enova365 Księga Inwentarzowa

Transkrypt

1 enova365 Księga Inwentarzowa Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Moduł Księga inwentarzowa Moduł Księga inwentarzowa pozwala na pełną rejestrację zdarzeń związanych ze środkami trwałymi. Możemy otrzymać zarówno aktualny plan amortyzacji, jak i plan amortyzacji na dowolny dzień. Funkcjonalność modułu księga inwentarzowa: Możliwość prowadzania kartotek: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, wyposażenia (obiekty o wartości niewystarczającej do uznania ich za środek trwały, które zaliczane są w poczet kosztów bez konieczności ich amortyzowania); automatyczne nadawanie kolejnych numerów ewidencyjnych nowo wprowadzanym i zaimportowanym kartotekom środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, rozdzielenie amortyzacji bilansowej i podatkowej. Metody amortyzacji: jednorazowa, liniowa, degresywna (automatyczne wyznaczenie i przejście na metodę liniową). Program umożliwia: rejestrowanie zmian w historii środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, możliwość przypisania kartoteki do centrum kosztów i/lub miejsca użytkowania, możliwość przypisania osoby odpowiedzialnej możliwość przypisania rodzaju KŚT kategorii środków do kartoteki, przypisanie kodu kreskowego środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz wyposażenia, możliwość wprowadzania wyjątków planu amortyzacji. Prowadzenie ewidencji dokumentów związanych z obrotem środkami trwałymi oraz wartościami niematerialnymi i prawnymi z automatycznym nadawaniem numeracji kolejnym dokumentom danego typu (każdy z niżej wymienionych dokumentów posiada zdefiniowany wydruk): dokument amortyzacji automatyczne generowanie odpisów amortyzacyjnych dla środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych: możliwość tworzenia dokumentu inwentaryzacji ręcznie lub z wykorzystaniem kodów kreskowych, zbiorcze generowanie inwentaryzacji z listy środków trwałych dla różnych miejsc użytkowania, przyjęcie środka trwałego OT, likwidacja środka trwałego LT, przeszacowanie, zmiana wartości, odpis aktualizujący. Prowadzenie ewidencji dokumentów związanych ze zmianami parametrów środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (każdy z niżej wymienionych dokumentów posiada zdefiniowany wydruk): zmiana miejsca użytkowania, zmiana parametrów amortyzacji, zmiana centrum kosztów, zmiana osoby odpowiedzialnej, zmiana wartości i ilości. Zestawy środków trwałych możliwość łączenia środków trwałych w zestawy funkcja informacyjna. Terminarz możliwość wprowadzenia planowanych zadań do terminarza np. przeglądy, konserwacje itp. Strona 2 z 37

3 Prowadzenie ewidencji środków trwałych zgodnie z MSR - opcja dostępna wyłącznie dla wersji platynowej. Strona 3 z 37

4 Konfiguracja Księga Inwentarzowa Ogólne Konfiguracja księgi inwentarzowej Generowanie odpisów amortyzacyjnych w trybie rocznym umożliwia naliczenie amortyzacji w pełnej kwocie rocznego odpisu w grudniu parametr dla wszystkich środków trwałych. Algorytm szczegółowy data uruchomienia bardziej szczegółowego algorytmu amortyzacji. Nie należy zmieniać algorytmu naliczania amortyzacji w trakcie roku. Nowy algorytm najpierw nalicza miesięczne odpisy, a następnie je sumuje do jednego zbiorczego odpisu rocznego. Aktualizacja parametrów środków trwałych poprzez dokumenty od daty - włączenie parametru uaktywnia na liście dokumentów środków trwałych dodatkowe dokumenty: Zmiana miejsca użytkowania, Zmiana osoby odpowiedzialnej, Zmiana parametrów amortyzacji, Zmiana centrum kosztów. Ukryj odrębna ewidencję wyposażenia włączony parametr pozwala ukryć odrębną listę wyposażenia. Uwzględniaj kontekst okresu obrachunkowego parametr wykorzystywany w przypadku niestandardowego (różnego niż kalendarzowy) okresu obrachunkowego. Szczególnie istotny w przypadku obliczania amortyzacji metodą degresywną, gdzie podstawa naliczania amortyzacji powinna być przeliczana na początek okresu obrachunkowego. Uwaga! Parametr dostępny od wersji 8.2 jeżeli zostanie włączony w bazach, w których występuje niestandardowy okres obrachunkowy i środki trwałe były już amortyzowane metoda degresywna i podstawy zostały źle przeliczone, należy wprowadzić korekty amortyzacji w przeszłych okresach. Prawa danych parametry związane z egzekwowaniem praw w księdze inwentarzowej. Numeracja środków trwałych i wyposażenia możliwość wprowadzenia konfiguracji dla poszczególnych kartotek księgi inwentarzowej. Definicje dokumentów Strona 4 z 37

