Zakaz dyskryminacji. w zatrudnieniu

Transkrypt

1 CZAS PRACY Nadgodziny jakie zapisy Zakaz dyskryminacji regulaminowe są korzystne w zatrudnieniu i jak przydatna formułować strategia, pisma o odbiorze orzecznictwo sądów pracy 1

2 Bardzo długa umowa terminowa zawarta jeszcze przed 22 lutego 2016 r. co może pracodawca Prawo pracy dla specjalistów WYJĄTKOWE EBOOKI ZA DARMO DLA CIEBIE Pracujesz w kadrach, płacach? Interesuje Cię prawo pracy i wynagrodzenia pracowników? Pobierz darmowe ebooki. CZAS PRACY Ruchomy czas pracy obliczyć ZakazJak dyskryminacji wynagrodzenie w zatrudnieniu w miesiącu, w którym Rada pracowników i inna nieobecność powoływanie i zasady funkcjonowania przydatna strategia, wystąpiła choroba orzecznictwo sądów pracy Ruchomy Zakaz dyskryminacji pracy wczas zatrudnieniu przydatna strategia, orzecznictwo sądów pracy cena: 24,90 zł OR 1 Jeśli: j esteś specjalistą ds. personalnych, ds. płac, zarządzasz działem kadr, płac, chcesz wiedzieć, co dzieje się w prawie pracy i płacach i jakie są skutki zmian w praktyce, chcesz znać interpretacje bieżących problemów poprzez stanowiska urzędów oraz orzeczenia. KLIKNIJ i pobierz bezpłatne e-poradniki!

3 CZAS PRACY Kierownik grupy wydawniczej: Agnieszka Konopacka-Kuramochi Wydawca: Agnieszka Gorczyca Redaktor: Szymon Sokolik ISBN Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Skład i łamanie: Triograf Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul Łotewska 9a, Warszawa tel , faks Niniejszy e-book chroniony jest prawem autorskim. Przedruk materiałów bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Zaproponowane w niniejszym poradniku wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w poradniku wskazówek, ów, informacji itp. do konkretnych przypadków. 3

4 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma o odbiorze Grażyna Mazur prawnik, redaktor miesięcznika Prawo pracy w orzecznictwie Piotr Wojciechowski Kancelaria Prawa Pracy Piotr Wojciechowski DORADCA KADROWEGO Odpowiednie zapisy regulaminowe mogą pomóc unikać niepotrzebnych nadgodzin (choć nie zawsze). Pozwolą też uporządkować proces rekompensaty nadgodzin. A w tym zakresie jest wiele nieporozumień. Na, jeśli chodzi o nadgodziny dobowe już do momentu wypłaty wynagrodzenia za miesiąc ich powstania musimy zdecydować, jak je zrekompensujemy. I to nawet w przypadku, gdy okres rozliczeniowy czasu pracy jeszcze się wówczas nie kończy. Zasada ta nie dotyczy zaś nadgodzin średniotygodniowych. Uniknijmy błędów i zastosujmy gotowe wzory. Z tego tekstu dowiesz się m.in.: ``Jakie są 4 zasady dotyczące regulaminu pracy... 6 ``Kiedy powstają nadgodziny dobowe, a kiedy średniotygodniowe... 7 ``Kiedy i jak poleca się pracę nadliczbową... 9 ``Na ile pomoże zapis, że nadgodziny mogą wystąpić tylko na wyraźne polecenie ``W jaki sposób zwiększyć roczny limit nadgodzin ``Jak ustalić tryb rekompensaty nadgodzin ``W jakim terminie pracownik składa wniosek o czas wolny ``Jak rekompensować pracę w wolną sobotę lub niedzielę ``Do kogo kieruje się wniosek ``Co powinien zawierać wniosek ``Czy za godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca można dać czas wolny ``Jakich formalności należy dopełnić

5 CZAS PRACY Regulacje zakładowe dotyczące polecania nadgodzin REGULAMIN PRACY w XYZ SA ( ) POLECANIE I REKOMPENSOWANIE PRACY W GODZINACH NADLICZBOWYCH wzór Praca w godzinach nadliczbowych może być polecona pracownikowi jedynie w razie: 1) konieczności usunięcia awarii, 2) konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia lub życia ludzkiego, mienia bądź środowiska oraz 3) szczególnych potrzeb pracodawcy. 2. Praca nadliczbowa wykonywana jest wyłącznie po zgłoszeniu takiej konieczności bezpośredniemu przełożonemu i otrzymaniu od niego pisemnego polecenia w tej kwestii. 11 Liczba godzin nadliczbowych, przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy, nie może przekroczyć w roku kalendarzowym 250 godzin Praca w godzinach nadliczbowych może być rekompensowana czasem wolnym udzielanym: 1) na wniosek pracownika zgodnie z art Kodeksu pracy bądź 2) bez wniosku pracownika na podstawie decyzji pracodawcy, na zasadach określonych w art Kodeksu pracy. 2. Pracownikowi w przypadkach określonych w ust. 1 nie przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. 3. Pisemny wniosek o odbiór czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych, o którym mowa w ust. 1 pkt 1, powinien zostać złożony do działu kadr w miesiącu, w którym doszło do pracy nadliczbowej, 5

6 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... niezwłocznie po jej wystąpieniu, nie później jednak niż do dnia wypłaty wynagrodzenia przysługującego za ten miesiąc. Ostateczną decyzję w kwestii uwzględnienia wniosku pracownika podejmuje kierownik działu kadr W stosunku do pracowników zatrudnionych na stanowiskach przedstawicieli handlowych stosuje się ryczałt za godziny nadliczbowe. 2. Wysokość ryczałtu powinna uwzględniać przewidywaną liczbę godzin nadliczbowych. ( ) 4 zasady dotyczące regulaminu pracy W zakresie tworzenia regulaminów pracy istnieje kilka podstawowych zasad: 1) pracodawca musi go wprowadzać, jeśli zatrudnia co najmniej 20 pracowników z wyjątkiem sytuacji wskazanej w pkt 2. Przy czym, gdy po pewnym czasie od wprowadzenia regulaminu zatrudnienie w firmie spadnie poniżej 20 pracowników, regulamin pracy nadal obowiązuje. Również mniejsze zakłady pracy mogą wprowadzić taki regulamin (na zasadzie dobrowolności), 2) nie wprowadza się tego dokumentu, jeśli organizacja i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawców i pracowników ustalone są w układzie zbiorowym pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników, 3) każdego pracownika przed rozpoczęciem wykonywania pracy trzeba zapoznać z treścią regulaminu. Pracownik musi potwierdzić ten fakt na piśmie. Takie potwierdzenie przechowuje się w części B akt osobowych, 4) postanowienia tego aktu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż przepisy prawa pracy (np. zawarte w Kodeksie pracy, innych ustawach oraz przepisach wykonawczych). 6

