OPIS PROJEKTU. zakupami operacyjnymi w MSP. GLOBPROC sp. z o.o. Umowa nr UDA-POIG /12-00

Transkrypt

1 GLOBPROC sp. z o.o. Umowa nr UDA-POIG /12-00 OPIS PROJEKTU Tytuł projektu: Stworzenie serwisu internetowego świadczącego e-usługę efektywnego zarządzania zakupami operacyjnymi w MSP Koncepcja pomysłu dotyczy budowy narzędzia, które usprawni zakupy operacyjne (zakupy produktów i usług, które można skatalogować po uprzednim wynegocjowaniu umów ramowych z dostawcami). Wizją wnioskodawcy jest świadczenie e-usługi małym i średnim firmom w Polsce i Anglii. Użytkownikami e-usługi będą osoby zgłaszające zapotrzebowanie na produkty/usługi i osoby weryfikujące zapotrzebowanie, wysyłające zamówienia do dostawców oraz zarządzające procesem zakupowym. Zasadniczą i innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie funkcjonalność elastycznego budowania ścieżek obsługi zamówień. Odpowie ona na zasadniczą potrzebę grupy docelowej, którą zidentyfikowano w trakcie badania ankietowego przeprowadzonego wśród przedstawicieli grupy docelowej (opisanego w16a), jaką jest uporządkowanie i automatyzacja procesu obsługi zamówień operacyjnych zgodnie z preferencjami danej firmy. Obecnie małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby modelowanie procesu obsługi zakupów operacyjnych, w szczególności procesu obiegu dokumentów zakupowych. W efekcie proces ten często destabilizuje funkcjonowanie firmy odciągając kluczowe zasoby (typu kierownicy zespołów, dyrektorzy finansowi) od działań produkcyjnych/usługowych lub zarządzania strategicznego generując straty. Dochodzi do sytuacji, w której dyrektor finansowy zastanawia się np. nad uzasadnieniem i efektywnością jednostkowego zakupu tonera do drukarki, lub nad zakupem komputera dla nowego pracownika, a jego asystenci poszukują najlepszej oferty na rynku. Nieefektywność kosztowa wynika z nadmiernej pracochłonności i nieuporządkowania procesu, z braku merytorycznej i budżetowej weryfikacji potrzeby zakupowej oraz dokonywania suboptymalnych zakupów po cenach jednostkowych. Rozwiązaniem tych problemów byłoby wdrożenie narzędzia, które zoptymalizowałoby obsługę zakupów poprzez automatyzację procesu i wdrożenie elektronicznych katalogów. Obecnie, ze względu na brak takich narzędzi na rynku zarówno w formie e-usługi, jaki i jej substytutów (np. systemów off-line dostępnych dla MSP) zasadnicza potrzeba grupy docelowej nie jest zaspokojona ani przez pojedyncze rozwiązanie, ani łącznie przez kilka rozwiązań. Systemy ERP (IFS, SAP), których funkcjonalności częściowo pokrywają się z funkcjonalnościami e-usługi są niedostępne dla MSP ze względu na koszt (od kilkudziesięciu tysięcy do kilku milionów euro) i czas (od kilku miesięcy) ich wdrożenia. Na rynku polskim i angielskim istnieje niezagospodarowana nisza. Tak powstał pomysł zasadniczej funkcjonalności, która odpowie wprost na niezaspokojoną zasadniczą potrzebę grupy docelowej. Funkcjonalność ta umożliwi z poziomu obsługi panelu użytkownika definiowanie procesu przetwarzania zakupu operacyjnego, od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez jego weryfikację budżetową (czy dana jednostka organizacyjna posiada budżet) i merytoryczną (czy istnieje uzasadnienie biznesowe dla dokonania zakupu), aż po wysłanie zamówienia do systemu dostawcy, który będzie mógł zostać połączony z e-usługą poprzez przygotowane w ramach projektu API. Funkcjonalność umożliwi modelowanie liczby etapów, typów (równoległa, kolejkowa) i rodzajów 1

2 (merytoryczna, budżetowa) weryfikacji zapotrzebowania oraz przypisywanie pracownikom uprawnień do składanie zamówień, ich weryfikację lub przesyłanie do dostawców. Wartością dodaną płynącą z zasadniczej funkcjonalności będzie zwiększenie efektywności procesu zakupów operacyjnych z uwzględnieniem potrzeb danej firmy, co do kolejności następujących po sobie etapów przetwarzania zamówienia. Funkcjonalność odpowie na istniejącą niszę rynkową. Innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie budowa przez użytkownika własnych katalogów produktów i usług, zamawianych od dostawców, z którymi współpracuje dana firma. Funkcjonalność umożliwi masowe wprowadzanie danych (w tym zdjęć) i zarządzanie