Załącznik do Zarządzenia nr 27 /2010 Dyrektora Zespołu Szkół nr 13 z dnia r.

Transkrypt

1 Załącznik do Zarządzenia nr 27 /2010 Dyrektora Zespołu Szkół nr 13 z dnia r. Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej I. Zasady ogólne 1 Prowadzenie kasy powierza się specjaliście ( pracownikowi sekretariatu szkoły) - kasjer. 2 Do podstawowych obowiązków kasjera naleŝy: -wystawianie czeków gotówkowych czek gotówkowy jako dokument, w którym wystawca czeku zleca bankowi wypłatę gotówki jest drukiem ścisłego zarachowania. Wydawany jest przez bank prowadzący rachunek bankowy jednostki na podstawie pełnomocnictwa udzielonego kasjerowi w formie. Ewidencję druków ścisłego zarachowania czeków gotówkowych prowadzi w oddzielnej księdze kasjer. Czek gotówkowy wypełniany jest przez kasjera, zgodnie z wymogami banku i powinien zawierać datę wystawienia, kwotę pobrania gotówki z banku wyraŝoną liczbowo i słownie, numer rachunku bankowego, z którego dokonywana jest wypłata, pieczęć jednostki oraz dwa podpisy osób upowaŝnionych do zatwierdzania zgodnie ze wzorami przekazanymi do banku, - wypłacanie wszystkich naleŝności gotówkowych, - przyjmowanie gotówki do kasy oraz terminowe odprowadzanie gotówki do banku w dniu ich pobrania, ewentualnie w dniu następnym, -sporządzanie raportów kasowych, -właściwe przechowywanie i zabezpieczenie gotówki i innych walorów. 3 Obrót gotówkowy ogranicza się do niezbędnego minimum. 4 Wszystkie operacje kasowe muszą być udokumentowane dowodami kasowymi. 5 Na dowodach kasowych nie moŝna dokonywać Ŝadnych poprawek, nieprawidłowy dowód naleŝy anulować i wystawić poprawny.

2 6 W razie błędów popełnionych na dowodach źródłowych naleŝy wystawić zastępczy dowód korygujący błąd, który będzie stanowił podstawę wypłaty gotówki z kasy. 7 Pierwsze kopie dowodów wpłaty i wypłaty dołączone są do raportu kasowego. Druga kopia znajduje się znajdującym się u kasjera. 8 Gospodarka kasowa prowadzona jest w systemie komputerowym za pomocą programu sqola Kasa II. Wpływy kasowe. 9 Przyjęcie gotówki odbywa się na podstawie dowodu wpłaty KP- kasa przyjmie. Dowód wpłaty KP sporządzany jest w oryginale i dwóch kopiach przez kasjera podczas dokonywania wpłaty gotówki do kasy. Oryginał przeznaczony jest dla wpłacającego, pierwsza kopia dołączona jest do Raportu Kasowego, druga znajduje się u kasjera. Blankiety dowodów wpłaty KP drukowane są z systemu komputerowego z zachowaniem ciągłości numeracji. 10 Dowód wpłaty zawiera: a. pieczątkę jednostki przyjmującej wpłatę, b. datę wpłaty, c. określenie wpłacającego, d. tytuł wpłaty, e. kwotę wpłaty cyfrowo i słownie, f. podpis kasjera, podpis osoby sprawdzającej, zatwierdzającej. Dowód wpłaty wpisywany jest do Raportu Kasowego w dniu wystawienia. III. Wypłaty gotówki z kasy.

3 11 Wypłata gotówki z kasy dokumentowana jest na podstawie źródłowych dokumentów kasowych, do których naleŝą między innymi: 1. dowody zakupu, sprzedaŝy (rachunki, faktury VAT, faktury VAT korygujące), 2. wnioski o zaliczkę, 3. delegacje słuŝbowe, 4. bankowy dowód wpłaty wystawiany przez kasjera słuŝy do udokumentowania wpłaty gotówki na właściwy rachunek bankowy. 5. rozliczenie zaliczki, 6. listy płac, listy wypłat, 7. rachunki za wykonane prace na podstawie umów cywilnoprawnych tj. na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, 8. kasa wypłaci KW, Dowód KW drukowany jest z systemu komputerowego z zachowaniem ciągłości numeracji. Dowód KW moŝe stanowić dokument źródłowy w przypadku dokonywania powtórnej wypłaty nieodebranej naleŝności lub dokonywania zwrotu nadpłat. W tych przypadkach wystawiany jest przez upowaŝnionego pracownika księgowości w trzech egzemplarzach i zatwierdzony przez głównego księgowego. Oryginał KW zostaje w raporcie kasowym, pierwszą kopię otrzymuje odbierający gotówkę z kasy, a druga kopia pozostaje u kasjera. 12 Wszystkie dowody wypłat gotówki powinny być przed dokonaniem wypłaty sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno - rachunkowym. Pracownik zobowiązany do wykonania tych czynności zamieszcza na dowodach kasowych swój podpis i datę. Sprawdzone dowody do wpłaty zatwierdza dyrektor i główny księgowy lub osoby przez nich upowaŝnione, składając swe podpisy pod klauzulą o treści:,,sprawdził,,,zatwierdził. 13 Gotówkę wypłaca się osobie wymienionej na dowodzie wypłaty, która kwituje jej odbiór własnoręcznym czytelnym podpisem.

