Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Severstal Distribution Sp. z o.o. 1 Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Seve rstal Regulamin przesyłania faktur w formie elektronicznej przez Severstal Distribution Sp. z o.o. 1 Postanowienia ogólne 1. Podstawą prawną przesyłania faktur w formie elektronicznej jest ustawa z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług zwana dalej Ustawą. 2. Niniejszy regulamin określa zasady przesyłania faktur w formie elektronicznej w Severstal Distribution Sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu. 3. Każdy Odbiorca korzystający z możliwości otrzymywania faktur elektronicznych zobowiązany jest do zapoznania się z niniejszym Regulaminem przed wypełnieniem Oświadczenia o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej oraz przestrzegania jego postanowień. 2 Definicje Użyte w regulaminie wyrażenia oznaczają: 1. Klient - odbiorca faktury przesyłanej w formie elektronicznej, 2. Severstal D istribution Sp. z o.o. - wystawca faktury przesyłanej w formie elektronicznej, 3. Akceptacja - zgoda udzielona przez Klienta Severstal Distribution Sp. z o.o. na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Przesyłanie faktur w formie elektronicznej 1. Severstal Distribution Sp. z o.o. przesyła faktury w formacie PDF (Portable Document Format) z adresu poczty elektronicznej faktury@ ssls.pl. Powyższy adres służy wyłącznie do automatycznej wysyłki faktur. 2. Faktury wysyłane w formie elektronicznej w formacie PDF są generowane bezpośrednio z systemu i nie wymagają umieszczenia na nich podpisu i pieczątki Severstal Distribution Sp. z o.o. 3. Faktura przesyłana w formie elektronicznej zgodnie z przepisami Ustawy jest równoznaczna z przesyłaniem faktury wystawionej w formie papierowej i stanowi dokum ent księgowy. 4. Faktury korygujące i duplikaty do faktur przesyłanych drogą elektroniczną bedą także przesyłane w formie elektronicznej. 5. K ażda faktura wysyłana będzie oddzielnym em. 6. Doręczenie faktury przesłanej w formie elektronicznej następuje z chw ilą w ysłania przez 3 cjfit'

2 Severstal Severstal Distribution Sp. z o.o. wiadomości zawierającej fakturę z adresu faktury@ssls.pl na adres wskazany w Oświadczeniu o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej. Faktura wysłana w formie elektronicznej w momencie wysyłki zapisuje się w archiwum na serwerze wystawcy, według dat wystawienia, w formacie i treści jednakowej z przesłaną do Klienta. 7. Klient zobowiązany jest do przechowywania otrzymanych faktur w formie elektronicznej, w sposób dowolny, ale zapewniający autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelności tych faktur, łatwości ich odszukania oraz bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowem u lub organowi kontroli skarbowej. 8. Klient zobowiązany jest do elektronicznego potwierdzenia odbioru faktury elektronicznej w momencie otw ierania wiadomości. 4 Akceptacja i cofnięcie akceptacji na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej 1. Faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem złożenia akceptacji tego sposobu przesyłania przez klienta. 2. Akceptację Klient może złożyć poprzez wypełnienie i własnoręczne podpisanie Oświadczenia o akceptacji faktur przesyłanych w formie elektronicznej (Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu) i przesłanie pocztą na adres Severstal Distribution Sp. z o.o. oraz w postaci elektronicznej poprzez przesłanie scanu podpisanego oświadczenia w formacie pliku PDF na adres dnc@ ssls.pl, ksiegow osc@ ssls.pl. 3. Podając w Akceptacji adres poczty elektronicznej, Klient oświadcza, że jest posiadaczem tego adresu. Severstal Distribution Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za udostępnianie osobom trzecim adresu poczty elektronicznej, ani za działania operatorów internetowych. 4. Klient może zmienić adres poczty elektronicznej, na który mają być przesyłane faktury w formie elektronicznej, poprzez przesłanie wniosku o zmianę adresu poczty elektronicznej pocztą na adres Severstal Distribution Sp. z o.o. oraz w postaci elektronicznej poprzez przesłanie scanu podpisanego wniosku o zmianę adresu w formacie pliku PDF na adres dnc@ ssls.pl, ksiegow osc@ ssls.pl. 5. W przypadku braku powiadomienia przez Klienta o zmianie adresu . wszelka korespondencja kierowana na dotychczasowy adres jest uważana za prawidłowo doręczoną i wywołuje skutki prawne. 6. Akceptacja nie wyłącza prawa Severstal Distribution Sp. z o.o. do przesyłania faktur w formie papierowej.

