REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W POZNANIU. Rozdział I Przepisy ogólne

Transkrypt

1 Załącznik do Uchwały Nr 2/91/2013 RN WFOŚiGW w Poznaniu z dnia r. REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA WOJEWÓDZKIEGO FUNDUSZU OCHRONY ŚRODOWISKA I GOSPODARKI WODNEJ W POZNANIU Rozdział I Przepisy ogólne 1 Regulamin organizacyjny Biura Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu zwany dalej Regulaminem określa zasady wewnętrznej organizacji oraz strukturę i zakres działania komórek organizacyjnych, wchodzących w skład tego Biura. 2 Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Wojewódzkim Funduszu (WFOŚiGW) należy przez to rozumieć Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 2. Zarządzie należy przez to rozumieć Zarząd Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 3. Prezesie Zarządu należy przez to rozumieć Prezesa Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 4. Zastępcy Prezesa Zarządu - należy przez to rozumieć Zastępcę Prezesa Zarządu Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 5. Biurze Funduszu należy przez to rozumieć Biuro Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Poznaniu, 6. Komórce organizacyjnej należy przez to rozumieć Dział, Wieloosobowe stanowisko pracy, Jednoosobowe stanowisko pracy. 1. Siedzibą Biura Funduszu jest Poznań. 2. Terenem działań Biura Funduszu jest województwo wielkopolskie. Biuro Funduszu działa na podstawie: 1. Ustawy z dnia 27 kwietnia 2001r. Prawo ochrony środowiska (tekst jednolity. Dz. U. z 2008r. Nr 25 poz. 150 ze zmianami). 2. Statutu Wojewódzkiego Funduszu

2 Rozdział II Kierownictwo Biura Funduszu 5 1. Biurem Funduszu kieruje i reprezentuje je na zewnątrz, zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa, Prezes Zarządu. 2. Prezes Zarządu kieruje Biurem Funduszu przy pomocy dwóch zastępców sprawujących nadzór nad określonymi komórkami organizacyjnymi. 3. Prezesa Zarządu w czasie jego nieobecności zastępuje wskazany przez niego zastępca, który przejmuje wówczas wszystkie zadania Prezesa Zarządu, z wyjątkiem udzielania pełnomocnictw do dokonywania czynności prawnych. Rozdział III Komórki organizacyjne Biura Funduszu Komórki organizacyjne tworzy i znosi Prezes Zarządu w celu sprawnego wykonywania zadań statutowych. 1. Pracą Działów kierują ich kierownicy, a w przypadku nieobecności kierowników - ich zastępcy. 2. Dla Działu finansowo - księgowego kierownikiem jest Główny Księgowy. Wewnętrzna organizacja każdej komórki organizacyjnej obejmuje: 1. zakres działania, określony w regulaminie organizacyjnym, 2. wykaz stanowisk pracy, 3. zakres czynności pracowników oraz odpowiedzialności i kompetencji Rozdział IV Struktura organizacyjna Biura Funduszu, podział kompetencji członków Zarządu oraz zakres działania komórek organizacyjnych 1. W Biurze Funduszu przewiduje się następujące komórki organizacyjne: 1) Dział organizacyjno-administracyjny (DOA) 2) Dział identyfikacji wniosków (DIW), 3) Dział przygotowania umów (DPU), 4) Dział monitoringu umów (DMU), 5) Dział kontroli przedsięwzięć (DKP), 6) Dział finansowo księgowy (DFK), 7) Dział funduszy europejskich (DFE), 8) Dział weryfikacji finansowej (DWF), 9) Wieloosobowe stanowisko ds. kadr (KD), 10) Jednoosobowe stanowisko ds. analiz finansowych (AF), 11) Jednoosobowe stanowisko ds. prawnych - Radca Prawny, (RP), 12) Jednoosobowe stanowisko Audytora Wewnętrznego (AW), 13) Wieloosobowe stanowisko ds. strategii (ST). 9 2

3 2. Komórki organizacyjne Biura Funduszu, ich usytuowanie w strukturze oraz podporządkowanie członkom Zarządu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego regulaminu Prezes Zarządu sprawuje bezpośredni nadzór nad: 1) Działem finansowo księgowym, 2) Działem funduszy europejskich, 3) Wieloosobowym stanowiskiem ds. kadr, 4) Wieloosobowym stanowiskiem ds. strategii. 5) Jednoosobowym stanowiskiem ds. prawnych - Radcą Prawnym, 6) Jednoosobowym stanowiskiem Audytora Wewnętrznego. 2. Jeden z Zastępców Prezesa Zarządu (ZPZ I) sprawuje bezpośredni nadzór nad: 1) Działem monitoringu umów, 2) Działem kontroli przedsięwzięć, 3) Działem weryfikacji finansowej. 3. Drugi z Zastępców Prezesa Zarządu (ZPZ II) sprawuje bezpośredni nadzór nad: 1) Działem identyfikacji wniosków, 2) Działem przygotowania umów, 3) Działem organizacyjno administracyjnym, 4) Jednoosobowym stanowiskiem ds. analiz finansowych. 11 Do kompetencji Prezesa Zarządu należy w szczególności: 1. podejmowanie działań zgodnych ze strategicznymi kierunkami rozwoju Wojewódzkiego Funduszu, 2. inicjowanie działań podnoszących jakość i efektywność pracy, 3. dbałość o prawidłowy wizerunek Wojewódzkiego Funduszu, 4. koordynowanie działań realizowanych przez Zastępców Prezesa Zarządu, 5. sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań przez podległe komórki organizacyjne oraz koordynowanie ich działań, 6. udzielanie pełnomocnictw i upoważnień szczególnych oraz pełnomocnictw procesowych, 7. nadzorowanie działalności Biura Funduszu jako całości w zakresie organizacji i zarządzania 8. prowadzenie polityki kadrowej, a w szczególności nawiązywanie i rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami Biura Funduszu oraz dokonywanie okresowych ocen pracy podległych pracowników, 9. określanie zakresów zadań dla nadzorowanych komórek organizacyjnych oraz zakresów czynności, odpowiedzialności i kompetencji dla nadzorowanych pracowników, 10. zatwierdzanie: 1) materiałów i informacji opracowanych dla Wojewody Wielkopolskiego, Zarządu Województwa Wielkopolskiego, Sejmiku Województwa Wielkopolskiego, Ministra Środowiska, Zarządu Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, 2) urlopów wypoczynkowych, okolicznościowych i bezpłatnych, 3) propozycji awansów, przeszeregowań i premii Do zadań, obowiązków i uprawnień wspólnych dla Zastępców Prezesa Zarządu należy: 1) kierowanie pracą powierzonych komórek organizacyjnych, w tym również poprzez kierowników działów, 3

