Microsoft Outlook 2007

Transkrypt

1 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie Instrukcja oparta na wersji 2007 z niniejszą instrukcją możliwe jest konfigurowanie/użytkowanie wersji 2003 Szybkie Menu Pierwsze kroki WERSJE PRODUKTU Microsoft Office 2007 PL (instrukcja pod tą wersję) Microsoft Office 2003 PL (lekkie różnice w opcjach) Starsze wersje XP (2002), 2000, 97 (duże różnice ) Pierwsze kroki Tworzenie i konfig. kont POP i przekaz maili Równoległe użytkowanie. Anty spam i usuwanie Opcje śledzenia Dostosowanie wyglądu Oszczędne pobieranie s.1 s.2 s.5 s.6 s.7 s.8 s.8 s.11 Niniejsza instrukcja została stworzona pod wersję 2007 produktu Microsoft Outlook w edycji Polskiej. Wersje 2003 rozmieszczenie mają inne, ale najważniejsze z nich są takie same lub mocno zbliżone - (adaptacja instrukcji pod wersje 2003 nie stanowi problemu, w niektórych przypadkach zamieszczono również instrukcje pod wersję 2003). Wersje starsze produktu mogą się różnid (Microsoft Office XP) lub znacznie się różnią (Microsoft Office 2000 i pozostałe starsze). Obsługa przy sporadycznym dostępie do Internetu Do samej obsługi programu nie jest wymagane stałe połączenie z Internetem tj. modem może byd wyłączony. Dla osób, które łączą się czasowo z Internetem: Modemy telefoniczne 56kB/s uruchamiane sporadycznie na przykład w określonych godzinach, Laptop podłączany do Internetu w miejscu pracy (za pomocą WiFi, Bluetooth, Telefonu komórkowego, stacji dokującej, LAN/WLAN/SDI). Połączenie z Internetem jest konieczne tylko do wymiany danych - wysyłanie/odbieranie i, wysyłanie/odbieranie faksów, odbieranie informacji z kanałów RSS itd. Konfiguracja połączenia z Internetem i konfiguracja modemu Żadna specjalna konfiguracja nie jest wymagana. Jeśli możesz połączyd się z Internetem (nawet, jeśli przeglądarka nie działa/brak przeglądarki) możesz korzystad z MS Outlook. Jeśli nie możesz połączyd się z Internetem skonfiguruj modem, połączenia sieciowe, karty sieciowe itp. więcej w stosownej literaturze

2 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Produkt należy zainstalowad i uruchomid Procesów instalacji nie opisywano. Zainstaluj produkt w pełni. Do poprawnego funkcjonowania programu niezbędne jest połączenie z Internetem, którego użytkowanie może byd stałe lub czasowe. Dozwolone połączenia: Stałe połączenie internetowe (stałe łącze DSL - NEOSTRADA, ASTER, CHELLO, UPS itp.) Poprawnie skonfigurowany modem łączony po linii telefonicznej/telefonii komórkowej, itp. Konfiguracja Kont Poprawna konfiguracja programu Microsoft Outlook 2007 PL (MS Outlook 2003 PL) AUTOMATYCZNE DZIAŁANIE W TLE Połączenie z Internetem jest konieczne tylko do wymiany danych - wysyłanie/odbieranie i, odbieranie informacji z kanałów RSS, wysyłanie/odbieranie faksów, itd. Możesz łączyd się z Internetem tylko na krótki czas, by wymienid te dane, po czym możesz się rozłączyd. Gdy jesteś odłączony możesz spokojnie przejrzed wiadomości i odpowiedzied na nie wszystkie po to, by zaplanowad działania aż do momentu, w którym znów połączysz się z Internetem Podczas samego połączenia z Internetem oszczędzasz czas, ponieważ Outlook w tle, automatycznie i o wiele szybciej niż Ty, połączy się ze wszystkimi potrzebnymi serwerami, podczas, gdy Ty spokojnie korzystasz z przeglądarki internetowej i wykonujesz inne czynności Nie musisz ręcznie logowad się do różnych usługodawców Poczty Pamiętad i wpisywad różnych adresów, kont, loginów, haseł, adresów WWW etc. Konfiguracja i zakładanie kont Konfiguracja w Outlook 2007 Konfiguracja w Outlook Uruchom program MS Outlook Menu Narzędzia 3. Opcja Ustawienia kont 4. Zakładka Poczta Aby DODAD nowe konto kliknij przycisk Dodaj i przejdź do punktu 5 niniejszej instrukcji Aby ZMIENID istniejące konto przejdź do punktu 6 niniejszej instrukcji Analogicznie inne przyciski do innych funkcji. 5. Jeśli DODAJESZ nowe konto - 1. Uruchom program MS Outlook Niezależnie od tego, jakie okna i komunikaty się ukażą przejdź do menu Narzędzia 3. Następnie przejdź do opcji Konta 4. Tam kliknij na Wyświetl lub zmieo istniejące konta e- mail 5. Kliknij na przycisk Dalej 6. Wybierz konto, które chcesz skonfigurowad Aby DODAD nowe konto kliknij przycisk Dodaj i przejdź do punktu 7 Aby ZMIENID istniejące konto czytaj poniżej Kliknij na przycisk Zmieo