7 CZAS PRACY Kiedy powstają nadgodziny dobowe, a kiedy średniotygodniowe Godziny nadliczbowe występują, gdy pracownik pracuje: z ponad obowiązujące go normy czasu pracy (dobową bądź średniotygodniową w okresie rozliczeniowym) lub z ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy (w systemach, w których występuje możliwość przedłużania dobowego wymiaru czasu pracy). Uwaga! Nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych czas odpracowania zwolnienia od pracy, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych. Odpracowanie zwolnienia od pracy nie może naruszać prawa pracownika do odpoczynku. Aby stwierdzić przekroczenie dobowych norm czasu pracy, należy porównać rozkład czasu pracy pracownika (czyli planu jego pracy) z ewidencją czasu pracy (a zatem z faktycznie przepracowaną liczbą godzin). Jeżeli w wyniku tego porównania okaże się, że pracownik pracował dłużej niż przewidziana dla niego dobowa norma czasu pracy lub w systemie równoważnym przedłużony dobowy wymiar czasu pracy to w takiej sytuacji dochodzi do pracy w nadgodzinach z powodu przekroczenia dobowej normy (dobowego wymiaru) czasu pracy. Praca ponad normę dobową nadgodziny dobowe Pracownik wykonuje pracę w podstawowym systemie czasu pracy (czyli przez 8 godzin dziennie) od poniedziałku do piątku. W czwartek pracodawca polecił mu pracę przez 10 godzin, ponieważ dostarczono pilne zlecenie na wykonanie dodatkowych robót. W tym dniu pracownik przepracował więc 2 nadgodziny z powodu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Praca ponad przedłużony wymiar dobowy nadgodziny dobowe Pracownik zatrudniony w równoważnym systemie czasu pracy (art. 135 kp) według harmonogramu czasu pracy w poniedziałek powinien 7

8 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... pracować przez 10 godzin. Jednak pracodawca polecił mu pracę przez 11 godzin ze względu na konieczność usunięcia awarii. W takiej sytuacji pracownik przepracował 1 godzinę nadliczbową z tytułu przekroczenia przedłużonego (w tym wypadku do 10 godzin) dobowego wymiaru czasu pracy. Jeżeli zaś pracodawca w konkretnym dniu zaplanuje pracę w maksymalnym dopuszczalnym wymiarze (12 godzin), wówczas dopiero praca powyżej 12 godzin na dobę będzie tą nadliczbową. A zatem w takim przypadku fakt, kiedy wystąpi praca nadliczbowa, zależy od liczby godzin pracy zaplanowanej w rozkładzie czasu pracy. Natomiast do przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy dochodzi zazwyczaj wtedy, gdy: z praca wykonywana jest w dniu wolnym, zgodnie z przyjętym dla pracownika rozkładem czasu pracy lub z pracodawca nie rekompensuje pracownikowi odpowiednio pracy powyżej 8 godzin na dobę w ramach równoważnego czasu pracy. Odróżnienie godzin nadliczbowych dobowych od średniotygodniowych jest bardzo ważne, ponieważ różne są ostateczne terminy wypłaty wynagrodzenia i dodatku oraz różna może być wysokość dodatku w zależności od okoliczności. Niezrekompensowana praca w dodatkowym dniu nadgodzin średniotygodniowe Pracownik wykonuje pracę od poniedziałku do piątku przez 8 godzin dziennie, przeciętnie 40 godzin tygodniowo. Okres rozliczeniowy wynosi 3 miesiące i obejmuje kwiecień, maj i czerwiec. W jednym z tygodni kwietnia polecono pracownikowi pracę w wolną sobotę przez 8 godzin. Nie doszło do rekompensaty tej pracy dniem wolnym w innym terminie do końca okresu rozliczeniowego (ponieważ pracownik był chory do końca okresu rozliczeniowego i nie było kiedy udzielić mu dnia wolnego). Po zamknięciu okresu rozliczeniowego niezrekompensowana praca w sobotę stała się pracą w nadgodzinach z powodu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy. 8

9 CZAS PRACY Dodatkowa praca nienaruszająca norm dobowych nadgodziny średniotygodniowe Pracownik w systemie równoważnym ma planowaną pracę w niektóre dni po 12 godzin, a za to w inne po 4 godziny. W jednym z dni, w które miał pracować 4 godziny, otrzymał polecenie pracy 8-godzinnej. Nie były to nadgodziny dobowe (wszak praca nie przekraczała ani 8-godzinnej normy dobowej, ani przedłużonego dobowego wymiaru). Jeśli jednak do końca okresu rozliczeniowego pracodawca nie odda pracownikowi czasu wolnego za te dodatkowe 4 godziny pracy i okaże się, że pracownik przepracował o 4 godziny więcej, niż pozwala liczba godzin, jaką wolno zaplanować w danym okresie, powstaną 4 nadgodziny średniotygodniowe. Należy za nie wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem 100%, niezależnie od tego, kiedy dokładnie powstały. Zdaniem Sądu Najwyższego: Praca w dniu wolnym (art. 147 kp) nie oznacza automatycznie pracy w nadgodzinach, gdy pracownik nie pracował ponad normę wynikającą z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Wyrok SN z 8 marca 2013 r., sygn. akt II PK 204/12, niepublikowany Zawsze należy więc wówczas ustalić, czy faktycznie doszło do pracy ponad obowiązującą pracownika średniotygodniową normę czasu pracy. 9 Kiedy i jak poleca się pracę nadliczbową Pracę nadliczbową można polecić jedynie w trzech przypadkach. Mianowicie w razie: z konieczności usunięcia awarii, z konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony zdrowia lub życia ludzkiego, mienia bądź środowiska oraz z wystąpienia szczególnych potrzeb pracodawcy (przyjmuje się, że potrzeby te powinny być obiektywnie uzasadnione, nieoczekiwane i trudne do przewidzenia).

