ZAPYTANIE OFERTOWE. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa

Transkrypt

1 Warszawa, 6 maja 2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A. (adres: ul. Bagatela 12, Warszawa) zwraca się z prośbą o przygotowanie oferty cenowej na usługę kompleksowej organizacji wyjazdowej misji inwestycyjnej do Francji dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) i specjalnych stref ekonomicznych (SSE) z Polski Wschodniej w dniach czerwca 2013 roku. Niniejszy wydatek jest realizowany i finansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej w ramach realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej Działania I.4, Komponent Promocja I Priorytetu Programu Operacyjnego Rozwój Polski Wschodniej. I. ZAMAWIAJĄCY Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa II. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Misja będzie się odbywała w dniach czerwca 2013 r. w Paryżu i okolicach. III. WARUNKI PODMIOTOWE O zamówienie nie mogą ubiegać się podmioty powiązane z Zamawiającym w rozumieniu art. 6c ustawy z dnia 9 listopada 2000 r. o utworzeniu Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości (Dz. U. z 2007 r. Nr 42, poz. 275 z późn. zm.), które w szczególności: - pełnią wobec Zamawiającego funkcję członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; - pozostają z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. IV. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA IV.I. Informacje ogólne o przedmiocie zamówienia 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdowej misji inwestycyjnej do Francji dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) i specjalnych stref ekonomicznych (SSE) z Polski Wschodniej w dniach czerwca 2013 roku. 2. Zamawiający informuje, iż głównym tematem misji jest nawiązanie współpracy pomiędzy polskimi jednostkami samorządu terytorialnego i specjalnymi strefami ekonomicznymi oraz francuskimi firmami i instytucjami zainteresowanymi ofertami inwestycyjnymi polskich podmiotów oraz współpracą z nimi. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca uwzględni to przy tworzeniu programu wyjazdu oraz doborze francuskich firm i partnerów do wszystkich spotkań dla polskich uczestników misji. 1

2 3. Zamawiający informuje, że maksymalna liczba osób reprezentujących JST i SSE z Polski Wschodniej to 10. Delegacja z PAIiIZ będzie liczyła maksymalnie 3 osoby. 4. Zamawiający oczekuje, iż misja będzie trwała około 5 dni (wraz z przylotem i wylotem), z czego co najmniej 3 dni będą wypełnione merytorycznymi wydarzeniami, według ramowego planu: I dzień: przylot, odbiór z lotniska, przejazd na trasie lotnisko-hotel II, III oraz IV dzień: seminarium, wizyty w firmach, spotkanie bilateralne III dzień: odbiór z hotelu, przejazd na trasie hotel-lotnisko, wylot Zamawiający przewiduje możliwość przedłużenia lub skrócenia czasu trwania misji o jeden dzień, jeśli zajdzie taka potrzeba. 2. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy, ramowy plan misji, zawierający wstępne założenia misji wraz z opisem planowanych wydarzeń, ich miejscem i terminem. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek ewentualnych powstałych rozbieżności (niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym i wszystkimi uczestnikami misji w stałym kontakcie i do informowania Zamawiającego na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych gościach, instytucjach i firmach zainteresowanych wydarzeniem. 7. Zamawiający wymaga również, iż Wykonawca przekaże na 14 dni przed rozpoczęciem misji szczegółowy i ostateczny haromonogram misji, zawierający wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, seminarium oraz konkretne, potwierdzone i ostateczne nazwy firm i instytucji, z którymi odbędą się odbywały spotkania. IV.II. Kompleksowa usługa będzie obejmować: 1. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 seminarium, trwającego minimum 1,5 godziny nt. potencjału inwestycyjnego Polski Wschodniej. Seminarium będzie się skupiało w głównej mierze na: prezentacji uczestników misji ze strony polskiej, wraz z krótka charakterystyką i zaprezentowaniem przygotowanych przez nich ofert inwestycyjnych oraz prezentacja danych gospodarczych, atutów inwestycyjnych Makroregionu Polski Wschodniej, jako całości i każdego z 5 województw Polski Wschodniej. przedstawieniu i wyszczególnieniu możliwości współpracy z przedsiębiorcami francuskimi zainteresowanymi ofertami inwestycyjnymi i współpracą z polskimi JST i SSE. W związku z powyższym Wykonawca będzie w ścisłym kontakcie z uczestnikami misji, w celu przygotowania odpowiedniej prezentacji oraz ustalenia wszystkich jej szczegółów. Po przygotowaniu prezentacji, nie później jednak niż 14 dni przed rozpoczęciem wyjazdu, Wykonawca prześle ją do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, 2

