ZAMYKANIE PROJEKTÓW W RAMACH SPPW. Warszawa,

Transkrypt

1 ZAMYKANIE PROJEKTÓW W RAMACH SPPW Warszawa,

2 Okres realizacji projektu Okres realizacji projektu ustala się następująco: rozpoczęcie rzeczowej realizacji projektu; zakończenie rzeczowej realizacji projektu; zakończenie projektu. rozpoczęcie rzeczowej realizacji projektu Zgodnie z okresem określonym w umowie zakończenie rzeczowej realizacji projektu Max 6 miesięcy od zakończenia rzeczowej realizacji projektu zakończenie projektu

3 Końcowe rozliczenie projektów zakończenie rzeczowej realizacji projektu 6 miesięcy zakończenie projektu zgodnie z Umową ws. Realizacji Projektu w ciągu 6 miesięcy IR rozlicza jedynie wydatki poniesione na raportowanie, audyt i ewaluację Projektu w tym okresie IR składa 1 (jeśli przewidziano okres 6 miesięczny) lub 2 (w przypadku okresów 3 miesięcznych) Wnioski o płatność IR nie składa w tym okresie raportów okresowych. W przypadku stosowania scalonego formularza wniosku o płatność i raportu okresowego Instytucje Realizujące w tym okresie wypełniają jedynie dane w arkuszu wniosku o płatność.

4 Obowiązkowy audyt finansowy W 6-miesięcznym okresie zamykania projektu Instytucja Realizująca zobowiązana jest zapewnić końcowy finansowy audyt projektu. W celu przeprowadzenia audytów, Instytucja Realizująca jest obowiązana skorzystać z wewnętrznej, niezależnej od wdrażania projektu instytucji audytującej lub zatrudnić zewnętrzną certyfikowaną instytucję audytującą. Instytucja Realizująca zapewni także, że wybrana Instytucja Audytująca jest instytucją publiczną (lub zewnętrzną licencjonowaną spółką) o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegającą Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej(ISA) wydane przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC). Działania audytowe mogą być rozpoczęte jeszcze w okresie rzeczowej realizacji projektu, lecz zakończyć muszą się już po zakończeniu rzeczowej realizacji, tak aby obejmowały cały okres rzeczowej realizacji

5 Obowiązkowy audyt finansowy Instytucja audytująca po zakończeniu działań audytowych sporządza Raport z końcowego audytu finansowego zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne. Raport sporządzany jest w języku polskim. Dodatkowo na jęz. angielski należy przetłumaczyć wnioski i zalecenia pokontrolne. Całość dokumentów tj. Raport z końcowego audytu finansowego, zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne w języku polskim i angielskim, IR przesyła do Instytucji Pośredniczącej razem z ostatnim wnioskiem o płatność oraz raportem końcowym z realizacji projektu. Raport należy przekazać do IP w formie pisemnej i elektronicznej, w tym w oryginale, dlatego warto poprosić wykonawcę o sporządzenie raportu w dwóch egzemplarzach.

6 Obowiązkowy audyt finansowy Celem audytu finansowego jest: Umożliwienie Instytucji Audytującej wyrażenia opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). W związku z tym sprawozdania finansowe należy przygotować zgodnie z jednym lub wieloma międzynarodowymi standardami rachunkowości, krajowymi standardami rachunkowości lub innymi autorskimi i szeroko zakrojonymi ramami sprawozdawczości finansowej, przeznaczonymi do stosowania w sprawozdawczości finansowej i określonymi w sprawozdaniach finansowych. Instytucja Audytująca przeprowadzi audyt finansowy zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej[International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie od tego czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200 punkt 11a).

7 Obowiązkowy audyt finansowy Celem audytu finansowego jest ponadto: Uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt został zrealizowany zgodnie z umową. Uzyskanie podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych przez beneficjenta w dokumentach związanych ze zrealizowanym projektem. Zwiększenie pewności Instytucji Realizującej projekt oraz instytucji nadrzędnych (KIK, IP i Darczyńcy), że projekt został zrealizowany prawidłowo.