10 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Zdaniem Sądu Najwyższego: Szczególne potrzeby pracodawcy to potrzeby specjalne, niecodzienne, odróżniające się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością. Z uzasadnienia wyroku SN z 26 maja 2000 r., sygn. akt I PKN 667/99, OSNP 2001/22/662 Kodeks pracy nie precyzuje, jaka ma być forma polecenia pracy w nadgodzinach. Może być więc wydane przez każde zachowanie pracodawcy, które w sposób dostateczny ujawnia jego wolę. Chodzi tu przede wszystkim o polecenie ustne lub pisemne. Uwaga! Polecenie pracy w godzinach nadliczbowych może być wydane nawet w sposób dorozumiany. Wystarczy bowiem, że pracodawca nie sprzeciwi się i milcząco aprobuje fakt, iż pracownik wykonuje pracę po godzinach. Podobny skutek wystąpi w przypadku, gdy pracodawca wprawdzie nie wydaje wyraźnego polecenia pracy w nadgodzinach, ale poleca pracownikowi tak wiele zadań, że obiektywnie nie da się ich wykonać w rozkładowym czasie pracy. 10 Nadgodziny tylko na wyraźne polecenie taki zapis pomaga, ale nie zawsze W przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy) można ustalić zasady polecania pracy nadliczbowej. Możemy więc zapisać, że jest wykonywana po uprzednim powiadomieniu przełożonego oraz na jego wyraźne (pisemne) polecenie. Wówczas jeśli pracownicy zostaną w pracy dłużej bez wiedzy przełożonego i zechcą otrzymać za to rekompensatę, będą musieli za każdym razem udowodnić, że dodatkowa praca była konieczna do zakończenia określonego zadania (leżała w interesie pracodawcy). Nie należy jednak przeceniać takiej regulacji. Nawet mimo jej istnienia, jeśli pracownicy samowolnie będą pozostawać po godzinach w pracy, a pracodawca będzie o tym wiedział i nie będzie kwestionował takiego stanu rzeczy, czas ten może być potraktowany jako praca nadliczbowa. Przy czym trzeba zwrócić uwagę na dwa orzeczenia Sądu Najwyższego, które chronią pracodawcę przed nadużyciami ze strony pracowników (patrz: ramka na kolejnej stronie).

11 CZAS PRACY Zdaniem Sądu Najwyższego: Praca nadliczbowa zaistnieje m.in. w razie szczególnych potrzeb pracodawcy wyrażanych poleceniem służbowym lub choćby wiedzą i zgodą pracodawcy, gdy pracownik działa w jego interesie. Gdy natomiast pracownik samowolnie i wbrew zaleceniom pracodawcy poza normalnymi godzinami pracy wykonywał czynności, które zgodnie z ustaloną organizacją pracy należą do współpracowników z innego działu, to taką pracę trudno zaliczyć do świadczonej z uwagi na szczególne potrzeby (interes) pracodawcy. Nie można więc mówić o pracy nadliczbowej, za którą należałaby się pracownikowi dodatkowa zapłata (por. wyrok SN z 14 maja 2012 r., sygn. akt II PK 231/11, niepublikowany). Podobnie wypowiadał się Sąd Najwyższy we wcześniejszym wyroku z 16 marca 2010 r. (sygn. akt I PK 202/09, niepublikowany), w którego stanie faktycznym pracownik niekiedy wykonywał z własnej inicjatywy poza normalnymi godzinami pracy ekstraczynności, niezwiązane bezpośrednio ze swymi obowiązkami służbowymi. Nie wynikało to z gospodarczej konieczności lub interesu pracodawcy, lecz wyłącznie z charakteru pracownika, który chciał na wszystko mieć oko. Również tego rodzaju czynności, wykonywanych bez polecenia i bez uzasadnionych potrzeb pracodawcy, sąd nie zakwalifikował jako pracy w nadgodzinach, za którą należałoby się wynagrodzenie z dodatkiem. Przyjmuje się, że pracownik nie może odmówić wykonania polecenia pracy w nadgodzinach (por. wyrok SN z 16 grudnia 1987 r., sygn. akt I PRN 68/87, OSNC 1989/10/164). Wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy pracodawca nakazuje mu pracę z naruszeniem przysługującego mu prawa do odpoczynku dobowego i tygodniowego. Takie polecenie jest bowiem wówczas sprzeczne z przepisami prawa pracy. Tak orzekł w jednym z wyroków Sąd Najwyższy. Zdaniem Sądu Najwyższego: Pracownik może odmówić wykonania polecenia, które dotyczy świadczenia pracy w okresie nieprzerwanego odpoczynku dobowego i tygodniowego. Naruszenie prawa pracownika do odpoczynku od pracy godzi też w dobro osobiste pracownika w postaci jego zdrowia i może uzasadniać odpowiedzialność pracodawcy za naruszenie tego dobra. Wyrok SN z 24 czerwca 2009 r., sygn. akt II PK 287/08, niepublikowany 11

