Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego. UMOWA - wzór

Transkrypt

1 UMOWA - wzór Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego dotycząca kompleksowej spedycji materiałów informacyjno-promocyjnych do Dublina (Irlandia) oraz eksponatu promującego Polskę Wschodnią (ścianki promocyjnej) do Dublina (Irlandia) i z powrotem, w związku z organizacją konferencji The 14th Annual European Shared Services & Outsourcing Week (SSOW 2014), odbywającej się w terminie maja 2014 r. zawarta w Warszawie dnia... Pomiędzy: Polską Agencją Informacji i Inwestycji Zagranicznych Spółka Akcyjna z siedzibą w Warszawie, ul. Bagatela 12, Warszawa, zarejestrowaną przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego w rejestrze przedsiębiorców pod numerem KRS , NIP , Regon: , o kapitale zakładowym w wysokości zł, opłaconym w całości, reprezentowaną przez: 1...., 2...., zgodnie z odpisem KRS, zwaną w dalszej części umowy Zamawiającym, a... (nazwa) z siedzibą w..., ul...., wpisanym do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy w... pod numerem KRS..., o kapitale zakładowym 1..., o numerze NIP..., REGON..., reprezentowanym/reprezentowaną przez: , (imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentacji w przedsiębiorstwie, pełniona funkcja) , (imię i nazwisko osoby upoważnionej do reprezentacji w przedsiębiorstwie, pełniona funkcja) zgodnie z dokumentem rejestrowym, zwanym dalej,,wykonawcą, zwanymi dalej wspólnie Stronami. 1 Należy podać w przypadku spółek kapitałowych. 1

2 Niniejsza Umowa jest finansowana ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego,,Rozwój Polski Wschodniej , Działanie Promocja i Współpraca, Komponent Promocja. Na podstawie przepisu art. 4 pkt. 8 Ustawy Pzp z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dziennik Ustaw 2010 Nr 113, poz. 159 z późniejszymi zmianami) do niniejszej Umowy nie mają zastosowania przepisy tej ustawy. Wykonawca będzie realizował zamówienie w zgodzie z zasadami horyzontalnymi polityk Unii Europejskiej. Strony oświadczają, iż posiadają zdolność do zawarcia i wykonania Umowy zgodnie z jej postanowieniami. Strony oświadczają, iż zawarcie i wykonanie Umowy nie stanowi naruszenia jakiekolwiek umowy lub zobowiązania, których stroną są Strony, jak również nie stanowi naruszenia jakiekolwiek decyzji administracyjnej, zarządzenia, postanowienia lub wyroku wiążącego Strony, ani też nie stanowi naruszenia dóbr osób trzecich. Strony oświadczają, że nie są znane im żadne okoliczności, które uniemożliwiają lub mogą uniemożliwić zrealizowanie postanowień niniejszej Umowy. Wykonanie Umowy nie wymaga uzyskania jakiejkolwiek zgody czy zezwoleń organów administracji publicznej, ani innych podmiotów. 1 Przedmiot Umowy 1. Przedmiotem umowy jest: kompleksowa spedycja materiałów informacyjnopromocyjnych do Dublina (Irlandia) oraz eksponatu promującego Polskę Wschodnią (ścianki promocyjnej) do Dublina (Irlandia) i z powrotem, w związku z organizacją konferencji 14th Annual European Shared Services & Outsourcing Week (SSOW 2014), odbywającej się w terminie maja 2014 r. 2. Szczegółowe informacje i daty realizacji przedmiotu umowy stanowi pełna treść Zapytania Ofertowego Zamawiającego, która stanowi Załącznik nr 3 do niniejszej Umowy. 3. Wykonawca zobowiązuje się, że przy realizacji przedmiotu zamówienia przestrzegał będzie wszelkich przepisów powszechnie obowiązującego prawa. 2 Wynagrodzenie Wykonawcy i płatności 1. Za terminowe i należyte wykonanie Umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy kwotę... zł brutto, słownie:..., zgodnie z Ofertą Wykonawcy stanowiącą Załącznik nr 2 do niniejszej Umowy. Ustalone wynagrodzenie Wykonawcy obejmuje wszelkie koszty, jakie Wykonawca poniesie w związku z wykonaniem przedmiotu umowy, jest wynagrodzeniem ryczałtowym i nie podlega zmianom. 2. Płatność nastąpi w polskich złotych, w jednej części (100% kwoty wskazanej w 2 ust. 1.), po wykonaniu całości zamówienia, na podstawie faktury VAT, wystawionej przez Wykonawcę po podpisaniu bez zastrzeżeń protokołu odbioru usługi. Wzór protokołu odbioru stanowi Załącznik nr 1 do Umowy. Do podpisania protokołu odbioru usługi strony ze Zamawiającego upoważnieni są: Pan Leszek Kołodziejczyk lub Pani Anna Krasoń, a ze strony Wykonawcy:.. 3. Płatność będzie zrealizowana w ciągu 30 dni od daty doręczenia faktury VAT do siedziby Zamawiającego przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze. W 2