3 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 przeczytaj ten punkt, jeśli NIE przejdź do punktu 6 Jako usługę wybierz POP3 Kliknij Dalej Zaznacz opcję Ręcznie konfiguruj ustawienia Kliknij Dalej Jako usługę wybierz POP3 Kliknij Dalej Wprowadź dane Imię i nazwisko będą one widoczne dla każdego adresata twojej wiadomości, jeśli będzie wysyłana z tego konta Wprowadź adres Typ konta to POP3 Serwer poczty przychodzącej (patrz usługodawca poczty 1 Jako nazwa użytkownika wprowadź pełny adres (jeśli będą występowały błędy możesz wprowadzid w to pole tylko nazwę czyli wszystko, co jest w adresie przed Jako hasło wprowadź hasło do konta Zaznacz opcję Zapamiętaj hasło Nie zaznaczaj opcji Wymagaj logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła Kliknij na przycisk Więcej ustawieo Przejdź do zakładki Ogólne Jako nazwa konta wprowadź, co chcesz tak abyś w przyszłości mógł rozróżnid, co to za konto (najlepiej, jako nazwę wprowadź adres lub imię osoby, do której konto należy) Przejdź do zakładki Serwer wychodzący Zaznacz opcję Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelniania Zaznacz opcję Użyj tych samych ustawieo Przejdź do zakładki Zaawansowane Jako numery portów serwera wprowadź stosownie do wymagao usługowawcy 2 Dla Serwer przychodzący (POP3) nie zaznaczaj opcji Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL) Dla Serwer wychodzący (SMTP) ustal typ Brak Limity czasu serwera 1 minuta Zaznacz opcję Pozostaw kopię wiadomości na serwerze Zaznacz opcję Usuo z serwera po usunięciu z >>Elementów Kliknij na przycisk Więcej ustawieo Przejdź do zakładki Zaawansowane Rys 1.1 Konfiguracja Dostarczania W opcjach dostarczanie skonfiguruj opcje jak przedstawiono na rysunku (rys powyżej) Następnie Kliknij OK. Kliknij Dalej Kliknij Zakoocz Możesz w ten sposób skonfigurowad wiele kont Kliknij Zamknij 7. Aby dodad konto skonfiguruj je. Wprowadź dane Imię i nazwisko będą one widoczne dla każdego adresata twojej wiadomości, jeśli będzie wysyłana z tego konta Wprowadź adres Typ konta to POP3 Serwer poczty przychodzącej (patrz usługodawca poczty 1 Jako nazwa użytkownika wprowadź pełny adres e- mail (jeśli będą występowały błędy możesz wprowadzid w to pole tylko nazwę czyli wszystko, co jest w adresie przed Jako hasło wprowadź hasło do konta Zaznacz opcję Zapamiętaj hasło Nie zaznaczaj opcji Wymagaj logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła Kliknij na przycisk Więcej ustawieo Przejdź do zakładki Ogólne Jako nazwa konta wprowadź, co chcesz tak abyś w przyszłości mógł rozróżnid, co to za konto (najlepiej, jako nazwę wprowadź adres lub imię osoby, do której konto należy) Przejdź do zakładki Serwer wychodzący Zaznacz opcję Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelniania Zaznacz opcję Użyj tych samych ustawieo Przejdź do zakładki Zaawansowane Jako numery portów serwera wprowadź stosownie do wymagao usługowawcy 2 Dla Serwer przychodzący (POP3) nie zaznaczaj opcji Ten serwer wymaga zaszyfrowanego połączenia (SSL) Dla Serwer wychodzący (SMTP) ustal typ Brak Limity czasu serwera 1 minuta Zaznacz opcję Pozostaw kopię wiadomości na serwerze Zaznacz opcję Usuo z serwera po usunięciu z >>Elementów usuniętych<< Wybierz OK.

