Gospodarka Materiałowa v

Transkrypt

1 Gospodarka Materiałowa v

2 2 Gospodarka Materiałowa -

3 SPIS TREŚCI: 1. Wstęp Standardowe przyciski i obsługa menu (szerzej opisane we Wprowadzeniu do aplikacji BPSC) Tryb zapytania (szerzej opisany we Wprowadzeniu do aplikacji BPSC) Wykaz i opis funkcjonalności systemu wg punktów MENU Zaopatrzenie materiałowe Oferty dostawców kartoteka zarejestrowanych ofert Wystawianie zamówień zakupu Kartoteka zamówień zakupu umożliwia podgląd wszystkich złożonych zamówień Analiza zamówień zakupu Harmonogram płatności Kartoteki pomocnicze Rodzaje zamówienia zakupu statusy zamówień Formy wysyłki Kartoteka zapotrzebowań Gospodarka materiałowa Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego Obsługa dokumentów Charakterystyka ogólna Kartoteka dokumentów Zmiany cen przychodów Obsługa raportu produkcji Ceny wyrobów gotowych Dokumenty na osobę Rejestr zwrotów Przyjmowanie pojedynczych zwrotów Zapasy w miejscach składowania Księgowanie Schematy księgowania dokumentów obrotu materiałowego Konta materiałowe Inwentaryzacja Kartoteka inwentaryzacji Otwarcie inwentaryzacji Usuwanie inwentaryzacji Komisja inwentaryzacyjna Wprowadzanie pozycji inwentaryzacji Przeprowadzenie inwentaryzacji Nadwyżki Niedobory Zgodne Dokumenty związane z różnicami inwentaryzacyjnymi Wydruki arkuszy inwentaryzacyjnych Bilans otwarcia Gospodarka Materiałowa 3

4 4. Kontrola jakości Kontrola jakości Kontrolowane dokumenty Konfiguracja kontroli jakości Parametry kontroli jakości Kartoteki pomocnicze Jednostki miar Operacje na kartotece jednostek miar Magazyny Operacje na kartotece magazynów Opcje dla magazynu Miejsca składowania Operacje na kartotece miejsc składowania Rodzaje dokumentów Operowanie na kartotece rodzajów dokumentów Dysponenci części Operacje na kartotece dysponentów części Definicja kontrahentów Charakterystyka Kontrahenci Branże kontrahentów Grupy kontrahentów Oferenci Definicja indeksów Mała kartoteka indeksów / Kartoteka indeksów Grupy indeksów Aktualizacja nazw części Cechy indeksów Konfiguracja współpracy z 4TECH Słownik rodzajów / podstaw zwrotów Definicje tabel struktur wiekowych Zlecenia produkcyjne Kartoteka PKW i U Ustawienia systemu GM Parametry magazynów Konfiguracja realizacji Opisy informacji o dokumentach Opisy informacji o pozycjach dokumentów Przy każdym parametrze należy podać jego kod, szerokość wyświetlania i typ (znakow,logiczny,tekstowy) Numeracja dokumentów Konfiguracja formatek Formatki stanów indeksów KONF_SM Wybór magazynu Raporty Gospodarka Materiałowa -

5 7.1. Charakterystyka Uruchamianie GM-021 Obroty materiałowe w zadanym okresie wg magazynów GM-022 Zestawienie pozycji zarejestrowanych dokumentów wg magazynów GM-020 Stan zapasów w miejscach składowania na dzień dzisiejszy GM-035 Raport ilości / wartości wg dokumentów i schematów księgowania Definicje raportów użytkownika Raporty magazynowe Struktura tabel Informacje o Informacje o indeksie towaru Informacje o stanie magazynowym Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego Gospodarka Materiałowa 5

6 6 Gospodarka Materiałowa -

7 1. Wstęp Praca z modułem Gospodarki Materiałowej podzielona jest na kilka etapów: Wypełnienie kartotek części oraz pozostałych kartotek pomocniczych, Wprowadzanie Bilansu Otwarcia, Obrót dokumentami materiałowymi, Kontrola nad stanem zapasów na magazynach, Tworzenie schematów księgowania oraz generowanie dekretów do systemu Finansowo Księgowego, Obsługa inwentaryzacji, Tworzenie zestawień i raportów. Uwaga!: Należy wspomnieć, że wszelkiego typu uprawnienia, w tym uprawnienia do poszczególnych magazynów definiowane są w module Administrator, który został omówiony w oddzielnej dokumentacji!!! 1.1. Standardowe przyciski i obsługa menu (szerzej opisane we Wprowadzeniu do aplikacji BPSC) Obsługi wszelkich kartotek dokonujemy załączając ją z odpowiedniej opcji menu, wykonując poszczególne operacje. Wejściowe okno, które pojawi się po załączeniu aplikacji GM, i zalogowaniu się do systemu, będzie jak na rys. Rys. 1/W.1 Operacje wykonywane w poszczególnych kartotekach: zatwierdzania, anulowania, edycji, poruszania się po wierszach, wykonywania zapytania, drukowania i innych wykonamy używając standardowych przycisków umieszczonych na każdej z kartotek. Akcje takie uzyskamy również za pomocą odpowiednich opcji menu (gdzie podkreślona litera w opisie oznacza tzw. klawisz skrótu danej opcji), pogrupowanych według ich funkcjonalności: Przejdź do uruchamiające kartoteki; Edycja standardowe opcje edycyjne pól: Cofnij, - Gospodarka Materiałowa 7

8 Wytnij, Kopiuj, Wklej, Usuń; Wiersz operacje na wierszach: Ekran w górę, Poprzedni, Następny, Ekran w dół, Pierwszy rekord, Ostatni rekord, Dodaj, Usuń, Zmień, Pokaż; Zapytanie - Wprowadź umożliwienie wprowadzenia warunków zaczytywania rekordów, Wykonaj wykonanie zapytania według zadanych warunków, Ostatnie zapytanie przypomnienie ostatnio zadawanego zapytania, Anuluj anulowanie wprowadzania warunków zapytania, Przelicz podanie liczby rekordów spełniających zadane warunki; Pomoc - O programie wywołanie okienka informacyjnego, Lista wartości wyświetlenie podpowiedź wartości dla pola, które taką listę ma podpiętą, Kto i kiedy podanie informacji o tym, kto i kiedy wprowadzał, ostatnio modyfikował i ostatnio zatwierdzał bieżącą pozycję oraz kto ostatnio drukował np. dokument magazynowy, Prawa użytkownika sczytanie wszystkich obowiązujących w danej chwili uprawnień użytkownika w zakresie ustalonej firmy i roku obrotowego, Wyświetl błąd wyświetlenie pełnej treści zaistniałego błędu (lub komunikatu: Brak błędów), Informacje o formatce wywołanie okna z danymi technicznymi bieżącej kartoteki, Informacje o obiektach bazy danych - umożliwienie wprowadzenia nazwy obiektu bazodanowego i wyświetlenie o nim informacji, Zmień hasło umożliwienie zmiany hasła przez użytkownika, Wyloguj się spowodowanie wylogowania z bazy danych. Wykonanie standardowych akcji umożliwiają również przyciski ikonowe z paska dostępnego z każdego miejsca aplikacji, znajdującego się pod menu. Przyciski te są zapalane w zależności od zakresu działań w danym oknie. Są to przyciski oznaczające odpowiednio: ekran w górę, poprzedni rekord, następny rekord, 8 Gospodarka Materiałowa -

9 ekran w dół, pierwszy rekord, ostatni rekord, dodaj, usuń, zmień, pokaż, zapisz, wprowadź zapytanie, wykonaj zapytanie, anuluj zapytanie, ok.,, anuluj, wyślij dane do Excela, drukuj raport definiowany, drukuj, wyjście. - Gospodarka Materiałowa 9

10 1.2. Tryb zapytania (szerzej opisany we Wprowadzeniu do aplikacji BPSC) Tryb zapytania, uzyskany przez opcję menu Zapytanie -> Wprowadź lub użycie klawisza F7, pozwala na wprowadzenie dodatkowych warunków zawężających ilość wyświetlonych w kartotece rekordów oraz pozwalając na szybsze i łatwiejsze wyszukiwanie konkretnych rekordów. Przykładowo ekran wygląda jak na poniższym rys. Rys. 1/W.2 Po wejściu w tryb zapytania wszystkie dane z przeglądarki zostają usunięte a użytkownik może w pierwszym wierszu przeglądarki wprowadzić kryteria zapytania. Kryterium ograniczające ilość wyświetlanych wierszy można opisać dla kolumn umieszczonych w przeglądarce i przewidzianych do zapytania. Tak na przykład, można zawęzić indeksy widoczne w przeglądarce tylko do należących do grupy 01, wpisując w polu Grupa wartość 01. Po wprowadzeniu kryterium wyszukiwania, musimy wykonać zapytanie. Wykonanie zapytania nastąpi po opcji menu Zapytanie -> Wykonaj lub wybraniu klawisza F8. Po wykonaniu zapytania w przeglądarce zostaną umieszczone tylko te wiersze z kartoteki, które spełniają zadane kryteria (w naszym przypadku indeksy z grupy 01). Przy wprowadzaniu zapytań przydatne są znaki uogólniające. Znaki te pozwalają na szukanie po fragmencie tekstu. Wyróżniamy dwa znaki uogólniające: % - zastępujący dowolny ciąg znaków, _ - zastępujący pojedynczy znak. W przykładzie z zapytaniem o grupę, gdy wpisać tekst: 01%, zostaną wyświetlone indeksy z grup zaczynających się od 01, np. 01, 011, 012, 013 itd. Można dodać kryterium wyszukiwania po nazwie części i do pola nazwa wprowadzić tekst: %sitko% (zostaną wtedy wyszukane wszystkie indeksy, których nazwa zawiera gdziekolwiek tekst sitko). Dla wyszukania indeksu o dwuznakowym kodzie grupy rozpoczynającym się od cyfry 0, w polu grupa należy wprowadzić tekst: 0_ (i wywołać zapytanie). 10 Gospodarka Materiałowa -

11 Rys. 2/W.2. Wynik zapytania ze znakami uogólniającymi. Przydatnymi funkcjami w trybie zapytania są funkcje przeliczenia ilości zwracanych wierszy oraz funkcja przywołania ostatniego zapytania. Po wejściu w tryb zapytania użytkownik może wyświetlić w pierwszym wierszu przeglądarki ostatnio wprowadzone kryteria. Funkcję przywołania poprzedniego zapytania realizujemy poprzez ponowne wybranie klawisza F7 lub wybranie opcji menu Zapytanie -> Ostatnie zapytanie. Po wywołaniu funkcji można zmieniać poprzednie kryteria wyszukiwania i ponownie wykonać zapytanie (np. dla zmniejszenia liczby wyświetlonych wierszy). Po wprowadzeniu zapytania nie trzeba od razu wywoływać zapytania, można tu wcześniej sprawdzić, jak wprowadzone kryteria ograniczą zbiór zwracanych informacji. Zatem po wprowadzeniu zapytania wybiera się klawisz Shift-F2 lub wywołuje się z menu funkcję: Zapytanie -> Przelicz. W pasku statusu program poinformuje użytkownika ile wierszy zostanie zwróconych po wykonaniu zapytania z wprowadzonymi kryteriami. Taka informacja pozwoli użytkownikowi podjąć decyzję, czy należy jeszcze uściślić kryteria wyszukiwania, czy też liczba zwracanych wierszy nie jest zbyt duża i czy może on tak przygotowane zapytanie wykonać. - Gospodarka Materiałowa 11

12 Rys. 3/W.2. Przeliczenie ilości wierszy. Po wprowadzeniu zapytania i jego wykonaniu, program nie zawsze wyświetla wiersze. Informuje natomiast użytkownika w pasku statusu o rodzaju błędu jaki został popełniony przy wprowadzaniu kryteriów. Należy wówczas zredagować kryteria na nowo i spróbować wykonać zapytanie ponownie. Jeśli takie próby nie przyniosą efektu (oznacza to że brak jest w kartotece wierszy spełniających podane kryteria, lub kryteria zostały źle zdefiniowane), można usunąć wprowadzone kryteria i wywołać zapytanie na całej kartotece. Można także anulować zapytanie (klawisze Ctrl+Q lub opcja menu Zapytanie -> Anuluj) i próbować wprowadzić je od początku lub wyświetlić wszystkie wiersze poprzez wywołanie zapytania (bez kryteriów). Tryb zapytania umożliwia wprowadzanie nieco bardziej wyszukanych zapytań. Przy wprowadzaniu bardziej skomplikowanych warunków wyszukiwania, przydatna jest znajomość podstaw języka SQL oraz ewentualnie struktury bazy danych. Na potrzeby tego podręcznika, omówione zostaną podstawy użycia słów kluczowych języka SQL. W trybie zapytania można używać następujących słów kluczowych i operatorów: 12 Gospodarka Materiałowa -

13 Słowo lub operator Opis Przykład < Mniejszy <10 - kontrahenci o numerach mniejszych od 10 > Większy <> lub!= Różny od #BETWEEN Wartość z przedziału #BETWEEN 1 AND 10 - kontrahenci o numerach od 1 do 10 #NOT BETWEEN Wartości nie z przedziału #IN Wartości z listy #IN (1,2,3,4) - kontrahenci o numerach 1, 2, 3, 4 #NOT IN Wartości nie z listy #IS NULL Wartości nie wypełnione #IS NOT NULL Wartość wypełniona :nazwa Zmienna definiowana :numer AND Operator iloczynu logicznego OR Operator sumy logicznej #IS NULL - (np. na polu miejscowość) kontrahenci bez wypełnionego pola miejscowość Dostępny przy zapytaniu ze zmienną definiowaną przez użytkownika Dostępny przy zapytaniu ze zmienną definiowaną przez użytkownika Podczas wprowadzania zapytania użytkownik może na wybranym polu zdefiniować zmienną, wpisując znak : i jej nazwę, np.: :nr, :m. Po wykonaniu zapytania użytkownik zostanie poproszony o wprowadzenie dodatkowych warunków w okienku edycyjnym. W okienku edycyjnym można używać większości elementów języka SQL, a w szczególności operatorów logicznych oraz podzapytań i oczywiście wcześniej zdefiniowanych zmiennych. - Gospodarka Materiałowa 13

14 Rys. 4/W Wykaz i opis funkcjonalności systemu wg punktów MENU Poniżej umieszczony jest wykaz zagadnień systemu wg kolejności punktów MENU w wersji systemu GM-IMPULS. 14 Gospodarka Materiałowa -

15 2. Zaopatrzenie materiałowe Dojście: 1. Przejdź do 2. Zaopatrzenie materiałowe Opcja ta umożliwia rejestrowanie ofert dostawców jak również zamówień zakupu Oferty dostawców kartoteka zarejestrowanych ofert Rys. 1/8. Oferty dostawców kartoteka zarejestrowanych ofert: Wprowadzenie nowej oferty od dostawcy odbywa się poprzez opcję Dodaj. Użytkownik podczas rejestracji może określić następujące dane: znak oferty, numer dostawcy, określenie kontrahent czy oferent, indeks towaru, graniczne daty w których oferta będzie funkcjonować w systemie po upłynięciu tej daty oferta zostanie automatycznie usunięta po uruchomieniu opcji Usuń nieaktualne, termin płatności, sposób płatności, cena dostawcy, kod waluty ( dostępny słownik FK), upust procentowy, termin odbioru, określenie transportu ( własny \ obcy ), - Gospodarka Materiałowa 15

16 koszt transportu, min. czas dostawy w dniach, numer katalogowy, minimalna partia, ilość w partii, uwagi, dodatkowe warunki płatności, dodatkowe warunki dostawy. W celu rejestrowania oferty kilkupozycyjnej należy wybrać opcję Następna i wprowadzić niezbędne informacje. Przykładowy ekran do wprowadzania oferty: Rys. 2/ Wystawianie zamówień zakupu Opcja ta umożliwia wprowadzenie nowego zamówienia zakupu jak również przepisanie oferty do samego zamówienia. Wprowadzanie nowego zamówienia zakupu 16 Gospodarka Materiałowa -

17 Rys. 3/8. Wprowadzenie nowego zamówienia dla dostawcy odbywa się następująco : Wypełniamy miejsce wystawienia zamówienia np. pion produkcji Rodzaj zamówienia np. pilne Kolej numer Datę rejestracji Dostawca do którego zostanie skierowanie zamówienie Faktura dla - dla wskazanej jednostki organizacyjnej Sposób płatności podać rodzaj płatności np. gotówka Odbiorca np. magazyn produkcyjny Uwagi na zamówieniu wypełniamy wg uznania np. oświadczenie Po wypełnieniu nagłówka zamówienia wybieramy dodaj pozycję i pokazuje się nam następująca formatka do wypełnienia: - Gospodarka Materiałowa 17

18 Rys. 4/8. W formatce tej podajemy następujące dane : Indeks towaru który zamawiamy Ilość zamówionego towaru Magazyn do którego dany artykuł ma trafić magazyn zostanie podpowiedziany ale można również wpisać inny magazyn. Miejsce składowania danej części w magazynie Termin realizacji Nr oferty dostawcy Kod transakcji Datę przyjęcia obiecana wysyłki i potwierdzona wysyłki Instrukcje wysyłkowe np. w przypadku towarów łatwo tłuczących się ostrożnie Sposób wysyłki transport samochodowy Dostarcz do np. magazyn Numer katalogowy Status pozycji zamknięta czy otwarta Cenę jednostkową Cenę w walucie Cennik Uwagi Po wprowadzeniu wszystkich danych wybieramy OK W celu rejestrowania zamówienia kilkupozycyjnego należy wybrać opcję dodaj pozycję i wprowadzić niezbędne informacje. Możemy zaznaczyć na zamówieniu czy dotyczy towaru czy usługi. Zamówienie zakupu możemy również uzupełnić automatycznie na podstawie oferty dostawcy. W tym celu po uzupełnieniu nagłówka zamówienia wybieramy przycisk oferty i pojawia się następująca formatka : 18 Gospodarka Materiałowa -

19 Rys. 5/8. Gdzie możemy wybrać numer odpowiedniej oferty od danego dostawcy, a następnie klikamy przycisk przepisz i pozycje z oferty przepisują się do zamówienia. Po wprowadzeniu wszystkich pozycji wybieramy przycisk OK. i zakańczamy wprowadzanie zamówienia Kartoteka zamówień zakupu umożliwia podgląd wszystkich złożonych zamówień Formatka kartoteki zamówień zakupu wygląda następująco : - Gospodarka Materiałowa 19

20 Rys. 6/8. Formatka ta pozwala na sortowanie zamówień wg trzech parametrów: Okresu wystawienia : ostatniego okresu bieżącego roku przełomu roku całej firmy Rodzaju zamówienia Statusu zamówienia : potwierdzone zamówienia nie potwierdzone zamówienia wszystkie zamówienia Na formatce znajduje się przycisk DM który pozwala na obejrzenie pozycji zamówienia i stwierdzenia czy do danej pozycji zamówienia został wprowadzony już dokument magazynowy. Przycisk komasuj pozwala na skomasowanie zamówień z różnych jednostek organizacyjnych firmy dla jednego dostawcy na jednym zamówieniu. Przycisk ZK pozwala na wgląd do zależności pomiędzy zamówieniami zakupu a zamówieniami klienta. Daje to użytkownikowi informację jakie zamówienia klienta z zamówieniami zakupu były wystawione na tej podstawie innymi słowy pozwala na docieranie do dokumentów źródłowych. Funkcja kopiuj ułatwia powielanie zamówień jeśli posiadają one większość cech wspólnych, pozwala również na przepisywanie ( kopiowanie ) zamówień zakupu na zamówienia klienta, zamówień zakupu na zamówienia zakupu z podaniem parametrów różniących między sobą te zamówienia, dodatkowo w przypadku wielofirmowości istnieje możliwość skierowania kopiowanych zamówień do firmy docelowej. W przypadku kopiowania należy wskazać następujące dane oczywiście jeśli różnią się one od danych z których odbywa się kopiowanie: numer zamówienia, 20 Gospodarka Materiałowa -

21 data rejestracji, kontrahent, odbiorca, do wyboru zaznaczenie które pozycje ( indeksy ) mają być przekopiowane. Przykładowy ekran do kopiowania wygląda następująco: Rys. 7/ Analiza zamówień zakupu Opcja ta pozwala na kompleksowe przeglądanie zarejestrowanych zamówień. Od razu po wejściu do formatki mamy możliwość zawężenia przedstawianych informacji, tzn. ten sam rok, okres, ten sam rok, przełom roku, cała firma, możliwość wyświetlenia tylko otwartych zleceń, wybór jednostki organizacyjnej która zarejestrowała zamówienie. Przykładowy ekran do analizy zamówień: - Gospodarka Materiałowa 21

22 Rys. 8/8. Dodatkowo jest możliwość przeglądania obrotów, oraz dotarcie do zamówienia i pozycji zamówienia Harmonogram płatności Opcja ta pozwala na określenie zakresu dat od-do dla prześledzenia zamówień zakupu pod kątem realizacji płatności. Otrzymujemy informację dotyczącą : Rys. Wartości jednostkowych: dla kontrahenta i ogółem Wartości oferowanych: dla kontrahenta i ogółem Informacje te możemy uzyskać także w postaci wydruku. 22 Gospodarka Materiałowa -

23 2.6. Kartoteki pomocnicze Rodzaje zamówienia zakupu Opcja ta daje możliwość stworzenia własnego podziału zamówień na rodzaje, uzupełniona kartoteka rodzajów daje możliwość wykorzystania jej podczas wprowadzania zamówień na zasadzie słownika, każdy rodzaj zamówienia wymaga określenia w postaci podania następujących informacji: kod, nazwa, nazwa na wydruku, tytuł potwierdzenia, nagłówek zamówienia, stopka zamówienia, margines górny, szerokość wydruku możliwość wyświetlania standardowych informacji jak np. ( adres własny, adres kontrahenta, datę, standardowy układ kolumn ). możliwość wydruku danych dotyczących firmy i kontrahenta możliwość ustawienia wydruku wg własnych potrzeb (niestandardowy układ) wybór własnych kolumn Przykładowy wygląd ekranu: Rys. 9/8. - Gospodarka Materiałowa 23

24 statusy zamówień Funkcja ta pozwala na dokładniejsze określenie pozycji zamówienia według potrzeb użytkownika, Wprowadzenie nowego statusu wymaga podania następujących informacji: liczy porządkowej, kodu statusu, nazwa statusu, ustalenie statusu systemowego. Przykładowy ekran do wprowadzenia statusu pozycji: Rys. 10/ Formy wysyłki Jest tu słownik do wykorzystania na podobnych zasadach jak opisane wyżej daje możliwość zdefiniowania dowolnych form wysyłki według potrzeb występujących u klienta Słownik wymaga podania następujących informacji: kod, opis. Przykładowy ekran do tworzenia nowych form wysyłki: 24 Gospodarka Materiałowa -

25 Rys. 11/ Kartoteka zapotrzebowań Dojście: 3. Przejdź do 4. Zapotrzebowanie materiałowe 5. Kartoteka zapotrzebowań Kartoteka zapotrzebowań pozwala na ewidencję zapotrzebowań wewnątrz firmy. Na ich podstawie możliwa jest generacja zamówień zakupu. Aby wyświetlić dane w kartotece zapotrzebowań musimy sprecyzować z jakiego okresu mają one pochodzić, jakie warunki ma spełniać oraz jakiej jednostki organizacyjnej ma dotyczyć. Dla zatwierdzenia naszego wyboru konieczne jest użycie przycisku <Wykonaj> - Gospodarka Materiałowa 25

26 Rys /102. Kartoteka zapotrzebowania Kartoteka zawiera następujące informacje: numer dokumentu (numer kolejny) indeks towaru (indeks, którego dotyczy zapotrzebowanie) termin (termin realizacji zapotrzebowania) ilość (ilość zarejestrowana na zapotrzebowaniu) z (czy zapotrzebowanie zostało zatwierdzone T/N) ilość zak. (ilość zakupiona wyliczana na podstawie zamówień zakupu) powiązanie PZK (powiązanie zapotrzebowania z zamówieniem klienta istotne dla modułu ZBYT) powiązanie PZZ (powiązanie zapotrzebowania z zamówieniem zakupu) powiązanie PZW (powiązanie zapotrzebowania z zamówieniem wewnętrznym) Pozostałe pola wg opisu, magazyn, jednostka organizacyjna itp. Informacje wprowadzane w kartotece dotyczą jednorazowo jednego indeksu towarowego. Aby zarejestrować pozycję zapotrzebowania uzupełniamy kolejno: jednostkę organizacyjną (dział wystawiający zapotrzebowanie) osoba zgłaszająca (dostępne F9 osoba wystawiająca zapotrzebowanie) numer zapotrzebowania (numer kolejny zapotrzebowania) indeks (indeks towaru) ilość (ilość towaru, jego ilość w jednostce alternatywnej. Dla funkcji zmień dostępna jest również ilość zamówiona wyliczana na podstawie ilości z zamówień zakupu powiązanych z zapotrzebowaniem. termin zakupu (data, która oznacza termin oczekiwanego przyjęcia towaru) magazyn (na który ma trafić towar) cena zakupu (cena zakupu towaru) <check> zatwierdzone (oznaczenie czy dana pozycja jest zatwierdzona przez przykładowo kierownika zaopatrzenia 26 Gospodarka Materiałowa -

27 Pozycje w kartotece oznaczone kolorem czerwonym oznaczają pozycję przeterminowane, tzn termin ich realizacji został przekroczony. Bezpośrednio z zapotrzebowania można wygenerować zamówienie zakupu. Zamówienie zostanie wygenerowane dla pozycjo znaczonych <check> G. Po użyciu przycisku Generuj ZZ pojawia się ekran, w którym określamy parametry zamówienia zakupu: rodzaj zamówienia zakupu jednostkę organizacyjną datę rejestracji oraz termin realizacji dostawcę do którego generujemy zamówienie sposób płatności magazyn na który ma trafić towar w przypadku realizacji zamówienia dodatkowe uwagi na zamówieniu <check> czy zamówienie potwierdzone - Gospodarka Materiałowa 27

28 3. Gospodarka materiałowa Ten punkt w Menu zakresem funkcjonalności odpowiadającym głównym celom systemu. Tu odbywa się rejestracja dokumentów magazynowych. Poniżej umieszczony jest szczegółowy opis w tym zakresie. Jest to podstawowy zakres wiedzy, którą użytkownik powinien opanować 3.1. Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego Dojście: 1. Przejdź do, 2. Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego. Aby prowadzić prace z dokumentami, oprócz uzupełnionych kartotek podstawowych, muszą być wcześniej zdefiniowane: rok obrotowy wraz z okresami rozliczeniowymi oraz jednostka gospodarcza (w systemie Finansowo Księgowym). Przed podjęciem pracy na kartotece dokumentów magazynowych (i innych kartotek, dla których określenie jednostki i numeru roku ma znaczenie), należy wybrać jednostkę gospodarczą i rok obrotowy, w ramach których będą przeprowadzane operacje na dokumentach magazynowych. Funkcja ma na celu ustawienie domyślnej jednostki gospodarczej oraz roku obrotowego. Po wejściu do omawianej opcji otrzymamy ekran: Rys. 1/2.1. Do wyboru są tu następujące dane: Jednostka gospodarcza (firma), Rok obrotowy, Nr okresu sprawozdawczego. 28 Gospodarka Materiałowa -

29 Po wyjściu dane zostają zapisane dla użytkownika i przyjmowane jako wstępne (domyślne) przy następnym wejściu do omawianej opcji oraz podczas każdorazowego uruchamiania kartoteki dokumentów Obsługa dokumentów Charakterystyka ogólna Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów. Po uzupełnieniu kartoteki części oraz innych kartotek pomocniczych oraz wprowadzeniu Bilansu Otwarcia ukazującego początkowy stan towarów na magazynie można przystąpić do wprowadzania pozostałych dokumentów magazynowych tj.: PZ, RW, MM+, MM-, WZ, PW, ZW, ZZ, PR--, PR+, PL.. Obsługa wszystkich rodzajów dokumentów standardowymi funkcjami, tak Bo, jak i PZ, WZ, przebiega w taki sam sposób, stąd omówienie nastąpi we wspólnym podrozdziale. Różnice w wyglądzie ekranu czy dodatkowych funkcjonalnościach dla konkretnych rodzajów dokumentów zostanie wyróżnione dodatkowym opisem Kartoteka dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów. Zdefiniowane w opcji Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego ustawiania zostaną przy uruchamianiu kartoteki dokumentów. Dodatkowo w kartotece domyślnie podpowiadany jest okres bieżący. Do wybrania jest również magazyn, w obrębie którego funkcjonują dokumenty, z którymi chcemy pracować. Zostaną wyświetlone dokumenty tylko z wybranego okresu obrotowego i magazynu i podobnie, będziemy wystawiać dokumenty w danym okresie i magazynie. Uwaga!: Podpowiadane są magazyny obowiązujące w danej firmie i do których użytkownik ma prawa (patrz Rozdział Prawa prawo D_MAGAZYNY)!!! - Gospodarka Materiałowa 29

30 Rys. 2/2.4. Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego (Obsługa dokumentów). Przycisk radiowy Pokaż kartotekę: pełną lub wg zapytania, pozwala wybrać sposób prezentacji dokumentów: wejść do kartoteki z zaczytanymi dokumentami wg warunku z bieżącego bloku lub wejść do kartoteki w tryb zapytania, gdzie użytkownik może wprowadzić dodatkowe zawężenie warunków zaczytania dokumentów. Funkcja Kartoteka dokumentów daje pełną kontrolę nad całością obiegu dokumentów. pozwala tworzyć dokumenty, przekazywać je do realizacji, realizować i drukować. Wszystkie dokumenty przechowywane są w tej kartotece ( dokumenty BO przez opcję menu Przejdź do -> Gospodarka Materiałowa -> Bilans Otwarcia; oraz pozostałe dokumenty przez opcję menu Przejdź do -> Gospodarka Materiałowa -> Bilans Otwarcia). Jest to kartoteka wspólna dla aplikacji GM oraz Sprzedaż, to znaczy skutki operacji dokonanych na niej w module GM (dodawanie, usuwanie, zmiana, dekretowanie, stornowanie) będą widoczne w module Sprzedaż i odwrotnie (każda zmiana na kartotece dokonana w module Sprzedaż będzie widoczna i odniesie skutek w Gospodarce Magazynowej). Po określeniu omówionych wcześniej parametrów wstępnych zaprezentowany zostanie stan kartoteki dokumentów: 30 Gospodarka Materiałowa -