5 Dla danego typu dokumentu istnieje możliwość dodania nowej definicji dokumentu. Aby dodać definicje należny wybrać typ dokumentu np. OT i wybrać Nowy (Definicja dokumentu). Na zakładce ogólne lista po lewej stronie (Dostępne pola) to lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. Po prawej stronie znajduje się aktualna definicja. Pole oznaczone to automatycznie nadawany numer kolejny, cyfra za nim to wielkość numeru. Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem +, przycisk Dodaj pole jest nieaktywny. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok) dla daty. W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. Na zakładce Środki trwałe można określić do jakiej definicji ewidencji dany dokument będzie przechodził po zatwierdzeniu, dodatkowo można określić domyślny tytuł dokumentu. KRŚT Na tej liście widoczna jest Klasyfikacja rodzajowa środków trwałych oraz WNiP. Aby dodać nowy element należny wybrać typ środki trwałe lub WNiP i wybrać Nowy (Rodzaj Środka trwałego/wnip). Następnie należy uzupełnić formularz uzupełniając Symbol, Stawkę itp. Miejsca użytkowania Na tej liście możliwe jest dodanie nowego miejsca użytkowania. Miejsce użytkowania można przypisać na zakładce ogólne kartoteki środka trwałego/ WNiP/Wyposażenia. Aby dodać nowe miejsce użytkowania należny wybrać Nowy (Miejsce użytkowania). Następnie należy uzupełnić na zakładce ogólne: Nazwę, Oddział (opcja dla włączonej wielooddziałowości), Opis. Za zakładce prawa danych należny przypisać operatorom prawa do konkretnych miejsc użytkowania. Tytuły dokumentów Z poziomu listy Tytuły dokumentów istnieje możliwość dodania lub zmodyfikowania tytułów wykorzystywanych na dokumentach środków trwałych. Strona 5 z 37

6 Zakup nowego środka trwałego Utworzenie kartoteki środka trwałego Dla nowo zakupionego środka zakładamy kartę środka trwałego Księga inwentarzowa / Ewidencja środków trwałych / Nowy (Środek trwały/wartość niematerialna i prawna). Środek trwały zakładka ogólne Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer ŚT/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Nazwa nazwa środka trwałego. KŚT wybór klasyfikacji środka trwałego. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania. Centrum kosztów definiowane w opcjach. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. Zestaw środki trwałe można łączyć w zestawy. Zestawy nie mają wpływu na naliczanie amortyzacji oraz na generowanie innych dokumentów w ewidencji środków trwałych. Pełnią funkcje informacyjną. Zapisz i zamknij zapisanie wprowadzonych informacji. Strona 6 z 37

7 Pola miejsce użytkowania, centrum kosztów są polami, słownikowymi. Słowniki dla tych pól tworzy się na poziomie parametrów konfiguracyjnych. Lista miejsc użytkowania jest umieszczona w opcjach programu i nie jest automatycznie rozbudowywana o wartości wpisywane w pole Miejsce użytk.. Jest możliwość dodania do tej listy w locie. W tym celu, gdy dojdziemy do pola Miejsce użytk., przechodzimy do głównego okna enovy, wybieramy z menu Narzędzia Opcje (lub używamy skrótu klawiaturowego <Ctrl+F9>), następnie wybieramy zakładkę Księga inwentarzowa miejsce użytkowania i za pomocą klawisza Nowy dopisujemy miejsce Hala Nazwa Hala Opis Hala produkcyjna Uwaga! Zapisujemy nowo dopisane miejsce użytkowania, zapisujemy konfigurację, wracamy do okna środka trwałego i ODŚWIEŻAMY DANE, odpowiadając Tak na pytanie o zapisanie danych. Po tej operacji Hala pojawi się na liście dostępnych miejsc użytkowania środków trwałych. Wypełnienie formatki Ogólne i zapisanie nada środkowi trwałemu stan wprowadzony. Kolejnym krokiem jest sporządzenie dokumentu OT. Dokument OT Przechodzimy do Dokumentów środków trwałych, klawiszem wywołanie listy. Wybór dokumentu OT lub za pomocą myszy z menu pojawiającego się po kliknięciu strzałki na prawo od klawisza **Nowy (****Amortyzacja).** W wyświetlonym formularzu klikamy aby przejść na listę zawierającą środki trwałe. Dodanie zapisu. Strona 7 z 37