4 2) podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania nadzorowanych komórek organizacyjnych, 3) dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników w szczególności: umożliwienie im uczestniczenia w specjalistycznych szkoleniach oraz studiach, 4) udzielanie pomocy pracownikom podległych komórek organizacyjnych w opracowywaniu procedur i wytycznych do realizacji zadań stałych, 5) kontrola merytoryczna i formalna pracy podległych komórek organizacyjnych, 6) przeprowadzanie okresowych kontroli wewnętrznych w podległych komórkach organizacyjnych, 7) dokonywanie okresowych ocen przydatności zawodowej podległych pracowników, w szczególności nowo przyjętych, 8) opiniowanie doboru obsady osobowej podległych komórek organizacyjnych, wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, premii i kar dla podległych pracowników, 9) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi Biura Funduszu w zakresie opracowywania materiałów, informacji i opinii, 10) podpisywanie korespondencji wewnętrznej bądź parafowanie pism wychodzących przed skierowaniem ich do podpisu Prezesowi Zarządu oraz podpisywanie pism wychodzących w zakresie działania nadzorowanych komórek organizacyjnych, 11) ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności podległym pracownikom, 12) powierzanie, w uzasadnionych przypadkach, podległym pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych nie objętych zakresem czynności, 13) akceptowanie zastępstwa pracownikom, w przypadku ich urlopu lub długotrwałej nieobecności, proponowanego przez kierownika podległego działu. 2. Realizacja niektórych z powyższych uprawnień może być powierzona kierownikom działów podporządkowanych określonemu Zastępcy Prezesa Zarządu Główny Księgowy organizuje i kieruje pracą Działu finansowo-księgowego. 2. Kierownicy Działów: 1) identyfikacji wniosków, 2) przygotowania umów, 3) monitoringu umów, 4) kontroli przedsięwzięć, 5) funduszy europejskich, 6) weryfikacji finansowej, 7) organizacyjno-administracyjnego, organizują i kierują pracą tychże działów. 14 Do zakresu zadań Działu identyfikacji wniosków (DIW), w ramach realizacji zadań statutowych należy: 1) realizacja funkcji informacyjnej na temat obowiązujących zasad udzielania pomocy finansowej, kryteriów wyboru przedsięwzięć oraz list przedsięwzięć priorytetowych, 2) prowadzenie rejestru wniosków o pomoc finansową, 3) analiza i ocena wniosków pod względem formalnym oraz ich zgodności z obowiązującymi zasadami udzielania pomocy finansowej, kryteriami wyboru przedsięwzięć oraz priorytetami, 4) sporządzanie list złożonych wniosków o przyznanie pomocy finansowej i bieżąca ich aktualizacja, 5) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki zadań przypisanych działowi, 6) współpraca z Działem funduszy europejskich w zakresie zadań Działu oraz z pozostałymi komórkami organizacyjnymi, 4

5 7) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu. 15 Do zakresu zadań Działu przygotowania umów (DPU) należy : 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) analiza niezbędnej dokumentacji przed podjęciem decyzji przez Zarząd lub Radę Nadzorczą o przyznaniu pomocy finansowej, 2) przygotowanie umów cywilno prawnych oraz aneksów do umów, dotyczących przyznania pomocy finansowej, 3) realizacja decyzji Zarządu w zakresie ustanawiania zabezpieczeń wierzytelności Wojewódzkiego Funduszu z tytułu udzielonej pożyczki, 4) wnioskowanie o przeprowadzenie kontroli przedrealizacyjnej, 5) prowadzenie rejestrów zawartych umów, 6) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych działowi, 7) sporządzanie sprawozdania z zakresu udzielonej pomocy publicznej, 8) udzielanie informacji, podmiotom ubiegającym się o przyznanie pomocy i beneficjentom takiej pomocy, 9) współpraca z Działem funduszy europejskich w zakresie zadań Działu oraz z pozostałymi komórkami organizacyjnymi, 10) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) udzielanie informacji podmiotom ubiegającym się o przyznanie pomocy i beneficjentom takiej pomocy, 2) udział w ocenie formalnej wniosków o dofinansowanie od potencjalnych beneficjentów, 3) uczestniczenie w komisjach ds. merytorycznej oceny wniosków, 4) analiza niezbędnej dokumentacji do podpisania umowy o dofinansowanie, 5) przygotowywanie projektów umów/aneksów do umów o dofinansowanie oraz pre-umów, zawieranych przez WFOŚiGW w Poznaniu z beneficjentami, 6) wnioskowanie o przeprowadzenie kontroli przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, 7) prowadzenie rejestrów zawartych umów i aneksów, 8) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych działowi, 9) wprowadzanie danych do krajowego i lokalnego systemu informatycznego w zakresie realizowanym przez DPU, 10) uczestniczenie w działaniach związanych z przygotowaniem zmian w Instrukcji Wykonawczej IP WRPO, 11) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem aneksów do porozumienia pomiędzy IZ WRPO i WFOŚiGW w Poznaniu, 12) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DPU, 13) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DPU, 14) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji IP WRPO w ramach Priorytetu III WRPO, 15) udział w pracach zespołu kontrolnego powoływanego do kontroli zadań realizowanych przy udziale środków WRPO, 16) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 5