3 zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. Zamawiający wymaga, aby organizacja seminarium obejmowała m.in.: zapewnienie audytorium (minimum 25 osób, przede wszystkim przedstawicieli francuskich firm, jak również organizacji, instytucji, związanych inwestycjami, zainteresowanych współpracą z polskimi JST i SSE oraz zainteresowanych ich ofertami inwestycyjnymi, a także dziennikarze reprezentujący prasę branżową), obsługę tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania seminarium (polskofrancusko-polski), posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), wynajęcie odpowiedniej do tego, sali konferencyjnej w standardzie biznesowym wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera itp.), dostosowanej do zorganizowania ww. seminarium oraz wymaganej liczby gości, moderatora osobę prowadzącą seminarium przygotowaną do tego merytorycznie, językowo i tematycznie (Zamawiający dopuszcza możliwość, iż moderatorem spotkania może być tłumacz wynajęty do obsługi tłumaczenia seminarium); przygotowanie recepcji przed wejściem na seminarium, z hostessami (hostessą) rejestrującą uczestników seminarium, 2. Przygotowanie i zaserwowanie napojów dla wszystkich uczestników i gości seminarium (polskich i francuskich) minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana na powitanie i w trakcie spotkania, zapewnienie stolików koktajlowych, schludnych obrusów, talerzyków, szklanek. Zamawiający informuje, że napoje i ewentualne przekąski i serwowane w czasie seminarium, powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników seminarium - minimum 30 osób. 3. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 spotkania bilateralnego / sesji B2B obejmującego: zapewnienie co najmniej 3 firm francuskich na jedną polską instytucję (JST lub SSE) biorącą udział w wyjeździe; obsługę jednego tłumacza konsekutywnego przez cały czas trwania spotkań bilateralnych (polsko-francusko-polskich, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń), wynajęcie sal do spotkań w standardzie biznesowym, wraz z niezbędnym wyposażeniem technicznym (np. mikrofony, rzutnik z ekranem i podłączeniem do komputera jeśli zajdzie potrzeba itp.) dostosowane do zorganizowania ww. spotkań z uwzględnieniem wszystkich niezbędnych wymagań dotyczących organizacji ww. spotkań oraz wymaganej liczby gości; odpowiednie przygotowanie sali do spotkań, tj. odpowiednie ustawienie stołów i krzeseł do rozmów, odpowiednie oznaczenie każdej z polskich JST lub SSE (np. w formie tzw. koziołków lub tabliczek z nazwami imieniem i nazwiskiem reprezentanta); przygotowanie recepcji przed wejściem na spotkania z hostessą rejestrującą uczestników i gości spotkań B2B, 3