3 przypadku naliczenia Wykonawcy kary umownej, o której mowa w 10 umowy, Wykonawca upoważnia Zamawiającego do potrącenia kwoty kary z należnego Wykonawcy wynagrodzenia bez składnia dodatkowego oświadczenia w tym zakresie. 4. Wykonawca dostarczy dane umożliwiające PAIiIZ dokonanie przelewu pieniężnego na konto bankowe, w szczególności numer rachunku bankowego, ewentualnie numer SWIFT i BIC oraz pełną nazwę Wykonawcy wraz z adresem używanym do transakcji bankowych. 5. Za datę zapłaty uznaje się datę obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu płatności, o której mowa w ust. 1 poprzez wydłużenie tego terminu o kolejne 30 dni w sytuacji nieotrzymania przez Zamawiającego płatności okresowej z Instytucji Pośredniczącej, przeznaczonej na zapłatę wynagrodzenia wynikającego z umowy. Z tytułu przesunięcia terminu płatności Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego, nie jest to również przyczyna umożliwiająca naliczanie odsetek od opóźnienia w płatności w stosunku do terminu pierwotnego. 3 Obowiązki Wykonawcy 1. Termin realizacji usługi zaczyna się od dnia podpisania Umowy. Wykonawca zobowiązuje się do odbioru materiałów informacyjno-promocyjnych i eksponatu z siedziby Zamawiającego w Warszawie do r. 2. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia: a) materiałów informacyjno-promocyjnych oraz eksponatu (ścianki promocyjnej Polski Wschodniej) odebranych z siedziby Zamawiającego (Biuro ds. Realizacji Programu promocji Gospodarczej Polski w Wschodniej, IV piętro, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, ul. Bagatela 12, Warszawa, Polska) do Dublina, hotel MALDRON CARDIFF LANE, Cardiff Lane Sir John Rogerson s, Quay Dublin 2, Ireland, miejsce pobytu delegacji; termin realizacji: od dnia podpisania umowy, do 12 maja 2014 r., godziny popołudniowe. b) eksponatu: ścianki promocyjnej Polski Wschodniej (spedycja z powrotem) z miejsca odbywania się konferencji SSOW 2014, teren Convention Centre, Dublin, Ireland, stoisko Polski Wschodniej do siedziby Zamawiającego (Biuro ds. Realizacji Programu promocji Gospodarczej Polski w Wschodniej, IV piętro, Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, ul. Bagatela 12, Warszawa, Polska); termin realizacji: od 15 maja 2014 r. godziny popołudniowe, najpóźniej do 31 maja 2014 r. godz.16: Dniem zakończenia realizacji usługi jest dzień dostarczenia ścianki promocyjnej do siedziby Zamawiającego tj. najpóźniej 31 maja 2014 r. 4. Wykonawca jest odpowiedzialny za przetransportowanie wszystkich przedmiotów w stanie nienaruszonym z Polski do Irlandii i z powrotem, zgodnie z opisem zawartym Zapytaniu Ofertowym oraz złożoną Ofertą. 5. Wykonawca zobowiązuje się do każdorazowego okazania kopii polisy ubezpieczeniowej wraz z dowodem opłacenia składki na każde żądanie Zamawiającego. 6. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność z tytułu szkód powstałych w trakcie spedycji. 7. W przypadku powstania szkód w spedytowanych produktach lub ich zaginięcia, Wykonawca pokryje pełną szkodę z tego tytułu, w tym z polisy ubezpieczeniowej. 8. Wykonawca jest zobowiązany do bieżącego kontaktu z Zamawiającym oraz organizatorem konferencji SSOW 2014, hotelem MALDRON CARDIFF LANE, a także władzami miejscowymi w zakresie prawidłowego wykonania usługi. 3

