Aktyn - W Finanse - Księgowość

Transkrypt

1 Aktyn - W Finanse - Księgowość od wersji Suplement River Jacek Bator Sp. J Kraków, ul. Lindego 2; tel. (012) , fax: (012) , info@aktyn.pl

2 W skład pakietu Aktyn W Fk wchodzą: CD-ROM z instalacyjną wersją programu Zabezpieczenie (dyskietka autoryzacyjna lub klucz sprzętowy) Podręcznik UŜytkownika Karta Gwarancyjna Karta Zgłoszenia UŜytkownika Gwarancja Producenta obejmuje m. in. nieodpłatne udostępnianie uaktualnień Programu w ramach uŝywanej wersji oraz telefoniczną pomoc techniczną (Hot-line). Warunkiem skorzystania z uprawnień przysługujących w ramach gwarancji jest przesłanie na adres producenta wypełnionej Karty Zgłoszenia UŜytkownika. listopad Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

3 Spis treści: MODUŁ ADMINISTRACYJNY SYSTEMU FK...4 KONFIGURACJA... 4 NOWOŚCI W PROGRAMIE ADMINISTRACYJNYM... 5 Czyszczenie tabel tymczasowych... 6 Ukryte opcje administracyjne... 7 PROGRAM FINANSOWO-KSIĘGOWY...11 KONFIGURACJA NOWOŚCI W PROGRAMIE FINANSOWO-KSIĘGOWYM Historia modyfikacji programu Fk Administracja/Konfiguracja/Ustawienia Księgowania lista dokumentów Import dokumentów z systemu Aktyn Automat księgujący Bilans otwarcia Kompensaty Rozliczanie rozrachunków grupowanie automatyczne Lista faktur VAT Nowe funkcje w sprawozdaniach uŝytkownika WYKORZYSTANIE PROGRAMU AutoBackup.exe ARCHIWIZOWANIE WYKONANYCH RAPORTÓW KOMPENSATY PRZELEWY IMPORT DOKUMENTÓW Importowanie dokumentów z programu PC Market Finanse-Księgowość 3

4 MODUŁ ADMINISTRACYJNY SYSTEMU FK Moduł administracyjny programu FK zlokalizowany jest dla instalacji domyślnej w systemie Windows, w katalogu: C:\Program Files\Database. Wykorzystuje on dwa pliki: AdmiFk.exe oraz Amin.ini. Plik Admin.ini kreowany jest przy pierwszym uruchomieniu programu AdminFk. KONFIGURACJA Plik Admin.ini po wykreowaniu ma następującą zawartość: Widoczna powyŝej konfiguracja domyślna właściwa jest dla bazy danych umieszczonej lokalnie i zarządzanej przy pomocy serwera InterBase wersja Dla instalacji sieciowej, gdy baza danych znajduje się na innym komputerze wpis do pliku Amin.ini wskazujący na lokalizację bazy danych powinien wyglądać, jak w przykładzie poniŝej: [DB_PATH] DB=Adres_IP:C:\Program Files\Database\DB_MAIN.gdb Dla bazy danych zarządzanej przy pomocy serwera FireBird wersja 1.5 wpisy do pliku Amin.ini dla lokalizacji sieciowej powinny przykładowo wyglądać: [DB_PATH] DB= Adres_IP:C:\Program Files\Database\DB_MAIN.gdb [ISC_PATH] ISC= Adres_IP:C:\Program Files\Firebird\Firebird_1_5\security.fdb 4 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

5 Przy lokalnym połoŝeniu bazy danych nie podajemy adresów IP. Dla instalacji gdzie,130 baza danych zlokalizowana jest na serwerze w systemie Linux przykładowa ścieŝka do bazy db_main.gdb wygląda następująco: Adres_IP:/home/dane/fk/Db_main.gdb Poprawne wskazanie lokalizacji bazy systemowej security.fdb dla instalacji z serwerem FireBird pozwala na dodawanie nowych uŝytkowników do bazy danych i zarządzanie nimi. Przy przechodzeniu z serwera InterBase na serwer FireBird moŝna przenieść bazę systemową wraz z uŝytkownikami, z dobrym skutkiem, do systemu FireBird zmieniając jej nazwę z isc4.gdb na Security.fdb i umieszczając w domyślnej lokalizacji. Instalację serwera FireBird dla systemu Windows moŝna znaleźć na stronie w dziale Uaktualnienia / Finanse księgowość / Firebird Z dotychczasowych doświadczeń uŝytkowników wynika, Ŝe baza danych programu Fk najlepiej pracuje z serwerem Firebird Uwaga: Zalecane przez firmę River serwery dla baz programu Fk gwarantujące poprawną pracę, to: InterBase wer. 6.0 lub FireBird wer Nie naleŝy instalować serwerów InterBase i FireBird na jednym komputerze jednocześnie. Zdecydowanie nie naleŝy uŝywać serwera FireBird z klientami InterBase. NaleŜy teŝ pamiętać, Ŝe biblioteki gds32.dll dla systemu IntrBase i FirBird choć mają taką samą nazwę, to nie są identyczne. Nie mogą być zamiennie wykorzystywane. NOWOŚCI W PROGRAMIE ADMINISTRACYJNYM Program administracyjny dla systemu Fk został wzbogacony o nową funkcjonalność. Uznano, Ŝe pewne, nie włączone dotychczas do programu czynności administracyjne moŝe z powodzeniem wykonać sam uŝytkownik i rozszerzono program o nowe moŝliwości. Finanse-Księgowość 5

