Rozliczanie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych

Transkrypt

1 Rozliczanie wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych Pracę w godzinach nadliczbowych oraz formy jej rekompensaty regulują przepisy kodeksu pracy art Przesłanki pracy w godzinach nadliczbowych Praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy, a także praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy, wynikający z obowiązującego pracownika systemu i rozkładu czasu pracy, stanowi pracę w godzinach nadliczbowych (art K.p.). Obowiązujące pracownika normy czasu pracy, co do zasady, wynikają z art K.p. zgodnie z którym czas pracy nie może przekraczać: - 8 godzin na dobę i - przeciętnie 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowy Dla niektórych grup pracowników normy czasu pracy uregulowane zostały odrębnie niż te wynikające z powyższego przepisu. Zgodnie z przepisami: - ustawy z dnia z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych: czas pracy osoby niepełnosprawnej: w stopniu lekkim nie może przekraczać 8 godzin na dobę i 40 godzin tygodniowo dla niepełnosprawnych zaliczonych do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności czas pracy nie może przekraczać 7 godzin na dobę i 35 godzin tygodniowo (art. 15 ust. 1-2 ustawy) - ustawy z dnia 15 kwietnia 2011 r. o działalności leczniczej: czas pracy pracowników zatrudnionych w podmiocie leczniczym w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 7 godzin 35 minut na dobę i przeciętnie 37 godzin 55 minut na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracowników technicznych, obsługi i gospodarczych w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracowników niewidomych zatrudnionych na stanowiskach wymagających kontaktu z pacjentami, w przyjętym okresie rozliczeniowym, nie może przekraczać 6 godzin na dobę i przeciętnie 30 godzin na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 93 ustawy) 1

2 Natomiast praca wykonywana ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy po przekroczeniu której wystąpią godziny nadliczbowe dotyczy m.in. pracowników objętych równoważnym systemem czasu pracy w którym dobowy wymiar czasu pracy może być wydłużony m.in. do 12 godzin. Dlatego też, w dniu w którym zaplanowano pracownikowi pracę w wymiarze 10 godzin, praca w godzinach nadliczbowych wystąpi dopiero po przekroczeniu tego wymiaru. Z powyższego przepisu wynika, iż praca w godzinach nadliczbowych wystąpi w sytuacji przekroczenia norm czasu pracy: 8 godzin na dobę i 40 godzin w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Aby precyzyjnie ustalić, która norma została przekroczona należy odnieść się do definicji doby pracowniczej i tygodnia. Przez dobę: należy rozumieć 24 kolejne godziny, poczynając od godziny, w której pracownik rozpoczyna pracę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy (art pkt 1 k.p.) Przez tydzień: należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (art pkt 2 k.p.) Ważne Powyższe definicje mają szczególne znaczenie do kwalifikowania nadgodzin, za które należy wypłacić pracownikowi odpowiednie dodatki do wynagrodzenia w wysokości 50% lub 100% (w sytuacji gdy nie następuje odbiór czasu wolnego). Ich wysokość uzależniona jest od tego kiedy praca w godzinach nadliczbowych wystąpiła. Przykład Pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie podstawowym, wykonuje pracę w z góry ustalonym rozkładzie czasu pracy: od poniedziałku do piątku od 8 00 do W jednym z tygodni, ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, pracownik został wezwany do pracy w poniedziałek i wtorek na godzinę 6 00 i wykonywał pracę do godziny Doba pracownicza w poniedziałek rozpoczęła się od godziny 8 00, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy i trwała przez kolejne 24 godziny. Pierwsze dwie godziny pracy w poniedziałek nie przypadły na żadną z dób pracowniczych (sobota i niedziela są dniami wolnymi od pracy) a praca ta stanowiła pracę w godzinach nadliczbowych, należy pracę tą zakwalifikować jako naruszenie przeciętnej normy tygodniowej Jedna dodatkowa godzina pracy w poniedziałek naruszyła normę dobową 8 godzinną 2

3 Dwie pierwsze godziny pracy we wtorek spowodowały naruszenie normy dobowej (praca ta przypadła na dobę pracowniczą poniedziałkową) Jedna dodatkowa godzina pracy we wtorek naruszyła normę dobową 8 godzinną w dobie wtorkowej, która rozpoczęła się o 8 00 we wtorek i trwała przez kolejne 24 godziny Do ustalenia przekroczenia normy przeciętnej w tygodniu można zastosować również metody prezentowane przez Państwową Inspekcję Pracy lub Ministerstwo pracy. Metoda wskazana przez Państwową Inspekcję Pracy: w celu ustalenia nadgodzin średniotygodniowych należy: - od liczby godzin faktycznie przepracowanych przez pracownika w danym okresie rozliczeniowym należy odjąć liczbę godzin nadliczbowych wynikających z przekroczeń norm dobowych i dokonać porównania z rozkładem czasu pracy pracownika, następnie - od otrzymanej liczby godzin odjąć liczbę godzin wynikających z obowiązującego wymiaru czasu pracy w danym okresie rozliczeniowym. Otrzymana liczba oznacza liczbę nadgodzin z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy. Tak ustaloną liczbę nadgodzin średniotygodniowych rekompensuje się dodatkami dopiero na koniec okresu rozliczeniowego. W sytuacji gdy praca przypada poza rozkładem czasu pracy pracownika, a która wystąpiła pomiędzy dwoma dobami pracowniczymi w ramach tzw. "czarnej dziury" wypowiedziało się Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej. W piśmie z dnia 13 września 2013 r. Biuro Promocji i Mediów Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej uznało, że: "( ) Kodeks pracy przewiduje dwie normy czasu pracy; dobową (8 godzin) i tygodniową (przeciętnie 40 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym). Skoro zatem praca wykonywana w określonych godzinach nie może być zakwalifikowana jako praca nadliczbowa na dobę, bowiem nie przypada w dobie pracowniczej, a między kolejnymi dobami pracowniczymi, to powinna być ona rozliczona jako praca nadliczbowa wynikająca z tytułu przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy." Zatem w przypadku wystąpienia tego typu nadgodzin należy pracownikowi wypłacić 100% dodatek do normalnego wynagrodzenia. 3