8 Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki Przy odbiorze raportu z końcowego audytu finansowego (przed przekazaniem go do IP) należy zwrócić uwagę: czy w wyniku przeprowadzonego audytu stwierdzono jakieś uchybienia, nieprawidłowości, nieścisłości. czy dane liczbowe, dane osobowe itp. są prawidłowe. czy raport jest wolny od błędów typu niewłaściwe pojęcia, nazewnictwo instytucji, daty, itp. czy raport został przygotowany w sposób rzetelny oraz umożliwiający postawienie wniosków, iż audyt został przeprowadzony zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu.

9 Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki czy audytorzy odnieśli się do następujących kwestii: podstawowych danych tj. terminu i miejsca odbytego audytu, nr i nazwy projektu, liczby aneksów, zgodności realizacji projektu z zakładanym harmonogramem, nr badanych raportów okresowych i wniosków o płatność ze wskazaniem okresów sprawozdawczych, poprawności/kwalifikowalności wydatków/ ewentualnych wydatków niekwalifikowalnych, terminowości składania raportów okresowych i wniosków o płatność przez IR, informacji, czy audyt przeprowadzony był na 100% dokumentacji czy na próbie (jeśli na próbie należy wskazać informację o wielkości procentowej próby i metodologii jej określenia), rodzajów badanych dokumentów(faktury, rachunki, listy płac itp.), nr badanych dokumentów finansowych (w przypadku badania dokumentacji na próbie), w raporcie powinny zawarte być konkretne wnioski na temat badania projektu od strony księgowej,

10 Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki ewidencji wydatków, kosztów, przychodów związanych z realizacją projektu w systemie finansowo księgowym, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w celu realizacji projektu, informacje o wyodrębnionych kontach analitycznych do ewidencji wydatków, kosztów i przychodów projektu, polityce rachunkowości, planie kont, z którego jasno wynika ewidencja księgowa projektu, nazwie programu księgowego, którym posługuje się Instytucja Realizująca projekt w celu ewidencji księgowej, informacji o kwalifikowalności bądź nie podatku VAT, informacji o poprawności poniesienia wydatków związanych z realizacją projektu (zgodność numerów rachunków bankowych i nazwą odbiorcy płatności z dokumentacją źródłową, terminowości dokonywanych płatności, itp.).

11 Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki Należy pamiętać, że w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie audytem finansowym obejmuje się zarówno IR jak i partnerów projektu Należy pamiętać, że w przypadku projektów z komponentem regrantingowym audytem finansowym obejmuje się również komponent re-grantingowy tj. działalność IR/partnerów/operatora dotacji w zakresie wdrażania komponentu re-grantingowego a także podprojekty realizowane w ramach komponentu re-grantingowego. Instytucja Realizująca przekazuje niezwłocznie do wiadomości Instytucji Pośredniczącej informacje na temat wszelkich wykrytych przez instytucję audytującą nieprawidłowości.

12 Terminy przekazywania i weryfikacji dokumentów IR 40 dni IP 70 dni KIK 20 dni SCO 30 dni IP i IPŁ 20 dni 6 miesięcy od dnia zakończenia projektu

13 IR IP KIK SCO IP i IPŁ Instytucje Realizujące 40 dni od daty zakończenia projektu na złożenie dokumentów do Instytucji Pośredniczącej wymagane dokumenty: ostatni Wniosek o płatność Raport z zakończenia projektu wraz z końcowym raport finansowym Raport z końcowego audytu finansowego Wzór Raportu z zakończenia projektu oraz Końcowego raportu finansowego znajdują się w jednym pliku wraz z Podręcznikiem użytkownika dla beneficjentów SPPW na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju, zakładce SPPW (dokumenty/system monitorowania).

14 IR IP KIK SCO IP i IPŁ Instytucja Pośrednicząca i Krajowa Instytucja Koordynująca: 70 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Instytucję Pośredniczącą 20 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Krajową Instytucję Koordynującą Łącznie: 3 miesiące

15 IR IP KIK SCO IP i IPŁ Darczyńca i Instytucja Płatnicza: 30 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Darczyńcę 15 dni kalendarzowych na dokonanie przez IP płatności końcowej na rzecz Instytucji Realizującej (od daty zatwierdzenia dokumentów przez Darczyńcę) 5 dni kalendarzowych od realizacji płatności końcowej przez IP na złożenie przez Instytucję Płatniczą wniosku o płatność końcową (ostatni wniosek o refundację) do strony szwajcarskiej.