8 Wybierz zapis Posiadając dużą listę środków trwałych w celu szybkiego wyszukania środka można skorzystać z filtrów. Informacje w nich zawarte zawężają listę środków, przez co wyszukanie staje się prostsze. Typ Stan KŚT Miejsce użytkowania Odpowiedzialny Centrum kosztów Amortyzacja Wartości Wskazanie środka z listy, klawiszem <Enter> zaakceptowanie wyboru. Pojawienie się dokumentu OT, w którym umieszczamy: Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, data operacji dokumentu OT. Tytuł wybór z listy. Dokument dodatkowy gdy formatka środka trwałego zawiera dane o dokumencie pozyskania to informacja przenoszona jest automatycznie. Wartość podatkowa, wartość bilansowa wpisanie wartości początkowej, która zostanie umieszczona na formularzu środka trwałego oraz będzie podstawą do wyliczenie planu amortyzacji. Data rop. użytkowania wprowadzenie aktualnej daty. Zapisanie dokumentu. Strona 8 z 37

9 Dokument OT Wydruki Strona 9 z 37

10 Przyjęcie środka trwałego - wydruk OT - wydruk Określenie parametrów amortyzacji Powrót do ewidencji środków trwałych (Księga Inwentarzowa / Ewidencja środków trwałych) otwarcie ewidencjonowanego środka w celu wprowadzenia pozostałych informacji umożliwiających poprawne wyliczenie umorzenia. Informacje wymagane: Strona 10 z 37

11 Środek trwały zakładka Amortyzacja. W miesiącu rozp. użytk zaznaczenie okresu rozpoczęcia amortyzacji. Metoda wybór typu amortyzacji: Liniowa Degresywna Jednorazowa Nie amortyzować Stawka roczna stawka amortyzacyjna, zgodna z zaszeregowaniem środka do KRŚT. Współczynnik wartość równa 1,00 lub 2,00 w zależności od przyjętej metody amortyzacyjnej. Ulga inwestycyjna wartość 30% umorzenia. Ulga inwestycyjna 30% (1 rok użytkowania) wartość 30% umorzenia w pierwszym roku użytkowania. Wartości i odpisy w przypadku nowo zakupionego środka dane związane z wartościami początkowymi pobierane są z dokumentu OT. Tak wprowadzony środek trwały (nowo zakupiony) przygotowany jest do amortyzacji. Strona 11 z 37

12 Środek trwały użytkowany przed wdrożeniem programu Utworzenie kartoteki środka trwałego Często wprowadzane środki trwałe do programu są już wcześniej użytkowane w firmie. Wówczas stosujemy bilans otwarcia gdzie umieszczamy dane o środku. Ewidencja środków trwałych / Nowy (środek trwały) na zakładce Ogólne formularza, który otworzymy, wprowadzamy: Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer ŚT/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Nazwa nazwa środka trwałego. KŚT wybór klasyfikacji środka trwałego. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania. Centrum kosztów definiowane w opcjach. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. Środek trwały - zakładka Ogólne Wprowadzenie wartości BO Przejście na zakładkę, BO. Wprowadzając datę uaktywnią się pola do umieszczenia danych. Strona 12 z 37