6 Czyszczenie tabel tymczasowych Program Fk korzysta intensywnie z tabel tymczasowych przy kreowaniu złoŝonych raportów. Ich zawartość po wykonaniu raportu jest przez program usuwana. Zdarza się jednak czasami w praktyce uŝytkownika, Ŝe program nie zostaje zamknięty poprawnie i tabele tymczasowe nie zostaną naleŝycie wyczyszczone. MoŜe się to objawiać jakimiś przekłamaniami przy operacjach korzystających z tabel tymczasowych. W celu poradzenia sobie z takim problemem oddano uŝytkownikowi do dyspozycji narzędzie pozwalające na wymuszenie usunięcia zawartości tabel tymczasowych. NaleŜy wspomnieć tutaj, Ŝe kaŝdy z uŝytkowników generujących określony raport zbieŝnie w czasie z innymi uŝytkownikami zapisuje dane w tabelach tymczasowych ze swoim identyfikatorem. Zapobiega to moŝliwym konfliktom i chaosowi przy jednoczesnym kreowaniu raportów podczas normalnej pracy programu Fk. Uwaga: Przy wykonywaniu czynności wszelkich administracyjnych w tym w szczególności polegających na czyszczeniu tabel tymczasowych uŝytkownicy programu Fk powinni przerwać pracę i zamknąć program na czas wykonywania tych czynności. 6 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

7 Ukryte opcje administracyjne Oprócz normalnie dostępnych opcji programu administracyjnego istnieje grupa ukrytych opcji serwisowych. Ich wykorzystanie powoduje pewne istotne zmiany mające wpływ na pracę systemu Fk. Dostęp do tych opcji moŝliwy jest po naciśnięciu kombinacji klawiszy Alt-Ctrl-Shift-F12 i podaniu hasła fkserwis. Finanse-Księgowość 7

8 Po podaniu hasła naleŝy przejść do opcji Dane w menu głównym i z tego miejsca wybrać opcję Serwis. Program poprosi o wskazanie bazy danych, dla której chcemy wykonać czynności serwisowe. Uwaga: Przed załogowaniem się do programu AdminFk.exe naleŝy zakończyć pracę z programem Fk4win.exe na wszystkich stanowiskach w sieci, na których był uruchomiony. Uwaga: Przed wykonaniem zawansowanych czynności serwisowych warto wykonać kopię zapasową bazy danych. Będzie to dodatkowe zabezpieczenie na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. 8 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

9 Dostępne w menu serwisowym opcje przedstawiono na rysunku powyŝej. Wykonanie jakiejkolwiek opcji z menu serwisowego powoduje, Ŝe przestaje ono być dostępne. Aby powtórnie wykonać poprzednią opcję bądź teŝ wykonać inną naleŝy za kaŝdym razem wykonać czynności udostępniające menu serwisowe. Odksięgowanie dokumentów Opcja odksięgowania dokumentów działa tylko na dokumentach we wskazanych miesiącach. Na liście widoczne są jedynie miesiące o statusie Otwarty. Dokumentów z miesięcy o statusie Zamknięty odksięgować nie moŝna. Finanse-Księgowość 9

10 Sprawdzenia danych Wyspecjalizowane opcje serwisowe dotyczące sprawdzenia danych mają za zadanie ustalić czy zapisane w bazie dane są w porządku pod względem formalnym, np. czy pozycje dokumentów są powiązane z odpowiednimi nagłówkami. Wykonywanie skryptów Podczas normalnego uŝytkowania bazy danych zachodzi czasem konieczność wykonania na niej bardziej złoŝonych czynności serwisowych, np. usunięcia niepowiązanych rekordów. W takiej sytuacji serwis firmy River przygotowuje skrypt SQL, czyli plik tekstowy z kodem naprawiającym problem w bazie danych i przesyła drogą elektroniczną uŝytkownikowi. UŜytkownik zapisuje otrzymany plik bazy danych w katalogu tymczasowym na lokalnym dysku i następnie realizuje go z opcji menu: Wykonaj skrypt. Trzeba w tym miejscu przypomnieć o celowości wcześniejszego wykonania kopii bazy danych. Numerowanie dekretów Numerowanie dekretów jest czynnością jednorazową i ma zastosowanie do baz danych tych uŝytkowników, którzy uŝytkowali program Fk w wersji niŝszej niŝ Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