12 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Trzeba pamiętać o limicie rocznym nadgodzin Praca w godzinach nadliczbowych z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy nie powinna przekraczać 150 godzin w roku kalendarzowym. Można jednak ten limit zwiększyć w przepisach zakładowych, nie więcej jednak niż do 416 godzin (52 tygodnie w roku 8 nadgodzin dopuszczalnych średniotygodniowo = 416 nadgodzin w roku). Przy czym zdaniem Ministerstwa Rodziny, Pracy, i Polityki Społecznej wskazana liczba nadgodzin powinna być nieco niższa. Nie może przekroczyć: z 384 godzin dla pracowników ze stażem do 10 lat, których wymiar urlopu wynosi 20 dni [52 tygodnie w roku 4 tygodnie urlopu (20 dni) = 48 tygodni; 48 tygodni 8 nadgodzin dopuszczalnych średniotygodniowo = 384 nadgodziny w roku], z 376 godzin dla pracowników ze stażem co najmniej 10 lat, których wymiar urlopu to 26 dni [52 tygodnie w roku 5 tygodni urlopu (26 dni) = 47 tygodni; 47 tygodni 8 nadgodzin dopuszczalnych średniotygodniowo = 376 nadgodzin w roku]. Wynika to ze stanowiska Ministerstwa Pracy z 13 listopada 2008 r., DPR III /TW/08 oraz z brzmienia dyrektywy unijnej dotyczącej czasu pracy. Nadgodzin z powodu awarii i akcji ratowniczej nie trzeba limitować uwaga na zapis Jeśli zdecydujemy się podwyższyć limit nadgodzin (w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy czy w umowie o pracę), musimy dodać zapis stanowiący, że dotyczy to tylko nadgodzin wynikających ze szczególnych potrzeb pracodawcy. Przy braku takiego zapisu jako postanowienie korzystniejsze dla pracowników podwyższony limit będzie dotyczył wszystkich godzin nadliczbowych, a więc także tych, które powstaną w wyniku usuwania awarii czy prowadzenia akcji ratowniczej. 12 Ustalmy tryb rekompensaty nadgodzin Możemy zrekompensować pracownikowi pracę w nadgodzinach w następujący sposób:

13 CZAS PRACY z zapłacić wynagrodzenie z dodatkiem na zasadach ogólnych (art kp) albo z zamiast wypłacać dodatek udzielić czasu wolnego od pracy na wniosek pracownika bądź decyzją pracodawcy (art kp). W przypadku rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych na pisemny wniosek pracownika udzielamy czasu wolnego w tym samym wymiarze czasu pracy (1 godzina wolna za 1 godzinę nadliczbową). Warto ustalić w przepisach wewnątrzzakładowych (np. w regulaminie pracy), do kogo i w jakim czasie należy kierować taki wniosek. Pozwoli to usprawnić proces rekompensowania pracy nadliczbowej. Możemy też wyznaczyć dodatkowe warunki, które muszą uwzględniać wnioski pracowników o odbiór czasu wolnego za nadgodziny. Przykładowo, możemy wskazać, że: z odbiór czasu wolnego jest niemożliwy w określonych godzinach, dniach, tygodniach czy miesiącach, z pracownik może odebrać czas wolny jedynie przez zwolnienie się z części dnia pracy, nie więcej jednak niż z 2 godzin dziennie. Tego typu zasady zamieszczamy np. w regulaminie pracy. Nie ma przeszkód prawnych, aby pracownicy składali pisemne wnioski o udzielenie czasu wolnego w zamian za jedynie kilka wypracowanych nadgodzin. Pozostałe mogą zostać zrekompensowane odpowiednim wynagrodzeniem z dodatkiem. Można także zrekompensować część nadgodzin: z czasem wolnym bez wniosku pracownika (w proporcji 1,5 godziny czasu wolnego za 1 nadgodzinę) najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego bądź z czasem wolnym na wniosek pracownika (w proporcji 1 godzina czasu wolnego za 1 nadgodzinę). Częściowo czas wolny, częściowo wynagrodzenie Pracownik spółki M. przepracował 7 nadgodzin w porze nocnej. Złożył wniosek o rekompensatę 5 z nich czasem wolnym. Pracodawca uwzględnił wniosek. Za pozostałe 2 nadgodziny pracownikowi należy się więc wynagrodzenie ze 100% dodatkiem. 13

14 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Częściowo na wniosek, częściowo bez wniosku Pracownik przepracował 17 nadgodzin w październiku. Okres rozliczeniowy trwa do końca grudnia. Pracownik złożył pisemny wniosek o zrekompensowanie pracy nadliczbowej czasem wolnym w wymiarze 8 godzin w listopadzie. Pracodawca wyraził na to zgodę. Pozostałą część nadgodzin (czyli 9) zrekompensowano bez wniosku pracownika, ale w wymiarze 13,5 godz. (9 1,5). Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego za nadgodziny nie jest dla pracodawcy wiążący. To pracodawca decyduje, czy w zamian za pracę w nadgodzinach udzieli pracownikowi czasu wolnego (na jego pisemny wniosek w stosunku 1:1, a bez pisemnego wniosku w stosunku 1:1,5 i w terminie do końca okresu rozliczeniowego), czy też wypłaci mu wynagrodzenie wraz z dodatkiem. Gdy trudno rejestrować nadgodziny może być ryczałt W stosunku do pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy wynagrodzenie wraz z dodatkiem za godziny nadliczbowe może być zastąpione ryczałtem. Jego wysokość powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Ryczałt za nadgodziny w terenie Pracodawca zatrudnia przedstawiciela handlowego. Jego głównymi zadaniami są: z pozyskiwanie odbiorców oraz z sprzedaż wyrobów bezpośrednio u klienta. Pomimo że część wykonywanych zadań jest realizowana w siedzibie zakładu (np. rozliczanie dokumentów sprzedaży, pobranie materiałów promocyjnych), pracodawca może wprowadzić takiemu pracownikowi ryczałt za nadgodziny. Charakter pracy wskazuje bowiem, że zasadnicza część zadań pracowniczych przypada na pracę w terenie. 14