31 Rys. 3/2.4. Kartoteka dokumentów.( formatka konfigurowalna - FR_WSP42) Jest to ekran przeglądarki dokumentów, która wyświetla podstawowe informacje o nagłówkach dokumentów z wybranego magazynu i roku obrotowego. Znaczenie użytych kolorów w kartotece dokumentów: Dok.-Rodzaj dokumentu: czarny niebieski wystawiony przez GM wystawiony przez moduł DYSTRYBUCJĘ lub ZBYT czerwony brak pozycji dokumentu(cały rekord czerwony) zielony nie występuje Nr-Numer: czarny niebieski czerwony zielony zwykły dokument powiązany z Zamówieniem Klienta nie występuje nie występuje St.-Status: - Gospodarka Materiałowa 31

32 czarny niebieski zwykły dokument nie występuje czerwony błędnie powiązany z Dokumentem Sprzedaży zielony poprawnie powiązany z Dokumentem Sprzedaży Kartoteka dokumentów jest obsługiwana przez definiowalną formatkę przeglądarki (patrz pomoc informacja o formatce zakładka FORM - FR_WSP42) Zakres kolumn widoczny w kartotece jest definiowalny w punkcie konfiguracja formatek - opis zamieszczony w sekcji ustawienia GM). Każdy użytkownik systemu może zdefiniować indywidualny wygląd kartoteki dokumentów pod swoje potrzeby. Poniżej przykład konfiguracji kartoteki dokumentów - Ustawienia GM - konfiguracja formatek Poszczególne kolumny zawierają następujące informacje: skrót literowy oznaczający rodzaj dokumentu, numer dokumentu, status dokumentu (WS, DR, RE, KS), data wystawienia, 32 Gospodarka Materiałowa -

33 data realizacji, numer kontrahenta termin (podany jako data w formacie DD.MM.RRRR i osobno HH:MI), nr zlecenia numer płatnika magazyn docelowy kod schematu księgowania, numer dokumentu źródłowego dla dokumentów stornujących i korekt, stanowisko kosztów, numer zlecenia, słowo storno dla dokumentów stornujących, wartość dokumentu. liczba drukowań dokumentu Uwaga!: Prawo do wglądu w wartości wszystkich dokumentów i szczególnie w ceny zakupu dokumentów rozchodowych określa Administrator (patrz Rozdział Prawa - prawo CZY_DM_CENA_ZAKUPU)!!! U dołu ekranu widnieją przyciski przy pomocy, których można: Dodaj dokument Dodaj storno Zmień Usuń Pokaż Drukuj Kopiuj DM Dekretuj Oddekretuj Sprawdź Zapytaj Powiązania Generuj DS - dodać nowy dokument, - dodać storno dokumentu zaksięgowanego, - zmienić treść dokumentu, - usunąć dokument, - wyświetlić pełną informację o dokumencie bez możliwości jego zmiany, - wydrukować wszystkie dokumenty w kartotece, - tworzenie dokumentu, będącego kopią istniejącego już dokumentu magazynowego, - zadekretować dokument, - usunąć dekrety dokumentu, - sprawdzić przed dekretacją, czy dekrety są prawidłowe przez próbę zaksięgowania danego dokumentu, - wprowadzić zapytanie ograniczające zakres dokumentów wyświetlanych w przeglądarce, - wyświetlenie okna z możliwością wyboru zależności między danymi dokumentami i przejściem do przejrzenia takich powiązań. - (przycisk opcjonalny tylko dla dokumentów WZ i przy ustawionej dla danego kontrahenta opcji Czy umożliwić generację DS. z DM?) wyświetlenie okna do ustawienia odpowiednich parametrów generowania dokumentu sprzedaży lub/i drukowania. Generuj FZ / Drukuj FZ - (przycisk opcjonalny tylko dla dokumentów PZ o statusie RE lub KS przy odpowiednim sparametryzowaniu rejestrów faktur zakupu) dla PZ, która nie miała generowanej faktury zakupu (tak z systemu GM czy FK) pojawi się przycisk Generuj FZ, dla tej która ma - Drukuj FZ. OK - wyjście z przeglądarki dokumentów - Gospodarka Materiałowa 33

34 Przyciski radiowe Pokaż dokumenty: zrealizowane, wystawione, wszystkie pozwalają w uproszczony sposób wyszukać dokumenty o określonym statusie, dodatkowo przyciski w wybranym okresie, roku obrotowym, wszystkie zawężają wyszukiwanie do wybranego przedziału czasowego. Razem z ewentualnie wprowadzonym zapytaniem przyciski te ułatwiają wyszukanie interesujących użytkownika dokumentów. Każdy dokument zapisany w kartotece składa się z nagłówka i przynajmniej jednej pozycji Dodawanie nagłówka dokumentu Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów. Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument w kartotece dokumentów magazynowych nastąpi przejście do wyboru rodzaju dokumentu jak na poniższym ekranie; dla kartoteki BO nastąpi przejście od razu do wprowadzania nagłówka nowego dokumentu BO. Rys. 4/ Wybór rodzaju dokumentu. Uwaga!: Prawa do wprowadzania określonych rodzajów dokumentów i przeglądania ich w kartotece, mogą być określone szczegółowo przez Administratora systemu (patrz Rozdział Prawa prawo D_RODZAJEDOKUMENTOW, przy równoczesnym ustawieniu parametrów: patrz Rozdział Parametry parametr GM, PRAWA DO RODZAJOW DOKUMENTOW z wartością na T oraz parametr ZBYT BEZ_KONTROLI_PRAW_OSOB z wartością N ))!!! 34 Gospodarka Materiałowa -

35 Po dokonaniu wyboru rodzaju dokumentu i zatwierdzenie przez naciśnięcie OK następuje przejście do wprowadzania nagłówka dokumentu: Rys. 5/ Dodanie nagłówka dokumentu. Ekran jest tu podzielony na dwie części: W części górnej automatycznie zostają wypełnione pola (nie ma możliwości manipulowania tymi informacjami) dotyczące: rodzaju dokumentu oraz nazwy użytkownika wystawiającego dokument, Do wypełnienia są pola: numer dokumentu (Jeżeli nie zostanie podany zostanie on ustalony jako pierwszy wolny w obrębie rodzaju dokumentu, roku obrotowego i magazynu patrz Rozdział Numeracja dokumentów), daty wystawienia (podpowiadana bieżąca), data realizacji (podpowiadana bieżąca jeżeli dokument jest zrealizowany), termin data, której znaczenie nadaje użytkownik (nie bierze udziału przy generowaniu raportów zestawieniowych), np. data określająca fizyczną realizację dokumentu, identyfikatory przyjął / wydał (systemowe) oraz odebrał (możliwość wpisania osoby), kod schematu księgowania (jako opis pola pojawia się Klasyfikator przypisany do danego rodzaju dokumentu w Kartotece rodzajów dokumentów), czy dokument jest tranzytowy (po zaznaczeniu dokument nie będzie brany pod uwagę przy raporcie rotacji), z/do mag. i do mcs - pola obowiązkowe dla dokumentu MM-, nr faktury zakupu pole informacyjne dla dokumentu PZ. W zależności od wyboru odpowiedniego schematu księgowania dla dokumentu (oraz ustawień z Konfiguracji realizacji) wypełnieniu będą podlegać wymagane na nim Klasyfikatory umieszczone w dolnej części ekranu (oraz dodatkowo Klasyfikatory definiowalne jeśli zostaną takie zdefiniowane w systemie FK) : identyfikator i nazwa kontrahenta, - Gospodarka Materiałowa 35

36 numer zlecenia w przypadku dokumentów WZ nie ma zastosowania, wpisuje się je np. na dokumentach RW, symbol stanowiska kosztów, symbol jednostki organizacyjnej, kod i kurs waluty, numer ewidencyjny osoby odpowiedzialnej materialnie, identyfikator transakcji (automatycznie jest wpisywany tekst, który pojawi się również po zadekretowaniu dokumentu do systemu Finansowo Księgowego; automatyczne wypełnianie pola jest sterowane parametrami (patrz Rozdział Parametry parametr INDEKS DO TRANSAKCJI (GM), FORMAT TRANSAKCJI (FK), TRANSAKCJA_MAG_SYMB (FK)), pozycja kalkulacji kosztów (patrz Pozycje dokumentów), uwagi. Uwaga!: Format dat tak przy edycji dokumentu jak i na wydruku, przyjmowany jest domyślnie jako DD.MM.RRRR, ale może być zmieniony odpowiednim parametrem (patrz Rozdział Parametry parametr Format daty wystawienia )!!! Uwaga!: Prawa do posłużenia się daną jednostką organizacyjną określa Administrator systemu (patrz Rozdział Prawa prawo D_JEDNOSTKIORGANIZACYJNE)! W podpowiedzi są widoczne tylko te jednostki, do których użytkownik ma prawo!!! Do uzupełnienia pozostają Informacje dodatkowe, jeśli zostały takie zdefiniowane w Opisach informacji na dokumentach (patrz rozdział ). Uwaga!: Numer dokumentu jest unikalny w obrębie roku obrotowego, magazynu i rodzaju dokumentu. Inaczej mówiąc każdy magazyn prowadzi niezależną numerację dokumentów oddzielnie dla każdego rodzaju dokumentu w obrębie danego roku obrotowego!!! W kartotece dokumentów można przechowywać dokumenty z wielu lat obrotowych równocześnie Statusy dokumentu Dojście: Przejdź do, 5. Gospodarka Materiałowa, 6. Obsługa dokumentów, 7. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów. 36 Gospodarka Materiałowa -

37 Następnie należy określić status wystawianego dokumentu. Rozróżniane są cztery statusy dokumentów: Wystawiony (wystawianie dokumentu) Do realizacji (przekazanie dokumentu do realizacji) Zrealizowany (zrealizowanie dokumentu) Zaksięgowany (zaksięgowanie dokumentu przez system GM - data zaksięgowania dokumentu jest wpisywana podczas dekretacji w systemie GM. NIE JEST TO DATA ZAKSIĘGOWANIA DOKUMENTU PRZEZ SYSTEM FK!)) Pierwsze dwa statusy (Wystawianie dokumentu, Do realizacji) nie mają wpływu na stany magazynowe. Ustawienie statusu na Zrealizowany przynosi bezpośredni efekt w korekcie stanów magazynowych. Tak na przykład dokumenty WZ wystawiane w statusie RE (jak dzieje się w systemie Sprzedaż) powodują odpowiednie zmniejszenie zapasów. Dopóki dokument nie zostanie Zaksięgowany można go zmieniać w sposób bezpośredni zmieniając jego nagłówek, status i pozycje. Zmiany statusu może dokonać tylko taka osoba, która została do tego uprawniona (patrz Rozdział Prawa prawa G_STATUS_****). Jeżeli pomimo ustawienia statusu na Zrealizowany osoba wystawiająca dokument nie wpisze daty realizacji, system zastosuje datę bieżącą. Po zaksięgowaniu dokumentu można go jedynie stornować. Informacje związane ze zmianami statusu, tzn. daty zmian statusu i osoby, które tych zmian dokonały, znajdują się na zakładce Informacje dodatkowe. Uwaga!: Można określić jaki status domyślnie ma się ustawiać przy wprowadzaniu nowego dokumentu (patrz Rozdział Parametry parametr Domyslny status)!!! Realizacja blokująca Omawiany tryb pracy jest regulowany odpowiednim parametrem (patrz Rozdział Parametry parametr Realizacja blokująca). Praca w tym trybie polega na tym, że dokument po zrealizowaniu (zatwierdzeniu) nie może już być zmieniany mimo, że nie został jeszcze zaksięgowany. Każdy dokument musi być najpierw wprowadzony ze statusem wystawiony lub do realizacji i dopiero po wprowadzeniu wszystkich pozycji może zostać zrealizowany. Po zrealizowaniu dokumentu można go zmieniać tylko wtedy, gdy nie powoduje to zmiany wyceny innych dokumentów. Nie można dodawać pozycji. Do usunięcia trzeba mieć specjalne uprawnienie (patrz Rozdział Prawa prawo G_USUWANIE_ZATWIERDZONYCH) Można go natomiast stornować, zarówno przed, jak i po zaksięgowaniu. W tym trybie pracy nie można zrealizować rozchodu, którego nie da się wycenić. Niedopuszczalne jest realizowanie dokumentów wyprzedzająco (data > niż bieżący dzień). Podczas realizacji dokument zawsze otrzymuje systemową datę realizacji (data bieżąca). Decyzję o pracy w tym trybie należy podjąć przed wdrożeniem. Jeżeli realizacja blokująca jest wyłączona, to data realizacji dokumentu jest nadawana następująco: Jeżeli użytkownik podał datę wraz z godziną min. sek. to nie jest ona zmieniana, - Gospodarka Materiałowa 37

38 W przeciwnym wypadku: (godz / min / sek = ) Data z bieżącego dnia zostanie zastąpiona datą systemową (sysdate) Inne daty zostaną zmienione: dla przychodów na początek podanego dnia; dla rozchodów: na koniec dnia Pozycje dokumentu Po ustaleniu statusu można przejść bezpośrednio do wprowadzania pozycji dokumentu. Pozycje dokumentu można dodawać lub modyfikować również na wprowadzonym uprzednio dokumencie. Działań na pozycji można dokonywać bezpośrednio na kartotece do tego przygotowanej zawierającej podstawowe dane, zwanej Szybkie pozycje lub osobnym oknie do modyfikacji pozycji ze wszystkimi możliwymi polami do uzupełnienia Szybkie wprowadzanie i edycja pozycji dokumentu Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów -> Szybka obsługa pozycji. Możliwość korzystania z Szybkich pozycji uzyskuje się przez ustawienie odpowiedniego parametru (patrz Rozdział Parametry parametr Szybkie pozycje). Wówczas po wejściu do edycji dokumentu (przez przycisk Zmień lub Dodaj w kartotece dokumentów) zobaczymy jako pierwszą zakładkę Szybkie pozycje (w przeciwnym wypadku zakładka będzie niewidoczna). Ekran wówczas będzie wyglądał jak na rys. Rys. 6/ Gospodarka Materiałowa -

39 W tryb dodawania nowej pozycji przejdziemy przesuwając się klawiszem lub przyciskiem ze strzałką w dół o jeden od ostatniej pozycji lub od razu używając przycisku Dodaj. Domyślnie jest generowany następny numer pozycji. Analogicznie, usuwanie pozycji nastąpi przez użycie przycisku Usuń lub przesunięcie się strzałką w górę poza usuwaną pozycję, pod warunkiem, że pozycja ta jest nie w pełni wprowadzona (tzn. nie ma wybranego indeksu części). Zmiany dokonywane na kartotece Szybkich pozycji są zapisywane po każdorazowej zmianie wiersza, wyjściu z kartoteki oraz po użyciu przycisku Zapisz. Za pomocą przycisku Anuluj anulujemy ostatnie nie zapisane zmiany i zaczytamy na nowo pozycje. Podpowiedzi słownikowych danych takich jak: indeks części, miejsce składowania, w innych miejscach uruchamiane przez charakterystyczne przyciski, tutaj dostępne są przez użycie klawisza F Edycja pozycji dokumentu Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów. -> Edycja dokumentów -> Edycja pozycji Przykładowo pozycja dokumentu WZ określa rodzaj wydawanego materiału, ilość i cenę jak również odnośnik do zamówienia klienta. Poniżej zaprezentowano wygląd ekranu podczas wprowadzania pozycji dokumentu WZ: Rys. 7/ Wprowadzanie pozycji dokumentu. W oknie do wprowadzania nowej pozycji są wyróżnione (objęte ramkami) dane. W pierwszej z nich występują informacje takie jak: numer pozycji (generowany automatycznie), - Gospodarka Materiałowa 39

40 kod kreskowy (dostępny jedynie przy odpowiednim ustawieniu rejestrów Sprzedaży - wyświetla się pod warunkiem wcześniejszego wprowadzenia go dla tego indeksu w kartotece kodów kreskowych przy pomocy specjalnego czytnika kodów wybranie kodu powoduje wpisanie istotnych danych o indeksie. Jeden indeks części może mieć przypisane kilka kodów kreskowych, natomiast niedopuszczalna jest sytuacja, aby kilka indeksów posiadało ten sam kod kreskowy. Po wybraniu odpowiedniego indeksu numer kodu kreskowego jest prezentowany na pozycji dokumentu). indeks części (z dostępnymi 5 przyciskami podpowiedzi konfiguracja wyświetlania przycisków za pomocą parametru (patrz Rozdział Parametry parametr DM_KARTOTEKI) oraz dodatkowo (dla PZ i odpowiedniego parametru (patrz Rozdział Parametry parametr sekcji ZBYT PDGM_DOPISZ_INDEKS) przez przycisk Nowy indeks można wprowadzić indeks, którego w kartotece nie ma), miejsce składowania (pole obowiązkowe, ale domyślnie, o ile nie zostanie wpisane przez użytkownika, uzupełniane wartością z odpowiedniego parametru (patrz Rozdział Parametry parametr sekcji MRP Podstawowe_MCS)), nr serii (traktowany jako dodatkowy opis przyjmowanego lub wydawanego indeksu części, czyli tworzący opis zapasu przy włączonej kontroli serii (patrz Rozdział Parametry parametr sekcji MRP, Kontrola serii). Domyślnie wstawiana wartość - lub przy kontroli serii i ustawionym dodatkowym parametrze (patrz Rozdział Parametry parametr Numer serii autonumeracja) wstawiany jest automatem kolejny numer serii pobierany z sekwencji). data ważności Obowiązkowość powyższych pól zależy od tego, które pola tworzą opis zapasu, co opisuje opcja ustawiana na danym magazynie (patrz Kontrola zapasów w kartotece magazynów). Są to dane podstawowe, potrzebne do wyliczenia podpowiedzi, jaką jest pole stan i stan dostępny - wskazującego odpowiednio, stan zapasu i stan dostępny danego indeksu, w danym magazynie i na danym miejscu składowania (dla danego nr serii i daty ważności). Dodatkowo reagując na parametr (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr Podglad ceny) może się pojawić podpowiedź aktualnej ceny odpowiednia do wyceny danego magazynu. Np. dla wyceny średniej będzie to wyliczona średnia cena danego zapasu (danego indeksu, w danym magazynie i na danym miejscu składowania, dla danego nr serii i daty ważności). W następnych dwóch ramkach rozmieszczone są dane odnoszące się do podstawowej jednostki miary: ilość wymagana (ilość, na jaką opiewa dokument), Ilość zrealizowana (ilość faktycznie przyjęta do magazynu), Ceny (dla dokumentów przychodowych) Cena w walucie (dla dokumentów przychodowych) przeliczana automatycznie wg waluty i kursu wpisanego na nagłówku dokumentu, Cennik zakupu (dla dokumentów PW), wraz z polami wyświetlanymi dla dokumentów WZ i MM- przy dodatkowo ustawionym jednym z parametrów (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr Cena sprzedazy lub Rozdział Parametry parametr w sekcji Sprzedaż DM_Cena_Sprzedazy): Cennik sprzedaży, Cena jednostkowa, Cena sprzedaży cena pobrana z cennika lub wyliczona z ceny jednostkowej, Czy cena na dokumencie sprzedaży (jeśli pole jest zaznaczone to przy tworzeniu dokumentu sprzedaży brana jest cena z dokumentu WZ), 40 Gospodarka Materiałowa -

41 oraz dane odnoszące się do alternatywnej jednostki miary, które zostaną przeliczone automatycznie, gdy indeks części ma zdefiniowaną alternatywną jednostkę miary i przelicznik: Ilość wymagana w alternatywnej jednostce miary, Ilość zrealizowana w alternatywnej jednostce miary. Cena w alternatywnej jednostce miary (dla dokumentów przychodowych). Dodatkowe opcjonalne dane na pozycji to: Stawka VAT, Konto materiałowe (chyba, że jest ustalone jedno dla magazynu), Cło (dla dokumentów przychodowych), Numer i pozycja zamówienia klienta dla WZ (numer i pozycja zamówienia zakupu dla PZ), Rezerwacja towaru (rezerwacja, którą realizuje wpisywana WZ), Zlecenie produkcyjne Pozycja kalkulacji kosztów tak jak i w nagłówku, podpowiedź wskazuje źródłowe pozycje kalkulacji kosztów (danej firmy i w danym roku), oznaczone jako te, które mają się pojawiać na karcie kalkulacyjnej więc również w podpowiedziach (podpowiedzi analogiczne jak w systemie FK), Stanowisko kosztów, Uwagi pole przechowujące dodatkowe informacje dotyczące pozycji dokumentu. Wartości pól: zlecenie produkcyjne, pozycja kalkulacji kosztów, stanowisko kosztów są traktowane priorytetowo w stosunku do analogicznych pól na nagłówku dokumentu, tzn. przy sprawdzaniu wymagań realizacji czy dekretacji sprawdzane są najpierw wartości z pozycji dokumentu, a jeśli są nie wypełnione, wartości z nagłówka. Bez wychodzenia z okna edycji można wprowadzić następną pozycję używając przycisku Dodaj następną pozycję Dodatkowe funkcjonalności na pozycjach dokumentu Przykładowo dokument PZ po wprowadzeniu pozycji, zapisaniu i powrocie do kartoteki pozycji, wygląda następująco: - Gospodarka Materiałowa 41

42 Rys. 8/ Wygląd dokumentu magazynowego PZ. Na pozycjach dostępne są standardowe przyciski funkcyjne : Dodaj, Zmień, Usuń. Dalsze dwa przyciski na zakładce Pozycje pozwalają operować na ilości wymaganej oraz ilości zrealizowanej wszystkich wprowadzonych pozycji. Przycisk Zrealizuj powoduje przepisanie ilości wymaganej na zrealizowaną dla wszystkich pozycji dokumentu. Z kolei użycie przycisku Wycofaj pociąga za sobą skutki polegające na przywróceniu sytuacji wyjściowej, to znaczy wyzerowania ilości zrealizowanej Uwaga!: Jeżeli dany towar ma zdefiniowane niedozwolone stany ujemne, wtedy nie będzie możliwe zrealizowanie rozchodu sięgającego poniżej zapasów na magazynie!!! Za pomocą przycisku Struktura rozchodów (który pojawi się dla dokumentu przychodowego) można przejrzeć, które dokumenty rozchodowe i jak zostały wycenione z bieżącego przychodu. Zobaczymy ekran jak na rys. 42 Gospodarka Materiałowa -

43 Rys. 9/ Dodatkowo pod pozycjami dokumentu znajduje się informacja o całkowitej wartości dokumentu. Może być ona wyświetlona za pomocą przycisków radiowych w cenie: PLN, w walucie, sprzedaży. Oprócz podsumowanie wartości jest możliwe uzyskanie na ekranie podsumowania ilości (bez uwzględniania różnych jednostek miar) (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr Sumuj ilosci na dokumentach) Mechanizmy wyznaczania cen zakupu (patrz dodatkowo Rozdział Uwagi metodologiczne) Parametry określające automat ustalania ceny domyślnej Dla pozycji dokumentów, które powinny mieć nadaną cenę, ale użytkownik jej nie podał, uruchamiany jest automat ustalania tzw. ceny domyślnej. Działanie tego automatu uzależnione jest od parametrów (patrz Rozdział Parametry magazynów). Można tam określić sposób ustalania ceny z dokładnością do magazynu i rodzaju dokumentu. Parametry sterujące ustalaniem ceny mają następującą postać: WYCENA nazwa dokumentu - gdzie nazwa dokumentu np.: PZ PW ZW... ; WYCENA + - dla wszystkich przychodów; WYCENA - - dla wszystkich rozchodów. to oznaczenie literowe dokumentu - Gospodarka Materiałowa 43

44 Uwaga!: Parametry określające nadawanie ceny ROZCHODOM działają tylko przy wycenie wg metody EWIDENCYJNEJ. Dla pozostałych metod są ignorowane!!! Wartość parametru decyduje o tym, w jaki sposób wyznaczyć cenę. Poniżej omówiono dopuszczalne wartości parametru: INDEKSY.CENA_EWIDENCYJNA' Cena jest pobierana z pola Cena ewidencyjna dostępnej do edycji w Kartotece indeksów. NUMER_CENNIKA=999 Cena indeksu jest pobierana z cennika o numerze podanym za znakiem "=". Numer cennika jest interpretowany jako domyślny, można go zmienić podając inny numer cennika na pozycji dokumentu (Kartoteka dokumentów). W parametrze jako numer cennika można również podać wartość nienumeryczną np.: * - będzie to oznaczało, że właściwy numer cennika musi zostać podany na pozycji dokumentu i będzie sygnalizowany jako błędem brak takiego numeru na pozycji. CENA DLA KONTRAHENTA Cena jest pobierana wg indeksu części z cennika przypisanego do kontrahenta, który został podany na dokumencie. Przypisanie cennika do kontrahenta można sprawdzić lub zmienić w Kartotece kontrahentów. CENY WYROBOW Cena zostaje pobrana wg indywidualnego cennika zawierającego aktualne ceny poszczególnych indeksów (Cennik wyrobów gotowych). Jeżeli w tabeli brak wpisu dla indeksu to sygnalizowany jest błąd. PLANOWANE KOSZTY Cena jest równa sumie kolumny WARTOSC z tabeli PLANOWANE_KOSZTY dla danego indeksu w okresie wynikającym z daty realizacji. Sumowane są tylko wybrane pozycje tej tabeli. Jeżeli parametr na wartość PLANOWANE KOSZTY, to tylko te, które maja TYP_POZYCJI_KALKULACYJNEJ = 'P'. W parametrze tym można wymusić pozycje do sumowania podając za wartością parametru listę numerów pozycji oddzielanych przecinkami np.: PLANOWANE KOSZTY 12,45,70,16 Brak ceny jest sygnalizowany jako błąd. OSTATNI PRZYCHOD Cena jest pobierana z pierwszego przychodu wcześniejszego niż bieżący dokument i dotyczącego tego samego sortu materiałowego. Można rozszerzyć poszukiwanie ceny poza aktualny sort materiałowy umieszczając w wartości parametru dodatkowe napisy -MAG, -MCS, -S, które oznaczają odpowiednio: -MAG szukaj we wszystkich magazynach danej firmy -MCS szukaj na wszystkich miejscach składowania -S szukaj z dowolnym numerem serii 44 Gospodarka Materiałowa -

45 Kolejność dodatkowych napisów jest dowolna, np.: Ostatni przychód -MCS -S oznacza weź cenę z ostatniego przychodu dotyczącego zadanego indeksu materiałowego na danym magazynie ignorując miejsca składowania i numeru serii. Dodatkowo tylko dla dokumentów ZW przewidziano następujące wartości: RW OSTATNIA Cena ostatniego RW dotyczącego danego sortu materiałowego. Brane są po uwagę tylko RW zrealizowane wcześniej niż dokument ZW. Ilości zwrotu i RW nie są brane pod uwagę. RW SREDNIA Algorytm bierze pod uwagę dokumenty RW i ZW dotyczące tego samego sortu materiałowego z datą realizacji wcześniejszą niż realizacja wycenianego ZW. Oblicza się sumy ilości i wartości RW aż osiągnie ilość podaną na pozycji wycenianego ZW, przy czym zwroty zmniejszają sumowaną ilość. Cena jest obliczana jako wartość / ilość. Taka cena jest przyjmowana nawet wtedy, gdy suma ilości będzie mniejsza od ilości ZW, co oznacza, że wcześniejsze rozchody i zwroty nie pozwalają na tak duży zwrot. RW SREDNIA* Algorytm działania taki jak dla RW SREDNIA, ale nie ograniczony tylko do danego sortu materiałowego. Zamiast sortu materiałowego bierze pod uwagę indeks materiałowy i numer serii na wszystkich magazynach danej firmy Wycena rzeczywista (wskazywana) Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów. -> Edycja dokumentu -> Edycja pozycji dokumentu -> Przycisk Wycena. System pozwala na stosowanie wyceny rzeczywistej wspomaganej przez uzupełniający mechanizm metody FIFO. Sens stosowania tej metody sprowadza się do tego, że w metodzie FIFO rozchody realizowane są począwszy od najstarszego przychodu. Program umożliwia automatyzację tego procesu kojarząc rozchody z przychodami według metody FIFO która polega na tym,, że w wycenie ręcznej można wskazywać z jakich przychodów i na ile sztuk ma być realizowany rozchód. W przypadku dodawania lub zmieniania dokumentu na jego pozycjach w dolnej części ekranu pojawi się przycisk Wycena: - Gospodarka Materiałowa 45

46 Rys. 10/ Pozycje dokumentu do wyceny. Uwaga!: Aby wycena mogła być dokonana należy ustawić status dokumentu na zrealizowany oraz wpisać ilość zrealizowaną!!! Po zastosowaniu przycisku Wycena ekran będzie wyglądał jak na rysunku poniżej. Rys. 11/ Manualna wycena rozchodów. Do przedstawionych informacji należą: rodzaj dokumentów, numer dokumentu, pozycja przychodu na dokumencie, data realizacji przychodu, data wyceny, kontrahent zlecenie, 46 Gospodarka Materiałowa -