11 PROGRAM FINANSOWO-KSIĘGOWY KONFIGURACJA Plik Fk.ini powinien mieć co najmniej następującą zawartość: Widoczna powyŝej konfiguracja domyślna, właściwa jest dla bazy danych umieszczonej lokalnie. Dla instalacji sieciowej, gdy baza danych znajduje się na innym komputerze wpis do pliku Fk.ini wskazujący na lokalizację bazy danych powinien wyglądać, jak w przykładzie poniŝej: [DATA] MasterDB=C:\Program Files\Database\db_main.gdb Database=C:\Program Files\Database\Demo.gdb Server= Adres_IP lub Nazwa_SERWERA Protocol=TCP W sekcji [DATA] poszczególne klucze mają następujące znaczenie: - MasterDB=C:\Program Files\Database\db_main.gdb wskazuje na połoŝenie systemowej bazy danych programu FK; - Database=C:\Program Files\Database\Nazwa_bazy.gdb wskazuje na połoŝenie uŝytkowej bazy danych, zawierającej tworzone zapisy księgowe; - Server= Adres_IP lub Nazwa_SERWERA wskazuje na komputer, na którym Finanse-Księgowość 11

12 połoŝona jest baza danych. W implementacjach lokalnych naleŝy wpisać: localhost, natomiast w implementacjach sieciowych naleŝy podać adres IP komputera z bazą danych lub jego nazwę. - Protocol=TCP opisuje rodzaj protokołu wykorzystywanego przy połączeniu z bazą danych. W implementacjach lokalnych naleŝy wpisać: Local, natomiast w implementacjach sieciowych naleŝy wpisać: TCP. Uwaga: Przy instalacjach sieciowych, baza danych znajduje się na serwerze, natomiast wszystkie klienty chcące korzystać z programu Fk muszą mieć zainstalowanego co najmniej klienta InterBase lub FireBird oraz zawierać właściwie skonfigurowany program Fk. Oznacza to, Ŝe lokalizacja baz danych w pliku Fk.ini powinna odpowiadać zasadom przedstawionym powyŝej. Komputery klienty muszą pracować w środowisku Windows. W sekcji [OKRES] znajduje się klucz: - Biezacy=n gdzie n oznacza aktualnie wybrany miesiąc obrotowy z zakresu maksymalnie od 1 do 18. W sekcji [SETTINGS] są następujące klucze: - Pswd=IEWPAVOA] waŝny przy rozliczaniu rozrachunków w opcji Rozliczanie rozrachunków, kasowaniu dokumentów, i.t.p; - WORD=1 udostępnia na pasku ikon planszy głównej przycisk pozwalający na uruchomienie edytora Word z poziomu programu Fk; - KGSUM=0 wyłącza (0) lub włącza (1) drukowanie ostatniej strony podsumowania miesięcznego w raporcie Księga główna. Podsumowanie to wydłuŝa czas kreowania raportu. W sekcji [V7] znajduje się klucz: New=1 klucz związany jest z nową formą ewidencji VAT począwszy od dnia roku i powinien mieć zawsze wartość 1. Poza wymienionymi wyŝej zapisami w pliku Fk.ini program generuje inne. Przykładowo: [PROTECT] 12 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

13 Zeton= [Params] Defactn=1 p2=1 p1fa=1 AutoFaRozr=1 p1=1 ShwFmRozr=0 ShwRozr=0 ShwRozrToDel=1 WriteTxt=1 NrRozr=0 RozrNot=1 NrFaAsSrcNrDoc=1 LMCVAT=1 OpisDekrZaplata=1 OpisDekrRozrach=1 REGAUTODOC=1 CREATEROZRAUTO=1 [TxtPrn] CodePage=LATIN PrnName=LPT1 Density=0 Mode=0 [IMPORT] ImpAktyn= [RozrList] ZAP=2 Finanse-Księgowość 13