cennikami, uzależnionych również od takich parametrów, jak dostawca, czas dostawy, wielkość zakupów. Dodatkowo system umożliwi zarządzanie atrybutami produktów w katalogu, automatyczne ich porównywanie i dziedziczenie właściwości w dół drzewa kategoryzacji. Wartością dodaną będzie uproszczenie zarządzania skomplikowanym katalogiem i umożliwienie odwzorowania cen wynegocjowanych w umowach ramowych w narzędziu służącym do obsługi zamówień firmowych. Innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie automatyczny monitoring procesu obsługi zamówień. E- usługa umożliwi definiowanie czasu potrzebnego na realizację poszczególnych etapów obsługi zakupu operacyjnego oraz identyfikację opóźnień w procesie. Będzie automatycznie monitorowała proces, powiadamiała o powstałych opóźnieniach oraz uruchamiała reguły zastępstw zdefiniowane na etapie modelowania procesu akceptacji. Wartością dodaną funkcjonalności będzie likwidowanie wąskich gardeł w procesie. Kolejną innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie funkcjonalność integracyjna, która umożliwi skonfigurowanie z poziomu interfejsu użytkownika metod wysyłania zamówień do poszczególnych dostawców. Zaakceptowane zapotrzebowanie będzie automatycznie przetwarzane w zamówienie i wysyłane do dostawcy w postaci wiadomości elektronicznej na wskazany adres lub w postaci pliku o określonej strukturze do wskazanego miejsca na serwerze dostawcy. E-usługa umożliwi osobie zarządzającej konfigurację własnego konta pod względem ustawień dot. struktury wysyłanych do dostawców plików i ich lokalizacji docelowej.. Wartością dodaną funkcjonalności będzie zapewnienie otwartości i gotowości e-usługi do integracji z systemami wielu dostawców, z którymi współpracują odbiorcy e-usługi. Następną innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie automatyczne rekomendowanie oszczędności poprzez analizę struktury koszyka (zapotrzebowania) użytkownika. E-usługa będzie analizować na co i w jakich ilościach jest zapotrzebowanie oraz będzie podpowiadać zamienniki dla nabywanych produktów - jednostkowo tańsze produkty spełniające te same funkcje użytkowe. Wartością dodaną funkcjonalności będą oszczędności na zakupach operacyjnych. Kolejną innowacyjną funkcjonalnością e-usługi będzie automatyczna identyfikacja niegospodarności oraz nadużyć w zamówieniach. E-usługa będzie rejestrowała sytuacje, w których użytkownik nie skorzystał z zamiennika, co powoduje konieczność ponoszenia wyższych kosztów przez organizację. Będzie również analizowała trendy zakupów całej organizacji. Analiza będzie dotyczyć porównań wartości zamawianych produktów pomiędzy osobami, jednostkami organizacyjnymi, w danym czasie, w przeliczeniu na pracownika. Na tej podstawie będzie mogła zidentyfikować również nadużycia, potencjalnie związane z dokonywaniem zakupów w prywatnych celach. Wartością dodaną funkcjonalności będzie redukcja strat zw. z niegospodarnością oraz nadużyciami w zakupach operacyjnych. 2

3 Funkcjonalności serwisu internetowego, na którym będzie świadczona e-usługa zostały pogrupowane w następujące procesy biznesowe: -- Proces rozpoczynania współpracy i płatności -- W celu wykorzystania e-usługi niezbędne będzie zarejestrowanie się w serwisie, na którym będzie ona świadczona. Podczas rejestracji użytkownik będzie akceptował regulamin precyzujący warunki współpracy pomiędzy wnioskodawcą a firmą, którą reprezentuje. Oprócz akceptacji regulaminu użytkownik będzie proszony o podanie danych firmy (nazwa, ulica, nr, miasto, kraj pochodzenia, dane kontaktowe) oraz założenie osobistego konta (poprzez podanie loginu, hasła, adresu ), które zostanie podpięte pod konto firmowe. Przed skorzystaniem z e-usługi użytkownik będzie dokonywał opłaty za abonament. Serwis przekieruje użytkownika do zewnętrznego systemu płatności (jednego z serwisów takich, jak: dotpay, przelewy24, paypal), z którym zostanie zintegrowany serwis internetowy. Wybór systemu płatności zostanie dokonany podczas realizacji projektu. Do logowania użytkownik będzie wykorzystywał login i hasło podane w trakcie procesu rejestracji. W ten sposób zostanie zapewniona automatyzacja procesu rejestracji, płatności i logowania. -- Proces definiowania