15 CZAS PRACY Kodeks pracy nie określa trybu wprowadzenia ryczałtu. Należy jednak uznać, że powinniśmy ustalić w przepisach zakładowych rodzaj prac czy stanowisk, na których przysługuje ryczałt. Ustalamy to w: z układzie zbiorowym pracy, z regulaminie pracy bądź z w obwieszczeniu w razie braku układu zbiorowego i braku obowiązku ustalania regulaminu. Z art kp wynika także, że rekompensowanie pracy ponadwymiarowej w formie ryczałtu musi być uzgodnione przez strony. Do określenia, czy dane świadczenie jest ww. ryczałtem, nie jest więc istotne, jak strony go nazwały. Ważne jest, czy z treści ich oświadczeń woli wynikało, że zostało przyznane w celu rekompensowania pracy w godzinach nadliczbowych. Zdaniem Sądu Najwyższego: Wypłacone pracownikowi dodatkowe świadczenie pieniężne nazwane dietą nie jest ryczałtem, o którym mowa w art kp, jeżeli według twierdzeń pracodawcy nie przewidywał on, że zakres zadań pracownika poza zakładem pracy będzie wymagał świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych i nie miał świadomości, iż praca ponadnormatywna jest wykonywana. Wyrok SN z 3 grudnia 2010 r., sygn. akt I PK 116/10, OSNP 2012/3 4/38, podobnie w wyroku SN z 12 stycznia 2011 r., sygn. akt II PK 129/10, niepublikowany Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych. Przy czym nie możemy przewidywać dowolnej liczby takich nadgodzin. Musi ona mieścić się w określonych limitach. Ponadto wysokość ryczałtu nie powinna znacznie odbiegać na niekorzyść pracownika od wynagrodzenia, które by się należało za faktycznie przepracowane nadgodziny zgodnie z art kp. Uwaga! W przypadku dużych różnic pomiędzy godzinami objętymi ryczałtem a czasem rzeczywiście przepracowanym pracownik może żądać wynagrodzenia i dodatku za nadgodziny, których ryczałt nie obejmuje. Zgodnie z art kp w stosunku do pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe nie ewidencjonuje się godzin pracy. Oznacza to, że pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy, jednak bez wprowadzania do niej informacji, ile godzin pracownik pracował w konkretnych dniach. 15

16 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Zdaniem Sądu Najwyższego: Ustalenie wynagrodzenia zryczałtowanego, obejmującego wynagrodzenie za konkretne ilości godzin nadliczbowych, nie może przesądzać o braku prawa do dodatkowego wynagrodzenia, w przypadku gdy faktyczny czas pracy w sposób istotny przekracza limit godzin nadliczbowych określony w ryczałcie. Rozliczenie i prawo do wynagrodzenia za dodatkową liczbę godzin nadliczbowych powinno jednak dotyczyć sytuacji, gdy różnica w wymiarze faktycznego czasu pracy a czasu przyjętego do ustalenia ryczałtu jest istotna. Z uzasadnienia do wyroku SN z 20 maja 1998 r., sygn. akt I PKN 143/98, OSNP 1999/12/389 Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach Piotr Noskowski Gdańsk, 26 września 2016 r. młodszy specjalista, Dział Marketingu Pani Anna Kowalska Dyrektor Personalny Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach Zwracam się z prośbą o udzielenie mi czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy, która wystąpiła w dniach: z 16 września (w wymiarze 2 godzin), z 21 września (w wymiarze 5 godzin) oraz z 23 września (w wymiarze 2 godzin) wzór w sumie 9 godzin. Czas wolny chciałbym odebrać w dniach: 30 września (w wymiarze 8 godzin) oraz 3 października (w wymiarze 1 godziny). Piotr Noskowski Wyrażam zgodę Anna Kowalska Dyrektor Personalny 16

17 W jakim terminie pracownik składa wniosek o czas wolny CZAS PRACY Pracownik może złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za przekroczenie dobowej normy czasu pracy lub przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy natychmiast po ich wystąpieniu. Natomiast ustalenie, czy nastąpiło przekroczenie tygodniowej normy czasu pracy, następuje po zakończeniu okresu rozliczeniowego i dopiero wtedy pracownik może wystąpić z odpowiednim wnioskiem. Jednak nie powinien zwlekać z wnioskiem, gdyż jednocześnie wraz z końcem okresu rozliczeniowego pojawia się obowiązek wypłaty wynagrodzenia z dodatkiem 100% za nadgodziny średniotygodniowe. Więcej na ten temat w dalszych wyjaśnieniach. Wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny powinien mieć formę pisemną. Wniosek nie jest wiążący Nie jesteśmy związani wnioskiem pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny. Możemy więc odmówić takiego sposobu rekompensaty (i wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem) lub poprosić pracownika o wskazanie innego terminu odbioru czasu wolnego niż wskazany we wniosku. Jeżeli udzielenie czasu wolnego będzie rekompensatą za pracę w godzinach nadliczbowych wynikających z przekroczeń dobowych, wówczas termin złożenia wniosku w tej sprawie będzie zazwyczaj następował po dobie pracowniczej, w której wystąpiły nadgodziny. Pracownik powinien zwrócić się z wnioskiem o odbiór czasu wolnego w miesiącu, w którym wystąpiła praca nadliczbowa, najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za ten miesiąc. W tym terminie bowiem pracodawca musi zdecydować, czy: z udzieli pracownikowi czasu wolnego w naturze (może to zrobić do końca okresu rozliczeniowego, a jeśli odbywa się to na wniosek pracownika nawet później, ale decyzja co do sposobu rekompensaty tych nadgodzin musi być podjęta już do momentu wypłaty wynagrodzenia za miesiąc ich powstania) albo 17

18 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... z wypłaci pracownikowi wynagrodzenie z dodatkiem za te nadgodziny (w przypadku nadgodzin dobowych termin wypłaty przypada zawsze wraz z wypłatą wynagrodzenia za miesiąc ich powstania a nie np. dopiero na koniec okresu rozliczeniowego). Moment złożenia wniosku Okres rozliczeniowy obejmuje miesiące październik grudzień. Pracownik w październikowy wtorek miał pracować przez 8 godzin, a faktycznie przepracował 10. Oznacza to, że wynagrodzenie wraz z dodatkiem za dwie nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy powinien otrzymać wraz z październikowym wynagrodzeniem za pracę. Nie zmienia tego fakt, że okres rozliczeniowy wynosi 3 miesiące i kończy się dopiero z upływem grudnia. Jeśli zaś pracownik woli rekompensatę nadgodzin w postaci udzielenia czasu wolnego od pracy, wówczas powinien złożyć pracodawcy stosowny wniosek najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za październik (choć sam odbiór może nastąpić później). Podobnie jeśli to pracodawca chciałby narzucić rekompensatę wynagrodzeń czasem wolnym, musi zdecydować o tym do momentu wypłaty wynagrodzenia za październik (choć wyznaczony przez niego termin wypłaty może przypadać aż do końca grudnia). Jeżeli więc w danym miesiącu wystąpią godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy dobowej, pracodawca powinien się z nich rozliczyć (podjąć odpowiednią decyzję co do sposobu ich rekompensaty) właśnie w tym miesiącu, nawet jeśli okres rozliczeniowy jest dłuższy, np. 3-miesięczny. Gdy pracodawca nie rozliczy się z tych godzin nadliczbowych wypłatą wynagrodzenia z dodatkiem ani udzieleniem czasu wolnego bez wniosku pracownika, wówczas powinien mieć wnioski pracowników o udzielenie czasu wolnego np. w kolejnym miesiącu lub nawet w kolejnym okresie rozliczeniowym (na wniosek pracownika jest to dopuszczalne). 18