47 cena, pozostało, pokrycie, wymagane pokrycie. Ilość występująca w polu Wymagane Pokrycie znajdującym się w dolnym części ekranu jest odzwierciedleniem ilości wpisanej uprzednio w polu Ilość zrealizowana. Po wpisaniu ilości w polu Pokrycie ilość w polu Wymagane Pokrycie zostanie odpowiednio zmniejszona. Należy kontynuować czynności aż do wystąpienia w polu Wymagane Pokrycie ilości zero. Ułatwieniem we wprowadzaniu danych jest możliwość przeniesienia całej ilości pozostałej na przychodzie na pole Pokrycie poprzez kliknięcie na polu Pozostało. Przycisk Cofnij powoduje cofnięcie pokrycia ilości w polu Pokrycie, która była wprowadzana. Jeżeli stosuje się opisaną powyżej metodę wyceny ręcznej z uzupełniającym mechanizmem FIFO, wtedy może być pomocny przycisk Usuń wyceny innych rozchodów. Poniżej został opisany sens działania tego klawisza: Celem jego działania jest anulowanie wyceny rozchodów zrealizowanych automatycznie według metody FIFO po to, aby umożliwić zastosowanie wyceny ręcznej, czyli rozchodowanie istniejących przychodów zrealizowanych poprzednio poprzez automatyczną wycenę. Nie są anulowane wyceny rozchodów dokonane poprzez wskazanie ręczne. Można je anulować wyłącznie poprzez zastosowanie ponownie wyceny wskazywanej. Należy przypomnieć, że wycenie podlegają wyłącznie dokumenty o statusie RE (zrealizowany). Wynika to z sytuacji, że dokumenty o statusie WS oraz DR nie wpływają znacząco na zapasy w miejscach składowania, natomiast korekta dokumentów o statusie KS nie jest możliwa, jeśli nie zostanie dokonana przez stornowanie. Po zastosowaniu tego przycisku można zrealizować niektóre rozchody według wyceny rzeczywistej Rozbijanie pozycji wg numeru serii Istnieje możliwość takiego sparametryzowania Kartoteki dokumentów magazynowych, że przy wprowadzaniu dokumentu oraz przy realizowaniu dokumentu, nastąpi automatyczne rozbijanie pozycji rozchodów według numerów serii (patrz Rozdział Parametry magazynów - parametr Automatyczne rozbijanie na serie z wartością T ). Podczas wprowadzania pozycji dokumentów działanie parametru polega na udostępnieniu przycisku Rozbij(s). Przycisk jest udostępniany tylko dla dokumentów rozchodowych i tylko na takim magazynie, w którym obowiązuje wycena wg metody FIFO lub rzeczywista ze wspomaganiem FIFO. Aby skorzystać z dobrodziejstw automatu, należy wprowadzić wszystkie dane dotyczące pozycji bez numeru serii, po czym uruchomić przycisk Rozbij(s), który dobierze numer serii wg daty przychodu. Jeżeli ilość do zrealizowania jest tak duża, że nie da się wydać z jednej serii to pozycja jest powielana dla następnego numeru serii. Można również podać konkretny numer serii i nie uruchamiać automatu przyciskiem Rozbij(s). Przy realizowaniu dokumentu przez zmianę statusu na 'RE' (zrealizowany) - automat rozbija każdą pozycję dokumentu ignorując ewentualny numer serii podany na pozycji. Dotyczy to tylko dokumentów powiązanych z fakturą sprzedaży lub pochodzących z systemu MRP i utworzonych na podstawie przydziału. Uwaga!: Jeżeli parametr Automatyczne rozbijanie na serie ustawiony jest na T (Tak) to parametr Manualne rozbijanie pozycji musi być ustawiony na N (Nie) lub pozostać niezdefiniowany!!! - Gospodarka Materiałowa 47

48 Rozbijanie pozycji wg miejsc składowania Podobnie, jak przy rozbijaniu pozycji wg numerów serii, istnieje możliwość takiego sparametryzowania Kartoteki dokumentów magazynowych, aby pozwalała na automatyczne rozbicie każdej pozycji dokumentu na różne miejsca składowania według daty przyjęcia materiału (patrz Rozdział Parametry magazynów - parametr Automatyczne rozbijanie wg MCS ). Parametr można zdefiniować z dokładnością do konkretnego magazynu. Wartością parametru jest lista rodzajów dokumentów oddzielanych przecinkami, dla których należy stosować ten automat. Najczęściej wykorzystuje się go prze realizacji dokumentów RW wystawianych z systemu MRP. Automat działa tylko przy zmianie statusu dokumentów na zrealizowany i przy wycofaniu realizacji dokumentów. Przy realizacji dokumentu każdej pozycji przypisywane jest miejsce składowania zgodnie z chronologią dostaw. Pozycja jest powielana z różnymi miejscami składowania aż do osiągnięcia potrzebnej ilości materiału. Przy tej operacji ilość i kolejność pozycji dokumentu może ulec zmianie. Jeżeli dla którejś pozycji zabraknie ilości na dostępnych miejscach składowania to realizacja całego dokumentu nie powiedzie się. Przy wycofywaniu realizacji działanie automatu zostaje odwrócone. Pozycje dokumentu są scalane według indeksu materiału i przypisuje się im podstawowe miejsce składowania. Dodatkowy parametr (patrz Rozdział Parametry magazynów - parametr Manualne rozbijanie pozycji ) i prawo (patrz Rozdział Prawa - prawo G_ROZBIJANIEMCS) pozwalają na ręczne rozbicie pozycji według miejsc składowania w szczególnych sytuacjach. Parametr Manualne rozbijanie pozycji może przyjmować wartości T lub N ( Tak lub Nie) Pozwala na dodanie lub zmianę pozycji dokumentu, a przy wprowadzaniu danych pomija pole miejsce składowania, co pozwala pokazać ilość materiału jaka jest na stanie w magazynie na wszystkich miejscach składowania. Działanie tego parametru zależy od uprawnień użytkownika. Jeżeli użytkownik nie posiada prawa G_ROZBIJANIEMCS to może dopisać lub zmienić pozycje tylko na dokumencie w statusie WS (wystawiony). Użytkownik posiadający prawo G_ROZBIJANIEMCS może zmienić nawet dokument zrealizowany. Dodatkowo na pozycji dokumentu zrealizowanego dostępny jest przycisk Rozbij wywołujący specjalną formatkę, na której można wybrać inne miejsca składowania zawierające dany materiał (niekoniecznie wg FIFO ). Uwaga!: Jeżeli parametr Manualne rozbijanie pozycji ustawiony jest na T (Tak ) to parametr Automatyczne rozbijanie na serie musi być ustawiony na N (Nie) lub pozostać niezdefiniowany!!! Tworzenie dokumentów WZ z zamówień klientów (PZ z zamówień zakupu) Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów -> Przycisk Zamówienia. W dolnej części ekranu, przy edycji dokumentu znajduje się przycisk Zamówienie pozwalający na tworzenie pozycji dokumentu WZ z zamówień klientów (dla dokumentu PZ odpowiednio z zamówień 48 Gospodarka Materiałowa -

49 zakupu). Warunkiem zadziałania tej opcji jest wypełnienie pola dotyczącego kontrahenta na zakładce Klasyfikatory. Rys. 12/ Tworzenie pozycji dokumentu WZ z zamówień klienta. W górnej części ekranu zostaną wyświetlone wszystkie dostępne zamówienia. Jeżeli zamówienie zostało uprzednio wykorzystane na dokumencie WZ, wtedy jego pozycje nie będą wyświetlone. W przeciwnym razie zostaną w sposób kompleksowy przeniesione informacje dotyczące pozycji zamówień zakupu na pozycje dokumentu WZ. Aby to wykonać należy podać poszczególne ilości w pozycjach zaznaczonych do pobrania (podpowiadają się ilości z zamówień klienta) użyć przycisku przepisz zaznaczone pozycje lub dla wszystkich pozycji z zamówienia skorzystać z przycisku przepisz zamówienie. Można tez przepisać pozostałą ilość bez konieczności jej wprowadzania. Analogicznie wygląda obsługa tworzenia pozycji PZ z pozycji zamówień zakupu Opakowania Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów -> Przycisk Opakowania, Definiowanie opakowań i podstawowych pojęć związanych z obrotem opakowaniami został opisany w instrukcji modułu Zbyt, zatem tutaj opiszemy jedynie czynności konieczne z racji tworzenia dokumentu. Wejście w tryb tworzenia pozycji dokumentu z opakowaniami umożliwia przycisk Opakowania. Po uruchomieniu opcji otrzymamy ekran: - Gospodarka Materiałowa 49

50 Rys. 13/ Jako dostępne do podpięcia pojawią się zdefiniowane wcześniej opakowania odpowiednio według warunku wyznaczonego przez przycisk radiowy w dole ekranu: Edycja ilości opakowań - potencjalne opakowania z polem do wpisania ilości, na którą ma być wystawiona pozycja, Opakowania dokumentu - opakowania dotyczące całego dokumentu i każdej z pozycji z możliwością korekty ich ilości, Opakowania pozycji dokumentu - opakowania dotyczące danej pozycji (na której staliśmy w kartotece pozycji) z możliwością korekty ich ilości. Opisania wymagają niestandardowe przyciski Zawartość (dostępny przy opakowaniach pozycji dokumentu), Zrealizuj oraz Twórz. Za pomocą przycisku Zawartość można rozpisać jak ilość towaru danej pozycji rozkłada się w poszczególnych opakowaniach, służy do tego blok jak niżej: 50 Gospodarka Materiałowa -

51 Rys. 14/ Przycisk Twórz powoduje utworzenie pozycji na danym dokumencie lub utworzenie dokumentu (w zależności od charakterystyki opakowania) powiązanego z wyjściowym na podaną ilość opakowań. Ponieważ dokument z opakowaniami zostaje utworzony w statusie odpowiadającym statusowi dokumentu wyjściowego, czasami istnieje konieczność zrealizowania go, co uzyskamy za pomocą przycisku Zrealizuj. Analogiczną jak przycisk Twórz, akcję wykona przycisk OK, dodatkowo wracając do edycji dokumentu. Przycisk Anuluj pozwala wyjść z kartoteki opakowań bez zapamiętywania wprowadzanych zmian Automaty ukryte pod przyciskiem OK Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów -> Przycisk OK Automat MM+ (Patrz punkt TWORZENIE MM+) Generuj PR+ - Gospodarka Materiałowa 51

52 Generowanie faktury zakupu Inną funkcjonalnością ukrytą pod akcją przycisku OK, jest próba generowania faktury zakupu przy trybie dodawania nowego dokumentu PZ, zrealizowanego i z wypełnionym numerem kontrahenta, przy odpowiednio ustawionych rejestrach zakupu. Okoliczności zadziałania tego automatu są identyczne jak pojawienia się przycisku Generuj FZ w Kartotece dokumentów Zakładki informacyjne Dojście: 1. Przejdź do 2. Gospodarka materiałowa 3. Obsługa dokumentów 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów ->Powiązania ->Dokumenty sprzedaży (DS) Wyświetlone zostają zależności między dokumentem magazynowym a dokumentami sprzedaży, Rys. 14/ Powiązania z Zamówieniami Zakupu Wyświetlone zostają zależności między dokumentem a zamówieniami zakupu. 52 Gospodarka Materiałowa -

53 Rys. 15/ Koszty nabycia Dojście: 1. Przejdź do 2. Gospodarka materiałowa 3. Obsługa dokumentów 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów Pojęcia podstawowe: koszty nabycia pierwotne koszty związane z nabyciem towaru przez firmę koszty nabycia ogólne koszty nabycia pierwotne powiększone o koszty związane z przerzuceniem towaru pomiędzy magazynami firmy koszty sprzedaży koszty związane ze sprzedażą towaru (np. koszt własnego transportu do klienta) wpływ = wartość sprzedaży w cenie netto wartość sprzedaży w cenie zakupu wpływ 1 = wartość sprzedaży w cenie netto wartość sprzedaży w cenie zakupu koszty nabycia pierwotne wpływ 2 = wartość sprzedaży w cenie netto wartość sprzedaży w cenie zakupu koszty nabycia ogólne wpływ 3 = wartość sprzedaży w cenie zakupu koszty nabycia ogólne koszty sprzedaży Koszty nabycia pierwotne i ogólne przenoszone są proporcjonalnie do wartości pozycji na rozchody, dzięki czemu rozchód charakteryzowany jest przez koszt pierwotny, ogólny i sprzedaży. Koszty nabycia pierwotne możemy wprowadzić na dokumentach przychodowych np. PZ w polu KOSZT OSTATNI dla każdej z pozycji albo w polu pod kolumną KOSZT PIERWOTNY gdzie możemy ten koszt rozrzucić przyciskiem ABSOLUTNIE po wszystkich pozycjach dokumentu nadpisując poprzednie wartości albo przyciskiem KUMULOWANIE po wszystkich pozycjach dokumentu dodając rozrzuconą wartość do poprzednich wartości kosztów jak na rysunku: - Gospodarka Materiałowa 53

54 Rys. 16/ Koszty nabycia pierwotne wprowadzone na dokumentach przychodowych np. PZ Koszty nabycia ogólne (część kosztów związanych z przesunięciami magazynowymi) możemy wprowadzać na dokumentach MM+ w polu KOSZT OSTATNI dla każdej pozycji. Koszt pierwotny nie ulega wtedy zmianie a tylko koszt ogólny. Całą operację przedstawia poniższy ekran. Rys. 17/ Koszty nabycia ogólne Koszty sprzedaży możemy wprowadzić na dokumentach rozchodowych np. WZ w polu KOSZT SPRZEDAŻY dla każdej z pozycji, albo w polu pod kolumną KOSZT SPRZEDAŻY - gdzie możemy ten koszt rozrzucić przyciskiem ABSOLUTNIE po wszystkich pozycjach dokumentu, dodając rozrzuconą wartość do poprzednich wartości kosztów. 54 Gospodarka Materiałowa -

55 Rys. 18/ Koszt sprzedaży na dokumentach rozchodowych np. WZ: Niektóre raporty zostały dodatkowo wyposażone w kolumnę, która zaraz po wyświetleniu, umożliwia wgląd w wartość marży i wpływów związanych z kosztami nabycia ( pierwotnymi i ogólnymi ) sprzedaży. Obsługa kosztów ma miejsce i w programie GM i Dystrybucja wymiennie, natomiast raportowanie odbywa się tylko i wyłącznie w systemie Dystrybucja Stornowanie dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Dodaj storno, Przed dokonaniem księgowania dokumentu możliwa jest jego bezpośrednia korekta bądź usunięcie. Po zaksięgowaniu możliwe jest jedynie jego stornowanie w związku z czym nie należy stornować dokumentów z bieżącego okresu obrachunkowego. Natomiast dokumenty z wcześniej zamkniętych okresów nie mogą być modyfikowane ani usuwane można je tylko stornować Tak więc, aby dodanie storna dla dokumentu było możliwe musi on posiadać status KS. Po wejściu do formatki (przycisk Dodaj storno] na przeglądarce dokumentów) odznaczamy w górnej ramce (zatytułowanej Storno) pozycje, które nie będą stornowane. Pozostawione pozycje zostaną wystornowane. Odpowiednie pozycje w dolnej ramce (zatytułowanej Korekta) powinny być usunięte. Ekran będzie wyglądał następująco: Rys. 13/ Stornowanie z korektą dokumentu - Gospodarka Materiałowa 55

56 Rys. 18/ Można teraz zmienić cenę (dla przychodów) lub ilość. Można dodać nową pozycję (nie może jednak mieć numeru którejś z usuniętych pozycji). W nagłówku (oraz w tytule okna) jest wyświetlany: symbol i numer stornowanego dokumentu, rok obrotowy oraz magazyn, w którym ten dokument występuje (w tytule okna), nr storna i nr korekty, data korekty, czyli data realizacji storna i korekty (podpowiadana jest data bieżąca). Wyjście przez przycisk OK uruchamia proces stornowania. Powstanie dokument stornujący zawierający pozostawione w górnym panelu pozycje i dokument naprowadzający zawierający pozycje z dolnego panelu. Rys.- Dokument stornujący 56 Gospodarka Materiałowa -

57 Rys.- Dokument naprowadzający Automatycznie wystornowane zostaną rozchody zaksięgowane zależne od stornowanych pozycji. Jest to spowodowane koniecznością nowej wyceny rozchodów. Rozchody zależne, nie zaksięgowane zostaną wycenione ponownie. (W przypadku pracy w trybie "Realizacji blokującej" również te rozchody zostaną wystornowane). Z tym, że przy stornowaniu rozchodów zależnych, stornowane są tylko te porcje z pozycji, które zostały wycenione z danego przychodu. Uwaga!: Relacja zależności zależy od stosowanej metody wyceny oraz od tego, czy stornowany dokument jest rozchodem, czy przychodem!!! Uwaga!: Dla metody FIFO rozchodami zależnymi od rozchodu są tylko rozchody późniejsze nie zaksięgowane. Zależne od przychodu są rozchody późniejsze wycenione z tego przychodu, o ile są zaksięgowane oraz wszystkie rozchody nie zaksięgowane!!! Uwaga!: Dla metody AVCO wszystkie rozchody późniejsze od stornowanego dokumentu są zależne!!! Nie jest możliwe stornowanie pozycji już stornowanej. Również inne blokady mogą udaremnić proces stornowania (np. inwentaryzacja, blokada stanów ujemnych, itp.). - Gospodarka Materiałowa 57

58 Powiązania powstałe między dokumentami podczas stornowania można przejrzeć przygotowując odpowiedni raport. Raport taki jest dostępny: z podręcznego menu (prawy przycisk myszki) Kartoteki dokumentów pod tytułem Stornowanie (przegląd dokumentów związanych przez stornowanie z bieżącym dokumentem z kartoteki) z grupy raportów Dokumenty magazynowe raport GM-086 (w którym takie powiązania możemy zobaczyć dla wybranego zestawu dokumentów zaksięgowanych). Otrzymamy raport podobny do: Rys. 19/ Dekretowanie dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Dekretuj, Okresy obrachunkowe definiowane są w systemie Finansowo-Księgowym. Uruchomienie tej opcji pozwala zadekretować w systemie GM dokumenty występujące w wybranym zakresie dat (dokumenty dostają już status KS). Następnie zaksięgowania dokumentów dokonuje się w systemie FK. 58 Gospodarka Materiałowa -

59 Podczas dekretacji zostaną wycenione wszystkie dokumenty rozchodowe zgodnie z przyjętą zasadą FIFO, wyceną ręczną wspomaganą przez uzupełniający mechanizm FIFO, metodą wyceny średnią ważoną, po czym zostaną utworzone dekrety księgowe dla systemu FK. Jeżeli cała operacja powiedzie się to bieżący okres obrachunkowy w systemie Gospodarki Materiałowej zostanie uznany za zamknięty i wszystkie dokumenty obrotu materiałowego z tego okresu zostaną zablokowane dla modyfikacji. Dozwolone będzie jedynie oddekretowywanie lub stornowanie tych dokumentów. Po uruchomieniu funkcji Dekretuj pojawi się okienko wyboru dat ograniczających zakres dokumentów do dekretowania. W związku z tym należy określić zakres dat od, do które będą brane pod uwagę przy dekretowaniu. Domyślnym magazynem, na którym będzie można wykonać dekretowanie będzie wybrany uprzednio magazyn przy uruchamianiu Kartoteki dokumentów. Na tym etapie nie ma możliwości wybrania innego magazynu, chyba że powróci się do okienka wyboru okresu obrotowego i magazynu. Jako pierwsza z dat pobierana jest data, do której zostały ostatnio zadekretowane dokumenty, jako druga podpowiadana jest data zakończenia miesiąca, w którym ma się rozpocząć dekretowanie. Drugą datę w przeciwieństwie do pierwszej można ustalać według aktualnej potrzeby: Rys. 20/ Wybór dat ograniczających zakres dokumentów do dekretowania. Dodatkowo, można ustawić: opcję sygnalizowania braku ceny (program będzie ostrzegał, jeśli w dekretowanych dokumentach będzie brakowało ceny wpisanej przez użytkownika, a będzie tylko cena domyślna nadana przez automat), zakres sygnalizowania dokumentów niezrealizowanych (wszystkich od początku roku obrotowego, tych które wystąpiły w dekretowanym okresie albo brak sygnalizowania), opcję generowania dokumentu korekty wartości, opcję aktualizowania cen przychodów (wszystkich dokumentów, tylko tych które nie mają podanej ceny albo wyłączenie aktualizacji cen), zapisanie powyższych ustawienia jako domyślne (zapisuje w tabeli ZAKRES_DEKRETACJI, dla danej wyceny wybranego w Kartotece dokumentów magazynu). Jeżeli podczas próby zamykania okresu obrachunkowego wystąpią jakiekolwiek błędy, to cała operacja zostanie wycofana, a wykaz błędów uniemożliwiających zamknięcie zostanie przedstawiony na odpowiednim raporcie, który będzie można wydrukować. Po poprawieniu błędów można będzie podjąć kolejną próbę zadekretowania wybranego okresu obrachunkowego. - Gospodarka Materiałowa 59

60 Typowe błędy nie pozwalające na zamknięcie wybranego okresu obrachunkowego to: brak ceny na dokumencie przychodowym, co uniemożliwia wycenę zarówno danego przychodu jak i następujących po nim rozchodów, istnieją dokumenty dla których nie wskazano schematu księgowania (konto przeciwstawne w nagłówku dokumentu), nagłówek dokumentu nie zawiera wszystkich klasyfikatorów jakich wymaga konto w planie kont, schemat księgowania dla pewnego dokumentu zawiera konto, które nie występuje w planie kont. Przykładowy ekran z błędami dekretacji wygląda jak na rys. poniżej Rys. 21/ Oddekretowywanie dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Oddekretuj, Oddekretowywanie dokumentów odbywa się w sposób podobny do ich dekretowania. Po naciśnięciu przycisku Oddekretuj pojawi się okienko wyboru dat ograniczających zakres dokumentów do usunięcia dekretowania. Podobnie, jak przy dekretowaniu, domyślnym magazynem będzie ten wybrany podczas uruchamiania kartoteki dokumentów. Należy podać datę Do, pamiętając przy tym że data do musi być mniejsza od daty od. Data Do podpowiadana jest automatycznie jako data początku ostatnio dekretowanego miesiąca. Data Od jest ustawiana jako końcowa data ostatniej dekretacji: 60 Gospodarka Materiałowa -

61 Rys. 22/ Wybór dat ograniczających zakres dokumentów do usunięcia dekretowania. Jeżeli podczas oddekretowywania nie pojawią się żadne błędy wystąpi komunikat Usuwanie dekretowania zakończyło się pomyślnie, w przeciwnym razie na ekranie zostanie zaprezentowana lista błędów Sprawdzenie dekretacji pojedynczego dokumentu Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Sprawdź, Przycisk Sprawdź pozwala na prześledzenie dekretacji konkretnego dokumentu poprzez jej symulację. Dzięki niemu można krok po kroku usunąć błędy wykryte podczas dekretacji, a wynikające z nieprawidłowego bądź niekompletnego zapisania dokumentu. Rys. - Gospodarka Materiałowa 61

62 Przeszacowania dla metody FIFO Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów. Przeszacowanie dla metody FIFO (i pokrewnych) funkcjonuje następująco: Dodajemy dokument PS- (analogicznie jak każdy inny dokument). Okna wyglądają bardzo podobnie, jedynie w miejsce ilości i ceny zrealizowanej są ilość i cena do przeszacowania. Patrz ekran: Rys. 23/ Wpisujemy na pozycji ilość do przeszacowania i cenę po przeszacowaniu Następnie wchodzimy przez przycisk [Przeszacowanie]do formatki pozwalającej wybrać przychód do przeszacowania. Sposób wyboru ilości z przedstawionych pozycji jest analogiczny jak przy wycenie ręcznej. Ekran będzie jak na rys. 62 Gospodarka Materiałowa -

63 Rys. 24/ Po wyjściu z tej formatki zostaną utworzone dwa dokumenty: PS- i PS+. Na obydwóch będzie wpisana ilość. Na pozycji PS- będzie cena przeniesiona z wybranego przychodu. Wpisana cena po przeszacowaniu będzie ceną na PS+. Jeżeli wybraliśmy z kilku pozycji, to dla każdej porcji zostanie utworzona inna pozycja na PS- i PS+. Dokumenty utworzone są zrealizowane i nie można ich odrealizować Tworzenie MM+ Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów. Jeżeli parametr firmy AUTOMAT_PRMINUS ma wartość 'N' dokument MM+ jest tworzony automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu MM-, ale może zostać usunięty i wprowadzony na nowo przez kartotekę dokumentów. Wszelki zmiany w dokumencie MM- muszą być ręcznie powtórzone na dokumencie MM+. Jeżeli parametr firmy AUTOMAT_PRMINUS ma wartość 'T', wtedy działa specjalny mechanizm rejestrowania różnic na dokumentach MM+ wygenerowanych podczas tworzenia dokumentów MM- ze stanem faktycznym. Przy takiej wartości parametru dokumenty MM+ są tworzone automatycznie przy zatwierdzaniu dokumentu MM-. Przy korekcie dokumentu MM+ w polu ilość pozycji wpisujemy faktyczną nową ilość. Po zrealizowaniu MM+ pozycje MM+ będą miały ilość poprzednią (zgodną z odpowiadającym MM-). Różnicę pomiędzy tą ilością i ilością faktyczną wpisaną podczas edycji weźmie pozycja dokumentu PR-. Powstały w ten sposób dokument PR- jest zrealizowany. - Gospodarka Materiałowa 63

64 Kalkulacja kosztów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentu -> Przycisk Kalkulacja Funkcja Kalkulacji kosztów jest niestandardowa i zależna od odpowiedniego parametru (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr Kalkulacja ceny). Przycisk pojawi się tylko dla dokumentów przychodowych w trybie edycji. Opis algorytmu wykonywanego podczas wykonywania kalkulacji kosztów, po użyciu przycisku Kalkulacja: Zapamiętanie pierwotnej wartości i ceny Edycja składników w oknie jak na ekranie: Rys. 25/ Jeśli wpisane zostaną odpowiednio wartości, jak poniżej: Składnik Udział Typ udziału Tylko cło A1 U1 % v A2 U2 % A3 U3 Abs v A4 U4 Abs A5 u5 Wal v A6 U6 wal 64 Gospodarka Materiałowa -

65 3. Obliczanie wartości: (dla pozycji) Dane: stopa cła = C kurs waluty = K wartość = pierwotna*(1 + U1 * C + U2) + U3 * C + U4 + U5*C*K + U6*K Dalej obliczana jest cena (mamy wartość i ilość). Ponowne wejście w kalkulację przywraca cenę i wartość pierwotną. Również odznaczenie (wyłączenie) pola wyboru "Czy skalkulowane ceny" przywraca sytuację pierwotną. Podczas usuwania dokumentu usuwane są również wybrane dla niego składniki Kopiowanie dokumentów magazynowych Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Kopiuj DM, Opcja Kopiuj DM, pozwala w szybki sposób zrobić kopię danego dokumentu, mając możliwość zmiany niektórych danych o dokumencie: rodzaju dokumentu, firmy, magazynu, kontrahenta, daty wystawienia, statusu oraz danych na pozycjach dokumentu: ilości, ilości wymaganej, rodzaju ceny, oraz zaznaczenia, które pozycje z dokumentu chcemy skopiować. Po wejściu do opcji Kopiuj DM otrzymamy ekran: - Gospodarka Materiałowa 65

66 Rys. 26/ Użycie przycisku Kopiuj, powoduje utworzenie nowego dokumentu zgodnie z wpisami użytkownika, wyświetlenie komunikatu, że utworzenie dokumentu się udało, i powrót do kartoteki dokumentów. Wyjście do kartoteki z anulowaniem kopiowania uzyskamy za pomocą przycisku Wyjdź Drukowanie dokumentów i specyfikacji Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Przycisk Drukuj. lub: lub: lub: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Menu dostępne przez prawy klawisza myszy na dokumencie -> opcja Drukuj. 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Kartoteka dokumentów -> Edycja dokumentów -> Przycisk Drukuj. 1. Przejdź do, 2. Raporty -> Grupa Dokumenty magazynowe 66 Gospodarka Materiałowa -

67 Istnieje kilka sposobów wydrukowania dokumentu magazynowego lub jego skróconej wersji czyli specyfikacji (patrz Dojście). Podstawową drogą wydruku dokumentu jest użycie przycisku Drukuj, znajdującego się w dole ekranu pod kartoteką dokumentów. Tworzenie wydruku lub podglądu nie jest poprzedzane zapytaniem o dodatkowe parametry (tak jak przy pozostałych dojściach). Przyjęte jest, że utworzony zostanie wydruk pojedynczego, bieżącego dokumentu w formie zwykłej (a nie specyfikacji), z ilościami w podstawowej jednostce miary i indeksami kontrahenta (gdy takie są zdefiniowane), o ile dany użytkownik nie wchodził do drukowania innymi drogami, gdzie można zapamiętać w/w ustawienia. Np. jeśli użytkownik drukował z menu dostępnego z prawego klawisza myszy Wszystkie dokumenty i w alternatywnych jm., to używając przycisku Drukuj również otrzyma wydruk wszystkich dokumentów wybranych w kartotece, z ilościami w alternatywnych jm. Wydruk będzie wyglądał przykładowo: Rys. 27/ Dla bieżącego dokumentu system zapisze, że dokument został wydrukowany, co jest do sprawdzenia w opcji menu Pomoc -> Kto i kiedy -> Ostatnio drukował i Data ostatniego drukowania. Podobny przycisk Drukuj znajduje się w oknie do edycji dokumentu i za jego pomocą można wydrukować bieżący dokument, o ile jest kompletny (tzn. ma przynajmniej jedną pozycję) (przy pozostałych ustawieniach sczytywanych jw.). Innym sposobem jest użycie podręcznego menu, dostępnego na prawy klawisz myszki (w kartotece dokumentów i edycji dokumentu), za pomocą którego można wydrukować: dokument wg ustawień: bieżący dokument; wszystkie dokumenty (dostępne tylko z kartoteki); specyfikację dokumentu (uproszczoną wersję dokumentu, bez cen i wartości) w podstawowej jednostce miary, alternatywnej, jednostce miary wybranej dla kontrahenta lub wybranych dwóch; z indeksami podstawowymi lub zdefiniowanymi dla kontrahenta; - Gospodarka Materiałowa 67

68 etykietę miejsca składowania (naklejkę na miejsce składowania, która podaje datę przychodu, numer dokumentu i aktualną ilość towaru) etykietę dla dokumentu RW; etykietę dla dokumentu PW; specjalną (przygotowaną niezależnie od wydruku podstawowego) specyfikację WZ. Powyższe wydruki można również stworzyć korzystając z opcji Raporty. Uwaga!: Wyglądem dokumentu sterują poniższe parametry magazynów (patrz Rozdział Parametry magazynów): Bold wartosci na dokumentach Cena sprzedaży Data na dokumentach Font size na dokumentach Font size na specyfikacjach Format daty wystawienia Ilosc wymagana na dokumentach Indeks+grupa na dokumentach Kontrola jakosci na dokumentach Mcs na dokumantach Nasz numer u klienta na dokumentach Nazwa uzytkownika na dokumentach Nr zamówienia na dokumentach Pieczatka na dokumentach PKWIU na dokumentach Podkreśłniki na dokumentach Przychod na dokumentach Sortowanie w BO wg Stawka VAT na dokumentach Suma wag na dokumentach Sumy mcs na BO SWW na dokumentach Tytuł dokumentu Uwagi z pozycji na dokumentach Zamówienie klienta na dokumentach Zamiennik osoby na dokumentach Ukryj ceny Zatwierdził_DR na dokumentach Zlecenie pozycji na dokumentach oraz parametry firmy (patrz Rozdział Parametry firm): ZAMIENNIK_WS ZAMIENNIK_DR ZAMIENNIK_RE ZAMIENNIK_KS 68 Gospodarka Materiałowa -

