Zaopatrzenie obejmuje wszelkie działania przedsiębiorstwa, które są ukierunkowane na:

Transkrypt

1 1 W 8. Zadania zaopatrzenia. Polityki zapasów Zaopatrzenie Zaopatrzenie obejmuje wszelkie działania przedsiębiorstwa, które są ukierunkowane na: - pozyskanie praw dysponowania materiałami, urządzeniami, usługami, informacją i - prawami niezbędnymi do wykonywania działalności. O zaopatrzeniu mówimy, gdy zakupy muszą być poprzedzone działaniami, których wykonanie jest niezbędne zanim znane jest zapotrzebowanie, takimi jak np.: umowy z dostawcami, analiza poziomu zapasów, określenie polityki utrzymywania zapasów, przygotowanie systemów transportowych, oraz z czynnościami związanymi z: składowaniem, ruchem materiałów, odbiorem i kontrolą dostaw,. reklamacjami, zwrotami. Zapasy Ang. Statyczny proces zatrzymania produktów w określonym miejscu nazywamy składowaniem. Stock = składowane produkty rozpatrywane jako obiekty (ilość) Inventory = składowane produkty rozpatrywane jako wartość. Gdy składowanie wiąże się z: koniecznością zaangażowania osób do obsługi procesu, trwałego wykorzystania odpowiednio wyposażonych pomieszczeń, i można wskazać, że w rozpatrywanym okresie czasu dane produkty lub przeznaczone na nie środki finansowe mogły być inaczej wykorzystane, mówimy, że składowane dobra stały się zapasem. Surowce = materiały, elementy produkcyjne.

2 2 Powody świadomego tworzenia zapasów surowców: Zapewnienie dostępności surowców mimo różnic między intensywnością dostaw i zapotrzebowaniem; Neutralizowanie ewentualnego opóźnienia dostawy; Uzyskiwanie upustów cenowych dzięki nabywaniu większych partii. Na sterowanie wielkością zapasów mają wpływ: 1) wielkość i częstotliwość zapotrzebowania na surowce; 2) warunki i ograniczenia miejsca składowania; 3) gotowość dostawców do realizowania zamówienia. Bardzo istotnym aspektem w dostawach jest czas. Można sugerować ogólne wskazówki dla uwzględniania czasu. A B C X Just in - time Just in - time Zapasy Y Zapasy Pojedyncze zakupy Z Pojedyncze zakupy Zapasy Jak należy rozumieć określenie pojedyncze zakupy? Czy pojedyncze zakupy mogą oznaczać realizację dostaw zgodnie z koncepcją Just-in-Time? Dostawy zsynchronizowane z procesem produkcji Koncepcja dostaw Just In Time Synchronizacja dostaw określane jako koncepcja dostaw Just In Time, często jest rozumiana jako dostawa na ostatni możliwy moment, a więc taki, aby nie powstał zapas. W koncepcji Just In Time należy wyróżnić dostawy organizowane tak, aby produkty mogły być przekazywane na linię produkcyjną: - bezpośrednio ze środka transportu lub - po dokonaniu niezbędnych czynności przyjęcia i złożeniu na pole odkładcze w strefie przyjęć w magazynie....

3 3 Czy dla surowców strategicznych są uzasadnione dostawy Just in Time? Jaką strategię zaopatrzenia należy rozpatrywać dla surowców krytycznych? Koncepcja dostaw Just In Sequence Koncepcja Just In Sequence uwzględnia kolejność wykorzystania materiałów, części czy modułów na linii produkcyjnej. Proces musi być rozważany od momentu planowania zapotrzebowania i uwzględniać koordynację planów odbiorcy z planami i realizacją produkcji u dostawcy. Krytycznym elementem procesu są wymagania dotrzymywania kolejności i terminów dostaw, które muszą zawierać odpowiednie ilości części. W organizacji dostaw Just In -Sequence szczególnie ważną rolę odgrywa koordynacja działań i reguły sterowania dostawami. Produkcja Produkcja zgodnie z zamówioną sekwencją części Dostawa sekwencji części Dział planowania Planowanie produkcji Przyjęcie zamówienia Produkcja Montaż na linii produkcyjne Dział planowania Planowanie zapotrzebowania Tygodniowy plan dostaw Zamówienie sekwencji części.. Czy koncepcja dostaw Just in Sequence łączy się z koncepcją Just in Time? Parametry sterowania zapasami W sterowaniu operacyjnym bierzemy pod uwagę następujące parametry: Związane z dostawą: - wielkość jednorazowej dostawy Q; - czas realizacji zamówienia t L ; - ustalany stały odstęp czasu między kolejnymi dostawami - T

