Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony przy wystawieniu faktury elektronicznej jest uzyskanie akceptacji nabywcy na taką właśnie jej formę.

Transkrypt

1 Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony przy wystawieniu faktury elektronicznej jest uzyskanie akceptacji nabywcy na taką właśnie jej formę. Od 4 sierpnia 2005 r. obowiązuje rozporządzenie Ministra Finansów z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. nr 133, poz. 1119) w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej tego typu faktur. Od tego dnia przewidziana jest w Polsce możliwość, by obok zwykłych faktur w formie papierowej w obrocie gospodarczym występować mogły także faktury w formie elektronicznej. Podstawowym warunkiem, który musi być spełniony, by mieć możliwość wystawiania faktury w formie elektronicznej jest uzyskanie akceptacji nabywcy na wystawianie faktury w tej formie, jednakże przepisy nie regulują terminu, w jakim nabywca powinien tego dokonać. Dokonanie akceptacji może nastąpić w formie pisemnej lub też elektronicznej. Należy w tym miejscu podkreślić, iż termin dokonania akceptacji musi wynikać wprost z dokumentów posiadanych przez podatnika, gdyż może on wystawiać faktury elektroniczne nie wcześniej niż od dnia następnego po dniu, w którym uzyskał akceptację. Jeżeli jednak takowa zgoda zostanie cofnięta, podatnik traci prawo do wystawiania faktur elektronicznych począwszy od następnego dnia, w którym otrzymał powiadomienie o jej cofnięciu. Ustawodawca nie przewiduje, by po stronie nabywcy istniał obowiązek spełniania szczególnych 1 / 9

2 warunków do tego, aby mógł on się stać odbiorcą faktur elektronicznych. Oczywisty jest jednak fakt, iż w momencie, gdy nabywca akceptuje wystawianie faktur w formie elektronicznej, de facto stwierdza, iż ma on fizyczną możliwość odbioru takowych faktur (komputer, dostęp do internetu etc.). Ważne jest to, by w wypadku wystawiania faktury w formie elektronicznej również i duplikaty czy też faktury korygujące wystawiane były w tej samej formie ( 5 ust. 1 Rozporządzenia). Ustawodawca przewidział jednakże sytuację, w której wystawienie i przesłanie powyżej wymienionych dokumentów w formie elektronicznej było niemożliwe ze względów technicznych czy też formalnych. Wtedy podatnicy mają możliwość wystawiania ich w formie papierowej. Klasyczną tego typu przeszkodą będzie cofnięcie zgody kontrahenta na wystawienie i przesłanie faktur w formie elektronicznej. Warto w tym miejscu nadmienić, iż faktura papierowa" oraz faktura elektroniczna" to dwie różne formy tego samego bytu prawnego i dotyczyć ich będą te same zasady. Oznacza to, że w dokumentach tych powinny być zawarte te same informacje. Podobnie jak faktury VAT wystawiane w formie papierowej, tak samo faktury elektroniczne muszą odpowiadać wszystkim wymogom ustawy o VAT, jak również zawierać elementy wymienione w przepisie 5 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie faktur, z dnia 28 listopada 2008 roku. Dopuszczalna jest rezygnacja z niektórych elementów faktury papierowej, np. z oznaczenia oryginał/kopia" czy określenia kwoty należności wyrażonej słownie, jeśli w systemie EDI rzeczywiście brak jest standardu (np. EDIFACT) umożliwiającego zapisanie należności słownie i system ten nie umożliwia stosowania polskich znaków diakrytycznych, o ile będzie zapewniona czytelność i niezmienność (integralność) kwot wyrażonych liczbowo oraz nie budząca wątpliwości identyfikacja elementów faktury wyrażanych słownie (np. nazw stron transakcji i przedmiotu transakcji). 2 / 9

3 Zgodnie z 4 Rozporządzenia faktury mogą być wystawione i przesłane w formie elektronicznej, jeżeli autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści będą zagwarantowane: - bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 UPE, weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu (jest to jedna z różnic pomiędzy fakturami papierowymi a elektronicznymi, gdyż te pierwsze nie potrzebują podpisu), lub - poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych. Faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania. Faktury te przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający organom podatkowym lub organom kontroli skarbowej natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną do tych faktur. Jeżeli podatnik zamierza przechowywać faktury na terytorium innego państwa członkowskiego niż terytorium Polski, zobowiązany jest poinformować o tym w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - także o nazwie tego podmiotu). Również zmiana miejsca przechowywania dokumentów podlega niezwłocznemu zgłoszeniu do ww. urzędów, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia tej zmiany. 3 / 9