4 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 usuniętych<< Wybierz OK. Kliknij na przycisk Testuj ustawienia konta Jeśli wszystko przejdzie pomyślnie dokoocz i zakoocz konfigurację Możesz w ten sposób skonfigurowad wiele kont 6. Wybierz konto, które chcesz zmienid 7. Kliknij przycisk Zmieo Sprawdź wszystkie dane czy są poprawnie wpisane Zaznacz opcję Zapamiętaj hasło Nie zaznaczaj opcji Wymagaj logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła Kliknij na przycisk Więcej ustawieo Przejdź do zakładki Ogólne Jako nazwa konta wprowadź, co chcesz tak abyś w przyszłości mógł rozróżnid, co to za konto (najlepiej, jako nazwę wprowadź adres lub imię osoby, do której konto należy) Przejdź do zakładki Serwer wychodzący Zaznacz opcję Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelniania Zaznacz opcję Użyj tych samych ustawieo Przejdź do zakładki Zaawansowane Ustaw limity czasu serwera 1 minuta Zaznacz opcję Pozostaw kopię wiadomości na serwerze Zaznacz opcję Usuo z serwera po usunięciu z >>Elementów usuniętych<< Wybierz OK. Kliknij na przycisk Testuj ustawienia konta Jeśli wszystko przejdzie pomyślnie dokoocz i zakoocz konfigurację Możesz w ten sposób skonfigurowad wiele kont 8. Koniec Kliknij na przycisk Testuj ustawienia konta Jeśli wszystko przejdzie pomyślnie dokoocz i zakoocz konfigurację Możesz w ten sposób skonfigurowad wiele kont wszystkie dane czy są poprawnie wpisane Zaznacz opcję Zapamiętaj hasło Nie zaznaczaj opcji Wymagaj logowania przy użyciu bezpiecznego uwierzytelniania hasła Kliknij na przycisk Więcej ustawieo Przejdź do zakładki Ogólne Jako nazwa konta wprowadź, co chcesz tak abyś w przyszłości mógł rozróżnid, co to za konto e- mail (najlepiej, jako nazwę wprowadź adres lub imię osoby, do której konto należy) Przejdź do zakładki Serwer wychodzący Zaznacz opcję Serwer wychodzący (SMTP) wymaga uwierzytelniania Zaznacz opcję Użyj tych samych ustawieo Przejdź do zakładki Zaawansowane Ustaw limity czasu serwera 1 minuta Zaznacz opcję Pozostaw kopię wiadomości na serwerze Zaznacz opcję Usuo z serwera po usunięciu z >>Elementów usuniętych<< Wybierz OK. Kliknij na przycisk Testuj ustawienia konta Jeśli wszystko przejdzie pomyślnie dokoocz i zakoocz konfigurację Możesz w ten sposób skonfigurowad wiele kont 9. Koniec 1 Serwery są różne dla różnych dostawców usług poczty patrz tabele w dalszej części tego dokumentu 2 Numery portów są różne dla różnych dostawców usług poczty patrz tabele w dalszej części tego dokumentu

5 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 NIEKTÓRE SERWERY ONET.PL Dla POP3 to pop3.poczta.onet.pl Dla SMTP to smtp.poczta.onet.pl WP.PL Dla POP3 to pop3.wp.pl Dla SMTP to smtp.wp.pl GMAIL.COM Dla POP3 to pop.gmail.com Dla SMTP to smtp.gmail.com INTERIA.PL Dla POP3 to poczta.interia.pl Dla SMTP to poczta.interia.pl TLEN.PL Dla POP3 to poczta.o2.pl Dla SMTP to poczta.o2.pl GAZETA.PL pop3.poczta.gazeta.pl smtp.poczta.gazeta.pl Wielu usługodawców zamieszcza na swych stronach instrukcje poprawnej konfiguracji programów pocztowych, nawet, jeśli owe instrukcje są przeznaczone dla innego programu niż twój - przeczytaj je, ponieważ zawierają one ważne i wystarczające informacje do podstawowej i niezbędnej konfiguracji konta. NIEKTÓRE PORTY I ZASADY Numery portów serwerów wychodzących i przychodzących to zazwyczaj 110 dla POP3 25 dla SMTP oraz przy połączeniach szyfrowanych SSL port 995 dla POP3 25 dla SMTP ale istnieją także wyjątki (np.: GMAIL.COM) 995 dla POP3 465 dla SMTP Ustawienia SSL dla samych portów również są indywidualnością i najczęściej SSL nie są obsługiwane. Patrz rys Rys 1.2 Konfiguracja konta GMAIL.COM Rys 1.3 Przykładowa konfiguracja kont INTERIA.PL ONET.PL WP.PL inne Rys 1.4 Przykładowa konfiguracja konta TLEN.PL

6 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 U niektórych usługodawców na przykład GMAIL.COM oprócz skonfigurowania samego programu do odbierania poczty należy także skonfigurowad konto na serwerze za pomocą przeglądarki. Należy zalogowad się na swoim koncie z użyciem przeglądarki i przejśd do konfiguracji/opcji konta a tam uaktywnid opcję POP. Najczęściej opcję tą włącza się w dziale opcji Przekierowania i POP Obsługa POP musi byd włączona i aktywna dla wszystkich wiadomości - w ten sposób serwer poczty zezwoli programom takim jak Outlook na połączenie, pobranie i obsługę wiadomości z wykorzystaniem protokołu POP/POP3. Korzystanie z poczty w wielu miejscach Konfiguracja konta pod użytkowanie w wielu miejscach Outlook standardowo przy połączeniu się z serwerem wiadomości pobiera je i automatycznie usuwa z serwera. W ten sposób nie będzie można korzystad z a w wielu miejscach, ponieważ odebrane wiadomości w jednym miejscu nie ukażą się nigdzie indziej. Na przykład wiadomości odebrane na komputerze w pracy za pomocą Outlooka nie ukażą się podczas pobierania maili w domu. Dlatego stosuje się opcję pozostawiania wiadomości na serwerze. Jednak i to ma swoje wady, ponieważ, nawet, gdy w Outlooku usuniemy wiadomości z serwera nie będą usuwane. W ten sposób skrzynka zostanie szybko zapełniona. :: Dlaczego tak się dzieje? Jeśli będziemy usuwad wiadomości to tylko u siebie na komputerze (na serwerze wiadomości będzie przybywad bo ich nie usuwamy zgodnie z opcją pozostaw wiadomości na serwerze). Wraz z zaznaczeniem opcji Pozostaw kopie wiadomości na serwerze konieczne jest zaznaczenie opcji Usuo z serwera po usunięciu z elementów usuniętych (patrz Rys 1.1 Strona 3). Rys 1.5 Foldery wiadomości Outlook będzie usuwał wiadomości z serwera tylko, gdy usuniesz je z foldera Elementy usunięte. :: Jak to będzie funkcjonowad w rzeczywistości? Outlook odbiera nowe wiadomości i pozostawia ich kopie na serwerze. 1. Użytkownik odbiera wiadomości i czyta je. 2. Outlook pamięta, co już pobrał a co nie i w ten sposób wiadomości nie będą duplikowane.