19 CZAS PRACY Zdaniem Głównego Inspektoratu Pracy: ( ) działania pracownika (złożenie wniosku) lub pracodawcy (wskazanie terminu odbioru czasu wolnego) zmierzające do uniknięcia wypłaty dodatku za przepracowane godziny ponad normę dobową powinny nastąpić przed najbliższym terminem wypłaty wynagrodzenia, w przeciwnym razie pracodawca jest obowiązany wypłacić dodatek, mimo że okres rozliczeniowy nie uległ zakończeniu. Stanowisko GIP z 6 kwietnia 2009 r., GPP /09/PE/RP Jeżeli zaś udzielenie czasu wolnego, na wniosek pracownika, będzie dotyczyło rekompensaty za pracę w godzinach nadliczbowych średniotygodniowych (wynikających z przekroczenia normy średniotygodniowej), wówczas wniosek pracownika powinien zostać złożony po zakończeniu okresu rozliczeniowego, najpóźniej w terminie wypłaty wynagrodzenia za ostatni jego miesiąc. Godziny nadliczbowe średniotygodniowe powstają bowiem dopiero wraz z zakończeniem okresu rozliczeniowego. Dopiero ich pojawienie się rodzi po stronie pracodawcy obowiązek zapłaty za nie lub zrekompensowania ich czasem wolnym (np. na wniosek pracownika). Potwierdza to orzecznictwo Sądu Najwyższego. Zdaniem Sądu Najwyższego: Roszczenie o wynagrodzenie za pracę w nadgodzinach wynikających z przekroczenia norm średniotygodniowych czasu pracy staje się wymagalne dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego wprowadzonego regulaminem pracy lub układem zbiorowym pracy. Wyrok SN z 20 sierpnia 2008 r., sygn. akt I PK 35/08, OSNP 2010/1 2/8 Część specjalistów uważa, że skoro nadgodziny średniotygodniowe powstają dopiero z końcem okresu rozliczeniowego, jest już wówczas za późno na wniosek pracownika o udzielenie w zamian czasu wolnego (a jeśli nie ma wniosku do końca okresu rozliczeniowego, to trzeba płacić). W praktyce wydaje się jednak możliwe złożenie takiego wniosku. 19

20 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... Wniosek przy nadgodzinach średniotygodniowych Pracownik pracujący w równoważnym czasie pracy w październiku przyszedł do pracy na 4 godziny w dniu harmonogramowo wolnym od pracy (wyrównującym przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy w innych dniach). Pracy tej nie zrekompensowano do końca okresu rozliczeniowego, który kończył się w grudniu. Spowodowało to przekroczenie średniotygodniowej normy czasu pracy. U pracodawcy terminem wypłaty pensji jest 5. dzień miesiąca następującego po miesiącu, za który wynagrodzenie przysługuje. Wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny z tytułu przepracowanych w październiku 4 godzin w dniu harmonogramowo wolnym od pracy pracownik otrzyma nie na koniec października, ale dopiero z upływem okresu rozliczeniowego, tj. z upływem grudnia (a konkretnie w dniu wypłaty wynagrodzenia przysługującego za grudzień, czyli 5 stycznia). Jeżeli więc pracownik woli rekompensatę wypracowanych nadgodzin w postaci udzielenia czasu wolnego, wówczas powinien złożyć pracodawcy stosowny wniosek najpóźniej do dnia wypłaty wynagrodzenia za grudzień (czyli do 5 stycznia). Jeśli nie zrekompensowaliśmy nadgodzin czasem wolnym (na wniosek pracownika czy też na mocy naszej decyzji), pracownik nabywa za nie prawo do dodatkowego wynagrodzenia. W takiej sytuacji, jeżeli pracodawca nie wypłaci wynagrodzenia i dodatku, popełnia wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny nakładaną przez inspektora pracy lub przez sąd. 20 Co grozi za brak pisemnego wniosku Pracownik, zatrudniony w sklepie spożywczym, świadczący pracę w ramach systemu podstawowego, w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym, w październiku przepracował 10 nadgodzin dobowych. W czasie kontroli inspektora pracy okazało się, że na liście płac za październik nie przewidziano dla pracownika dodatkowego wynagrodzenia za taką pracę. Pracodawca wyjaśnił, że pracownik otrzyma czas wolny w grudniu, ponieważ tak się z nim umówił. Inspektor poprosił

21 CZAS PRACY o pisemny wniosek pracownika w tej sprawie i okazało się, że pracodawca nie ma takiego dokumentu. Nie było też polecenia pracodawcy co do odbioru nadgodzin w formie czasu wolnego. W konsekwencji inspektor pracy stwierdził wykroczenie przeciwko prawom pracownika (polegające na niewypłaceniu pracownikowi należnego wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych) i ukarał pracodawcę grzywną. Za pracę w sobotę czy niedzielę zasadniczo dzień wolny Trzeba przy tym podkreślić, że gdy przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy są wynikiem pracy w: z szóstym dniu tygodnia, z niedziele lub święta, nie obowiązuje zasada rekompensaty w postaci udzielenia czasu wolnego, lecz należy udzielić całego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego. Dopiero gdy odbiór dnia wolnego jest: z fizycznie niemożliwy w przypadku szóstego dnia tygodnia, czyli zazwyczaj tzw. wolnej soboty (np. sobota jest ostatnim dniem okresu rozliczeniowego i nie ma już kiedy oddać wolnego dnia) albo z niemożliwy z przyczyn obiektywnych w przypadku niedzieli lub święta, wówczas przyjmuje się, że można nie oddać dnia wolnego. A wtedy brak jego odbioru sprawi, że na koniec okresu rozliczeniowego powstaną nadgodziny średniotygodniowe. Nadgodziny średniotygodniowe z powodu nieoddania wolnego za pracę w sobotę Pracownik został wezwany do pracy w wolną sobotę na 2 godziny. Sobota ta była ostatnim dniem okresu rozliczeniowego. Pracodawca zasadniczo musi oddać w zamian za pracę w takim dniu dzień wolny pełną dniówkę, mimo że pracownik przepracował tylko 2 godziny (a nie może zmniejszyć z tego tytułu wynagrodzenia). Jednak w tym przypadku nie da się już fizycznie oddać dnia wolnego. Na koniec okresu rozliczeniowego powstają więc 2 godziny nadliczbowe średniotygodniowe. Jeśli pra- 21

