SEKRETARZA SZKOŁY. Terminarz zadań szkoły na maj Codzienna obsługa sekretariatu. Dokumentacja AKTUALNOŚCI OŚWIATOWE

Transkrypt

1 ISSN: X Nr 3 maj 2014 SEKRETARZA Codzienna obsługa sekretariatu INFORMACJI O PODŁOŻENIU BOMBY NIE NALEŻY NAGŁAŚNIAĆ ZBYT WCZEŚNIE Sekretarz przyjmujący zgłoszenie o podłożeniu ładunku wybuchowego w szkole musi zachować spokój i tak poprowadzić rozmowę, by uzyskać jak najwięcej danych o informatorze. 15 SZKOŁY AKTUALNOŚCI OŚWIATOWE Poczęstunek dla zespołu nadzorującego matury należy właściwie zaksięgować 3 ZNP: konieczny jest jasny podział zadań między nauczycielem a asystentem 8 Terminarz zadań szkoły na maj 2014 Dokumentacja Zarządzenia dyrektora wydawane tylko w ważnych sprawach 28 Dokumentację matur archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną 30 Prowadzenie wyłącznie elektronicznej wersji ksiąg jest niezgodne z prawem 31 Informacje o karze porządkowej należy usunąć z akt po roku nienagannej pracy 32 ADRESOWANIA WZGLĘDNE I BEZWZGLĘDNE W EXCELU MAJĄ PRAKTYCZNE ZASTOSOWANIE W PRACY SEKRETARZA Funkcje te mogą znacznie ułatwić pracę sekretarzowi szkoły. Aby w pełni z nich korzystać, należy wiedzieć, czym się różnią, kiedy je stosować i jak usprawnić sobie pracę z nimi. str. 12 DYREKTOR SAM PLANUJE, KIEDY JEST DOSTĘPNY DLA INTERESANTÓW Nierzadko do sekretariatu przychodzą rodzice z pretensjami i natychmiast żądają spotkania z dyrektorem. Ich agresja przybiera na sile, jeśli dyrektor jest akurat nieobecny. Tymczasem nie musi on każdego dnia spędzać 8 godzin w swoim gabinecie. str. 19 SEKRETARIAT JEST KLUCZOWYM MIEJSCEM DLA ZAPEWNIENIA OPIEKI ZWOLNIONEMU UCZNIOWI W sekretariacie szkoły przez cały dzień przebywa osoba dorosła, która może sprawować opiekę nad uczniem do momentu odebrania go przez rodziców. str. 25 PROWADZENIE WYŁĄCZNIE ELEKTRONICZNEJ WERSJI KSIĄG JEST NIEZGODNE Z PRAWEM Księgi ewidencji oraz księgi uczniów obowiązkowo prowadzi się w wersji papierowej. Jeśli szkoły prowadzą ich elektroniczne wersje, to i tak, w określonych regulacjami wewnętrznymi momentach w roku, muszą je drukować, gromadzić i archiwizować. str. 31 OTO KOD LOJALNOŚCIOWY DO PROGRAMU NIEZBĘDNIK SEKRETARZA SZKOŁY : ALW03 WPISZ GO W WYZNACZONYM MIEJSCU NA TWOJEJ KARCIE! REGULAMIN DOSTĘPNY NA STRONIE ORGANIZATORA

2 W razie kryzysu należy zachować spokój O sekretariacie można powiedzieć, że jest sercem szkoły. To tutaj pierwsze kroki kierują interesanci uczniowie i ich rodzice, kandydaci na uczniów. Dlatego tak ważny jest adekwatny i elegancki wizerunek sekretarza szkoły. Klasyczna elegancja to przede wszystkim prostota, jakość, staranność. To również w przypadku kobiet dyskretny makijaż, staranna fryzura i delikatne dodatki, z którymi lepiej nie przesadzać. Również przedstawiciele organów nadzoru czy policji zwykle w pierwszej kolejności udają się do sekretariatu. Wizyta policjanta w szkole nie powinna być dla sekretarza ani zaskoczeniem, ani powodem do zdenerwowania. Dyrektor powinien powiadomić sekretarza o każdej planowanej wizycie policjanta w szkole i ją z nim omówić. Rolą sekretarza jest dopilnowanie, by wizyta ta nie stała się widowiskiem. Sekretarz powinien cały czas przebywać w sekretariacie i być do dyspozycji dyrektora. Często zdenerwowany rodzic przychodzi do sekretariatu i natychmiast chce rozmawiać z dyrektorem szkoły. Napięcie rośnie, gdy okazuje się, że dyrektor jest w tym czasie niedostępny. Nie ma on bowiem obowiązku spędzać 8 godzin w swoim gabinecie. Do sekretarza należeć będzie dalsze pokierowanie rodziców. Zawsze też na wypadek sytuacji kryzysowych sekretarz szkoły powinien wiedzieć, gdzie aktualnie jest dyrektor, i znać jego numer telefonu. Zachęcamy Państwa do kontaktu z naszą redakcją. Na Państwa sugestie czekamy pod adresem ns@wip.pl. Serdecznie pozdrawiam Katarzyna Giruć redaktor prowadząca Redaktor prowadząca: Katarzyna Giruć Redaktor prowadząca grupy czasopism: Agnieszka Rumik Wydawca: Patrycja Wądołowska Kierownik marketingu i sprzedaży: Julita Lewandowska-Tomasiuk DTP: Norbert Bogajczyk Druk: Miller Druk sp. z o.o. Nakład: 700 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel , faks cok@wip.pl NIP: Numer KRS: Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: zł wraz z przysługującymi Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona WWW i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji lub w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka.