4 W przypadku archiwizowania faktur elektronicznych zastosowanie znajdą również przepisy ustawy o rachunkowości (dalej - URACH). Zgodnie z art. 71 ust. 2 URACH, przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera ochrona danych powinna polegać na: - stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, - doborze stosownych środków ochrony zewnętrznej, - systematycznym tworzeniu rezerwowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach komputerowych, pod warunkiem zapewnienia trwałości zapisu informacji systemu rachunkowości, przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych, oraz - zapewnieniu ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości, poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych, chroniących przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem. Problemy Wystawienie faktury korygującej w przypadku faktury elektronicznej Czy jest możliwe wystawienie faktury korygującej do faktury elektronicznej w formie papierowej? 4 / 9

5 W przypadku, gdy podatnik wystawił pierwotną fakturę w formie elektronicznej, fakturę korygującą powinien wystawić w ten sam sposób. Jednakże jest dopuszczalne przy przeszkodach technicznych, by wystawić korektę w formie papierowej. W takim wypadku na fakturze papierowej należy umieścić adnotacje, że odpowiednia faktura korygująca została wystawiona w celu skorygowania faktury wystawionej w formie elektronicznej. Przeszkodę natury technicznej mogą stanowić przykładowo różnego rodzaju problemy spowodowane utrudnieniami informatycznymi, np. techniczne braki systemu komputerowego (tak postanowienie Izby Skarbowej w Rzeszowie z 21 maja 2007 r., nr IS II/2-443/33/07). Moment obniżenia podatku naliczonego w przypadku faktury elektronicznej Do tego, by skorzystać z prawa obniżenia podatku należnego ważny jest moment otrzymania faktury, gdyż zgodnie z art. 86 ust. 10 pkt 1 UVAT prawo to powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jak zatem w przypadku e-faktur należy określić ten moment? Ustawodawca nie rozstrzygnął, co należy rozumieć przez pojęcie otrzymania" e-faktury. W tej sprawie swoje stanowisko zajął Naczelnik Łódzkiego Urzędu Skarbowego w postanowieniu z dnia 25 stycznia 2007 r. nr ŁUS-III-2-443/208/06/AMM. Stwierdził w nim, iż w tym wypadku należy posłużyć się definicją słownikową, zgodnie z którą słowo otrzymać" oznacza stać się odbiorcą czegoś, dostać coś". Dlatego też za moment otrzymania przez Spółkę faktury wystawionej w formie elektronicznej należy uznać: 1. moment umieszczenia faktury w archiwum elektronicznym spółki - w przypadku, gdy kontrahent ma podpisaną umowę o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych, 5 / 9

6 2. moment wejścia" wiadomości do serwera pocztowego podatnika - w przypadku braku umowy o świadczenie usług archiwizowania faktur elektronicznych. Jest to jednakże rozwiązanie dość formalistyczne i nie daje pewności, że adresat odebrał wiadomość. Nie zawsze będzie tak, iż adresat zapozna się z e-fakturą już w momencie wejścia" wiadomości do serwera podatnika. Powinien on mieć fizyczną możliwość zaznajomienia się z treścią wiadomości. W praktyce dużo lepszym rozwiązaniem jest stosowana opcja potwierdzenia otrzymania przez odbiorcę". Wystawca faktury ma bowiem w takiej sytuacji pewność, iż odbiorca fakturę otrzymał. Obowiązki podmiotów świadczących usługi archiwizowania faktur elektronicznych Spółka zamierza zlecić innej firmie prowadzenie i techniczną obsługę archiwum e-faktur. Czy ustawodawca nakłada na podmioty świadczące w tym zakresie usługi jakieś dodatkowe obostrzenia, np. zezwolenia, certyfikaty itp.? W obrocie gospodarczym, ze względu na obniżenie kosztów prowadzenia działalności, stosunkowo często będzie dochodzić do sytuacji, w której podmioty posługujące się fakturami elektronicznymi decydować się będą na zlecenie archiwizacji tychże faktur innemu, wyspecjalizowanemu w tym zakresie przedsiębiorstwu. Ustawodawca nie przewiduje żadnych specjalnych wymagań formalnych, jakie takie firmy powinny spełniać oraz dodatkowych wymogów, w szczególności informacyjnych, związanych z zawarciem takiej umowy z odbiorcą 6 / 9