6 16 Do zakresu zadań Działu monitoringu umów (DMU) należy: 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) prowadzenie monitoringu umów (wraz z dokumentacją) o dofinansowanie przedsięwzięć w zakresie zgodności realizowanych przedsięwzięć z zapisami umów o udzielenie pomocy finansowej, 2) weryfikacja merytoryczna rozliczeń, wraz z załączanymi dokumentami, składanych przez beneficjentów dotyczących pomocy finansowej udzielanej przez Wojewódzki Fundusz, 3) przygotowywanie dokumentacji do kontroli przedsięwzięć, w tym wniosków o przeprowadzenie kontroli, 4) przygotowywanie dokumentacji do zmian umów/aneksów, 5) przygotowywanie aneksów do umów (o ile zmiana umowy nie dotyczy przyznania środków), 6) analiza osiągniętego efektu ekologicznego (energetycznego), 7) windykacja nieterminowych rozliczeń wynikających z umowy, 8) analiza wniosków o umorzenie pożyczek pod kątem spełnienia warunków określonych w umowach i w przepisach wewnętrznych, 9) przygotowanie dokumentacji dla podjęcia przez Zarząd decyzji o częściowym umorzeniu pożyczek, 10) prowadzenie rejestru wniosków o umorzenie pożyczek, 11) prowadzenie rejestru wniosków o aneksowanie umów pożyczek i umów dotacji, 12) przygotowanie dokumentacji dla wygaszania umów o przyznaniu dofinansowania, 13) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych Działowi, 14) współpraca z Działem funduszy europejskich w zakresie zadań Działu oraz z pozostałymi komórkami organizacyjnymi, 15) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) wykonywanie zadań w zakresie monitorowania i sprawozdawczości realizowanych projektów, 2) weryfikacja formalna i merytoryczna wniosków o płatność od beneficjentów, 3) przygotowywanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, z realizacji działania w zakresie realizowanym przez DMU, 4) przygotowywanie poświadczeń i deklaracji wydatków dla IZ, prognoz płatności na bieżący rok budżetowy i na rok następny, zwrot zabezpieczeń, 5) udział w ocenie formalnej wniosków o dofinansowanie od potencjalnych beneficjentów, 6) uczestniczenie w komisjach ds. merytorycznej oceny wniosków, 7) wprowadzanie danych do krajowego i lokalnego systemu informatycznego w zakresie realizowanym przez DMU, 8) uczestniczenie w działaniach związanych z przygotowaniem i aktualizacją Instrukcji Wykonawczej IP WRPO, 9) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem aneksów do porozumienia pomiędzy IZ WRPO i WFOŚiGW w Poznaniu, 10) podejmowanie działań mających na celu odzyskiwanie i zwrot kwot nieprawidłowo wykorzystanych lub pobranych nienależnie lub w nadmiernej wysokości, 11) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DMU, 12) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji IP WRPO w ramach Priorytetu III WRPO, 13) udział w pracach zespołu kontrolnego powoływanego do kontroli zadań realizowanych przy udziale środków WRPO, 6

7 14) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 17 Do zakresu zadań Działu kontroli przedsięwzięć (DKP) należy: 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) przygotowywanie rocznych planów kontroli przedsięwzięć oraz sprawozdań z ich wykonania, 2) kontrola przedrealizacyjna zadań planowanych do dofinansowania, 3) kontrola realizacji dofinansowywanych przedsięwzięć w zakresie zgodności realizowanego przedsięwzięcia z zapisami umowy, 4) przygotowywanie protokołów z kontroli, 5) prowadzenie rejestru kontroli, 6) prowadzenie rejestru wydanych zaleceń pokontrolnych i monitorowanie ich realizacji, 7) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych Działowi, 8) współpraca z Działem funduszy europejskich w zakresie zadań Działu oraz z pozostałymi komórkami organizacyjnym, 9) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) przygotowywanie rocznych planów kontroli u beneficjentów oraz sprawozdań z ich wykonania, 2) przeprowadzanie kontroli / wizyty monitorującej projektów przed podpisaniem umów o dofinansowanie, 3) prowadzenie kontroli realizacji projektów, 4) prowadzenie rejestru kontroli projektów, 5) przygotowywanie informacji i zaleceń pokontrolnych, 6) przygotowywanie odpowiednich raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości, 7) wprowadzanie danych do krajowego i lokalnego systemu informatycznego w zakresie realizowanym przez DKP, 8) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DKP, 9) uczestniczenie w działaniach związanych z przygotowaniem zmian w Instrukcji Wykonawczej IP WRPO, 10) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem aneksów do porozumienia pomiędzy IZ WRPO i WFOŚiGW w Poznaniu, 11) uczestniczenie, na wniosek IZ WRPO, w prowadzonych przez IZ WRPO kontrolach projektów, 12) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DKP, 13) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji IP WRPO w ramach Priorytetu III WRPO, 14) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w WFOŚiGW regulaminów, zasad, instrukcji i procedur. 3. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1) przygotowywanie rocznych i okresowych planów kontroli, 2) wykonywanie zadań w zakresie kontroli zamówień publicznych dla realizowanych projektów, 3) opiniowanie dokumentacji przetargowej dla ocenianych projektów, 4) prowadzenie kontroli projektów w zakresie wykonywanym przez DKP, 5) przygotowywanie informacji i zaleceń pokontrolnych, 7