4 każde ze spotkań bilateralnych musi być moderowane (tj. doprowadzenie przedsiębiorców polskich na spotkanie z francuskimi, wzajemne przedstawienie sobie przedsiębiorców, uczestników misji, etc.). Zamawiający informuje, iż zapewnienie co najmniej 3 firm francuskich na jedną polską instytucję (JST lub SSE) biorącą udział w wyjeździe, oznacza zapewnienie nie mniej niż 15 różnych firm lub instytucji francuskich zainteresowanych ofertami inwestycyjnymi i współpracą z polskimi JST i SSE, w sposób umożliwiający odbycie 3 spotkań przez każdego polskiego uczestnika wyjazdu podczas jednego spotkania bilateralnego. Zamawiający informuje, iż w ramach firm o podobnym profilu działalności, możliwe jest odbycie przez tą samą firmę francuską spotkań z kilkoma przedsiębiorcami z Polski Wschodniej. Wybór francuskich uczestników spotkań B2B jest powiązany z profilami i zainteresowaniami polskich uczestników (w celu ustalenia szczegółów z tym związanych Wykonawca pozostanie w ścisłym kontakcie z uczestnikami misji i Zamawiającym). 4. Przygotowanie i zaserwowanie napojów dla wszystkich uczestników i gości spotkania B2B (polskich i francuskich) minimum kawa z ekspresu, herbata, soki naturalne oraz woda gazowana i niegazowana na powitanie i w trakcie spotkania, zapewnienie stolików koktajlowych, schludnych obrusów, talerzyków, szklanek. Zamawiający informuje, że napoje i ewentualne przekąski i serwowane w czasie seminarium, powinny być przygotowane dla wszystkich uczestników seminarium - minimum 25 osób. 5. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich JST i SSE w firmach zainteresowanych inwestycjami w Polsce, współpraca z polskimi JST i SSE oraz ich ofertami inwestycyjnymi. Firmy francuskie powinny być zainteresowane nawiązaniem współpracy z polskimi podmiotami. Wizyta będzie obejmowała oprowadzenie po obiekcie wraz z opiekunem, obsługę konsekutywną tłumacza (polsko-francusko-polski, posiadających minimum 2 lata doświadczenia w obsłudze tłumaczeń konsekutywnych podczas podobnego rodzaju wydarzeń) przez cały czas trwania wizyty. Wymagane profile firm i instytucji ze strony francuskiej zaproszone do udziału w spotkaniu B2B, seminarium oraz wizytach, to zwłaszcza: - przedstawiciele francuskich firm, zainteresowane rozpoczęciem współpracy z polskimi JST i SSE, ich ofertami inwestycyjnymi oraz inwestycjami w Polsce Wschodniej; - - przedsiębiorcy, inwestorzy oraz potencjalni kontrahenci zainteresowani współpraca z JST i SSE, - francuskie firmy już współpracujące z polskimi JST i SSE, a także zainteresowane rozpoczęciem takiej współpracy, - stowarzyszenia i organizacje zrzeszające w swoich szeregach instytucje zajmujące się przyciąganiem inwestycji zagranicznych lub obsługą inwestorów zagranicznych lub stowarzyszenia i organizacje zrzeszające firmy francuskie chętne do inwestycji na terenie Polski, - przedstawiciele francuskich organizacji branżowych związanych z inwestycjami zagranicznymi; 4

