Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie produkcyjnym i usługowym

Transkrypt

1 16 BIZNES RAPORT 4 10 września 2015 r. PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY Optymalizacja kosztów w przedsiębiorstwie produkcyjnym i usługowym Nowoczesne narzędzia z zakresu automatyki, robotyki i IT dla przemysłu pozwalają m.in. na optymalizację kosztów energii i mediów oraz podniesienie efektywności operacyjnej. To rozwiązania skierowane przede wszystkim do przedsiębiorstw produkcyjnych, ale nie tylko. Sprzęgnięte z nimi, nowoczesne systemy do zarządzania przez fakty doskonale sprawdzają się także w przypadku pracy biurowej czy firm usługowych. Andrzej Garbacki Programy optymalizacji kosztów energii i mediów coraz częściej znajdują się w orbicie zainteresowania polskich przedsiębiorstw. Nic w tym dziwnego, skoro wśród realnych korzyści, jakie przynoszą, znaleźć się może np. redukcja wydatków na energię elektryczną nawet o 1/3, zmniejszenie opłat za gaz do kilkunastu procent bądź znaczne skrócenie czasu przygotowania rozliczeń miesięcznych. Optymalizacja kosztów energii i mediów W zależności od skali działania firmy przekłada się to na oszczędności sięgające nawet setek tysięcy złotych. Jak je osiągnąć? Pierwszym etapem wdrażania takiego projektu jest zidentyfikowanie miejsc, w których generowane są największe straty dla przedsiębiorstwa. W tym celu należy automatycznie pozyskać szczegółowe dane na temat zużyć konkretnych mediów oraz przygotować raporty okresowe. Następnie musi nastąpić proces analizy tych danych i wprowadzania optymalizacji. Kompleksowe programy optymalizacji opierają się zatem na rozwiązaniach automatycznie pobierających dane np. z liczników energii i gazu, a następnie przesyłających je do systemu raportowego, pozwalającego na codzienną analizę wykorzystania mediów, lokalizowanie miejsca powstawania strat i wprowadzanie optymalizacji. W przypadku fabryk, systemy optymalizacji zmieniają parametry związane z opłatami za media: energię elektryczną, gaz, wytworzenie sprężonego powietrza i ciepło sieciowe. Wdrażane w budynkach biurowych także poprawiają dane związane z opłatami za energię elektryczną, gaz i ciepło. Taka instalacja, w zależności od skali fabryki lub budynku może kosztować od kilkudziesięciu tysięcy do nawet kilku milionów złotych (w przypadku kompleksu budynków lub sieci fabryk). Inwestycja może jednak przynieść zwrot nawet w okresie 1-1,5 roku. Podnoszenie efektywności operacyjnej Efektywność operacyjna procesów produkcyjnych to obiektywny wskaźnik, którego wartość żywo interesuje każdego właściciela, inwestora i kontrahenta zakładu produkcyjnego. W wielu przypadkach można go poprawić, bez uszczerbku dla pracowników oraz jakości i bezpieczeństwa pracy. Służą temu m.in. specjalistyczne systemy komputerowe oraz rozwiązania z zakresu automatyki i robotyki. Siódmy bieg włączony za ich pośrednictwem, może w praktyce oznaczać dla fabryki m.in. przyspieszenie produkcji istniejącymi zasobami, z wykorzystaniem istniejących maszyn, podniesienie całkowitej efektywności produkcji (tzw. wskaźnik OEE), zmniejszenie liczby przestojów i awarii maszyn oraz podniesienie jakości produktów lub utrzymanie jakości na oczekiwanym poziomie przy jednoczesnym wzroście realizacji zamówień. Polskie przedsiębiorstwa zwracają się do dostawców rozwiązań IT podnoszących wydajność z bardzo sprecyzowanymi oczekiwaniami. W przypadku zapytań dotyczących systemów nakierowanych na przyspieszenie produkcji wyzwaniami, jakie stawiają, są zwykle: redukcja czasu trwania cyklu produkcyjnego, znalezienie rozwiązań pozwalających na szybszą produkcję istniejącymi zasobami oraz skrócenie czasu wprowadzania produktu na rynek. Wśród wyzwań dotyczących efektywności, do najczęstszych należą: utrzymanie wysokiego poziomu satysfakcji klienta, lepsze planowanie produkcji oraz poprawa wskaźnika OEE. Aby sprostać tym oczekiwaniom, powstają systemy, za którymi stoją liczby. Te mające za zadanie przyspieszenie produkcji, pozwalają m.in. na zwiększenie jej wolumenu o 10 proc. za pośrednictwem istniejących zasobów i podniesienie wskaźnika OEE nawet o 5-15 proc. Wśród pozytywnych przykładów rozwiązań nastawionych na podniesienie szeroko pojętej efektywności są np. te pozwalające na utrzymanie stałej jakości i jednoczesne obniżenie kosztów produkcji nawet o 5 proc. Jakie narzędzia? W roli systemów czuwających na bieżąco nad wskaźnikami efektywności, monitoringiem mediów i spinających wdrożone w przedsiębiorstwie usługowym rozwiązania doskonale sprawdzają się nowoczesne narzędzia do zarządzania przez fakty. Przykładem takiego rozwiązania może być system Profesal, pomagający przedsiębiorcom m.in. zobaczyć, jak wygląda efektywność operacyjna poszczególnych procesów, a później definiować cele i realizować je. Oprogramowanie nie tylko wspiera bieżące zarządzanie firmą, lecz także stanowi łącznik dla innych systemów w organizacji. To rozwiązanie, na którym można oprzeć całą architekturę zarządzania kulturą organizacyjną. Składa się z szeregu narzędzi wspierających m.in. zarządzanie projektami i produktami, organizację pracy (m.in. komunikację, koordynowanie zadań, udostępnianie informacji), proces sprzedaży i obsługi klienta, zarządzanie firmowym serwisem, zarządzanie dokumentami, budowanie baz wiedzy oraz analizę danych. Te nowoczesne narzędzia pozwalają na przeprowadzanie ważnych z punktu widzenia przedsiębiorstw procesów, takich jak: dostosowanie oprogramowania do indywidualnych potrzeb organizacji i wsparcie w oczekiwany sposób procesów biznesowych i organizacyjnych, dynamiczną modyfikację oprogramowania realizowaną równolegle do zmian zachodzących w firmie oraz korygowanie procedur wewnętrznych w oparciu o zdobywane doświadczenie. Z punktu widzenia użytkownika niezwykle istotna jest także możliwość korzystania z części funkcjonalności systemu z poziomu przeglądarki internetowej oraz urządzeń mobilnych. Autor jest specjalistą ds. monitoringu mediów w ASTOR

2 BIZNES RAPORT PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY Pieniądze, z których możesz w każdej chwili skorzystać września 2015 r. Procedura uzyskania tej formy finansowania jest w większości taka sama, jak innych produktów kredytowych skierowanych do klienta biznesowego. Klient, który chce uzyskać kredyt w rachunku bieżącym, musi się liczyć z tym, iż będzie musiał założyć konto firmowe w danej instytucji finansowej, a następnie przejść całą procedurę wnioskowania o zobowiązanie kredytowe. Monika Szczecińska Kredyt w rachunku bieżącym, zwany również limitem w rachunku, polega na udostępnieniu klientowi biznesowemu środków finansowych podpiętych do rachunku firmowego. Oznacza to, że klient może zadłużać się w ramach przyznanego limitu przez okres, na jaki została podpisana umowa z instytucją finansową. Oprocentowanie, w większości przypadków, naliczane jest od kwoty wykorzystanego limitu kredytowego. Kredyt taki jest produktem odnawialnym, co oznacza, że po spłacie wykorzystanego limitu, klient dalej może z niego korzystać. Jakie mogą wystąpić koszty kredytu? * opłata za prowadzenie rachunku firmowego, * opłata za tzw. gotowość środków (niektóre instytucje finansowe naliczają opłatę za niekorzystanie z przyznanego produktu lub niewykorzystanie całego limitu), * prowizja za odnowienie umowy kredytowej, * odsetki od wykorzystanej kwoty kredytu, * prowizja za udzielenie produktu kredytowego, * opłata karna za niewystarczający miesięczny obrót na rachunku (może wystąpić, jeżeli klient nie wywiązuje się z postanowień zawartej umowy kredytowej), * opłata za podwyższenie lub pomniejszenie kwoty przyznanego limitu, * prowizja na rzecz Banku Gospodarstwa Krajowego (może występować w zależności od warunków podpisanej umowy kredytowej), * inne. Dla kogo? Klienci biznesowi bardzo często korzystają z takiego rozwiązania, gdyż są to dodatkowe pieniądze, z których mogą w każdej chwili skorzystać. Produkt ten jest również korzystny dla tych przedsiębiorstw, które: * nie mają jasno sprecyzowanego celu przeznaczenia środków pieniężnych, * środki mają być przeznaczone na działalność bieżącą, * zachowanie płynności