7 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z Użytkownik usuwa pewne wiadomości. W razie pomyłki jest jeszcze odpowiednik Windowsowego Kosza czyli folder Elementy usunięte tam można przejrzed, co już się usunęło. 4. Samo usunięcie wiadomości z folderów nie usuwa wiadomości z serwera - to zapobiega utracie danych w razie pomyłki. Wszelkie usunięte wiadomości i elementy zostają przeniesione to foldera pełniącego funkcję kosza. Dopiero usunięcie wiadomości z foldera Elementy usunięte usuwa wiadomości także z serwera. POPRAWNE UŻYTKOWANIE KONT W programie MS Outlook zaleca się usuwanie wiadomości z foldera Elementy usunięte co jakiś czas (np. raz na miesiąc). Poza programem MS Outlook zaleca się raz na dwa miesiące zalogowanie do konta na serwerze za pomocą przeglądarki, by sprawdzid stan skrzynki np. opcje Antyspamowe usługodawców mogą nie udostępniad Outlookowi pewnych wiadomości od razu je blokując nie zobaczymy ich w ogóle w Outlooku. W niektórych przypadkach lepiej jest wyłączyd opcje Antyspamowe usługodawców tak by Outlook otrzymywał wszystkie wiadomości i segregacja maili należała do niego (Opcje usługodawców wyłącza się za pomocą przeglądarki po zalogowaniu się na konto, w opcjach ustawienia konta lub ustawienia spamu lub ustawienia antyspamowe lub filtry antyspamowe. Opcje antyspamowe wiadomości śmieci Definiowanie spamu Microsoft Outlook posiada możliwośd konfiguracji filtrów Antyspamowych (tzw. wiadomości niepożądanych inaczej wiadomości śmieci). Z pozycji skrzynki Odbiorczej (ale także z pozycji innych folderów np.: Elementy usunięte ) można daną wiadomośd zdefiniowad, jako SPAM. 1. Wybierz wiadomośd i kliknij nao prawym przyciskiem myszy 2. Przejdź do opcji wiadomości śmieci 3. Wybierz opcję Dodaj nadawcę do listy zablokowanych nadawców (Potwierdź, jeśli konieczne) 4. W ten sposób Outlook zapamięta nadawcę i od tej pory wiadomośd od takiego nadawcy od razu będzie trafiad do foldera Wiadomości śmieci zamiast do Skrzynka odbiorcza. Aby odwrócid proces - w skrzynce Wiadomości śmieci lub każdej innej - możesz użyd następujących opcji na każdej wiadomości, którą jednak uznajesz za ważną (niebędąca spamem) Opcje te przedstawiono na rys strona 8.

8 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Rys 1.6 Opcje wiadomości śmieci Automatyzacja i konfiguracja Outlooka Definiowanie bezpiecznych i zablokowanych nadawców/odbiorców Menu Narzędzia Opcje Przejdź do zakładki Preferencje Kliknij na przycisk Wiadomości śmieci Przejdź do zakładki Opcje Jako poziom wybierz Niska (możesz wybrad inną opcję wg. uznania) Nie zaznaczaj opcji Trwale usuwaj Zaznacz opcję Wyłącz łącza Zaznacz opcję Ostrzegaj mnie o podejrzanych nazwach Zaznacz opcję Podczas wysyłania poczty Przejdź do zakładki Bezpieczni nadawcy i/lub Bezpieczni adresaci i/lub Zablokowani nadawcy (w tych zakładkach możesz edytowad listę bezpiecznych nadawców -z reguły nie konfiguruje się tego z tej pozycji - tylko poprzez ustawianie opcji Antyspamu bezpośrednio ma wiadomościach tj. dodając nadawców danej wiadomości do listy bezpiecznych/zablokowanych nadawców patrz opcje Antyspamowe strona 7). Zamknij okno Opcje wiadomości-śmieci klikając na przycisk OK (na dole okna) Definiowanie ustawieo poczty i opcji śledzenia Menu Narzędzia Opcje Przejdź do zakładki Preferencje Znajdujesz się w oknie Opcje Kliknij na przycisk Opcje