4 14 Nieprawidłowo udokumentowane wydatki z kasy stanowią niedobór kasowy, za który materialną odpowiedzialność ponosi kasjer. IV. Kontrola dokumentów kasowych. 15 Dokumenty kasowe podlegają trzem rodzajom kontroli: a)merytorycznej, b)rachunkowej, c)formalnej. 1. Kontrola merytoryczna polega na stwierdzeniu czy zdarzenia na dokumencie było celowe, planowane i zgodna ze stanem faktycznym. 2. Kontrola rachunkowa stwierdza zgodność przedstawionych w rachunku obliczeń. 3. Kontrola formalna stwierdza kompletność dokumentu i poprawność jego wystawienia. V. Zbiorcze zestawienie dokumentów kasowych - raport kasowy. 16 Raport kasowy RK słuŝy do szczegółowej, chronologicznej ewidencji wszystkich dowodów kasowych dotyczących wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera. Raporty kasowe sporządza się odrębnie dla kaŝdego rodzaju działalności tj: a)dla przychodów i rozchodów z rachunku podstawowego, b)dla przychodów i rozchodów z rachunku Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, c)dla przychodów i rozchodów z rachunków dochodów własnych, d)inne np. rachunek funduszy unijnych. Raport kasowy sporządza się w dwóch egzemplarzach. Dowody kasowe ewidencjonowane są w RK w kolejności ich realizacji, z podaniem: kwoty operacji oraz symbolu i numeru dowodu źródłowego wraz z krótką treścią opisującą dane zdarzenie gospodarcze. Podjęte do wypłaty listy płatnicze naleŝy ujmować w raporcie jako wypłacone pod datą podjęcia gotówki z banku. Gotówka podjęta z banku na ściśle

5 określone wydatki nie stanowi kwoty pogotowia kasowego. Rozliczenie nie podjętych kwot następuje w ciągu siedmiu dni roboczych od daty pobrania gotówki z banku. Za dokonane rozliczenie uznaje się wysłanie gotówki na adres wskazanego w dowodzie źródłowym odbiorcy, bądź ponowne wprowadzenie gotówki do kasy na podstawie dowodu KP i odprowadzenie jej na właściwy rachunek bankowy. Przychody i rozchody gotówki kasjer na bieŝąco wpisuje w raporcie kasowym, czyli w dniu w którym miał miejsce przychód lub rozchód gotówki. Raport sporządza się okresach miesięcznych zachowaniem automatycznej numeracji ( nr raportu, za okres od dnia do dnia ). Raport kasowy zamyka się sumowaniem wpłat i wypłat gotówki za dany okres oraz ustaleniem salda końcowego. Po zamknięciu raportu kasowego kasjer podpisuje raport i oryginał zakończonego RK wraz z kompletem dowodów księgowych i przekazuje go głównemu księgowemu. Kopia RK pozostaje u kasjera. 17 W raporcie kasowym określa się stan gotówki na koniec okresu, dla którego jest sporządzany. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym. 18 Kontrolę formalno- rachunkową przeprowadza kasjer, merytoryczną dyrektor, główny księgowy stwierdza właściwe udokumentowanie operacji kasowych i prawidłowe wyliczenie salda kasowego. VI. Gospodarka i ochrona wartości pienięŝnych 19