13 Środek trwały zakładka BO Wartość początkowa wartość początkowa środka trwałego, z którą został przyjęty do użytkowania. Jest to zazwyczaj wartość zakupu lub wytworzenia. Wartość na wartość początkowa środka trwałego, uwzględniając operacje, powodujące zmianę wartości, np. modernizacje itp. (nie odejmujemy w tej pozycji odpisów umorzeniowych!) Odpisy do wartość dotychczasowego umorzenia. Wartość na wartość początkowa środka trwałego, uwzględniając operacje, powodujące zmianę wartości. (nie odejmujemy w tej pozycji odpisów umorzeniowych!) Odpisy do wartość dotychczasowego umorzenia. W przypadku wprowadzania środka trwałego w ciągu roku w polu Odpisy do sumujemy łączną wartość odpisów do z bieżącymi odpisami. Określenie parametrów amortyzacji Przejście na zakładkę Amortyzacji wprowadzenie następujących danych: Amortyzacja W miesiącu rozp. użytk zaznaczenie okresu rozpoczęcia amortyzacji. Metoda wybór typu amortyzacji: Liniowa Degresywna Jednorazowa Nie amortyzować Stawka roczna stawka amortyzacyjna, zgodna z zaszeregowaniem środka do KRŚT. Współczynnik wartość równa 1,00 lub 2,00 w zależności od przyjętej metody amortyzacyjnej. Ulga inwestycyjna wartość 30% umorzenia. Ulga inwestycyjna 30% (1 rok użytkowania) wartość 30% umorzenia w pierwszym roku użytkowania. Wartości i odpisy w przypadku nowo zakupionego środka dane związane z wartościami początkowymi pobierane są z dokumentu OT. Strona 13 z 37

14 Tak wprowadzony środek trwały (nowo zakupiony) przygotowany jest do amortyzacji. Strona 14 z 37

15 Amortyzacja Kontrola planu amortyzacji Wypełnienie zakładki Amortyzacji wszystkimi wymaganymi danymi pozwoli wygenerować plan amortyzacji. Przechodzimy na zakładkę Plan amortyzacji, naciskamy klawisz Generuj plan amortyzacji. W przypadku błędnej generacji planu należy ponownie przeanalizować zakładkę Amortyzacja. Środek trwały zakładka Plan amortyzacji. Strona 15 z 37

16 Plan amortyzacji - wydruk Oddzielenie przebiegu amortyzacji podatkowej i bilansowej. Parametry amortyzacji Przepisy dopuszczają, a w niektórych przypadkach niemal wymagają stosowanie innych parametrów amortyzacji dla celów bilansowych i podatkowych. W chwili obecnej istnieją zawsze dopuszczalne parametry, które są dopuszczalne w obu przypadkach. Niemniej czasem istnieje możliwość wyboru innych parametrów, które będą korzystniejsze dla użytkownika środka trwałego. Enova pozwala na zastosowanie różnych parametrów dla amortyzacji bilansowej i podatkowej. enova pozwala na zastosowanie następujących metod amortyzacji: Strona 16 z 37

17 nie amortyzować, jednorazowa, liniowa, degresywna. Największe znaczenie praktyczne mają metody: liniowa (raty amortyzacje obliczane przez równe rozłożenie rat na czas przewidywanej eksploatacji środka trwałego) i degresywna (corocznie jako podstawa obliczania rat przyjęta jest wartość początkowa środka trwałego pomniejszona o sumę dotychczasowych rat amortyzacji. Tak obliczona rata mnożona jest przez określony przepisami współczynnik (obecnie wynoszący 2 lub 3). Gdy obliczona w ten sposób wysokość raty staje się mniejsza niż wysokość raty wynikającej z zastosowania metody liniowej, program automatycznie stosuje raty wynikające z metody liniowej. Zakładka Plan amortyzacji naciśnięcie klawisza Generuj plan amortyzacji. Wyjątki od planu amortyzacji Użytkownik ma możliwość wpływu na plan amortyzacji wprowadzając do niego wyjątki. Jeśli z pewnych przyczyn danym okresie (np. miesiącu) odpis amortyzacyjny ma być inny niż wynika to z planu, należy na zakładce środka trwałego Wyjątki planu amortyzacji wprowadzić ręcznie odpowiednią kwotę umorzenia. Wyjątki planu amortyzacji Miesięczne odpisy amortyzacyjne Przechodzimy do Księga inwentarzowa/dokumenty środków trwałych i wprowadzamy nowy dokument amortyzacji za pomocą klawisza Nowy (amortyzacja) lub wybierając Amortyzacja z listy wyświetlanej po naciśnięciu klawisza <Insert>. Na ekranie pojawia się okno wyboru miesiąca. Dodawanie nowego zapisu Strona 17 z 37