5 6. Zapewnienie transportu lokalnego dla polskiej delegacji (bus, mieszczący minimum 13 osób, miejsca siedzące) każdego dnia trwania misji, obejmujących przejazdy na trasach: lotnisko - hotel w dniu przylotu, hotel - miejsca spotkań, seminariów, wizyt hotel, hotel - lotnisko w dniu wylotu oraz ewentualnie innych trasach, a wymaganych zgodnie z programem misji. Koszty związane z zatrudnieniem i ubezpieczeniem kierowcy (kierowców) ponosi Wykonawca. Bus powinien mieć maksimum 4 lata, być w pełni sprawny, schludny i czysty. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania tras przejazdu busa na terenie Francji na bieżąco, w razie potrzeby. 7. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm francuskich (uczestników spotkań bilateralnych oraz firm, w których odbędą się wizyty) dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt. polskich firm dla francuskich uczestników spotkań bilateralnych, seminariów oraz wizyt w firmach w języku angielskim i francuskim. Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka angielskiego lub polskiego na język francuski, profesjonalny projekt, grafikę oraz wydruk 50 sztuk katalogu polskich uczestników misji w formacie A-5 (lub innym zaproponowanym przez grafika) (liczba stron jednego katalogu około 15), oprawa szyta. Treść publikacji zostanie przekazana Wykonawcy e dniu podpisania umowy. Wykonawca zapewni również transport ww. dokumentacji na miejsce spotkań, seminarium, wizyt w firmach. IV.III. Informacje dodatkowe informacje 1. Wykonawca jest zobowiązany do opracowania w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów misji gospodarczej wraz z planowanymi nazwami firm, z którymi będą odbywały się spotkania, wraz z miejscem spotkania i terminem. Wykonawca jest zobowiązany również na 14 dni przed rozpoczęciem misji gospodarczej do przekazania szczegółowego i ostatecznego haromonogramu wyjazdu, zawierającego wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, seminariów, wizyt w firmach oraz konkretne, potwierdzone i ostateczne nazwy firm, z którymi odbędą się odbywały spotkania bilateralne, seminarium, wizyty w firmach. 2. Powyższe elementy muszą przed realizacją zostać zaakceptowane przez Zamawiającego. 3. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie firmy są zainteresowane spotkaniem z polskimi JST i SSE oraz w jakim zakresie. 4. Zamawiający przekaże Wykonawcy profile polskich instytucji w dniu podpisania Umowy. Wykonawca jest zobowiązany przy selekcji i wyborze przedsiębiorców francuskich do uwzględnienia profilów, ofert inwestycyjnych oraz oczekiwań dotyczących współpracy JST i SSE z Polski Wschodniej przekazanych mu przez uczestników wyjazdu i Zamawiającego. 5. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia obecności (podczas całego czasu trwania misji gospodarczej) co najmniej jednej osoby ze strony Wykonawcy nadzorującej właściwą realizację usługi (opiekun grupy) oraz czuwającej nad sprawnym i terminowym przebiegiem harmonogramu spotkań. 6. Zamawiający oświadcza, że zapewnieni we własnym zakresie przeloty i zakwaterowanie dla uczestników misji ze strony Zamawiającego (tj. dla przedstawicieli JST i SSE 5

6 maksymalnie 10 osób oraz dla przedstawicieli Zamawiającego maksymalnie 3 osoby), a Wykonawca nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. 7. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z zatrudnieniem, zakwaterowaniem i ewentualnym transportem zatrudnionych przez siebie osób, jak np. kierowców, tłumaczy, moderatorów spotkań, etc. 8. Za terminowe i należyte Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenia przelewem w ciągu 14 dni od daty dostarczenia faktury VAT do siedziby PAIiIZ. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jaki Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. Płatność nastąpi w dwóch równych częściach (50 % kwoty wskazanej w Ofercie) w ciągu 14 dni od dnia podpisania Umowy, a druga cześć (50 % kwoty wskazanej w Ofercie), po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 3 do Umowy. Do podpisania protokołu odbioru usługi strony ze Zamawiającego upoważnione są: Pani Monika Gąsiorowska, Dyrektor Biura ds. Realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej lub Pani Aleksandra Sobczak, Specjalista w Biurze ds. Realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej. 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranymi Wykonawcami, którzy złożyli oferty, w zakresie szczegółów wykonania usługi oraz ewentualnie wysokości ceny w zakresie jej zmniejszenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wezwania Wykonawców do wyjaśnienia treści złożonej oferty. 2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do niedokonania rozstrzygnięcia postępowania i nie dokonania wyboru oferty bez podawania przyczyny i zwrotu ewentualnych kosztów sporządzenia oferty. Zamawiający oczekuje od Wykonawcy na całym etapie realizowania Zamówienia, należytej staranności, wysokiej jakości świadczonych usług oraz profesjonalnego podejścia do jego wykonania. V. KRYTERIA OCENY OFERTY 1) Ocenie podlega wyłącznie oferta przygotowana wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Do oferty należy załączyć: kopię aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG etc.), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie, tzn. przygotowania misji gospodarczej, misji inwestycyjnej (podczas których Wykonawca miał za zadanie zorganizowanie spotkania B2B), wizyty studyjnej, spotkania B2B, spotkania match-makingowego na terenie Francji lub we współpracy z francuskim podmiotem. 2) Oferty złożone bez wymienionych załączników nie będą podlegały ocenie. 6