8 6) prowadzenie rejestru kontroli przedsięwzięć, 7) udział w pracach zespołu do weryfikacji wniosków o płatność, 8) współpraca z Instytucją Pośredniczącą w zakresie opracowania metodyki doboru próby do kontroli, 9) wprowadzanie danych do krajowego i lokalnego systemu informatycznego w zakresie realizowanym przez DKP, 10) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DKP, 11) uczestniczenie, na wniosek Instytucji Pośredniczącej, w prowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą kontrolach projektów, 12) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem porozumienia pomiędzy Instytucją Pośredniczącą i Wojewódzkim Funduszem i podpisywaniem aneksów do tego porozumienia, 13) uczestniczenie w działaniach związanych z aktualizacją Instrukcji Szczegółowej Instytucji Wdrażającej, 14) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez Wojewódzki Fundusz funkcji Instytucji Wdrażającej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowiska (POIiŚ), 15) archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez DKP, 16) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 18 Do zakresu zadań Działu funduszy europejskich (DFE) należy: 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) kompletowanie przepisów i zasad obowiązujących w zakresie wnioskowania, pozyskiwania i realizacji projektów z funduszy europejskich, 2) prowadzenie ewidencji i dokumentacji kontroli zewnętrznych i audytów oraz koordynacja realizacji zaleceń, 3) współpraca z Urzędem Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego, Wielkopolskim Urzędem Wojewódzkim, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, Ministerstwem Środowiska, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, wyspecjalizowanymi jednostkami stopnia wojewódzkiego oraz innymi instytucjami zaangażowanymi w proces pozyskiwania funduszy europejskich, 4) udzielanie podmiotom na obszarze województwa informacji dotyczących zasad finansowania projektów ze środków funduszy europejskich, 5) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu, 6) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w pozostałych sprawach. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) kompletowanie przepisów i zasad obowiązujących w zakresie wnioskowania, pozyskiwania i realizacji projektów z funduszy europejskich, 2) prowadzenie ewidencji i dokumentacji kontroli zewnętrznych i audytów oraz koordynacja realizacji zaleceń, w tym prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych oraz rejestru zaleceń pokontrolnych związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata , 3) współpraca z Urzędem Marszałkowskim Województwa Wielkopolskiego, Wielkopolskim Urzędem Wojewódzkim, Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, Ministerstwem Środowiska, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, wyspecjalizowanymi jednostkami stopnia wojewódzkiego oraz innymi instytucjami zaangażowanymi w proces pozyskiwania funduszy europejskich, 4) udzielanie potencjalnym beneficjentom wszelkich informacji dotyczących sposobu przygotowania i składania wniosków o dofinansowanie, 5) prowadzenie rejestru wniosków o dofinansowanie, 8

9 6) dokonywanie oceny formalnej wniosków o dofinansowanie od potencjalnych beneficjentów, 7) udział w komisjach ds. oceny strategicznej i merytorycznej wniosków, informowanie beneficjentów o wynikach oceny wniosków o dofinansowanie, 8) udział w pracach Komisji Odwoławczych, 9) monitorowanie przygotowania i oceny projektów umieszczonych w Indykatywnym Wykazie Indywidualnych Projektów Kluczowych, 10) przygotowywanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, z realizacji Działań Priorytetu III WRPO, 11) prowadzenie procedury sprawdzającej alokację (przy udziale pozostałych działów), 12) prowadzenie działań związanych z zawarciem aneksów do porozumienia pomiędzy Instytucją Zarządzającą WRPO i WFOŚiGW, 13) prowadzenie działań związanych z przygotowaniem zmian w Instrukcji Wykonawczej Instytucji Pośredniczącej WRPO, 14) przygotowywanie opisu systemu zarządzania i kontroli w zakresie zadań realizowanych przez WFOŚiGW jako Instytucję Pośredniczącą WRPO, 15) prowadzenie rejestru odstępstw od procedur zawartych w Instrukcji Wykonawczej IP WRPO, 16) wykonywanie zadań w zakresie informacji i promocji w ramach Priorytetu III WRPO, 17) weryfikowanie merytoryczne dokumentów księgowych w zakresie Pomocy Technicznej, 18) przygotowywanie wniosków o dofinansowanie w ramach Pomocy Technicznej, 19) przygotowywanie propozycji do rocznych planów ewaluacji dla Priorytetu, 20) wprowadzanie danych do krajowego oraz lokalnego systemu informatycznego w zakresie zadań realizowanych przez DFE, 21) organizowanie i udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DFE, 22) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DFE, 23) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji Instytucji Pośredniczącej w ramach Priorytetu III WRPO, 24) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w pozostałych sprawach, 25) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 3. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1) kompletowanie przepisów i zasad obowiązujących w zakresie wnioskowania, pozyskiwania i realizacji projektów z funduszy europejskich, 2) prowadzenie ewidencji i dokumentacji kontroli zewnętrznych i audytów oraz koordynacja realizacji zaleceń, w tym prowadzenie rejestru kontroli zewnętrznych związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ), 3) współpraca z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, Ministerstwem Finansów, Ministerstwem Środowiska, Narodowym Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, wyspecjalizowanymi jednostkami stopnia wojewódzkiego oraz innymi instytucjami zaangażowanymi w proces pozyskiwania funduszy europejskich, 4) udział w przygotowywaniu dokumentów programowych dla perspektywy , 5) udzielanie podmiotom na obszarze województwa informacji dotyczących zasad finansowania projektów ze środków funduszy europejskich, 6) udzielanie potencjalnym beneficjentom wszelkich informacji dotyczących sposobu przygotowania i składania wniosków o dofinansowanie, 7) monitorowanie przygotowania projektów umieszczonych na Liście projektów indywidualnych dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko zgodnie z właściwymi wytycznymi, w tym wprowadzanie danych niezbędnych do procesu monitorowania do wskazanego przez IZ POIiŚ systemu informatycznego, 8) przekazywanie bieżącej informacji na temat postępów w przygotowaniu projektów indywidualnych w terminach i formacie określonych przez Instytucję Pośredniczącą, 9

