Michał Spychalski E-FAKTURA. Wzorcowa instrukcja wdrożenia, wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania elektronicznych faktur VAT

Transkrypt

1

2 Michał Spychalski E-FAKTURA Wzorcowa instrukcja wdrożenia, wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania elektronicznych faktur VAT z komentarzem Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. Gdańsk 2012

3 Spis treści Wstęp Instrukcja wdrożenia, wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania elektronicznych faktur VAT Komentarz Zasady wystawiania i elementy faktury elektronicznej Wymóg akceptacji faktur elektronicznych przez odbiorcę Zasady przechowywania faktur elektronicznych Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 4

4 Wstęp Współczesne relacje rynkowe wymuszają uproszczenia stosunków handlowych i procesów gospodarczych. Obecnie trudno już wyobrazić sobie prowadzenie działalności gospodarczej bez udziału nowoczesnych rozwiązań technologicznych, w szczególności Internetu. Osoby i firmy, które chcą korzystać z możliwości elektronicznego fakturowania, muszą wdrożyć reguły wynikające z rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661). Celem niniejszej publikacji jest przybliżenie przedsiębiorcom obowiązujących zasad stosowania faktur w tej formie oraz dostarczenie niezbędnych wytycznych, wskazówek i przydatnych rekomendacji dotyczących wykorzystania e-faktur. Co najważniejsze jednak Autor proponuje gotową do wdrożenia Instrukcję wdrożenia, wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania elektronicznych faktur VAT. Stanowi ona niezwykle wygodną pomoc do wdrożenia e-fakturowania oraz ustalenia wewnętrznych zasad i odpowiedzialności w konkretnej firmie. Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 5

5 1. Instrukcja wdrożenia, wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania elektronicznych faktur VAT PROCEDURA ZAPEWNIANIA AUTENTYCZNOŚCI POCHODZENIA ORAZ INTEGRALNOŚCI TREŚCI FAKTUR ELEKTRONICZNYCH WSTĘP Niniejszy dokument stanowi instrukcję wdrożenia w... [dalej: Spółka] elektronicznego sposobu wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur VAT, określającą w szczególności rodzaje kontroli biznesowych oraz zasady postępowania w celu zapewnienia autentyczności pochodzenia oraz integralności treści faktur przesyłanych, odbieranych oraz przechowywanych w formie elektronicznej. Podstawą dla wprowadzenia elektronicznego fakturowania oraz przyjęcia niniejszej procedury jest rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz.U. Nr 249, poz. 1661) oraz art. 233 Dyrektywy nr 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz.Urz. UE L Nr 347, poz. 1). W zakresie przechowywania w formie elektronicznej faktur przesyłanych lub otrzymywanych w formie papierowej podstawą dla przyjęcia niniejszej procedury jest 21 rozporządzenia Ministra Finansów z 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 68, poz. 360). Celem wdrożenia procesów elektronicznego wystawiania, przesyłania, odbierania oraz przechowywania faktur VAT jest obniżenie kosztów administracyjnych Spółki związanych z obrotem fakturami papierowymi Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 6

6 2. Komentarz Zasady wystawiania i elementy faktury elektronicznej Faktura wystawiana jest w celu udokumentowania i potwierdzenia transakcji handlowej. Zgodnie z 19 ust. 1 rozporządzenia fakturowego faktury w formie papierowej są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał należy przekazać nabywcy, a kopię zachować w dokumentacji wystawcy faktury 1. Powyższa zasada nie ma zastosowania do faktur przesyłanych lub udostępnianych nabywcom w formie elektronicznej. Należy zwrócić uwagę na przepis 19 ust. 2 rozporządzenia fakturowego, zgodnie z którym w przypadku faktur elektronicznych sprzedawca przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy, zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji. Z rozporządzenia fakturowego został usunięty także zapis wprowadzający do końca 2010 r. obowiązek oznaczania faktur odpowiednio wyrazami ORYGI- NAŁ oraz KOPIA. Zmiana ta oznacza odejście od wymogu określania wystawianych egzemplarzy faktur jako oryginałów oraz kopii. W przypadku fakturpapierowychoznaczatojedyniepewnetechniczneuproszczenieprocesu wystawiania faktur. Podatnik nie jest już zmuszany do odróżniania dwóch wystawianych egzemplarzy faktury odpowiednimi oznaczeniami, nadal jednak egzemplarz wydawany lub wysyłany kontrahentowi jest egzemplarzem oryginalnym, podczas gdy drugi egzemplarz pozostawiany w dokumentacji wystawcy jest kopią. Zniknęły natomiast oznaczenia ORYGINAŁ oraz KOPIA nanoszone na fakturach do końca 2010 r. OBOWIĄZEK ZACHOWANIA W DOKUMENTACJI PRZESŁANEJ E-FAKTURY: W przypadku faktur elektronicznych podatnicy nie mają obowiązku wystawienia dwóch egzemplarzy faktury. Powinni natomiast zadbać, aby w procesie przesyłania bądź też udostępniania faktury kontrahentowi jednocześnie zachować tę fakturę w swojej dokumentacji. Takie sformułowanie przepisu wydaje się dość mylące. Jak bowiem podatnik miałby przesłać (udostępnić) nabywcy fakturę, równocześnie zachowując ten sam jej egzemplarz we własnej dokumentacji? Chodzi zatem o obowiązek 1 Wyjątek stanowią faktury wewnętrzne, które mogą być wystawiane w jednym egzemplarzu i przechowywane wraz z dokumentacją dotyczącą podatku VAT. Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 22