4 4 Związane z utrzymywaniem i uzupełnianiem zapasów : Maksymalny, racjonalnie uzasadniony poziom zapasu, jakim jest określona ilościowo lub wartościowo granica, której nie powinno się przekraczać. Najczęściej jest nią: - pojemność przestrzeni magazynowej przeznaczonej na składowanie danego surowca - S; W modelach zapasów poziom ten jest oznaczany symbolem S.... Minimalny poziom zapasu, który jest nazywany zapasem bezpieczeństwa (zapas zabezpieczający), który powinien być zachowany zawsze w celu uniknięcia ewentualnego niedoboru w przypadku zapotrzebowania przekraczającego planowane potrzeby. W literaturze dla zapasu bezpieczeństwa wprowadza się symbol B.... Zapas sygnalizacyjny, nazywany w niektórych przedsiębiorstwach zapasem informacyjnym, jest wielkością zapasu, która w procesie wydawania ma zasygnalizować, że pozostała partia zapasu może wystarczyć jedynie na czas oczekiwania na dostawę uzupełniającą, zatem należy złożyć zamówienie. W modelach przedstawiających polityki zapasów jest on nazywany poziomem wywołania zamówienia i oznaczany symbolem s.... Dopuszczalny okres utrzymywania zapasu jest określany relatywnie jako okres przydatności do wykorzystania produktu, np. dwa tygodnie od otwarcia opakowania, lub kalendarzowo, wykorzystać do.. W ostatnim z wymienionych przypadków może to być termin określony w ramach polityki utrzymywania zapasów.... Zasadnicze pytanie w zarządzaniu zapasami wiąże się z wyborem wzorca polityki utrzymywania zapasów. W każdym z rozpatrywanych wzorców najpierw należy uzyskać informację, jak długo trwa realizacja zamówienia u dostawcy.

5 5 t 0 - t 1 - okres przygotowania zamówienia, t 1 - wysłanie zamówienia, t 2 - dostawca otrzymuje i potwierdza zamówienie, t 2 - t 3 - przygotowanie zamówionej partii do wysyłki, t 3 - t 4 t 4 - t 5 t 6 - transport partii do odbiorcy, - przyjmowanie dostawy, - udostępnienie produktu do wydania... Jakie środki komunikacji są wykorzystywane przy składaniu zamówienia? Jakie znaczenie ma potwierdzenie przyjęcia zamówienia? Jakie utrudnienia mogą powstawać w okresie od przyjęcia dostawy do momentu stwierdzenia gotowości do wydania surowca na produkcję?

6 6 Polityki utrzymywania zapasów Przedstawmy trzy najczęściej wykorzystywane polityki. Są nimi: polityka (s, Q), w której wykorzystuje podstawowymi parametrami są poziom wywołania zamówienia s i wielkość zamówienia Q, polityka (T, S), w której z uzgodnień z dostawcą i przewoźnikiem wynika, że preferują oni dostawy cykliczne w odstępach co T dni, polityka (s, S), w której oprócz parametru s korzysta się z odwołania do maksymalnego, racjonalnego poziomu zapasów S.... Polityka (s, Q) Przyjęcie polityki (s, Q) wynika bardzo często z uzgodnień z dostawcą i przewoźnikiem, którzy ze względów ekonomicznych preferują stałą wielkość dostaw Q. Dla dostawcy oznacza to stabilność produkcji, a dla przewoźnika możliwość doboru stałego środka transportu. Uzgodniona wielkość Q powinna być wiążąca dla co najmniej kilku dostaw. Określenie wielkości Q musi być powiązane z odpowiedziami na pytania: 1. Jaki jest czas realizacji zamówienia i jak często możemy składać zamówienia? 2. Na jak długo może wystarczyć partia Q? Standardowo rozpatrujemy przypadki, w których kolejne zamówienie jest składane, gdy poziom zapasu jest równy lub poniżej sygnalizacyjnego, przy czym zakładamy, że posiadany zapas wystarczy na czas oczekiwania na dostawę. W przyjętym założeniu jest ukryta informacja, że wielkość dostawy Q jest istotnie większa od zapotrzebowania na okres oczekiwania na dostawę i złożenie zamówienia następuje po częściowym wykorzystaniu dostawy.

