Nowe zasady ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych

Transkrypt

1 Nowe zasady ewidencji obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas fiskalnych Tarnów ul. Ochronek 5 tel. (0-14)

2 Wstęp W dniu 15 marca zostało opublikowane Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Reguluje ono między innymi zasady ewidencjonowania zwrotów oraz korekt sprzedaży. Jest to pierwsza regulacja tych zagadnień od dnia uchwalenia ustawy o podatku od towarów i usług, to jest od 1995 roku! W pewnym stopniu nowe rozporządzenie może również dotyczyć dwóch kolejnych kwestii: zaliczek na leki recepturowe i buforowania recept. Nowa wersja programu Nowa wersja programu zostanie udostępniona Państwu z początkiem przyszłego tygodnia. Zostanie wzbogacona między innymi o nowe ewidencje (zwrotów i oczywistych pomyłek, funkcję drukowania protokołu. Pojawi się również nowa możliwość korygowania recept. Nowe regulacje ważne dla aptek W naszej ocenie, niestety, nie uwzględniono specyfiki prowadzenia działalności aptecznej, przy redagowaniu tego rozporządzenia. Zupełnie niepotrzebnie komplikuje ono pracę w aptece, a w skrajnych przypadkach stawia aptekę w sytuacji bez wyjścia. Ale przejdźmy do meritum... I Korekty sprzedaży Jak wiadomo korekty (ujemne sprzedaże) nie są rejestrowane w drukarce fiskalnej i podlegają odrębnej ewidencji. Dotychczas z uwagi na brak przepisów wykonawczych istniała pewna swoboda w prowadzeniu takiej ewidencji. Przedmiotowe rozporządzenie zmienia ten stan rzeczy. Przewiduje dwa rodzaje zdarzeń, kiedy dochodzi do potrzeby zaewidencjonowania korekty sprzedaży i dla obu rodzajów wymaga prowadzenia odrębnych ewidencji z różnymi wymaganiami: 1. Zwrot towaru/reklamacja sytuacja bardzo rzadko występująca w aptece ( np.ciśnieniomierze). Ewidencja zwrotów i reklamacji zawiera: datę sprzedaży, nazwę towaru zwracanego, termin dokonania zwrotu, wartość brutto zwracanego towaru, zwracaną kwotę brutto oraz odpowiadającą jej wartość podatku należnego (jeżeli zwracana jest część należności), dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży (paragon, faktura, potwierdzenie zapłaty, wyciąg bankowy, zeznania świadków, itd.), protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru, podpisany przez sprzedawcę i nabywcę. Konieczne są dwa dokumenty: oryginał paragonu (lub inny dowód zakupu) i protokół zwrotu podpisany przez sprzedającego i kupującego.