ról w serwisie -- Użytkownik, który jako pierwszy z danej organizacji założy konto, będzie mógł zaprosić innych użytkowników do założenia konta (poprzez podanie adresów , na które system automatycznie wyśle zaproszenia do założenia konta) oraz nadać odpowiednim użytkownikom wyznaczone role w serwisie (zgłaszający zapotrzebowanie, weryfikujący merytorycznie, weryfikujący budżetowo, zarządzający kontem firmowym) i dostępy do katalogów. -- Proces zarządzania katalogami w serwisie -- E-usługa umożliwi użytkownikowi zarządzającemu kontem firmowym budowę struktury katalogów, z których użytkownicy zgłaszający zapotrzebowanie będą mogli zamawiać produkty i usługi. Użytkownik będzie mógł dodawać nowe katalogi, zaczytywać do nich masowo produkty (z pliku o określonym formacie), edytować katalogi, w szczególności wszystkie dane produktów. Następnie użytkownik będzie przyporządkowywał katalogi do dostawców oraz określał, w jakim formacie powinny być wysyłane zamówienia do poszczególnych dostawców. -- Proces definiowania procesu obsługi zamówień -- E-usługa umożliwi użytkownikowi zarządzającemu kontem firmowym definiowanie procesu przetwarzania zakupu operacyjnego, od zgłoszenia zapotrzebowania, poprzez jego weryfikację budżetową (czy dana jednostka organizacyjna posiada budżet) i merytoryczną (czy istnieje uzasadnienie biznesowe dla dokonania zakupu), aż po wysłanie zamówienia do systemu dostawcy, który będzie mógł zostać połączony z e-usługą poprzez przygotowane w ramach projektu usługi sieciowe. Funkcjonalność umożliwi wybór liczby etapów, typów (równoległa, kolejkowa) i rodzajów (merytoryczna, budżetowa) weryfikacji zapotrzebowania oraz przypisywania pracowników odpowiedzialnych za składanie zamówień (poprzez podanie ich loginu lub adresu ), ich weryfikację lub przesyłanie do dostawców. Dzięki zamodelowaniu procesu obsługi zamówień przez użytkownika, e-usługa będzie mogła automatycznie, według zdefiniowanego procesu przetwarzać zapotrzebowanie zgłaszane przez poszczególnych użytkowników. -- Proces obsługi zamówień -- Użytkownik zgłaszający zapotrzebowanie będzie mógł wybrać produkt/usługę z katalogu zbudowanego przez użytkownika zarządzającego kontem firmowym, a następnie wysłać 3

4 zapotrzebowanie do akceptacji. Przed wysłaniem zapotrzebowania do weryfikacji e-usługa będzie automatycznie analizowała strukturę koszyka (zapotrzebowania) użytkownika oraz będzie podpowiadać zamienniki dla nabywanych produktów - jednostkowo tańsze produkty spełniające te same funkcje użytkowe. Użytkownik będzie miał możliwość wyboru zamiennika lub pierwotnie wskazanego produktu/usługi. Osoby odpowiedzialne za akceptację będą otrzymywały automatyczne powiadomienia mailowe lub systemowe o konieczności weryfikacji zgłoszonego zapotrzebowania. System automatycznie będzie przechodził przez kolejne etapy weryfikacji o określonym typie i rodzaju zgodnie z procesem zamodelowanym przez użytkownika zarządzającego kontem firmowym. Po uzyskaniu niezbędnych akceptacji zapotrzebowanie będzie automatycznie przetwarzane w zamówienie i wysyłane do dostawcy w postaci wiadomości elektronicznej na wskazany adres lub w postaci pliku o określonej strukturze do wskazanego (przez osobę zarządzającą zamówieniami w firmie) miejsca na serwerze dostawcy. -- Proces monitoringu procesu zamówień oraz efektywności dokonywanych zakupów -- E-usługa umożliwi użytkownikowi zarządzającemu kontem monitoring procesu obsługi zamówień. Pozwoli zdefiniować czas potrzebny do realizacji poszczególnych etapów obsługi zakupu operacyjnego. Będzie automatycznie monitorowała proces, powiadamiała o powstałych opóźnieniach oraz uruchamiała reguły zastępstw zdefiniowane na etapie modelowania procesu obsługi zamówień. Ponadto e-usługa będzie automatycznie identyfikowała niegospodarność - rejestrowała sytuacje, w których użytkownik nie skorzystał z zamiennika, co powoduje konieczność ponoszenia wyższych kosztów przez organizację. Kolejno będzie automatycznie analizowała trendy zakupów całej organizacji. Analiza będzie dotyczyć porównań wartości zamawianych produktów pomiędzy osobami, jednostkami organizacyjnymi, w danym czasie, w przeliczeniu na pracownika. Na tej podstawie będzie