finansowej w gorszym okresie prowadzonej działalności, * liczy się dla nich możliwość elastycznej spłaty produktu kredytowego, bez ustalonego odgórnie harmonogramu spłat, * potrzebują środków na przysłowiową chwilę, * muszą uregulować bieżące zobowiązania handlowe, Jak uzyskać kredyt w rachunku bieżącym? Procedura uzyskania tej formy finansowania jest w większości taka sama, jak innych produktów kredytowych skierowanych do klienta biznesowego. Klient, który chce uzyskać kredyt w rachunku bieżącym, musi się liczyć z tym, iż będzie musiał założyć konto firmowe w danej instytucji finansowej, a następnie przejść całą procedurę wnioskowania o zobowiązanie kredytowe. Oznacza to, że wymagane będzie przedstawienie dokumentów rejestrowych przedsiębiorstwa oraz dokumentów dochodowych, a także innych załączników, między innymi zaświadczeń o niezaleganiu wobec ZUS i Urzędu Skarbowego. Wykaz dokumentów w wielu bankach jest podobny. Różnice mogą pojawiać się w kwestiach dotyczących między innymi: * wyliczania zdolności kredytowej, * wykazie branż wykluczonych lub podwyższonego ryzyka, * długości procesu kredytowego (czasu, jaki upłynie od momentu złożenia kompletu dokumentów w dniu podpisania wniosku, do momentu uzyskania decyzji, aż do dnia podpisania umowy kredytowej), * minimalnego wymaganego okresu prowadzenia działalności, * inne. Autorka jest specjalistą ds. sprzedaży produktów bankowych w BUSINESS HOUSE Twoje rozwiązania finansowe Reklama

3 18 PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY RAPORT 4 10 września 2015 r. BIZNES Leasing floty najlepszy sposób na optymalizację kosztów w firmie Choć na rynku finansowym nie brakuje produktów służących optymalizacji kosztów, leasing pozostaje wciąż jedną z najbardziej przystępnych form finansowania. Sprawdza się przede wszystkim w firmach posiadających flotę samochodową lub tabor samochodowy. Za pomocą tego produktu zakłady transportowe, handlowe, kurierskie, jak również i produkcyjne, mogą stosunkowo niewielkim nakładem finansowym pozyskiwać środki transportu, jak również powiększać park maszynowy. W konsekwencji przekłada się to na zwiększenie obrotów, a co za tym idzie dochodów w biznesie. Radosław Dominiak Obecnie możliwe jest leasingowanie praktycznie wszystkiego od samochodów osobowych, dostawczych, ciężarowych, ciągników siodłowych, naczep, maszyn budowlanych, koparek, spychaczy, dźwigów, żurawi, wózków widłowych, maszyn rolniczych aż po piece piekarskie, urządzenia medyczne, kosmetyczne, serwery, oprogramowanie czy też nieruchomości. Zwiększyć potencjał Wykorzystując produkt leasingowy przedsiębiorstwa, zarówno te małe, jak i średnie, mogą znacznie zwiększyć swój potencjał, angażując przy tym stosunkowo niewielkie nakłady pieniężne. Dla przykładu, jeśli firma potrzebuje nowego pojazdu, a w chwili obecnej nie dysponuje wolnymi środkami lub posiadaną sumę chce przeznaczyć na inny cel, może wynegocjować taką wysokość wpłaty początkowej, która nie obciąży zbytnio budżetu. Z kolei wysokość kolejnych rat idealnie wypełni lukę w kosztach uzyskania przychodu. Dlaczego leasing jest korzystnym rozwiązaniem również dla sektora MSP? Z uwagi na fakt, że firma leasingowa przez cały okres trwania umowy (dot. leasingu operacyjnego) jest właścicielem sprzętu, nie wymaga od leasingobiorcy dodatkowych zabezpieczeń, w związku z czym leasingobiorca ma do spełnienia mniej formalności i decyzję kredytową może uzyskać nawet w 15 minut. Radosław Kuczyński Leasing jest instrumentem finansowym wspierającym działalność mikro, małych i średnich przedsiębiorstw (MMŚP) jednego z najważniejszych segmentów polskiej gospodarki rynkowej. Firmy z tej grupy tworzą bowiem Na korzyśc leasingu Porównując leasing chociażby z kredytem, można zauważyć wiele aspektów przeważających na korzyść tytułowego produktu. Przede wszystkim, leasing jest na pewno dużo bardziej dostępną formą finansowania, tak środków ruchomych, jak i trwałych. Niewiele jest bowiem sytuacji, w których początkująca firma, dostanie kredyt na start o wartości tys. Owszem, jest to możliwe w przypadku, gdy do dyspozycji jest odpowiednie zabezpieczenie, np. w postaci nieruchomości, bądź wtedy, gdy nowy biznes jest kontynuacją wcześniejszej pracy na etacie i można to udokumentować. W tym samym przypadku, jeśli firma stara się o leasing na samochód dostawczy, będący głównym narzędziem pracy (np. handel obwoźny), uzyska finansowanie dużo szybciej i łatwiej. Oczywiście, będzie musiała spełnić pewne warunki, jednak w zależności od rodzaju leasingu i wysokości kwoty, procedura może zostać sfinalizowana nawet w ciągu 2-5 dni roboczych. 2/3 PKB wytwarzanego przez sektor przedsiębiorstw i zatrudniają 60 proc. osób pracujących w tym sektorze. Polscy przedsiębiorcy sięgają po leasing, ponieważ jest to najprostsze i najszybsze źródło finansowania inwestycji. Dlaczego firmy sięgają po leasing? Z badania Konfederacji Lewiatan Sektor MŚP w Polsce wynika, że 42,5 proc. wszystkich badanych i 72,15 proc. korzystających z leasingu twierdzi, że leasing jest bezpieczniejszą niż kredyt formą finansowania. Z tego samego badania wynika, że respondenci korzystający z leasingu twierdzą, że leasing jest bardziej elastycznym instrumentem niż kredyt (71,9 proc.), a firmy leasingowe są bardziej przyjazne od banków (65,5 proc.). Leasing to prostsze procedury i szybkie decyzje kredytowe Z uwagi na fakt, że firma leasingowa przez cały okres trwania umowy (dot. leasingu Szerokie spectrum zastosowania Inny przykład stanowi sytuacja, w której przedsiębiorstwo posiada już flotę samochodową, ale aktualnie potrzebuje gotówki do utrzymania płynności finansowej (zakup towaru, opłacenie pracownika czy inne wydatki). Wówczas może posiłkować się leasingiem zwrotnym, gdzie procentowa wartość samochodu, czy innego środka zostaje przelana na konto zazwyczaj w wysokości proc. wartości. Ostatecznie firma zyskuje kapitał, płaci raty leasingowe, stanowiące comiesięczne, stałe koszty oraz, w pewnych okolicznościach, ma jeszcze całość lub część podatku VAT do odliczenia. Leasing to produkt o szerokim spectrum zastosowania. Wybierając spośród jego różnych form, można dostosować go ściśle do potrzeb klienta, zapewniając nie tylko niezbędne środki, lecz także zoptymalizować koszty w firmie. Rozważając skorzystanie z zewnętrznych form operacyjnego) jest właścicielem sprzętu, nie wymaga od leasingobiorcy dodatkowych zabezpieczeń, w związku z czym leasingobiorca ma do spełnienia mniej formalności i decyzję kredytową może uzyskać nawet w 15 minut. Takie warunki pozyskania finansowania są w przypadku mikro, małych i średnich firm niezwykle istotne. Należy bowiem pamiętać, że zainteresowanie mikro, małych i średnich przedsiębiorstw leasingiem, i generalnie zewnętrznym finansowaniem inwestycji, jest wyraźnie powiązane z koniunkturą gospodarczą. To właśnie małe i średnie firmy w pierwszej kolejności odczuwają skutki spowolnienia gospodarczego, i to one jako pierwsze zaczynają inwestować, gdy sytuacja rynkowa zaczyna się poprawiać. finansowania, warto mieć na względzie korzyści płynące z opisywanego produktu. Do najważniejszych z nich należą: większa dostępność leasingu niż kredytu, ze względu na uproszczone procedury i zabezpieczenie w postaci przedmiotu leasingu, bardzo szybka procedura uzyskiwania leasingu, lepsza płynność finansowa firmy, ponieważ nie są wykorzystywane zasoby pieniężne w całości na pozyskanie floty, korzyści podatkowe wynikające z możliwości wliczenia rat leasingowych w koszt uzyskania przychodu (dotyczy również podatku VAT, który jest rozliczany adekwatnie do przedmiotu leasingu, nawet do 100 proc.), zwiększenie bezpieczeństwa handlowego dla leasingobiorcy (przedmiot leasingu jest dokładnie weryfikowany przez leasingodawcę), amortyzacja w zależności od rodzaju leasingu (operacyjny bądź finansowy) może być po stronie leasingodawcy lub leasingobiorcy. Jedna i druga sytuacja przynoszą odpowiednie korzyści, w zależności od tego, co konkretny przedsiębiorca chce uzyskać, bardzo korzystne pakiety ubezpieczenia, które z jednej strony chronią leasingobiorcę, który kupując za gotówkę, również musiałby ubezpieczyć środek