7 7 Oznaczenia: t L - czas realizacji zamówienia, t c odstęp czasu między składanymi zamówieniami, s poziom sygnalizacyjny zapasu. Zapas rzeczywisty jest to stwierdzany poziom zapasu, z którego może nastąpić pobranie produktów. Wielkość zapasu dyspozycyjnego to poziom zapasu rzeczywistego w okresie oczekiwania na dostawę powiększony o zapas w drodze. Jest on potrzebny do celów planowania produkcji. Mając prawo do operowania średnim zapotrzebowaniem dziennym na surowiec, możemy wyznaczyć punkt wywołania zamówienia, jakim jest zapas sygnalizacyjny s. Jest on określony wzorem: s = a t L Założenie, że możemy operować średnim zapotrzebowaniem dziennym a ma znaczenie w planowaniu zamówień. Monitorując przebieg przyjmowania i wydawania surowca, powinniśmy obserwować, czy przyjęte założenie jest spełniane.

8 8 Czy w przypadku surowców wykorzystywanych sporadycznie (klasa Z) można określić poziom zapasu sygnalizacyjnego? W czym tkwi ryzyko planistyczne, gdy operujemy zapasem dyspozycyjnym? Numer dnia Stan zapasu na początku dnia Prognozowanie punktu składania zamówienia Wielkość pobrania Stan zapasu na koniec dnia Średnia ruchoma 3- elementowa Moment wyczerpania zapasu Poziom wywołania zamówienia (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) ,67 13,39 74, ,00 12,50 80, ,67 12,71 78, ,33 13,64 73, ,67 14,15 70, ,67 15,00 66, ,67 14,15 70, ,33 13,64 73, ,33 12,93 77, ,67 13,39 74, ,33 13,64 73,

9 9 Polityka (T, S) Z uzgodnień z dostawcą i przewoźnikiem wynika, że preferują oni dostawy cykliczne w odstępach co T dni. Zasadniczym problemem staje się określenie, jakie może być zapotrzebowanie w okresie T. W tym celu musimy pozyskać informacje z działu planowania produkcji oraz planowania sprzedaży i na podstawie uzyskanych informacji dokonać oszacowania zapotrzebowania na analizowany okres. Jest ono potrzebne do wyznaczenia uzasadnionego racjonalnego maksymalnego poziomu zapasu S. Jest to poziom, do którego będziemy uzupełniać zapas surowca. Formalną zaletą modelu polityki (T, S) jest brak wymagań wobec zmienności wydań. Istotną wadą jest formalny brak możliwości uzupełnienia zapasu, gdy następuje większy niż przewidywano w planach wzrost zapotrzebowania w ostatnich dniach okresu T. Polityka (s, S) Model odwołujący się do polityki (s, S) odwołuje się do wewnętrznych uwarunkowań zamawiającego i zakłada dużą elastyczność dostawcy i przewoźnika.

10 10 Można się do niego odwołać, gdy dostawca nie stawia kategorycznych wskazań co do zamawianych ilości jak również terminów dostaw. Jedynym parametrem zewnętrznym jest czas realizacji zamówienia t L. W ramach tej polityki musimy pozyskać informacje pozwalające określić dwa podstawowe poziomy zapasu, mianowicie s oraz S. Pewnym problemem jest ustalenie uzasadnionego racjonalnego maksymalnego poziomu zapasu S. Jest to poziom, do którego będziemy uzupełniać zapas surowca. poziom zapasu S Rzeczywisty poziom zapasu Dyspozycyjny poziom zapasu Zamówienie Q 1 = S - b 1 Zamówienie Q 2 = S - b 2 Dostawa Q 2 = S - b 2 Dostawa Q 1 = S - b 1 s b 1 b 2 t 1 t 2 t L t 3 t 4 t L czas T 1 T 2 Niezależnie od przyjmowanej polityki, przy składaniu zamówień niezbędne są dodatkowe uzgodnienia z dostawcami oraz operatorami logistycznymi odnoszących się do wielkości i terminów dostaw. Uwarunkowania w praktyce W trakcie dokonywania uzgodnień musimy liczyć się z koniecznością uwzględnienia pewnych ograniczeń i warunków typu: - dostawa musi być zaokrąglana do partii ładunkowych;