18 Uwaga! W oknie wyboru miesiąca wprowadzamy miesiąc w formacie mm/rrrr lub wpisujemy nazwę miesiąca i rok (grudzień 2013). Klawisz OK. należy nacisnąć dwukrotnie. Miesiąc możemy wybrać przewijając listę miesięcy za pomocą przycisków góra i dół lub strzałek na klawiaturze. Zarówno po naciśnięciu strzałki w górę jak i w dół, jako pierwszy pojawi się aktualny miesiąc. Amortyzacja Numer nadawany automatycznie, Data wystawienia, Data operacji, Tytuł wybór z listy, Sposób: ŚT wg rodzaju WNIP wg rodzaju Miejsce: [Wszystkie] wszystkie środki trwałe. [Puste] nieposiadające informacji w oknie miejsce użytkowania. Administracja podanie przykładowego miejsca użytkowania, dla którego wygenerujemy amortyzację. Centrum: [Wszystkie] wszystkie środki trwałe. Strona 18 z 37

19 [Puste] nieposiadające informacji w centrum kosztów. Koszty Zarządu podanie przykładowego centrum kosztów dla którego wygenerujemy amortyzację. Wybierając generowanie amortyzacji wg miejsc użytkowania należy zwrócić szczególną uwagę czy wszystkie środki trwałe posiadają tą informację. W przypadku jej braku stawka nie zostanie uwzględniona w formularzu amortyzacji. Szybkie sprawdzenie czy występują takie środki można uzyskać generując nowy formularz amortyzacji w sposobie wybieramy Wszystkie i miejscu [Wszystkie]. Jeżeli się pojawią wartości należy odnaleźć dane środki i uzupełnić brakujące dane. Wydruk Amortyzacji Amortyzacja może zostać naliczona za pomocą czynności na liście dokumentów środków trwałych > Nalicz amortyzacje. Czynność umożliwi naliczyć hurtowo dokumenty amortyzacji wg wybranych parametrów grupowania: wg centów kosztów, miejsc użytkowania i grup środków trwałych. (Czynność dostępna na złotej i platynowej licencji KI). Strona 19 z 37

20 Likwidacja środka trwałego Wybieramy: Dokumenty środków trwałych / LT. LT Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, data operacji wybór daty. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany w momencie generacji LT. Wartość likwidacji wartość środka pobierany automatycznie z formatki. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. Wydruk: Likwidacja środka trwałego, Dokument. Aby wygenerować zbiorczo dokumenty LT dla kilku środków trwałych, należy wybrać Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów na liście środków trwałych (funkcjonalność wersji złotej i platynowej). Strona 20 z 37

21 Zmiany wartości środków trwałych Zmiana wartości Zwiększenie wartości, Zmniejszenie wartości. Dodanie nowego zapisu Zmiana wartości Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Zmiana wartość. Korekta można dodatkowo dokonać korekty dotychczasowego umorzenia. Korekta ta będzie Strona 21 z 37

22 wpływała na algorytm naliczania odpisów amortyzacyjnych. Korekta liczona jest proporcjonalnie do zmniejszenia. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. Dla typu dokumentów zmiana wartości dostępny jest odrębna definicja LTC którą należy wybrać w sytuacji gdy częściowo likwidujemy środek trwały. Zmiana wartości Likwidacja częściowa Dla dokumentu zmiana wartości można zrealizować wydruk ikonka drukarki. Zmiana wartości i ilości Dokument zmiany wartości i ilości dostępny jest jeśli w Narzędzia / Opcje / Księga inwentarzowa / Ogólne, zostanie wskazana data dla Aktualizacji parametrów środków trwałych poprzez dokumenty. Strona 22 z 37

23 Zmiana wartości i ilości Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Zmiana ilości/po zmianie - możliwość wprowadzenia ilości sztuk / nowa liczba sztuk dla środka trwałego. Zmiana wartość. Korekta można dodatkowo dokonać korekty dotychczasowego umorzenia. Korekta ta będzie wpływała na algorytm naliczania odpisów amortyzacyjnych. Korekta liczona jest proporcjonalnie do zmniejszenia. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. Odpis aktualizujący Strona 23 z 37