69 Zmiany cen przychodów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów 4. Zmiany cen przychodów, W systemie istnieje możliwość grupowej zmiany cen przychodów dla różnych walut. Poniżej mamy ekran pokazujący możliwości wyboru przy tej akcji. Rys. Możliwości jakie daje ta funkcjonalność pozwala w sposób dowolny określić elementy brane pod uwagę przy przecenie Obsługa raportu produkcji Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Obsługa raportu produkcji. Obsługa raportu produkcji pozwala na szybkie tworzenie zrealizowanych dokumentów PW na podstawie zleceń produkcyjnych bez konieczności uruchamiania w sposób bezpośredni kartoteki dokumentów. Wprowadzone w tym miejscu dokumenty będą widoczne również w kartotece dokumentów magazynowych. Wstępnie pojawi się ekran domyślnie z datą systemową i pierwszym dostępnym magazynem, poniżej z kartoteką dokumentów PW odpowiednio z danego dnia i danego magazynu: - Gospodarka Materiałowa 69

70 Rys. 28/2.5. Wybór daty raportu i magazynu. Dostępne w zależności od stanu kartoteki, standardowe przyciski umożliwiają wprowadzenie nowego PW, zmianę np. statusu dokumentu lub usunięcie go. Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd ekranu wprowadzania PW po naciśnięciu przycisku Dodaj: Rys. 29/2.5. Wprowadzenie danych dokumentu PW. Podczas wprowadzania w ten sposób dokumentu PW wypełnieniu podlegają następujące pola dotyczące nagłówka dokumentu i jego pozycji, odpowiednio: numer dokumentu jaki ma zostać utworzony (wypełnienie tego pola nie jest obowiązkowe, w przypadku jego niewypełnienia pobrany numer będzie pierwszym wolnym w ramach rodzaju dokumentu, roku obrotowego i magazynu), 70 Gospodarka Materiałowa -

71 data realizacji dokumentu, numer pozycji (podpowiadany kolejny), zlecenie produkcyjne (jeżeli numer zlecenia produkcyjnego zostanie wybrany, wtedy dane dotyczące indeksu części zostaną automatycznie przepisane do właściwego pola), indeks części (jeżeli podany zostanie numer indeksu bez numeru zlecenia wtedy będzie można przy po mocy słownika wybrać istniejące zlecenie dla wybranego wcześniej indeksu), nr serii, ilość zrealizowana. W systemie można zdefiniować, czy wycena PW ma się odbywać według indywidualnego cennika wyrobów gotowych (nie jest to cennik występujący w systemie Zbyt), czy według planowanych kosztów. Standardowo w sposób domyślny wycena odbywa się według planowanych kosztów. PW zostanie wycenione automatycznie według wybranego parametru. W przypadku, gdy wycena PW będzie się odbywać według indywidualnej ceny wyrobów gotowych należy dopisać własną cenę w opcji Ceny wyrobów gotowych (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr CENY WYROBOW GOTOWYCH). Dostępne przyciski: Dodaj / Usuń powodują przejście na ostatnią wprowadzoną pozycję i wprowadzenie następnej lub usunięcie ostatniej, odpowiednio, Drukuj wydruk wprowadzonego PW, OK powoduje zakończenie pracy w kartotece wraz z zapisaniem uprzednio dokonanych zmian, Anuluj spowoduje zakończenie pracy w kartotece bez dokonania zmian. Wszystkie zmiany przeprowadzone na dokumencie PW są natychmiast widoczne w kartotece dokumentów magazynowych. Opcja OK (w kartotece PW) powoduje zakończenie pracy w kartotece Ceny wyrobów gotowych Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa 3. Obsługa dokumentów 4. Ceny wyrobów gotowych Jeżeli uprzednio zdefiniowano jako parametr Ceny wyrobów gotowych z wartością ceny wyrobów (czyli według indywidualnego cennika wyrobów gotowych), należy wypełnić tę kartotekę wpisując odpowiednie ceny dla poszczególnych wyrobów. W sytuacji, gdy wycena odbywa się w sposób domyślny, z wartością parametru planowane koszta (patrz Rozdział Parametry magazynów parametr CENY WYROBOW GOTOWYCH), opcja ta nie pojawi się w menu. Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd indywidualnego cennika wyrobów gotowych: - Gospodarka Materiałowa 71

72 Rys. 30/2.6. Kartoteka cen wyrobów gotowych. Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie nowej ceny wyrobu gotowego: Rys. 31/2.6. Dodanie ceny wyrobu gotowego. Należy wpisać w sposób bezpośredni: indeks towaru, cenę. Przycisk OK powoduje zapisanie ceny. Możliwe jest operowanie na kartotece cen poprzez przyciski Usuń oraz Zmień. Funkcja Pokaż powoduje wyświetlenie pełnej informacji o wybranej cenie. Przycisk OK spowoduje zakończenie pracy w kartotece. 72 Gospodarka Materiałowa -

73 Dokumenty na osobę Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Obsługa dokumentów, 4. Dokumenty na osobę. W opcji Dokumenty na osobę można zobaczyć dokumenty, które obciążają kosztami danego użytkownika systemu. Poniżej został przedstawiony przykładowy wygląd ekran wygenerowanych dokumentów na daną osobę (dokument przypisany do danej osoby przez podanie jej w klasyfikatorach): Rys. 32/2.7. Kartoteka dokumentów na osobę. Przycisk OK powoduje wyjście z kartoteki, natomiast przycisk Drukuj wydruk odpowiedniego raportu Rejestr zwrotów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Rejestr zwrotów, Korzystanie z Rejestru zwrotów pozwala na szybkie tworzenie zrealizowanych dokumentów zwrotów zewnętrznych ZZ bez konieczności uruchamiania w sposób bezpośredni kartoteki dokumentów. Wprowadzone w tym miejscu dokumenty będą widoczne również w kartotece dokumentów magazynowych. Mechanizm ten obsługuje rejestrację dużej liczby zwrotów, umożliwiając oddzielenie rejestracji (pobieżny opis podczas odbioru), klasyfikacji (dokładne ustalenie indeksów i ilości wraz z powiązaniem - Gospodarka Materiałowa 73

74 z dokumentami rozchodowymi) oraz rozdysponowanie (tj. generowanie dokumentów rejestrujących dyspozycje dotyczące przyjętych zwrotów zwykle MM- lub RW). Rejestracja polega na wprowadzeniu kontrahenta, daty oraz na opisaniu pozycji. Pozycja zwrotu może odnosić się do pozycji dokumentu rozchodowego, faktury lub dokumentu klienta. Określając przedmiot zwrotu, można posłuży się indeksem firmowym, indeksem kontrahenta lub opisem. Określając ilość można użyć jednostki firmowej lub jednostki dowolnej (uzupełniającej). Generowany jest wtedy tylko nagłówek dokumentu zwrotu (ZZ) w statusie WS zawierający kontrahenta i dat. Pozostałe informacja przechowywane są poza systemem dokumentów GM. Klasyfikacja jest ostatecznym ustaleniem zwróconego indeksu i powiązaniem z dokumentem rozchodowym. Generuje pozycje w dokumencie ZZ utworzonym podczas rejestracji. Klasyfikujący korzysta z danych z rejestracji traktując je jako podpowiedź. Nie wiążą go one jednak w żaden sposób. Rozdysponowanie polega na podjęciu decyzji dalszego postępowania ze zwróconym towarem. Zależnie od decyzji generowane są odpowiednie dokumenty rozchodowe. Funkcjonalność opisaną powyżej realizuje się korzystając z ekranów umieszczonych poniżej Wstępnie pojawi się ekran gdzie należy podać magazyn dla dokumentów zwrotów ZZ i dane dotyczące daty rejestracji zwrotu i okresu obrachunkowego Rys. Korzystając z przycisku Rejestracja mamy możliwość utworzenia listy zwracanych indeksów z ilościami do zwrotu. Należy przy tym podać nr dokumentów rozchodowych WZ i Magazyn rozchodu. Można także podać nr faktury która dotyczy zwracanego rozchodu. 74 Gospodarka Materiałowa -

75 Rys. Rys. W zakresie utworzonej pozycji dla zbiorowego zwrotu można: klasyfikować poszczególne pozycje tj. przypisywać im dokumenty wydania i fakturę używając przycisk dyspozycje dla dokumentu zwrotu można specyfikować poszczególne pozycje i określając księgowo poszczególne zwroty przypisując im schematy księgowania, magazyn, jednostkę organizacyjną - Gospodarka Materiałowa 75

76 Rys Klasyfikacja Rys. 76 Gospodarka Materiałowa -

77 Dyspozycje Rys Faktura Rys. - Gospodarka Materiałowa 77

78 Przyjmowanie pojedynczych zwrotów Dojście: Rys. 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Przyjmowanie pojedynczych zwrotów, Funkcja ta ułatwia przyjmowanie np. opakowań. Aby móc zrejestrować pojedyncze zwroty można posłużyć się następującym ekranem Funkcjonalność ta umożliwia tworzenie dokumentów w rozbiciu na poszczególne pozycje i konkretnych kontrahentów. System komasuje pozycje automatycznie, a dokument zwrotu tworzy się samoczynnie w locie bez udziału użytkownika Zapasy w miejscach składowania Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka materiałowa, 3. Zapasy w miejscach składowania. Kolejnym etapem po wypełnieniu kartoteki części oraz innych kartotek pomocniczych, wprowadzeniu Bilansu Otwarcia oraz innych dokumentów obrotu materiałowego do kartoteki jest przeglądanie zapasów w miejscach składowania. Opcja menu dostarcza informację o bieżących zapasach magazynowych, czyli o aktualnej ilości wybranego towaru na magazynie. Stan zapasów jest wyliczany automatycznie przez system, na podstawie zestawienia dokumentów operujących na konkretnych towarach. 78 Gospodarka Materiałowa -

79 Uwaga!: Kartoteka jest przygotowana w nowym standardzie (tj. Kartoteka rodzajów dokumentów oraz Kartoteka części), którego omówienie znajdą Państwo w Rozdziale 9!!! Po wybraniu tej opcji menu pojawi zapytanie o wybór trybu, w jakim ma się pokazać kartoteka: mogą zostać zaczytane wszystkie zapasy (przycisk Pełna) lub tryb zapytania, w którym można wprowadzić warunki zawężające ilość danych (przycisk Wg zapytania). Rys. 1/3 Przykładowy wygląd kartoteki po zaczytaniu rekordów został zaprezentowany na ekranie: Rys. 2/3. Kartoteka zapasów miejsc składowania. - Gospodarka Materiałowa 79

80 Uwaga!: Podpowiadane są magazyny, do których użytkownik ma prawo (patrz Rozdział Prawa - prawo D_MAGAZYNY_PODGLAD_STANU)!!! Już w wejściowym trybie zapytania można określić przy pomocy przełącznika znajdującego się w górnej części ekranu, które zapasy mają być wyświetlane : Wszystkie, Zerowe czy Niezerowe, Z (lub bez) uwzględnieniem nieużywanych, co ułatwi przeglądanie stanów zapasów. Aby na nowo zaczytać dane w przeglądarce należy użyć przycisku. Na powyższym rysunku przedstawiono dane magazynowe, wybrane przez użytkownika jako podstawowe (patrz ustawianie kolumn w nowym standardzie kartotek rozdz.9). Otrzymujemy tu informacje o stanach części wynikających z obrotów dokumentów magazynowych. Kolumny indeks części i nazwa części identyfikują jednoznacznie pozycje magazynowe. Znaczenie pozostałych kolumn jest następujące: Miejsce Magazyn Jednostka miary Ilość dostępna Ilość na stanie Ilość zwolniona Wartość zapasu Status Stężenie Data przychodu Data rozchodu Typ Uwagi to symbol miejsca składowania, to numer magazynu, w którym składowany jest towar, jednostka miary, to ilość na stanie pomniejszona o Ilość zwolnioną. określa jaka jest bieżąca ilość towaru., określa jaką ilość towaru rezerwują dokumenty WZ o statusie "Do realizacji", wartość zapasu danego stanu zapasu magazynowego, w postaci skrótowej występują tutaj symbole literowe oznaczają odpowiednio: DO dostępne, KT w kontroli, SP specjalne przeznaczenie, DP depozyt, ND - niedostępne, podaje się stężenie procentowe substancji (domyślnie wartość jest ustalona na 100), data powstania zapasu, data zlikwidowania zapasu, typ miejsca składowania (S- Stałe, T Tymczasowe), przykładowa informacja o numerze katalogowym zapasu. W dolnej części ekranu widoczne są podsumowania ilości i przyciski pozwalające operować na kartotece stanów magazynowych: Dodaj umożliwia wprowadzenie zerowego stanu zapasu na wybranym magazynie i miejscu składowania. Pola dotyczące ilości są zerowane podczas tej czynności. Dodanie zerowego zapasu w miejscu składowania nie ma żadnego wpływu na stany magazynowe i generalnie nie jest zalecane. Zmień do korekty właściwości tej części. Można edytować niektóre spośród pól. Pozostałe są zabezpieczone przed edycją, ponieważ wartości w nich występujące określane są na podstawie algorytmów systemowych. Drukuj pozwala wydrukować informację o zapasach w miejscach składowania, 80 Gospodarka Materiałowa -

81 Rys. 3/3. Usuń pozwala usunąć dany stan magazynowy (niemożliwe jest to, gdy występuje stan niezerowy), Rys. 4/3. Zamówienia umożliwia wgląd do wystawianych zamówień: Rezerwacje pokazuje wprowadzone na danym towarze rezerwacje, z możliwością obejrzenia dokumentu rezerwującego zapas (przycisk Dokument): - Gospodarka Materiałowa 81

82 Obroty wyświetlona zostanie lista dokumentów magazynowych powodujących obrót dla danego towaru, z możliwością obejrzenia dokumentu rezerwującego zapas (przycisk Pokaż DM): Rys. 5/3. Dokumenty dotyczące zapasów miejsc składowania. Dane występujące na formatce można podzielić na dwie części: dokładną charakterystykę indeksu części, opis dokumentów powiązanych z danym indeksem materiałowym. Przy pomocy przełącznika radiowego należy określić, czy mają być wyświetlane Wszystkie dokumenty mające wpływ na zapasy (DR, RE, KS), czy Bez dokumentów o statusie DR. Należy pamiętać, że dokumenty DR nie zmieniają fizycznie stanu zapasów, ale pojawiając się w przeglądarce zmienią wyliczany stan (Przychody / Rozchody oraz Saldo). Saldo zatem będzie przedstawiało stan na dany dzień, wyliczony z wybranych dokumentów, który zaistnieje, gdy dokumenty DR zostaną zrealizowane. Datami Od oraz Do można manipulować w dowolny sposób, zawężając w ten sposób ilość dokumentów widocznych w przeglądarce. Po zadaniu nowego zakresu dat należy użyć przycisku, w celu ponownego zaczytania danych. Ceny pozwala uzyskać informację o ilościach oraz cenach występujących dla wybranego zapasu: 82 Gospodarka Materiałowa -

83 Rys. 6/3. Zapas z rozbiciem na ceny. Przycisk OK powoduje zakończenie pracy w kartotece zapasów Księgowanie Dojście:: 1. Przejdź do 2. Gospodarka materiałowa 3. Księgowanie, Kolejnym etapem po zdefiniowaniu kartotek pomocniczych w tym kartotek części, wprowadzeniu i zrealizowaniu i przeglądaniu dokumentów na magazynie (BO oraz dokumenty obrotu materiałowego) jest księgowanie wybranego okresu obrotowego. Bezpośrednio z poziomu kartoteki dokumentów możliwe jest dekretowanie. Jednakże, aby było ono możliwe konieczne jest zdefiniowanie odpowiednich schematów księgowania. Kartoteka schematów księgowania pozwala na zbudowanie wielu schematów księgowania przeznaczonych dla wybranego rodzaju dokumentów. Każdy utworzony schemat księgowania składa się z nagłówka i szeregu pozycji. Zestaw schematów księgowania dla wszystkich rodzajów dokumentów obowiązuje dla danego roku obrotowego. Z chwilą rozpoczęcia nowego roku obrotowego należy utworzyć dla niego nowy zestaw schematów księgowania. Do tego celu bardzo wygodna jest operacja kopiowania schematów księgowania. - Gospodarka Materiałowa 83

84 Schematy księgowania dokumentów obrotu materiałowego Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Schematy księgowania. Uruchomienie tego punktu menu otwiera dostęp do kartoteki schematów księgowania. Podczas przeglądania i aktualizacji dostępne są zawsze tylko schematy obowiązujące w zadanym roku obrotowym, dlatego na wstępie pojawia się pytanie o wybór roku obrotowego. Jako domyślna wartość proponowany jest numer bieżącego roku obrotowego. Rys. 1/4.1. Wybór roku obrotowego. Potwierdzenie wyboru roku przyciskiem OK powoduje przejście do przeglądarki schematów księgowania. Przycisk Kopiuj schematy, dostępny przy wyborze roku obrotowego, pozwala skopiować schematy księgowania ze starego roku obrotowego do nowego (nawet różnych jednostek gospodarczych). Użycie tego przycisku spowoduje, że na ekranie pojawi się pytanie o podanie starego i nowego roku obrotowego oraz odpowiednio jednostek gospodarczych: 84 Gospodarka Materiałowa -

85 Rys. 2/4.1. Kopiowanie schematów księgowania. Po wpisaniu numerów lat obrotowych oraz źródłowej jednostki gospodarczej (bo docelową jest ta ustawiona i zapamiętana przez użytkownika w opcji Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego) zostaną skopiowane schematy ze starego do nowego roku obrotowego, które potem można będzie modyfikować. Ułatwi to przygotowanie schematów dla nowego roku obrotowego według schematów starego roku, które zazwyczaj różnią się niewiele Kartoteka schematów księgowania Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Schematy księgowania. Przeglądarka schematów księgowania widoczna na rysunku zawiera wszystkie dane z nagłówka schematu: rodzaj dokumentu jakiego schemat dotyczy, rodzaj dowodu księgowego jaki zostanie wygenerowany przy pomocy tego schematu, kod schematu i jego opis słowny. Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd kartoteki schematów księgowania: - Gospodarka Materiałowa 85

86 Rys. 3/ Kartoteka schematów księgowania. Schemat księgowania może być zdefiniowany do poziomu: typu dokumentu (Dokument), kodu dokumentu w ramach typu zdefiniowanego przez użytkownika (Dla Dokum), magazynu (Dla Mag) Przy czym puste pola na magazynie i kodzie dokumentu odpowiadają sytuacji gdy dany schemat księgowania dotyczy wszystkich magazynów i wszystkich kodów dokumentów. Przycisk Dodaj powoduje wyświetlenie okna do wprowadzania nagłówka nowego schematu księgowania: Rys. 4/ Dodanie nagłówka schematu księgowania. 86 Gospodarka Materiałowa -

87 W nagłówku określa się: rodzaj dokumentu dla jakiego schemat jest przeznaczony, rodzaj dowodu księgowego dla schematu księgowania (ustalany w systemie FK), dwuznakowy kod schematu księgowania (kod schematu musi być unikalny w obrębie danego rodzaju dokumentu), jego słowy opis, definicje schematu dedykowaną dla danego magazynu i kodu dokumentu (wg definicji dokumentu podrodzaje dokumentów) opcjonalnie - zestaw klasyfikatorów, które będą wymagane dla dokumentu księgowanego według tego schematu. Zaakceptowanie wprowadzanego nagłówka schematu księgowania odbywa się przy pomocy przycisku OK. Dostępne z kartoteki schematów są następujące funkcje: Zmień Usuń Pokaż Drukuj Pozycje OK pozwala modyfikować nagłówek schematu księgowania,. pozwala usunąć bieżący schemat księgowania pod warunkiem, że nie jest nigdzie wykorzystywany. Skonstruowano odpowiednie zabezpieczenia, polegające na tym, że nie można usunąć schematu księgowania który został użyty na dokumentach (zaksięgowanych bądź nie zaksięgowanych), natomiast w sposób dowolny można modyfikować strukturę schematu, ponieważ informacje o kontach, na które ma być przeprowadzana dekretacja jest wykorzystywana jedynie w momencie wykonywania dekretacji. Przed usunięciem na ekranie pojawi się pytanie o potwierdzenie zamiaru usunięcia schematu. pozwala na przeglądanie schematu bez możliwości jego modyfikacji, przycisk pozwala wydrukować wykaz schematów księgowania widocznych w przeglądarce, przycisk pozwala przejść do wypełniania bądź aktualizacji pozycji wybranego schematu, kończy pracę w kartotece schematów księgowania i powoduje powrót do głównego menu. Użycie przycisku Drukuj spowoduje przygotowanie wydruku listy schematów księgowania z pozycjami według zapytania z Kartoteki schematów księgowania. Wydruk będzie wyglądał jak na rys. poniżej. - Gospodarka Materiałowa 87

88 Rys. 5/ Pozycje schematu księgowania Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Księgowanie 3. Schematy księgowania -> Przycisk Pozycje. Po naciśnięciu przycisku Pozycje w kartotece schematów, możliwe będzie tworzenie nowych pozycji dla schematu księgowania, modyfikowanie bądź usuwanie istniejących: Rys. 6/ Pozycje schematu księgowania dokumentu magazynowego. 88 Gospodarka Materiałowa -

89 Należy określić: kolejny numer pozycji, na jakie konto, po której stronie (Winien oraz Ma) i z jakim znakiem należy zaksięgować wartość dokumentu. w polu klasyfikator (Winien oraz Ma) można podać oddzielane średnikami "przepisy" na utworzenie klasyfikatorów, które dla tego dekretu zastąpią klasyfikatory podane na dokumencie (patrz Rozdział Klasyfikatory dodatkowe / specjalne obowiązujące dla jednego dekretu). Uwaga!: Wymaga się oczywiście, aby każdy rodzaj dokumentu posiadał przynajmniej jeden schemat księgowania. Aby pozycje schematu mogły zostać zapisane muszą zostać podane numery kont po obydwu stronach. Możliwe jest stosowanie na schematach księgowania specjalnych podstawień. Pozycje schematu księgowania mogą być modyfikowane w każdej chwili!!! Podczas wprowadzania schematów księgowania nie sprawdza się czy podane konta księgowania istnieją w odpowiednim planie kont. Zostanie to sprawdzone dopiero przy próbie księgowania dokumentów wg tego schematu podczas zamykania okresu obrachunkowego. Jeżeli dane konto nie istnieje, bądź zostało usunięte z Planu kont dekretacja nie powiedzie się a program zasygnalizuje odpowiedni błąd. W celu dodania nowej pozycji na schemacie księgowania należy użyć przycisku Dodaj pozycję. Przycisk Usuń pozycję spowoduje wykasowanie wybranej pozycji schematu księgowania. Przed zakończeniem czynności wykonywanej przez system użytkownik zostanie poproszony o potwierdzenie decyzji Stosowanie symboli specjalnych na pozycjach schematu księgowania W przypadku schematów księgowania w polu dotyczącym nazwy konta po stronach Winien oraz Ma można stosować odpowiednie symbole które podczas księgowania zostaną zastąpione danymi pobranymi z magazynu. Konta, które zostaną otrzymane po zastąpieniu wszystkich symboli odpowiednimi danymi muszą być uprzednio zdefiniowane w planie kont np. 301/01/77/A20. Dla każdego dekretowanego dokumentu wystąpią oddzielne informacje. W przypadku schematów księgowania są możliwe następujące oznaczenia symboliczne (("MAKRA") do wykorzystania w polu KONTO ( Winien i Ma )): =KM zostanie zastąpiony przez zdefiniowane uprzednio konto materiałowe lub =dkm dodatkowo konto materiałowe magazynu docelowego w przypadku dokumentów MM+ oraz MM- =MAG zostanie zastąpiony przez 2-znakowy kod magazynu lub =dmag dodatkowo kod magazynu docelowego w przypadku dokumentów MM+ oraz MM- =ZK zostanie zastąpiony przez numer zamówienia klienta z pozycji dokumentu - Gospodarka Materiałowa 89

90 =TRANS zostanie zastąpiony przez zawartość pola transakcja z nagłówka dokumentu =CZESC zostanie zastąpiony przez indeks części z pozycji dokumentu =SM zostanie zastąpiony przez symbol magazynu lub =dsm dodatkowo symbol magazynu docelowego w przypadku dokumentów MM+ oraz MM- =PA1 zostanie zastąpiony przez I poziom analityki (pole z magazynu) lub =dpa1 dodatkowo pole z magazynu docelowego z I poziomu analityki w przypadku dokumentów MM+ oraz MM- =PA2 zostanie zastąpiony przez II poziom analityki (pole z magazynu) lub =dpa1 dodatkowo pole z magazynu docelowego z II poziomu analityki w przypadku dokumentów MM+ oraz MM- =GRUPA zostanie zastąpiony przez identyfikator grupy, do której należy indeks materiału. W tym przypadku dekretacja dokumentu zostanie rozbita na tyle pozycji, ile grup reprezentują indeksy na tym dokumencie. =ZGRxy (analogicznie jak =GRUPAxy) zostanie zastąpiony przez wycięty z identyfikatora grupy ciąg znaków: od znaku x, y znaków. =INDEKS zostanie zastąpiony przez wartość konto części z pozycji dokumentu. =_INDEKS zostanie zastąpiony przez wartość konto części 1 z pozycji dokumentu. =MCS analityka konta zostanie wpisana wartość pola analityka_konta z kartoteki miejsc składowania wg zawartości miejsce składowania z pozycji dokumentu ). =MCS2 analityka konta zostanie wpisana wartość pola analityka_konta_2 z kartoteki miejsc składowania wg zawartości miejsce składowania z pozycji dokumentu ). =JORG zostanie pobrana wartość z pola kluczowego Jo_symbol do jednostek organizacyjnych z nagłówka dokumentu. Tego symbolu Nie widać na ekranie dokumentu ( patrz niżej =JORGD ) =JORGD zostanie pobrana wartość z pola symbol_d z kartoteki jednostki organizacyjne wg zawartości Nr_Kontrahenta, i Jo_Symbol w dokumencie. Ten symbol widać na ekranie w dokumencie =KONTO_KTR zostanie pobrana wartość z pola Nr_Konta_Posredniczacego zawartości Numer_Kontrahenta z dokumentu z kartoteki kontrahenci wg 90 Gospodarka Materiałowa -

91 =STK_KP zostanie pobrana wartość z pola Konto_Przeciwstawne z kartoteki stanowiska_kosztow wg zawartości Stanowisko_Kosztow z pozycji lub nagłówka dokumentu =STK_KRK zostanie pobrana wartość z pola Konto_Rozliczenia_kosztow z kartoteki stanowiska_kosztow wg zawartości Stanowisko_Kosztow z pozycji lub nagłówka dokumentu =KGR1 zostanie pobrana wartość z pola Konto_Grupy_1 z kartoteki grupy wg zawartości Indeks_Czesci z pozycji dokumentu =KGR2 zostanie pobrana wartość z pola Konto_Grupy_2 z kartoteki grupy wg zawartości Indeks_Czesci z pozycji dokumentu Symbole =dmag... odnoszą się do danych drugiego magazynu i mają zastosowanie tylko dla dokumentów MM+ i MM-. Dla dokumentu MM- drugim magazynem jest magazyn docelowy, a dla dokumentu MM+ drugim magazynem jest magazyn źródłowy. =dmag =dkm =dsm =dpa1 =dpa2 ID Magazynu Konto_Magazynu Symbol_Magazynu Analityka_1 Analityka_2 Uwaga!: Z każdego makro można wyciąć tylko wskazane znaki. Za nazwą makra należy w nawiasach podać jedna lub dwie liczby oddzielone przecinkiem, które oznaczają: 1. od którego znaku 2. ile kolejnych znaków pobrać Brak przecinka i drugiej liczby oznacza "weź do końca tekstu" Ujemna pierwsza liczba oznacza: "licz znaki od końca tekstu" np.: = CZESC (8) od 8-go znaku weź kolejne znaki aż do końca = CZESC (3,5) od 3-go znaku weź 5 kolejnych znaków = CZESC (-6) od 6-tego znaku OD KONCA weź kolejne znaki aż do końca = CZESC (-5,2) od 5-tego znaku OD KONCA weź 2 kolejne znaki Pola dotyczące I i II poziomu analityki wypełniane na etapie definiowania magazynów (patrz Kartoteki pomocnicze, Magazyny, pkt. 1.2.) mają tutaj swoje dalsze zastosowanie. Teksty umieszczane w tych polach mogą być prezentowane w przypadku odwoływania się na kontach do poszczególnych magazynów. Przykładowo, jeżeli zdefiniowany zostanie schemat księgowania 301/=MAG... to dla magazynu 01 zostaną zastosowane wartości jak na rysunku: - Gospodarka Materiałowa 91

92 Rys. 7/ Modyfikacja danych o magazynie. Na wskazane konto, na przykład 301/01/77/A20 kierowane będą w formie dekretów wartości poszczególnych dokumentów. Jeżeli na schemacie księgowania zastosowany zostanie ciąg znaków: 301/=MAG/=GRUPA to będzie istniała potrzeba zdefiniowania przykładowo odpowiednich kont w FK: 301/03/ /03/ /04/1030 i tak dalej, w zależności od liczby magazynów i grup, w związku z czym wartości na kontach dla poszczególnych magazynów i grup w ramach magazynów ulegną rozbiciu. Dzięki zastosowaniu schematów wykorzystujących makra można próbować uniezależnić się w schematach dekretacji od zmian następujących w systemie (tu: powstanie nowych magazynów i grup materiałowych nie pociąga za sobą powstania nowych schematów dekretacji ). Przy definiowaniu schematów dekretacji można w systemie także wpływać na wartość do zaksięgowania z poszczególnych pozycji dokumentu magazynowego. Decyduje o tym znak wpisany w kolumnie "Wart." Wg poniższych zasad: S oblicz wartość wg. ceny sprzedaży. Zakłada się, że CENA_SPRZEDAZY jest na pozycji dokumentu wypełniona M oblicz wartość jako Marze: (Wartosc_Sprzedazy - Wartosc_Zakupu) też zakłada, że CENA_SPRZEDAZY jest na pozycji Z oblicz wartość wg. ceny zakupu 92 Gospodarka Materiałowa -