16 Raporty końcowe z realizacji projektów Część I Raportu Podsumowanie Projektu: Część I dostarcza ogólnych informacji nt. projektu: numer i tytuł projektu priorytet i obszar tematyczny nazwa Instytucji Realizującej numer Umowy ws. Realizacji projektu okres realizacji projektu kwota i poziom dofinansowania źródło, poziom i kwota współfinansowania szacowane planowane koszty kwalifikowane, koszty kwalifikowane i całkowite szacowane koszty projektu

17 Raporty końcowe z realizacji projektów Część II Raportu Końcowy raport finansowy: Część II Raportu umożliwia porównanie wydatków określonych w budżecie i rzeczywistych kosztów całego projektu. Zawiera informacje na temat stosunku dofinansowania do współfinansowania i określa czy wszystkie płatności zostały rozliczone. Tabele finansowe przedstawiają całkowitą kwotę zatrzymaną (w PLN i CHF) sumę poniesionych wydatków kwalifikowanych całego projektu (tj. wydatków poniesionych w trakcie i po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu) oraz łączne środki na pokrycie wydatków kwalifikowanych (tj. wszystkie płatności zrealizowane, oczekujące i płatność końcową).

18 Raporty końcowe z realizacji projektów Część III Raportu Informacja dot. produktów i rezultatów projektu: Część III Raportu powinna dostarczać informacji i analizy osiągniętych produktów i rezultatów. IR powinna porównać osiągnięte produkty i rezultaty z ilościowymi wskaźnikami określonymi w matrycy logicznej projektu. Wszelkie odchylenia od wartości docelowych powinny być szczegółowo wyjaśnione, wskazując powody powstania odchyleń i ich wpływ na rezultaty i oddziaływanie projektu. IR powinna również opisać ewentualne osiągnięcia dodatkowe bądź nieprzewidziane wyniki, które nie zostały uwzględnione w matrycy logicznej.

19 Raporty końcowe z realizacji projektów Część IV Raportu Najważniejsze kwestie, doświadczenia, rekomendacje: Część IV Raportu stanowi podsumowanie kluczowych kwestii w projekcie: ryzyk, wyzwań, trudności i możliwości, jakie pojawiły się podczas realizacji projektu. W części VI IR powinna przedstawić doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji projektu oraz zalecenia dla przedsięwzięć o podobnym zakresie i charakterze (np. opinia na temat zmiany zakresu czy grup docelowych). Wynikiem dokonanej analizy powinny być informacje pozwalające na wyciągnięcie wniosków zarówno w odniesieniu do projektu, jak również obszaru tematycznego, a w końcu całego Programu.

20 Raporty końcowe z realizacji projektów Część V Raportu Ogólne stwierdzenia i warunki po zakończeniu projektu: Jest to końcowa, analityczna część Raportu zawierająca oświadczenia wartościujące na temat: partnerstwa (czy było ono istotne dla projektu, przyczyniło się do sukcesu, mogłoby być kontynuowane itp.) rozpoznawalności projektu (czy projekt spotkał się z zainteresowaniem ze strony zewnętrznych odbiorców, czy był postrzegany pozytywnie, budził kontrowersje itp.) trwałości rezultatów (możliwość kontynuacji projektu, powielania rozwiązań zastosowanych w projekcie, zastosowanie rozwiązań w regulacjach systemowych itp.) przeprowadzonych działań promocyjnych działań planowanych do podjęcia przez IR po zakończeniu realizacji projektu.

21 Raporty końcowe z realizacji projektów Część VI Raportu Podpis: W tej części Raportu osoba odpowiedzialna za jego przygotowanie składa podpis i podaje swoje dane. Osoba podpisująca Raport zaświadcza, że: została uprawniona do podpisania raportu, raport został gruntownie sprawdzony, wypełniony poprawnie i w dobrej wierze, zamówienia w ramach projektu (jeśli dotyczy) były zgodne z prawem krajowym i przepisami oraz treścią odpowiednich dyrektyw UE, dokumentacja przetargowa oraz zawarte umowy obejmują klauzulę antykorupcyjną (jeśli dotyczy).