4 4 Obowiązki Zamawiającego 1. Zamawiający przekaże Wykonawcy wszystkie informacje niezbędne do prawidłowej realizacji zamówienia w dniu podpisania niniejszej Umowy. 2. Zamawiający będzie współpracować z Wykonawcą przy realizacji zamówienia. 5 Poufność 1. Wykonawca, zobowiązuje się nie ujawniać ani wykorzystywać bez uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego dla innych celów niż przewidziane Umową, informacji związanych z działalnością Zamawiającego lub wykonywaniem zamówienia w okresie obowiązywania Umowy, po jej rozwiązaniu lub po jej wygaśnięciu. Wykonawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą wobec Zamawiającego w powyższym zakresie, która to odpowiedzialność obejmuje tak działania Wykonawcy, jak i jego podwykonawców oraz osób wchodzących w skład zespołu realizującego Umowę i zamówienie. 2. Wszelkie materiały, w tym umowy i inne dokumenty zawierające dane dotyczące Zamawiającego, w których posiadanie Wykonawca wejdzie w związku z realizacją zamówienia, zostaną zwrócone przed zakończeniem trwania Umowy wraz z nośnikami elektronicznymi, na których zostały utrwalone. 6 Zasady prowadzenia dokumentacji realizacji Umowy Wykonawca zobowiązuje się do prowadzenia pełnej dokumentacji związanej z realizacją niniejszej Umowy, w tym dokumentacji księgowej. 7 Archiwizacja dokumentów 1. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dla celów archiwizacyjnych dokumentacji określonej w 6, a także do przechowywania w formie papierowej i elektronicznej utrwalonych materiałów promocyjnych, informacyjnych, dotyczących realizacji Umowy do dnia 31 grudnia 2020 roku, z zastrzeżeniem ust W przypadku konieczności przedłużenia terminu, o którym mowa w ust. 1, Zamawiający powiadomi o tym pisemnie Wykonawcę przed upływem terminu tamże określonego. 3. W przypadku, o którym mowa w ust. 2, Wykonawca jest zobowiązany przedłużyć okres przechowywania dokumentacji o wskazany w powiadomieniu termin. 4. Wykonawcy nie przysługuje dodatkowe wynagrodzenie z tytułu przechowywania dokumentacji związanej z realizacją Umowy. 8 Kontrola 1. Wykonawca zapewni Zamawiającemu oraz innym uprawnionym podmiotom, pełny wgląd we wszystkie dokumenty związane bezpośrednio lub pośrednio z realizacją przedmiotu Umowy. 2. Wykonawca zobowiązuje się poddać kontrolom dokonywanym przez Zamawiającego oraz inne uprawnione podmioty w zakresie prawidłowości realizacji Umowy. 3. W przypadku kontroli, o której mowa w ust. 2, Wykonawca udostępni kontrolującym wgląd w dokumenty związane z wykonywaniem Umowy. 4

5 9 Odstąpienie od Umowy 1. Zamawiający może odstąpić od Umowy w całości lub w części bez wyznaczenia terminu dodatkowego na jej wykonanie bez wypłaty jakiegokolwiek odszkodowania w następujących przypadkach: a) jeżeli Wykonawca w sposób zawiniony nie wywiąże się z któregokolwiek z postanowień niniejszej umowy, zagrażając prawidłowej realizacji celu umowy; b) jeżeli Wykonawca zaprzestanie realizacji Umowy lub zwłoka w realizacji przedmiotu umowy będzie trwała dłużej niż 4 dni kalendarzowe. c) jeżeli Wykonawca nie odbierze eksponatów i/lub materiałów informacyjnopromocyjnych i/lub eksponatu w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie. 2. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawiera uzasadnienie. 3. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego: a) Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do sporządzenia protokołu, który będzie zawierał opis wykonanych prac do daty wypowiedzenia umowy, b) wysokość wynagrodzenia należna Wykonawcy zostanie ustalona proporcjonalnie do zakresu wykonanych prac, c) ustalając wynagrodzenie należne Wykonawcy, Strony wezmą pod uwagę wyłącznie prace przyjęte przez Zamawiającego. 10 Kary umowne 1. Odstąpienie od Umowy następuje w formie pisemnej pod rygorem nieważności i zawiera uzasadnienie. 2. Zamawiający może naliczyć karę umowną w przypadku: a) opóźnienia Wykonawcy w realizacji zamówienia w stosunku do terminów określonych w 3 ust. od 1. do 3., w wysokości 30% kwoty brutto określonej odpowiednio w 2 ust. 1 za każdy dzień opóźnienia, licząc od dnia, w którym obowiązek powinien być dopełniony. b) niewykonania Umowy przez Wykonawcę lub odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego lub Wykonawcę z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 50% wynagrodzenia Wykonawcy. c) dostarczenia przedmiotów w stanie uniemożliwiającym ich prezentację podczas konferencji SSOW2014 na standzie Polski Wschodniej w wysokości 50% wynagrodzenia Wykonawcy, określonego w 2 ust Niedotrzymanie terminu wykonania Umowy z powodu siły wyższej nie stanowi podstawy do naliczenia kary umownej. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary umownej na zasadach ogólnych. 11 Postanowienia końcowe 1. Ewentualne spory wynikłe w związku z realizacją Umowy przez Strony będą rozstrzygane przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy Kodeksu cywilnego. 5

6 3. W przypadku zmiany adresu strony są zobowiązane do pisemnego poinformowania o tym drugiej Strony pod rygorem ponoszenia wszelkich negatywnych konsekwencji tego zaniechania. 4. Niniejsza Umowa została sporządzona w 4 jednobrzmiących egzemplarzach, po 2 dla każdej ze Stron. 5. Prawa i obowiązki wynikające z niniejszej umowy nie mogą być przenoszone przez Wykonawcę bez zgody Zamawiającego. Załączniki do Umowy: Załącznik nr 1 Wzór Protokołu zdawczo-odbiorczego Załącznik nr 2 Oferta Wykonawcy Załącznik nr 3 Zapytanie ofertowe Zamawiający Wykonawca 6