14 [Settings] CHKNRROZR=0 Zrozumienie ich znaczenia jest mniej istotne dla uŝytkownika. Zapisy te zapamiętują niektóre statyczne konfiguracje poczynione przez uŝytkownika w programie. Ich pojawienie się nie powinno niepokoić uŝytkownika. NOWOŚCI W PROGRAMIE FINANSOWO- KSIĘGOWYM Historia modyfikacji programu Fk Wszystkie zawarte niniejszym suplemencie informacje dotyczą kolejnych wersji programu Fk i programów towarzyszących począwszy od wersji Administracja/Konfiguracja/Ustawienia W opcji Ustawienia zakładka Opcje II dodano cztery nowe ustawienia. Ustawienia: Przepisuj opis pozycji dokumentu do zapłaty rozrachunku oraz Przepisuj opis pozycji dokumentu do rozrachunku powoduje, Ŝe podczas dodawania kolejnych pozycji w dokumencie, zawartość pola Opis z pozycji dokumentu związanej z rozrachunkiem bądź zapłatą jest przepisywana do pola Treść dołączanego rozrachunku czy zapłaty. Ma to na celu usprawnić czynności ręcznego dekretowania. 14 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

15 Kolejne dwa ustawienia: Rejestruj dokumenty utworzone przez automat oraz Zakładaj rozrachunki w dokumentach utworzonych przez automat związane są z nowym funkcjonowaniem automatów księgowych. Wymuszają one rejestrację dokumentów i zakładanie rozrachunków w dokumentach kreowanych przez automat, co w szczególności ma istotne znaczenie, gdy automaty wykonywane są sekwencyjnie wg planu a wynik wykonania kolejnego automatu zaleŝy od rezultatu wykonania poprzednich automatów.. Księgowania lista dokumentów W obrębie listy dokumentów funkcjonują trzy nowe przyciski o następującym przeznaczeniu: Czasem istnieje potrzeba przeniesienia pojedynczego dokumentu lub całej grupy wybranych dokumentów do notatnika. Dodano słuŝący do tego celu nowy przycisk: - przenieś dokumenty do notatnika Dla utrzymania szczelności numeracji w obrębie rejestrów księgowych numerowanych w sposób ciągły dodano moŝliwość sprawdzania ciągłości numeracji i raportowania wyników. Finanse-Księgowość 15

16 - kontrola numeracji dokumentów W celu zbadania ciągłości numeracji wskazujemy miesiąc, w którym będziemy sprawdzać dokumenty oraz zakres zwracanych wyników. - renumeracja dokumentów Renumeracja dokumentów w rejestrze księgowym dotyczy dokumentów rejestrach księgowych o automatycznym typie numeracji, czyli: Numeracja miesięczna i Numeracja narastająca. - nowy raport t. Lista dokumentów Dodano teŝ dodatkowy raport o uproszczonej konstrukcji słuŝący do pomocniczego raportowania listy dokumentów. Wywoływany jest on z opcji Wydruk 1. W otwartym dokumencie, podczas dekretacji, dostrzec moŝna dwa nowe przyciski. 16 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

17 Wyliczenie salda konta, na którym sporządzany jest dekret wymuszamy przeznaczonym do tego przyciskiem. - pokaŝ saldo konta W starszych wersjach programu Fk salda były liczone automatycznie przy przewijaniu dekretów, co miało to istotny wpływ na spowolnienie przewijania listy dekretów. Wyliczone saldo wyświetlane jest w dolnej części ekranu. - zmień stronę WN/MA Przycisk słuŝy do szybkiego przepisania edytowanej kwoty ze strony Wn na Ma i na odwrót. MoŜliwe jest to na dokumentach niezbilansowanych, na kontach nierozrachunkowych. Finanse-Księgowość 17

18 Import dokumentów z systemu Aktyn Lokalizacja plików importowych dokumentów z systemu Aktyn widoczna jest polu Katalog. Fizycznie pliki mogą być połoŝone na dowolnym urządzeniu dyskowym, np. dysku lokalnym, sieciowym, dyskietce. MoŜliwe operacje na plikach importowych pokazuje menu wyskakujące otwierane prawym klawiszem myszy. Zapamiętany podczas pierwszego uruchomienia programu Fk katalog plików importowych zapisywany jest w bazie Db_main.gdb, w tabeli Firmy, w polu IMPORT_PATH. Nie ma moŝliwości późniejszej zmiany, w sposób trwały, tego zapisu z poziomu programu. NaleŜy więc dobrze przemyśleć jego lokalizację. 18 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

19 W interfejsie, gdzie kojarzeni kontrahenci przychodzących z importu z kontrahentami znajdującymi się w ewidencji programu Fk dodano nowy przycisk - Modyfikuj dane kontrahenta. Pozwala to modyfikować dane kontrahenta w ewidencji programu Fk przed skojarzeniem ich z kontrahentem w imporcie. Przytrzymanie kursora myszki w pozycji nazwy kontrahenta z F-ki lub z importu aktywuje podpowiedzi, na których widać teraz całą nazwę kontrahenta niezaleŝnie od jej długości. Wprowadzono równieŝ zabezpieczenie działające w ten sposób, Ŝe w przypadku gdy zapomnimy wygenerować identyfikator i konto analityczne kontrahenta, program wygeneruje je sam, w postaci cyfrowej, wg zasad opisanych juŝ w instrukcji do programu Fk. Finanse-Księgowość 19