transportu, z drugiej chronią leasingodawcę, który czując się bezpiecznie, może obniżyć koszty dla leasingobiorcy. Osobiście jestem zwolennikiem leasingu i uważam, że jest to dobry produkt, umożliwiający rozwój nowym firmom typu start up, jak również przedsiębiorstwom istniejącym na rynku od wielu lat. Mam nadzieję, że ten artykuł w pewnym stopniu przybliżył tematykę tej formy finansowania. Dedykuję go przede wszystkim tym, którzy do tej pory wahali się nad jego słusznością. Mam nadzieję, że po przeczytaniu moich rozważań, zdecydują się przetestować leasing w swojej firmie. Autor jest niezależnym doradcą finansowym i właścicielem portalu prywatnydoradca.pl Dzięki leasingowi przedsiębiorcy w momencie poprawy koniunktury mogą szybko, bez konieczności angażowania własnego kapitału, wejść w posiadanie środka trwałego, by efektywnie konkurować na rynku. Co więcej, dzięki oferowanym przez firmy leasingowe rozwiązaniom elastycznego harmonogramu spłat przedsiębiorca może dostosować wysokość rat leasingowych do bieżących wpływów firmy, tak aby wszystkie zobowiązania wynikające z umowy pokrywać z bieżących przychodów. Warto również dodać, że w przypadku leasingu operacyjnego podatek VAT płacony jest wraz z ratami leasingowymi. Leasing umożliwia też przedsiębiorcy skorzystanie z tzw. tarczy podatkowej, ponieważ raty leasingowe stanowią dla przedsiębiorcy koszt uzyskania przychodu. Reasumując można powiedzieć, że leasing jest przyjaznym i bezpiecznym instrumentem finansowym, który docenia coraz większa rzesza polskich przedsiębiorców. Autor jest prezesem zarządu EFL

4 BIZNES RAPORT PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY Kredyt, leasing czy faktoring trudno wprost porównywać września 2015 r. Kredyt i leasing to usługi, które dostarczają zupełnie innych rozwiązań niż faktoring. O ile najczęściej na rynku spotykamy porównywanie faktoringu do kredytu, zwłaszcza w obszarze porównania kosztów, o tyle porównanie z samym leasingiem spotkać można rzadko. Iweta Ziaja Faktoring to usługa wielowymiarowa, dlatego spojrzenie na nią tylko przez pryzmat kosztów sprowadza ją wyłącznie do wymiaru dostarczenia kapitału obrotowego. Takie podejście często dominuje wśród przedsiębiorców, którzy nigdy nie mieli z nią do czynienia lub ich poszukiwania koncentrują się tylko na pozyskaniu kolejnego źródła kapitału. Faktoring tymczasem dostarcza kilku bardzo użytecznych rozwiązań w wielu obszarach. Przedsiębiorca otrzymuje możliwość profesjonalnej weryfikacji kondycji i wiarygodności swoich kontrahentów, zwłaszcza tych nowych, możliwość przejęcia ryzyka niewypłacalności odbiorcy, monitorowania płatności, czy windykację należności wymagalnych. Mając tak szeroki zakres usług świadczonych przez firmę faktoringową, wcześniejsze porównanie cen faktoringu do kredytu jest niezasadne. Faktoring będzie tańszy Jeśli bowiem przedsiębiorca do kosztów kredytu doliczy koszt utrzymania osoby lub kilku osób, w zależności od pracochłonności biznesu jaki prowadzi, zajmujących się monitorowaniem należności, koszt zakupu odpowiedniego oprogramowania, koszt związany z obsługą i przejęciem ryzyka, jaki trzeba ponieść we współpracy z ubezpieczycielem prowizje roczne oraz te związane z ubezpieczanym obrotem oraz nadawaniem limitów kredytowych, koszty weryfikacji kontrahentów czyli koszty współpracy z profesjonalną wywiadownią gospodarczą oraz koszty dostępów do kilku ogólnopolskich baz dłużników, wtedy może się okazać, iż outsourcing tych czynności i powierzenie ich firmie faktoringowej będzie o wiele tańsze. Do tego obsługa tych wszystkich obszarów, jakże ważnych w codziennym prowadzeniu biznesu jest praco i czasochłonna, i najczęściej nie pozwala skupić się przedsiębiorcy na jego podstawowej działalności. Kiedy pojawią się problemy Przedsiębiorcy o korzyściach płynących z usług dodatkowych, które są niejako zaszyte w funkcjonowanie usługi faktoringowej, najczęściej przekonują się dopiero wtedy, kiedy Faktoring tymczasem dostarcza kilku bardzo użytecznych rozwiązań w wielu obszarach. Przedsiębiorca otrzymuje możliwość profesjonalnej weryfikacji kondycji i wiarygodności swoich kontrahentów, zwłaszcza tych nowych, możliwość przejęcia ryzyka niewypłacalności odbiorcy, monitorowania płatności, czy windykację należności wymagalnych. pojawią się problemy. Aby nie być gołosłowną podam przykład, który szczególnie utkwił mi w pamięci. Jednemu z naszych klientów odbiorca nagle zareklamował sporą partię towaru. Reklamacja faktycznie była zasadna. Gdyby nie usługa faktoringowa, to na klienta spadłby cały ciężar nieuregulowanej faktury w dniu jej wymagalności. Nierozliczona płatność została zamieniona na swego rodzaju pożyczkę, której spłata została rozłożona na raty i potrącana z kaucji zatrzymywanych do tej pory przez Pragma Faktoring. Dzięki transparentnej współpracy klienta oraz jego odbiorcy z faktorem, nie odczuł on dotkliwego zmniejszenia się kapitału obrotowego. Pragma Faktoring biorąc na siebie spłatę w ratach nierozliczonej faktury, umożliwiła płynne prowadzenie biznesu przedsiębiorcy. Kredyt, leasing czy faktoring to produkty spełniające różne funkcje, dlatego trudno je wprost porównywać. Kosztowo najtańszy wydawać się może kredyt, natomiast nie posiada on tak szerokiego wachlarza usług dodatkowych, jaki oferuje faktoring. Jest on często również mniej dostępny ze względu na dość wygórowane przez banki kryteria oceny zdolności kredytowej. Autorka jest marketing menedżerem w Grupie Kapitałowej Pragma Inkaso SA Reklama Od 20 lat wspieramy polski biznes. Wszystkie marki samochodów w zasięgu ręki. LEASING WYNAJEM DŁUGOTERMINOWY ZARZĄDZANIE FLOTĄ Prime Car Management S.A.

5 20 PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY RAPORT 4 10 września 2015 r. BIZNES Co robić, gdy nasz kontrahent nie płaci na czas? Nieoceniona na etapie prewencyjnym może być także współpraca z licencjonowanymi detektywami, mającymi uprawnienia do zbierania danych wrażliwych oraz ich przetwarzania bez zgody osób, których one dotyczą. Dzięki szerszym niż wywiadownie gospodarcze możliwościom, agencje detektywistyczne mają dostęp do informacji pozwalających na określenie, czy z pozoru dobrze prezentująca się firma, nie ukrywa istotnych informacji mających negatywny wpływ na jej kondycję finansową. Krzysztof Różycki Największym zagrożeniem dla każdego przedsiębiorstwa niezależnie od jego wielkości, branży, w której działa, czy doświadczenia biznesowego jest utrata płynności finansowej. Jeśli z przyczyn od nas niezależnych, takich jak niewypłacalność naszego kontrahenta, doszło do takiej sytuacji, doraźną pomoc może przynieść faktoring, forfaiting w przypadku wymiany międzynarodowej lub dyskonto faktur (odsprzedaż należności z odroczonym terminem płatności). Są to jednak rozwiązania, które nie gwarantują, że podobna sytuacja się nie powtórzy. Nie ma w nich bowiem elementu edukacji, który jest niezbędny, aby nasz nierzetelny kontrahent w przyszłości regulował swoje zobowiązania w terminie. Najważniejsza jest profilaktyka Najlepszym rozwiązaniem, które pozwala uchronić firmę przed zatorami płatniczymi w dłuższej perspektywie czasowej, jest profilaktyka. Stosowanie działań prewencyjnych jest bardzo istotnym elementem zarządzania ryzykiem. Pozwalają one uchronić firmę przed nieuczciwym kontrahentem i zapobiegać powstawaniu zaległości wobec innych partnerów biznesowych. Decyzja o outsourcingu działań z zakresu zarządzania wierzytelnościami powinna być poprzedzona analizą naszych potrzeb biznesowych. Jeśli oczekujemy wsparcia zarówno w obszarze działań prewencyjnych, windykacyjnych, jak i prawnych, powinniśmy rozważyć współpracę z grupą Kamilia Grabowska Przy zawieraniu umowy warto jest skoncentrować się na kilku istotnych aspektach, których właściwe uzgodnienie pozwala na pełne wykorzystanie zalet płynących z outsourcingu. Identyfikacja i weryfikacja dostawcy usług Obok sprawdzenia prawidłowość danych wykonawcy, warto zwrócić uwagę, czy osoby wymienione w umowie jako upoważnione do skupiającą podmioty świadczące te usługi w ramach jednej struktury. Rozwiązanie to pozwoli nam zaoszczędzić czas i pieniądze, ale przede