Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/01

Transkrypt

1 Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/01 Robert Kuźma, specjalista ds. MS Office Excel to wyśmienite narzędzie pozwalające błyskawicznie wykonać wiele obliczeń pomiędzy powiązanymi ze sobą komórkami. Jednak błyskawicznie nie zawsze jest właściwym określeniem. Im większe będą Twoje tabele, im więcej będą zawierały danych i formuł, tym bardziej skomplikowanych obliczeń będą wymagały i przez to Excel może znacznie zwolnić. Nie musisz się z tym faktem bezczynnie godzić wypróbuj kilka trików, które wydatnie zwiększą sprawność arkusza kalkulacyjnego. W tym haśle przeczytasz między innymi: Czy automatyczne obliczanie zawsze jest niezbędne? O 017/03 Jak usprawniać formuły tablicowe? O 017/04 Jak pracować z podglądem stron? O 017/05 Jak przyspieszać działanie makr? O 017/08 Stosuj pewne zasady w trakcie pracy, a Excel nie będzie Cię spowalniał!

2 O 017/02 Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/03 SZYBKOŚĆ DZIAŁANIA EXCELA A PARAMETRY KOMPUTERA Szybkość, z jaką Excel potrafi przeprowadzać obliczenia (szczególnie przy złożonych tabelach), zależy przede wszystkim od konfiguracji sprzętowej Twojego komputera. Szybki rozwój technologiczny i związane z nim rosnące możliwości poszczególnych podzespołów komputerowych, połączone z ich niewygórowanymi cenami, umożliwiają bez większego trudu skonfigurować komputer, który pozwoli rozwinąć skrzydła Excelowi i innym aplikacjom. Powinieneś zwrócić uwagę m.in. na: przyzwoicie szybki procesor, wystarczającą ilość pamięci operacyjnej, niezbędną ilość wolnego miejsca na dysku. AUTOMATYCZNE OBLICZANIE A PRĘDKOŚĆ DZIAŁANIA PROGRAMU Zawsze, gdy wprowadzasz dane do tabeli Excela, przeliczane są wszystkie formuły i funkcje znajdujące się w arkuszu. Przy małych i średnich tabelach odbywa się to na tyle szybko, że nie odczujesz z tego powodu żadnego dyskomfortu podczas pracy. Przy obszernych zestawieniach, ze skomplikowanymi modelami kalkulacji, z wieloma formułami lub odniesieniami do źródeł zewnętrznych, ciągłe przeliczanie przy każdej zmianie w arkuszu może absorbować bardzo dużo czasu, pozwalającego na... zaparzenie filiżanki kawy. Praca w takim trybie staje się wręcz niemożliwa. Twórcy Excela przewidzieli tę sytuację i dali Ci możliwość wyłączenia automatycznego przeliczania arkusza. Oczywiście sam program Excel nie ma wygórowanych wymagań, jednak należy wziąć pod uwagę także potrzeby samego systemu operacyjnego oraz ewentualnych innych aplikacji, nierzadko działających jednocześnie z Excelem. Ważna także jest lokalizacja plików: praca będzie przebiegać najefektywniej z plikami znajdującymi się na dysku komputera. Podczas pracy w sieci lokalnej mogą wchodzić w grę niewielkie ograniczenia związane z transmisją danych, wyraźnie zauważalne przy pracy z tabelami udostępnianymi drogą internetową. Także zewnętrzne nośniki danych (płyty CD i DVD, pendrive y i napędy USB) nie pozwolą na taki sam komfort, jak praca z plikiem na dysku. Rys. 1. Wyłącz automatyczne obliczanie w arkuszu