7 3) Jedynym kryterium oceny jest cena brutto za organizację usługi dla jednej firmy polskiej = 100%. 4) Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznana oferta spełniająca wymagania Zamawiającego, która uzyskała najwyższą liczbę punktów wg podanego kryterium. VI. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT Termin złożenia ofert 13 maja 2013 r. godz. 17:00 (decyduje data wpływu oferty do PAIiIZ). Oferty złożone po terminie zostaną odrzucone. Ofertę należy złożyć na formularzu załączonym do niniejszego zapytania spod adresem: pod adresem: Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych S.A., ul. Bagatela 12, Warszawa z dopiskiem: Organizacja wyjazdowej misji inwestycyjnej do Francji. Dopuszczalne jest również przesłanie skanów wszystkich wymaganych dokumentów na adres mailowy: aleksandra.sobczak@paiz.gov.pl w wyznaczonym terminie. Osobą do kontaktu jest: Aleksandra Sobczak, aleksandra.sobczak@paiz.gov.pl 7

8 Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego Miejsce data Pieczęć Wykonawcy Formularz ofertowy Nazwa i adres Wykonawcy: Tel.... Faks... Odpowiadając na zaproszenie do składania ofert na kompleksową organizację wyjazdowej misji inwestycyjnej do Francji dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) i specjalnych stref ekonomicznych (SSE) z Polski Wschodniej, odbywającą się w dniach czerwca 2013 roku, oferujemy wykonanie w/w przedmiotu zamówienia za łączną cenę netto:... zł (słownie:..., powiększoną o wartość podatku VAT:... zł (słownie:..., dające łączną cenę brutto:... zł (słownie:...). Wykonawca funkcjonuje na rynku od... (miesiąc/rok) Oświadczamy, że : Firma nie pełni wobec Zamawiającego funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; Firma nie pozostaje z Zamawiającym w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności w wyborze Wykonawcy zamówienia, w szczególności pozostają w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Zapoznaliśmy się z treścią ogłoszenia i akceptujemy bez zastrzeżeń jego treść; Akceptujemy wzór umowy stawianej Załącznik nr 2 oraz wzór protokołu odbioru, stanowiący Załącznik nr 3 do niniejszego zapytania Ofertowego; Uważamy się za związanych ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert; 8

9 Zobowiązujemy się do wykonania usługi zgodnie z wytycznymi wyszczególnionymi w niniejszym Zapytaniu Ofertowym w sposób należyty. Załącznikami do niniejszej oferty są: 1. kopia aktualnego odpisu z właściwego rejestru (KRS lub EDG), jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert; 2. referencje potwierdzające należyte wykonanie co najmniej 3 usług odpowiadających swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia w okresie ostatnich 2 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności przez Wykonawcę jest krótszy w tym okresie.... czytelny podpis osoby uprawnionej do reprezentowania Wykonawcy 9

10 UMOWA zawarta w Warszawie dnia... Pomiędzy: Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Bagatela 12, Warszawa, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS , NIP , Regon: , o kapitale zakładowym w wysokości zł, opłaconym w całości, reprezentowaną przez: zgodnie z odpisem KRS stanowiącym Załącznik Nr 1 do Umowy, zwaną w dalszej części umowy Zamawiającym, a..., (nazwa) z siedzibą w..., ul...., wpisany do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w... pod numerem KRS......, o kapitale zakładowym 1. o numerze NIP , REGON , reprezentowanym/reprezentowaną przez: , (imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentacji w przedsiębiorstwie, pełniona funkcja) , (imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentacji w przedsiębiorstwie, pełniona funkcja) zgodnie z dokumentem rejestrowym stanowiącym Załącznik Nr 2 do Umowy, zwanym dalej,,wykonawcą, zwanymi dalej wspólnie Stronami. 1 Należy podać w przypadku spółek kapitałowych. 10