7 udostępnienia kontrahentowi identycznego odpowiednika faktury (np. elektronicznej kopii pliku faktury), jaką wystawca utworzył, a następnie przesłał lub też udostępnił nabywcy za pośrednictwem technologii elektronicznych. Wydaje się, iż celem tej regulacji jest uelastycznienie procesu kreacji faktur elektronicznych i ich przesyłania kontrahentom. Podatnik, stosując metody elektronicznego przesyłania (udostępniania) faktur, nie musi bowiem w pierwszej kolejności wystawiać osobno dwóch egzemplarzy, z których jeden jako oryginał przekaże następnie nabywcy. Podatnik nie musi w ogóle dbać o rozróżnienie między egzemplarzami faktury elektronicznej będącymi oryginałem i kopią. Wystarczające będzie, jeśli dwie identyczne wersje faktury (na przykład dwa pliki w uzgodnionym formacie) zostaną w jakikolwiek sposób stworzone (wykreowane) w procesie przesyłania bądź udostępniania faktury. Dla przykładu odbiorca będzie miał możliwość skopiowania egzemplarza pliku zawierającego fakturę (odpowiednik faktury wykreowanej wcześniej przez wystawcę) z serwera wystawcy bezpośrednio na dysk swojego komputera. W ten sposób drugi egzemplarz faktury (stanowiący odpowiednik oryginału faktury papierowej) powstanie w wyniku działania odbiorcy, a nie wystawcy faktury. Należy także podkreślić, iż z przepisów dotyczących podatku VAT nie wyeliminowano w zupełności pojęć ORYGINAŁ i KOPIA faktury, zwolniono jedynie podatników z oznaczania odpowiednich wersji (egzemplarzy) faktury tymi słowami. Dla przykładu o oryginale i kopii faktury wspomina art. 88 ust. 3a ustawy o VAT, zgodnie z którym nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego faktury w przypadku, gdy sprzedaż została udokumentowana fakturami, w których kwota podatku wykazana na oryginale faktury jest różna od kwoty wykazanej na kopii. O tym, że faktura stanowi oryginał lub kopię, będzie natomiast decydować to, która strona transakcji nabywca czy też dostawca znajduje się w posiadaniu danego egzemplarza faktury. Odejście od obowiązku oznaczania faktur jako oryginału bądź kopii należy uznać za właściwe, zwłaszcza biorąc pod uwagę obowiązek zapewnienia integralności treści faktury, a więc brak prawa do zmiany danych, jakie faktura powinna zawierać. Obowiązek określania faktur odpowiednio wyrazami ORY- GINAŁ lub KOPIA pozostawał także w rozbieżności z art. 226 Dyrektywy VAT, który w katalogu danych, jakie powinna zawierać faktura, nie wymienia tych oznaczeń. Na marginesie, warto zaznaczyć, iż podatnicy nadal mają obowiązek umieszczać na fakturach inne oznaczenia typowe dla szczegól- Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 23

8 nych rodzajów faktur, na przykład FAKTURA KORYGUJĄCA, KOREK- TA, NOTA KORYGUJĄCA, co dotyczy również faktur w formie elektronicznej. Fakturę, w tym elektroniczną, wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. W przypadku sprzedaży ciągłej fakturę wystawia się nie później niż siódmego dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Fakturę należy także wystawić dla potwierdzenia otrzymania części lub całości należności, w formie przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty. W tym przypadku fakturę wystawia się w terminie siedmiu dni od dnia, w którym otrzymano część lub całość należności od nabywcy. Z kolei w tych transakcjach, dla których przepisy ustawy o VAT przewidują powstanie obowiązku podatkowego na zasadach szczególnych (na przykład dostawy gazu, energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych, najmu, usług transportowych czy usług budowanych), fakturę należy wystawić nie później niż z chwilą powstania obowiązku podatkowego, jednak, co do zasady, nie wcześniej niż 30 dni przed jego powstaniem. Za wystawienie faktury w formie elektronicznej należy uznać moment jej wytworzenia (wykreowania) w systemie informatycznym wykorzystywanym przez podatnika. Obowiązujące od 1 stycznia 2011 r. przepisy rozporządzenia o e-fakturach wprowadzają także inne uproszczenia. Za rewolucyjny można uznać przepis 5 rozporządzenia o e-fakturach, zgodnie z którym w przypadku przesyłania temu samemu odbiorcy jednocześnie kilku faktur w formie elektronicznej dane wspólne dla poszczególnych faktur mogą zostać podane tylko raz, o ile dla każdej faktury są dostępne wszystkie te dane. Przedmiotowa regulacja powinna doprowadzić do znacznego zoptymalizowania procesu przysłania faktur w formie elektronicznej. Przede wszystkim podatnicy uzyskują możliwość przesyłania jedynie raz takich danych jak informacje o stronach transakcji, numerach NIP, datach wystawienia, a nawet o opisie towarów bądź usług i datach sprzedaży, jeśli są takie same dla przesyłanej partii faktur. Nie jest natomiast jasne, co należy rozumieć przez sformułowanie, iż wszystkie dane mają być dostępne dla każdej faktury. Wydaje się, że podatnik powinien zabezpieczyć otrzymane od wystawcy dane ogólne, a także zadbać o możliwość ich łatwego powiązania z fakturami, do których się odnoszą. Podatnicy otrzymali natomiast dowolność co do metody i technik powiązania faktur elektronicznych z otrzymanymi od kontrahenta danymi ogólnymi. W przypadku otrzymania faktur w postaci elektronicznych plików wystarczającym Copyright by Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o.o. 24