10 9) dokonywanie oceny formalnej i merytorycznej I stopnia wniosków o dofinansowanie składanych przez potencjalnych beneficjentów w trybie obowiązującym dla projektów indywidualnych oraz w procedurze konkursowej w oparciu o kryteria zatwierdzone przez Komitet Monitorujący, 10) przekazywanie wyników oceny oraz wniosków, które przeszły pozytywnie ocenę formalną oraz merytoryczną I stopnia w trybie określonym przez Instytucję Pośredniczącą w regulaminie konkursu, 11) rozpatrywanie protestów od oceny formalnej i merytorycznej I stopnia, 12) uczestniczenie w pracach Grupy Roboczej do spraw oceny projektów powoływanej przez Instytucję Pośredniczącą, 13) udział w przygotowywaniu projektów umów o dofinansowanie, zawieranych przez Zarząd WFOŚiGW w Poznaniu z beneficjentami oraz aneksów do tych umów, 14) udział w przygotowywaniu projektów pre-umów, zawieranych przez Zarząd WFOŚiGW w Poznaniu z beneficjentami oraz aneksów do pre-umów, 15) wykonywanie zadań w zakresie monitorowania i sprawozdawczości dotyczących realizowanych projektów, 16) udział w pracach zespołu do weryfikacji wniosków o płatność, 17) gromadzenie danych statystycznych dotyczących działań i projektów realizowanych w ramach działań, 18) przygotowywanie Poświadczeń i deklaracji wydatków oraz wniosków o płatność okresową do IP, 19) podejmowanie działań mających na celu odzyskiwanie i zwrot kwot nieprawidłowo wykorzystanych, 20) podejmowanie działań mających na celu wstrzymanie wszelkich operacji w przypadku otrzymania informacji, iż system realizacji POIiŚ nie gwarantuje należytego bezpieczeństwa przekazywanych środków, 21) przygotowywanie informacji miesięcznych, sprawozdań okresowych, rocznych oraz końcowych z realizacji działania, 22) przygotowywanie odpowiednich raportów i zestawień dotyczących nieprawidłowości, 23) przygotowywanie okresowych prognoz płatności na potrzeby Instytucji Pośredniczącej, 24) przygotowywanie informacji o wysokości zobowiązań wynikających z zawartych z beneficjentami umów, wysokości środków przekazanych beneficjentom i planowanych do przekazania do końca roku budżetowego, 25) prowadzenie rejestru protestów, 26) prowadzenie rejestru wniosków i umów, aneksów do umów, 27) prowadzenie rejestru kwot podlegających procedurze odzyskiwania oraz kwot wycofanych, 28) prowadzenie działań związanych z przygotowaniem i aktualizacją Instrukcji Szczegółowej Instytucji Wdrażającej, 29) prowadzenie działań związanych z zawarciem porozumienia pomiędzy Instytucją Pośredniczącą i Wojewódzkim Funduszem i podpisywaniem aneksów do tego porozumienia, 30) wykonywanie zadań w zakresie informacji i promocji w ramach POIiŚ, 31) przygotowywanie propozycji do rocznych planów oceny (ewaluacji) dla priorytetów, 32) podejmowanie działań związanych z pozyskaniem pomocy technicznej, 33) przygotowywanie opisu systemu zarządzania i kontroli w zakresie zadań realizowanych przez Wojewódzki Fundusz jako Instytucję Wdrażającą, 34) wprowadzanie danych do krajowego oraz lokalnego systemu informatycznego w zakresie zadań realizowanych przez DFE, 35) organizowanie i udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DFE, 36) uczestniczenie, na wniosek Instytucji Pośredniczącej, w prowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą kontrolach projektów, 37) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez Wojewódzki Fundusz funkcji Instytucji Wdrażającej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, 38) archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez DFE, 10

11 39) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w pozostałych sprawach, 40) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 19 Do zakresu zadań Działu finansowo księgowego (DFK) należy: 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) obsługa finansowo księgowa Wojewódzkiego Funduszu, 2) współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu, 3) realizacja wszystkich płatności, 4) naliczanie wynagrodzeń i sporządzanie list płac, 5) dokonywanie rozliczeń dotyczących ubezpieczeń społecznych, Funduszu Pracy, podatków itp., 6) sporządzanie deklaracji podatkowych, z zakresu ubezpieczeń społecznych i Funduszu Pracy oraz innych informacji o dochodach, 7) obsługa kasowa Wojewódzkiego Funduszu, 8) sporządzanie kwartalnej i rocznej sprawozdawczości finansowej, 9) realizacja rozliczeń dewizowych, 10) obsługa działalności pożyczkowej w zakresie naliczania odsetek, 11) kontrola terminowości spłat rat kapitałowych i odsetek, 12) prowadzenie wymaganych ksiąg w zakresie kont syntetycznych i analitycznych, 13) sporządzanie i przekazywanie do Głównego Inspektora Ochrony Środowiska kwartalnych informacji o przedsiębiorcach wpłacających opłaty z ustawy o zużytym sprzęcie elektrycznym i elektronicznym oraz przygotowywanie dyspozycji wypłaty w/w środków dla NFOŚiGW, 14) przygotowywanie projektów aktów prawnych związanych z obsługą finansowo-księgową, 15) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych działowi, 16) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) zgłaszanie ewentualnych uwag do przedstawionych projektów umów o dofinansowanie, aneksów do umów, zawieranych przez Zarząd z beneficjentami, 2) weryfikacja finansowo rachunkowa dokumentów księgowych w zakresie Pomocy Technicznej, 3) przygotowywanie wniosków o płatność projektów z Pomocy Technicznej, 4) dokonywanie płatności na rzecz beneficjentów, 5) prowadzenie systemu księgowego rejestrującego, zgodnie z opracowaną instrukcją wykonawczą, każdą operację związaną z przekazywaniem środków na realizację projektów w ramach poszczególnych działań, 6) współudział w przygotowywaniu odpowiednich harmonogramów i prognoz płatności na potrzeby IZ WRPO, 7) przygotowywanie zbiorczego zestawienia wszystkich operacji finansowych dotyczących działań w ramach Priorytetu III WRPO, 8) prowadzenie rachunków lub subkont służących do rozliczeń kwot odzyskanych w ramach Priorytetu III WRPO, 9) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem aneksów do porozumienia pomiędzy IZ WRPO i WFOŚiGW, 10) gromadzenie informacji finansowych i statystycznych dotyczących działań i projektów realizowanych w ramach działania, 11) uczestniczenie w działaniach związanych z przygotowaniem i realizacją zmian w IW IP WRPO, 11