11 Niniejsza Umowa jest finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego,,Rozwój Polski Wschodniej , Działanie Promocja i Współpraca, Komponent Promocja. Na podstawie przepisu art. 4 pkt. 8 Ustawy Pzp z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dziennik Ustaw 2010 Nr 113, poz. 159 z późniejszymi zmianami) do niniejszej Umowy nie mają zastosowania przepisy tej ustawy. 1 Przedmiot Umowy 1. Mocą niniejszej Umowy Zamawiający powierza, a Wykonawca przyjmuje do wykonania usługę polegającej na kompleksowej organizacji wyjazdowej misji inwestycyjnej do Francji dla jednostek samorządu terytorialnego (JST) i specjalnych stref ekonomicznych (SSE) z Polski Wschodniej, odbywającej się w dniach czerwca 2013 roku. 2. W ramach wykonania przedmiotu umowy Wykonawca jest zobowiązany do zrealizowania następujących elementów, zgodnie z zapisem w Zapytaniu Ofertowym, w wyniku którego niniejsza umowa jest podpisywana: 1. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 seminarium, trwającego minimum 1,5 godziny nt. potencjału inwestycyjnego Polski Wschodniej. 2. Przygotowanie i zaserwowanie napojów dla wszystkich uczestników i gości seminarium (polskich i francuskich) 3. Organizacja podczas trwania misji minimum 1 spotkania bilateralnego / sesji B2B 4. Przygotowanie i zaserwowanie napojów dla wszystkich uczestników i gości spotkania B2B (polskich i francuskich). 5. Organizacja podczas trwania misji minimum 2 wizyt polskich JST i SSE w firmach zainteresowanych inwestycjami w Polsce, współpraca z polskimi JST i SSE oraz ich ofertami inwestycyjnymi. 6. Zapewnienie transportu lokalnego dla polskiej delegacji 7. Przygotowanie niezbędnej dokumentacji dotyczącej firm francuskich (uczestników spotkań bilateralnych oraz firm, w których odbędą się wizyty) dla każdego polskiego uczestnika misji oraz katalogu z informacjami nt. polskich firm dla francuskich uczestników spotkań bilateralnych, seminariów oraz wizyt w firmach w języku angielskim i francuskim. 3. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy, ramowy plan misji, zawierający wstępne założenia misji wraz z opisem planowanych wydarzeń, ich miejscem i terminem. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek ewentualnych powstałych rozbieżności (niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym i wszystkimi uczestnikami misji w stałym kontakcie i do informowania Zamawiającego na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych gościach, instytucjach i firmach zainteresowanych wydarzeniem. 11

12 8. Zamawiający wymaga również, iż Wykonawca przekaże na 14 dni przed rozpoczęciem misji szczegółowy i ostateczny haromonogram misji, zawierający wszystkie niezbędne szczegóły, w tym konkretne, potwierdzone i ostateczne godziny i miejsca spotkań, seminarium oraz konkretne, potwierdzone i ostateczne nazwy firm i instytucji, z którymi odbędą się odbywały spotkania. Szczegółowy i ostateczny harmonogram misji będzie stanowił Załącznik nr 4 do Umowy. 2 Wynagrodzenie 1. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę... zł brutto, słownie:.... Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy i jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. 2. Płatność nastąpi w dwóch równych częściach (50 % kwoty wskazanej w 2 ust. 1.) w ciągu 14 dni od dnia podpisania Umowy, a druga cześć (50 % kwoty wskazanej 2 ust. 1.), po wykonaniu zamówienia na podstawie podpisanego bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. 3. Płatność będzie realizowana w polskich złotych, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. Wzór protokołu stanowi Załącznik nr 3 do Umowy. Do podpisania protokołu odbioru usługi strony ze Zamawiającego upoważnione są: Pani Monika Gąsiorowska, Dyrektor Biura ds. Realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej lub Pani Aleksandra Sobczak, Specjalista w Biurze ds. Realizacji Programu Promocji Gospodarczej Polski Wschodniej; 4. Kwota wskazana na fakturze zostanie zapłacona w terminie 14 dni od dnia dostarczenia faktury do siedziby Zamawiającego. 5. Wykonawca dostarczy dane umożliwiające Agencji dokonanie przelewu pieniężnego na konto bankowe, w szczególności numer rachunku bankowego, ewentualnie numer SWIFT i BIC oraz pełną nazwę Wykonawcy wraz z adresem używanym do transakcji bankowych. 6. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 7. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności, o której mowa w ust.1 poprzez wydłużenie tego terminu o kolejne 30 dni w sytuacji nieotrzymania przez Zamawiającego płatności okresowej z Instytucji Pośredniczącej, przeznaczonej na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z umowy. 3 Odpowiedzialność Wykonawcy 1. Wykonawca zobowiązuje wykonać umowę zgodnie z ofertą i opisem przedmiotu zamówienia, zawartym w zapytaniu ofertowym, oraz z dołożeniem należytej staranności. W przypadku niezrealizowania lub nienależytego zrealizowania jednego z wymaganych merytorycznych elementów zamówienia (tzn. dobór partnerów biznesowych, organizacja seminarium, organizacja spotkania B2B, organizacja wizyt w firmach francuskich) Zamawiający zmniejszy całkowite wynagrodzenie Wykonawcy o 25 % za każdy niezrealizowany ww. punkt wyjazdu. W przypadku niezrealizowania lub nienależytego zrealizowania jednego z wymaganych logistycznych elementów zamówienia (tzn. zapewnienie napojów na spotkaniach, transportu, materiałów informacyjnych) 12