9 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Skonfiguruj tak Rys 1.7 Opcje jak przedstawiono na rysunku obok - rys Kliknij na przycisk Zaawansowane opcje (obok) Skonfiguruj jak na rys 1.8. (poniżej) Kliknij OK by zamknąd okno Zaawansowane opcje Znajdujesz się w oknie Opcje Kliknij na przycisk Opcje śledzenia Zaznacz opcję Przy nadejściu przetwarzaj wezwania i odpowiedzi Zaznacz opcję Przy nadejściu Rys 1.8 Zaawansowane opcje przetwarzaj potwierdzenia Nie zaznaczaj opcji Po przetworzeniu przenieś potwierdzenia do Nie zaznaczaj opcji Po przetworzeniu usuo puste głosowania odpowiedzi Zaznacz opcję Potwierdzenie odczytu Zaznacz opcję Potwierdzenie dostarczenia zaznacz opcję Zawsze wysyłaj Potwierdzenie Kliknij przycisk OK, by zamknąd okno Opcje śledzenia Znajdujesz się w oknie Opcje Kliknij przycisk OK, by zamknąd okno Opcje Znajdujesz się w oknie Opcje Przejdź do zakładki Ustawienia poczty Kliknij przycisk Wyślij/Odbierz

10 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Zaznacz opcję Dołącz tę grupę do grupy Wyślij/Odbierz (F9) od tej pory klawiszem F9 wywołasz/wymusisz natychmiastową operację wysyłania i odbioru wiadomości. Jeśli posiadasz stałe podłączenie z Internetem zaznacz opcję Zaplanuj automatyczne wysyłanie/odbieranie co 5 min w przeciwnym przypadku nie zaznaczaj tej opcji Nie zaznaczaj opcji Wykonaj automatycznie wysyłanie/odbieranie podczas zamykania Dla trybu Offline nie zaznaczaj żadnej opcji Kliknij przycisk Zamknij by zamknąd okno Grupy wyślij/odbierz Znajdujesz się w oknie Opcje Przejdź do zakładki Format poczty Jako format wiadomości ustaw HTML W tym oknie możesz ustalid również papeterię i podpisy do Twoich wiadomości Zrób to we własnym zakresie jak skooczysz kontynuuj wykonywanie niniejszych instrukcji Znajdujesz się w oknie Opcje Kliknij przycisk Zastosuj Kliknij przycisk OK by zamknąd okno Opcje PODSUMOWANIE KONFIGURACJI Wysyłanie/odbieranie odbywad się będzie, co 5 minut (tylko dla stałego łącza) Dla modemów będziesz musiał wymuszad wysyłanie/odbieranie klawiszem F9 Wysyłanie na żądanie wywołuj klawiszem F9 (jeśli masz modem lub stałe łącze) Usprawnienie korzystania Minimalizacja do Traya/Usuwanie z Paska Menu Start Zminimalizuj całe okno Outlooka W Trayu (obok zegara na pasku Menu Start) odnajdź ikonę Outlooka i kliknij nao prawym przyciskiem myszy a w menu kontekstowym zaznacz opcję Ukryj po zminimalizowaniu (Rys 1.9) Rys 1.9 Ukrywanie skrótu z paska Menu start do Traya

11 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Dostosowanie wyglądu Naciśnij Klawisz F9 (niezależnie od tego czy jesteś podłączony do Internetu W prawym dolnym rogu aplikacji Outlook pojawi się napis Kliknij na ten napis prawym przyciskiem myszy i wybierz opcję Szczegóły Otworzy się okno Postęp wysyłania/odbierania w programie Zaznacz opcję Nie pokazuj tego okna dialogowego podczas Kliknij na przycisk Anuluj wszystko (chyba, że okno znikło samo) PODSUMOWANIE KONFIGURACJI Ikona MS Outlook będzie tylko, w Trayu (obok systemowego zegarka) dwukrotne kliknięcie ukaże okno programu MS Outlook Operacje wysyłania/odbierania będą działad w tle zawsze możesz je zobaczyd podczas trwania tych operacji tj. kliknij prawym przyciskiem myszy na status w prawym dolnym rogu aplikacji Outlook Pojawi się menu, z którego wybierz opcję Szczegóły Usprawnienie korzystania Oszczędne pobieranie maili (opcja dla modemów i urządzeo mobilnych) CEL OSZCZĘDNEJ KONFIGURACJI W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook z wykorzystaniem połączeo z Internetem za pomocą modemu (linia telefoniczna) lub urządzeo mobilnych (GPRS z naliczaniem ilości przesłanych danych) gdzie liczy się oszczędnośd czasu lub ilości przetransferowanych danych możliwe jest skonfigurowanie Outlooka tak, by nie pobierał wiadomości przekraczających pewną ustaloną wielkośd. Menu Narzędzia Opcje Przejdź do zakładki Ustawienie poczty Kliknij na przycisk Wyślij/odbierz Jesteś w oknie Grupy Wyślij/odbierz Jako nazwa grupy zaznacz/wybierz: Wszystkie konta Kliknij przycisk Edytuj Jesteś w oknie Ustawienia wysyłania/odbierania Wszystkie konta Po lewej stronie tego okna są konta dla każdego z nich możesz ustalid pewne opcje zaleca się ustawienie wszystkich kont w ten sam sposób jak pokazano na rys