93 K dekretuj Wartość dodana przez kalkulację cen, czyli wartość aktualną pierwotną, gdy brak poz. pierwotnej lub błąd jej odczytu, to 0 P dekretuj Wartość Pierwotną. gdy brak poz. pierwotnej lub błąd jej odczytu, to wartość aktualna Jezeli nie wystapi litera Z ani M ani S to przyjmuje sie WARTOSC W CENIE ZAKUPU (standard) V oznacza: zadekretuj wartość VAT z powyżej obliczonej wartości, stawkę weź z pozycji dokumentu.? oznacza: jeżeli wyżej uzyskana wartość jest ujemna to zadekretuj ja po przeciwnej stronie Klasyfikatory dodatkowe / specjalne obowiązujące dla danego dekretu W schemacie dekretacji dla danego konta tak jak znak(+/-) czy stawkę VAT, można podać "przepis" na utworzenie klasyfikatorów, które tylko dla tego dekretu zastąpią standardowe klasyfikatory podane na pozycji dokumentu lub w nagłówku. Przepis na utworzenie klasyfikatora ma postać: <Kod klasyfikatora> : <Sposób uzyskania> [;] Klasyfikatory specjalne wymuszane" dla danego konta W polu Klasyfikatory można podaj klasyfikatory które maja zostać użyte do dekretacji na dane konto. Podane klasyfikatory zastępują klasyfikatory z dokumentu. W polu można podać listę takich klasyfikatorów oddzielanych średnikami Pojedynczy klasyfikator ma 3 składniki: <zakres_stosowania><klasyfikator><wartosc> KLASYFIKATOR Każdy klasyfikator ma postać: Litera i dwukropek Jako Kod klasyfikatora przyjmuje się jednoliterowe kody klasyfikatorów, jakie stosuje FK w komunikatach o błędach: S - stanowisko kosztów P - stanowisko kosztów przeciwstawne K - kontrahent L - pozycja kalkulacji kosztów - Gospodarka Materiałowa 93

94 Z - zlecenie J - jednostka organizacyjna T - Transakcja Sposob uzyskania klasyfikatora Za dwukropkiem podaje się "sposób uzyskania klasyfikatora" tj.: 1. "=" znak równości i ciąg znaków oznacza: jako klasyfikator przyjmij podany ciąg znaków np.: S:=ABCD oznacza jako Stanowisko kosztów przyjmij ABCD (znaki do średnika lub do końca string-u bez skrajnych spacji) 2. "+" znak plus dopuszcza się tylko dla klasyfikatora "P" - stanowisko kosztów przeciwstawne i oznacza: jako stanowisko kosztów przeciwstawne przyjmij stanowisko kosztów podane na dokumencie 3. I oznacza: jako klasyfikator przyjmij indeks_czesci W nawiasach okrągłych można podać zakres znaków które należy wyciąć z indeksu Działa jak funkcja Substr() i tak jak to opisano wyżej w makrach. np.: S:I(10,5) jako stanowisko kosztów weź z indeksu 5 znaków zaczynając od 10-tego S:I(-3) jako stanowisko kosztów weź z indeksu ostatnie 3 znaki 4. G lub cale słowo GRUPA oznacza: weź ID_GRUPY indeksu_czesci Możliwość wycinania fragmentu jak dla indeksu Zakres stosowania klasyfikatora Przed literą oznaczającą klasyfikator można podać zakres stosowania podanych klasyfikatorów. Jest to potrzebne jeżeli wiadomo że dekretacja na to konto uruchomi automat w systemie FK który dopisze następny dekret lub parę dekretów po Winien/Ma np.: RW dopisze zwykle parę dekretów na konta wzięte ze stanowiska kosztów Wielkość liter dowolna, sprawdza się tylko występowanie znaków: >WM* przed "LITERA": oznaczającą klasyfikator puste - tylko w bieżącym dekrecie w - w bieżącym dekrecie i dla automatu tylko po stronie WINIEN 94 Gospodarka Materiałowa -

95 m - w bieżącym dekrecie i dla automatu tylko po stronie MA * - w bieżącym dekrecie i dla automatu po obu stronach >w - tylko w dekrecie z automatu po stronie WINIEN >m - tylko w dekrecie z automatu po stronie MA >* - tylko w dekrecie z automatu po obu stronach ( można tez wpisać zamiast w/m całe słowo Winien/Ma jak w przykładzie) Przykłady: S:I(1,6); *S:=A-12/K30; mz:i(8) Winien->L:45 1) Jako stanowisko kosztów wytnij z indeksu części od 1-ego 6 kolejnych znaków. Zastosuj tylko w bieżącym dekrecie 2) Jako stanowisko kosztów przyjmij A-12/K30 Zastosuj w bieżącym dekrecie i po obu stronach w dekretach które wygeneruje automat na podstawie tego dekretu 3) Jako zlecenie weź z indeksu od znaku 8 do końca zastosuj w bieżącym dekrecie a na dekretach powstałych z niego automatycznie tylko po stronie MA 4) Jako pozycje kalkulacji kosztów przyjmij 45 nie stosuj do bieżącego dekretu a na dekretach wygenerowanych z automatu zastosuj tylko po stronie WINIEN Uwaga Przygotowując schemat dla DOM-u (Korekty wartości) należy pamiętać, że DOM jest traktowany jako ROZCHÓD czyli jego wartość należy ODJĄĆ od wartości magazynu Wartość korekty może być ujemna lub dodatnia np lub -14 ale zawsze jest obliczana tak, że ma być ODJĘTA od wartości magazyn Dlatego w schemacie dekretacji dla DOM-u należy przyjąć "ZNAK' - (minus), aby dekret był poprawny. Można tez zamiast zmiany znaku, zamienić rolami konta po stronie WINIEN i MA, czyli zadekretować "jak rozchód" - Gospodarka Materiałowa 95

96 TRYBY PRACY DEKRETACJI Formatka uruchamiająca dekretacje pozwala ustawić warunki i tryb pracy dekretacji Sumuj dekrety dokumentów z jednakowym schematem Checkbox Tak/Nie Tak - sumuje dekrety dokumentów z jednakowym schematem dekretacji. Sumowane są wartości dekretowane na to samo konto po tej samej stronie Wn/Ma i z takim samym zestawem dodatkowych klasyfikatorów Pozwala to zmniejszyć ilość zapisów do tabeli DEKRETACJA Uwaga!: W tym trybie pracy błąd zapisu do tabeli DEKRETACJA chociaż może to dotyczyć wielu dokumentów będzie sygnalizowany tylko raz, a opis błędu będzie zawierał dane ostatniego dokumentu z paczki o tym samym schemacie dekretacji!!! Nie - Dekretowany jest każdy dokument oddzielnie. 96 Gospodarka Materiałowa -

97 Konta materiałowe Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Księgowanie, 3. Konta materiałowe. Zanim symbol =KM zostanie zastosowany na schemacie księgowania, należy wcześniej zdefiniować odpowiednie konta materiałowe w kartotece, która do tego służy. Potrzeba tworzenia kont materiałowych pojawia się, gdy istnieje konieczność księgowania obrotów na magazynach na odrębne konta, to znaczy księgowanie w ramach poszczególnych magazynów. Ten punkt menu przeznaczony jest do obsługi nietypowej sytuacji, kiedy nie można przyporządkować do każdego magazynu jednego konta materiałowego, lecz każdy magazyn może się posługiwać wieloma kontami. W takiej sytuacji każda pozycja dokumentu obrotu materiałowego musi zawierać informację o koncie materiałowym, którego dotyczy. W przeciwnym razie podczas zamykania okresu obrachunkowego nie zostanie prawidłowo zaksięgowana. Aby usprawnić wprowadzanie pozycji dokumentów i uniezależnić się od ewentualnych zmian w planie kont tworzy się prosty słownik zawierający wszystkie dopuszczalne konta materiałowe wraz z opisami i ich dwuznakowe kody. Po opracowaniu takiego słownika przy wprowadzaniu pozycji dokumentów podaje się już tylko kody kont materiałowych. Poniżej zaprezentowano wygląd kartoteki kont materiałowych: Rys. 8/4.2. Kartoteka kont materiałowych. Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie nowego symbolu konta materiałowego: - Gospodarka Materiałowa 97

98 Rys. 9/4.2. Dodanie konta materiałowego. Należy wypełnić następujące pola: unikalny dwuznakowy kod konta materiałowego, numer konta według planu kont, opis konta materiałowego, status konta. Przycisk: Usuń - pozwala wykasować wybrane konto materiałowe, pod warunkiem, że nie jest wykorzystywane, Zmień - umożliwia modyfikację danych o koncie materiałowym, Drukuj - zezwala na wydrukowanie informacji o istniejących kontach materiałowych. Dalsze wykorzystanie konta materiałowego następuje poprzez jego przypisanie do wybranego magazynu. W zależności od życzenia Użytkownika można zastosować podział na kilka kont materiałowych w ramach jednego magazynu. Można to zrobić prościej, to znaczy jeden magazyn podzielić na kilka pomniejszych w zależności od kont materiałowych. Następnie można na schematach księgowania zastosować ciąg znaków związanych z kontami materiałowymi (na przykład =KM/=MAG) oraz oczywiście zdefiniować odpowiednie konta w planie kont. 98 Gospodarka Materiałowa -

99 3.5. Inwentaryzacja Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Inwentaryzacja. Po zainicjowaniu w gospodarce materiałowej działań polegających na wprowadzaniu indeksów części, realizowaniu obrotów dokumentami na magazynach, czuwaniu nad stanem zapasów na magazynach, generowaniu dekretów do systemu Finansowo Księgowego, przychodzi czas na inwentaryzację poszczególnych stanów magazynowych. Opcja ta umożliwia wprowadzenie spisu inwentaryzacyjnego z arkuszy do systemu Kartoteka inwentaryzacji Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Inwentaryzacja. Po uruchomieniu tej opcji menu następuje przejście w sposób bezpośredni do kartoteki inwentaryzacji. Znajdują się w niej informacje o wszystkich przeprowadzonych do tej pory spisach inwentaryzacyjnych z roku obrotowego wybranego z menu w opcji Wybór jednostki gospodarczej i roku obrotowego: Rys. 1/5.1. Kartoteka inwentaryzacji. W formie skrótowej zaprezentowane zostaną następujące informacje: numer kolejny inwentaryzacji, na dzień (data inwentaryzacji), symbol zarządzenia inwentaryzacji, data zarządzenia inwentaryzacji, - Gospodarka Materiałowa 99

100 typ inwentaryzacji (wyrywkowa, ciągła, kompletna), uwagi dotyczące danej inwentaryzacji, stan inwentaryzacji (otwarta, zablokowana, zamknięta). W inwentaryzacji kompletnej nastąpi zarezerwowanie magazynu bądź miejsca składowania dla jej potrzeb. Na czas jej trwania zostają wstrzymane obroty na wybranym magazynie. Inwentaryzacja ciągła będzie odbywać się przez cały czas, nie powodując zachwiania pracy magazynu. Inwentaryzacja wyrywkowa będzie dotyczyć tylko wybranych indeksów na magazynie. Stan inwentaryzacji wskazuje: otwarta podczas tworzenia arkusz nie ma blokady realizowania dokumentów; zablokowana podczas tworzenia arkusza istnieje blokada realizacji tylko tych dokumentów, które zakłóciłyby stan kartoteki a więc zafałszowałyby stan na dzień inwentaryzacji; zamknięta zakończenie inwentaryzacji powinno wiązać się z jej zamknięciem. Zamknięta inwentaryzacja jest nieedytowalna. Uwaga!: Istnieje prawo (CZY_INWENT_ZAMYKANIE), które ogranicza prawa do zamykania i otwierania zamkniętych inwentaryzacji. Blokadę inwentaryzacji można całkowicie wyłączyć zmieniając parametr Inwentaryzacja blokuje sorty na T (patrz Rozdział Prawa i Rozdział Parametry). Wprowadzanie inwentaryzacji zostało podzielone na trzy etapy: otwarcie inwentaryzacji, dokonanie wyboru indeksów podlegających inwentaryzacji, przeprowadzenie inwentaryzacji Otwarcie inwentaryzacji Dojście: 1. Gospodarka Materiałowa, 2. Inwentaryzacja. Przycisk Dodaj umożliwia dopisanie do bazy informacji o nowej inwentaryzacji: 100 Gospodarka Materiałowa -

101 Rys. 2/5.2. Otwarcie inwentaryzacji. Wypełnieniu podlegają wszystkie pola omówione w punkcie 6.1. Inwentaryzacja otrzymuje numery unikalne w skali firmy i roku obrotowego. Data inwentaryzacji jest również domyślną datą odczytu stanu pozycji inwentaryzacyjnych przy tworzeniu arkusza spisowego. Dodatkowo do wybrania jest rodzaj inwentaryzacji: z rozbiciem na ceny pozycje inwentaryzacyjne w arkuszu spisowym są tworzone z dokładnością do cen przychodów. Oznacza to, że przy automatycznym tworzeniu arkusza pojawią się pozycje z rozbiciem na wszystkie ceny, po jakich materiał przyjmowano na magazyn; bez rozbicia na ceny ceny, po jakich przyjmowano na magazyn nie mają znaczenia. Sposób wyceny różnic inwentaryzacyjnych W przypadku obu rodzajów inwentaryzacji wszystkie niedobory są wyceniane wg metody wyceny obowiązującej na magazynie, np. FIFO. Jeśli stwierdza się niedobór na danej pozycji, pole cena jest nieedytowalne i pozostaje puste, bowiem pozycję wyceni automat. Nadwyżki zaś wyceniają się z ceną podaną przez użytkownika. W przypadku inwentaryzacji bez rozbicia na ceny, domyślnie przyjmowane są ceny ostatniego przychodu. Zapisanie nagłówka inwentaryzacji odbywa się przy pomocy przycisku OK. - Gospodarka Materiałowa 101

102 Usuwanie inwentaryzacji Jeśli nie ma potrzeby przechowywania na bazie starych inwentaryzacji możemy je usunąć. Usunięcie zamkniętej inwentaryzacji (i tylko zamkniętej), powoduje zachowanie śladu tej inwentaryzacji w postaci wpisu na pozycjach zapasów miejsc składowania (pole data inwentaryzacji) Komisja inwentaryzacyjna Przycisk Komisja umożliwia wprowadzenie składu komisji inwentaryzacyjnej (dokonującej inwentaryzacji, nadzorującej lub odpowiadającej za nią). Wprowadzenie składu z zaznaczeniem funkcji każdej z osób, odbywa się w bloku, jak na ekranie: Rys. 3/ Wprowadzanie pozycji inwentaryzacji Po zapisaniu nagłówka dotyczącego otwieranej inwentaryzacji, przy pomocy przycisku Pozycje można przejść do wprowadzania pozycji inwentaryzowanych towarów z arkusza inwentaryzacyjnego: 102 Gospodarka Materiałowa -

103 Rys. 4/5.5. Wprowadzanie inwentaryzacji. Po wejściu w powyższy ekran dotyczący otwieranej inwentaryzacji można ręcznie wprowadzać pozycje lub przy pomocy przycisku Wybierz automatem ściągnąć istniejące zapasy (indeks + mcs + magazyn + nr serii) jako pozycje inwentaryzacyjne na arkusz spisowy: Rys. 5/5.5. Wybór indeksów. Należy określić: numer arkusza, przy pomocy przycisku radiowego określić, czy inwentaryzacja dotyczy wszystkich, czy wybranych magazynów (analogicznie grup indeksów oraz miejsc składowania), zawęzić arkusz do tylko tych pozycji, które miały obrót od czasu ostatniej inwentaryzacji, zawęzić arkusz do tylko tych pozycji, które są na magazynie - Gospodarka Materiałowa 103

104 Na przedstawionym poniżej przykładzie inwentaryzacja będzie miała miejsce na magazynie 01 oraz inwentaryzacji podlegają wszystkie indeksy, których numer rozpoczyna się na cyfrę 1 (warunek 1% ): Rys. 6/5.5. Wybór indeksów. Po określeniu warunków wstępnych użycie przycisku OK spowoduje zaakceptowanie ich i przejście do inwentaryzacji z zaczytanymi pozycjami Przeprowadzenie inwentaryzacji Po dokonaniu selekcji indeksów, których ma inwentaryzacja dotyczyć, następuje przejście do samej inwentaryzacji. Zostaje utworzony arkusz spisowy, którego wygląd zaprezentowano na rysunku. Rys. 7/5.6. Pozycje inwentaryzacji. 104 Gospodarka Materiałowa -

105 Przycisk radiowy z wartościami: Indeks, SWW lub PKWiU wskazuje, którą wartością chcemy się posługiwać i według niej ściągać pozostałe dane. Wyświetlana jest informacja dotycząca: numeru kolejnego arkusza (w tym przypadku jest to numer 1 ), numeru pozycji na arkuszu (można go nadać ręcznie lub automatycznie za pomocą przycisku Nadaj LP), numeru indeksu, jednostki miary, symbolu magazynu, na którym znajduje się indeks, numeru miejsca składowania, stanu ma być - ilość towaru jaka ma się znaleźć w magazynie, określona na podstawie bieżącego stanu magazynowego, stanu jest - ilość towaru, która jest na magazynie, określona w czasie trwania inwentaryzacji (należy ją wpisać) daty dokonania odczytu stanu na magazynie, cena jednostkowa towaru, wartość wyliczana na podstawie iloczynu ilości, która jest na magazynie oraz jego ceny jednostkowej. Przez zaznaczenie pozycji w prawej części ekranu można zawęzić zaczytane pozycje, do tych, które będą podlegały inwentaryzacji (lub odznaczyć te, których uwzględniać w niej nie chcemy). Inwentaryzacja zostanie przeprowadzona automatycznie: pozycja, która zostaje zaznaczona, ma przepisaną z zapasów ilość, o ile istnieje (ilość można poprawić z zaznaczeniem kolorem czerwonym ilości stwierdzonych różnych niż ilości z kartoteki. Przy pomocy pionowego suwaka można uzyskać informację o pozostałych indeksach nie mieszczących się początkowo na ekranie. Funkcja: Wybierz umożliwi ponowne wybranie w sposób wstępny indeksów mających podlegać inwentaryzacji bez konieczności opuszczania tej formatki. Pobierz stany służy do aktualizacji stanów magazynowych podczas trwania inwentaryzacji. Funkcja przydaje się wtedy, gdy np. w trakcie inwentaryzacji zaistniała potrzeba wprowadzenia dokumentu, który zmieni stan jakiejś pozycji. Wtedy można taki dokument wprowadzić (oczywiście inwentaryzacja może być zablokowana lub zamknięta) a następnie zaktualizować stan. Należy określić, czy mają być pobrane od nowa wszystkie stany, czy tylko nie sprawdzane do tej pory. Jeżeli wybierzemy opcję Wszystkie, wtedy pobrane zostaną informacje o aktualnych stanach wszystkich zapasów. Uwaga!: Należy pamiętać, że w tym przypadku wprowadzone wcześniej informacje dotyczące pozycji wybranej inwentaryzacji zostaną skasowane i zastąpione przez aktualne dane!!! Jeżeli chcemy uaktualnić inwentaryzację o wprowadzany niedawno zapas zerowy, wtedy należy wybrać opcję Nie sprawdzone. - Gospodarka Materiałowa 105

106 Przepisz przepisuje stan ilościowy na stan sprawdzony. Funkcja ta jest pomocna w sytuacjach, gdy arkusz jest liczny, a tylko niektóre pozycje wykazują niezgodność. Usuń nie inwentaryzowane usuwa wszystkie pozycje, które są niesprawdzone (nie zaznaczone ptaszkiem ). Pomaga usunąć te pozycje, które zostały np. automatycznie wprowadzone do arkusza, a nie mają podlegać inwentaryzacji. W każdej chwili można zadać zapytanie o towary, które podlegały zinwentaryzowaniu poprzez ich zaznaczenie w polu jest. Data odczytu zostanie zaczytana automatycznie. Aby odnaleźć indeksy które nie zostały jeszcze zinwentaryzowane, należy użyć klawisza F7 (wtedy uruchomi się tryb zapytania). Następnie trzeba anulować zaznaczenie w polu jest, oraz użyć F8, aby wykonać zapytanie. W wyniku działania tego polecenia zostaną wybrane wszystkie indeksy, które nie podległy do tej pory inwentaryzacji. Pod kartoteką znajdują się pola odświeżane po każdorazowym wyborze indeksu. Są to: uwagi dotyczące inwentaryzowanego towaru; w polach dotyczących symbolu dokumentu umieszczane są informacje dotyczące protokołu różnic inwentaryzacyjnych: rodzaj dokumentu (PI+ lub PI-),, numer dokumentu PI, pozycja na dokumencie Pi, Wyżej wymienione trzy pola są wpisywane automatycznie po wprowadzeniu dokumentów PI: numer dokumentu, pozycja dokumentu, magazyn. Dodatkowo ilość stwierdzona z tej pozycji arkusza zostaje zaznaczona kolorem zielonym i nie można jej odznaczyć ptaszkiem jako nieuwzględnianej w inwentaryzacji Nadwyżki Funkcja Nadwyżki, pokaże ilościowe nadwyżki indeksów na stanach magazynowych tzn. indeksy, które posiadają większy stan jest od stanu ma być. 106 Gospodarka Materiałowa -

107 Rys. 7/5.7. Nadwyżki. W przypadku stwierdzenia podczas inwentaryzacji istnienia indeksu nie występującego dotychczas w kartotece należy: dopisać go w kartotece części, wprowadzić dla niego zerowy zapas w miejscu składowania, zastosować ponownie funkcję Pobierz stany. Rys. 8/5.7. Nadwyżki indeksu nie występującego w kartotece. - Gospodarka Materiałowa 107

108 Należy określić, czy mają być pobrane od nowa wszystkie stany, czy tylko nie sprawdzane do tej pory. Wyświetlony zostanie nowy zapas zerowy: zaznaczyć indeks, nacisnąć OK, zmienić stan zapasu z zerowego na stan aktualnie występujący Niedobory Jeżeli w wyniku przeprowadzenia inwentaryzacji stwierdzimy istnienie niedoborów, wtedy należy wpisać faktycznie występującą ilość (zerową, bądź mniejszą niż wymagana) w polu ilość stwierdzona. Przycisk Niedobory pokaże indeksy, które posiadają mniejszy stan jest od stanu ma być : Rys. 8/5.8. Niedobory Zgodne Aby zobaczyć wszystkie indeksy, które są zgodne i posiadają tą samą ilość na stanie co ilość z kartoteki, należy użyć funkcji Zgodne. 108 Gospodarka Materiałowa -

109 Rys. 9/5.9. Zgodna ilość stanów magazynowych Dokumenty związane z różnicami inwentaryzacyjnymi Po stwierdzeniu niedoborów bądź nadwyżek można przejść do generowania dokumentów PI bądź PI +. W tym celu należy uruchomić funkcję Dokument znajdującą się na pozycjach inwentaryzacji (w oknie niedoborów lub nadwyżek, odpowiednio). Umożliwi ona wystawienie dokumentów protokołu różnic inwentaryzacyjnych na minus bądź protokołu różnic inwentaryzacyjnych na plus. Po jej uruchomieniu ekran będzie wyglądał następująco: Rys. 10/5.10. Dokumenty związane z różnicami inwentaryzacyjnymi. - Gospodarka Materiałowa 109

110 Należy wybrać magazyn, na którym ma być wystawiony dokument PI (bo wśród pozycji mogą być pozycje z różnych magazynów). W odpowiednim okienku zostanie wyświetlona informacja o: rodzaju dokumentu (proponowany przez system numer dokumentu będzie pierwszym wolnym w ramach roku obrotowego, magazynu oraz rodzaju dokumentu), data wystawienia oraz zrealizowania dokumentu (podpowiadać się będą domyślnie z datą inwentaryzacji - można je zmienić), nazwy wystawiającego oraz zatwierdzającego dokument wpisane będą automatycznie. opcjonalne do wypełnienia pola kod waluty, kurs waluty oraz uwagi do dokumentu związanego z różnicami inwentaryzacyjnymi. Rys. 11/5.10. Dokumenty związane z różnicami inwentaryzacyjnymi. Przycisk Utwórz dokument pozwoli na zapisanie dokumentu oraz umożliwi wprowadzanie następnego. Możemy ponownie wybrać magazyn, dla którego chcemy utworzyć dokument inwentaryzacyjny lub wyjść za pomocą przycisku Wyjście Wydruki arkuszy inwentaryzacyjnych Aby dostać wydruk arkusza spisowego lub już odpowiednich zestawień należy użyć przycisku Drukuj z kartoteki pozycji inwentaryzacji (wszystkich, niedoborów, nadwyżek lub zgodnych). Pojawi się ekran z wyborem parametrów wydruku jak na rys. 110 Gospodarka Materiałowa -

111 Rys. 12/5.11. Do wybrania są tu: rodzaj wydruku; numer arkusza; opcja czy drukować stan; opcja czy drukować skład komisji (i na których stronach); ilość ewentualnych pustych linii (lub stron z pustymi liniami) na indeksy, które należy zinwentaryzować, mimo, że nie istnieją w kartotece, razem z opcją czy pozycje spisowe arkusza też mają być wydrukowane; zakres pozycji do drukowania (wszystkie / rozliczone / nierozliczone) razem z opcją, że drukowane mają być tylko pozycje z niezerowym stanem; kolumny, względem których ma być porządkowany wydruk (nr arkusza, lp, indeks części, nazwa części) Wydruki arkuszy spisowych Po wybraniu rodzaju wydruku Arkusz spisowy (oraz ustaleniu lub pozostawieniu domyślnych pozostałych opcji) i użyciu przycisku Dalej otrzymamy blok do ustawienia parametrów ogólnych wydruku (drukarka, tryb drukowania), a potem wydruk jak na rys. - Gospodarka Materiałowa 111

112 Rys. 13/ Tabulogram różnic inwentaryzacyjnych Po wybraniu Tabulogramu różnic inwentaryzacyjnych otrzymamy wydruk jak na rys. poniżej. Rys. 14/ Gospodarka Materiałowa -

113 Stan zapasów na dzień Opcja Stan zapasów na dzień pozwala otrzymać wydruk jak na rys. Rys. 15/ Wydruk niedoborów (nadwyżek lub stanów zgodnych) Opcja Wydruk niedoborów, Wydruk nadwyżek lub Wydruk stanów zgodnych będą dostępne jeśli przycisk Drukuj, użyty został z kartoteki Niedoborów, Nadwyżek lub Stanów zgodnych (odpowiednio). Pozwala otrzymać wydruk jak na rys. Rys. 16/ Gospodarka Materiałowa 113

114 Rys. 17/ Bilans otwarcia Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Bilans Otwarcia. Bilans Otwarcia ma na celu uchwycenie stanu zapasów w określonym dniu, na określonym magazynie. Podobnie, jak w przypadku pozostałych dokumentów możliwe jest nadawanie mu poszczególnych statusów: wystawiony, do realizacji, zrealizowany, zaksięgowany. Należy przypomnieć o fakcie, że dopiero zrealizowany dokument powoduje odpowiednie zwiększenie stanów magazynowych. Próba wykasowania BO lub zmodyfikowania ilości na pozycjach może nie powieść się, gdy pozycje zostały zrealizowane już dokumentami rozchodowymi lub dokument został zaksięgowany. Wprowadzanie BO, ewentualnych zmian na istniejącym już dokumencie czyli obsługa kartoteki BO zostały omówione ogólnie przy kartotece dokumentów. 114 Gospodarka Materiałowa -

115 4. Kontrola jakości Dojście: Rys. 1. Przejdź do 2. Kontrola jakości 3. Kontrola jakości W tym miejscu realizowane są funkcje związane z kontrolą jakości dostaw dla indeksów, w których definicji na zakładce Dystrybucja cd. zaznaczono checkbox Kontrola jakości (jak na ekranie poniżej). Dokumenty z pozycjami podlegającymi kontroli jakości nie mogą być zrealizowane jeśli dla nich nie zostanie przeprowadzona kontrola z wynikiem poprawna. Dokument, na którym wystąpi pozycja nie skontrolowana bądź wynik kontroli był niepoprawny może być zrealizowany jedynie wtedy, gdy na pozycji tej ilość zrealizowana będzie równa zeru. - Gospodarka Materiałowa 115

116 Rys Kontrola jakości Z tego poziomu menu uzyskuje się dostęp do dokumentów wymagających odnotowania przeprowadzenia kontroli jakości i zapisania jej wyników. Po wybraniu magazynu i okresu, a następnie wybraniu dokumentu do kontroli wprowadza się dla każdej pozycji dokumentu wyniki przeprowadzonej kontroli. Jeśli dla wszystkich pozycji dokumentu parametry spełniają założone warunki dokument może zostać zrealizowany. Rys. 116 Gospodarka Materiałowa -

117 Rys Kontrolowane dokumenty Z tego poziomu menu uzyskuje się dostęp do dokumentów już skontrolowanych z poprawnym wynikiem. Wygląd formatek i obsługa podobna do opisanej powyżej Konfiguracja kontroli jakości Każdy z indeksów podlegających kontroli jakości może być kontrolowany ze względu na wiele parametrów. Konfiguracja kontroli jakości polega na podaniu zbioru tych parametrów i ich wartości granicznych dla indeksu. Definicja ta możliwa jest w podziale na magazyn, miejsce składowania i nr serii. - Gospodarka Materiałowa 117