24 Odpis aktualizujący Numer nadawany automatycznie. Data wystawienia, operacji data. Tytuł wybór z listy. Środek wskazany z listy. Kierunek wybór kierunku zwiększenia lub zmniejszenia wartości. Aktualizacja wartość. Zatwierdzony po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzając dokument zostaje umieszczony w Ewidencji dokumentów, przeznaczony do księgowania. Dla dokumentu odpis aktualizujący można zrealizować wydruk ikonka drukarki. Strona 24 z 37

25 Inwentaryzacja środków trwałych W Księdze inwentarzowej na liście Dokumentów środków trwałych istnieje możliwość dodania nowego dokumentu inwentaryzacji. Czynność Generuj pozycje pobiera informacje o środkach trwałych będących w użytkowaniu (zlikwidowane ŚT są pomijane). Dokumenty inwentaryzacji można generować dla różnych miejsc użytkowania lub jeden dla wszystkich miejsc użytkowania. Generowanie pozycji Dokument inwentaryzacji Wszystkie zarejestrowane środki trwałe pojawią się na liście (jak powyżej). Następnie należy wpisać rzeczywistą ilość środków trwałych wybierając pozycje dla danego środka trwałego lub dla wartości nie materialnej i prawnej w okienku ilość. Program na tej podstawie wyliczy różnice. Strona 25 z 37

26 Po uzupełnieniu wszystkich pozycji można wydrukować w programie zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Wydruk Zestawienia różnic inwentarzowych Aby wygenerować zbiorczo dokumenty inwentaryzacji wg kilku miejsc użytkowania, należy wybrać na liście środków trwałych Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów > Inwentaryzacja. Wykorzystanie kodów kreskowych i kolektorów danych Istnieje możliwość dokonania inwentaryzacji w programie wykorzystując kody kreskowe. Cały proces inwentaryzacji można podzielić na dwa etapy: Działania przygotowawcze Inwentaryzacja z wykorzystaniem kodów kreskowych Działania przygotowawcze Pierwszym etapem jest przyporządkowanie każdej kartotece w ewidencji środków trwałych kodu kreskowego (Kartoteka środka trwałego > Zakładka Terminarz, wycena, kody kreskowe > Kody kreskowe). Każdy środek trwały może mieć przyporządkowany jeden lub kilka kodów kreskowych w zależności od tego czy stanowi całość, czy też składa się z kilku elementów. Strona 26 z 37

27 Środek trwały / Terminarz, wycena, kody kreskowe Kolejnym etapem jest stworzenie etykiet i oznaczenie nimi środków trwałych. Etykiety mogą zawierać kod kreskowy, nazwę środka trwałego, numer inwentarzowy lub inne istotne informacje. Etykiety można przygotować przy pomocy zewnętrznej aplikacji pobierającej dane bezpośrednio z bazy danych SQL lub z arkusza Excela. Można zorganizować odpowiednio listę środków trwałych w enova i wyeksportować do Excela wszystkie potrzebne informacje. Przykładem aplikacji przygotowujące etykiety w dowolnym układzie graficznym jest program o nazwie DMT_Label32. Można także skorzystać z bezpłatnego dodatku enovadymoprinter umożliwiającego wydrukowanie etykiet samoprzylepnych na termicznych drukarkach DYMO LabelWriter. Przygotowane etykiety należy wydrukować i umieścić na środkach trwałych według przyporządkowania ustalonego wcześniej w enova w ewidencji środków trwałych. Następnie stworzone etykiety należy wydrukować i oznaczyć nimi środki trwałe. Inwentaryzacja z wykorzystaniem kodów kreskowych Po działaniach przygotowawczych opisanych w dwóch pierwszych punktach można przeprowadzić inwentaryzacje środków trwałych z wykorzystaniem kodów kreskowych i kolektorów danych. Dokonując inwentaryzacji w określonym miejscu użytkowania środków trwałych rejestruje się za pomocą kolektora danych kody kreskowe i odpowiadające im ilości. Następnie z kolektora eksportowany jest plik zawierający zgromadzone dane, czyli kody kreskowe i odpowiadające im ilości (ilości rzeczywiste). W programie enova w konfiguracji należy włączyć obsługę kolektorów danych i uzupełnić wszystkie niezbędne ścieżki dostępu do danych (Narzędzia > Opcje > Handel > Kolektory danych). Strona 27 z 37

28 Opcje / Handel / Kolektory danych W Księdze inwentarzowej na liście Dokumentów środków trwałych należy stworzyć nowy dokument inwentaryzacji i wykonać w nim czynność Generuj pozycje. Dokument inwentaryzacji Strona 28 z 37