12 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Rys 1.10 Konfiguracja limitu wielkości pobieranych wiadomośd dla konta Postąp tak ze wszystkimi kontami (zalecane) Możesz sam dostosowad wielkośd wiadomości, na jaką zezwolisz Outlookowi Dokoocz i zakoocz konfigurację PODSUMOWANIE KONFIGURACJI Wszelkie wiadomości z danego konta będą pobierane, ale jeśli wielkośd wiadomości nie będzie przekraczała 1000 kb (1 MB) W przypadku napotkania wiadomości o wielkości większej niż 1000 kb program Outlook pobierze tylko jej nagłówek (dane o nadawcy, temat wiadomości, wielkośd wiadomości, godzina odebrania) dzięki czemu zostaniesz poinformowany, że określona wiadomośd przyszła i będziesz mógł ją pobrad lub odrzucid według własnego uznania. Podczas próby przeczytania takiej wiadomości zostanie wyświetlony komunikat zaś przy próbie otwarcia wiadomości ukaże się okno z odpowiednimi opcjami patrz rys

13 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Rys 1.11 Okno dostępnych operacji dla nagłówka wiadomości pobranej częściowo Gdy oznaczysz wiadomośd, aby ją przetworzyd (usunąd, odebrad lub pobrad jej kopię z serwera) będziesz musiał wymusid operacje wyślij/odbierz klawiszem F9 lub poczekad do następnego cyklu wyślij/odbierz (ewentualnie do następnej sesji z Internetem) gdy zaplanowane operacje zostaną zrealizowane. Obsługa wiadomości Odbieranie wiadomości Odbieranie jest samoczynne formami tej operacji są: Odbieranie oszczędne (wiadomości tylko do pewnej wielkości) Odbieranie z usuwaniem z serwera Odbieranie z pozostawieniem na serwerze Wszystkie przypadki zostały opisane wcześniej w pełni w niniejszym dokumencie. Filtrowanie wiadomości Po odebraniu wiadomości może ona zostad poddana filtracji: Filtr antyspamowy programu MS Outlook Filtr oprogramowania antywirusowego (jeśli zostało zainstalowane na komputerze, jest kompatybilne z Outlookiem i poprawnie skonfigurowane w tym celu) Segregacja wiadomości Po przefiltrowaniu wiadomości może ona zostad poddana segregacji do czego służy opcja Reguły i alerty owa opcja umożliwia warunkowe segregowanie wiadomości i przydzielenie odpowiednich działao w danej sytuacji: Przenoszenie wiadomości do folderu

14 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Usuwanie wiadomości Odpowiadanie na wiadomośd Przekierowywanie wiadomości Wyświetlenie alertu/komunikatu i wiele innych ze względu na spełnienie/nie spełnienie pewnych warunków: Ze względu na jej temat, treśd, nadawcę, czy posiada załącznik, czy załącznik jest w określonym przedziale wielkości, czy zawiera w temacie określony tekst, czy zawiera w treści określony tekst, czy pochodzi od określonego nadawcy, czy została wysłana do określonych odbiorców/czy tylko do ciebie; istnieje wiele innych warunków. Oflagowywanie i kategoryzowanie Kiedy odpowiednie wiadomości są już na swoich miejscach możesz je odpowiednio oznaczyd: poprzez kategoryzację poprzez oflagowanie poprzez oznaczenie jako przeczytana poprzez oznaczenie jako nieprzeczytana Kliknij prawym przyciskiem myszy na wiadomości którą chcesz skategoryzowad/oflagowad i wybierz z menu odpowiednią opcję. Sortowanie Sortowanie to nie segregowanie. Segregowanie to przeniesienie w inne miejsce. Sortowanie to forma wyświetlania bez zmieniania lokalizacji elementu. Sortowanie można przeprowadzad w każdym folderze i momencie. Kliknij prawym przyciskiem myszy na górny pasek w skrzynce a rozwinie się menu kontekstowe umożliwiające wybór sortowania (patrz ryz 1.12). Opcje sortowania to m.in.: Od kogo, Do kogo, Data, Rozmiar, Kategoria, Konto , Ważnośd itp. Rys 1.12 Sortowanie i jego warunki