118 Rys. Umieszczając kursor w dolnej części niżej przedstawionego ekranu, w pierwszym wolnym polu i naciskając klawisz funkcyjny F9 otrzymuje się listę dostępnych do wyboru parametrów. Po wybraniu parametru określa się warunki jakie dany parametr musi spełnić, aby kontrola mogła zakończyć się wynikiem poprawnym. Checkboxy W i D oznaczają odpowiednio Czy wymagać kontroli jakości i Czy ustawienia domyślne parametru kontroli Zasady definicji parametrów kontroli jakości opisane zostaną w osobnym punkcie Parametry kontroli jakości Ta opcja menu przeznaczona jest do zakładania, usuwania i edycji pozycji listy parametrów kontroli jakości Parametr definiowany jest poprzez wypełnienie opisu, wybranie odpowiedniej jednostki miary, wartości minimalnej i maksymalnej (numerycznej, znakowej lub logicznej) i określenia warunku dla parametru, który musi być spełniony w odniesieniu do tych wartości. 118 Gospodarka Materiałowa -

119 Rys. 1 Parametr zdefiniować należy jako numeryczny, znakowy lub logiczny. Przy określaniu zakresu wartości parametru możemy się posłużyć operatorami arytmetycznymi wg słownika. - Gospodarka Materiałowa 119

120 5. Kartoteki pomocnicze Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze. Kartoteki pomocnicze są najbardziej podstawowymi kartotekami systemu. Ich wypełnienie determinuje dalszą pracę w systemach GM i Zbyt. Pracę z modułem Gospodarki Materiałowej należy rozpocząć od wypełnienia tych kartotek. Należą do nich następujące słowniki: Słownik jednostek miar Kartoteka magazynów Nazwy miejsc składowania Rodzaje dokumentów Dysponenci części Definicja kontrahentów Definicja części 5.1. Jednostki miar Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Jednostki miar. Kartoteka zawiera wykaz jednostek miar stosowany w całym systemie zarządzania. Ilość jednostek miar które można ewidencjonować w systemie jest praktycznie rzecz biorąc nieograniczona. System oferuje standardowy słownik jednostek miar. W przypadku wystąpienia takowej potrzeby możliwe jest korygowania występujących w bazie informacji o nowe jednostki. Poniżej zaprezentowany został przykładowy wygląd tej kartoteki: 120 Gospodarka Materiałowa -

121 Rys. 1/1.1. Kartoteka jednostek miar Operacje na kartotece jednostek miar Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie nowej jednostki miary do kartoteki. Jednostka miary charakteryzowana jest przez: unikalny symbol jednostki miary (max 5 znaków), pełny opis słowny tej jednostki (do 40 znaków). Rys. 2/ Wprowadzanie jednostki miary. Przycisk OK powoduje każdorazowo zatwierdzenie operacji, Anuluj jej zaniechanie. Przyciski: Usuń - umożliwi wykasowanie wybranej jednostki miary pod warunkiem wszakże, iż nie jest już wykorzystywana w kartotece części. Zmień - umożliwi modyfikację nazwy jednostki miary (zmiana symbolu jednostki jest możliwa dopóty, dopóki nie jest wykorzystywana w innej kartotece). Drukuj - umożliwia wydruk stanu kartoteki jednostek miar. OK - powoduje zakończenie pracy w kartotece. Uwaga!: Podkreślona litera w nazwie oznacza klawisz skrótu danego przycisku, np. akcja przycisku OK może zostać wywołana przez klawisze Alt + O!!! - Gospodarka Materiałowa 121

122 Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie jednostek miary według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece jednostek miar. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. Rys. 3/ Magazyny Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Magazyny. Do najbardziej podstawowych kartotek w systemie zaliczana jest również kartoteka magazynów. Zawiera ona wykaz magazynów obsługiwanych przez system gospodarki materiałowej. Po uruchomieniu tego punktu menu, ekran przedstawia się jak na rysunku: 122 Gospodarka Materiałowa -

123 Rys. 4/1.2. Kartoteka magazynów. W tym miejscu można uzyskać ogólną informację o wszystkich magazynach znajdujących się w systemie. Uwaga!: Ze względu na przystosowanie systemu do pracy wielofirmowej symbol magazynu musi być unikalny w ramach poszczególnych firm!!! Operacje na kartotece magazynów Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie nowego magazynu. Opis magazynu składa się z: unikalnego kodu magazynu (2 znaki), symbolu magazynu, opisu słownego magazynu, konta materiałowego, symbolu oraz opisu jednostki organizacyjnej (5 znaków), opisu I i II poziomu analityki, metody wyceny dokumentów we wprowadzanym magazynie, opcja generowania dokumentów z dokumentów sprzedaży umożliwia automatyczną generację dokumentów WZ na podstawie wprowadzanych faktur sprzedaży. Przykładowo opcja ta może być zaznaczona na NIE w przypadku magazynu nastawionego na obrót wewnętrzny, a na TAK w przypadku magazynu handlowego, opcja kontroli zapasów pozwala na określenie czynników różnicujących zapas np. nie zaznaczona data ważności powoduje, że mimo wpisywania jeje na dokumentach nie będzie ona różnicowała zapasu. - Gospodarka Materiałowa 123

124 Uwaga!: Numer oraz symbol magazynu są punktem odniesienia praktycznie przez cały okres eksploatacji systemów GM oraz Zbyt. W związku z tym faktem należy pamiętać o tym, że nie ma możliwości zmiany raz zdefiniowanego numeru magazynu w przypadku, gdy wystąpią na nim jakiekolwiek obroty. W każdej chwili natomiast możliwa jest zmiana symbolu magazynu oraz jego nazwy!!! Pola dotyczące I i II poziomu analityki mają swoje dalsze specyficzne zastosowanie na schematach księgowania. Teksty umieszczane w tych polach mogą być prezentowane w przypadku odwoływania się na kontach do poszczególnych magazynów (patrz Stosowanie symboli specjalnych na pozycjach schematu księgowania). Przykładowo, jeżeli zdefiniowany zostanie schemat księgowania 301/=MAG/=PA1/=PA2 można będzie stosować podstawienia definiując dla magazynu 01 tekst 77 (w polu I poziom analityki ) oraz tekst A20 (w polu Ii poziom analityki) jak na poniższym rysunku : Rys. 5/ Modyfikacja danych o magazynie. Przyciski znajdujące się w dolnej części ekranu oferują dostęp do standardowych funkcji, z którymi będziemy mieli do czynienia przy okazji omawiania każdej z kartotek: Usuń na wykasowanie istniejącego pod warunkiem, że nie występują dokumenty wystawione, przekazane do realizacji, zrealizowane bądź zaksięgowane na tym magazynie, Zmień na korektę informacji o magazynie, Pokaż powoduje wyświetlenie pełnej informacji o magazynie, Drukuj pozwala na przesłanie istniejących informacji o magazynach na drukarkę, Zapytaj pozwala w szybki sposób odnaleźć magazyn spełniający określone warunki, OK powoduje zakończenie pracy w kartotece magazynów. Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie danych o magazynach według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece magazynów. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. poniżej. 124 Gospodarka Materiałowa -

125 Rys. 6/ Opcje dla magazynu Przez użycie przycisku OPCJE uzyskujemy możliwość ustawienia domyślnych wartości dokumentów sprzedażowych wystawianych na danym magazynie (zakładka Ds.). oraz magazynu opakowań dołączanych do dokumentów, a także definiowanie komunikatów na dokumentach magazynowych oraz przypisanie kontrahenta będącego właścicielem magazynu. Przykładowe ekrany Opcji znajdują się na rys. poniżej. Rys.7/ Gospodarka Materiałowa 125

126 Rys. Rys. Wartości ustawiane domyślnie (wartości wstępnie ustawiane przy wprowadzaniu nowego dokumentu) dla kartoteki dokumentów sprzedaży to: Kod rodzaju faktury Kod rodzaju faktury eksportowej Kod rodzaju faktury (ZERO VAT) Symbol rejestru Czy faktura potwierdzona? Czy dozwolona modyfikacja przy wystawianiu faktury z WZ? Jaka data sprzedaży Jaka data wystawienia 126 Gospodarka Materiałowa -

127 5.3. Miejsca składowania Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Miejsca składowania. Jest to kolejny słownik mający podstawowe znaczenie w systemach GM oraz Zbyt. Podobnie jak w przypadku kartoteki magazynów jest kartoteką pierwotną, definiowaną na początku pracy z aplikacją. Kartoteka zawiera wykaz miejsc składowania. Praktycznie rzecz możliwe jest ewidencjonowanie dowolnej ilości miejsc składowania. Po uruchomieniu tego punktu menu ekran przedstawia się jak na rysunku: Rys. 7/1.3. Kartoteka miejsc składowania Uwaga!: Słownik ten znajduje bezpośrednie zastosowanie na etapie wystawiania dokumentów magazynowych, a następnie przeglądania zapasów utworzonych i modyfikowanych przez te dokumenty, jak również generowania zestawień i wydruków!!! Koncepcja miejsc składowania jest również przydatna na etapie inwentaryzacji można w ich ramach dokonywać spisów towarów, blokować sprzedaż na czas trwania spisu. Sens stosowania miejsc składowania sprowadza się do tego, że można podać fizyczną lokalizację towaru na magazynie (szafka, regał...). W przypadku wytężonej pracy na magazynie jest to znaczne udogodnienie pozwala na szybkie zlokalizowanie towaru na magazynie celem jego wydania lub przeprowadzenia inwentaryzacji. - Gospodarka Materiałowa 127

128 Operacje na kartotece miejsc składowania Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie do bazy danych nowego miejsca składowania. Opis miejsca składowania składa się z: unikalnego symbolu miejsca składowania (max 20 znaków), opisu słownego tego miejsca, podpięcia magazynu, w obrębie którego może ono obowiązywać, opisu analityki, opisu analityki alternatywnej, Pola opis analityki i opis analityki alternatywnej 1, mają analogiczne jak poziomy analityki przy magazynach zastosowanie przy schematach księgowania. Teksty umieszczone w tych polach są analizowane przy odpowiednim odwołaniu się na kontach do miejsc składowania (patrz Stosowanie symboli specjalnych na pozycjach schematu księgowania). przyznania miejscu kategorii, według której można dokonać grupowania miejsc składowania i zestawienia danych na niektórych raportach (w tabeli kolumna grupa maksymalnie 100 znaków). Przykładowe raporty dokonujące takich sumowań to: GM-025B Zestawienie dokumentów wg zleceń produkcyjnych i kategorii mcs, GM-034 Zestawienie wartości wg rodzajów dokumentów, grup i kategorii miejsc skł., GM-047 Wartościowe zestawienie dokumentów wg magazynów, grup i kategorii mcs, GM-053 Struktura zapasów wg grup i kategorii mcs. Rys. 8/ Wprowadzanie miejsc składowania.?????? Przyciski Usuń, Zmień, Drukuj, OK pozwalają standardowo operować na tej kartotece. Podobnie, jak w przypadku kartoteki magazynów należy pamiętać o tym, że system nie pozwoli usunąć miejsca składowania, z którym są powiązane dokumenty magazynowe oraz zapasy. Można natomiast w dowolny sposób modyfikować już istniejącą nazwę miejsca składowania oraz jego opis. Możliwe jest również generowanie wydruków obejmujących zapasy w miejscach składowania. 128 Gospodarka Materiałowa -

129 Istnieje możliwość poza programowego (spoza aplikacji) utworzenia wielofirmowego miejsca składowania. Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie miejsc składowania według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece miejsc składowania. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. poniżej. Rys. 9/ Rodzaje dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Rodzaje dokumentów. Istnienie kartoteki rodzajów dokumentów jest nieodzowne dla rozpoczęcia jakichkolwiek działań związanych z informatyczną obsługą obrotu towarami na magazynach. Kartoteka zawiera wykaz rodzajów dokumentów dopuszczalnych w systemie gospodarki materiałowej. Występująca w tym miejscu lista reprezentuje pełną gamę dokumentów magazynowych takich jak: PZ - przychód materiałów z zewnątrz, PW - przychód wewnętrzny, RW - rozchód wewnętrzny, ZW - zwrot wewnętrzny, ZZ - zwrot zewnętrzny, WZ - wydanie na zewnątrz, MM+ - przesunięcie magazynowe: przychód, MM- - przesunięcie magazynowe: rozchód, PR- - protokół różnic na minus, - Gospodarka Materiałowa 129

130 PR+ - protokół różnic na plus, PL - protokół likwidacji, BO - Bilans Otwarcia, DOM - korekta błędu zaokrągleń, PI+ - nadwyżka inwentaryzacyjna, PI- - niedobór inwentaryzacyjny, PS+ - przeszacowanie na plus, PS- - przeszacowanie na minus, ZD - reklamacja dostawy (zwrot do dostawcy). Opis pojedynczego dokumentu składa się z: maksymalnie trzyznakowego symbolu rodzaju dokumentu, opisu słownego tego dokumentu klasyfikatora czyli nazwy określającej klasę sytuacji z jakimi wiąże się ten dokument (wprowadzony w przypadku klasyfikatora tekst pojawi się na formularzu dokumentu przy opisie sytuacji gospodarczych jako opis pola zawierającego kod schematu księgowania) Operowanie na kartotece rodzajów dokumentów Użytkownik ma de facto w każdej chwili możliwość zmiany opisu rodzaju dokumentu oraz klasyfikatora (przycisk Zmień). Nie ma możliwości zmienienia samego rodzaju dokumentu, jak również jego usunięcia. Na poniższym rysunku przedstawiony został wygląd kartoteki rodzajów dokumentów: Rys. 7/ Kartoteka rodzajów dokumentów. W ramach poszczególnych rodzajów istnieje możliwość zdefiniowania podrodzajów dokumentów. Podrodzaje dokumentów powołuje się np. po to aby spowodować aby do dokumentu był przypisany tylko jeden schemat dekretacji. Podrodzaje można zdefiniować dla poszczególnych magazynów. Dany podrodzaj można w każdej chwili zablokować wówczas nie będzie możliwe korzystanie z niego w systemie. W ramach podrodzaju można zdefiniować w ramach opcji miejsca do jakich informacji z danego dokumentu można mieć dostęp wg poniższych ekranów. 130 Gospodarka Materiałowa -

131 Rys. Można także ograniczyć ilość pozycji w dokumencie z danego podrodzaju Max. liczba pozycji. Istnieje także możliwość wykorzystania tabeli określającej w jaki sposób definiowany dokument nalicza ilości w tabeli ZAPASY_MCS w zależności od jego statusu tabelka ze statusami i 6 ma kolumnami. W tabeli ZAPASY_MCS dostępne są kolumny ILOSC_1,.. ILOSC_6, które mogą naliczać ilość zapasu w zależności statusu dokumentu zdefiniowanego przez użytkownika. Tabelka pokazuje, w jaki sposób definiowany dokument działa na tych kolumnach Numery kolumn 1,.. 6 odpowiadają kolumnom ILOSC_1,.. ILOSC_6 na ZAPASACH a wiersze statusom w jakich znajduje się dokument WS - wystawiony DR - do realizacji RE - zrealizowany KS - zaksięgowany W polach można wpisać znak "+" lub "-", który oznacza, czy ilość ma być dodana czy odjęta Rodzaj ani storno dokumentu (przychodowy/rozchodowy) nie ma wpływu na znak operacji. Np.: znak + przy statusie "WS" w kolumnie "2" oznacza, że: definiowany dokument przy przejściu do statusu "Wystawiony" DODA ilość do pola ILOSC_2, a opuszczając ten status ODEJMIE ilość od tego pola analogicznie działa dodanie/usuniecie pozycji lub zmiana ilości lub zapasu na pozycji dokumentu Pozostawienie pustej tabeli oznacza, że: nie naliczamy żadnych wartości Poniższy ekran pokazuje dalsze opcje możliwe do wykorzystania przy definicji podrodzaju - Gospodarka Materiałowa 131

132 Rys. Rys. Można także zdecydować, jakie jednostki będą sumowane na dokumencie w danym podrodzaju. Przeglądarka rodzajów dokumentów dopuszcza również wydruk istniejących rodzajów dokumentów (Drukuj). Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. 132 Gospodarka Materiałowa -

133 Rys. 11/ Przycisk OK kończy pracę w kartotece rodzajów dokumentów i powoduje powrót do głównego menu Dysponenci części Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Dysponenci części Opcja Dysponenci części przeznaczona jest do wprowadzania i modyfikowania danych o dysponentach i ich branżach. Jest to kolejna z kartotek podstawowych do jej uzupełnienia nie są potrzebne żadne dodatkowe informacje nie znajdujące się w tym miejscu. Jest to kartoteka wspólna dla systemów GM oraz MRP. Informacja o dysponentach jest wykorzystywana: w systemie MRP - w opcji menu Raport PZM Obsługa zleceń produkcyjnych można po podaniu kodu, nazwiska dysponenta oraz jego hasła uzyskać dokładną informację o liście części produkowanych uwzględnionych w raporcie MRP, przy tworzeniu zamówień zakupu poprzez określenie ich limitu wartościowego dla dysponenta, na etapie powiązania określonej części z jej dysponentem (Przejdź do Kartoteki pomocnicze Definicja indeksów Kartoteka indeksów Części (zakładka Dystrybucja c.d. pole Kod dysponenta). Poniżej zaprezentowano przykładowy wygląd tej kartoteki: - Gospodarka Materiałowa 133

134 Rys. 12/1.5. Kartoteka dysponentów części Operacje na kartotece dysponentów części Przycisk Dodaj pozwala na dopisanie nowego dysponenta. Każdy dysponent posiada: unikalny kod (max 5 znaków), opcjonalny numer ewidencyjny dysponenta z kartoteki osób, nazwisko i imię oraz hasło dysponenta. Pozostałe pola zostały omówione w instrukcji do systemu MRP. Rys. 9/ Wprowadzenie danych o dysponencie części. Przycisk: Usuń Zmień Drukuj OK - pozwala na wykasowanie z bazy wybranego dysponenta (pod warunkiem że nie zostały przypisane dla niego żadne części), - pozwala na modyfikację informacji o dysponencie - umożliwia wydrukowanie listy dysponentów części. - powoduje zakończenie pracy w kartotece dysponentów. 134 Gospodarka Materiałowa -

135 Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie listy dysponentów według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece dysponentów Definicja kontrahentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów Charakterystyka Opcja Kontrahenci jest, obok opcji Części i Plan kont jedną z wymaganych do poprawnego działania całego systemu. Plan kont jest z punktu widzenia Gospodarki Materiałowej niezbędny dopiero na etapie definiowania schematów księgowania oraz generowania dekretów do systemu Finansowo Księgowego, natomiast katalog kontrahentów jest niezbędny już na etapie wprowadzania dokumentów magazynowych. Do uruchomienia obrotu dokumentami magazynowymi niezbędne jest po pierwsze uzupełnienie kartoteki części, czyli indeksów materiałowych oraz właśnie omawianej w tym miejscu kartoteki kontrahentów. Kartoteka kontrahentów jest wspólna dla systemu GM, Zbyt, Finansowo-Księgowego, Kadrowo- Płacowego i MRP. Jest kartoteką podstawową, to znaczy do jej uzupełnienia nie są potrzebne informacje znajdujące się w innych kartotekach. Ewidencja kontrahentów powinna obejmować wszystkie firmy współpracujące z przedsiębiorstwem użytkownika (dostawców materiałów, półproduktów i usług, kooperantów, odbiorców wyrobów i usług). W momencie rozpoczęcia eksploatacji aplikacji GM wymagane jest wprowadzenie kontrahentów, do których następowały będą odwołania z innych części systemu. Operacja ta, to najczęściej przeniesienie danych ze starego systemu i uzupełnienie brakujących danych lub przepisanie ewidencji prowadzonej ręcznie. Przy operacji wprowadzania danych, szczególną uwagę należy zwrócić na wyeliminowanie niezgodności i błędów z poprzedniego systemu ewidencji. System oferuje w ramach tej opcji dostęp do katalogu kontrahentów, możliwości porządkowania kontrahentów wg branż oraz grup kontrahentów jak również - w module Zbyt według grup rejonów sprzedaży. Można określać, czy istniejący kontrahent jest dostawcą, czy odbiorcą naszych towarów, czy też spełnia te obydwie funkcje. System pozwala także na określanie branży kontrahenta (pod warunkiem, że została ona uprzednio zdefiniowana: (Przejdź do Definicja kontrahentów Branże kontrahentów), jak również przydzielanie kontrahenta nadrzędnego wobec wybranego kontrahenta (pod warunkiem, że kontrahent nadrzędny istnieje w kartotece kontrahentów). Istnieje również możliwość przechowywania informacji o podmiotach gospodarczych zwanych Oferentami, wobec których generowane są z poziomu Zbytu (Oferty Sprzedaży), jak również składających nam oferty (Oferty dostawców patrz dokumentacja do Zaopatrzenia materiałowego oraz Zbytu). - Gospodarka Materiałowa 135

136 Kontrahenci Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Kontrahenci. Po uruchomieniu tej opcji następuje bezpośrednie przejście do kartoteki kontrahentów. Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd tej kartoteki w skróconej formie: Rys. 15/ Kartoteka kontrahentów. Przyciski Dodaj, Usuń, Zmień, Pokaż, Drukuj, Zapytaj i OK służą do standardowych czynności dopisywania, zmieniania, usuwania, drukowania informacji o kontrahentach. W celu odnalezienia w szybki sposób informacji o znajdującym się w ewidencji kontrahencie wystarczy użyć klawisza Zapytaj lub kombinacji klawiszy lewy ALT + T. Przy pomocy poziomego suwaka można udostępnić informacje nie mieszczące się na ekranie. Dzięki łatwemu przeglądaniu mogą podlegać informacje takie jak: Numer kontrahenta musi być unikalny (możliwe jest ewidencjonowanie do miliona kontrahentów), Nazwa skrócona do 40 znaków, Pełna nazwa kontrahenta do 120 znaków. Jest ona podpowiadana przez system jako tekst nazwy skróconej, Dodatkowy identyfikator kontrahenta można w tu umieścić dodatkowe informacje charakteryzujące kontrahenta, Data rejestracji nadawana przez system i zablokowana do modyfikacji, Numer NIP-u, Czy kontrahent jest Zakładem Pracy Chronionej, Czy jest z kontrahentem podpisana umowa, 136 Gospodarka Materiałowa -

137 Szczegółowe informacje dotyczące kontrahenta można uzyskać przy pomocy klawisza Pokaż wykorzystując istniejące zakładki: Adres, Płatności, Media, Inne, Certyfikaty, Banki, Sposoby odbioru. Rys. 16/ Modyfikacja danych kontrahenta dane adresowe Przydzielanie kontrahenta do grupy kontrahentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Kontrahenci. Uwaga!: Poszczególnych kontrahentów można porządkować według grup (np. spółki węglowe, kooperanci, kontrahenci stali itp.)!!! Niezbędnym warunkiem determinującym wykonanie tej czynności jest zdefiniowanie wcześniej odpowiednich grup kontrahentów (Przejdź do Kartoteki pomocnicze Definicja kontrahentów Grupa kontrahentów). - Gospodarka Materiałowa 137

138 Naciśnięcie klawisza Grupy kontrahentów znajdującego się w dolnej części ekranu (lub kombinacji klawiszy prawy ALT+N) stworzy możliwość przydzielenia wybranego przez zaznaczenie myszą kontrahenta do zdefiniowanych wcześniej grup. W górnej części ekranu znajduje się informacja o wybranym numerze kontrahenta którego można będzie przydzielić do odpowiednich grup zaznaczając pole Wybór po prawej stronie ekranu. Jeżeli wcześniej wybrany kontrahent nie był przypisany do żadnej grupy kontrahentów, wtedy wyświetlona zostanie lista występujących grup a pole Wybór znajdujące się po prawej stronie ekranu będzie niezaznaczone. Poniżej zaprezentowana została sytuacja po dokonaniu wyboru przykładowych grup dla kontrahenta: Rys. 18/ Przydzielanie kontrahenta do grup kontrahentów kartoteka grup kontrahentów. Dany kontrahent może należeć do dowolnej ilości zdefiniowanych wcześniej grup kontrahentów nie występują w tym względzie żadne ograniczenia. Przykładowo kontrahenta nr 1241 o nazwie Kopalnia węgla brunatnego można przydzielić do grup: Kopalnie, kontrahenci stali, Grupa południowa. Zatwierdzenie przydzielenia kontrahenta do grup nastąpi po naciśnięciu klawisza Ok. Rezygnację z wprowadzonych zmian spowoduje klawisz Anuluj Przydzielenie kontrahenta do grupy rejonów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze 3. Definicja kontrahentów 4. Kontrahenci. Klawisz Grupy rejonów umożliwi przypisanie wybranego kontrahenta do grupy rejonów sprzedaży: 138 Gospodarka Materiałowa -

139 Rys. 19/ Kartoteka grup rejonów sprzedaży. Tworzenie grup rejonów sprzedaży nie należy do systemu GM a ZBYT, tu Funkcja Dodaj umożliwi w tym miejscu dopisanie nowej grupy rejonów sprzedaży, Zmień modyfikację istniejącej, Usuń - jej wykasowanie. Przycisk Rejony sprzedaży powoduje przejście do odpowiedniej kartoteki, gdzie można przydzielić danej grupie rejonów sprzedaży nowe rejony sprzedaży (Dodaj), Usunąć bądź Zmienić istniejące powiązania: Rys. 20/ Rejony sprzedaży przydzielone odpowiedniej grupie. Przycisk Kontrahenci umożliwia przypisanie kontrahentów do wybranego rejonu sprzedaży: - Gospodarka Materiałowa 139

140 Rys. 21/ Przydzielanie kontrahentów do rejonu sprzedaży. Zaznaczona opcja wszyscy kontrahenci umożliwia przydzielenie do wybranego rejonu sprzedaży nowych kontrahentów. Aby wyświetlić kontrahentów powiązanych jedynie z danym rejonem sprzedaży należy tę opcję odznaczyć w prawej części ekranu. Klawisz OK powoduje zatwierdzenie przydzielenia kontrahentów do rejonu sprzedaży Branże kontrahentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Branże kontrahentów. W systemie możliwe jest tworzenie słownika branż kontrahentów który jest dalej wykorzystywany w kartotece kontrahentów (zakładka Inne). Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd kartoteki branż kontrahentów: 140 Gospodarka Materiałowa -

141 Rys. 22/ Kartoteka branż kontrahentów. Przycisk Dodaj umożliwia dopisanie nowej branży. Należy w tym celu podać jej symbol oraz opis. Przyciski Usuń, Zmień, OK działają standardowo, pozwalając modyfikować bądź usuwać istniejące dane. Przycisk Drukuj służy do wydruku branż kontrahentów Grupy kontrahentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Grupy kontrahentów. Opcja Grupy kontrahentów pozwala na uporządkowanie kontrahentów według zadanego kryterium, np. rodzaju świadczonych usług, klasyfikacji gospodarki narodowej itp. Grupy mogą być rozłączne także mogą mieć swoją hierarchię (nadrzędna, podrzędna) Zdefiniowane w tym miejscu grupy mają zastosowanie na etapie powiązania z nimi poszczególnych kontrahentów oraz generowania z poziomu Zbytu wydruków dotyczących np. zestawień sprzedaży według grup kontrahentów. Przykładowy podział na grupy przedstawiony został na poniższym rysunku: - Gospodarka Materiałowa 141

142 Rys. 23/ Kartoteka grup kontrahentów. W formie skróconej prezentowane są informacje takie jak: Symbol grupy, Nazwa, Symbol grupy nadrzędnej. Przyciski Dodaj, Usuń i Zmień służą do standardowych czynności wprowadzania, usuwania i modyfikacji danych dotyczących grup kontrahentów. Przyciski Drukuj i OK służą odpowiednio do wydrukowania grup kontrahentów i kończeniu pracy w kartotece grup Przydzielanie grupom poszczególnych kontrahentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Grupy kontrahentów. Po uprzednim zdefiniowaniu odpowiednich grup kontrahentów oraz uzupełnieniu poszczególnych kontrahentów można określić jacy kontrahenci będą wchodzić w skład wybranej grupy. Tak więc powiązanie kontrahentów z grupami kontrahentów jest możliwe w obydwu przypadkach. W przypadku omawianym w tym punkcie po wyborze odpowiedniej grupy przypisuje się jej konkretnych kontrahentów poprzez zaznaczenie ich przynależności do grupy kliknięciem w prawej części ekranu. Uwaga!: Nie ma ograniczeń co do ilości kontrahentów mogących należeć do wybranej grupy jedynym warunkiem jest, aby kontrahenci mający być przypisani do grupy byli wcześniej dopisani do bazy!!! 142 Gospodarka Materiałowa -

143 Przycisk Kontrahenci umożliwia przydzielanie kontrahentów do wybranej grupy : Rys. 24/ Przydzielanie kontrahentów do grup kontrahenta. Okno prezentujące informacje dotyczące kontrahentów podlegających przydziałowi do grupy zawierają informacje takie jak: Numer kontrahenta, Pełna skrócona nazwa kontrahenta, Miejscowość z której kontrahent pochodzi Oferenci Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja kontrahentów, 4. Oferenci. Czasami nie ma potrzeby przechowywania w kartotece kontrahentów informacji odnoszących się do niektórych podmiotów gospodarczych. Dotyczy to zwykle firm którym do tej pory bezskutecznie składaliśmy oferty sprzedaży naszych towarów, mając nadzieję na uzyskanie od nich zamówienia zakupu na oferowane towary, jak również podmiotów prawnych składających nam oferty na zakup swoich towarów zwanymi ofertami dostawców, na które jeszcze nie mieliśmy okazję odpowiedzieć, generując na przykład zamówienie zakupu. Do wprowadzenia oferenta do bazy nie jest potrzebne wypełnianie żadnej innej kartoteki. Istnieje możliwość bezpośredniego przenoszenia do kartoteki kontrahentów wprowadzonego wcześniej oferenta. Poniżej został zaprezentowany przykładowy wygląd kartoteki oferentów: - Gospodarka Materiałowa 143

144 Rys. 25/1.6.5 Kartoteka oferentów. Początkowo w formie skróconej prezentowane są następujące informacje: Numer kontrahenta, Pełna skrócona nazwa kontrahenta, Miejscowość z której kontrahent pochodzi. Przyciski znajdujące się w dolnej części ekranu mają typowe zastosowanie: pozwalają Dodać, nową informację o oferencie, Usunąć bądź Zmienić wprowadzone wcześniej dane. Funkcja Pokaż pozwala na wyświetlenie pełnej informacji o oferencie: Rys. 26/ Pełna informacja o oferencie dane adresowe. 144 Gospodarka Materiałowa -