automatycznie wskazywała na potencjalne nadużycia związane z dokonywaniem zakupów w prywatnych celach. -- Proces raportowania -- E-usługa będzie automatycznie dostarczała użytkownikowi zarządzającemu kontem firmowym zestaw raportów dotyczących przebiegu procesu obsługi zakupów operacyjnych. W szczególności będzie prezentowała raporty dotyczące opóźnień powstających w procesie oraz wartości dokonywanych zakupów w podziale na dostawców, katalogi oraz użytkowników/jednostki organizacyjne dokonujące zakupów. E-usługa, jak wykazano w powyższym opisie, będzie świadczona w sposób całkowicie automatyczny z perspektywy wnioskodawcy. Pracownicy wnioskodawcy będą jedynie zaangażowani w rozwój e-usługi oraz jej promocję na rynku. Tymczasem wszelkie dane i konfiguracje sposobu działania e-usługi będą dokonywane przez użytkowników (głównie użytkowników zarządzających kontami firmowymi). W ten sposób zostanie zapewniona elastyczność kształtowania sposobu obsługi procesów firm, które zdecydują się na skorzystanie z e-usługi. E-usługa będzie świadczona w języku polskim i angielskim, przy użyciu technologii informacyjnych za pośrednictwem serwisu internetowego i przeglądarki (systemów informatycznych) w Internecie (czyli publicznej sieci telekomunikacyjnej). E-usługa będzie świadczona po uprzedniej rejestracji i zalogowaniu się użytkownika, czyli na indywidualne żądanie. Poszczególni użytkownicy e-usługi będą mogli z niej korzystać z dowolnego miejsca na Ziemi, bez potrzeby przebywania w tej samej lokalizacji. 4

5 Poza e-usługą, na serwisie internetowym reklamodawca będzie mógł zakupić kampanię reklamową. Zakup kampanii reklamowych będzie odbywał się poprzez rejestracje w serwisie, akceptację regulaminu oraz dokonanie opłaty za pośrednictwem zewnętrznego systemu płatności elektronicznych, z którym zostanie zintegrowany serwis. Następnie reklamodawca będzie mógł dodać reklamę banerową, która będzie wyświetlana się w serwisie w wybranych miejscach. Serwis, na którym będzie świadczona e-usługa będzie automatycznie generował raporty dla administratora. Raporty te będą dotyczyły liczby sprzedanych abonamentów i kampanii reklamowych w serwisie w podziale na poszczególne rynki (polski, angielski) oraz miesiące. Dane te umożliwią weryfikację realizacji celów projektu na poziomie rezultatu. Cecha 1: Zaawansowaną cechą e-usługi będzie nowatorskie zastosowanie modelowania różnych procesów obsługi zamówień przez różnych użytkowników jednocześnie. E-usługa będzie umożliwiała różnym użytkownikom zdefiniowanie różnego sposobu działania aplikacji w kontekście różnych katalogów i dostawców. W efekcie e-usługa umożliwi wielowariantowe modelowanie procesów biznesowych z poziomu interfejsu użytkownika, co będzie stanowiło nie tylko innowację, ale i przełom na rynku e-usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii. E-usługa umożliwi modelowanie liczby etapów, typów (równoległa, kolejkowa) i rodzajów (merytoryczna, budżetowa) weryfikacji zapotrzebowania oraz przypisywanie pracowników odpowiedzialnych za składanie zamówień do poszczególnych etapów procesu. Dla każdego z katalogów, dostawców i organizacji proces obsługi zamówień będzie mógł wyglądać inaczej. Wdrożenie niniejszej cechy będzie wymagało zastosowania osiągnięć nie tylko z dziedziny obsługi zamówień w najnowszych wersjach systemów ERP (których wdrożenie kosztuje od kilkuset tysięcy do kilku milionów euro), ale i elastycznego definiowania wielu wariantów procesów obsługi zamówień z poziomu interfejsu użytkownika, co jest niespotykane obecnie nawet w systemach klasy ERP. Konsekwentnie niniejsza cecha będzie stanowiła innowację na rynku e-usług dedykowanych zakupom operacyjnym w Polsce i Anglii. Obecnie nie istnieje konkurencyjne lub substytucyjne rozwiązanie, które charakteryzowałoby się przedstawioną w tym punkcie cechą. Korzyść 1: Niniejsza e-usługa odpowie na dotychczas niezaspokojoną zasadniczą potrzebę uporządkowania i automatyzacji procesu obsługi zamówień operacyjnych zgodnie z preferencjami danej firmy, zgłaszaną przez grupę docelową w Polsce i Anglii. Obecnie małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby modelowanie procesu obsługi zakupów operacyjnych, głównie