13 Zamawiający zmniejszy całkowite wynagrodzenie Wykonawcy o 10 % za każdy niezrealizowany ww. punkt wyjazdu. 2. Powyższe potrącenia nie ograniczają prawa Zamawiającego do dochodzenia odszkodowań za nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych. 4 Kary umowne 1. Zamawiający może naliczyć karę umowną Wykonawcy w przypadku: 1) opóźnienia w przekazaniu Zamawiającemu programów misji, o których mowa w 1 ust. 3 i 4 w stosunku do terminów określonych w umowie, w wysokości 1% kwoty brutto określonej w 2 ust. 1 Umowy za każdy dzień opóźnienia, licząc od dnia, w którym obowiązek powinien być dopełniony, 2) odstąpienia od umowy przez Wykonawcę z przyczyn nie leżących po stronie Zamawiającego lub odstąpienia od umowy przez Zamawiającego, z przyczyn za które odpowiedzialność ponosi Wykonawca, w wysokości ,00 PLN (czterdzieści tysięcy PLN), 3) niewykonania lub nienależytego wykonania przez Wykonawcę całego zamówienia opisanego w Zapytaniu Ofertowym w wysokości 50% kwoty brutto określonej w 2 ust. 1. Umowy, 4) jeżeli Wykonawca nie wykonał lub wykonał w sposób nienależyty element/czynność zamówienia, które są opisane w Zapytaniu Ofertowym oraz wyszczególnione w 1 ust. 2 Umowy, a także w przypadku gdy Zamawiający wezwał Wykonawcę do poprawienia lub uzupełnienia tego elementu/czynności zamówienia, a zamówienie poprawione przez Wykonawcę w dodatkowym terminie nadal ma wady lub Wykonawca odmówił usunięcia wad zamówienia, lub nie zaistniała możliwość usunięcia wad, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 15% kwoty brutto określonej w 2, ust. 1 za każdy niewykonany ww. element/czynność zamówienia. 2. Niedotrzymanie terminu wykonania Umowy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy nie stanowi podstawy do naliczenia kary umownej. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kar umownych na zasadach ogólnych. 4. Kary umowne podlegają sumowaniu. 4 Postanowienia dodatkowe 1. Wykonawca zobowiązuje się do bieżącego informowania o tym, jakie firmy są zainteresowane spotkaniem z polskimi uczestnikami misji oraz w jakim zakresie. 2. Zamawiający informuje, że maksymalna liczba polskich uczestników misji inwestycyjnej to 10 osób, reprezentujących jednostki samorządu terytorialnego (JST) i specjalne strefy ekonomiczne (SSE) z Polski Wschodniej. Delegacja z PAIiIZ będzie liczyła maksymalnie 3 osoby. 3. Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca przekaże w ciągu 5 dni roboczych od daty podpisania Umowy, ramowy plan misji, zawierający wstępne założenia i terminy realizacji misji wraz z opisem planowanych wydarzeń, ich miejscem i terminem. Zamawiający w przeciągu maksymalnie 2 dni roboczych od dnia przedstawienia ramowego planu misji przez Wykonawcę, zobowiązuje się do jego akceptacji lub 13