11 11 - producent może określać minimalną partię zamówienia ze względu na opłacalność produkcji; - przewoźnik może określać minimalną partię w warunkach standardowej dostawy; - przewoźnik może określać maksymalną partię dostawy jednorazowej; większe partie dostaw muszą być dzielone z uwzględnieniem warunków minimalnej partii dla ostatniej części ładunku; - należy liczyć się z określoną częstotliwością dostępności produkcji wynikającą z harmonogramów produkcji lub harmonogramów obsługi tras przez przewoźników....

12 12 W 9. Proces obsługi zamówień u dostawców Proces obsługi zamówień u dostawców składa się z trzech podprocesów: 1. Składanie zamówienia 2. Realizacja dostaw do magazynu 3. Magazynowanie i przygotowanie do wydania Kto odpowiada za poprawność składania zamówień? Jakie systemy techniczne są wykorzystywane do składania zamówień? Jakiej klasy surowce są składowane w magazynie konsolidacyjnym?... Procedury operacyjne w logistyce zaopatrzenia Z logistycznego punktu widzenia, w realizacji procesu zaopatrzenia możemy wyróżnić sekwencję czynności obejmujących: 1. Przygotowanie formalnych reguł zakupów zakupy rutynowe i granice dopuszczalnych modyfikacji postępowanie w przypadkach specjalnych postępowanie przy zapotrzebowaniu na nowe surowce

13 13 Przykład W ALSTOM Power występują trzy podstawowe typy zapotrzebowań: na materiały standardowe na stan magazynowy na materiały projektowe na materiały standardowe do nowych projektów. 2. Przygotowanie zamówienia Zasadnicze pytania: Kto przygotowuje zamówienie? Czy przygotowanie zamówień jest zadaniem dla logistyka? Jaka jest zasadnicza różnica w przygotowaniu zamówień na surowce między strategią wytwarzania produktów na zamówienie i strategią wytwarzania produktów na magazyn? Przyporządkowanie zapotrzebowań do dostawców Dla każdego z surowców względnie ich grup może nastąpić: a) przyporządkowanie na zasadzie powtórzenia dotychczasowego, a więc kontynuacja dostaw na istniejących warunkach, b) przyporządkowanie powtarzające dotychczasowe z uzupełnieniem o nowych dostawców np. z powodu zapotrzebowania przekraczającego możliwości wcześniejszych dostawców,.. c) weryfikacja dotychczasowych przyporządkowań i zmiany warunków dostaw łącznie z rezygnacją z wcześniejszych dostawców, d) nowe przyporządkowania obejmujące wyszukiwanie i wybór nowych dostawców. Z jakimi problemami należy się liczyć, gdy rezygnujemy z dostawcy? Jakie aspekty logistyczne powinny być uwzględnione w procedurze wyboru nowego dostawcy? 4. Uzgodnienie (sprawdzenie) warunków transakcji zakupu (składania zamówień) zgodnie z wymogami wynikającymi z przyporządkowania dostawcy do zamówienia...

14 14 5. Przygotowanie i przesłanie zamówień do dostawców Oprócz standardowych operacji związanych z komunikacją z dostawcami należy uwzględnić: opcja korygowania zamówienia w razie zmiany zapotrzebowania lub sytuacji nadzwyczajnej uzyskanie potwierdzenia dotrzymania warunków określonych w zamówieniu śledzenie statusu realizacji zamówienia i sygnalizowanie ostrzeżeń Dokonywanie korekty zamówienia W praktyce planowania wypracowano referencyjne zalecenia, jak uwzględniać potrzebę dokonywania zmian biorąc pod uwagę, że dostawca nie może być nimi zaskoczony.. Gdy zamówienie przewiduje dostawy w wielu okresach, wprowadza się podział wyróżnionego okresu planowania na podokresy: - pierwszy, w którym nie wolno dokonywać zmian jest to okres nazywany zamrożonym ; - drugi, w którym są dopuszczalne zmiany w określonych granicach; - trzeci, w którym zamówienie jest traktowane jedynie jako wstępne, co w najbliższej przyszłości dopuszcza większe korekty. W praktyce okres zamrożony zależy od wytwarzanego produktu i rodzaju zamawianych u dostawców materiałów. Przykład z praktyki Okres zamrożony jest definiowany dla każdego produktu.