wszystkim zapewni kompleksową obsługę procesu zarządzania wierzytelnościami. Prewencja co to dokładnie oznacza? Do działań prewencyjnych podejmowanych przez firmy, które chcą zabezpieczyć się przed nieuczciwymi lub po prostu niewypłacalnymi partnerami, zaliczyć należy monitoring płatności, wywiad gospodarczy, a także działania monitujące i ostrzegające kontrahentów, typu pieczęć prewencyjna. reprezentacji, zostały ujawnione w rejestrze przedsiębiorców lub posiadają ważne pełnomocnictwa. Wielu klientów na etapie wyboru dostawcy przeprowadza jego wnikliwą weryfikację, sprawdzając stan zatrudnienia oraz referencje dostawcy. Zakres usług Jest to jedna z kluczowych części umowy, w której powinny zostać wymienione czynności wchodzące w zakres standardowej obsługi. Wiele firm outsourcingowych posługuje się Ogólnymi Warunkami Umów, co zapewnia standaryzację zakresu oraz modelu świadczonej usługi. Z punktu widzenia klienta warto wskazać w umowie zasady odpłatności za czynności wykraczające poza standardowy zakres obsługi. Zasady współpracy Aby współpraca przebiegała płynnie i usługa realizowana była terminowo, należy ustalić kanały komunikacyjne oraz harmonogram i format dostarczanych danych po stronie klienta oraz terminy realizacji czynności po stronie dostawcy. Zachowanie poufności i bezpieczeństwa przetwarzanych danych Te postanowienia umowy zabezpieczają klienta przed nieuprawnionym dostępem oraz wykorzystywaniem informacji o kluczowym znaczeniu dla firmy. Dzięki ich odpowiedniemu sformułowaniu, klient uzyskuje gwarancję należytego zabezpieczenia poufnych danych. Odpowiedzialność dostawcy Obok odpowiedzialności odszkodowawczej na zasadach ogólnych przewidzianych W ramach monitoringu należności, firma zarządzająca należnościami prowadzi stały nadzór nad płatnościami faktur wystawionych przez klientów. W ramach prewencji oferuje także klientowi ocenę wiarygodności partnera biznesowego, sprawdzając jego historię zalegania z płatnościami w innych firmach. Firmy zarządzające wierzytelnościami posiadają bowiem bazy z informacjami o nierzetelnych płatnikach, z którymi zetknęły się w toku postępowań. Nieoceniona na etapie prewencyjnym może być także współpraca z licencjonowanymi detektywami, mającymi uprawnienia do zbierania danych wrażliwych oraz ich przetwarzania bez zgody osób, których one dotyczą. Dzięki szerszym niż wywiadownie gospodarcze możliwościom, agencje detektywistyczne mają dostęp do informacji pozwalających na określenie, czy z pozoru dobrze prezentująca się firma, nie ukrywa istotnych informacji mających negatywny wpływ na jej kondycję finansową. Stosowane instrumenty jak np. wywiad, także środowiskowy, umożliwiają ustalenie majątku firmy, a także jego pokrycia, powiązań z innymi podmiotami polskimi i zagranicznymi, czy też stopnia wywiązywania się z dotychczasowych zobowiązań kredytowych i wobec kontrahentów. Jak działać, jeśli na prewencję jest już za późno? Jeśli działania prewencyjne i monitorujące okażą się niewystarczające, kolejnym etapem działalności firm zarządzających wierzytelnościami jest odzyskiwanie wierzytelności. Działania te dzielimy na windykację polubowną i sądową. Etap polubowny polega na odzyskaniu wymaganej kwoty w jak najkrótszym czasie przy udziale wyspecjalizowanych negocjatorów telefonicznych i terenowych. Gdy podmiot posiadający zobowiązanie dłużne odmawia jednak współpracy polubownej, sprawę przejmuje kancelaria prawna, kontynuująca proces odzyskiwania należności na etapie sądowym i egzekucyjnym. Kancelaria prawna działająca w strukturach firmy zarządzającej należnościami, prowadząc obsługę wierzytelności, udziela kompleksowego doradztwa prawnego. W ramach swojego wsparcia oferuje szereg usług takich jak: analiza dokumentacji, w posiadaniu której jest klient, zawieranie ugód sądowych i pozasądowych, ustanawianie dodatkowych zabezpieczeń wierzytelności, analiza sytuacji majątkowej osoby zadłużonej i szans na skuteczną egzekucję, wybór komornika sądowego, który w ocenie kancelarii najlepiej zrealizuje daną sprawę. Jak głosi znane przysłowie: Lepiej zapobiegać, niż leczyć. Ta zasada odnosi się także do finansów przedsiębiorstwa, dlatego lepiej wykorzystać wszelkie możliwe sposoby, które uchronią nas przed utratą płynności finansowej, niż szukać pomocy, gdy mamy już problemy z wypłacalnością. Zarządzanie wierzytelnościami to proces złożony i długotrwały, jednak dobrze zaplanowany i odpowiednio przeprowadzony może być w blisko 100 proc. skuteczny. Autor jest dyrektorem operacyjnym Grupy Casus Finanse Kluczowe postanowienia umowy z firmą outsourcingową Model realizacji funkcji księgowych i kadrowo-płacowych w ramach outsourcingu cieszy się rosnącą popularnością wśród przedsiębiorców. Powierzenie tych zadań podmiotom w nich wyspecjalizowanym pozwala na optymalizację kosztów bieżącej działalności. Większość ryzyk związanych z outsourcingiem udaje się wyeliminować na etapie negocjowania umowy. w Kodeksie Cywilnym lub zastrzeżeniu kary umownej, warto uzyskać od dostawcy usługi informacje na temat posiadanego przez niego ubezpieczenia z tytułu odpowiedzialności cywilnej i wysokości sumy ubezpieczenia. Wynagrodzenie dostawcy W umowie powinny znaleźć się postanowienia wskazujące na sposób kalkulacji wynagrodzenia, formę i terminy płatności oraz przesłanki jego zmiany. Czas obowiązywania umowy Klient firmy outsourcingowej powinien zadbać o zawarcie w umowie postanowień przewidujących termin wypowiedzenia oraz zagwarantowanie, iż dostawca przekaże klientowi dokumenty w odpowiednim terminie od rozwiązania umowy. Autorka jest Dyrektorem działu organizacyjno-prawnego w Vattax

6 BIZNES RAPORT PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY Zoptymalizować wydatki września 2015 r. Wszystkie organizacje mają ambicję, by odnieść sukces i utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku. Przedsiębiorstwa, którym się to udało, dysponują sprawnie funkcjonującym działem rachunkowości zarządczej. Jestem przekonany, że odpowiedzialne zarządzanie finansami spółki to nie tylko analiza tabel przychodów i kosztów, lecz także spojrzenie na to, w jakim środowiskowym, legislacyjnym i ekonomicznym kontekście ona funkcjonuje. Jakub Bejnarowicz Odpowiedzialne zarządzanie finansami w przedsiębiorstwie jest wypadkową kilku działań wewnątrz konkretnej organizacji. Przy optymalizacji wydatków biznesowych organizacji, niezwykle istotne jest dokonanie szczegółowej analizy działań, operacji i zachodzących w niej procesów nie tylko w kontekście ich usprawnienia, lecz także ich zasadności i rzeczywistego wpływu na sukces oraz wartość przedsiębiorstwa w krótkim i długim okresie. Polega to na oddzieleniu działań generujących koszty i przynoszących niewielkie korzyści od tych kluczowych, stanowiących koło zamachowe dla konkretnego modelu biznesowego. Po takiej analizie możemy określić priorytetowe procesy oraz działania zachodzące w organizacji i przystąpić do ich racjonalizacji. sie rzeczywistym, co zwiększy jej elastyczność i umożliwi szybką reakcję zarządu. Wszystko to stanie się możliwe dzięki sprawnej komunikacji, która jest ważnym, a często niedocenianym, czynnikiem wpływającym na procesy zarządzania. towej organizacji. Szczególnie, gdy w grę wchodzi sytuacja instytucji bankowych czy ubezpieczeniowych. Ale warto wspomnieć też chociażby o agencjach turystycznych, które okazują się niewypłacalne w momencie, kiedy większość ich klientów przebywa Decyzje poza zarządem Warto też wspomnieć, że podejmowanie decyzji ekonomicznych od dawna nie leży już tylko w gestii wąskiego grona zarządu. Nacisk należy stawiać przede wszystkim na współpracę decydentów ze specjalistami do spraw rachunkowości zarządczej, którzy, po pierwsze, ocenią kondycję spółki, biorąc pod uwagę cały szereg czynników, a po drugie, przedstawią prognozę jej rozwoju. Mądry zarząd będzie stawiał sobie realistyczne cele finansowe. To świetny grunt pod współpracę z ekspertami, którzy potrafią ocenić nie tylko finansowe, ale i pozafinansowe czynniki wpływające na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Dobrze przygotowana kadra, kierująca się w swoich działaniach