6 Wypłat gotówkowych z kasy moŝna dokonywać na określony cel ze środków podjętych z rachunku bankowego. Niedopuszczalne jest dokonywanie wypłat ze środków pienięŝnych przyjętych do kasy jako dochody jednostki budŝetowej. 20 Gotówka podjęta z banku moŝe być przechowywana w kasie. Tzw. pogotowie kasowe moŝe być przechowywane w kasie w kwocie określonej na dany okres zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora. Zapasa gotówki w kasie ustalony przez dyrektora jednostki wynosi 1000, 00 zł ( słownie: jeden tysiąc złotych 00/100). Niezbędny zapasa gotówki w kasie w miarę wykorzystywania moŝe być uzupełniany do ustalonej wysokości. NadwyŜkę gotówki w kasie ponad ustalone pogotowie kasowe, kasjer odprowadza na rachunek bankowy w dniu powstania nadwyŝki. 21 Obowiązki kasjera powierza się pracownikowi, który: a) nie był karany za przestępstwa z winy umyślnej lub wykroczenia przeciwko mieniu lub za przestępstwa gospodarcze, b) ma nienaganną opinię, c) jest pełnoletni i ma pełną zdolność do czynności prawnych. 22 Przekazanie prowadzenia kasy odbywa się komisyjnie, czego potwierdzeniem jest protokół zdawczo- odbiorczy. 23 Kasjer ponosi odpowiedzialność materialną za powierzone mu środki pienięŝne i majątkowe. Odpowiedzialność materialną kasjera rozpoczyna się od momentu protokolarnego przekazania- przyjęcia kasy, a kończy z chwilą dokonania

7 inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej i ostatecznym rozliczeniu potwierdzonym protokołem. 24 Od kasjera winna być pobrana i złoŝona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności za powierzone pieniądze i inne walory. 25 Wartości pienięŝne, druki ścisłego zarachowania muszą być przechowywane w warunkach zapewniających naleŝytą ochronę przed zniszczeniem, utratą lub zagarnięciem. Jednostka obowiązana jest przechowywać wartości pienięŝne i inne walory w szafie metalowej znajdującej się pomieszczeniu zabezpieczonym sygnalizacja alarmową, którą po zakończeniu pracy kasjer zamyka na klucz. VII. Kontrola kasy. 26 Kasa podlega kontroli bieŝącej i okresowej. 27 Kontrola bieŝąca moŝe ograniczyć się do sprawdzenia wszystkich dokumentów dotyczących operacji kasowych pod względem formalnym i rachunkowym. Kontrolujący potwierdza przeprowadzenie kontroli kasy swoim podpisem na raporcie kasowym. 28 W ramach kontroli wewnętrznej dokonuje się okresowych kontroli kasy mających na celu ustalenie stanu gotówki w kasie. 29 Kontrola kasy przeprowadzana jest przez dyrektora lub głównego księgowego.

8 30 Podstawowym narzędziem kontroli kasy jest inwentaryzacja, która naleŝy przeprowadzić drogą spisu ilości środków pienięŝnych, wyceny ich ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych. 31 Walory gotówkowe powinny być inwentaryzowane nie rzadziej niŝ: a) na dzień kończący rok obrotowy, b) przy zmianie kasjera c) w dowolnym czasie według decyzji dyrektora lub głównej księgowej, d) w sytuacjach losowych. 32 Inwentaryzację naleŝy udokumentować protokołem. VIII. Objaśnienia dotyczące formularzy i druków kasowych. 33 Formularze takie jak: czeki gotówkowe są drukami ścisłego zarachowania. 34 Druki te są ewidencjonowane w oddzielnie na ten cel załoŝonej ewidencji. 35 Czeki gotówkowe podpisują osoby które maja złoŝone wzory podpisów w banku. 36 Niedopuszczalne jest podpisywanie dowodów,,in blanco.

9 37 1. Od kasjera winna być pobrana i złoŝona do akt osobowych deklaracja o odpowiedzialności za powierzone pieniądze, czeki gotówkowe i inne walory wzór deklaracji stanowi załącznik do niniejszej Instrukcji. 2. W aktach osobowych kasjera winno znajdować się zapytanie o karalność. 3. Przyjęcie obowiązków kasjera oraz kaŝdorazowe przekazanie kasy innej osobie dokonywane jest na podstawie protokołu zdawczo- odbiorczego spisanego w obecności głównej księgowej. 4. Dopuszczalne jest doraźne zastępstwo kasjera na czas jego nieobecności za uzgodnionym protokolarnym przekazaniem kasy. 38 Instrukcja wchodzi w Ŝycie z dniem 1 stycznia 2011 r. 39 Traci moc Instrukcja kasowa z dnia r.

10

11 Oświadczenie Niniejszym oświadczam, Ŝe przyjęłam do wiadomości i ścisłego przestrzegania treść informacji oraz zobowiązuję się w zakresie instrukcji kasowej postępować zgodnie z określonymi w niej przepisami i zasadami: 1. Barbara Nowopolska - 2. Agnieszka Oleksy Lucyna Buczkowska - Wykaz komórek organizacyjnych w których posiadaniu znajdują się poszczególne egzemplarze instrukcji kasowej. Lp Nazwa Data Imię i nazwisko Stanowisko komórki 1 kasa Barbar Nowopolska Kasjer księgowość Agnieszka Oleksy Gł. księgowa admin-gosp. Lucyna Buczkowska Kierownik gospodarczy 4 5 Podpis

