczona.); bariery mentalne i przyzwyczajenia pracowników; bariery dydaktyczne i metodyczne ("natłok" grafiki i multimediów, brak porządku związanego z procesem dydaktycznym); bariery finansowe. MoŜliwości zastosowania e-learningu Zastosowanie e-learningu w organizacji powinno być poparte celami i potrzebami organizacji. Aby wdroŝenie rozwiązań e-learningowych przyniosło sukces w organizacji, konieczne jest spełnienie kilku warunków: przekonanie i akceptacja zarządu i działu rozwoju kadr, zastosowanie odpowiednich narzędzi marketingu wewnętrznego i promocji rozwiązań e-learningowych w organizacji, odpowiednia jakość kursów e-learningowych, odpowiednia jakość systemów do zarządzania rozwojem pracowników i sprawdzania ich wiedzy, odpowiednia kultura organizacyjna promująca i pozwalająca na uczenie się w miejscu pracy, postawy pracowników. MoŜliwość zastosowania e-learningu w róŝnych tematycznie szkoleniach zaleŝy od podejścia do e-learningu [JB2002]: e-learning jako metoda, która ma zastąpić szkolenia tradycyjne, e-learning jako część procesu dydaktycznego, e-learning jako do metoda edukacji, wspierająca edukację tzw. stacjonarną. Dlatego teŝ wprowadzenie do firmy kompleksowego rozwiązania szkoleniowego powinno obejmować następujące etapy: 1. planowanie rozwiązań szkoleniowych, 2. wdraŝanie rozwiązań szkoleniowych,

6 386 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO 3. edukację, 4. mierzenie rezultatów. Zagadnienia związane z wdraŝaniem i edukacją opisano na początku niniejszego opracowania. Natomiast planowanie rozwiązań szkoleniowych to etap podczas którego definiowane są umiejętności i wiedza potrzebne na danym stanowisku (profile kompetencyjne), następnie określane są tzw. luki kompetencyjne i zapobiegające ich powstawaniu najbardziej efektywne metody szkoleniowe. Równie istotnie jak planowanie, jest sprawdzenie czy został osiągnięty cel czyli mierzenie rezultatów. Proponuje się mierzenie zaangaŝowania w proces rozwoju indywidualnego, ocenę posiadanej wiedzy, ocenę pozyskanych kompetencji oraz analizę rezultatów. Rezultaty ze szkoleń e-learningowych mogą być mierzone, poprzez wykorzystanie raportów generowanych przez system do zarządzania szkoleniami. Ilość i rodzaje raportów zaleŝą od rodzaju systemu do zarządzania szkoleniami. W Polsce obecnych jest kilka systemów np. SkillPort, Intralearn, Docent, Lotus Learning Space. Przykładowym systemem jest SkillPort, za pomocą którego moŝna uzyskać przykładowe informacje [JB2002]: kiedy uŝytkownik rozpoczął i zakończył szkolenie, ile kursów uŝytkownik rozpoczął, ale jeszcze nie zakończył, ile czasu uŝytkownik poświęcił na określone szkolenia, system wskazuje jaki wstępny wynik (przed rozpoczęciem szkolenia) uzyskał uŝytkownik oraz ostateczny wynik uzyskany po zakończeniu szkolenia, system wskazuje równieŝ maksymalny wynik jaki moŝe uzyskać uŝytkownik, umoŝliwia generowanie całkowitego wyniku uŝytkownika z wszystkich ukończonych kursów, tworzenie raportów dostosowanych do indywidualnych potrzeb klienta. Rola e-learningu w firmach Gospodarka rynkowa wymusiła na właścicielach firm konieczność stałego doskonalenia umiejętności własnych i pracowników. Gwarancją sukcesu firmy jest wykwalifikowana, dobrze wykształcona kadra. Tradycyjne kształcenie jest kosztowne i czasochłonne, dlatego warto rozwaŝyć nowy, efektywny sposób szkolenia pracowników e-learning. Jest to najszybsza i najskuteczniejsza technika szkolenia wykorzystującą nowoczesną technologię [Leo2002]. Dzięki platformie e-learningowej zasoby wiedzy przedsiębiorstwa są udostępniane wybranym grupom uprawnionych pracowników. Bardzo istotnym jest fakt, Ŝe dzięki platformie e-learningowej wypracowane zostają kanały komunikacji wewnątrz firmy i odbywa się współdzielenie wiedzy firmy, które moŝe być kontynuowane po zakończeniu szkolenia. Dzięki szerokiemu spektrum szkoleń, pracownicy po ich ukończeniu mogą szybciej podejmować decyzje biznesowe, być bardziej produktywni. UŜytkownicy szkolenia korzystają z tego samego materiału, współdzieląc go poprzez kontakty między sobą i trenerem. Współ-