29 Następnie należy z pliku pochodzącego z kolektora danych zaimportować dane, przez wykonanie czynności Importuj z kolektora SKK. Jeśli zaimportowane kody będą odpowiadały kodom środków trwałych w dokumencie, to zostanie dopisana ilość rzeczywista. Jeśli środka trwałego o zaimportowanym kodzie nie będzie w dokumencie, ale będzie w księdze inwentarzowej, to pozycja zostanie dodana, a informacja o tym pojawi się w logu. Jeśli zaimportowany kod kreskowy nie zostanie odnaleziony w Księdze inwentarzowej informacja o tym pojawi się w logu, a do dokumentu nic nie będzie dodane (tak, jak na zrzucie ekranowym poniżej). Dokument inwentaryzacji po zaimportowaniu danych z kolektora Na koniec można na podstawie dokumentu Inwentaryzacji wydrukować Zestawienie różnic inwentaryzacyjnych. Strona 29 z 37

30 Dokumenty aktualizujące parametry dla Środków Trwałych i WNiP W księdze inwentarzowej na liście Dokumenty środków trwałych dostępne są dodatkowe dokumenty: Zmiana miejsca użytkowania, Zmiana centrum kosztów, Zmiana osoby odpowiedzialnej, Zmiana wartości i ilości, Zmiana parametrów amortyzacji. Aby dodatkowe dokumenty były widoczne na liście dokumentów, należy wejść w Narzędzia / Opcje / Księga inwentarzowa / Ogólne, następnie należy ustawić datę przy Aktualizacji parametrów środków trwałych poprzez dokumenty. Włączenie dodatkowych dokumentów dla ŚT/WNIP Po ustawieniu daty w Dokumentach środków trwałych będą widoczne dodatkowe dokumenty. Dodatkowe dokumenty ŚT / WNIP Dokumenty dodatkowe wystawia się w celu zmiany wartości pól na środku trwałym, takich jak miejsce użytkowania, osoba odpowiedzialna, centrum kosztów oraz parametry związane z amortyzacją. Dokumenty te są dodatkowym potwierdzeniem dla aktualizacji. Uwaga! Usuniecie takiego dokumentu nie powoduje usunięcia zrobionej aktualizacji, jest w niej jedynie przywracana wartość pola sprzed zmiany dokonanej kasowanym dokumentem. Podobna sytuacja będzie miała miejsce w przypadku zmiany daty na dokumencie. Aby wygenerować zbiorczo dokumenty zmiany miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialnej dla kilku środków trwałych, należy wybrać Czynności > Zbiorcze dodawanie dokumentów na liście środków trwałych. Strona 30 z 37

31 Dokument zmiany parametrów amortyzacji Jeśli w trakcie użytkowania środka trwałego zajdzie konieczność zmiany parametrów amortyzacji, można to zrobić wystawiając dokument Zmiana parametrów amortyzacji w Dokumentach Środków Trwałych. Na liście dokumentów wybieramy Nowy (Zamian parametrów amortyzacji) W miejsce Nowe parametry amortyzacji wpisujemy zmiany. Dla każdego z dodatkowych dokumentów można zrealizować wydruk np. wydruk zmiana parametrów amortyzacji środka. Inne dokumenty zmian na ŚT/WNIP wprowadza się analogicznie. Wszystkie zmiany na środku trwałym są widoczne na zakładce Historia zapisów w jego kartotece. Pozostałe zmiany nie związane z parametrami wymienionymi w pierwszej części artykułu należy wprowadzić poprzez wybór przycisku Aktualizuj z poziomu kartoteki Środka trwałego/wnip/wyposażenia, podając datę zmiany i wprowadzając odpowiednią zmianę na kartotece. Strona 31 z 37

32 Ewidencja wyposażenia Informacje ogólne Ewidencja wyposażenia może przebiegać na dwa sposoby. Kartoteki wyposażenia mogą być ewidencjonowanie na odrębnej liście lub na liście Ewidencja środków trwałych jako odrębny typ. Sterowanie umożliwia parametr w konfiguracji: Narzędzia / Opcje / Księga Inwentarzowa / Ogólne / Ukryj odrębną ewidencję wyposażenia domyślnie zaznaczony powoduje, że odrębna lista Wyposażenie nie jest widoczna: Księga inwentarzowa z ukryta listą wyposażenia Po włączeniu uwidacznia się dodatkowa lista na której można zakładać kartoteki. Lista wyposażenia Strona 32 z 37