procesu obiegu dokumentów zakupowych (zapotrzebowań, ich akceptacji merytorycznej, budżetowej, zamówień). W efekcie proces ten często destabilizuje funkcjonowanie firmy odciągając kluczowe zasoby (typu kierownicy zespołów, dyrektorzy finansowi) od działań produkcyjnych/usługowych lub zarządzania strategicznego i przez to generuje straty. Wdrożenie niniejszej cechy będzie stanowiło przełom na rynku e- usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii. Przełom będzie dotyczył zarówno innowacyjnych technologii wielowariantowego modelowania procesów biznesowych z poziomu interfejsu użytkownika, jak i korzyści wynikających z uporządkowania i automatyzacji procesu obsługi zakupów operacyjnych. Korzyścią płynącą z wdrożenia cechy dla grupy docelowej w Polsce i Anglii będzie zwiększenie efektywności procesu, a co za tym idzie wygenerowanie oszczędności związanych z czasem i kosztami realizacji zakupów operacyjnych. Parametr 1: Wskaźnikiem produktu reprezentującym niniejszą cechę będzie jedna funkcjonalność (kod programistyczny e-usługi odpowiedzialny za realizację tej funkcjonalności) elastycznego budowania ścieżek obsługi zamówień. Spełnienie celu produktu zostanie potwierdzone poprzez: - próbę skorzystania z funkcjonalności elastycznego budowania ścieżek obsługi zamówień i weryfikacji istnienia w bazie danych e-usługi lub w logu zdarzenia zbudowania ścieżki obsługi zamówień, - weryfikację protokołu z testów oraz protokołu odbioru funkcjonalności elastycznego budowania 5

6 ścieżek obsługi zamówień, podpisanych przez firmę programistyczną, która zbudowała serwis oraz przez wnioskodawcę. Cecha 2: Zaawansowaną cechą e-usługi będzie nowatorskie zastosowanie metodyki monitoringu efektywności procesu obsługi zamówień. E-usługa umożliwi ustanowienie parametrów, względem których będzie monitorowana efektywność procesu oraz określenie reguł zastępstw w przypadku wystąpienia znaczących opóźnień. Ponadto e-usługa będzie identyfikowała wąskie gardła w procesie i informowała użytkownika zarządzającego o etapach procesu, które najczęściej ulegają opóźnieniom. Przy wdrożeniu niniejszej cechy zostaną wykorzystane osiągnięcia z dziedziny zarządzania efektywnością procesów biznesowych. Niniejsza cecha będzie stanowiła innowację na rynku e-usług dedykowanych zakupom operacyjnym w Polsce i Anglii. Obecnie nie istnieje konkurencyjne lub substytucyjne rozwiązanie na rynku e-usług służące obsłudze procesów zakupowych małych i średnich przedsiębiorstw, które charakteryzowałoby się przedstawioną w tym punkcie cechą. Korzyść 2: Niniejsza e-usługa odpowie na dotychczas niezaspokojoną potrzebę terminowej realizacji procesu obsługi zamówień i zapobiegania wystąpieniu opóźnień w procesie, zgłaszaną przez grupę docelową w Polsce i Anglii. Obecnie małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby automatyczne monitorowanie terminowości obsługi zamówień, która jest potrzebna dla płynnego funkcjonowania firmy. Wdrożenie niniejszej cechy będzie stanowiło przełom na rynku e- usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii, gdyż odciąży osoby zaangażowane w proces obsługi zamówień od monitorowania statusu zgłoszonych zapotrzebowań. Wdrożenie niniejszej cechy przyniesie korzyści odbiorcom e-usługi w Polsce i Anglii w postaci oszczędności czasu poświęcanego na monitoring statusu obsługi zgłoszonych zapotrzebowań. Parametr 2: Wskaźnikiem produktu reprezentującym niniejszą cechę będzie jedna funkcjonalność (kod programistyczny e-usługi odpowiedzialny za realizację tej funkcjonalności) automatycznego monitoringu procesu obsługi zamówień. Spełnienie celu produktu zostanie potwierdzone poprzez: - zasymulowanie opóźnienia w procesie obsługi zamówień i weryfikacji istnienia w bazie danych e-usługi lub w logu zdarzenia automatycznego powiadomienia użytkownika zarządzającego o wystąpieniu opóźnienia w realizacji procesu, - weryfikację protokołu z testów oraz protokołu odbioru funkcjonalności automatycznego monitoringu procesu obsługi zamówień, podpisanych przez firmę programistyczną, która zbudowała serwis oraz przez wnioskodawcę. Cecha 3: Zaawansowaną cechą e-usługi będzie nowatorskie zastosowanie otwartej technologii integracyjnej