7 WdraŜanie idei organizacji samouczącej 387 dzielenie informacji pomaga w integracji pracowników [S2002]. Zdobywają oni wiedzę grupowo, a jednocześnie indywidualnie. Dzięki wymianie informacji podczas szkolenia wykorzystującego platformę e-learningową [S2002]: pracownicy wspólnie wpływają na dynamikę wirtualnego szkolenia, szybciej zostają wdroŝeni w nowe obowiązki, wzrasta ich identyfikacja z firmą, dzięki obecności trenera i ekspertów szybciej poznają strukturę firmy, wiedzą gdzie szukać odpowiedzi na pytania i problemy, nowo zatrudnieni pracownicy firmy od razu tworzą jej społeczność, nie są wyizolowani. Platforma e-learningowa sprzyja integracji nowo zatrudnianych pracowników. Integruje ona pracowników firmy i ułatwia przyswajanie wiedzy na temat struktury i funkcjonowania firmy. Dzięki temu sprzyja wprowadzeniu pracownika w zakres jego obowiązków. Podsumowując, platforma e-learningowa: to wewnętrzna platforma szkoleniowa firmy, pomaga w procesie adaptacji nowych pracowników, ułatwia rozpoznanie struktury i funkcjonowania firmy, stanowi platformę komunikacji i współpracy w firmie, sprzyja integracji pracowników, ułatwia współdzielenie i budowanie wiedzy firmy. Nowa generacja rozwiązań e-learningu Aby e-learning zdobył większą popularność naleŝy upowszechnić rzeczywiste moŝliwości tych narzędzi i zdobyć zaufanie ludzi do tej formy prowadzenia zajęć czy teŝ szkoleń. Obecnie trwa proces edukowania aktualnych i potencjalnych odbiorców na temat e-learningu. Większość firm wie juŝ, co to jest e-learning, ale nie wie jeszcze jak stosować e-learning, kiedy jest opłacalny, jakie są rodzaje platform, czym charakteryzują się dobre szkolenia e-learningowe, w jaki sposób dzieli się rynek e-learningowy itp. Wiele firm stosuje programy pilotaŝowe, testuje nowe rozwiązania, zaczyna budŝetować odpowiednie środki, które będą przeznaczone wyłącznie na e-learning, bada opinie i zainteresowanie pracowników rozwiązaniami e-learningowymi. Przewiduje się, Ŝe e-learning będzie stosowany nie tylko w szkoleniach, ale takŝe w innych obszarach np. ocena kompetencji pracowników, ocena kultury organizacyjnej, badanie poziomów satysfakcji pracowników oraz klientów fir-

8 388 Realizacja SWO i rozwiązania praktyczne w SWO my, itp. Pojawiło się juŝ oprogramowanie firmy SABA - światowego lidera w zakresie kompleksowej obsługi firmy w zakresie Zarządzania Rozwojem Kapitału Ludzkiego (HCDM - Human Capital Development & Management) opartego na portalu e-learningowym. Oferowane przez tą firmę rozwiązanie e-learning HCDM umoŝliwia zarządzanie wiedzą i kompetencjami w przedsiębiorstwie. Na tę zaawansowaną platformę szkoleniową składa się cała gama ściśle współpracujących ze sobą produktów, których funkcjonalność daleko wykracza poza ramy tradycyjnie rozumianego portalu szkoleniowego. Są to [2]: zarządzanie procesem uczenia się ang. Learning Management System, zarządzanie rozwojem pracowników ang. Performance Management System (określanie ścieŝek kariery pracowników, ustalanie poziomu niezbędnych kompetencji i analizowanie postępów szkoleniowych), zarządzanie zawartością szkoleniową ang. Content Management System, zarządzanie wiedzą i zasobami ang. Resource Management System. Literatura [S2002] Urszula Szwed-Strych: Nowe narzędzie dla nowych pracowników, Meritum, nr ½,2002. [Rz18/2002] Marek Rzewuski: Dystans do distance learning, PC Kurier, nr 18, [Rz20/2000] Marek Rzewuski: nauka na odległość, PC Kurier, nr 20, [LEO2002] Leo-koncepcja systemu, Leo Centrum Szkoleń Interaktywnych [JB2002] Jacek Bartkowiak: E-learning-realia i perspektywy, e-learning.pl Sp z o. o., 2002, [AD2002] Aleksander Drzewiecki: E-learning-taniej, jeśli mądrzej, e-learning.pl Sp. z o. o., 2002, [1] dane firmy ProFirma Sp. z o. o. [2] INTRODUCING IDEA SELF-TEACHING/LEARNING ORGANIZATION The demands from the twenty first century have caused that the demand for human capitol has increased. It is a key element in achieving an edge above other competitors. That is why the new generation of e-learning applications HCDM (Human Capitol Development and Management) is functionally developed (functions). They are connected with managing knowledge as well as developing skills (competence). Introducing e-learning and integrating it with present information technology systems increases realization capacity (by the company) and helps achieve key business goals.

9 WdraŜanie idei organizacji samouczącej 389 Key words: e-learning, introducing, knowledge management.