przejrzystymi, uznanymi w branży rachunkowości zarządczej standardami, posiadająca sprawnie funkcjonujący system zarządzania efektywnością daje gwarancję stabilizacji finansowej organizacji. Kompetencje specjalistów do spraw rachunkowości zarządczej i ich zdolności interpretacyjne pozwalają na wyselekcjonowanie tych informacji, które będą z punktu widzenia przedsiębiorstwa najistotniejsze. To ważne, ponieważ, jak wskazują badania, przeciętny konsument musi podjąć dziennie średnio 70 decyzji, a nadmiar informacji jest uznawany przez dyrektorów finansowych za znaczące utrudnienie w procesach decyzyjnych. Przewidzieć wynik spółki Dzięki implementacji takiego systemu działania możemy przewidzieć nie tylko krótkoterminowe wyniki spółki, lecz także te osiągane w średniej i dłuższej perspektywie czasowej. Jeżeli jednak sytuacja na rynku się zmieni, wiedza uzyskana w procesie planowania pozwoli na szybkie wprowadzenie zmian, dzięki czemu zminimalizujemy ryzyko wpływu niekorzystnych czynników zewnętrznych. Spółka i jej działania będą wówczas zarządzane w cza- Czynniki pozafinansowe Mówiąc z kolei o czynnikach pozafinansowych mam na myśli konkretny kontekst środowiskowy i legislacyjny, w jakim funkcjonuje konkretna organizacja. Dla przykładu, kondycja finansowa firmy jest już coraz rzadziej kwestią wewnątrzorganizacyjną. Szczególnie po kryzysie, którego doświadczyliśmy w 2008 roku, a który wywołał wzmagającą się potrzebę prowadzenia odpowiedzialnego i, co ważne, stawiającego na wysokie standardy etyczne biznesu. Społeczeństwo, a więc istotna grupa interesariuszy, coraz częściej oczekuje przejrzystości budże- na zagranicznych wakacjach. Wszystkie organizacje mają ambicję, by odnieść sukces i utrzymać konkurencyjną pozycję na rynku. Przedsiębiorstwa, którym się to udało, dysponują sprawnie funkcjonującym działem rachunkowości zarządczej. Jestem przekonany, że odpowiedzialne zarządzanie finansami spółki to nie tylko analiza tabel przychodów i kosztów, ale także spojrzenie na to, w jakim środowiskowym, legislacyjnym i ekonomicznym kontekście ona funkcjonuje. Autor jest szefem CIMA w Europie Środkowo-Wschodniej Środki niełatwe do wykorzystania Reklama Iwo Dominik Żochowski Przy dużej konkurencji o pozyskanie funduszy, dofinansowanie otrzymują najlepsze projekty, wpisujące się w cele poszczególnych programów operacyjnych. Fundusze strukturalne, nazywane często środkami unijnymi były i są obecnie jednym ze źródeł stymulujących rozwój przedsiębiorczości w Polsce. Wbrew pozorom, nie są to środki łatwe do wykorzystania. Już sam proces wnioskowania o nie, nastręcza wiele problemów. Poprawne przygotowanie dokumentacji zajmuje dużo czasu i jest bardzo dokładnie weryfikowane, zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym, przez instytucje zarządzające funduszami, co często prowadzi do konieczności poprawy i uzupełnienia wniosku oraz załączników lub nawet odrzuceniem dokumentacji. Dodatkowo na wnioskodawcę nakłada się liczne wymogi. Wnioskująca firma musi znajdować się w dobrym położeniu finansowym, nie może mieć zaległości wobec Urzędu Skarbowego ani Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Firma też nie może być w stanie upadłości lub likwidacji, a właściciele nie mogą mieć konfliktu z prawem. Bardzo wnikliwie badane są również inne, potencjalne oddziaływania projektu, np.: wpływ na środowisko naturalne, wyrównywanie szans kobiet i mężczyzn na rynku pracy, wpływ na zatrudnienie, poziom innowacyjności i powiązania z innymi projektami. Przy dużej konkurencji o pozyskanie funduszy, dofinansowanie otrzymują najlepsze projekty wpisujące się w cele poszczególnych programów operacyjnych. Autor jest prezesem zarządu Engave Z nami osiągasz więcej Zakres naszych usług: Outsourcing kadrowo-płacowy Obsługa księgowa Outsourcing personelu Doradztwo podatkowe i prawne Usługi rekrutacyjne

7 22 PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY RAPORT 4 10 września 2015 r. BIZNES Dynamiczna modyfikacja i dostosowanie przebiegu realizacji procesów Korzystanie z outsourcingu procesów biznesowych pozwala dynamicznie modyfikować i dostosowywać przebieg realizacji procesów. Nie występują tu, na przykład, standardowe problemy zarządcze związane z oporem przeciwko wprowadzanym zmianom w organizacji, czy bezwładem organizacyjnodecyzyjnym w kontekście wprowadzanych zmian. Procesy przekazane do realizacji na zewnątrz są kompleksowo zdefiniowane, mają swoich właścicieli w organizacji, przez co łatwiej je dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych. Beata Dutkalska Proces outsourcingu stopniowo obejmuje swoim zasięgiem coraz więcej obszarów w organizacjach. Przedsiębiorstwa decydują się na nowe rozwiązania w tym zakresie, upatrując w nich nie tylko redukcji kosztów, lecz także zapewnienia nowych zasobów i innowacyjnych kompetencji. Warto zwrócić tutaj uwagę na outsourcing procesów biznesowych (Business Process Outsourcing), który od kilku lat zyskuje na znaczeniu jako ważny instrument outsourcingowy mający na celu poprawę funkcjonowania całej organizacji. BPO polega na wydzieleniu procesów o charakterze usługowym i zleceniu ich wykonywania niezależnemu, wyspecjalizowanemu dostawcy. Optymalizacja wydatków służbowych W 2015 r. wydatki służbowe sięgną niemal 1,2 bln dolarów, co oznacza wzrost o 6,9 proc. w porównaniu z rokiem 2014 wynika z badania The Global Business Travel Association. Generowane koszty dotyczą nie tylko floty samochodowej, opłat drogowych, biletów, hoteli, lecz także kosztów reprezentacyjnych czy naliczanych diet. Głównie procesy back office Branża usług wspólnych rozwija się w Polsce bardzo dynamicznie jesteśmy wiodącym pracodawcą w sektorze BPO w całej Europie, globalnie plasując się na trzecim miejscu. Centra outsourcingu działające w Polsce specjalizują, się, przede wszystkim, w księgowości, IT oraz obsłudze klienta, a swoje usługi świadczą m.in. dla światowej klasy gigantów tj. Google, Samsung, Bayer, Intel czy IBM. Outsourcingowi podlegają najczęściej procesy back office, które ze względu na swój charakter, angażują w każdej firmie dużą liczbę zasobów ludzkich i sprzętowych. Dzięki rozwiązaniom outsourcingowym zasoby te można uwolnić i skierować do realizacji innych kluczowych działań. Wszystko to sprawia, że przy prawidłowej identyfikacji procesów i powierzeniu ich realizacji firmie zewnętrznej na odpowiednio zdefiniowanych zasadach współpracy jako szybko osiągalne korzyści pojawią się obniżenie kosztów działalności operacyjnej, zwiększenie bezpieczeństwa oraz szybkości i jakości realizowanych procesów. Zdefiniować i zoptymalizować Już sama decyzja o podjęciu współpracy z centrum usług outsourcingowych wymusza na organizacji przegląd samodzielnie do tej pory realizowanych czynności wraz z ich ponownym zdefiniowaniem i optymalizacją. Firma outsourcingowa, obiektywnie analizując procesy realizowane u klienta, jest w stanie szybko zidentyfikować nieefektywne obszary oraz zaproponować możliwe usprawnienia. W fazie projektowania tego rodzaju usług prowadzone Izabela Supeł Nie bez znaczenia pozostają również koszty operacyjne związane z rozliczeniami, tj. konieczność utrzymywania kas, obieg papierowej dokumentacji, ręczne naliczanie diet, utrzymywanie narzędzi wspierających proces wydatków służbowych. W Polsce statystyki nie wyglądają lepiej. Badania Amadeus Polska informują, że ponad 11 proc. firm w Polsce wydaje na podróże ponad 1 mln zł. Są i takie przedsiębiorstwa, w których budżety sięgają nawet 100 mln zł. Trwamy w epoce papieru W Polsce wysokie nakłady na podróże służbowe potęguje forma ich rozliczania. Większość z nich odbywa się na papierze, mimo że mamy XXI wiek (m.in. 77 proc. autoryzacji delegacji, 82 proc. akceptacji wypłaty zaliczki, 77 proc. rozliczeń wydatków) wynika z badań firmy badawczej Nielsen na zlecenie Edenred. Najczęściej stosowany do rozliczeń jest Excel. Blisko 80 proc. firm stosuje zaliczki gotówkowe lub pracownicy angażują własne środki na wydatki służbowe. W konsekwencji proces rozliczania wydatków jest długi, uciążliwy i kosztowny. A można to w łatwy sposób zmienić. Jak? Korzystając z systemu kompleksowej obsługi