3 Zalecamy następujący sposób postępowania: jeśli zwrot dotyczy wszystkich pozycji na paragonie i klient potwierdzi to na protokole, użyć dotychczsowej funkcji dostępnej pod Ctrl+F9 Korekta do transakcji jeśli zwrot dotyczy jednej z wielu pozycji na paragonie, przyjąć zwrot, oryginał paragonu (lub inny dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży) i sporządzić protokół, nie rejestrując zdarzenia w programie komputerowym,. Możliwość rejestracji takich zwrotów pojawi się w kolejnej wersji programu. 2. Ewidencja oczywistych pomyłek: Ewidencja oczywistych pomyłek zawiera: błędnie zaewidencjonowaną sprzedaż wartość sprzedaży brutto i wartość podatku należnego, krótki opis przyczyn i okoliczności popełnienia pomyłki, dołączony oryginał paragonu fiskalnego, dokumentującego sprzedaż, przy której nastąpiła oczywista pomyłka. Zalecamy następujący sposób postępowania: Tu wymagany jako dowód jest wyłącznie paragon plus opis przyczyny. Gdy mamy oryginał paragonu, stosujemy funkcję Korekta do transakcji. Najważniejszą kwestią dla apteki w nowym rozporządzeniu jest jednoznacznie wskazany wymóg posiadania oryginału paragonu fiskalnego (za wyjątkiem reklamacji), jako dowodu upoważniającego do pomniejszenia obrotu i podatku należnego o korekty. Rodzi się oczywiste pytanie, jak traktować korekty związane z błędami wykrytymi na etapie retaksacji, na etapie składania komunikatu XML do NFZ, czy w wyniku kontroli apteki przez NFZ. Zwykle nie posiadamy paragonu! Rozpatrzmy przypadek, chyba najczęściej występujący w aptekach. Wydano lek prawidłowy, ale zarejestrowano lek w innej dawce (i zwykle innej cenie). Nie ma wątpliwość, że w świetle przepisów ogólnych (art.111 ustawy o VAT) musimy zarejestrować w drukarce fiskalnej sprzedaż prawidłową (w prawidłowej dawce), tak jak dla oczywistej pomyłki. Z drugiej strony, logiczne, należałoby pomniejszyć sprzedaż (korekta) o lek zarejestrowany nieprawidłowo. Mamy paragon nie ma problemu. Ale co zrobić, gdy paragonu nie mamy, a tak jest zazwyczaj? Są trzy wyjścia: opisać korektę w miarę szczegółowo i liczyć na przychylność urzędu skarbowego, że uzna korektę, mimo braku paragonu fiskalnego (czas pokaże jaka będzie praktyka), nie pomniejszać o korektę podatku należnego ponieść finansową stratę z tytułu dwukrotnego zapłacenia tego samego podatku, skorygować sprzedaż z pominięciem drukarki fiskalnej i nie uwzględniać jej w rozliczeniu podatku VAT (korekta plus prawidłowa sprzedaż z pominięciem drukarki fiskalnej) i narazić się na zarzut łamania artykułu 111 ustawy o podatku od towarów i usług. Trudno rozstrzygnąć dzisiaj ten dylemat. Każdy musi sam zdecydować. Niewątpliwie najbezpieczniej będzie tak postępować, aby minimalizować wartość korekt, dla których nie mamy oryginału paragonu. Z tego punktu widzenia dokonajmy nowego podziału korekt retaksacyjnych: na korekty neutralne względem zobowiązania z tytułu podatku należnego VAT, na korekty wpływające na zobowiązania z tytułu podatku VAT

4 Do pierwszych zaliczymy korekty: rodzaju odpłatności, dodatkowych uprawnień, limitu, numeru recepty, świadczeniodawcy, pacjenta, oddziału NFZ. Wszystkie te korekty można zrealizować nie fatygując drukarki fiskalnej (patrz tabela niżej) Do drugich zaliczymy korekty: leku, ilości leku i ewentualnie ceny. I tu mamy pułapkę zastawioną na aptekarzy! Z jednej strony, by pomniejszyć podatek należny o korektę sprzedaży musimy posiadać oryginał paragonu. Z drugiej strony, zgodnie z ustawą i tym samym rozporządzeniem (par.3 punkt 1), podatnicy prowadzą ewidencję każdej (!) sprzedaży w kasie (drukarce) fiskalnej. Reasumując, staramy się tak postępować by liczba i wartość korekt, dla których nie posiadamy oryginału paragonu, była minimalna, a jeśli już są, to staramy się mocno je udokumentować (protokół). Poniżej tabela z rodzajem błędów wykrytych przy retaksacji i sugerowanym sposobem postępowania do czasu wgrania nowej wersji programu.

5 Lp. Co ma być skorygowane i kiedy? Jaką funkcję zastosować? 1. Korekta wpływająca na podatek VAT należny: korekta leku lub ilości lub ceny (zmiana wartości brutto wydanego towaru). 2 Poprawa wszystkich danych recepty, które nie zmieniają ani wartości brutto wydanych leków, ani odpłatności ( numeru recepty, świadczeniodawcy, pacjenta, atrybutów recepty, oddział NFZ, itp.), a dokonanych przed złożeniem komunikatu XML do NFZ 3 1. Korekta wymuszona błędami w XML, ale nie zmieniająca wartości brutto. Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta recepty i wykonaj zerową korektę recepty. Następnie do tego zerowego zwrotu recepty wykonaj Korektę do transakcji. Skorzystaj w ekspedycji z klawisza F12, wyedytuj receptę i popraw atrybuty, lub użyj zapleczowej opcji Recepty. Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta recepty. 2. Korekta wpływająca na odpłatność, ale nie zmieniająca wartości brutto dokonana przed złożeniem komunikatu XML (zmiana rodzaju odpłatność i uprawnień pacjenta) II Zaliczki na leki recepturowe Nowe rozporządzenie stanowi, że otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania (Ewidencjonowaniu w drukarce fiskalnej). By być zgodnym z tym zapisem, należałoby nie brać zaliczek na lek recepturowy. III Buforowanie recept z tego samego przepisu co punkt II, rodzą się wątpliwości czy wydawanie leków i przyjmowanie zapłat na bufor są dopuszczalne.