NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE W INSTYTUCJACH RYNKU PRACY Z WYKORZYSTANIEM ZARZĄDZANIA PROCESOWEGO

Transkrypt

1 NOWOCZESNE ZARZĄDZANIE W INSTYTUCJACH RYNKU PRACY Z WYKORZYSTANIEM ZARZĄDZANIA PROCESOWEGO WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W KRAKOWIE ANDRZEJ MARTYNUSKA, Dyrektor WUP Agnieszka Kaczmarczyk-Zaryczny Krzysztof Banach OŻARÓW MAZOWIECKI, 14 MAJA 2010 r.

2 Dlaczego nowoczesne zarządzanie w Wojewódzkim Urzędzie Pracy? rozbudowana struktura organizacyjna, wymagania związane z procedurami POKL, konieczność zarządzania portfelem projektów (6 projektów systemowych); duża fluktuacja kadry (wiedza nieskodyfikowna), ciągłe zmiany przepisów (konieczność zarządzania wiedzą).

3 Dlaczego nowoczesne zarządzanie? Misja i cele Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Krakowie 2010

4 Zarządzanie czy administrowanie? Organizowanie czy organizacja? problem z zarządzaniem bierze się stąd, że nie uświadamiamy sobie, że mamy do czynienia z, a nie z organizacją, jako trwałym i możliwym do opisu bytem, zarządzanie zmianą.

5 Wyzwanie czy konieczność? 1. Pierwsze przedsięwzięcie w zakresie kompleksowego wdrażania systemu zarządzania procesowego w Polsce w instytucjach rynku pracy 2. Tworzenie wspólnego standardu języka opisu modelowania procesów zrozumiałego dla pracowników PSZ 3. Wspólne przedsięwzięcie z PUP w zakresie tworzenia metodologii systemu zarządzania procesowego jako dobrej praktyki

6 Porażka czy sukces? zarządzanie procesowe w oparciu o niedostosowany system informatyczny do potrzeb instytucji (Access)? zarządzanie procesowe w oparciu o dostosowany system informatyczny do potrzeb instytucji?

7 Dlaczego zarządzanie procesowe? Zarządzanie procesowe jest alternatywą dla funkcjonalnego modelu organizacji. Rozbudowane struktury urzędu prowadzą do autonomizacji poszczególnych obszarów w ramach tych struktur, co nazywane jest również efektem silosów, pomieszczeń bez okien na świat zewnętrzny.

8 Dlaczego zarządzanie procesowe? Przyjęcie perspektywy klienta i koncentracji na zadaniach, a nie na funkcjach. Opieranie się też na monitorowaniu efektywności i doskonaleniu procesów w odniesieniu przede wszystkim do celów strategicznych, na które składają się cele operacyjne realizowane w poszczególnych procesach [dr Roman Batko].

9 Dlaczego zarządzanie procesowe? Zarządzanie procesowe niezależnie od tego, czy wdrażane jest do sektora publicznego, czy też do prywatnego, powinno zapewniać zainteresowanym (pracownikom każdego szczebla instytucji) dostęp do czytelnych i dokładnych opisów procesów. Właściwie zrealizowane, pozwalają na zrozumienie tego, jak przebiegają procesy, usprawnić komunikację i właściwy przepływ wiedzy.

10 Jak wygląda proces tworzenia systemu zarządzania procesowego w WUP

11 Analiza, wyodrębnienie procesów Doskonalenie procesów (działania korygujące i zapobiegawcze) Monitorowanie wskaźników, audyty Ustalenie referencji pomiędzy modelami (eksperci) Opracowanie mapy procesów Ustalenie celów strategicznych Modelowanie procesów Ścieżka wdrażania systemu zarządzania procesowego w WUP i PUP (w oparciu o cykl PDCA) Modelowanie innych środowisk (pracy, IT, dokumentów) Ustalenie celów operacyjnych i wskaźników

12 Przygotowanie projektu - dylematy? Projekt składa się z dwóch części: 1. Implementacja nowoczesnych metod zarządzania budowa systemu zarządzania procesowego w instytucji publicznej. 2. Wsparcie systemu zarządzania procesowego oraz podniesienie poziomu kompetencji zawodowych Publicznych Służbach Zatrudnienia poprzez warsztaty i szkolenia. Grupa docelowa: Pracownicy Małopolskich Publicznych Służb Zatrudnienia (PUP, WUP).

13 Pierwszy komponent projektu implementacja nowoczesnych metod zarządzania Etapy prac przygotowawczych: 1. Opracowanie metodologii wdrażania systemu zarządzania procesowego oraz wybór procesów 2. Wybór i zakup systemu informatycznego do zarządzania procesowego oraz systemu do monitorowania wskaźników (ADONIS i ADONIS PROCESS PORTAL) 3. Kastomizacja systemu do potrzeb WUP

14 Identyfikacja procesów wybór procesów kluczowych Proces PO KL Proces planowania

15 Mapa procesów

16 Modelowanie procesów

17 Cele i wskaźniki

18 Środowisko IT, dokumentów i pracy

19 5. Wsparcie eksperckie przy wdrażaniu systemu zarządzania procesowego (praca koncepcyjna, doradztwo, modelowanie);

20 6. Szkolenia dla pracowników PUP i WUP z obsługi systemu (szkolenia prowadzone przez ekspertów wspomagane przez zespół wdrażający system) 7. Korzystanie z dobrych praktyk w zakresie wdrażania systemu zarządzania procesowego w instytucjach biznesowych

21 8. Monitoring oraz audyt systemu zarządzania procesowego

22 Gdzie jesteśmy dzisiaj Ryzyko Narzędzie Opisane cele Co mamy Wymodelowane procesy Wskaźniki Podręcznik procedur

23 SYSTEM MONITOROWANIA i OCENY Materiały informacyjne: Akademia Modelowania Procesów i Projektów, INFORMACJA i KOMUNIKACJA Dokąd zmierzamy Ryzyko Narzędzie Opisane cele Marzenia Wymodelowan e procesy Wskaźniki Podręcznik procedur RAPORTOWANIE (Mechanizmy kontroli)

24 Korzyści wypracowanie i upowszechnienie najbardziej efektywnej i skutecznej dobrej praktyki w danym obszarze, skrócenie czasu adaptacji do pracy w urzędzie nowych pracowników (aspekt zarządzania wiedzą), integracja różnych zasobów urzędu, ułatwienie monitorowania i audytowania procesów, wspólny kod, przyjęty język standardu umożliwia benchmarking, ograniczenie kosztów niezgodności.

25 Trudności i problemy brak wdrożonego systemu zarządzania procesowego w innych Publicznych Służbach Zatrudnienia, brak doświadczenia ekspertów w tworzeniu skutecznych rozwiązań systemu zarządzania procesowego w Publicznych Służbach Zatrudnienia, szkolenia prowadzone w oparciu o rozwiązania biznesowe a nie dostosowane do potrzeb Publicznych Służb Zatrudnienia, brak wiary w skuteczność rozwiązań systemu zarządzania procesowego (niechęć do zmiany).

26 Kontakt: Pl. Na Stawach 1 w Krakowie