4 Przykład Pracownik zatrudniony w systemie podstawowym, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku w systemie dwuzmianowym. W środę, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy, pracownik miał zaplanowaną pracę na pierwszej zmianie od 6 00 do 14 00, a w czwartek na drugiej zmianie od do Ze względu na szczególne potrzeby, pracodawca wezwał pracownika do pracy w czwartek na godzinę W związku z czym pracownik przepracował dwie godziny poza rozkładem czasu pracy, których nie można przyporządkować do żadnej z dób pracowniczych. Doba pracownicza w środę zakończyła się w czwartek o godzinie o 6 00, a czwartkowa rozpoczęła się o godzinie zgodnie z przyjętym na ten dzień rozkładem czasu pracy. Godziny pracy od do spowodowały przekroczenie przeciętnej normy tygodniowej, gdyż przypadały na tzw. "czarną dziurę". Za godziny te należało wypłacić pracownikowi, oprócz normalnego wynagrodzenia za pracę, 100% dodatek do wynagrodzenia. Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie: - konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii - szczególnych potrzeb pracodawcy, przy czym praca ta nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (w układzie zbiorowym lub regulaminie pracy lub w umowie o pracę, jeżeli nie ma obowiązku tworzenia regulaminów, limit ten można zwiększyć (art K.p.) 2. Czas wolny a rekompensata pieniężna Praca w godzinach nadliczbowych rekompensowana jest w dwojaki sposób : - poprzez udzielenie pracownikowi czasu wolnego lub - wypłatę stosownego dodatku za nadgodziny (art K.p.) Godziny nadliczbowe, które nie zostały skompensowane czasem wolnym w wymiarze przewidzianym w Kodeksie pracy, powinny być opłacone normalnym wynagrodzeniem oraz dodatkiem 50% lub 100%. Wyjątek od powyższej zasady, rekompensaty pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym, stanowi wykonywanej tej pracy: - w dniu wskazanym jako dzień wolny od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art K.p.) oraz - w niedziele i święta będących dla pracownika dniami wolnymi. Wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, przypadających w wyżej wskazanych dniach, omówione zostaną szczegółowo w dalszej części tego rozdziału. 4

5 3. Czas wolny na wniosek pracownika W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy (art K.p.). Wniosek pracownika powinien określać, za które dokładnie nadgodziny ma być udzielony czas wolny oraz termin, w którym pracownik chce taki czas wolny wykorzystać. Istotnym jest, że nie ma ograniczenia, co do terminu, w którym czas wolny za nadgodziny na wniosek pracownika ma być udzielony. Ważne Odebranie czasu wolnego, jeżeli pracodawca wyraził na to zgodę, może przypadać na inny okres rozliczeniowy. Z obowiązujących powszechnie przepisów nie wynika, w jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o udzielenie czasu wolnego. Stanowisko w tej sprawie zajął: Główny Inspektorat Pracy (stanowisko z dnia 21 kwietnia 2009 r. w sprawie terminu składania wniosku o czas wolny od pracy, nr pisma: GPP /09/PE/RP), w którym czytamy, iż: ( ) termin złożenia takiego wniosku jest uzależniony od rodzaju nadgodzin, w zamian, za które czas wolny ma być udzielony, ponieważ w momencie, w którym wiadomo, że praca jest pracą w godzinach nadliczbowych, pracownik nabywa prawo do wynagrodzenia za ten czas wraz ze stosownym dodatkiem. I tak o nadgodzinach dobowych wiadomo w dniu, w którym wystąpią, natomiast o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wiadomo dopiero na koniec okresu rozliczeniowego, w którym wystąpiły. W ocenie PIP wniosek o udzielenie czasu wolnego w zamian za nadgodziny z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy powinien, zatem zostać złożony przed terminem wypłaty wynagrodzenia za miesiąc, w którym nadgodziny te wystąpiły. Takie działanie pozwoli pracodawcy uniknąć wypłaty dodatku za nadgodziny dobowe ( ) W powyższym stanowisku GIP wskazał, iż: ( ) o nadgodzinach z tytułu przekroczenia średniotygodniowej normy czasu pracy wiadomo dopiero na koniec okresu rozliczeniowego ( ) Rozliczenie wynagrodzenia Jeżeli pracodawca zdecyduje się, że zrekompensuje pracownikowi przepracowane nadgodziny w formie czasu wolnego, to automatycznie uwalnia się od obowiązku wypłaty dodatków (50% lub 100%) za nadgodziny. Pracownik zachowuje jednak prawo do normalnego wynagrodzenia za każdą dodatkowo przepracowaną godzinę (art K.p.). Wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną. Za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wówczas, gdy przepisy prawa pracy tak stanowią (art. 80 k.p.) 5