20 Warto równieŝ nadmienić, Ŝe po kaŝdej próbie importu widoczny jest w zakładce Zawartość pliku DBF zestaw importowanych w pliku dokumentów. JeŜeli sam import zakończył się niepowodzeniem, to wiersz na którym zatrzymał się import pozostaje podświetlony. Odczytując wartości z pola NR_REJ i TYP_REJ oraz posiłkując się instrukcją do programu Ak2fk moŝemy z łatwością ustalić rodzaj dokumentu, którego import sprawia problemy. Być moŝe dokument nie jest zaimplementowany we wzorcach importowych. MoŜe teŝ NIP kontrahenta umieszczony w polu NIP_KNT jest zbyt krótki - wymagane jest co najmniej pięć znaków, lub w ogóle go nie ma. 20 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

21 Automat księgujący. W istotny sposób ulepszono funkcjonalność automatów księgujących. Dodano nową funkcjonalność aktywowaną przyciskiem - Plany wykonania automatów księgowych. MoŜna teraz grupować automaty w pewne logiczne schematy nazwane planami pozwalające wykonać w ustalonej księgowania realizowane przez poszczególne automaty. Finanse-Księgowość 21

22 Zgrupowane, jak w powyŝszym przykładzie, widoczne w dolnym oknie automaty zatytułowane KOSZTY pozwalają jednym przyciskiem wyzwolić sekwencję automatycznego ich wykonywania. Kolejność wykonywania automatów ustalona jest przy tworzeniu planu. Dokumenty są od razu rejestrowane, a dla kont rozrachunkowych tworzone są rozrachunki. KaŜdy kolejny automat uwzględnia księgowania poprzednich automatów w realizowanym planie. Celem zapewnienia automatycznego rejestrowania dokumentów i tworzenia rozrachunków podczas wykonywania planu automatów trzeba koniecznie zaznaczyć pokazane poniŝej ustawienia. 22 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

23 Bilans otwarcia Finanse-Księgowość 23

24 Otwarcie nowego roku w księgach rachunkowych wymaga uprzedniego zaksięgowania wszystkich kont bilansu otwarcia w roku poprzednim. W szczególności oznacza to, Ŝe wszystkie wiersze ostatniej kolumny powinny mieć status Tak. Celem łatwego ustalenia ilości niezaksięgowanych pozycji w bilansie otwarcia wprowadzono w prawej górnej części okna stosowną informację. Dodano równieŝ nowy przycisk - znajdź niezaksięgowaną pozycję BO - pozwalający szybką lokalizację takich pozycji. Pozycje niezaksięgowane wyróŝnione są kolorem czerwonym. Kompensaty Kompensata całkowita całkowita oznacza, Ŝe sumy kwot pozostających do rozliczenia w rozrachunkach muszą być równe dla strony Wn i Ma, albo teŝ kwoty pozostające do rozliczenia będące po tej samej stronie muszą się wzajemnie znosić. Tak kompensowane rozrachunki mają tę szczególną cechę, Ŝe nie posiadają pozycji zapłat. Mimo to ich status oznaczony jest jako Rozliczony. Kwota zapłaty w nagłówku rozrachunku jest równa wartości rozrachunku, a kwota pozostała do zapłaty jest równa zero. Udział w kompensacie mogą brać rozrachunki związane z róŝnymi kontami (kontrahentami). Na pokazanym poniŝej rysunku widzimy ekran kompensat. W celu wybrania zakresu kont biorących udział w kompensacie klikamy na znajdujący się w lewej części ekranu, przycisk z niebieskim znakiem plus i wybieramy potrzebne konta. MoŜemy zaznaczyć wszystkie interesujące 24 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

25 nas konta poprzez kliknięcie myszką z przytrzymaniem klawisza Ctrl i następnie klikając przycisk - Wybierz zaznaczone pobierać je. Przycisk oznaczony czerwonym znakiem minus pozwala selektywnie usuwać niepotrzebnie wcześniej pobrane konta. Dodatkowymi kryteriami filtrującymi listę rozrachunków są: data powstania rozrachunku, numer rozrachunku i rodzaj transakcji: naleŝność, zobowiązanie lub wszystkie. Następnie klikamy przycisk Zastosuj. Wynikiem tego jest wyświetlona w górnej części ekranu wyfiltrowana lista rozrachunków. Pobieranie rozrachunków następuje poprzez kliknięcie w dolnych panelach na przycisk Dodaj pozycję. Finanse-Księgowość 25