33 Różnice między tymi dwoma sposobami ewidencjonowania sprowadzają się do tego, że w przypadku ujęcia wyposażenia jako typu na liście środkow trwałych dostępne są dla tych kartotek takie same możliwości jak dla środków trwałych - możliwość dodawnia dokumentów zmiany wartości, zmiany miejsca użytkowania i przede wszystkim mozliwiość przeprowadzania inwentaryzacji (także z użyciem kolektorów) ze względu na miejsce użytkowania. Ewidencjonowanie wyposażenia w ramach środków trwałych Uwaga! Poniżej zostanie omówione tylko wprowadzanie kartoteki wyposażenia i inwentaryzowania wyposażenia ze względu na miejsce użytkowania z równoczesnym generowaniem dokumentów zmiany miejsca użytkowania. Pozostałe czynności wykonywane są tak samo jak w przypadku środków trwałych. Dodawanie kartoteki wyposażenia Na liście środków trwałych wybieramy Nowy / Wyposażenie Dodawanie kartoteki wyposażenia Pojawi się kartoteka wyposażenia na której na zakładce Ogólne analogicznie jak na środkach trwałych wprowadzamy niezbędne informacje. W polu KŚT należy wskazać grupę RKŚT (np. 808). Wartość wyposażenia należy wprowadzić na zakładce BO na której są aktywne tylko wybrane pola. Strona 33 z 37

34 Uzupełnianie wartości wyposażenia Tak wprowadzone wyposażenie otrzymuje status zarejestrowane. Inwentaryzowanie wyposażenia z równoczesną zmianą miejsca użytkowania Na liście Dokumentów środków trwałych wywołujemy nowy dokument Inwentaryzacji. Wprowadzamy spisane na arkuszu inwentaryzacyjnym pozycje (lub wczytujemy dane z kolektora). Jednocześnie w części ogólnej dokumentu wskazujemy miejsce użytkowania które będzie weryfikowane - wyliczalne pole informacyjne obok pokaże informację czy miejsca użytkowania zinwentaryzowanych kartotek są zgodne czy nie. Jeżeli miejsca nie są zgodne, po zatwierdzeniu dokumentu inwentaryzacji pojawi się worker: Generuj dokumenty zmiany miejsca użytkowania. Dokument inwentaryzacji z możliwością wygenerowania dokumentów Po wywołaniu okienka należy wskazać nową osobę odpowiedzialną. Strona 34 z 37

35 Generuj dokumenty / Nowa osoba odpowiedzialna Po zatwierdzeniu wygenerowane zostaną dokumenty zmiany. Dokumenty zmiany miejsca użytkowania dla wielu środków równocześnie Ewidencjonowanie wyposażenia na odrębnej liście Aby wprowadzić nowy element wyposażenia należy w Księga Inwentarzowa / Wyposażenie, wybrać Nowy (Wyposażenie) i uzupełnić dane na formatce. Strona 35 z 37

36 Kartoteka wyposażenia Nr inwentarzowy nadawany z ręki lub wpisując na pierwszym środku znak pytajnika (?). Po zapisaniu zostanie nadany automatycznie numer W/0001. W nowo zakładanym środku wpisując pytajnik program nada kolejny numer. Miejsce użytkowania definiowane w opcjach. Księga Inwentarzowa / Miejsca użytkowania Centrum kosztów definiowane w opcjach Firma / Centra kosztów. Odpowiedzialny wybór z listy osoby odpowiedzialnej za dany środek. Nazwisko wpisanie nazwiska, jeżeli nie występuje w polu Odpowiedzialny. Dokument pozyskania wybierany z listy w polu Dokument lub wprowadzany ręcznie w polu Nr dokumentu, w przypadku kiedy nie ma dokumentu zakupu w Ewidencji dokumentów. Zapisz i zamknij zapisanie wprowadzonych informacji. Z poziomu kartoteki wyposażenia można zrealizować wydruk: Karta wyposażenia, Przyjęcie na stan wyposażenia, Likwidacja wyposażenia. Strona 36 z 37

37 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry i płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,