145 W górnej części ekranu oprócz informacji prezentowanych już wcześniej w formie skróconej znajdują się: Uwagi, Data rejestracji w systemie (nadawana automatycznie i nie podlegająca modyfikacji). Za pomocą klawisza Przenieść można danego Oferenta do kartoteki Kontrahentów, po uprzednim podaniu uzupełniających informacji o oferencie: bank docelowy, docelowy numer konta, termin płatności, data rejestracji jest wypełniana automatycznie, zaznaczyć czy oferent jest odbiorcą lub Zakładem Pracy Chronionej. Rys. 22/ Przeniesienie oferenta do kartoteki kontrahentów. Po wypełnieniu powyższych informacji system zapyta o potwierdzenie przeniesienia do kartoteki kontrahenta nadając kolejny numer w kartotece Definicja indeksów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja indeksów. 4. Mała kartoteka indeksów / Kartoteka indeksów W tym miejscu następuje wprowadzanie indeksów, definiowanie ich grup oraz własności. Indeksy mogą być wprowadzane ręcznie bądź, jeśli były ewidencjonowane w poprzednim systemie, przeniesione w sposób automatyczny. W zakresie przeglądu i pracy z kartoteką indeksów w systemie istnieją dwie możliwości pracy tj.: Mała kartoteka indeksów, Kartoteka indeksów, Kartoteka indeksów daje pełną możliwość dostępu i zmian w zakresie indeksów materiałowych. Mała kartoteka indeksów jest okrojona w zakresie informacji zawartej w Kartotece indeksów. Jej podstawową cechą jest możliwość wyboru i konfiguracji kolumn w niej umieszczonych. Konfiguracja taka może być definiowana dla poszczególnych użytkowników systemu uwzględniając ich indywidualne potrzeby. - Gospodarka Materiałowa 145

146 Mała kartoteka indeksów / Kartoteka indeksów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja indeksów, 4. Części Charakterystyka Części (w systemie funkcjonuje zamiennie także nazwa Indeksy - ze względu na to, że jest to jedyna unikalna informacja o części) a właściwie informacje o nich są w systemie wprowadzane i modyfikowane z poziomu kartoteki indeksów. Przestrzegana jest zasada, iż każda część ma swój unikalny indeks. Poszczególne części można przydzielać do grup, skutkiem czego nadawane im będą własności zdefiniowane dla określonej grupy. Kartoteka części jest kartoteką podstawową, to znaczy jej istnienie wraz z kartoteką kontrahentów jest nieodzowne do pracy w systemie, czyli wystawiania wszelkiego typu dokumentów (magazynowych oraz faktur). Po wybraniu tej opcji menu pojawi zapytanie o wybór trybu, w jakim ma się pokazać kartoteka: mogą zostać zaczytane wszystkie indeksy (przycisk Pełna) lub tryb zapytania, w którym można wprowadzić warunki zawężające ilość danych (przycisk Wg zapytania). Rys. 35/ ???? Przykładowy wygląd kartoteki po zaczytaniu rekordów został zaprezentowany na poniższym rysunku: 146 Gospodarka Materiałowa -

147 Rys. 36/ Kartoteka części Operacje na kartotece części Przeglądarka części udostępnia w sposób standardowy takie opcje jak: Dodaj, Kopiuj, Usuń, Zmień, Pokaż, Drukuj, Dostawcy, Alt JM, Stawka VAT oraz Aktualizuj. Przycisk OK powoduje wyjście z przeglądarki części i powrót do głównego menu Dodawanie części Dodawanie części należy rozpocząć od wyboru przycisku Dodaj, który doprowadzi do ekranu przedstawionego na rysunku: - Gospodarka Materiałowa 147

148 Rys. 37/ Wprowadzanie części. Powyższa formatka służy do wprowadzania danych opisujących część. Do wypełnianych obowiązkowo pól należą: Kod grupy, Numer Indeksu części, Symbol jednostki miary, Symbol SWW. Numer katalogowy Wypełnianie pozostałych pól jest opcjonalne. Generalnie nie ma obowiązku wypełniania poszczególnych własności, w tym nazwy części. Wybór grupy, do której ma należeć dana część pociąga za sobą pojawienie się własności przypisanych do tej grupy. Przy każdej z własności widoczne są dwa przyciski, za pomocą których można skorzystać z podpowiedzi listy wartości danej własności użytych dla innych części, oraz wprowadzić dodatkowy opis danej własności (opis techniczny). Wartości wpisane do tych pól, tak jak i nazwa grupy, do której należy dana wpisywana część, zostanie użyta do wygenerowania nazwy części. Po tych czynnościach można zakończyć wprowadzanie części, tzn. użyć przycisku OK, który zatwierdza wprowadzanie i powoduje powrót do przeglądarki części, w której już istnieje nowo wprowadzona część. W przeciwnym razie można kontynuować wprowadzanie danych. Ponadto można wypełnić następujące pola: symbol PKWiU, nazwa części użytkownika dowolna nazwa niekoniecznie powiązana z własnościami, może być użyta do wydruku faktury klient nie musi znać dokładnych parametrów sprzedawanej części, uwagi dowolny komentarz do indeksu, opis lub rysunek techniczny (podpięty jako plik wskazany z danego katalogu po użyciu przycisku z podpowiedzią katalog wejściowy ustawiany jest przez parametr (patrz Rozdział Parametry - parametr Katalog danych z sekcji GM )), zaznaczenie przełącznika Pokaż w dziale sprzedaży spowoduje, że dana część będzie widoczna w module Zbyt na etapie wystawiania dokumentów sprzedaży. Przy wprowadzaniu informacji o części należy korzystać z dostępnych zakładek. Dostępność zakładek zależy w jakim systemie jest wyzwalana kartoteka części. Np. na ekranie mamy zakładkę 148 Gospodarka Materiałowa -

149 produkcja, która przypisana jest do modułu MRP. Poniżej opisane zostaną wyłącznie opcje dla systemu Gospodarka Magazynowa. Pozostałe informacje zawarte w kartotece części opisane są w dokumentacji dotyczących poszczególnych modułów. Zakładki dotyczące kartoteki części w ramach GM: Dane dostępne po użyciu zakładki Dystrybucja: stawka VAT alternatywna JM, przelicznik z oryginalnej na alternatywną jednostkę miary, np. 1 złączka waży 120 gram i jest ewidencjonowana w sztukach, tak więc aby podać ją alternatywnie w kilogramach, należy wpisać w tym polu wartość 0,120, lub po prostu 0,12, magazyn przypisany dla indeksu Uwaga!: Zdefiniowanie w tym miejscu magazynu podstawowego dla części nie ma żadnego wpływu na stany magazynowe. Są one generowane dopiero przez zrealizowane dokumenty!!! miejsce składowania, określenie fizycznej lokalizacji jakiej będzie podlegać część znajdująca się w przyszłości w określonym magazynie, Kod środka transportu Marża minimalna Cena ewidencyjna Cena sprzedaży Marża pożądana Kod celny Opis celny Uwagi A także czek boxy ; pokaż w dziale sprzedaży import - czy pochodzi z importu wiele miejsc składowania Dane dostępne po użyciu zakładki dystrybucja cd: kod dysponenta, pobierany z kartoteki dysponentów części, kod obsługi towaru branża zapas minimalny, przy którym należy wystawić zamówienie - jest wykorzystywany na etapie generacji Zamówień Zakupu, zapas maksymalny -- jest wykorzystywany na etapie generacji Zamówień Zakupu, ilość zamawiana współczynnik zamawiania czas realizacji dokładność indeksu wg kontrahenta do indeksu indeksu, nr serii, miejsca składowania indeksu, miejsca składowania indeksu, nr serii - Gospodarka Materiałowa 149

150 Uwaga!: konto części konto części 1 Pola konto części i konto części 1, mają analogicznie jak poziomy analityki przy magazynach albo analityki przy miejscach składowania zastosowanie przy schematach księgowania. Teksty umieszczone w tych polach są analizowane przy odpowiednim odwołaniu się na kontach do części. (patrz Stosowanie symboli specjalnych na pozycjach schematu księgowania). A także checkboxy ; Blokada zamawiania jeśli zostanie nałożona, nie będzie możliwe składanie na tę część zamówień zakupu, Dozwolone ujemne zapasy Po zaznaczeniu tej opcji możliwa będzie sprzedaż poniżej zapasów zerowych!!! Dozwolone ujemne rezerwacje Kontrola kolejności rezerwacji Ostrzeganie o stanach minimalnych Kontrola numeru serii Podlega kontroli jakości Obostrzenia przy wprowadzaniu części: gdy obowiązuje w firmie Kontrola serii (ustawiona w parametrach) a Wiele miejsc składowania ustawione na Nie ; gdy w firmie jest wyłączona Kontrola serii (ustawiona w parametrach) a Kontrola serii (dla indeksu) ustawione na Tak albo Z ilu serii<>0 gdy Najniższy poziom < 0; pojawi się komunikat o błędzie lub wymaganiach odpowiednich pól. Dane dostępne po użyciu zakładki Własności: Własności dotyczące części charakteryzują każdą grupę indywidualnie. Wybrane z nich mogą służyć do automatycznego budowania : indeksu - pojawi się wówczas przycisk z żółtym znacznikiem aby uruchomić mechanizm automatycznego zbudowania indeksu nazwy indeksu Definicje dla automatycznej budowy indeksu i nazwy podaje się podczas tworzenia grupy materiałowej Uwaga!: Indeks części oraz Nazwa części, która powstanie automatycznie z Nazwy grupy (do której przydzielono daną część) oraz wpisanych własności muszą być unikalne!!! Pozostałe zakładki grupy towarów przydzielenie indeksu do grupy towarowej. Takie przyporządkowanie ma najczęściej cechy podziału wg kryteriów handlowych (np. ceny, rozmiary itp.), dla których tworzone są grupy towarowe. 150 Gospodarka Materiałowa -

151 Rys. Rys. indeksy kontrahentów W systemie można zdefiniować nazwy i indeksy, którymi możemy posłużyć się w korespondencji z dostawcą, producentem, (lub zamawiającym przy zakupie w module ZBYT zamówienie klienta) języki obce - umożliwia wpisanie nazwy części w określonych wcześniej językach obcych. Jest to istotne gdy system generuje dokumenty exportowe dostawcy - umożliwia wpisanie dostawców dla danego indeksu. wykorzystywane jest to przy zamówieniach zakupu - Gospodarka Materiałowa 151

152 Rys. Obok przycisków standardowych OK. i Anuluj (powoduje anulowanie akcji wykonanych od czasu ostatniego zapamiętania i wyjście do przeglądarki) w dolnej części ekranu znajdują się przyciski załącznik U dołu ekranu znajdują się przyciski Załącznik, Zamienniki oraz standardowe Anuluj, Szybki OK i OK. Przycisk Załącznik pozwala dołączyć do standardowych danych dowolne pliki (graficzne, tekstowe, itp.) rozszerzające informację o indeksie (formatka poniżej). Rys. Możliwe przy tym jest skorzystanie z klasyfikacji załącznika wg : 152 Gospodarka Materiałowa -

153 rodzaju poziomu dostępu stanu wersji Także można posłużyć się zakładką segregatory, w której zgromadzone są załączniki wg utworzonego podziału i hierarchii. Skorzystanie z pełnej funkcjonalności załączników daje możliwość utrzymywania w systemie np. dokumentacji technicznej z plikami rysunków i innych dokumentów w postaci elektronicznej. Rys. 1. Przycisk Zamienniki umożliwia (patrz formatka poniżej) przyporządkowanie zamienników dla indeksu przez wybranie kodu lub kodów zamienników. Rys. 38/ Gospodarka Materiałowa 153

154 Dalsze operacje na kartotece części Kopiowanie części By ułatwić tworzenie kartoteki indeksów, zwłaszcza na etapie wprowadzania dużej ilości podobnych indeksów o podobnych ustawieniach, udostępniona jest funkcja kopiowania indeksów. Użycie przycisku Kopiuj spowoduje wejście do okna (jak na poniższym rys.) z miejscem do wpisania nowego indeksu (dla ułatwienia wpisywania podpowiadany jest indeks źródłowy) i ewentualnego uzupełnienia własności, które wpływają na nazwę części. Pozostałe dane są przepisywane z indeksu źródłowego na indeks docelowy. Rys. 39/ Standardowe przyciski OK i Anuluj powodują odpowiednio automatyczne kopiowanie danych z jednego indeksu na drugi lub wyjście z okna do kopiowania z anulowaniem dokonanych wpisów. Usuwanie części Po wybraniu przycisku Usuń na ekranie pojawi się pytanie o potwierdzenie zamiaru usunięcia bieżącej (podświetlonej w przeglądarce) części. Usunięcie będzie możliwe pod warunkiem że nie jest np. używana przez jakąś inną aplikację lub nie wystąpiły dla niej dokumenty (BO, PZ, WZ itd.). Zmiana części Generalnie jest możliwa każda zmiana w kartotece części (nazwy, grupy, itd). Należy pamiętać wszakże, iż zmiana indeksu części jest możliwa dopóki nie istnieją dla niego dokumenty, czyli obroty (BO, PZ, WZ itd.). Po wybraniu przycisku Zmień otrzymuje się ekran jak na rysunku: 154 Gospodarka Materiałowa -

155 Rys. 40/ Modyfikacja danych o części. Po dokonaniu zmian należy użyć przycisku OK w celu zatwierdzenia zmian lub przycisku Anuluj w przypadku odrzucenia zmian dotyczących tej operacji. Jeżeli jakaś zmiana nie będzie możliwa, przy wychodzeniu z danego pola pojawi się na pasku okna odpowiedni komunikat. Jedną z ważniejszych zmian, ze względu na konsekwencje, jest zmiana grupy, która spowoduje wyświetlenie własności nowej grupy, W takiej sytuacji niektóre własności mogą zostać ukryte, a pojawić się nowe nieuzupełnione, a przy akcji zapamiętywania (użycie przycisku OK.) nastąpi nowe wygenerowanie nazwy części. Pełna informacja o części Użycie przycisku Pokaż pozwala na przejrzenie informacji o danym indeksie bez niebezpieczeństwa mimowolnej modyfikacji któregokolwiek z pól. Pola przy takiej akcji są zabezpieczone przed zmianą. Jedyny przycisk OK. powoduje wyjście z okna do przeglądarki. Ustalanie dostawców Przycisk Dostawcy umożliwia podpięcie indeksowi innych dostawców niż główny określony przy wprowadzaniu części. Z podpiętych dostawców można korzystać przy wystawianiu dokumentów w dziale ZBYT i drukowaniu niektórych raportów. Po wybraniu przycisku Dostawcy zobaczymy następujące okno: - Gospodarka Materiałowa 155

156 Rys. 41/ Standardowe przyciski Dodaj i Usuń pozwalają odpowiednio, na wprowadzenie i usunięcie powiązań części z danym dysponentem. Akcja dodawania i modyfikacji odbywa się bezpośrednio na kartotece. Dane, które tu można wprowadzić to: magazyn (2-znakowy kod magazynu), dostawca. Podpowiedź z kartoteki magazynów i kartoteki kontrahentów można otrzymać używając klawisza F9 (lub z menu Pomoc -> Lista wartości) na polu magazyn lub dostawca. Ustalanie alternatywnych jednostek miary Przycisk AltJM umożliwia przydzielenie indeksowi innych jednostek miary niż podstawowa czy alternatywna, wraz z przelicznikami w stosunku do głównej jednostki określonej przy wprowadzaniu części. Podpięte alternatywne jednostki można wykorzystać przy wystawianiu dokumentów w dziale ZBYT i drukowaniu niektórych raportów. Po wybraniu przycisku AltJM zobaczymy: Rys. 42/ Gospodarka Materiałowa -

157 Standardowe przyciski Dodaj, Zmień, Usuń pozwalają odpowiednio, na wprowadzenie, modyfikację i usunięcie powiązań części z daną alternatywną jednostką miary. Dane, które można wprowadzić to: symbol JM (wybrane z kartoteki jednostek miar), przelicznik (w stosunku do głównej jednostki), przelicznik odwrotny precyzja, czy jest to jednostka standardowa tzn. tak jak jednostka podstawowa nie potrzebuje podania przelicznika, czy drukować przeliczenia w danej jednostce miary na wydrukach korzystających z alternatywnych jednostek. Dodatkowo w przeglądarce kolumna Główna wskazuje alternatywną jednostkę miary podaną przy wprowadzaniu indeksu przez nadanie jej wartości T. Zmiana stawki VAT Funkcja ta pozwala ustalić jednolitą stawkę VAT dla zestawu części widocznych w przeglądarce. Zabezpieczenie nie pozwoli ustawić tej samej stawki VAT dla wszystkich istniejących indeksów. Tak więc uruchomienie tej opcji będzie możliwe dopiero po zadaniu Zapytania (przycisk F7 wejście do wprowadzania zapytania; F8 wykonanie zapytania wg wpisanych warunków). Po wykonaniu zapytania wyświetlone zostaną wszystkie wybrane części podlegające zmianie stawki VAT. Na ekranie wybiera się przycisk Stawka VAT, jeśli chce się ustalić stawkę dla części widocznych w przeglądarce. Otrzyma się ekran jak na rysunku: Rys. 43/ Ustalenie stawki VAT. Jeśli wybrano stawkę VAT, używa się przycisku OK celem jej zatwierdzenia. Aby wycofać się z tej funkcji naciska się Anuluj. Drukowanie Po naciśnięciu przycisku Drukuj, części wybrane w przeglądarce zostaną wydrukowane. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. poniżej. - Gospodarka Materiałowa 157

158 Rys. 44/ Szybkie zmiany części Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja części, 4. Szybkie zmiany części. Opcja Szybkie zmiany części przeznaczona jest do modyfikowania danych bez korzystania z przeglądarki części. Przestrzegana jest zasada, iż każda część ma swój unikalny indeks. Warunkiem odnalezienia części przy pomocy tej opcji jest dopisanie wcześniej danej części bądź przeniesienie jej w sposób automatyczny z poprzedniego systemu. Początkowo pojawi się ekran do wprowadzania zapytania. Jest to początkowy ekran obsługi szybkich części, ponieważ dla przyspieszenia wszelkich akcji należy ograniczyć ilość ściąganych indeksów. Należy sprecyzować warunki poszukiwanego rekordu, określając bądź to indeks części, bądź nazwę, jednostkę miary, kod SWW, kod PKWiU, magazyn podstawowy dla części. Można również precyzować warunki zapytania korzystając z pól udostępnionych na poszczególnych zakładkach. 158 Gospodarka Materiałowa -

159 Rys. 45/ Wygląd ekranu podczas wprowadzania zapytania o części Po wprowadzeniu zapytania i naciśnięciu F8 pojawi się właściwy ekran do zmiany części. Po prawidłowym zaczytaniu rekordów zostaną zapalone przyciski wszystkich możliwych akcji i będzie można zobaczyć pierwszy z pobranych rekordów: Rys. 46/ Modyfikacja danych o części. Tytuł okna wskazuje, że jest się w trybie zmian, tak więc można zmieniać wartości pól wyświetlanej części. Jeżeli jakaś zmiana nie będzie możliwa, przy wychodzeniu z danego pola pojawi się na pasku okna komunikat lub komunikat w momencie próby zatwierdzenia zmian. Jedną z ważniejszych zmian, ze względu na konsekwencje, jest zmiana grupy, która spowoduje wyświetlenie własności nowej grupy i wyczyszczenie starych wartości. Widoczne są pola obowiązkowe i własności, aby zobaczyć inne pola należy użyć zakładek. Przechodzenie do poszczególnych rekordów odbywa się przy pomocy strzałek: - Gospodarka Materiałowa 159

160 << powodują przejście do pierwszego rekordu, < powoduje przejście do poprzedniego rekordu, > powoduje przejście do następnego rekordu, >> powoduje przejście do ostatniego rekordu, analogicznie jak odpowiednie klawisze z klawiatury. Zapamiętanie zmian nastąpi po naciśnięciu przycisku Zapisz. Również zainicjowanie każdej innej akcji (dodawanie, użycie strzałek, wprowadzanie nowego zapytania, wyjście), oprócz anuluj powoduje próbę zapamiętania wprowadzonych zmian. Użycie przycisku Anuluj spowoduje anulowanie zmian wykonanych od czasu ostatniego zapamiętania Grupy indeksów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja indeksów 4. Grupy indeksów. Grupy części powinny być zdefiniowane już na etapie wstępnej pracy z systemem. Kolejność postępowania jest następująca: definiuje się w sposób ogólny cechy (własności) części, dopisuje się poszczególne grupy, przydziela się grupom poszczególne cechy (własności), wprowadza się indeksy, w przypadku zmiany definicji grupy, to znaczy przedefiniowania jej własności (dopisania nowych, zmiany kolejności) z dowolnego poziomu menu Definicji części (Grupy części, Cechy części, Części) można dokonać Aktualizacji nazw części. W tym miejscu możliwe jest definiowanie nowych grup części oraz modyfikacja istniejących, jak również przypisywanie grupom części poszczególnych własności. Każda grupa i każda własność mają swoje unikalne identyfikatory. Wszystkie grupy przechowywane są w przeglądarce grup, a własności każdej z grup są dostępne w przeglądarce własności. Informacje odnoszące się do grupy to: identyfikator grupy (musi być unikalny), nazwa grupy, opis rozpoczynający nazwy części należących do danej grupy, szablon indeksu części z danej grupy. Informacje odnoszące się do własności danej grupy to: numer kolejny, nazwa własności, wartość domyślna dotycząca własności przypisanej grupie. (Wpisywanie tej wartości ma znaczenie przy dodawaniu nowej własności dla grupy, do której już należą części. W takiej sytuacji zostanie wpisana wartość domyślna wszystkim częściom należącym już do grupy). 160 Gospodarka Materiałowa -

161 Wygląd ekranu po wejściu do Kartoteki grup części będzie podobny jak na przedstawionym poniżej rysunku: Rys. 31/ Kartoteka grup części i ich własności. Jest to początkowy ekran obsługi grup części i ich własności. Podzielony został na dwie części: przeglądarkę grup z przyciskami: Dodaj dodanie nowej grupy, Usuń usunięcie istniejącej, Zmień zmianę definicji wybranej grupy, Drukuj wydrukowanie informacji o grupach widocznych w przeglądarce oraz o ich własnościach, przeglądarkę własności wyróżnionej grupy z przeglądarki grup z przyciskami: Dodaj przydzielenie danej grupie nowej cechy jako opisującej ją własności, Usuń usunięcie danej własności, Zmień kolejność zmiana kolejności własności danej grupy, która jest istotna dla kartoteki części - określa kolejność wartości własności wyświetlanych na kartotece części oraz kolejność wartości branych do tworzenia nazw części. Jego działanie sprowadza się do przestawienia kolejności, w jakiej będą prezentowane własności części wchodzące w skład wybranej grupy: - Gospodarka Materiałowa 161

162 Rys. 32/ Zmiana kolejności własności grupy. Aby zatwierdzić nową kolejność należy nacisnąć Ok. Przejście z jednej przeglądarki do drugiej odbywa się za pomocą przycisku Własności grupy (przy aktywnej przeglądarce Grup) lub Grupa (przy aktywnej przeglądarce Własności grupy), bądź poprzez kliknięcie myszką w obszarze danej przeglądarki. Zaznaczenie określonej grupy połączone z użyciem opcji Własności grupy otworzy możliwość powiązania istniejącej grupy z wcześniej zdefiniowanymi własnościami. Przycisk OK występujący w przeglądarce grup powoduje jej opuszczenie oraz powrót do głównego menu. Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie listy grup wraz z ich własnościami, według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece grup. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. Rys. 33/ Gospodarka Materiałowa -

163 Aktualizacja nazw części Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja części (Grupy części lub Cechy części). Jeżeli nastąpiły zmiany nazw grup części, zmiany w cechach lub w jednostkach miar istotne dla nazw części, do których budowy są wykorzystywane, jest konieczna aktualizacja tych nazw. Od razu modyfikowane są nazwy jedynie po istotnej zmianie w samych częściach, np. którejś z własności. Automatyczne uaktualnianie jest związane ze znacznym zwolnieniem całej pracy w systemie, stąd przycisk Aktualizuj nazwy części. Akcja uwalniana tym przyciskiem może trwać dłuższy czas jeżeli zmian tych jest dużo, stąd wcześniej pojawi się odpowiednie ostrzeżenie. Analogiczne przyciski znajdują się w opcjach Grupy części i ich własności (1.7.2) oraz Cechy (1.7.1). Potrzeba dokonania takiej zmiany może nastąpić w sytuacji, gdy nastąpiła zmiana w definicji grupy to znaczy: Usunięte bądź zmienione zostały informacje dotyczące własności grupy, Uległa zmianie kolejność w jakiej mają występować własności poszczególnych grup, Zmodyfikowano wartość domyślną która ma być dopisana do każdej nazwy części występującej w tej grupie. Przykładowo, jeżeli nazwa części była tworzona na podstawie poszczególnych własności: nazwa kolor długość gatunek i zmieniono ich kolejność, bądź usunięto którąś z własności, trzeba zaktualizować nazwy wszystkich części wchodzących w skład grupy. Po zastosowaniu tej funkcji wystąpi komunikat, ile części zostało zaktualizowanych, w wyniku jej działania, na przykład: - Gospodarka Materiałowa 163

164 Rys. 34/ Wygląd ekranu po zakończeniu aktualizacji nazw części. Po zakończeniu aktualizacji nie pozostaje nic innego, jak zaakceptowanie jej przyciskiem OK Cechy indeksów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze, 3. Definicja indeksów, 4. Cechy indeksów. Podczas definiowania informacji pomocniczych dotyczących części proponuje się określenie ich ogólnych cech. W dalszym etapie nastąpi przypisanie tych cech do grup oraz powiązanie grup oraz ich własności z poszczególnymi indeksami.. Jeżeli definicje grup oraz ich cech zmieniły się podczas eksploatacji kartoteki indeksów, wtedy występuje konieczność Aktualizacji nazw części. Każda cecha ma: liczbę porządkową, która decyduje o kolejności wyświetlania jej w przeglądarce, unikalny kod cechy, nazwę, symbol cechy (poprzedzający wartości cechy w nazwie części), jednostkę cechy (o ile cecha posiada swoją jednostkę miary), czy wymiar (tak jeśli cechy są ustawione jako wymiar, wtedy w nazwie danej części ich wartości pojawią się oddzielone znakiem x np. dla cech: wysokości, długości i szerokości ustawionych jako wymiar, ich wartości w nazwie pojawią się 26x3x2; lub nie), typ (numeryczny, znakowy). Wartości wpisane w polach symbol oraz jednostka będą pobierane i przepisywane dla każdej części dodawanej w określonej grupie. Wszystkie cechy przechowywane są w przeglądarce cech. 164 Gospodarka Materiałowa -

165 Poniżej zaprezentowany został przykładowy wygląd kartoteki cech: Rys. 28/ Kartoteka cech. Poruszając się po przeglądarce cech można korzystać z przycisków Dodaj, Usuń, Zmień, Drukuj i Aktualizuj nazwy części, przy pomocy, których można: dodać nową cechę, zmienić dane o cesze, usunąć ją, wydrukować listę cech dostępnych w przeglądarce oraz zainicjować akcję aktualizacji nazw części w wyniku dokonania zmian w cechach. Przycisk Drukuj pozwala na wydrukowanie listy cech według ostatniego zapytania zadanego na Kartotece cech części. Przykładowo ekran z wydrukiem będzie wyglądał jak na rys. Rys. 29/ Przycisk OK powoduje wyjście z przeglądarki cech i powrót do głównego menu. - Gospodarka Materiałowa 165

166 5.8. Konfiguracja współpracy z 4TECH Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze Konfiguracja współpracy z programem 4TECH, W systemie IMPULS standardowo współpracuje programem do obsługi remontów firmy 4TECH. W systemie GM należy zdecydować, jakie osoby, indeksy, kontrahenci będą wykorzystywani w systemie 4TECH.Istnieje także możliwość sparametryzowania systemu do współpracy z programem 4TECH tak, że każde dopisanie osoby indeksu, kontrahenta w IMPULSIE spowoduje że pojawią się one także w programie remontowym.(parametry logiczne w systemie GM - KAZDA OSOBA DLA PLAN9000, KAZDY INDEKS DLA PLAN9000, KAZDY KONTRAHENT DLA PLAN9000) Skutek pracy w systemie 4TECH widoczny jest w impulsie w systemie GM w postaci rozchodów i zwrotów w statusie DR (Do Realizacji) w więc rezerwują materiały. Rys. Poniżej przykład ekranu do zaznaczenia osób widocznych w systemie firmy 4TECH WYJAŚNIĆ gdzie używa się tego słownika i szczegóły w zakresie jego budowy 5.9. Słownik rodzajów / podstaw zwrotów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Gospodarka Materiałowa, 3. Słownik rodzajów/podstaw zwrotów, Słownik poniższy służy klasyfikacji zwrotów. Definiujemy kod i opis zwrotu. 166 Gospodarka Materiałowa -

167 Rys Definicje tabel struktur wiekowych Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze 3. Definicje tabel struktur wiekowych, Tabele struktur wiekowych służą w systemie GM do definicji okresów wg dat lub dni dla których należy raportować okres składowania indeksów w magazynach. Poniżej przykład tabel struktur wiekowych i ich pozycji. Rys. - Gospodarka Materiałowa 167

168 Rys. W sekcji raportów umieszczone są definicje raportów, w których możemy wykorzystać podziały struktur wiekowych. Poniżej przykład. Rys Zlecenia produkcyjne Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze 3. Zlecenia produkcyjne, 168 Gospodarka Materiałowa -

169 Rys. W Systemie zintegrowanym ruch materiałów i towarów odbywa się zwykle wg zleceń. Typy zleceń obsługiwane w Impulsie ze względu na miejsce powstania dzielą się na: Zlecenia księgowe Zlecenia produkcyjne aktywne i zamknięte Zlecenia CRM, Wszystkie zlecenia Wybierając dane zlecenie otrzymujemy wykaz wszystkich materiałów pobranych z magazynów wraz z ilością zleconą do wydania. Umieszczona jest także informacja o statusie, typie terminie realizacji Kartoteka PKW i U Dojście: 1. Przejdź do, 2. Kartoteki pomocnicze 3. Kartoteka PKW i U W systemie GM jest możliwość podawania informacji dla każdego indeksu materiałowego wg Polskiej klasyfikacji Wyrobów i Usług. Aby to umożliwić dostępna jest obsługa słownika PKW i U. Poniżej przykład ekranów do pracy z tym słownikiem. Zachowana jest struktura drzewiasta słownika a zatem wygodny sposób poruszania się i rozwijania poszczególnych gałęzi. Utrzymany został podział na 5 poziomów rozwijania: Dział Grupa Klasa Pozycja Opis PKWiU - Gospodarka Materiałowa 169