7 faktur. W tym wypadku należy zatem przyjąć zasadę, zgodnie z którą przy wyborze konkretnego przedsiębiorstwa należy kierować się należytą starannością, którą zachowujemy przy wyborze kontrahenta, z którym chcemy nawiązać kontakty gospodarcze (umowa cywilnoprawna). Podkreślić bowiem należy to, iż w stosunkach z organami podatkowymi to wystawca faktury, jako podmiot zobowiązany do prawidłowego wystawiania, przesyłania i archiwizowania faktur, podlega odpowiedzialności prawno-podatkowej. Jednakże na podstawie zawartej umowy z podmiotem, który faktycznie archiwizuje faktury, podatnik może dochodzić w drodze regresu ewentualnych roszczeń powstałych na gruncie przeprowadzonej kontroli (podobnie jak w sytuacji prowadzenia ksiąg podatkowych i rachunkowych przez podmiot zewnętrzny). Odliczenie podatku naliczonego z e-faktur Czy dokument wydrukowany z serwera sprzedawcy, ale niepotwierdzony tzw. podpisem elektronicznym, daje nabywcy prawo do odliczenia podatku wynikającego z takiej faktur? Taki sposób wystawiania faktur jest niewątpliwie korzystny dla podatników, którzy muszą wysyłać do kontrahentów znaczne ilości faktur. Jednakże wskazane powyżej rozwiązanie zostało uznane przez organy podatkowe za niedopuszczalne. 7 / 9

8 Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z 19 października 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 1341/07 wskazał, iż przesłanie faktury pocztą elektroniczną bądź ściągnięcie jej z serwera firmy wystawiającej nie spełnia wymagań stawianych zarówno e-fakturom, jak i fakturom klasycznym". Nie będzie spełnieniem wymogów Rozporządzenia również umożliwienie kontrahentowi po zalogowaniu się wydrukowania udostępnionej w ten sposób faktury (pismo Izby Skarbowej w Katowicach, Ośrodek Zamiejscowy w Bielsku-Białej z r., nr PPB2-4407/I/79/2005) mimo iż w takim wypadku mamy do czynienia z przekazaniem faktury w języku informatycznym. Ustawodawca świadomie wprowadza obostrzenia dla funkcjonowania faktur w formie elektronicznej. Jeżeli zatem strony transakcji chcą skorzystać z przekazu faktur w formie elektronicznej, a nie papierowej, muszą zastosować się do postanowień Rozporządzenia. Tylko bowiem wówczas dojdzie do wprowadzenia faktury do obrotu prawnego, co ma istotne konsekwencje prawne, w szczególności w zakresie prawa do odliczenia podatku naliczonego u odbiorcy takiej faktury. Oczywiście zawsze istnieje możliwość przekazywania faktur przez kontrahenta w formach wyżej opisanych, jednakże na gruncie przepisów prawa faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 UVAT. Wystawianie faktur w formacie pdf 8 / 9

9 Czy faktury wystawione w formacie pdf i przesłane za pomocą poczty elektronicznej do nabywcy, są fakturami elektronicznymi? W tej sprawie swoje stanowisko zajął Pierwszy Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, który w postanowieniu z 16 października 2006 r., nr 1471/NUR2/ /06/ST stwierdza, iż (... ) samo wygenerowanie przez kontrahenta faktury w formacie pdf i przesłanie jej drogą ową do Spółki nie będzie wystarczające, by potraktować taką fakturę za prawidłowy dokument potwierdzający dokonanie transakcji, bowiem muszą zostać spełnione odpowiednie warunki (...). Oznacza to, że faktury wystawiane w formacie pdf nie spełniają warunków określonych przez ustawodawcę i nie można ich traktować jako faktur elektronicznych. 9 / 9