26 Wprowadzone dane zaznaczone powyŝej na rysunku obwódką widoczne są na liście kompensat i pozwalają na szybką identyfikację utworzonej kompensaty. Aby kompensata została zrealizowana naleŝy na liście kompensat kliknąć przycisk - Zatwierdź kompensatę. Do kompensat dołączone są dwa raporty: pierwszy pokazuje listę bieŝących kompensat, drugi zawartość wskazanej kompensaty. Na liście rozrachunków rozliczonych pozycje tak wykonanych kompensat wyróŝnione są kolorem Ŝółtym. Dodatkowy przycisk - Kompensata pozwala obejrzeć zawartość kompensaty. W zestawieniach rozrachunków pozycje rozrachunkowe biorące udział w kompensacie otrzymują wyróŝnik -KOMPENSATA-. Kompensata z zapłatą salda rozrachunków (dostępna od wersji programu ) 26 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

27 Z zapłatą salda rozrachunków oznacza, Ŝe sumy kwot pozostających do rozliczenia w rozrachunkach nie muszą być równe dla strony Wn i Ma. Rozrachunki biorące udział w takiej kompensacie wykaŝą saldo, które rozliczane jest dodatkowo utworzonym dokumentem z zapłatą. W przypadku tego rodzaju kompensaty dla rozrachunków tworzone są pozycje zapłat na kwotę równą wartości pozostałej do zapłaty. Rozliczanie wykonuje się z poziomu listy rozrachunków. Technika rozliczania jest bardzo podobna do dotychczasowego całkowitego rozliczania rozrachunków z tego poziomu wyróŝnianych kolorem zielonym. Musimy więc najpierw zaznaczyć wszystkie wchodzące w skład kompensaty rozrachunki klikając przycisk - Wybierz rozrachunki do kompensaty, zostaną one wyróŝnione na liście rozrachunków kolorem niebieskim. Sam proces tworzenia kompensaty oraz zapłaty salda wchodzących do kompensaty rozrachunków inicjujemy przyciskiem - Utwórz kompensatę. Następnie wskazujemy rejestr księgowy w którym utworzony zostanie dokument zapłaty salda kompensowanych rozrachunków oraz podajemy numer dokumentu w rejestrze księgowym, numer dokumentu źródłowego i konto, na którym nastąpi księgowanie. W utworzonym dokumencie pojawi się nowe oznakowanie związane z zapłatą salda kompensowanych rozrachunków. Finanse-Księgowość 27

28 Rozliczanie rozrachunków grupowanie automatyczne. Przy pracy sieciowej programu Fk, gdzie wielu uŝytkowników wykonuje podobne operacje, automatyczne grupowanie rozrachunków moŝliwe jest jednocześnie tylko dla jednego uŝytkownika. Inny uŝytkownik usiłujący wykonać automatyczne grupowanie otrzymuje komunikat, Ŝe grupowanie jest wykonywane aktualnie przez określonego uŝytkownika. Jeśli zdarzyłoby się, Ŝe przy próbie automatycznego grupowania pojawił się wspomniany komunikat, a jesteśmy przekonani, Ŝe wskazany w komunikacie uŝytkownik z całą pewnością nie dokonuje automatycznego parowania rozrachunków, to moŝemy wciskając jednocześnie klawisze Ctrl-Shift-F4 uaktywnić przycisk pozwalający na usunięcie blokady automatycznego grupowania. 28 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

29 Lista faktur VAT Zestawienie faktur nierozliczonych z US Klikając na liście faktur przycisk - Wybierz faktury z zakresu dat moŝna wyfiltrować te faktury z poprzednich okresów rozliczania VAT, których rozliczenie z tytułu VAT odroczone zostało do następnych okresów. MoŜna więc precyzyjnie i bezpiecznie kontrolować rozliczenia z Urzędem Skarbowym z tytułu VAT bez obawy, Ŝe cokolwiek w tych rozliczeniach zostanie pominięte. Finanse-Księgowość 29

30 Kontrola występowania faktur Klikając przycisk - Raport kontrolny występowania faktur generujemy zestawienie faktur z bieŝącego okresu rozrachunkowego, ustawionego w środowisku, które pokazuje dekrety na kontach rozrachunkowych z zadeklarowaną fakturą VAT, do których nie dołączono faktury. Przeglądając uwaŝnie takie zestawienie na koniec kaŝdego okresu rozrachunkowego moŝna sprawdzić czy, któreś występujące w raporcie pozycje pojawiły się na wskutek niezamierzonego pominięcia faktur przy dekretacji. Nowe funkcje w sprawozdaniach uŝytkownika Do listy funkcji wykorzystywanych przy tworzeniu sprawozdań uŝytkownika między innym takich, jak bilans wprowadzono dwie nowe funkcje: - Pierwsza BOSALDO uŝyteczna jest przy liczeniu salda z bilansu otwarcia, zastępuje długie łańcuchy znakowe konstruowane z dotychczas dostępnych funkcji działających na tabeli BO. Przykład: BOSALDO("WN", "201%", "0"); - Druga OMSALDOZBO pozwala bardzo prosto wyliczyć saldo Wn lub Ma na kontach dwusaldowych. Dotychczas trzeba było korzystać ze skomplikowanych kombinacji kilku funkcji tworząc długie łańcuchy znakowe. Przykład: OMSALDOZBO("WN", "201%", "0"); 30 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