wydatków służbowych Spendeo by Edenred. są szerokie konsultacje z przedstawicielami klienta celem stworzenia optymalnego, skrojonego na miarę rozwiązania, gwarantującego możliwie najwyższy poziom skuteczności usługi oraz jej bezpieczeństwa. Doświadczenie dostawcy, który wielokrotnie realizował podobne operacje, posiada niezbędne zasoby i know-how są tu kluczowe. Generując oszczędności Niezaprzeczalnym atutem BPO jest obniżenie kosztów realizowanych procesów. Skala i struktura oszczędności jest płynna i zależy w dużym stopniu od rodzaju projektu. Podczas negocjacji tego typu kontraktów często pada pytanie: Jakim cudem możecie robić to taniej, jednocześnie zachowując jakość realizowanych procesów?. Odpowiedź jest prosta dla firmy świadczącej usługi outsourcingowe podstawową działalnością jest właśnie ten konkretny obszar. Wobec tego posiada doświadczenie, know-how oraz korzysta z efektu skali, generując oszczędności w zakresie optymalnego zagospodarowania posiadanych zasobów ludzkich i sprzętowych. Agresywnie zarządzać kosztami Faktem jest, iż każda firma świadcząca usługi outsourcingowe musi agresywnie zarządzać Wygoda i funkcjonalność Spendeo by Edenred to proste narzędzie oparte o kartę przedpłaconą o zasięgu międzynarodowym, która wspierana jest przez platformę webową. Firmy przy pomocy jednego narzędzia usprawniają wiele procesów: redukują koszty operacyjne, minimalizują obieg papierowej dokumentacji. Spójna i przejrzysta informacja oraz bieżąca kontrola wydatków pozwalają zaoszczędzić konkretne kwoty. Korzyści zyskuje też pracownik, który skupia się na realizacji zadań bez angażowania prywatnych pieniędzy lub pobierania zaliczek. A za swoimi kosztami operacyjnymi, aby oferować swoim klientom tę samą jakość za niższą cenę. Przykładowo w zakresie outsourcingu zarządzania dokumentami lub obsługi IT firmy, będące zleceniodawcami takich usług w pewien sposób współdzielą przydzielone im zasoby ludzkie i sprzętowe. Tym samym klient nie musi ponosić kosztów związanych z budową, utrzymaniem, administrowaniem oraz zapewnieniem bezpieczeństwa fizycznego infrastruktury serwerowej. Pozwala to osiągnąć maksymalną efektywność zasobów, co z kolei przekłada się na wysokość kosztów ponoszonych przez usługodawcę. Wszystkie te czynniki pozwalają na zaoferowanie klientom atrakcyjnej ceny za usługi o wysokiej klasie. Dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań Warto również zauważyć, iż korzystanie z outsourcingu procesów biznesowych pozwala dynamicznie modyfikować i dostosowywać przebieg realizacji procesów. Nie występują tu, na przykład, standardowe problemy zarządcze związane z oporem przeciwko wprowadzanym zmianom w organizacji, czy bezwładem organizacyjno-decyzyjnym w kontekście wprowadzanych zmian. Procesy przekazane do realizacji na zewnątrz są kompleksowo zdefiniowane, mają swoich właścicieli w organizacji, przez co łatwiej je dostosowywać do zmieniających się uwarunkowań zewnętrznych i wewnętrznych. Outsourcing procesów biznesowych to uniwersalne rozwiązanie, skierowane do szerokiego spektrum firm bez względu na wielkość, etap rozwoju czy obszar działalności. Praktycznie każda organizacja może znaleźć model współpracy z dostawcą usług outsourcingowych gwarantujący jej podniesienie potencjału konkurencyjnego. Dlatego też rynek BPO w Polsce systematycznie się rozwija, a z jego usług korzysta coraz więcej podmiotów krajowych i zagranicznych. Autorka jest dyrektorem działu outsourcingu kompetencyjnego w Infinite IT Solutions pomocą aplikacji mobilnej może zarówno sprawdzić saldo karty, jak i dokonać rozliczeń wydatków. Karta Spendeo może być alternatywą dla innych kart: paliwowych, taksówkowych czy kredytowych. Kontrola i bezpieczeństwo W przeciwieństwie do kart kredytowych, przedpłaconą kartę Spendeo można przekazać każdemu pracownikowi, niezależnie od roli, jaką pełni w organizacji. Wszelkie transakcje dokonane kartą są automatycznie zapisywane na platformie i widoczne zarówno dla użytkowników kart, jak i menedżerów, czy administratorów. Funkcjonalność platformy pozwala też na dowolne zarządzanie środkami na kartach, oraz ustawianie różnego rodzaju limitów. Ponadto umożliwia wystawianie, akceptowanie oraz rozliczanie wniosków delegacyjnych, automatyzując naliczanie diet. Dane zawarte na platformie mogą być w łatwy sposób przetwarzane i wykorzystywane przy różnego rodzaju analizach zarządczych. Autorka jest dyrektorem marketingu w Edenred Polska

8 BIZNES RAPORT PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY Ryzykowny outsourcing Głównym powodem korzystania z firm outsourcingowych jest oddanie usług, które nie przynoszą wartości dodanej w działalności przedsiębiorstwa innemu podmiotowi. Jest to korzystne rozwiązanie również z punktu procesu zarządzania ryzykiem, ponieważ korzystając z outsourcingu dzielimy się poziomem ryzyka wbudowanego w daną usługę pomiędzy przedsiębiorstwo, a dostawcę usługi. Jakie są największe ryzyka związane z outsourcingiem? W jaki sposób możemy zabezpieczyć swoje przedsiębiorstwo przed negatywnymi skutkami ryzyk? Adriana Kuna-Redkiewicz To ty i twoja firma jesteście klientem. Masz prawo oczekiwać od dostawcy określonego poziomu dostarczanej usługi. To ty definiujesz oczekiwane parametry jakościowe i ilościowe wybranej usługi. W jaki sposób zapisać swoje wymagania? Najlepszym mechanizmem kontrolnym dla ryzyka związanego z niewłaściwym poziomem jakości usługi jest podpisanie z dostawcą umowy SLA (ang. Service Level Agreement), czyli umowy o gwarantowanym poziomie świadczenia usług, w której zapiszesz wszelkie wymagania dotyczące oczekiwanych parametrów usługi np. dostępność usługi, zakres usługi, czas przywrócenia usługi. Czas to pieniądz Jak mawiał Benjamin Franklin czas to pieniądz. W prowadzeniu biznesu nie wolno pozwolić sobie na opóźnienia w dostawach zamówionych produktów lub usług. Nieterminowa realizacja usług zleconych stronie zewnętrznej, również może spowodować opóźnienia realizacji twoich celów. Jak się zabezpieczyć? Umowa jest kluczowym wyznacznikiem porozumienia pomiędzy stronami. Warto zawrzeć w umowie zapisy dotyczące kar Coraz większe możliwości zakupu kilkuletniego, sprawdzonego i serwisowanego auta oferują firmy z branży CFM. Poza zwykłym leasingiem można już nabyć takie auto w formule Semi-FSL, czyli leasingu z usługami dodatkowymi (serwis, ubezpieczenie, zmiana opon itp.). Konrad Karpowicz Firmy z branży Car Fleet Management, poza bieżącą obsługą klientów w postaci leasingu, serwisu, ubezpieczenia, muszą także zarządzać autami po zakończonych kontraktach. Dotychczas najczęściej przyjętym modelem była ich sprzedaż hurtowa lub aukcje internetowe. Część firm zdecydowała się na sprzedaż aut po umowach wynajmu długoterminowego we własnym zakresie, budując własny kanał sprzedaży. Grupa Masterlease jest jednym z liderów takiego rozwiązania. Pierwszy punkt sprzedaży dla klientów detalicznych Master1 otworzyliśmy w Klaudynie pod i odpowiedzialności dostawcy za opóźnienia w realizacji zleconej usługi/zamówienia. Poufność Jednym z głównych atrybutów bezpieczeństwa informacji jest poufność. Powierzając wykonanie usług firmie outsourcingowej bardzo często przekazujemy również kluczowe dla twojego biznesu informacje. Najprostszym przykładem jest zlecanie wydruków dokumentów firmowych, raportów z realizacji projektów. Co zrobić, żeby osoby w punkcie wydruku nie podzieliły się twoimi informacjami z osobami niepowołanymi? Podpisz z firmą outsourcingową umowę o zachowaniu poufności (ang. Non-Disclosure Agreement NDA), która zastrzega Warszawą. To właśnie tam zaczęliśmy sprzedawać pokontraktowe, zweryfikowane samochody z pełną historią serwisową. W 2012 r. nasza sprzedaż sięgnęła 700 sztuk aut, kupionych przez końcowego odbiorcę. W miarę upływu czasu dodawaliśmy kolejne punkty sprzedaży. Doszedł punkt sprzedaży w Gdyni, Katowicach, Rzeszowie a także już w samej Warszawie (ul. Wilanowska). Łącznie w stałej ofercie posiadamy ponad 500 samochodów zróżnicowanych pod względem marek, modeli i wyposażenia. To dzięki temu systematycznie zwiększamy naszą sprzedaż. W 2013 r. wynosiła ona 900 samochodów, w 2014 r. było to