15 15 Może obejmować 1 tydzień, 2 tygodnie lub miesiąc. Granice dopuszczalnych zmian są niekiedy odnoszone do klasy produktu według klasyfikacji ABC. Zakres dopuszczalnych zmian w zamówieniach wynosi: od 20% dla produktów klasy A do 50% zamawianych produktów klasy C.... Proces składania zamówień - przykład TOYOTA 1 Toyota jest bardzo wymagającym klientem. Oto kilka podstawowych informacji, jakie dostają dostawcy na samym początku współpracy z Toyotą: - Toyota odbiera części od dostawców codziennie - filozofią Toyoty jest Just-In-Time (przepływ komponentów produkcyjnych od dostawcy = przepływowi produkcji w Toyocie) - Heijunka odbiory od dostawców nawet kilka razy dziennie w małych ilościach - Milk rounds części odbierane są jednym transportem od dostawców, znajdujących się na jednej trasie - każdy Manifest (zamówienie) musi być przygotowany na osobnej palecie - tylko dokumenty wysłane przez Toyotę za pomocą Web EDI mogą znajdować się na palecie przeznaczonej do wysyłki (etykieta na pudełku, etykieta na palecie, manifest) - każda część może znajdować tylko się w opakowaniu uzgodnionym wcześniej pomiędzy Toyotą a dostawcą - brak wiadomości to dobra wiadomość każda niezgodność związana z wysyłką musi być natychmiast zgłoszona przez dostawcę do osoby kontaktowej w Toyocie. Proces dostawy ma swój początek tak naprawdę 12 tygodni przed dostarczeniem części do fabryki. Raz w tygodniu, w czwarty dzień roboczy przeliczane są zapotrzebowania na części, zgodnie z założonym w systemie planem produkcji. 1 Musiał A., Monitoring dostaw, praca dyplomowa, AE Wrocław 2005.

16 16 Takie prognozy trafiają do dostawcy poprzez Web EDI i zawierają zapotrzebowania na najbliższe pięć dni, w rozbiciu na każdy dzień osobno, oraz tygodniowe ilości na kolejne 11 tygodni. Prognozy powinny być użyte przez dostawcę do zaplanowania swojej produkcji. Zamówienia części generowane są na podstawie dziennych zapotrzebowań. Dzienne zamówienie to dla dostawcy potwierdzenie ilości, która być odebrana w ciągu 24 godzin. Zamówienie nazywa się Manifestem Najważniejsze punkty przekazu Manifestu dla dostawcy to: - czas jaki ma dostawca od momentu otrzymania danych do momentu kiedy części są gotowe do wysyłki nie może przekroczyć maksymalnego czasu, jaki został uzgodniony między Toyotą a dostawcą, - jedna transmisja danych może zawierać więcej niż jeden manifest, w związku z tym dostawca zobowiązany jest przygotować każdy manifest na osobnej palecie, - dostawca powinien zrobić dodatkową kontrolę, zanim części zostaną odebrane, - tylko dokumenty przesłane przez Toyotę mogą być dołączone do palety z częściami Aby części zostały odebrane, muszą być odpowiednio spakowane, to znaczy w uzgodnione wcześniej opakowanie, każdy manifest na osobnej palecie, pudełka uzupełnione do pełnych warstw, przykryte pokrywą, zabezpieczone taśmą, odpowiednio oznaczone.

17 17 Warstwy muszą być pełne Wypełnia się pudełkami ozn. : Empty Kanbany Podstawa palety Pokrywa dostarczona przez Toyotę EMPTY Empty Label Pallet A mm Pallet 1200mm 1200mm max etykieta klejona do krótszego boku pokrywy Plastikowa taśma zabezpieczająca Nie przyklejać etykiety do pokrywy Źródło: Musiał A., Monitoring dostaw, praca dyplomowa, AE Wrocław 2005.