3 O 017/04 Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/05 W tym celu: 1. Wywołaj polecenie Narzędzia/Opcje i przejdź do zakładki Przeliczanie. Rysunek 1 pokazuje okno dialogowe opcji Excela. 2. W sekcji dotyczącej obliczania zaznacz opcję Ręczne. Excel uaktywni wówczas możliwość odznaczenia opcji Oblicz ponownie przed zapisem. Jeśli proces zapisywania pliku jest zbyt długi (ze względu na przeprowadzane obliczenia), dezaktywuj tę opcję. 3. Wprowadzone zmiany zatwierdź przyciskiem OK. Teraz będziesz mógł swobodnie wprowadzać zmiany w arkuszu, bez konieczności czekania na przeliczenie wszystkich formuł. Aby ręcznie uruchomić obliczenia Excela, użyj przycisku funkcyjnego F9. Możesz także skorzystać z okna dialogowego opcji (Rys. 1) i wybrać przycisk Oblicz teraz lub Oblicz arkusz. W przypadku wybrania drugiego przycisku obliczenia zostaną ograniczone tylko do występujących w aktywnym arkuszu. sprawdź, czy zamiast stosowania formuły tablicowej możesz wykorzystać którąś ze standardowych funkcji arkusza, w formułach tablicowych stosuj możliwie mało odniesień do innych arkuszy, rozważ możliwość stosowania w formułach wartości stałych zamiast odniesień, unikaj wprowadzania jako zakresów całych kolumn lub wierszy ogranicz zakresy podawane w formułach do minimum. PODGLĄD PODZIAŁU STRON RÓWNIEŻ SPOWALNIA Poprzez uruchomienie podglądu wydruku masz możliwość zobaczenia, w jaki sposób wydrukowany zostanie Twój arkusz na wybranym formacie i układzie wydruku. Przykładowe okno podglądu wydruku przedstawia następny rysunek. Excel 2007 W Excelu 2007 okno dialogowe opcji programu uruchomisz za pomocą Przycisku pakietu Office/Opcje programu Excel. Opcje związane z automatycznym obliczaniem formuł znajdziesz w zakładce Formuły. OSTROŻNIE Z FORMUŁAMI TABLICOWYMI! Formuły tablicowe są często niezastąpione przy obliczeniach na dużej ilości danych. Mają jednak pewną wadę kiedy występują wielokrotnie i dotyczą obszernego zakresu komórek, czynią obliczenia skrajnie powolnymi. Przy stosowaniu formuł tablicowych w dużych tabelach staraj się więc uwzględnić następujące wskazówki: Rys. 2. Podgląd wydruku przykładowego arkusza

4 O 017/06 Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/07 Po zastosowaniu podglądu Excel przechowuje w pamięci informacje o podziale stron. Jest zaznaczany w arkuszu za pomocą linii przerywanych, na granicach kolejnych stron. Podczas dalszej pracy w arkuszu Excel oblicza na bieżąco usytuowanie nowych podziałów wynikające z wprowadzanych zmian. Oczywiście przy niewielkich tabelach obciążenie wynikające z tych przeliczeń okaże się prawie zerowe, jednak przy tysiącach wierszy i wielu kolumnach będzie to miało istotny wpływ na tempo wyświetlania arkusza. Jeśli zaobserwowałeś u siebie podobną sytuację, możesz zapobiec powstałym utrudnieniom. W tym celu: 1. Uruchom okno dialogowe opcji Excela i przejdź do zakładki Widok rysunek 3. Rys. 3. Odznacz wyświetlanie podziałów stron 2. W sekcji Opcje okna wyłącz opcję Podziały stron i zatwierdź wybór przyciskiem OK. Po wykonaniu tych działań Excel przestanie przeliczać w tle miejsca podziałów stron, dzięki czemu powinieneś odczuć wzrost prędkości działania programu. W Excelu 2007 opcję wyłączenia podziałów stron znajdziesz w zakładce Zaawansowane okna dialogowego opcji programu, w sekcji Opcje wyświetlania dla tego arkusza. PRZESTOJE PRZY ODNIESIENIACH DO ZEWNĘTRZNYCH ŹRÓDEŁ Jeśli zdarza się, że Twój arkusz zamiera przy otwieraniu, tzn. potrzebuje dużo czasu na wyświetlenie zawartości, może to być wynikiem zastosowania odniesień do źródeł zewnętrznych. Excel przy otwieraniu takiego pliku aktualizuje wszystkie dane zawarte w innych plikach, nawiązuje bowiem odpowiednie połączenia, w tym również internetowe. Niektóre ze źródeł zewnętrznych mogą juz nie istnieć, co powoduje kolejne problemy z otwarciem dokumentu. Aby zapobiegać opisanym sytuacjom, staraj się podczas swojej pracy uwzględniać następujące wskazówki i sugestie: jeśli nie jest to niezbędne, nie stosuj odniesień do źródeł zewnętrznych, usuń odniesienia do nieistniejących źródeł lub dokonaj ich korekty, skasuj wszystkie odniesienia zewnętrzne, których już bezwzględnie nie potrzebujesz. Excel 2007