3 Severstal 7. Klient jest uprawniony do wycofania Akceptacji otrzymywania faktur w formie elektronicznej. 8. Wycofanie Akceptacji wymaga podania w formie pisemnej danych identyfikacyjnych Klienta zgodnie ze wzorem Oświadczenia o wycofanie akceptacji faktur w formie elektronicznej (Załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu). Wniosek powinien być przesłany listownie na adres Severstal Distribution Sp. z o.o. oraz w postaci elektronicznej poprzez przesłanie podpisanego scanu oświadczenia w formacie pliku PDF na adres dnc@ ssls.pl; ksiegow osc@ ssls.pl. 9. W przypadku cofnięcia Akceptacji przez Klienta, Severstal Distribution Sp. z o.o. traci prawo do przesyłania temu odbiorcy faktur w formie elektronicznej w terminie 30 dni od dnia otrzym ania ośw iadczenia od Klienta o cofnięciu Akceptacji. 1. W przypadku nie otrzymania potwierdzenia odbioru faktury elektronicznej w ciągu 2 dni roboczych Severstal D istribution Sp. z o.o. drogą e-m ailow ą wystąpi do klienta z prośbą o potwierdzenie odbioru przedmiotowej faktury. W przypadku braku odpowiedzi Severstal Distribution Sp. z o.o. skontaktuje się z klientem telefonicznie w celu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji. 2. W przypadku, gdy wiadomość zawierająca fakturę w formie elektronicznej nie zostanie dostarczona Klientowi, z przyczyn niezależnych od Severstal Distribution Sp. z o.o., na prośbę klienta Severstal Distribution Sp. z o.o. wystawi duplikat faktury w formie papierowej i prześle drogą pocztową na adres Klienta. 6 Postanowienia końcowe 1. Severstal Distribution Sp. z o.o. zastrzega sobie możliwość zawieszenia świadczenia usługi przesyłania faktur w formie elektronicznej w przypadku zaistnienia siły wyższej lub innych przesłanek, o czym Severstal Distribution Sp. z o.o. poinformuje Klienta w formie elektronicznej. 2. Severstal Distribution Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo dokonywania zmian w niniejszym Regulaminie. O powyższym Klient zostanie poinformowany w formie elektronicznej. 3. Treść niniejszego Regulaminu dostępna jest na stronie internetowej jrstalkusi lesia.nl 4. Regulamin obowiązuje od dnia r. Sercrstal Distribution Sp. z o.o ul. Nowopogońska Sosnowiec NIP " m

4 Załącznik nr 1 OŚWIADCZENIE O AKCEPTАСЛ FAKTUR PRZESYŁANYCH W FORMIE ELEKTRONICZNEJ Akceptujący - Dane Klienta: Nazwa:... Adres: Telefon:... N IP: Działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 m arca 2004r. o podatku od towarów i usług wyrażam zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt, w formie elektronicznej przez Severstal Distribution Sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu, ul. N ow opogońska 1, Sosnowiec z adresu poczty elektronicznej: faktury@ ssls.pl. 2. Zobowiązujemy się przyjmować faktury w formie papierowej, w przypadku, gdy problemy techniczne uniem ożliw iają przesyłanie faktur drogą elektroniczną. 3. Prosimy o przesyłanie faktur drogą ową na podany poniżej adres 4. Zobowiązujemy się do elektronicznego potwierdzenia odbioru każdej wiadomości z adresu: faktury@ ssls.pl. 5. W razie zmiany adresu zobowiązujemy się do pisemnego powiadomienia o nowym adresie. 6. Oświadczamy, iż zapoznaliśmy się z Regulaminem przesyłania faktur w formie elektronicznej dostępnym pod adresem w w w.severstallat-silesia.pl. Data Podpis i pieczęć Klienta

5 Severstal Załącznik nr 2 OŚWIADCZENIE O WYCOFANIE AKCEPTACJI FAKTUR PRZESYŁANYCH W FORMIE Akceptujący - Dane Klienta: Nazwa:... Adres:... NIP:... ELEKTRONICZNEJ 1. Działając na podstawie przepisów ustawy z dnia 11 m arca 2004r. o podatku od towarów i usług, cofamy zgodę na przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur oraz korekt, w formie elektronicznej przez Severstal Distribution Sp. z o.o. z siedzibą w Sosnowcu, ul. N owopogońska 1, Sosnowiec. 2. Prosimy o przesyłanie faktur, duplikatów tych faktur i faktur korygujących w formie papierowej po upływie 30 dni licząc od dnia, w którym wystawca faktur otrzymał niniejsze oświadczenie. Data Podpis i pieczęć Klienta