umożliwiającej integrację z poziomu interfejsu użytkownika. E-usługa umożliwi osobie zarządzającej kontem firmy konfigurację własnego konta w zakresie ustawień dot. struktury wysyłanych do dostawców plików z zamówieniami oraz miejsca wysyłania plików (adresu na serwerze). Dzięki temu, w przeciwieństwie do dedykowanych rozwiązań integracyjnych, takich jak SAP XI, którego wdrożenie wymaga pracy konsultantów, możliwe będzie dynamiczne budowanie struktury dokumentów integracyjnych bezpośrednio w e-usłudze, bez konieczności programowania. Zbudowanie odpowiedniego interfejsu komunikacyjnego będzie wymagało jedynie przedstawienia sposobu mapowania danych zamówienia do dokumentu integracyjnego. Stanowić to będzie istotną innowacyjność w dziedzinie e-usług jak i systemów integracyjnych w ogóle. Niniejsza cecha będzie stanowiła innowację na rynku e-usług dedykowanych zakupom operacyjnym w Polsce i Anglii. Obecnie nie istnieje konkurencyjne lub substytucyjne rozwiązanie na rynku e-usług służących obsłudze procesów zakupowych małych i średnich przedsiębiorstw, które charakteryzowałoby się przedstawioną w tym punkcie cechą. Korzyść 3: Niniejsza e-usługa odpowie na dotychczas niezaspokojoną potrzebę automatyzacji przekazywania zamówień do dostawców, zgłaszaną przez grupę docelową w Polsce i Anglii. Obecnie 6

7 małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby automatyczne przekazywanie zamówień do dostawców. Wdrożenie niniejszej cechy będzie stanowiło przełom na rynku e- usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii, gdyż odciąży osoby zaangażowane w proces obsługi zamówień do dostawców od operacyjnej pracy. Wdrożenie niniejszej cechy przyniesie korzyści odbiorcom e-usługi w Polsce i Anglii w postaci oszczędności czasu poświęcanego na przekazywanie zamówień do dostawców. Parametr 3: Wskaźnikiem produktu reprezentującym niniejszą cechę będzie jedna funkcjonalność (kod programistyczny e-usługi odpowiedzialny za realizację tej funkcjonalności) integracyjna, która umożliwi skonfigurowanie z poziomu interfejsu użytkownika metod wysyłania zamówień do poszczególnych dostawców. Spełnienie celu produktu zostanie potwierdzone poprzez: - próbę skorzystania z funkcjonalności integracyjnej, która umożliwi skonfigurowanie z poziomu interfejsu użytkownika metod wysyłania zamówień do poszczególnych dostawców i weryfikacji istnienia w bazie danych e-usługi lub w logu zdarzenia skonfigurowania metody wysyłania zamówień do danego dostawcy, - weryfikację protokołu z testów oraz protokołu odbioru funkcjonalności integracyjnej, która umożliwi skonfigurowanie z poziomu interfejsu użytkownika metod wysyłania zamówień do poszczególnych dostawców, podpisanych przez firmę programistyczną, która zbudowała serwis oraz przez wnioskodawcę. Cecha 4: Zaawansowaną cechą e-usługi będzie nowatorskie zastosowanie wariantowej symulacji kosztów względem bazowego wyboru dóbr wchodzących w skład zapotrzebowania użytkownika. E- usługa będzie automatycznie rekomendowała oszczędności poprzez analizę struktury koszyka (zapotrzebowania) użytkownika. E-usługa będzie analizowała na co i w jakich ilościach jest składane zapotrzebowanie. Na tej podstawie będzie wyszukiwać i podpowiadać zamienniki dla nabywanych produktów jednostkowo tańsze produkty spełniające te same funkcje użytkowe. W celu dziedziny modelowania ekonometrycznego mającego na celu znalezienie optymalnego rozwiązania, spełniającego założenia bazowe i minimalizującego koszt zakupu. Rozwiązania tego typu są obecnie wykorzystywane w zaawansowanych systemach logistycznych. Niniejsza cecha będzie stanowiła innowację na rynku e-usług dedykowanych zakupom operacyjnym w Polsce i Anglii. Obecnie nie istnieje konkurencyjne lub substytucyjne rozwiązanie na rynku e-usług służących obsłudze procesów zakupowych małych i średnich przedsiębiorstw, które charakteryzowałoby się przedstawioną w tym punkcie cechą. Korzyść 4: Niniejsza e-usługa odpowie na dotychczas niezaspokojoną potrzebę poszukiwania oszczędności przy każdym zakupie, zgłaszaną przez grupę docelową w Polsce i Anglii. Obecnie małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby automatyczne analizowanie poszczególnych zapotrzebowań pod