22 Raporty końcowe z realizacji projektów Wskazówki do wypełniania Raportu z zakończenia projektu: w Raporcie należy przedstawić w jaki sposób realizacja projektu (m.in. poprzez osiągnięcie wskaźników) przełożyła się na osiągniecie celów, które postawiono przed projektem istotnym elementem jest skomentowanie stopnia realizacji wskaźników oraz wskazanie metodologii zastosowanego pomiaru/oceny poszczególnych wskaźników wypełniając raport należy pamiętać o selektywnym i analitycznym podejściu informacje powinny być skondensowane i krótkie, ukazując przejrzysty obraz głównych zagadnień dot. działań należy dzielić się wiedzą oraz pozytywnymi doświadczeniami nabytymi w związku z wdrożeniem projektu

23 Płatność końcowa Płatność końcowa określona jest w Umowie/Porozumieniu w sprawie Realizacji Projektu oraz w umowach wyższego rzędu i wyrażona jest w CHF jako "wartość maksymalna". Odpowiednie zapisy znajdują się w następujących paragrafach: 12 ust. 5, 15 i 16 - w przypadku, gdy IR nie jest państwową jednostką budżetową. 11 ust. 3 - w przypadku, gdy IR jest państwową jednostką budżetową.

24 Maksymalna wysokość kwoty płatności końcowej (kwoty zatrzymanej)* - zgodnie z pismem WWPE /KS z dnia r. OBSZAR TEMATYCZNY Rozwój Regionalny Środki Ochrony Granic Infrastruktura Cel 1 Odpady Cel 2 -Energia Cel 3 -Transport Bioróżnorodność Ochrona Zdrowia Cel 1 Promocja zdrowia Cel 2 Pomoc społeczna Alokacja specjalna Łodygowice (KIK/77) KWOTA ZATRZYMANA CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF CHF *w przypadku, gdy kwota płatności końcowej wskazana w umowie jest niższa niż kwota maksymalna określona dla danego obszaru tematycznego, IP zobowiązana jest do wstrzymania kwoty zgodnie z umową.

25 Płatność końcowa Płatność końcowa w PLN jest wstrzymywana przez Instytucję Pośredniczącą do czasu zatwierdzenia ostatnich dokumentów sprawozdawczych, tj.: ostatniego Wniosku o płatność wraz z Raportem z zakończenia Projektu, Końcowym raportem finansowym oraz z wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego, przez Darczyńcę. Moment zawieszenia przez IP kwoty płatności końcowej zależny jest od postępu finansowego projektu oraz wysokości kwoty zatrzymanej w CHF jaką IP jest zobowiązana wstrzymać. IP na bieżąco monitoruje wysokość wypłaconych środków dofinansowania SPPW. Gdy łączna kwota płatności przekracza 80% limitu dofinansowania SPPW, IP rozpoczyna badanie czy należy już wstrzymać płatność końcową. Jeśli jest pewność, że w kolejnych wnioskach o płatność IR zawnioskuje o zaliczkę/refundację pozwalającą na zablokowanie kwoty zatrzymanej, wówczas wstrzymanie płatności końcowej jest przesuwane w czasie. Jeśli nie ma pewności, że kolejne wnioski o płatność będą opiewać na kwoty pozwalające na wstrzymanie kwoty płatności końcowej, wówczas jest ona wstrzymywana w danym wniosku o płatność.

26 Płatność końcowa Płatności na rzecz IR (poza państwowymi jednostkami budżetowymi) realizowane są przez Instytucję Pośredniczącą w PLN. Za dokonanie płatności końcowej na rzecz Instytucji Realizującej uznaje się realizację zlecenia przez BGK, nie zaś złożenie zlecenia. IP informuje pisemnie IR o dokonaniu na jej rzecz płatności końcowej w ramach projektu.

27 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