15 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Wyszukiwanie Można ułatwid przeglądanie wiadomości po prostu wyszukując je - na przykład poprzez wyszukanie wiadomości zawierającej określony tekst przykładowe działanie przedstawiono na rys Rys 1.13 Wyszukiwanie wiadomości zawierającej tekst (np.: najlepiej ) Usuwanie wiadomości Usunąd wiadomośd można z każdego foldera lecz trafia ona do foldera Elementy usunięte z tegoż foldera można je jeszcze odzyskad. Jednak po usunięciu z foldera Elementy usunięte wiadomości są nie do odzyskania chyba, że zostały na serwerze. Dokładniej to zjawisko opisano wcześniej w tym dokumencie. Forwardowanie czyli przekazywanie dalej Przekazywanie to nie Przekierowywanie. Przekierowywanie to zazwyczaj automatyczne skierowanie wiadomości na inny adres . Opcja Prześlij dalej umożliwia przesłanie wiadomości w postaci takiej jak ją otrzymaliśmy. Program dodaje do tematu na początku następującą treśd: FW: co oznacza Forward/Forwarded Prześlij dalej/przesłane dalej Może też dodawad nagłówek do treści (zależnie od ustawieo dodaje lub nie - domyślnie jednak dodaje).

16 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Odpowiadanie/Odpowiadanie wszystkim Opcja Odpowiedz umożliwia odpowiedź nadawcy Opcja Odpowiedz wszystkim umożliwia odpowiedź wszystkim do których dana wiadomośd była wysyłana. Program dodaje do tematu na początku następującą treśd: Re: co oznacza Reply Odpowiedź Może też dodawad nagłówek do treści (zależnie od ustawieo dodaje lub nie - domyślnie jednak dodaje) Tworzenie nowej wiadomości i jej wysyłanie/opóźnione wysyłanie Menu Plik Nowy Nowa wiadomośd Jesteś w oknie nowej wiadomości Wiadomośd zawiera kopertę oraz list Koperta - jej zawartośd i przyciski Koperta w programie Outlook jest zbliżona do prawdziwej koperty pod względem przeznaczenia tj. zawiera informacje o adresatach, nadawcach i inne co przedstawiono na rys Rys 1.14 Koperta i jej funkcje Przycisk Od oraz Pole Od (niewymagane) Przyciskiem tym otwierasz skrzynkę kontaktów wybierz z niej nadawcę danej wiadomości Może byd tylko jeden nadawca

17 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Przycisk Do oraz Pole Do (zalecane/nie wymagane) Przyciskiem tym otwierasz skrzynkę kontaktów wybierz z niej odbiorców danej wiadomości Może byd jeden lub wielu adresatów wiadomości Adresy odbiorców muszą byd oddzielone średnikiem (możliwe jest włączenie opcji zezwolenia na przecinki jako separatory) Pole zawiera jawną listę adresów tzn. każdy kto zobaczy tą wiadomośd zobaczy także do kogo została wysłana (wszystkich jej adresatów z pól Do oraz DW ) Przycisk DW oraz Pole DW (nie wymagane) Pole DW co oznacza Do Wiadomości Adresaci umieszczeni w tym polu otrzymują kopię wiadomości Przyciskiem tym otwierasz skrzynkę kontaktów wybierz z niej odbiorców dodatkowych danej wiadomości Może byd jeden lub wielu adresatów wiadomości Adresy odbiorców dodatkowych muszą byd oddzielone średnikiem (możliwe jest włączenie opcji zezwolenia na przecinki jako separatory) Pole zawiera jawną listę adresów tzn. każdy kto zobaczy tą wiadomośd zobaczy także do kogo została wysłana (wszystkich jej adresatów z pól Do oraz DW ) Różnica względem pola Do polega na tym, że pole DW zawiera adresatów dodatkowych natomiast forma wiadomości pozostaje taka sama (adresaci z list Do oraz DW widzą obie listy i wiedzą w ten sposób do kogo została dana wiadomośd wysłana. Przycisk UDW oraz Pole UDW (zalecane/nie wymagane) Pole UDW co oznacza Utajnione Do Wiadomości Jest analogiczne do pola DW z tą różnicą, że lista adresatów umieszczona w polu UDW nie jest jawna (każdy kto otrzymuje tą wiadomośd widzi adresatów jedynie z list pól Do oraz DW, lista UDW nie jest widoczna dla nikogo) Może byd jeden lub wielu adresatów utajnionych do wiadomości Adresy odbiorców utajnionych muszą byd oddzielone średnikiem (możliwe jest włączenie opcji zezwolenia na przecinki jako separatory) ZASTOSOWANIE PÓL KOPERTY Przynajmniej jedno z trzech pól Do, DW lub UDW musi zawierad przynajmniej jeden adres /jedną listę dystrybucyjną Pole UDW - specyficznym zastosowaniem pola UDW jest przypadek umieszczenia wszystkich adresatów wiadomości tylko w polu UDW (pola Do i DW puste), co w ten sposób daje odbiorcom złudzenie, że wiadomośd została wysłana tylko do nich nie wiedzą nic o innych adresatach danej wiadomości Stosowanie pola UDW jako jedyne pole zawierające listę adresów jest zalecane w przypadkach, gdy nie powinniśmy ujawniad adresów mailowych żadnemu z adresatów. Jest to ważne dla osób, które nie życzą sobie, by ich adres był rozpowszechniany do innych osób bez ich zgody.