już ponad 1 tys. aut. Już dziś wiemy, że zeszłoroczny wynik zostanie zdecydowanie poprawiony. Tylko w pierwszym półroczu tego roku sprzedaż detaliczna wyniosła aut. Obecnie sprzedaż samochodów pokontraktowych to coraz bardziej licząca się część biznesu Grupy Masterlease. Dzięki rozwojowi naszych placówek, stajemy się jednym z nielicznych podmiotów oferujących auta pokontraktowe praktycznie w całej Polsce. Korzyści dla kupującego Zakup samochodów pokontraktowych niesie ze sobą wiele korzyści dla kupującego. Kupuje bowiem auto z polskiego salonu, najczęściej po jednym użytkowniku. dalsze rozpowszechnianie informacji, określa odpowiedzialność stron i kary umowne za ujawnienie powierzonych informacji. Czynnik ludzki Jednym z najsłabszych ogniw w procesie zarządzania bezpieczeństwem organizacji jest czynnik ludzki. Czy zawsze jesteś pewien, że serwisant, którego wpuszczasz do Twojego biura jest osobą pracującą dla firmy outsourcingowej, z którą współpracujesz? Jako osoba zlecająca daną usługę masz prawo zawsze zweryfikować, jaki jest cel wizyty, jakie czynności będą podczas serwisu wykonywane, kto zlecił wykonanie prac. Pamiętaj również, żeby nie pozostawiać osób zewnętrznych bez nadzoru w pomieszczeniach kluczowych takich jak np. serwerownia. Działania prewencyjne są dużo tańszym rozwiązaniem, niż koszty naprawiania szkód wyrządzonych przez osoby nieupoważnione. Przeanalizuj ryzyka Przerwy w funkcjonowaniu twoich procesów mogą wywołać zakłócenia pracy, natomiast utrata ciągłości działania procesów może być września 2015 r. kosztowna. Zastanów się, czy zlecane na zewnątrz usługi wpływają w bezpośredni sposób na wykonywanie podstawowych zadań przedsiębiorstwa i w jakim stopniu firma jest od nich zależna. Warto zastanowić się, jakie mamy możliwości w przypadku niedostępności usług outsourcingowych. Przeanalizuj ryzyka związane z utratą ciągłości działania i stwórz dla danych scenariuszy plany ciągłości działania, które pomogą Ci powrócić do stanu normalnego. Usługa na odpowiednim poziomie Współpraca z firmami outsourcingowymi może być bezproblemowa i bardzo korzystna dla przedsiębiorstwa, jeżeli będziemy pamiętali o tym, że jako klient powinniśmy wymagać dostarczania usług na odpowiednim do naszych wymagań poziomie. W celu ograniczenia wpływu ryzyka na przedsiębiorstwo warto zastosować mechanizmy prewencyjne, które zmniejszą podatność naszego biznesu na zagrożenia. Niezależnie od stosowanych mechanizmów kontrolnych dla istotnych usług outsourcingowych zaleca się regularne przeprowadzanie audytów dostawców, które pomogą zidentyfikować wszelkie ryzyka związane z korzystaniem z usług danej firmy zewnętrznej oraz wyeliminować potencjalne zagrożenia. Wybór zaufanego dostawcy jest kluczem do sukcesu dla Twojego biznesu. Pięć największych ryzyk związanych z outsourcingiem: 1) Niewłaściwy poziom jakości usług 2) Nieterminowa realizacja zadań 3) Utrata poufności danych 4) Szkodliwe skutki działań dostawców 5) Zakłócenie ciągłości działania Autorka jest doradcą w firmie IMMUSEC Sp. z o.o. Usługi CFM także dla aut pokontraktowych Zakup samochodów pokontraktowych niesie ze sobą wiele korzyści dla kupującego. Kupuje bowiem auto z polskiego salonu, najczęściej po jednym użytkowniku. Najważniejsze jednak jest to, że klient ma możliwość zapoznania się dokładnie z całą historią samochodu od momentu opuszczenia salonu. Ma wgląd w kompletną historię serwisową i ubezpieczeniową Najważniejsze jednak jest to, że klient ma możliwość zapoznania się dokładnie z całą historią samochodu od momentu opuszczenia salonu. Ma wgląd w kompletną historię serwisową i ubezpieczeniową. Dzięki temu, że są zarządzane przez specjalistyczne firmy leasingowe, przechodzą obowiązkowe przeglądy i ewentualne naprawy w autoryzowanych stacjach obsługi. Wszelkie usterki, wizyty w serwisie, wymiany części są zapisywane w historii serwisowej pojazdu. Dajemy też 100 proc. gwarancję przebiegu pojazdu. Dodatkowo przygotowujemy każdy egzemplarz do sprzedaży, kierując go na przegląd i likwidując ewentualne wady i ubytki kosmetyczne. Nowością na rynku jest wprowadzony przez Grupę Masterlease leasing z serwisem dla aut pokontraktowych. Obecnie oferujemy taki produkt jako jedyni w Polsce. To szansa dla klientów na korzystanie z wymarzonego auta, którego nie byliby w stanie sfinansować jako nowego. Leasing z Serwisem to nowoczesny produkt dedykowany przedsiębiorcom. Proponujemy korzystną formę finansowania zakupu pojazdu, a w ramach raty zawieramy szereg udogodnień związanych z obsługą, serwisem i ewentualną likwidacją szkód. Klient może skorzystać z usług takich jak: ubezpieczenie i likwidacja szkód, 24 h opieka Centrum Technicznego (Assistance), koordynacja usług serwisowych, samochód zastępczy, zakup i wymiana opon, czy karty paliwowe. Ten produkt jest skierowany głównie dla przedsiębiorców, którzy chcą mieć stałe, w pełni przewidywalne koszty użytkowania swojej niewielkiej zazwyczaj floty i wolą skupić się na swoim core businessie, oddając zarzadzanie flotą w ręce fachowców. Autor jest dyrektorem handlowym, członkiem zarządu Grupy Masterlease

9 24 PORADNIK DLA PRZEDSIĘBIORCY RAPORT 4 10 września 2015 r. BIZNES O BEZPIECZEŃSTWIE DELEGOWANIA PRAC IT W Polsce po zdalnych konsultantów IT sięga lub planuje to zrobić w perspektywie 3 najbliższych lat, ponad 30 proc. przedsiębiorstw. Wśród nich znajdują się zarówno duże, jak i całkiem małe przedsiębiorstwa oraz instytucje. Wynika to bezpośrednio z możliwości optymalizacji wydatków na infrastrukturę informatyczną instytucji, dostępu do najnowocześniejszych technologii oraz najwyższej klasy specjalistów IT, bez konieczności czynienia długoterminowych inwestycji. Paweł Jakub Dawidek Bezpieczeństwo delegowania prac IT to realne zagadnienie, na które przedsiębiorstwa bardzo rzadko zwracają uwagę rozważając sens i opłacalność outsourcingu. Rzeczywistość wygląda natomiast tak, że firma, która zamawia u zewnętrznego konsultanta usługę, przyznaje mu uprawnienia, otwierające dostęp do firmowego systemu informatycznego. Póki przedsiębiorstwo nie dysponuje narzędziami weryfikującymi pracę takiego konsultanta, musi wierzyć, że ma on dobre intencje i wykona zadanie w sposób należyty. Nadużywając zaufania zleceniodawców Niekiedy jednak zdalni konsultanci nadużywają zaufania zleceniodawców, wykorzystując otrzymane uprawnienia, aby ukryć błędy popełnione w trakcie pracy. Rzadziej w celu wyprowadzania danych lub nawet wyrządzenia szkód. To też niekiedy wynik zaciętej rynkowej konkurencji, popychającej czasem firmy do sięgnięcia po niestandardowe metody zyskiwania przewagi. Informacji o tym, nad czym pracuje rywal, może z łatwością udzielić osoba legalnie świadcząca usługi informatyczne na rzecz infiltrowanego przedsiębiorstwa, jeśli np. ulegnie szantażowi, zostanie przekupiona lub okaże się cyberprzestępcą, który celowo zatrudnił się jako szeregowy pracownik w firmie wykonującej te zlecenia. Skuteczna ochrona przed atakami typu DDoS staje się łatwiej dostępna dzięki modelowi usługowemu. Tym bardziej warto już teraz zainteresować się aspektami ochrony przed tego typu atakami, zanim staniemy się ich celem. Przemysław Frasunek Ataki DDoS (ang. Distributed Denial of Service) w dużym uproszczeniu polegają na jednoczesnym wysyłaniu z milionów zainfekowanych komputerów (tzw. zombie) strumieni danych w kierunku ofiary, co powoduje unieruchomienie jej infrastruktury sieciowej lub systemowej. Za coraz większe rozpowszechnienie ataków DDoS w ostatnich latach odpowiada komercjalizacja tej branży. Grupy cyberprzestępcze utrzymują wyspecjalizowane sklepy internetowe, w których można kupić atak na dowolnie wybrany cel. Cena takiej usługi zaczyna się już od kilkunastu dolarów, co powoduje, że stają się one dostępne nawet dla osób fizycznych, które w ten sposób chcą zemścić się na nielubianej organizacji. Kupić atak na dowolnie wybrany cel Za atakami DDoS stoją również bardzo często aktywiści, a nawet służby specjalne i wojsko. W Polsce po zdalnych konsultantów IT sięga lub planuje to zrobić w perspektywie 3 najbliższych lat, ponad 30 proc. przedsiębiorstw. Wśród nich znajdują się zarówno duże