31 WYKORZYSTANIE PROGRAMU AUTOBACKUP.EXE Wykonywanie kopii zapasowych baz danych. System Finansowo-Księgowy firmy River wykorzystuje program AutoBackup.exe do automatycznego wykonywania kopii baz danych z ustaloną częstotliwością. Program po instalacji musi zostać odpowiednio skonfigurowany, tzn. naleŝy wskazać, które bazy będą kopiowane i gdzie kopie mają być składowane oraz jak często powinny być kopiowane. Program AutoBackup.exe ma jeszcze dwie inne moŝliwości kopiowania, które dostępne są po kliknięciu prawym klawiszem myszki na ikonkę programu w Trayu. Jedna z nich to automatyczne wykonanie kopii po zamknięciu proramu Fk, druga to polecenie natychmiastowego wykonania kopii. W kaŝdym z wymienionych wariantów tworzona jest kopia w postaci pliku o rozszerzeniu gbk. Finanse-Księgowość 31

32 UWAGA: Samo tworzenie kopii wykonuje się w tle i jego przebieg nie jest kontrolowany przez uŝytkownika. Jedynym znakiem tego, Ŝe kopia się jeszcze wykonuje jest czarna ikonka na pasku statusowym. MoŜe więc zaistnieć taka sytuacja, Ŝe zostanie przez nieuwagę wyłączony komputer mimo, Ŝe kopiowanie jeszcze nie dobiegło do końca. W takim przypadku niedokończona kopia będzie bezwartościowa. Szczególna ostroŝność naleŝy zachować w przypadku kopiowania baz danych o pojemności wynoszącej kilkaset megabajtów, gdyŝ czas wykonywania takiej jest znacząco długi. Testy kopiowania bazy o pojemności 500MB zamykały się czasem około 10 minut. Rezultaty niefortunnego wyłączenia komputera przed zakończeniem wykonywania kopii przez program AutoBackup.exe przedstawiamy na przykładzie poniŝej. Kopia wykonana poprawnie. Kopia niedokończona. W celu odtworzenia bazy z backupu wykonanego programem AutoBackup.exe wykorzystujemy program AdminFk.exe znajdujący się w lokalizacji C:\Program Files\Database, opcja Dane / Odtwarzanie. Opisany wyŝej sposób tworzenia kopii w postaci backupu bazy danych i odtwarzania bazy z powrotem daje średnio około 20% lepsze zmniejszenie objętości bazy danych w stosunku do innych narzędzi. Zaleca się więc dla celów profilaktycznych wykonywanie okresowo backupu i odtwarzania bazy danych w celu jej zoptymalizowania i wydajniejszego funkcjonowania. Uwaga: Odtwarzanie z backupu na zazwyczaj jedyny egzemplarz bazy danych w przypadku, gdy backup jest wadliwy spowoduje uszkodzenie tej bazy. Dlatego teŝ zaleca się przed odtwarzaniem z backupu wykonać klasyczną kopię bazy danych choćby poprzez zwyczajne Ctrl-C i Ctrl-V. 32 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

33 Wydaje się, Ŝe tak waŝna sprawa dla dobrego funkcjonowania firmy, jak baza danych powinna podlegać szczególnym procedurom zapewniającym posiadanie zawsze aktualnej i bezbłędnej kopii. Dlatego niezaleŝnie od automatu wykonującego kopie w systemie Fk uŝytkownik powinien zapewnić sobie dodatkowy niezaleŝny sposób wykonywania kopii zapasowych, najlepiej na innym dysku niŝ ten, na którym funkcjonuje baza danych. MoŜemy zasugerować tutaj jeden licznych, dostępnych na stronach internetowych programów: Cobian Backup 7 Version 7 Luz de Luna dostępny pod adresem Właściwe skonfigurowanie tego programu zapewnia niezawodne wykonywanie kopii wg skonfigurowanego przez uŝytkownika scenariusza. ARCHIWIZOWANIE WYKONANYCH RAPORTÓW Tradycyjne sporządzanie raportów w postaci wielostronicowych wydruków papierowych i magazynowanie ich w takiej formie odchodzi juŝ przeszłości. MoŜna obecnie bez trudu zarchiwizować wszystkie te wydruki na jednej płytce CD-R. Do płytki dołączamy zainstalowaną w programie Fk przeglądarkę raportów. Tak zarchiwizowane raporty moŝna przeglądać lub drukować na dowolnym komputerze z systemem Windows. Przeglądarka raportów KaŜdy wygenerowany raport wyświetlony jest na ekranie w takiej postaci, w jakiej później zostanie wydrukowany. śeby zapisać taki raport do pliku naleŝy kliknąć na przycisk z ikoną dyskietki i następnie wskazać w jakiej lokalizacji raport ma zostać zapisany i jaka ma być nawa pliku. Tak utrwalone raporty moŝna przeglądać dokładnie w takiej postaci, jak zostały kiedyś wygenerowane. Finanse-Księgowość 33