14 przedstawi swoje uwagi, wątpliwości lub sugestie. Wykonawca ma obowiązek uwzględnienia wszystkich uwag Zamawiającego w przeciągu 2 dni roboczych. W przypadku jakichkolwiek ewentualnych powstałych rozbieżności (niezależnych od Wykonawcy) lub braku możliwości realizacji zgłoszonych przez Zamawiającego uwag do ramowego planu misji, Zamawiający wspólnie z Wykonawcą uzgodni ostateczny kształt realizowanej misji. Wykonawca zobowiązuje się do pozostania z Zamawiającym w stałym kontakcie i do informowania go na bieżąco o stanie przygotowań do organizowanego wydarzenia, ewentualnie powstałych zmianach do ramowego planu (z podaniem przyczyn) i o wszystkich potwierdzonych spotkaniach, zaproszonych gościach i instytucjach i firmach zainteresowanych wydarzeniem. 4. Wykonawca wymaga zapewnienia podczas całej misji zapewnienia opiekuna grupy, który podczas całego czasu trwania misji zajmie się koordynacją prawidłowego jej przebiegu oraz będzie czuwał nad sprawnym i terminowym przebiegiem realizacji zatwierdzonego harmonogramu na miejscu i rozwiązywaniem ewentualnych problemów, które wynikną w trakcie realizacji. 5. Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca pozostał w ścisłym kontakcie z uczestnikami misji i Zamawiającym, w celu ustalenia wszystkich szczegółów związany z realizacją misji oraz w celu jak najlepszego dobrania partnerów do spotkań, w tym spotkań B2B oraz iż Wykonawca dobierze partnerów na podstawie profilów i specyfiki regionu oraz na podstawie ofert inwestycyjnych przedstawionych przez uczestników wyjazdu. 6. Zamawiający oświadcza, że zapewnieni i opłaci zakwaterowanie w Warszawie podczas misji, przeloty na trasie Warszawa-Paryż-Warszawa oraz niezbędny transport dla uczestników wizyty studyjnej z francuskiej strony, tj. 10 firm francuskich, których działalność powiązana jest z PPP. Wykonawca zapewni również niezbędne pomieszczenie do zorganizowania seminarium oraz spotkań B2B, tj. wydarzenia te zostaną zorganizowane w siedzibie PAIiIZ w Warszawie. Wykonawca nie ponosi tytułu zapewnienia powyższych elementów żadnych kosztów. 5 Postanowienia końcowe 1. Niniejsza Umowa została sporządzona w czterech egzemplarzach, po dwa dla każdej ze Stron. 2. Każda ze Stron zobowiązuje się do zachowania poufności informacji przekazanych przez drugą Stronę w związku z realizacją niniejszej umowy. 3. Spory mogące wynikać z realizacji niniejszej Umowy, będą rozstrzygane przez sąd właściwy miejscowo dla siedziby Zamawiającego. W imieniu Wykonawcy: W imieniu Zamawiającego: 14

15 Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego Załącznik nr 3 do Umowy PROTOKÓŁ ODBIORU wzór Protokół sporządzono dnia:. Działając na mocy umowy z dnia... pomiędzy Polską Agencją Informacji i Inwestycji S.A., a.... Strony potwierdzają wykonanie i odebranie: Uwagi Zamawiającego/Wykonawcy: Odbioru dokonali: 1. W imieniu Zamawiającego: 2. W imieniu Wykonawcy: Niniejszy protokół stanowi podstawę wystawienia faktury VAT. Podpisy: Zamawiający Wykonawca 15