jak i całkiem małe przedsiębiorstwa oraz instytucje Ciekawymi przykładami skutecznych ataków są np. polskie protesty przeciwko podpisaniu porozumienia ACTA w 2012 r. oraz konflikt zbrojny pomiędzy Gruzją a Rosją w 2008 r. W czasie tego ostatniego gruzińska infrastruktura rządowa była praktycznie nieprzerwanie atakowana różnymi technikami, czego skutkiem była konieczność porozumiewania się z obywatelami przy pomocy serwisów społecznościowych. Paraliż infrastruktury Wyróżniamy dwa podstawowe typy ataków DDoS: wolumetryczne i aplikacyjne. Pierwszy z typów polega na generowaniu pakietów nie będących częścią żadnego poprawnego połączenia. Pakiety te często mają losową charakterystykę, a ich adres źródłowy bywa sfałszowany. Celem tego ataku jest wysycenie łącza internetowego ofiary i nadmierne obciążenie urządzeń sieciowych. Bardzo często ataki te wykorzystują zjawisko wzmocnienia, które jest cechą niektórych protokołów sieciowych. W takim przypadku komputery-zombie nie wysyłają ruchu bezpośrednio do ofiary, ale do nieświadomych serwerów pośredniczących, które wskutek sfałszowania adresu źródłowego generują odpowiedzi w kierunku ofiary. Współczesne ataki wolumetryczne, głównie dzięki opisanemu powyżej zjawisku, osiągają wolumeny nawet kilkuset gigabitów na sekundę. Taki poziom ruchu stanowi znaczący procent całego ruchu internetowego w Polsce i jest w stanie sparaliżować praktycznie dowolną infrastrukturę, w tym duże sieci operatorskie oraz centra danych. Kto pada ofiarą cyberprzestępców? Najlepszą odpowiedzią na to się przecież nie zdarza, są przykłady, a efektów pracy nierzetelnych zdalnych konsultantów IT nie trzeba długo szukać. Właśnie w ten sposób światło dzienne ujrzały w ubiegłym roku dane ponad połowy mieszkańców Korei Południowej. Wykradł je, a następnie sprzedał firmie zajmującej się telemarketingiem, pracownik banku dysponujący dostępem do wewnętrznych systemów biura kredytowego. Ofiarą cyberprzestępców, którzy legalnie zdobyli zlecenie na wykonanie prac IT, padł też amerykański operator telekomunikacyjny. Przestępcy wykorzystali otwarte przez zleceniodawcę drzwi, aby przekraczając uprawnienia, wykraść wrażliwe dane klientów firmy. W drugiej połowie 2014 r. cyberprzestępcy zaatakowali też jeden z największych amerykańskich banków, wykradając dane prawie 65 proc. wszystkich zarejestrowanych w USA gospodarstw domowych. Dochodzenie wykazało, że przestępcy podszywali się pod zdalnych konsultantów. Niestety, prawdopodobnie ze względu na pokaźną liczbę toczących się jednocześnie zdalnych prac, bank zauważył włamanie dopiero trzy miesiące po incydencie. Niewydajne narzędzia zarządzania zasobami sieciowymi Wszystkie te sytuacje miały wspólny mianownik nadużycie zaufania praco- i zleceniodawcy oraz niewydajne narzędzia zarządzania olbrzymimi zasobami sieciowymi doprowadziły do spektakularnych i bardzo niebezpiecznych wycieków danych. Nie należy jednak przekreślać korzyści płynących z outsourcingu tylko dlatego, że zlecanie prac IT niesie ze sobą także poważne zagrożenie bezpieczeństwa informacji. Tym bardziej, że aż 44 proc. firm na świecie zleca już prace informatyczne zewnętrznym podmiotom. W Polsce po zdalnych konsultantów IT sięga lub planuje to zrobić w perspektywie 3 najbliższych lat, ponad 30 proc. przedsiębiorstw. Wśród nich znajdują się zarówno duże, jak i całkiem małe przedsiębiorstwa oraz instytucje. Wynika to bezpośrednio z możliwości optymalizacji wydatków na infrastrukturę informatyczną instytucji, dostępu do najnowocześniejszych technologii oraz najwyższej klasy specjalistów IT, bez konieczności czynienia długoterminowych inwestycji. Ataki DDoS czy jest się czego obawiać? Ataki aplikacyjne Drugi typ ataków to ataki aplikacyjne. Polegają one na automatycznym generowaniu przez komputery-zombie całkowicie poprawnych zapytań, np. o wybraną stronę WWW. Takie ataki mają na celu obciążenie serwerów odpowiedzialnych za daną usługę i często powodują kaskadowe awarie poszczególnych elementów infrastruktury ofiary: od serwerów WWW, poprzez serwery aplikacyjne, aż po bazy danych. Odróżnienie ataku aplikacyjnego od ruchu wygenerowanego przez duże zainteresowanie stroną WWW jest praktycznie niemożliwe. Ochrona przed atakami DDoS nie jest zagadnieniem trywialnym. Remedium może być np. instalacja specjalizowanych urządzeń na styku z siecią Internet lub takie skalowanie infrastruktury serwerowej i sieciowej, aby atak nie był w stanie jej unieruchomić. Podstawową wadą pierwszego pomysłu jest to, że urządzenie chroniące znajduje się tuż za łączem dostępowym do sieci Internet. W przypadku odpowiednio silnego ataku, staje się ono bezużyteczne, albowiem wysyceniu ulega łącze dostępowe. Ponadto, urządzenia tego typu są bardzo drogie ich koszt nierzadko osiąga poziom setek tysięcy złotych. Drugie rozwiązanie wiąże się ze znacznymi nakładami finansowymi wynikającymi z konieczności utrzymywania infrastruktury o pojemności wielokrotnie przekraczającej normalne zapotrzebowanie. Przygotowani do odpierania ataków Ze względu na powyższe ograniczenia, coraz bardziej popularne na rynku stają się Korzyści outsourcingu są oczywiste Podejmując jednak decyzję o przesunięciu części prac lub zasobów na zewnętrz, warto zadbać o bezpieczeństwo w nowym modelu działania. Tym bardziej, że istnieją narzędzia, które pomagają niwelować ryzyko związane z delegowaniem zadań. Odpowiedzią na zagrożenie są inteligentne systemy PIM/PAM, pozwalające na monitorowanie zdalnych sesji administracyjnych, czyli aktywności na serwerach instytucji, przejawianej przez osoby z uprawnieniami. Niektóre, tak jak Fudo 2.0, nie wymagają nawet instalowania dodatkowego oprogramowania na urządzeniach pracowników czy chronionych systemach. Mimo to umożliwiają rejestrację ruchu sieciowego i bieżący lub późniejszy audyt zdalnych sesji administracyjnych, porównywalny wyłącznie z posiadaniem stałego podglądu monitora zdalnego użytkownika. Pozwala to w prosty sposób ustalić, kto i kiedy pobrał dany plik czy skasował jakiś dokument lub korespondencję. Co więcej, w przypadku włamania skuteczny system monitorowania sesji zdalnych pozwala znacznie uprościć postępowanie i ograniczyć koszty. Zapisywane nagrania z powodzeniem mogą natomiast służyć jako dowód w sądzie. Dzięki prowadzonej w czasie rzeczywistym rejestracji i analizie pracy, można też szybko reagować na podejrzane działania, których przyczyną może być np. aktywność zewnętrznych konsultantów lub złośliwe oprogramowanie działające na słabo zabezpieczonych komputerach pracowników. Zagrożenia związane z delegowaniem prac IT nie powinny przysłonić zalet outsourcingu. Aby jednak nie żałować decyzji, warto dobrze przygotować się do tego kroku. Autor jest dyrektorem ds. technicznych w Wheel Systems usługi ochrony przed atakami oferowane przez wyspecjalizowane podmioty działające w modelu tzw. centrów filtrowania (ang. scrubbing centers). Tego typu podmioty utrzymują urządzenia filtrujące na całym świecie, przede wszystkim w punktach wymiany ruchu internetowego pomiędzy operatorami. W razie ataku na klienta chronionego przez taką usługę, następuje automatyczne lub półautomatyczne przekierowanie całego ruchu do centrów filtrowania, gdzie jest on czyszczony z ataku, a następnie oddawany do sieci klienta. Operatorzy scrubbing centers utrzymują infrastrukturę przygotowaną do odpierania największych ataków nawet rzędu terabitów na sekundę. Ze względu jednak na współdzielenie tej infrastruktury pomiędzy klientami, jej koszt jest zazwyczaj porównywalny z kosztem łącza internetowego klasy biznesowej. Bardzo często dodatkowym elementem usługi jest opieka wyspecjalizowanego zespołu specjalistów (ang. security operations center), który w razie niestandardowego ataku może doradzić klientowi odpowiedni sposób ochrony lub wręcz prowadzić działania ochronne w jego imieniu. Jak widać, skuteczna ochrona przed atakami typu DDoS staje się łatwiej dostępna dzięki modelowi usługowemu. Tym bardziej, warto już teraz zainteresować się aspektami ochrony przed tego typu atakami, zanim staniemy się ich celem. Autor jest dyrektorem działu systemów bezpieczeństwa w Atende Software sp. z o.o.