3 Spis treści AKTUALNOŚCI OŚWIATOWE Terminarz zadań szkoły na maj Poczęstunek dla zespołu nadzorującego matury należy właściwie zaksięgować 3 Koniec z ciągłym przedłużaniem umów terminowych przez pracodawców 5 Rekrutacja w 2014 roku wprowadzono możliwość odwołania od wyników rekrutacji 6 ZNP: konieczny jest jasny podział zadań między nauczycielem a asystentem 8 CODZIENNA OBSŁUGA SEKRETARIATU Sekretarz dba, by interwencja policji w szkole nie stała się sensacją 9 Za wydanie duplikatu świadectwa lub legitymacji pobierana jest opłata 11 Adresowania względne i bezwzględne w Excelu mają praktyczne zastosowanie w pracy sekretarza 12 Informacji o podłożeniu bomby nie należy nagłaśniać zbyt wcześnie 15 KONTAKTY Z ORGANAMI NADZORU Kontrola organu prowadzącego tylko w ściśle określonym zakresie 18 Dyrektor sam planuje, kiedy jest dostępny dla interesantów w swoim gabinecie 19 Pisma urzędowe kierowane do szkoły powinny być w języku polskim 20 Nie wszystkie części etatu zaokrągla się w SIO 20 1 Nr 3 Maj 2014

4 Spis treści KONTAKTY Z RODZICAMI Profesjonalny i elegancki wygląd sekretarza to okazanie szacunku do klientów szkoły 21 Dokumentacja z udzielenia pierwszej pomocy powinna być dostępna w sekretariacie szkoły 23 Pełnoletni uczeń może zastrzec, by nie przekazywać informacji jego rodzicom 24 Sekretariat jest kluczowym miejscem dla zapewnienia opieki zwolnionemu uczniowi 25 DOKUMENTACJA Zarządzenia dyrektora wydawane są tylko w ważnych sprawach 28 Dokumentację matur archiwizuje się zgodnie z instrukcją kancelaryjną 30 Prowadzenie wyłącznie elektronicznej wersji ksiąg jest niezgodne z prawem 31 Informacje o karze porządkowej należy usunąć z akt po roku nienagannej pracy 32 Jeśli masz pytania lub wątpliwości, jak radzić sobie z obowiązkami sekretarza szkoły, prosimy, przekaż je nam: faksem em ns@wip.pl listownie na adres: Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. ul. Łotewska 9a Warszawa Sygnalizowane przez Ciebie problemy postaramy się rozwiązać w kolejnych numerach. 2