34 MoŜna je równieŝ w kaŝdej chwili wydrukować i to niekoniecznie na komputerze, na którym zainstalowany jest program Fk. Program do przeglądania i drukowania zapisanych do pliku raportów jest samodzielną aplikacją o nazwie FrpViewer.exe Archiwizowanie raportów Zarchiwizowane w ustalonym miejscu na dysku raporty moŝna nagrać po zamknięciu roku na płytkę CD-R lub moŝna teŝ sukcesywnie dogrywać na płytkę raporty z kaŝdego zamkniętego miesiąca. Aby odczytać wykorzystując przeglądarkę zarchiwizowany raport naleŝy kliknąć na ikonie przedstawiającą folder i z listy lików w ustalonej lokalizacji wybrać ten, którego właśnie potrzebujemy. Wydrukować z kolei moŝemy cały wielostronicowy raport lub tylko wybrane do analizy strony. 34 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

35 Oczywiście dowolny raport w programie Fk moŝemy wygenerować sobie od podstaw dowolnie wiele razy, lecz proszę pamiętać, Ŝe niektóre raporty, jak: Księga Główna czy Zestawienie Rozrachunków kreują się w zakresie pełnych danych nieraz stosunkowo długo, nawet kilka godzin. Natomiast otwarcie zapisanego do pliku raportu trwa chwilę, co znacznie poprawia komfort w dostępie do zaakceptowanych juŝ zestawień. KOMPENSATY Kompensaty naleŝności zobowiązań wybranego kontrahenta Dla kompensat wg niniejszego scenariusza warto jest załoŝyć osobny rejestr księgowy, np. KOMPENSATA. Tworzone w tym rejestrze dokumenty charakteryzować się będą tym, Ŝe kaŝdy dokument zawiera dekrety na kontach wyłącznie jednego kontrahenta. Kontrahent taki musi być powiązany w systemie ze wszystkimi swoimi kontami rozrachunkowymi. W dokumencie znajdą się dekrety z zapłatami naleŝności i zobowiązań tegoŝ kontrahenta. Finanse-Księgowość 35

36 Opcjonalnie program pozwala drukować informację dla kontrahenta, w znajdują się wszystkie szczegóły kompensaty. której W pliku Signature.jpg moŝna umieścić podpis i pieczątkę firmy. Dostępne formaty eksportu danych pozwalają na wysyłkę elektroniczną podpisanych raportów. 36 Aktyn W Programy wspomagające zarządzanie

37 PRZELEWY Generowanie plików przelewów internetowych Obecnie istnieje szeroko rozpowszechniona moŝliwość wykonywania przelewów za pomocą bankowości internetowej. Program Fk pozwala na przygotowanie plików zawierających przelewy w wybranym systemie przesyłania danych. Systemy te zdefiniowane są w pliku Bankint.txt w formacie zbliŝonym do niniejszego przykładu: [HOMENET] FldCount=16 FldSep=, FldSepA= # kod banku płatnika numer rachunku bankowego płatnika ConstFlds=0;110~3; ~4;0~5;" "~9;0~12;""~13;""~14;"51"~15;"" DateFormat=yyyymmdd NumberFormat=%.2f DecimalSep= FldMap=1;0;d~2;1;n~6;3;s~7;4;s~8;5;s~10;6;a~11;8;s StringTerm=" NatChar= W pliku Bankint.txt naleŝy dla systemów przesyłu danych, które zechcemy uŝywać zmienić kod banku płatnika oraz numer rachunku bankowego płatnika na właściwy dla naszej firmy. Nieprzydatne nam nadmiarowe definicje systemów przesyłu danych najlepiej jest usunąć, aby zabezpieczyć się przed nie potrzebną pomyłką przy wyborze systemu w programie. Tytuł przelewu podajemy w okienku pokazującym się po przyciśnięciu właściwej do tego ikonki. Rozrachunki, dla których chcemy wykonać przelewy przeciągamy myszką z dolnej listy w górę do prawego okienka. Finalnie tworzony jest w katalogu programu plik Przelew.txt Plik ten jest kaŝdorazowo nadpisywały nowym zestawem przelewów. Finanse-Księgowość 37