12 Załącznik nr 1 Do Instrukcji Kasowej WYKAZ OSÓB ORAZ WZORY PODPISÓW UPOWAśNIONYCH DO DYSPONOWANIA GOTÓWKĄ ORAZ DO ZATWIERDZANIA DOWODÓW KASOWYCH DO WYPŁATY 1. Wykaz osób uprawnionych do dysponowania gotówką oraz wzory ich podpisów: a) Tadeusz Wierzbicki dyrektor b) Agnieszka Oleksy główna księgowa c) Lucyna Buczkowska kier.gospodar. d) ElŜbieta Wysoczańska wicedyrektor 2. Wykaz osób upowaŝnionych do zatwierdzania dowodów kasowych do wypłaty: a) Tadeusz Wierzbicki - dyrektor, b) Agnieszka Oleksy - główna księgowa.

13 (pieczęć jednostki) Załącznik nr 2 do Instrukcji Kasowej. PROTOKÓŁ z inwentaryzacji gotówki w kasie.. sporządzony w dniu.., godz... przez komisję spisową powołaną zarządzeniem nr...z dnia.. w składzie: 1).. przewodniczący, 2).. członek, 3).. członek. Zespół spisowy w obecności osoby materialnie odpowiedzialnej... dokonał komisyjnego przeliczenia stanu gotówki i dokonał przeglądu nie wykorzystanych druków ścisłego zarachowania stosowanych w obrocie gotówkowym: 1. Stan gotówki w kasie: a) banknoty :.. szt. a 200 zł zł.. szt. a 100 zł zł.. szt. a 50 zł zł.. szt. a 20 zł zł.. szt. a 10 zł zł b) bilon razem zł c) stan gotówki w dniu spisu.zł d) stan gotówki wynikający z: - raportu kasowego nr..zł e) stwierdzono niedobór/nadwyŝkę.zł 2. Wykorzystanie druków ścisłego zarachowania: a) ksiąŝeczki czekowe: Ostatni wykorzystany czek Nazwa banku Gotówkowy rozrachunkowy data numer data numer

14 b) dowodów Kasa wypłaci KW nr dnia. c) dowodów Kasa przyjmie KP nr dnia. 3. Depozyty stwierdzone w dniu spisu: Rodzaj Właściciel Stwierdzony stan depozytu faktyczny wg ewidencji 4. Komisja nie wnosi uwag do technicznego zabezpieczenia kasy i pomieszczenia, w którym przechowywana jest gotówka (względnie wnosi podać jakie). Uwagi dotyczące zabezpieczenia kasy i przechowywanej gotówki zostały przekazane dyrektorowi jednostki odrębnym pismem poufnym z dnia.. Podpisy członków Komisji: (podpis osoby materialnie odpowiedzialnej)

15 OŚWIADCZENIE Ja, niŝej podpisana Barbara Nowopolska córka Bazylego zatrudniona w Zespole Szkół nr 13 w Gorzowie Wlkp. w charakterze specjalisty pełniącego obowiązki kasjera: 1. Przyjmuję na siebie pełną odpowiedzialność materialną za obsługę kasową i powierzone mi mienie, 2. Przyjmuję do wiadomości, Ŝe odpowiedzialność, o której mowa w pkt 1, wynikają dla mnie następujące konsekwencje: a) obowiązek rozliczenia z powierzonego mi mienia na kaŝde zasadne Ŝądanie pracodawcy, b) obowiązek pokrycia wszelkiej szkody, jaka wyniknie dla pracodawcy na skutek zaistniałego niedoboru w powierzonych składnikach majątkowych, względnie na skutek zniszczenia lub ich uszkodzenia z mojego zaniedbania. 3. Nie zgłaszam Ŝadnych zastrzeŝeń odnośnie warunków pracy, w których mam wykonywać pracę pracownika materialnie odpowiedzialnego oraz zobowiązuję się do niezwłocznego powiadomienia zakładu pracy o wszelkich przeszkodach w wykonaniu pracy, które ewentualnie mogą zaistnieć w przyszłości. 4. Oświadczam, Ŝe znane mi są przepisy regulujące zasady wykonywania powierzonej mi pracy, a w szczególności art Kodeksu Pracy i rozporządzenie z dnia r. (Dz. U. 1975/35/191 z późn. zm.) w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę powierzonym mieniu. 5. Zobowiązuję się w razie zaistnienia niedoboru lub innej szkody objętej moją odpowiedzialnością do niezwłocznego wpłacenia pracodawcy równowartości wyliczonej szkody. Gorzów Wlkp., dnia. (podpis pracownika odpowiedzialnego materialnie) Oświadczenie niniejsze zostało złoŝone w mojej obecności:. Gorzów Wlkp., dnia