5 Aktualności oświatowe Poczęstunek dla zespołu nadzorującego Szkoła nie ma obowiązku organizować i finansować poczęstunku dla członków zespołu przeprowadzającego lub nadzorującego egzamin maturalny. Jeśli dyrektor zdecyduje się sfinansować go z budżetu szkoły, to księgowanie wydatków zależeć będzie od tego, co zostało zakupione. Często poczęstunek dla uczniów zdających egzaminy maturalne oraz dla nauczycieli będących członkami zespołów przeprowadzających lub nadzorujących te egzaminy finansowany jest przez radę rodziców lub ze składek rodziców klas maturalnych. Jeżeli szkoła posiada środki w budżecie, to poczęstunek dla członków zespołu przeprowadzającego lub nadzorującego egzamin maturalny może być sfinansowany z jej rachunku bieżącego. Decyzja w tej sprawie należy do dyrektora szkoły. Księgowanie takich wydatków będzie zależało od tego, co zastanie zakupione czy będzie to zakup pojedynczych produktów, czy np. usługi kateringu. Księgowanie usługi kateringu Zakup usługi kateringu: 1) Faktura zakupu usługi, np. obiadu: Wn 402 Usługi obce Ma 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. 2) Zapłata za fakturę: Wn 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Ma 130 Rachunek bieżący jednostki. ZADANIA NA MAJ od 5 do 30 maja przeprowadzenie części ustnej egzaminu maturalnego według ustalonego harmonogramu, od 5 do 23 maja przeprowadzenie części pisemnej egzaminu maturalnego, do 31 maja termin zakończenia stażu zawodowego dla nauczycieli stażystów oraz tych, którzy rozpoczęli 3-letnie staże 1 września 2011 r., a także nauczycieli stażystów, którzy rozpoczęli staż 1 września 2013 r., do 31 maja złożenie wypowiedzenia nauczycielom, z którymi rozwiązuje się stosunek pracy z końcem roku szkolnego, do 31 maja przekazanie co najmniej 75% środków z odpisów na konto ZFŚS, do 31 maja przeprowadzenie okresowej kontroli sprawdzenia stanu technicznego: elementów budynku, budowli i instalacji narażonych na szkodliwe wpływy atmosferyczne i niszczące działania czynników występujących podczas użytkowania obiektu, instalacji i urządzeń służących ochronie środowiska, instalacji gazowych oraz przewodów kominowych (dymowych, spalinowych i wentylacyjnych), przygotowanie harmonogramu zebrań klasyfikacyjnych rady pedagogicznej zatwierdzających wyniki nauczania i zachowania, uregulowanie wszystkich spraw związanych z ruchem kadrowym w szkole, odbiór zatwierdzonego przez organ prowadzący arkusza organizacji szkoły na rok szkolny 2014/ Nr 3 Maj 2014

6 Aktualności oświatowe Księgowanie zakupu pojedynczych produktów Zakup pojedynczych produktów, np. soków, napojów, ciastek itp.: 1) Faktura zakupu: Wn 401 Zużycie materiałów i energii Ma 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. 2) Zapłata za fakturę: Wn 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami Ma 130 Rachunek bieżący jednostki. PODSTAWA PRAWNA: Rozporządzenie ministra finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. nr 38, poz. 207 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. nr 128, poz. 861 ze zm.). Alicja Stawowczyk główny księgowy jednostki budżetowej KOMENTARZ EKSPERTA Małgorzata Celuch nauczyciel, wicedyrektor, egzaminator i współorganizator międzyszkolnych konkursów matematycznych, autor wielu publikacji oświatowych Z inicjatywą zapewnienia posiłku podczas egzaminu maturalnego najwcześciej występują rodzice uczniów zdających maturę. Finansowany jest on wówczas przez radę rodziców lub ze składek rodziców klas maturalnych. Poczęstunek jest wówczas przeznaczony dla uczniów zdających egzaminy maturalne oraz dla nauczycieli będących członkami zespołów przeprowadzających lub nadzorujących te egzaminy. Zazwyczaj są to ciepłe napoje, woda mineralna, soki, drożdżówki, pączki, kanapki i słodycze. Dyrektorzy szkół starają się tak zaplanować składy zespołów nadzorujących egzaminy, by nauczyciele uczestniczyli tylko w jednym z egzaminów zaplanowanych w danym dniu. Podobnie uczniowie stosunkowo rzadko wybierają takie zajęcia edukacyjne, że zmuszeni są zdawać dwa egzaminy w ciągu jednego dnia. Wyjątek stanowią egzaminy z języków obcych, które odbywają się w częściach, o 9.00 poziom podstawowy i o poziom rozszerzony. Maturzyści zdający język obcy na poziomie rozszerzonym muszą wziąć udział w obydwu częściach egzaminu. Jeśli jednak w danym dniu odbywają się egzaminy wymagające pobytu w szkole tych samych uczniów i nauczycieli przed południem oraz po południu rodzice organizują także ciepły posiłek, zwykle w formie obiadu, w przerwie między kolejnymi częściami egzaminów maturalnych. Takie sytuacje zdarzają się dość często, ponieważ codziennie przewidziane są dwa egzaminy maturalne: jeden o 9.00, a drugi o 14.00, np. język polski rano, fizyka po południu lub matematyka rano i WOS po południu. Poczęstunek należy przygotować w oddzielnym pomieszczeniu. Nauczycielom ani uczniom nie wolno wnosić na salę egzaminacyjną niczego do jedzenia ani do picia. Należy też pamiętać, że podczas trwania egzaminu w szkole nie powinni przebywać rodzice przygotowujący poczęstunek. Czasami poczęstunek jest przygotowany także dla nauczycieli nadzorujących ustne egzaminy maturalne. Nauczycielom nie wolno opuszczać sali egzaminacyjnej ani wnosić do niej posiłku. Czas trwania egzaminów powinien być tak zaplanowany przez dyrektora szkoły, by nie wymagał dłuższej przerwy na posiłek. Egzaminatorzy nie powinni być zbyt obciążeni i zmęczeni podczas egzaminowania. 4