6 Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 2005 r. dotyczące rekompensaty pracy nadliczbowej (GNP /05/PE) ( ) art k.p. reguluje wyłącznie alternatywną formę rekompensaty za pracę nadliczbową w stosunku do dodatku za pracę nadliczbową, o której mówi art k.p., czyli czas wolny od pracy. Jeżeli pracownik wykorzystuje czas wolny, wówczas nie przysługuje mu prawo do dodatku za pracę nadliczbową (art k.p.). Z art oraz art k.p. wynika, że w takiej sytuacji za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych przysługuje wyłącznie normalne wynagrodzenie. Artykuł k.p. reguluje zatem wyłącznie kwestie rekompensaty pracy nadliczbowej, nie regulując przy tym wynagrodzenia za czas wolny. Jedyny wyjątek dotyczy tylko przypadku, gdy czas wolny jest oddawany bez wniosku pracownika w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. W takiej sytuacji nie może to spowodować obniżenia należnego mu wynagrodzenia za pełny miesięczny wymiar czasu pracy. Oznacza to, że decydujące znaczenie przy rozstrzyganiu wynagrodzenia za czas wolny ma ogólna zasada wyrażona w art. 80 k.p. Za czas wolny, udzielony w zamian za pracę nadliczbową, wynagrodzenie nie przysługuje, bo pracownik nie świadczy wtedy pracy, a nie ma przepisu, który gwarantowałby zachowanie prawa przez pracownika do wynagrodzenia za czas wolny udzielany za pracę w godzinach nadliczbowych. Jeżeli czasu wolnego za pracę w godzinach nadliczbowych pracodawca udzielił na wniosek pracownika w innym miesiącu niż w tym, w którym ta praca wystąpiła, to w miesiącu, w którym pracował on ponad normę, otrzymuje odpowiednio wyższe wynagrodzenie za pracę, natomiast w miesiącu, w którym czas wolny odebrał, odpowiednio niższe (.). Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 09 lutego 2010 r. sygn. akt I PK 157/09 (...) pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas wolny udzielony w zamian za przepracowane nadgodziny, gdyż żadne przepisy na to nie wskazują. Wskazał również, że pracownik taki nabywa prawo do normalnego wynagrodzenia za czas dodatkowo przez niego przepracowany. Wynagrodzenie to może zostać wypłacone w terminie, w którym pracodawca udziela mu czasu wolnego ( ) 6

7 Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h h h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stałą stawką wynagrodzenia w wysokości zł. W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 15 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracownik zawnioskował o odebranie czasu wolnego za wszystkie dodatkowo przepracowane godziny w miesiącu maju 2018 r. na co pracodawca wyraził zgodę. Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: zł : 168 h (wymiar czasu pracy) = 17,86 zł 17,86 zł x 15 h = 267,90 zł Łącznie wynagrodzenie: 3 267,90 zł (3 000 zł + 267,90 zł) Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego w miesiącu maju 2018 r. wynagrodzenie pracownika należało odpowiednio pomniejszyć zł : 160 h (wymiar czasu pracy w maju) = 18,75 zł 18,75 zł x 15 h = 281,25 zł Łącznie wynagrodzenie: 2 718,75 zł (3 000 zł 281,25 zł) Przykład Pracownik objęty 3 miesięcznym okresem rozliczeniowym przypadającym od stycznia do marca 2018 r. miał do przepracowania łącznie: 504 h (168 h h h), które pracodawca zaplanował zgodnie z wymiarem czasu pracy przypadającym w poszczególnych miesiącach danego okresu rozliczeniowego. Pracownik wynagradzany jest stawką godzinową 15 zł/h W miesiącu styczniu 2018 r. pracownik przepracował dodatkowo 10 h, które stanowiły pracę w godzinach nadliczbowych (przekroczenie normy dobowej). Pracownik zawnioskował o odebranie czasu wolnego za wszystkie dodatkowo przepracowane godziny w miesiącu marcu 2018 r. na co pracodawca wyraził zgodę. 7

8 Wynagrodzenie za miesiąc styczeń 2018 r. wyniosło: 15 zł x 183 h (168 h + 15 h) = zł Wynagrodzenie w miesiącu odbioru czasu wolnego: W związku z odebraniem czasu wolnego w miesiącu marcu 2018 r. wynagrodzenie pracownika wyniosło: 15 zł x 161 h (176 h wymiar czasu pracy w marcu 15 h) = zł 8