18 18 6. Przygotowanie do (fizycznego) przyjęcia dostawy przygotowanie pomieszczeń, urządzeń i ludzi do przyjęcia dostawy koordynacja działań wspomagających przyjęcie dostawy komunikacja z przewoźnikiem i informacje o miejscu i czasie przyjmowania dostawy, przygotowanie do kontroli jakości Identyfikacja produktów na wejściu magazynu Ważne są: oznakowanie ładunków urządzenia wspomagające rozpoznawanie skanery, transpondery dobór urządzeń umożliwiających szybką transmisję danych o dostawie do systemu komputerowego. Diagram procesu przyjmowania dostaw... Co różni identyfikację dostawy od identyfikacji dokumentów dostawy? Jakie jest uzasadnienie czynności grupowanie i oznakowanie wykonywanej po fizycznym przyjęciu dostawy? Czy produkt skierowany na miejsce składowania może być natychmiast uznany za gotowy do wydania na produkcję?

19 19 7. Organizacja (fizycznego i prawnego) przejęcia i przemieszczenia dostawy na miejsce składowania Przykład VV Polkowice fah ren A Wi rfahren für Volk s wag en un d Au di fah ren A Wi r f ahren für Volk s wagen un d Au di Powierzchnia rozładunkowa Przyjęcie przesyłki przez dyspozytora Rozładunek Przygotowanie Kontrola towaru Biuro przyjęcia towaru Magazyn blokowy Rejestrowanie towaru Drukowanie C-Belegów Magazyn regałowy Oznakowanie opakowań Magazynowanie Magazynowanie Rysunek 1.7. Proces przyjęcia towaru w VW MP. Źródło: Opracowanie własne na podstawie materiałów wewn. VW MP. 8. Sprawdzanie ilościowej i jakościowej zgodności dostawy z zamówieniem (ewentualne reklamacje), w tym również poprawności opakowania poprawności dołączonej dokumentacji przewozu kompletności dokumentacji dotyczącej produktu 9. Zatwierdzenie faktury (z ewentualną korektą) i zlecenie zapłaty. 10. Aktualizacja danych systemowych zaopatrzenia uaktualnienie stanów magazynowych weryfikacja danych o produktach (np. zmiana ceny) zmiany w warunkach następnych dostaw. 11. Analiza przebiegu realizacji procesu zakupu ze szczególnym uwzględnieniem dostrzeżonych odchyleń od założonych i uzgodnionych warunków. W analizie należy dokonać m.in. oceny: czasu trwania dostawy i przyczyn ewentualnych opóźnień

20 20 kompletności dostawy i porównania jej z wcześniejszymi dostawami jakości dokumentacji dostawy funkcjonowania systemu komunikowania się z dostawcą i zaangażowanymi pośrednikami w procesie dostawy jakości usług przewozowych 12. Przekazanie wniosków z realizacji dostawy do odpowiednich działów, w których mogą być one użyteczne.... Zamówienia z punktu widzenia dostawcy Podstawą przygotowania do organizacji dostaw powinno być uzgodnienie warunków realizacji dostaw. Czas odgrywa bardzo istotną rolę w organizacji i realizacji dostaw do klienta. Jest to jeden z elementów, decydujących o konkurencyjności danego dostawcy. Zamówienie przesłane przez kupującego poddawane jest weryfikacji przez dostawcę pod kątem jego wykonalności, tzn. czy dostawca będzie w stanie dostarczyć wymaganą ilość towaru w ustalonym czasie. Dlatego też tak istotne jest następujące po tym potwierdzenie realizacji zamówienia przez dostawcę. W ramach tych warunków strony określają: termin realizacji zamówienia;... wymagania dotyczące opakowania i oznakowania; środek transportu wykorzystany do dostawy; stronę odpowiedzialną za organizację transportu;... stronę ponoszącą koszty transportu i ubezpieczenia;... zasady zgłaszania i realizacji reklamacji i zwrotów Dostawca powinien poinformować (potwierdzić) termin realizacji dostawy u klienta, tak aby klient był przygotowany do odbioru przesyłki