12 12) prowadzenie rejestru zabezpieczeń i przechowywanie zabezpieczeń, 13) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DFK, 14) uczestniczenie, na wniosek IZ WRPO, w prowadzonych przez IZ WRPO kontrolach projektów, 15) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DFK, 16) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji Instytucji Pośredniczącej w ramach Priorytetu III WRPO, 17) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 3. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1) udział w przygotowywaniu projektów umów/pre-umów o dofinansowanie, zawieranych przez Zarząd z beneficjentami oraz aneksów do tych umów/pre-umów, 2) przekazywanie do BGK zleceń płatności na rzecz beneficjentów, 3) wprowadzanie i weryfikacja danych w krajowym i lokalnym systemie informatycznym w zakresie Pomocy Technicznej, 4) prowadzenie ewidencji księgowej operacji dokonywanych w ramach POIiŚ, 5) podejmowanie działań mających na celu wstrzymanie wszelkich operacji w przypadku otrzymania informacji, iż system realizacji POIiŚ nie gwarantuje należytego bezpieczeństwa przekazywanych środków, 6) przyjmowanie na zasadach obowiązujących w WFOŚiGW w Poznaniu zabezpieczenia prawidłowego wykorzystania przekazanych i nierozliczonych środków, 7) realizacja Pomocy Technicznej pod względem finansowym, w tym sporządzanie wniosków o płatność w ramach Pomocy Technicznej, 8) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem porozumienia pomiędzy Instytucją Pośredniczącą i Wojewódzkim Funduszem i podpisywaniem aneksów do tego porozumienia, 9) uczestniczenie w działaniach związanych z aktualizacją Instrukcji Szczegółowej Instytucji Wdrażającej, 10) przygotowywanie zestawień oraz sprawozdań dotyczących Działu finansowoksięgowego, 11) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DFK, 12) uczestniczenie, na wniosek Instytucji Pośredniczącej, w prowadzonych przez Instytucję Pośredniczącą kontrolach projektów, 13) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez Wojewódzki Fundusz funkcji Instytucji Wdrażającej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ), 14) archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez DFK, 15) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 20 Do zakresu zadań Działu weryfikacji finansowej (DWF) należy: 1. W ramach działalności statutowej: 1) kontrola pod względem formalnym i rachunkowym rozliczeń wraz z załączanymi dokumentami składanych przez beneficjentów dotyczących pomocy finansowej udzielanej przez Wojewódzki Fundusz, 2) kontrola pod względem formalno-rachunkowym zapotrzebowań na dopłaty do odsetek od kredytów preferencyjnych, 3) egzekwowanie, weryfikacja informacji z gmin dotyczących rodzaju i ilości odpadów opakowaniowych zebranych i przekazanych do odzysku i recyklingu przez gminy (związki gmin lub podmioty działające w ich imieniu) oraz wydatkach poniesionych na te działania, 12

13 sporządzanie sprawozdań z tym związanych oraz przygotowywanie zestawień i dyspozycji wypłaty środków na rzecz gmin i związków gmin, 4) weryfikacja formalna i rachunkowa wraz z przygotowywaniem dyspozycji wypłat dotyczących wniosków o zwrot utraconych przez gminy dochodów z tytułu zwolnienia z podatku od nieruchomości, będących własnością Skarbu Państwa, gruntów pokrytych wodami jezior o ciągłym dopływie lub odpływie wód powierzchniowych oraz gruntów zajętych pod sztuczne zbiorniki wodne, jak również prowadzenie korespondencji w tym zakresie, 5) egzekwowanie, weryfikacja informacji o nadwyżkach dochodów budżetu gmin i powiatów, pochodzących z opłat i kar środowiskowych, 6) opracowywanie analiz i informacji w zakresie problematyki i zadań przypisanych działowi, 7) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi. 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 1) weryfikacja finansowa wniosków o płatność beneficjentów, 2) wprowadzanie i weryfikacja danych w krajowym i lokalnym systemie informatycznym w zakresie realizowanym przez DWF, 3) prowadzenie korespondencji związanej z informowaniem beneficjentów o przyznanych i wypłaconych środkach, 4) gromadzenie informacji finansowych i statystycznych dotyczących działań i projektów realizowanych w ramach działania, 5) uczestniczenie w działaniach związanych z przygotowaniem i realizacją zmian w IW IP WRPO, 6) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DWF, 7) archiwizacja dokumentów w zakresie prowadzonym przez DWF, 8) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez WFOŚiGW funkcji Instytucji Pośredniczącej w ramach Priorytetu III WRPO, 9) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 3. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1) udział w pracach zespołu do weryfikacji wniosków o płatność, 2) wprowadzanie i weryfikacja danych w krajowym i lokalnym systemie informatycznym w zakresie realizowanym przez DWF, 3) prowadzenie korespondencji związanej z informowaniem beneficjentów o wypłaconych środkach oraz o pozytywnym zweryfikowaniu wniosku o płatność, 4) podejmowanie działań mających na celu wstrzymanie wszelkich operacji w przypadku otrzymania informacji, iż system realizacji POIiŚ nie gwarantuje należytego bezpieczeństwa przekazywanych środków, 5) uczestniczenie w działaniach związanych z zawarciem porozumienia pomiędzy Instytucją Pośredniczącą i Wojewódzkim Funduszem i podpisywaniem aneksów do tego porozumienia, 6) uczestniczenie w działaniach związanych z aktualizacją Instrukcji Szczegółowej Instytucji Wdrażającej, 7) przygotowywanie zestawień oraz sprawozdań dotyczących Działu weryfikacji finansowej, 8) udział w spotkaniach związanych z zadaniami powierzonymi DWF, 9) współpraca z pozostałymi komórkami organizacyjnymi zaangażowanymi w realizację działań związanych z pełnieniem przez Wojewódzki Fundusz funkcji Instytucji Wdrażającej w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ), 10) archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez DWF, 11) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 13