5 O 017/08 Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno O 017/09 Aby wyszukać odniesienia do plików zewnętrznych, użyj jako szukany element nawiasu kwadratowego, gdyż występuje w formułach jako składnik łącza, obejmujący nazwę pliku. zasadniczo nie jest zły, jednak utworzony na podstawie Twoich działań kod Visual Basic zawiera zwykle wiele zbędnych poleceń (jak na przykład activate lub select), które czynią makra wolniejszymi niż w przypadku kodu programowanego ręcznie. POZBĄDŹ SIĘ HAMULCÓW W KODACH VISUAL BASIC Jeśli więc masz makropolecenia utworzone za pomocą rejestratora makr, musisz starać się maksymalnie zoptymalizować utworzony kod. Dzięki zastosowaniu makropoleceń wiele zadań w pracy z Excelem można zautomatyzować i przyspieszyć. Jednak zbędne lub niewłaściwie skonstruowane makra mogą działać wręcz przeciwnie obliczenia zamiast być przyspieszonymi, wyraźnie spowalniają. Zagadnienie optymalizacji makr jest niezwykle obszernym tematem i jego omówienie wykraczałoby poza ramy tego hasła. Znajdziesz tu tylko kilka sugestii i wskazówek, które mogą poprawić efektywność Twoich makropoleceń. W tym celu: 1. Skorzystaj ze skrótu klawiaturowego lewy Alt + F8. 2. W wyświetlonym oknie zaznacz wybrane makro i wciśnij przycisk Edycja. Kod zaznaczonego makropolecenia zostanie wówczas wyświetlony w edytorze Microsoft Visual Basic. 3. Przejrzyj dokładnie kod makra, usuń zbędne linie programu, a następnie zamknij edytor i wróć do programu Excel (skrót klawiaturowy: Ctrl + Q). Czy makro jest niezbędne? Zanim zaczniesz pisać kod nowego makropolecenia, zastanów się, czy aby na pewno żadna z istniejących, wbudowanych funkcji Excela nie pozwala na rozwiązanie Twojego zadania. Często bowiem zdarza się, że standardowe funkcje Excela dają możliwość zbudowania odpowiedniej formuły bez konieczności stosowania makropoleceń. Przy tym są mniej podatne na błędy i nie stwarzają problemów przy ewentualnym przekazywaniu plików osobom trzecim. Makra wykonujące wiele obliczeń lub modyfikujące wygląd arkusza pracują zwykle wolno, gdyż każdą zmianą w arkuszu wyświetlają na bieżąco. Objawia się to migotaniem ekranu każda zmiana jest wyświetlana na ułamek sekundy i wykonywane jest kolejne polecenie. Możesz łatwo zapobiec takiemu efektowi, wykorzystując choćby taki kod: Application.ScreenUpdating = False Wyłącz odświeżanie ekranu Uporządkuj zapisane makra Przy tworzeniu nowych kodów VBA wielu użytkowników a czasem nawet eksperci i programiści korzysta z rejestratora makr. Taki sposób postępowania tutaj kod Twojego makra Application.ScreenUpdating = True

6 O 017/10 Automatyczne obliczanie w VB Optymalizacja co zrobić, gdy Excel pracuje za wolno Dzięki objęciu kodu makra przedstawionymi liniami wszystkie obliczenia przeprowadzane będą w tle, bez zbędnego wyświetlania poszczególnych etapów obliczeń. Jeśli kod makropolecenia zmienia zawartość komórek arkusza, do których odwołują się formuły, komórki arkusza będą każdorazowo aktualizowane, co znacznie spowolni działanie makra. Zastosuj podany dalej kod, a wyłączysz w Excelu automatyczne obliczanie na czas wykonywania makra, przez co znacznie przyspieszysz jego działanie: Application.Calculation = xlcalculationmanual tutaj kod Twojego makra Application.Calculation =xlcalculationautomatic W wielu przypadkach ten kod oraz wyłączający wyświetlanie na ekranie poszczególnych etapów obliczeń możesz stosować niemal bez namysłu. Istotne tylko jest, aby podane kody stosować parami czyli przed wykonywaniem kodu makra wyłączyć odpowiedni element spowalniający, a po wykonaniu kodu ponownie go włączyć. Excel w praktyce (71) Wiedza i Praktyka