22 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... cownik nie złoży wniosku o ich rekompensatę, to w terminie wypłaty wynagrodzenia za ostatni miesiąc okresu rozliczeniowego należy za te 2 nadgodziny wypłacić wynagrodzenie z dodatkiem 100%. A zatem jeżeli pracownik został wezwany do pracy, np. na 2 godziny w dniu wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (którym zwykle jest wolna sobota), wówczas nie stosujemy zasad rekompensaty nadgodzin czasem wolnym. Musimy oddać mu w zamian cały dzień wolny. Nie można więc zrekompensować, na wniosek pracownika, 2 godzin pracy w takim dniu wolnym, oddając 2 godziny wolne w innym dniu w terminie uzgodnionym z pracownikiem, przypadającym w ramach aktualnego okresu rozliczeniowego. Nie wolno też zamienić udzielenia dnia wolnego na wypłatę wynagrodzenia z dodatkiem (poza wyjątkowymi przypadkami, które opisano wcześniej gdy fizycznie nie da się oddać dnia wolnego np. wolna sobota jest ostatnim dniem okresu rozliczeniowego). Natomiast za pracę w niedzielę lub święto w pierwszej kolejności również należy oddać cały dzień wolny. Jednak jeśli jest to niemożliwe, możemy w drodze wyjątku zamienić odbiór dnia wolnego na wypłatę wynagrodzenia z dodatkiem 100% za każdą godzinę pracy w niedzielę czy święto. Uwaga! Jeśli pracownik zatrudniony np. w podstawowym czasie pracy przekroczy w wolną sobotę lub wolną niedzielę 8-godzinną normę czasu pracy, nie ma przeszkód, aby złożył wniosek o udzielenie czasu wolnego za takie godziny. 12 godzin pracy w wolną sobotę Pracownik został wezwany do pracy w wolną sobotę na 12 godzin. Za pierwsze 8 godzin powinien otrzymać dzień wolny. Jednak kolejne 4 godziny rekompensuje się jako nadgodziny dobowe albo czasem wolnym albo wynagrodzeniem z dodatkiem (decyzja musi co do nich zapaść do daty wypłaty za miesiąc powstania nadgodzin). Jeśli pracownik nie mógłby fizycznie otrzymać dnia wolnego (np. zachorował i był chory do końca okresu rozliczeniowego), pierwsze 8 godzin pracy staną się na koniec okresu rozliczeniowego godzinami nadliczbowymi średniotygodniowymi. 22

23 CZAS PRACY Do kogo kieruje się wniosek Czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych udziela pracodawca. On zatem powinien być adresatem wniosku pracownika. Zgodnie zaś z art. 3 1 kp za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności z zakresu prawa pracy dokonuje: z osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo z inna wyznaczona do tego osoba. Pracodawca może więc wyznaczyć pracownika podejmującego decyzję w sprawie udzielenia czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Osobą taką może być: z dyrektor personalny, z kierownik ds. kadr czy też z bezpośredni przełożony wnioskującego pracownika. Co ma zawierać wniosek o odbiór nadgodzin Wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych powinien zawierać: z daty wystąpienia godzin nadliczbowych oraz ich liczbę, z wskazanie dat udzielenia czasu wolnego w zamian za nadgodziny oraz określenie liczby godzin czasu wolnego, które pracownik zamierza wykorzystać w poszczególne dni. Jak już wspomniano, udzielenie czasu wolnego na wniosek pracownika nie musi przypadać w okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły godziny nadliczbowe. Ważne jest jednak, aby złożył on wniosek w odpowiednim terminie. Termin odbioru na wniosek pracownika dowolny Pracownika obowiązuje system podstawowego czasu pracy i jednomiesięczny okres rozliczeniowy. Dnia 5 września przepracował 5 godzin nadliczbowych i chciał (na swój pisemny wniosek) odebrać czas wolny za tę pracę 7 października. Pracodawca nie zgodził się na to, argumentując, że udzielenie czasu wolnego musi nastąpić w ramach tego samego okresu rozliczeniowego. Pracodawca nie miał racji. Jeżeli udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych odbywa się na pisemny wniosek 23

24 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... pracownika, wówczas odbiór nadgodzin może nastąpić w kolejnym okresie rozliczeniowym w tym przypadku będzie to październik. Czas wolny za pracę w godzinach nadliczbowych udzielany na wniosek pracownika rekompensuje się w proporcji 1:1 (czyli 1 godzina czasu wolnego w zamian za 1 nadgodzinę). Wniosek pracownika jest tańszy Pracownik przepracował w październiku 15 godzin nadliczbowych z powodu przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Złożył pracodawcy pisemny wniosek o odbiór tych nadgodzin w październiku i wskazał dwa dni pracy, w których taki odbiór miałby nastąpić. W pierwszym z nich pracownik odebrałby 8 godzin, a w drugim 7. Pracodawca zaakceptował prośbę pracownika jako zgodną z przepisami. Mamy też prawo udzielić czasu wolnego za pracę w nadgodzinach bez wniosku pracownika i to nawet wtedy, gdyby wolał np. odbiór wynagrodzenia z dodatkiem. W takim jednak przypadku czasu wolnego można udzielić najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego i to w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. 24 Za godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca tylko wypłata, czas wolny nie Strony muszą zapisać w umowie o pracę pracownika niepełnoetatowego dopuszczalną liczbę godzin pracy ponad wymiar określony w umowie, której przekroczenie uprawnia go do wynagrodzenia w takiej wysokości, jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Uwaga! Za godziny ponadwymiarowe może przysługiwać tylko wynagrodzenie (zwykłe, a powyżej limitu z dodatkiem jak za nadgodziny). Jednak godziny ponadwymiarowe nie są nadgodzinami. A więc nie można rekompensować ich czasem wolnym ani z inicjatywy pracodawcy, ani na wniosek pracownika. Innymi słowy: jeżeli praca nie jest nadliczbowa i stanowi jedynie przekroczenie dopuszczalnej liczby godzin dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu

25 CZAS PRACY pracy, uprawniającym do wypłaty dodatkowego wynagrodzenia jak za nadgodziny nie można udzielić za nie czasu wolnego. Godziny ponadwymiarowe niepełnoetatowca Pracownik jest zatrudniony na 1/2 etatu. Pracuje codziennie po 4 godziny. Zgodnie z jego umową o pracę, od 6. godziny ma wypłacane wynagrodzenie z dodatkiem jak za godziny nadliczbowe. Pewnego dnia został wezwany do pracy na 10 godzin. Oznacza to, że: z za pierwsze 6 godzin otrzyma zwykłą stawkę (za 5. i 6. godzinę nie można udzielić czasu wolnego), z za kolejne 2 godziny otrzyma wynagrodzenie z dodatkiem jak za godziny nadliczbowe dobowe (ale nie czas wolny) z ostatnie 2 godziny to godziny nadliczbowe, za które można udzielić czasu wolnego, albo zapłacić wynagrodzenie z dodatkiem. Potrzebny jest podpis pracownika i akceptacja pracodawcy Wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny powinien być przez niego podpisany. W przeciwnym razie będą wątpliwości, czy faktycznie złożył oświadczenie woli w tym zakresie. Wnioski o rekompensatę nadgodzin czasem wolnym mogą składać wszyscy pracownicy bez względu na typ posiadanej umowy o pracę lub wymiar czasu pracy określony w umowie. Pracodawca nie musi potwierdzać otrzymania wniosku pracownika o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych. Musi jednak podjąć decyzję, czy we wskazanym przez pracownika terminie udzielić mu czasu wolnego, czy też nie. Zgodę na odbiór nadgodzin lub jej brak warto zaznaczyć na wniosku. Udzielenie zgody na zrekompensowanie pracy w nadgodzinach czasem wolnym na wniosek pracownika lub jej odmowa na piśmie pomoże uniknąć nieporozumień w sytuacji, gdyby pracownik próbował udowodnić zaniedbania w zakresie rekompensowania nadgodzin. Uwaga! Udzielanie czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych w proporcji 1 do 1 bez pisemnego wniosku pracownika w tej sprawie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takiej sytuacji inspektor pracy może: 25

26 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... z skierować do pracodawcy wniosek w wystąpieniu o udzielanie czasu wolnego w proporcji 1 do 1 wyłącznie na podstawie pisemnych wniosków pracownika, a nawet z ukarać pracodawcę grzywną w postępowaniu mandatowym, w wysokości do zł za naruszenie przepisów o czasie pracy. Natomiast sąd może pracodawcę ukarać grzywną do zł. Wnioski przechowujemy razem z ewidencją Wniosków pracowników o udzielenie czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych nie przechowuje się w aktach osobowych. Trzeba je dołączyć do ewidencji czasu pracy, w której zostały wykazane. Informacja dla pracownika o udzieleniu mu przez pracodawcę czasu wolnego w zamian za pracę w nadgodzinach Warszawa, 15 września 2016 r. Pan Andrzej Nowak Dział Transportu Informacja o udzieleniu czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych Na mocy art Kodeksu pracy w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych w wymiarze 4 godzin, wynikającą z przekroczenia norm dobowych czasu pracy w dniach od 6 do 8 września 2016 r., udzielam Panu 6 godzin wolnych od pracy w dniu 23 września 2016 r. w godzinach od 9.00 do Zenon Kowalski dyrektor Działu Spedycji i Transportu Informację otrzymałem dnia 15 września 2016 r. Andrzej Nowak wzór 26

27 CZAS PRACY Udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny może nastąpić również bez wniosku pracownika, wskutek jednostronnej decyzji pracodawcy. W takim przypadku udzielamy czasu wolnego od pracy w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin, czyli 1,5 godziny czasu wolnego za 1 nadgodzinę. Jak już wspomniano, decyzję o takiej rekompensacie nadgodzin trzeba podjąć i zakomunikować pracownikowi w tym samym miesiącu, w którym powstały nadgodziny. Inaczej należałoby zapłacić dodatek za nadgodziny wraz z wypłatą wynagrodzenia za ten miesiąc. O takim sposobie rekompensaty nadgodzin można pracownika poinformować na piśmie. Pracownik może w danym miesiącu czy okresie rozliczeniowym wypracować godziny nadliczbowe uprawniające go do dodatku w wysokości 50% lub 100%. Dlatego polecając mu odebranie czasu wolnego, musimy określić, za które nadgodziny ten czas przysługuje. W razie bowiem gdy nie wszystkie nadgodziny rekompensowane są czasem wolnym, za resztę będziemy musieli zapłacić odpowiedni dodatek. Termin odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika może przypadać tylko w tym okresie rozliczeniowym, w którym wystąpiły rekompensowane nadgodziny. Udzielenie czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika możliwe jest tylko w stosunku do godzin nadliczbowych wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. Nie można zaś w ten sposób rekompensować nadgodzin średniotygodniowych. Ten rodzaj nadgodzin powstaje w chwili, gdy okres rozliczeniowy ulega zakończeniu a więc w chwili, do której mogły być w ten sposób zrekompensowane. Podstawa prawna: z art , art pkt 1, art. 147, art , art , art , art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.), z 8 a rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. nr 62, poz. 286 ze zm.). 27

28 Nadgodziny jakie zapisy regulaminowe są korzystne i jak formułować pisma... 28

29 CZAS PRACY 1BC0251 ISBN