kątem możliwości realizacji oszczędności. Proces ten jest również zbyt żmudny i pracochłonny, aby wykonywać go ręcznie każdorazowo przy każdym zakupie. Konsekwentnie wdrożenie niniejszej cechy będzie stanowiło przełom na rynku e- usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii, gdyż pozwoli na wygenerowanie znaczących oszczędności. Wdrożenie niniejszej cechy przyniesie korzyści finansowe w postaci oszczędności odbiorcom e-usługi w Polsce i Anglii. Parametr 4: Wskaźnikiem produktu reprezentującym niniejszą cechę będzie jedna funkcjonalność (kod programistyczny e-usługi odpowiedzialny za realizację tej funkcjonalności) automatycznego rekomendowania oszczędności poprzez analizę struktury koszyka (zapotrzebowania) użytkownika. Spełnienie celu produktu zostanie potwierdzone poprzez: - próbę skorzystania z funkcjonalności automatycznego rekomendowania oszczędności poprzez analizę struktury koszyka (zapotrzebowania) użytkownika i weryfikację istnienia w bazie danych e-usługi lub w logu zdarzenia zarekomendowania zamiennika, - weryfikację protokołu z testów oraz protokołu odbioru funkcjonalności automatycznego 7

8 rekomendowania oszczędności poprzez analizę struktury koszyka (zapotrzebowania) użytkownika, która zbudowała serwis oraz przez wnioskodawcę. Cecha 5: Zaawansowaną cechą e-usługi będzie nowatorskie zastosowanie metodyk controllingowych do analizy wydatków zakupowych i identyfikacji niegospodarności lub potencjalnych nadużyć. E-usługa będzie automatycznie rejestrowała sytuacje, w których użytkownik nie skorzystał z zamiennika, co powoduje konieczność ponoszenia wyższych kosztów przez firmę i będzie analizowała trendy zakupów całej organizacji. Analiza będzie realizowana poprzez porównanie wartości zamawianych produktów pomiędzy osobami, jednostkami organizacyjnymi, w danym czasie, w przeliczeniu na pracownika. Na tej podstawie e-usługa będzie identyfikować nadużycia związane z dokonywaniem zakupów w prywatnych celach. W celu wdrożenia niniejszej cechy zostanie zbudowany zaawansowany algorytm analizy wydatków pod kątem niegospodarności i nadużyć. Do dziedziny kontrolingu strategicznego oraz zaawansowanej eksploracji danych, w tym modelowania stochastycznego. Niniejsza cecha będzie stanowiła innowację na rynku e-usług dedykowanych zakupom operacyjnym w Polsce i Anglii. Obecnie nie istnieje konkurencyjne lub substytucyjne rozwiązanie na rynku e-usług służących obsłudze procesów zakupowych małych i średnich przedsiębiorstw, które charakteryzowałoby się przedstawioną w tym punkcie cechą. Korzyść 5: Niniejsza e-usługa odpowie na dotychczas niezaspokojoną potrzebę redukcji niegospodarności i potencjalnych nadużyć, zgłaszaną przez grupę docelową w Polsce i Anglii. Obecnie małe i średnie firmy nie mają narzędzia, które umożliwiałoby automatyczną analizę wydatków zakupowych pod kątem wykrywania niegospodarności i potencjalnych nadużyć. Wdrożenie niniejszej cechy będzie stanowiło przełom na rynku e- usług dedykowanych do obsługi zakupów operacyjnych w Polsce i Anglii, gdyż zostaną zastosowane nowatorskie narzędzia controllingowe, które znacząco zmobilizują osoby odpowiedzialne za obsługę procesów zakupowych w firmach korzystających z e- usługi do realizacji zamówień zgodnie z obowiązującymi procedurami. Wdrożenie niniejszej cechy przyniesie korzyści odbiorcom e-usługi w Polsce i Anglii w postaci redukcji niegospodarności i nadużyć, a w efekcie w postaci oszczędności finansowych. Parametr 5: Wskaźnikiem produktu reprezentującym niniejszą cechę będzie jedna funkcjonalność (kod programistyczny e-usługi odpowiedzialny za realizację tej funkcjonalności) automatycznej identyfikacji niegospodarności oraz nadużyć w zamówieniach. Spełnienie celu produktu zostanie potwierdzone poprzez: - rezygnację ze skorzystania z proponowanego zamiennika przy tworzeniu zapotrzebowania przez użytkownika i weryfikację istnienia w bazie danych e-usługi lub w logu zdarzenia zaraportowania faktu rezygnacji z zamiennika, - weryfikację protokołu z testów oraz protokołu odbioru funkcjonalności automatycznej identyfikacji niegospodarności oraz nadużyć w zamówieniach, podpisanych przez firmę programistyczną, która zbudowała serwis oraz przez