14 21 Do zakresu zadań Działu organizacyjno administracyjnego (DOA) należy w ramach realizacji zadań statutowych oraz zadań związanych z wdrażaniem Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO) i Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1. obsługa kancelaryjna Wojewódzkiego Funduszu, 2. obsługa techniczno administracyjna Zarządu Wojewódzkiego Funduszu i Rady Nadzorczej, 3. przygotowywanie umów dotyczących bieżącego funkcjonowania Wojewódzkiego Funduszu, 4. przygotowywanie projektów aktów wewnętrznych, 5. administrowanie majątkiem rzeczowym Wojewódzkiego Funduszu, 6. prowadzenie spraw związanych z BHP i ochroną przeciwpożarową, 7. realizacja przepisów związanych z zamówieniami publicznymi, 8. administrowanie siecią informatyczno komputerową, 9. prowadzenie archiwum zakładowego, 10. prowadzenie gospodarki samochodowej, 11. administracja bezpieczeństwem informacji, 12. realizacja zadań związanych z promocją i wizerunkiem Wojewódzkiego Funduszu, 13. realizacja działań związanych z informacją i promocją w ramach POIiŚ i WRPO, 14. aktualizacja i nadzór nad funkcjonowaniem strony internetowej i Biuletynu Informacji Publicznej Wojewódzkiego Funduszu, 15. organizacja spotkań i konferencji prasowych, 16. współuczestnictwo w opracowywaniu planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu, 17. weryfikacja merytoryczna dokumentów związanych z kosztami funkcjonowania Wojewódzkiego Funduszu, 18. współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi oraz Wspólnotą Mieszkaniową Nad Seganką, 19. inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 22 Do zakresu zadań Jednoosobowego stanowiska ds. prawnych - Radcy Prawnego należy: 1. W ramach realizacji zadań statutowych: 1) ocena proponowanych przez wnioskodawców prawnych form zabezpieczeń spłaty pożyczek, 2) opracowywanie opinii prawnych i udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania przepisów prawnych dla Funduszu, 3) opiniowanie / parafowanie pod kątem formalnym projektów uchwał, umów, zarządzeń i innych dokumentów Wojewódzkiego Funduszu wywołujących skutki prawne, 4) uczestniczenie w prowadzonych rokowaniach dotyczących zawartych umów, 5) zastępstwo procesowe Wojewódzkiego Funduszu przed sądami powszechnymi i innymi podmiotami, 6) udzielenie wsparcia prawnego komórkom organizacyjnym w opracowywaniu umów oraz innych dokumentów wywołujących skutki prawne, 7) informowanie Zarządu oraz komórek organizacyjnych o zmianach w obowiązujących przepisach prawnych dotyczących działalności Wojewódzkiego Funduszu. 8) inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 2. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Priorytetu III Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata (WRPO): 14

15 1) ocena proponowanych przez wnioskodawców prawnych form zabezpieczeń finansowych umów, opracowywanie opinii prawnych i udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania przepisów prawnych, 2) opiniowanie pod kątem formalnym projektów umów, aneksów do umów, porozumień, instrukcji i innych dokumentów WFOŚiGW wywołujących skutki prawne, 3) uczestniczenie w prowadzonych negocjacjach dotyczących zmian lub rozwiązania zawartych umów, 4) zastępstwo procesowe WFOŚiGW przed sądami powszechnymi i innymi podmiotami. 3. W ramach realizacji zadań związanych z wdrażaniem Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (POIiŚ): 1) ocena proponowanych przez wnioskodawców prawnych form zabezpieczeń finansowych umów, opracowywanie opinii prawnych i udzielanie porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania przepisów prawnych, 2) opiniowanie pod kątem formalnym projektów umów, aneksów do umów, porozumień, instrukcji i innych dokumentów Wojewódzkiego Funduszu wywołujących skutki prawne, 3) uczestniczenie w prowadzonych rokowaniach dotyczących zmian lub rozwiązania zawartych umów, 4) zastępstwo procesowe Wojewódzkiego Funduszu przed sądami powszechnymi i innymi podmiotami. 23 Do zakresu zadań Jednoosobowego stanowiska Audytora Wewnętrznego (AW) należy: 1. realizacja zadań audytowych na podstawie opracowanych rocznych planów audytu wewnętrznego oraz sporządzanie sprawozdań z ich realizacji, 2. realizacja zadań doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania jednostki, 3. realizacja zadań doraźnych zleconych przez Prezesa Zarządu, 4. sporządzenie rocznego sprawozdania z wykonania planu audytu. 24 Do zakresu zadań Jednoosobowego stanowiska ds. analiz finansowych (AF) należy: 1. koordynacja i opracowywania planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu, 2. zagospodarowywanie czasowo wolnych środków pieniężnych, 3. sporządzanie informacji o prognozowanych przychodach i kosztach, 4. sporządzanie i ogłaszanie rocznego sprawozdania z działalności Wojewódzkiego Funduszu w wojewódzkim dzienniku urzędowym, 5. prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz przedmiotów i programów komputerowych o wartości poniżej 3.500,00 zł zgodnie z obowiązującymi przepisami, 5. przygotowywanie analiz finansowo-ekonomicznych podmiotów, w których Wojewódzki Fundusz posiada akcje i udziały, 6. bieżąca kontrola wykonania planów finansowych oraz planów działalności Wojewódzkiego Funduszu, 7. współudział w opracowywaniu sprawozdań okresowych, 8. opracowywanie analiz i informacji finansowych, 9. realizacja kontroli wewnętrznych w uzgodnionym zakresie, 10. archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez AF, 11. inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 15