170 Rys. Do każdego poziomu należy wprowadzić opis i kod PKWiU w strukturze. Rys. 170 Gospodarka Materiałowa -

171 6. Ustawienia systemu GM Ponieważ jest możliwość odpowiedniego sparametryzowania wyglądu i zachowania aplikacji, w omawianym miejscu menu, zostały zgrupowane opcje umożliwiające wprowadzenie lub modyfikację takich parametrów, dodanie dodatkowych informacji na dokumentach lub wymuszenie pewnych zachowań aplikacji Parametry magazynów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Parametry magazynów. Opcja Parametry magazynów umożliwia wprowadzenie parametrów, które dla różnych magazynów przyjmują inna wartość i wymuszają przez to inne zachowania programu. Takim parametrem jest na przykład: Kalkulacja ceny, który wprowadzony z wartością T na danym magazynie spowoduje udostępnienie funkcji kalkulacji cen na dokumentach PZ w tym magazynie. Na magazynach bez tego parametry lub z wartością inną niż T, funkcja będzie nieaktywna. Uwaga!: Dostępne parametry magazynów opisane zostały w osobnym 10. Rozdziale Parametry magazynów!!! Po wybraniu opcji Parametry magazynów otrzymamy ekran: Rys. 47/ Gospodarka Materiałowa 171

172 Rys. 48/1.8.1 Dostępne przyciski: Dodaj, Usuń, Zapisz, pozwalają na standardową obsługę aplikacji. Szczególną uwagę zwracają przyciski: Domyślny T oraz N, które ustawiają dany parametr jako parametr z domyślną wartością dla wszystkich magazynów lub usuwają ten atrybut domyślności. Atrybut domyślności powoduje, że jeżeli w jakimś magazynie jest parametr o takiej samej nazwie z inną wartością, to on będzie brany pod uwagę, w przeciwnych wypadku, brany będzie parametr domyślny. Wyjście z programu umożliwiają przyciski Anuluj wyjście z pominięciem nie zapisanych zmian i OK wyjście z zapisaniem ostatnich zmian Konfiguracja realizacji Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Konfiguracja realizacji. Opcja Konfiguracja realizacji pozwala na zdefiniowanie wymagań sprawdzanych wstępnie przy realizacji dokumentów określonego rodzaju i w danym magazynie. Po wejściu do opcji Konfiguracja realizacji pojawi się okno: 172 Gospodarka Materiałowa -

173 Rys. 52/ Po wybraniu magazynu i rodzaju dokumentu (lub wartości *, która oznacza wszystkie rodzaje dokumentów) można zaznaczyć klasyfikatory: schemat księgowania, zlecenie produkcyjne, jednostkę organizacyjną, stanowisko kosztów, kontrahenta, osobę, rozrachunek pracownika, transakcję, walutę pozycję kalkulacji kosztów, jako obowiązkowe do wpisania przed zrealizowaniem dokumentu. Wyjście z zapisem lub bez niego, nastąpi o użyciu przycisków OK lub Anuluj, odpowiednio Opisy informacji o dokumentach Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Opisy informacji o dokumentach. Opcja Opisy informacji o dokumentach umożliwia wprowadzenie dodatkowych 12 informacji na określonych rodzajach dokumentów. Za jej pomocą można zdefiniować informacje, których standardowo dokument nie zawiera np. Imię i nazwisko kierowcy, Nr rejestracyjny samochodu. Po wybraniu omawianej opcji pojawi się ekran jak na rys. poniżej. - Gospodarka Materiałowa 173

174 Rys. 50/ Wpisów i modyfikacji dokonuje się tylko w dolnym oknie, dla wybranego rodzaju dokumentu. Przez przycisk Domyślne T można ustawić dany opis jako obowiązujący dla wszystkich rodzajów dokumentów. Analogicznie przycisk Domyślne N usunie domyślność opisu i opis pojawi się tylko na jednym rodzaju dokumentu. Zapis lub anulowanie wpisów i wyjście z kartoteki nastąpi po użyciu odpowiednio przycisków OK lub Anuluj. Ustawione opisy informacji pojawią się przy edycji dokumentu na zakładce N. Informacje, jak na poniższym ekranie oraz na wydruku dokumentu: Rys. 51/ Gospodarka Materiałowa -

175 6.4. Opisy informacji o pozycjach dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Opisy informacji o pozycjach dokumentów. Opcja Opisy informacji o pozycjach dokumentów umożliwia wprowadzenie dodatkowych 30 parametrów charakteryzujących pozycje dokumentu magazynowego. Definicja tych parametrów może obejmować: Rys. Rodzaju dokumentu Kod dokumentu Zlecenie produkcyjne, Grupa materiałowa Indeks części Magazyn Poniżej przykład definicji takiego opisu dla dokumentu PZ Przy każdym parametrze należy podać jego kod, szerokość wyświetlania i typ (znakow,logiczny,tekstowy) Poniżej zastosowanie opisu pozycji w dokumencie magazynowym - Gospodarka Materiałowa 175

176 Rys. Możliwe jest przy tym zdefiniowanie dopuszczalnych i domyślnych wartości parametru Numeracja dokumentów Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Numeracja dokumentów. Opcja Numeracja dokumentów pozwala na edycję, usuwanie, dodawanie i operację zablokowania/odblokowania zasobów wolnych numerów przydzielanych dokumentom magazynowym. Po wybraniu omawianej opcji otrzymamy ekran jak na rys.: 176 Gospodarka Materiałowa -

177 Rys. 49/1.8.2 Do wybrania jest jeden z czterech warunków zawężających oglądane numery: wszystkie - używane i wolne numery wszystkich sesji, zablokowane przez wybraną - w górnym okienku - sesję, zablokowane przez bieżącą sesję użytkownika - zarezerwowane przez sesję użytkownika, wolne - tylko wolne numery. Domyślnie program ustawia się na warunku: zablokowane przez bieżącą sesję. Dostępne przyciski: Dodaj, Usuń, Zapisz, Anuluj i OK. pozwalają na wykonują standardowe funkcje omówione w innych rozdziałach. Omówienia wymagają przyciski: Pokaż numery, Odśwież, Odblokuj i Zablokuj. Po użyciu przycisku Pokaż numery zostaje zaczytany na nowo widok, aby pojawiły się numery świeżo zablokowane lub zwolnione. Użycie przycisku Odśwież powoduje kolejno: 1. zablokowanie zasobów numeracji, 2. usunięcie zasobów, 3. uzupełnienie bufora wolnych numerów dla wszystkich magazynów, rodzajów dokumentów w danym roku obrotowym do wielkości określonej parametrem Uzupełnianie numeracji. Na przykład dla kodu: DOK_MAG!PZ!00!N, gdzie odpowiednio: DOK_MAG - oznacza stały prefix,! - stały oddzielacz, PZ - rodzaj dokumentu, 00 - magazyn, N - czy storno, i parametru Uzupełnianie numeracji o wartości 10, w bazie (i na ekranie) pojawi się 10 kolejnych wolnych numerów. Uwaga!: Przycisk Odśwież czyli odśwież zasoby może spowodować spowolnienie pracy i polecane jest używanie go poza godzinami intensywnej pracy systemu!!! - Gospodarka Materiałowa 177

178 Przycisk Zablokuj i Odblokuj, odpowiednio rezerwuje lub zwalnia dany numer dla sesji użytkownika tak, że tylko jego sesja ma prawo do skorzystania z numeru przy tworzeniu (edycji) dokumentu. Uwaga!: Opcja Odśwież jest dostępna jedynie przy określonych prawach administratora systemu!!! 6.6. Konfiguracja formatek Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Konfiguracja formatek Opcja Konfiguracja formatek pozwala na parametryzowanie formatek konfigurowalnych w systemie. Jest to funkcjonalność bardzo przydatna, umożliwia zdefiniowanie zakresu informacji pod kątem potrzeb każdego użytkownika (np. zwykle innych informacji oczekuje w systemie pracownik marketingu a innych magazynier) Formatki stanów indeksów KONF_SM Za pomocą tej opcji użytkownik może skonfigurować formatkę do przeglądania stanów indeksów wg własnych potrzeb wizualizacji stanów. Odpowiednio skonfigurowana formatka może być dostępna jako informacja o stanie magazynu (patrz opcja przejdź do -> informacje o...->informacje o stanie magazynowym) lub jako opcja podpowiedzi oczekiwanego indeksu przy wypełnianiu pozycji dokumentów różnego typu. Zasady konfiguracji formatki: 178 Gospodarka Materiałowa -

179 Rys. 2 Po wywołaniu formatki stanów indeksów i naciśnięciu klawisza dodaj pojawia się formatka służąca konfigurowaniu przeglądarki stanów na potrzeby konkretnego użytkownika. Wybieramy kolejno Formatka docelowe miejsce użycia formatki konfigurowalnej (w przykładzie na ekranie jest to formatka używana w opcji przejdź do -> informacje o...->informacje o stanie magazynowym) Użytkownik tu wybieramy z listy dla jakiego użytkownika jest konfigurowana formatka. Jeśli nie wybierzemy użytkownika formatka o tak skonfigurowanym wyglądzie będzie dostępna dla wszystkich użytkowników modułu GM. Wartość parametru tu wybieramy z listy nazwę kolumny jaka pojawi się na konfigurowanej formatce. Mamy możliwość wyboru układu piętnastu kolumn spośród kilkudziesięciu znajdujących się na liście. W kolumnie długość parametru mamy możliwość zdefiniowania szerokości kolumny na formatce. Uporządkowanie tu wpisujemy kolejno z przecinkami nazwy kolumn, wg których będzie odbywało się sortowanie po wywołaniu skonfigurowanej formatki. Wygląd gotowej formatki przedstawionej w przykładzie ekranowym jest zaprezentowany w opisie opcji przejdź do -> informacje o...->informacje o stanie magazynowym. Podobne formatki można skonfigurować na potrzeby: wprowadzania pozycji dokumentów magazynowych, sprzedaży, zamówień i innych. Wtedy jednak należy w niektórych przypadkach ustawić parametr ogólnosystemowy (moduł PARAMETRY) aby skonfigurowana formatka mogła być wywoływana przez użytkownika. Przykładowo, aby wywołać formatkę konfigurowalną z poziomu wprowadzanej pozycji dokumentu magazynowego należy w module PARAMETRY w sekcji parametrów GM wywołać parametr DM_kartoteki i ustawić jego wartość tak aby jeden z trzech liter wartości parametru była literą A. - Gospodarka Materiałowa 179

180 Rys. 3 Podobnie parametry ustawiamy w sekcji ZBYT: FS_KARTOTEKI ZK_KARTOTEKI ZW_KARTOTEKI ZZ_KARTOTEKI dla konfigurowalnej formatki przy fakturowaniu detalicznym dla konfigurowalnej formatki przy rejestracji zamówień klienta dla konfigurowalnej formatki przy rejestracji zamówień wewnętrznych dla konfigurowalnej formatki przy rejestracji zamówień zakupu 6.7. Wybór magazynu Dojście: 1. Przejdź do, 2. Ustawienia GM, 3. Wybór magazynu Za pomocą tej opcji użytkownik może zdecydować, który magazyn będzie inicjowany przy rozpoczęciu pracy z systemem GM. Definicja ta jest zachowana w systemie indywidualnie dla każdego użytkownika. 180 Gospodarka Materiałowa -

181 7. Raporty Dojście: 1. Przejdź do, 2. Raporty Charakterystyka W tym module można otrzymać wydruki i zestawienia dotyczące wybranego tematu. Poszczególne raporty zostały podzielone na grupy tematyczne takie jak: Analiza dostaw analizy kształtowania się cen, przychodów wg kontrahentów (z dokumentów); Dokumenty magazynowe wydruki dokumentów, specyfikacji dostępne również z Kartoteki dokumentów magazynowych; Etykiety - wydruki etykiet dostępne również z Kartoteki dokumentów magazynowych;, Zestawienia Excel-owe, - umożliwienie zrobienia pewnych zestawień w Excel-u; Wydruki inwentaryzacyjne - wydruki dostępne również z Kartoteki inwentaryzacji; Kartoteki pomocnicze wydruki słownikowe, dostępne również z kartotek; Koszty zestawienia kosztowe; Obroty materiałowe zestawienia dokumentów magazynowych; Stany magazynowe wyliczane z obrotów stany magazynowe na dowolny dzień w różnych konfiguracjach, Zestawienia gusowskie, Analiza zwrotów zestawienia zbierające dane powstałe w wyniku obsługi zwrotów (patrz Rozdział Wieloetapowa rejestracja zwrotów). Rys. 1/7.1. Raporty systemu Gospodarki Materiałowej. - Gospodarka Materiałowa 181

182 7.2. Uruchamianie Uruchamianie raportów omówione zostanie na przykładzie podstawowych wydruków: GM-021 Obroty materiałowe w zadanym okresie wg magazynów ; GM-022 Zestawienie pozycji zarejestrowanych dokumentów wg magazynów ; GM-020 Stan zapasów w miejscach składowania na dzień dzisiejszy ; GM-035 Raport ilości / wartości wg dokumentów i schematów księgowania GM-021 Obroty materiałowe w zadanym okresie wg magazynów Po wybraniu z grupy GM-OM (Obroty materiałowe) raportu GM-021 i użyciu przycisku Dalej nastąpi przejście do ustawiania parametrów raportu: Rys. 2/ Dla danego wydruku dobrane są odpowiednio możliwości zawężenia danych zbieranych do zestawienia lub sposób ich przedstawienia. I tak, dla raportu GM-021 można: zadać przedział dat, z którego mają być brane dokumenty do zestawienia; ograniczyć magazyny, dla których ma być wykonane zestawienie; ograniczyć przez wybór grupy, a co za tym idzie indeksów, zakres pozycji branych do zestawienia (wprost z listy wybrane grupy lub przez określenie od-do); ograniczyć pozycje przez wybór indeksów (analogicznie jak dla grup, wprost z listy wybrane indeksy lub przez określenie od-do); wybrać miejsca składowania; określić jaka ma być dokładność sumowań (z dokładnością do miejsc składowania lub z rozbiciem na serie) oraz które podsumowania mają się na wydruku pojawić; określić jak zachować ma się raport w stosunku do indeksów, które nie wykazują obrotów w zadanym okresie (uwzględnić w sumowaniach lub nie uwzględniać i czy je w ogóle pokazywać); wybrać jednostkę w jakiej mają być przedstawione ilości i ceny dokumentów; wybrać jakie wartości mają się pojawić na zestawieniu (netto czy brutto). 182 Gospodarka Materiałowa -

183 Dodatkowo (jak i w przypadku wszystkich innych raportów), można: wpisać podtytuł dla danego zestawienia (tytuł raportu); wybrać alternatywny plik, z jakiego generowany jest raport (źródło raportu); zrezygnować z zapisania ustawień wybranych przed wydrukiem (jeśli zostaną zapisane, przy ponownym wejściu do drukowania raportu GM-021 przez tego samego użytkownika, zaczytają się jako domyślne ustawienia z ostatniego zapisanego wejścia). Uwaga!: Podpowiadane są magazyny, do których użytkownik ma prawo (patrz Rozdział Prawa - prawo D_MAGAZYNY_PODGLAD_STANU)!!! Po wybraniu w/w parametrów lub przyjęciu domyślnych i użyciu przycisku Drukuj następuje przejście do menedżera wydruku, gdzie należy określić jego tryb (graficzny, tekstowy, Word, Excel), kierunek wydruku: plik, , drukarkę (na którą ma być kierowany wydruk lub której sterowniki ma brać, jeśli tworzony jest tylko podgląd wydruku). Można wybrać opcję Pokaż zadanie drukowania (przy robieniu wydruku z podglądu ekranu, będzie można ograniczyć ilość drukowanych stron a również format papieru) lub Drukuj w tle (w czasie generowania raportu będzie można wykonywać inne prace). Użycie przycisku Ekran, Podgląd czy Drukuj spowoduje wykonanie żądanego raportu (w przypadku przycisku Drukuj wysłanie go od razu na wybraną drukarkę). W przypadku GM-021 otrzymamy raport jak na ekranie: Rys. 3/ GM-022 Zestawienie pozycji zarejestrowanych dokumentów wg magazynów Po wybraniu raportu GM-022 z grupy GM-OM otrzymamy ekran z parametrami: - Gospodarka Materiałowa 183

184 Rys. 4/ W przypadku raportu GM-022 można ograniczyć dane przez wybranie: zakresu dat, z którego będą analizowane dokumenty; magazynu (jednego, listy magazynów lub domyślnie wszystkich wg uprawnień); indeksów (jednego, listy indeksów części lub wszystkich); rodzajów dokumentów (jednego, listy rodzajów lub wszystkich); kontrahentów (jednego, listy kontrahentów lub wszystkich). Można dodatkowo określić: jakie daty dokumentów będą brane pod uwagę (data realizacji, data wystawienia, data zaksięgowania, data wprowadzenia dokumentu czy data ostatniej modyfikacji) jakie informacje o dokumencie (klasyfikatory) mają się pojawić w opisie dokumentów: schemat księgowania faktura zakupu magazyn docelowy kontrahent zlecenie produkcyjne stanowisko kosztów jednostka organizacyjna pozycja kalkulacji kosztów transakcja uwagi Istnieje możliwość wybrania konkretnych dokumentów, czemu służy przycisk Precyzuj wybór, po użyciu którego pojawią się wszystkie dokumenty spełniające powyższe parametry. Zaznaczanie odbywa się za pomocą klawiszy ze strzałkami (lub myszki) wraz z klawiszem SHIFT (lub CTRL). Standardowo można: wpisać podtytuł dla danego zestawienia (tytuł raportu); wybrać alternatywny plik, z jakiego generowany jest raport (źródło raportu); zrezygnować z zapisania ustawień wybranych przed wydrukiem. 184 Gospodarka Materiałowa -

185 Po zdefiniowaniu parametrów otrzymamy wydruk jak na ekranie: Rys. 5/ GM-020 Stan zapasów w miejscach składowania na dzień dzisiejszy Po wybraniu raportu GM-020 z grupy GM-SM Stany magazynowe otrzymamy ekran z parametrami : Rys. 6/ W przypadku raportu GM-020, który jest przygotowywany na dzień bieżący, można ograniczyć dane przez wybranie: magazynów (jednego, listy magazynów lub domyślnie wszystkich); - Gospodarka Materiałowa 185

186 grupy (jednej, listy grup lub wszystkich); indeksów (jednego, listy indeksów lub wszystkich); miejsca składowania (jednego, listy miejsc lub wszystkich). opcji nie uwzględniania stanów zerowych Standardowo można: wpisać podtytuł dla danego zestawienia (tytuł raportu); wybrać alternatywny plik, z jakiego generowany jest raport (źródło raportu); zrezygnować z zapisania ustawień wybranych przed wydrukiem. Po zdefiniowaniu parametrów otrzymamy wydruk jak na ekranie: Rys. 7/ GM-035 Raport ilości / wartości wg dokumentów i schematów księgowania Przycisk Dalej po wybraniu raportu GM-035 z grupy GM-OM Obroty materiałowe pozwoli wprowadzić parametry jak na ekranie: 186 Gospodarka Materiałowa -

187 Rys. 8/ W przypadku raportu GM-035 można ograniczyć dane przez wybranie: zakresu dat, z którego będą analizowane dokumenty; magazynów (jednego, listy magazynów lub domyślnie wszystkich); grupy (jednej, listy grup lub wszystkich); indeksów (jednego, listy indeksów lub wszystkich); rodzajów dokumentów (jednego, listy miejsc lub wszystkich); schematów księgowania (jednego, listy schematów lub wszystkich). Standardowo można: wpisać podtytuł dla danego zestawienia (tytuł raportu); wybrać alternatywny plik, z jakiego generowany jest raport (źródło raportu); zrezygnować z zapisania ustawień wybranych przed wydrukiem. Po zdefiniowaniu parametrów otrzymamy wydruk jak na ekranie: - Gospodarka Materiałowa 187

188 Rys. 9/ Gospodarka Materiałowa -

189 8. Definicje raportów użytkownika Moduł raportów definiowalnych jest narzędziem pozwalającym zaawansowanym użytkownikom na skonstruowanie dowolnego zestawienia związanych z obsługą dokumentów magazynowych Tworzenie raportów odbywa się za pomocą ujednoliconego interfejsu użytkownika. Dla każdego raportu, można zdefiniować: strukturę raportu oznaczającą logiczne grupowanie danych na raporcie warunki wejściowe grupa kolumn, które mogą dowolnie ograniczać zakres danych na raporcie, ustawiana przed wykonaniem raportu, za pomocą odpowiedniej formatki kierunek oraz pola podlegające sortowaniu własne ograniczenia użytkownika, nie podlegające modyfikacji Struktura taka pozwala zaprojektować i wykonać w krótkim czasie dowolne zestawienie, którego brak w standardowej wersji systemu, a zastosowane mechanizmy zapewniają wykonanie raportu w optymalnym czasie Raporty magazynowe Dojście: 1. Przejdź do, 2. Definicje raportów użytkownika, 3. Raporty magazynowe Pierwszym krokiem do wykonania raportu jest uruchomienie formatki z poziomu menu: W przypadku raportów magazynowych, formatka do wprowadzania/modyfikacji podstawowych parametrów raportu wygląda następująco:. Rys. - Gospodarka Materiałowa 189

190 Formatka ta składa się z dwóch zasadniczych części: browsera (tzn. przeglądarki) przedstawiającego wszystkie dotychczas zdefiniowane raporty (na zamieszczonym rysunku brak jakichkolwiek raportów) grupy przycisków pozwalających na dodanie, modyfikację oraz usuwanie istniejących raportów. Wśród przycisków wyróżnia się: Dodaj, Zmień pozwalają określić podstawowe parametry tworzonego/ modyfikowanego raportu: Formatka ta służy do wprowadzenia podstawowych danych dotyczących raportu, a w szczególności: kod raportu jednoznacznie określony w ramach wszystkich raportów użytkownika 12- znakowy identyfikator. Oznacza to, że wprowadzona tutaj nazwa musi być unikalna w ramach wszystkich raportów użytkownika niezależnie, od grupy tematycznej, do której należy raport. nazwa raportu opisowa nazwa konstruowanego raportu rodzaj raportu wybór tabeli bazowej dla danego raportu. Tabela bazowa jest tabelą wyjściową raportu, tzn. tabelą stanowiącą korzeń dla wszystkich pozostałych tabeli używanych w raporcie. Wszystkie powiązania między tabelami użytymi w raporcie wywodzą się bezpośrednio lub pośrednio z tej tabeli dokładniejsze wyjaśnienie tej kwestii znajduje się w sekcji Struktura tabel. Statusy dokumentów - do wyboru są 4 możliwe do wystąpienia statusy na dokumentach magazynowych szerokość raportu pozwala wybrać układ strony oraz szerokość kolumny dla raportu. W chwili obecnej dostępne są dwie możliwości: 136 znaków standardowy raport w układzie pionowym, 272 znaki raport w układzie poziomym Rys. 4 podsumowanie raportu pozwala określić sposób wyświetlania sum na raporcie. Dostępne wartości: standardowe wyświetla wszystkie podsumowania zdefiniowane przez użytkownika, 190 Gospodarka Materiałowa -

191 pokaż tylko sumy wyświetla jedynie podsumowania nie pokazuj sum nie wyświetla żadnych sum. W przypadku wyboru standardowego podsumowania, przed wykonaniem raportu można dokonać dodatkowo wyboru czy umieszczać podsumowania na raporcie. maksymalna wysokość wiersza określa ilość linii przeznaczonych na jeden wiersz danych w przypadku, gdy szerokość danych jest większa od wybranej szerokości raportu, dane te mogą zostać przeniesione do drugiej linii lub obcięta w zależności od tego parametru where użytkownika pozwala na zdefiniowanie na sztywno warunku zawsze dołączanego do raportu, który w odróżnieniu od listy warunków użytkownika nie podlega edycji przed wykonaniem raportu. Wybór kolumn - pozwala zdefiniować listę kolumn do wyświetlenia na raporcie: Rys. Dostępne są kolumny: lp. - numer kolumny na raporcie kolumna nazwa kolumny na raporcie do wyboru z listy rozwijanej szerokość domyślna szerokość kolumny na raporcie mpp ilość miejsc po przecinku dla danych typu liczbowego, uwzględniana w przypadku wyboru formatowania danych typ kolumny typ danych zwracanych przez kolumnę. Dostępne są wartości;; C dla danych alfanumerycznych N dla danych numerycznych D dla danych odnośnie daty tytuł - nazwa kolumny na wydruku wiersz linia, w której wyświetlana będzie dana informacja parametr ten związany jest ściśle z parametrem raportu: maksymalna wysokość wiersza wstawienie tutaj wartości większej niż w parametrze raportu spowoduje, że kolumna nie będzie wyświetlana - Gospodarka Materiałowa 191

192 F określa formatowanie danych numerycznych zaznaczenie tej opcji powoduje, iż dane numeryczne, dla których określono liczbę miejsc po przecinku będą drukowane z taką dokładnością np. chcąc wyświetlić wartość netto faktury drukuje się ją z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. W takim przypadku wyświetlana wartość powinna mieć format 10,00 zamiast 10. Z kolei w przypadku drukowania numeru płatnika faktury dodatkowa precyzja nie jest wymagana i wystarcza wartość np.2 zamiast S dla danych numerycznych pozwala na podsumowanie wartości danej kolumny. Sumy na raporcie są sumami poszczególnych pól liczonymi w słupkach, co oznacza, że do podsumowań brane są kolejne wartości z wszystkich wierszy i następnie taka sumę jest wyświetlana na raporcie. Jest to istotne w przypadku podsumowań zawierających np. dane procentowe, gdyż w takim przypadku sumy te nie odzwierciedlają rzeczywistej wartości G określa czy kolumna ma być grupowana w przypadku, gdy, jest używana do sumowania (opcja dla zaawansowanych użytkowników). Odznaczenie tej opcji pozwala wyliczyć sumę dla danego rekordu, bez podsumowania kolumny jako całości Funkcja pozwala zdefiniować dowolną funkcję i wyświetlić jej wartość zamiast kolumny. Mechanizm funkcji pozwala na uzupełnienie raportu o funkcjonalność, której nie przewidzieli projektanci na etapie konstruowania raportu np. pozwalają uzyskać dostęp do tabel, których nie objęto w ramach wybranej grupy tematycznej lub dokonywać skomplikowanych nawet obliczeń na wybranych polach. Standardowo można używać zarówno funkcji zdefiniowanych w systemie, jak również definiować własne funkcje. Istotne jest, iż do każdej zdefiniowanej funkcji można przekazać dowolną liczbę parametrów, przy czym parametry te mogą być zarówno stałymi, jak i wartościami pól wybieranymi przez raport Jest rzeczą oczywistą, iż dane te powinny być podane odrębnie dla każdej pozycji raportu (a dokładniej, dla każdej pozycji, której dotyczyć ma się raport). Stąd wywołanie tej funkcji będzie miało ogólną postać: FUNKCJA(alias.parametr1, alias.parametr2,,) Parametry funkcji podawane są konkretne wartości z pól wartości tych pól podawane są z aliasami tabel użytych w raporcie. Więcej o aliasach i powiązaniach między tabelami znajduje się w sekcji Struktura tabel Poza funkcjami wymagającymi parametrów, za pomocą ww. mechanizmu, można dokonywać standardowych obliczeń na samych polach, przy czym należy utaj pamiętać, aby w wszystkich odwołaniach do pól używać odpowiednich aliasów zdefiniowanych dla danego raportu np. chcąc dokonać wyliczenia wartości pola (parametr1) z tablicy (alias) i stałej należy przy założeniu, że dla patrametru1 = 0 wynik ma dać -1 należy posłużyć się poleceniem: decode(alias.0,-1,alias.parametr1) * stała Wybór struktury pozwala określić sposób grupowania danych na raporcie: 192 Gospodarka Materiałowa -

193 Rys. 5 Podobnie jak w przypadku wyboru kolumn, grupowanie może odbywać się zarówno po wybranej kolumnie tabeli jak i po wyrażeniu zwracanym przez funkcję. Dodatkowo nie ma żadnych ograniczeń, co do wyboru kolumny w stosunku, do której stosowane ma być grupowanie tzn. można wybrać do grupowania kolumnę, która nie została wybrana jako kolumna składowa raportu (w wyborze kolumn). Dla jednego raportu można zdefiniować 8 poziomów grupowania, składających się na strukturę: poziom 1 poziom 2 poziom 3... poziom 8 Należy pamiętać o tym, że raport w żadnym wypadku nie sprawdza poprawności wyboru grupowania Rys. 6 Wybór warunków pozwala wybrać kryteria zawężenia danych raportu, przed jego wykonaniem Opcja umożliwia zdefiniowanie do 12 bloków wejściowych służących do wyboru danych wejściowych dla raportu takich, jak np. indeks towaru, kontrahent itd. Lista dostępnych bloków uzależniona jest od rodzaju i typu raportu. Własne zapytania pozwala zdefiniować listę dodatkowych warunków zawężających dane. - Gospodarka Materiałowa 193

194 Rys. 7 Lista może składać się z dowolnej ilości warunków, przy czym dla samego raportu możliwy jest wybór tylko jednego z nich. Dodatkowo, przed uruchomieniem raportu, możliwa jest ręczna modyfikacja samego warunku, w odróżnieniu od warunku użytkownika podawanego przy definicji samego raportu (Where użytkownika). Każde ograniczenie może dodatkowo posiadać własny krótki opis charakteryzujący je. Rys. 8 Wybór uporządkowania pozwala określić sposób i kolejność sortowania pól na raporcie. Podobnie jak w poprzednich przypadkach, dostępne są zarówno kolumny tabel jak i funkcje, przy czym istnieje tutaj ograniczenie do wyboru jedynie tych kolumn/funkcji, które są używane w samym raporcie. 194 Gospodarka Materiałowa -