wnioskodawcę. E-usługa zarządzania zakupami operacyjnymi będzie świadczona za pomocą serwisu internetowego i dostępna będzie dla użytkowników poprzez przeglądarkę internetową. Dziś przeglądarka stanowi najpowszechniejsze środowisko pracy użytkowników i dzięki temu dostępność e-usługi będzie jak największa. Implikować to będzie jednocześnie konieczność realizacji aplikacji z zastosowaniem technologii dedykowanych tworzeniu aplikacji webowych. Zarządzanie zakupami operacyjnymi jest procesem krytycznym biznesowo, a więc rozwiązania stosowane w trakcie implementacji e-usługi będą musiały korzystać z rozwiązań stosowanych w systemach klasy enterprise. Oznacza to, że system powinien realizować zagadnienia deklaratywnej transakcyjności, klastrować i skalować się bez konieczności przebudowy systemu oraz posiadać 8

9 wbudowane mechanizmy integracyjne i systemy gwarantowanego dostarczenia wiadomości. Dzięki temu możliwe będzie realizowanie zadań biznesowych i zobowiązań, takich jak zapotrzebowania i zamówienia w sposób transakcyjny i pewny. Jednocześnie architektura systemu nie powinna być przypisania do konkretnej technologii serwerowej, bazodanowej czy systemu operacyjnego, gdyż w miarę wzrostu ilości użytkowników, konieczna może okazać się migracja na większy, wydajniejszy system. W tej sytuacji ważne będzie, by nie modyfikować systemu, lecz tylko go uruchomić w efektywniejszym środowisku. Odpowiednia architektura i dobór technologiczny zapewni bezproblemową tego typu migrację. Aplikacja będzie systemem wielowarstwowym. Zostaną wydzielone elementy odpowiedzialne za prezentację (widok), logikę biznesową, model danych i komponenty integracyjne, realizujące komunikację z dostawcami. Dzięki takiej separacji system będzie odporny na błędy, niezależność warstw ułatwi również rozwój aplikacji i możliwość zmiany poszczególnych elementów systemu bez wpływu na inne warstwy. Koncepcja takiej architektury oparta będzie na wzorcu MVC - Model View Controller. System powinien być zrealizowany z wykorzystaniem technologii, która z jednej strony zapewni spójność technologiczną każdej z warstw, a jednocześnie dostarczać będzie opisanych wyżej rozwiązań klasy enterprise. Jednocześnie w tej technologii powinny być dostępne frameworki programistyczne, ułatwiające tworzenie oprogramowania, bez konieczności implementacji powtarzalnych i podstawowych dla aplikacji webowych rozwiązań. Wspomniane wyżej wymagania mogą być zrealizowane z wykorzystaniem języka Java, w oparciu o framework Grails. Dzięki połączeniu prostoty frameworka z możliwością realizacji zagadnień biznesowych poprzez wykorzystanie rozwiązań pakietu Java Enterprise Edition (takie jak rozproszone transakcje, kolejkowanie wiadomości, wbudowane w standard klastrowanie i skalowanie aplikacji itp.), taka technologia zapewni odpowiednie środowisko dla stworzenia krytycznej biznesowo aplikacji. Jednocześnie system opierać będzie swój model danych o relacyjną bazę danych, abstrahując dostęp do niej poprzez odpowiednie pakiety mapowania obiektowo-relacyjnego. Dzięki temu w początkowym okresie możliwe będzie wykorzystanie baz danych o otwartym kodzie źródłowym, takie jak MySQL czy PostgreSQL. W sytuacji gwałtownego rozwoju aplikacji, umożliwi to migrację bazy danych na bardziej zaawansowane rozwiązania, takie jak Oracle Database, Microsoft SQL Server czy IBM DB2, wspierające partycjonowanie baz danych czy ich replikację w trybie online. Warstwa prezentacji systemu zrealizowana będzie w języku HTML w wersji 5. Ten nowy standard, wypierający poprzednią, statyczną, czwartą wersję najpowszechniejszego języka znacznikowego, umożliwia budowę nowego rodzaju aplikacji sieciowych. Ze względu na to, że od wnioskowanego systemu oczekiwać się będzie innowacyjności i lekkości, tego typu rozwiązanie stanowić będzie dużą wartość dodaną projektowanego interfejsu użytkownika. Środowiskiem uruchomieniowym systemu będzie serwer oparty na systemie operacyjnym Unix/Linux z zainstalowanym silnikiem skryptowym lub serwerem aplikacji odpowiednim dla technologii. Wraz z rozwojem systemu, warstwowa architektura rozwiązania umożliwi poziome skalowanie systemu, poprzez dodawanie kolejnych serwerów aplikacyjnych. 9