16 25 Do zakresu zadań Wieloosobowego stanowiska ds. kadr (KD) należy: 1. prowadzenie spraw kadrowych oraz akt osobowych Zarządu i pracowników Biura Funduszu, w tym szczególnie prowadzenie spraw związanych z zatrudnieniem, ubezpieczeniem pracowników, przeszeregowaniami i awansami, rozwiązaniem umów, a także z realizacją uprawnień i obowiązków pracowników wynikających z kodeksu pracy i innych norm prawnych regulujących prawa i obowiązki pracowników, 2. prowadzenie spraw z zakresu szkoleń i podnoszenia kwalifikacji pracowników Wojewódzkiego Funduszu, 3. prowadzenie spraw socjalnych pracowników, 4. archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez KD, 5. inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w 26 Do zakresu zadań Wieloosobowego stanowiska ds. strategii (ST) należy: 1. koordynacja prac nad przygotowaniem strategii działania Wojewódzkiego Funduszu, 2. sporządzanie analiz z realizacji zadań statutowych Wojewódzkiego Funduszu, 3. nadzór nad realizacją Karty zasad współpracy między NFOŚiGW oraz wojewódzkimi funduszami, 4. koordynacja prac Wojewódzkiego Funduszu dotyczących regionalnych, krajowych, europejskich strategii, programów rozwoju kraju, rozwoju regionalnego, ochrony środowiska i zrównoważonego rozwoju, 5. inicjowanie regionalnych programów i strategii związanych z ochroną środowiska, 6. udział w pracach regionalnych i krajowych międzyinstytucjonalnych grup roboczych związanych z ochroną środowiska i zrównoważonego rozwoju, 7. archiwizacja dokumentów w zakresie realizowanym przez ST, 8. inne nie wymienione, a wynikające z przepisów prawa oraz obowiązujących w Rozdział V Zasady podpisywania pism lub dokumentów finansowych Prezes Zarządu lub Zastępca Prezesa Zarządu zatwierdzają dokumenty do wypłaty łącznie z Głównym Księgowym lub Zastępcą Głównego Księgowego. 2. Przelewy, czeki, dokumenty bankowe, umowy oraz inne dokumenty z zakresu praw i obowiązków majątkowych podpisuje Prezes Zarządu jednoosobowo lub dwie osoby działające łącznie spośród Zastępców Prezesa Zarządu i pełnomocników powołanych przez Prezesa Zarządu działających w granicach ich umocowania. 3. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych ustalone są odrębną instrukcją. 4. Pracownicy podpisują pisma określone w indywidualnych zakresach czynności lub na podstawie imiennych upoważnień. 5. Pracownik przygotowujący dokumenty do podpisu nakleja etykietę z systemu ZSI lub parafuje je w lewym dolnym rogu. 16

17 Rozdział VI Organizacja pracy Biura Funduszu Rozkład czasu pracy pracowników Biura Funduszu określa Regulamin pracy. 2. Pracownicy, których dotyczy ruchomy czas pracy, zobowiązani są potwierdzić swoje przybycie do pracy poprzez zarejestrowanie karty identyfikacyjnej w czytniku rejestrującym czas pracy. Pozostali pracownicy przez podpisanie listy obecności. 3. Wyjazdy służbowe realizowane są w oparciu o polecenia wyjazdów służbowych podpisane przez Prezesa Zarządu lub Zastępcę Prezesa Zarządu w odniesieniu do nadzorowanych pracowników. 4. Czas pracy powinien być maksymalnie efektywnie wykorzystany na realizację statutowych zadań Wojewódzkiego Funduszu określonych w indywidualnych zakresach czynności. 5. Za prawidłową organizację pracy odpowiedzialni są kierujący poszczególnymi komórkami organizacyjnymi. Rozdział VII Postanowienia końcowe. 29 Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami organizacyjnymi Biura Funduszu rozstrzyga Prezes Zarządu, a w odniesieniu do stanowisk, Działów i komórek organizacyjnych podległych właściwemu Zastępcy Prezesa Zarządu tenże Zastępca Prezesa Zarządu. 30 Sprawy nie ujęte szczegółowo w niniejszym regulaminie będą ustalane w formie odrębnych zarządzeń Prezesa Zarządu. 31 Regulamin organizacyjny wchodzi w życie z dniem określonym w uchwale Rady Nadzorczej dotyczącej jego zatwierdzenia. 17