18 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Pole Od - jeśli zostanie wypełnione (np.: Robin@hood.com) a wiadomośd zostanie wysłana za pośrednictwem innego konta niż przedstawione w polu Od (np.: Billy@theKid.com) wtedy wiadomośd zostanie wysłana z nagłówkiem From: Billy@theKid.comOn Behalf Of Robin@hood.com co oznacza Od: Billy@theKid.com w imieniu Robin@hood.com Pola Do oraz DW zawierają jawne listy adresatów tak naprawdę nie ma znaczenia, którego z tych pól używasz chyba, że chcesz podkreślid do kogo dana wiadomośd jest przeznaczona ( Do ) a kto otrzymał ją przy okazji ( DW ) Przycisk Konto Przyciskiem tym otwierasz listę kont jakie masz zdefiniowane wybierz konto za pośrednictwem którego daną wiadomośd chcesz wysład Można wysład za pośrednictwem jednego konta (za jednym razem) Przycisk Wyślij Przyciskiem tym nakazujesz wysłanie wiadomości wiadomośd zostaje przeniesiona do skrzynki nadawczej (zostanie wysłana przy najbliższej operacji wyślij/odbierz Pole Temat Tu wprowadź temat wiadomości Zaleca się wpisywanie tematu zawsze do każdej wiadomości usprawnia to w przyszłości wyszukiwanie, identyfikację wiadomości, identyfikację raportów doręczeo i inne opcje Pole Dołączono (w MS Outlook 2003 to pole nazywa się: Załączniki ) Tu znajduje się lista załączników Aby dodad załącznik kliknij przycisk Dołącz plik (Dla Outlooka 2003 szukaj opcji Wstaw a następnie opcji Plik/Załącznik ) Możesz dokonad tego także poprzez Mój komputer z Pulpitu Tzn. odnajdź pliki, które chcesz dodad i zaznacz je Skopiuj je do schowka naciskając z klawiatury kombinację klawiszy Ctrl + C Powród do pisania wiadomości i kliknij na obszar treści listu (duże białe pole przeznaczone na treśd) i wstaw dane ze schowka naciskając z klawiatury kombinację klawiszy Ctrl + V. Wysyłanie opóźnione Możesz wysład wiadomośd z opóźnieniem Gdy utworzysz już nową wiadomośd Na wstędze wybierz zakładkę Opcje Wybierz opcję Opóźnij dostarczenie Zaznacz opcję Nie dostarczaj przed tu ustal dzieo i godzinę wiadomośd zostanie przekazana do skrzynki nadawczej ale zostanie wysłana po ustalonej godzinie (przy sesji wyślij/odbierz)

19 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Zmiana ważności wiadomości Możesz zmienid ważnośd wiadomości: Niska Normalna Wysoka Gdy utworzysz już nową wiadomośd :: Wariant 1 Na wstędze wybierz opcję Czerwonego wykrzyknika by ustalid dla wiadomości ważnośd wysoka Na wstędze wybierz opcję Niebieskiej strzałki w dół by ustalid dla wiadomości ważnośd niska :: Wariant 2 Na wstędze wybierz zakładkę Opcje Wybierz opcję Opóźnij dostarczenie Wybierz ważnośd wiadomości Zmiana charakteru wiadomości Możesz zmienid charakter wiadomości: Normalny Osobisty Prywatny Poufny Gdy utworzysz już nową wiadomośd Na wstędze wybierz zakładkę Opcje Wybierz opcję Opóźnij dostarczenie Wybierz charakter wiadomości Śledzenie wiadomości Możesz śledzid wiadomośd Gdy utworzysz już nową wiadomośd Na wstędze wybierz zakładkę Opcje Wybierz opcję Opóźnij dostarczenie Zaznacz opcję Żądaj potwierdzenia dostarczenia dla tej wiadomości Zaznacz opcję Żądaj potwierdzenia odczytu dla tej wiadomości

20 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Opcje dostarczania Możesz skonfigurowad dodatkowe opcje dostarczania dla wiadomości Gdy utworzysz już nową wiadomośd Na wstędze wybierz zakładkę Opcje Wybierz opcję Opóźnij dostarczenie Zaznacz opcję Nie dostarczaj przed Zaznacz opcję Dezaktualizuje się po Najczęściej zadawane pytania Co oznacza Re w tytule wiadomości? Patrz strona 16 Odpowiadanie Co oznacza FW w tytule wiadomości? Patrz strona 15 Forwardowanie Do czego służą pola DW i UDW? Patrz strona 17 Przycisk DW/Pole DW Jak wysyład wiadomości do wielu na raz? Patrz strona 17 Zastosowanie pól koperty (niebieskie Info) Jak wysyład wiadomości do wielu na raz by odbiorcy nie dowiedzieli się o sobie nawzajem? Patrz strona 17 Zastosowanie pól koperty (niebieskie Info) Jak zdefiniowad wiele kont ? Patrz strona 2 Konfiguracja kont Jak wysyład wiadomości z różnych kont ? Patrz strona 18 Przycisk Konto Jak odbierad wiadomośd z jednego konta (adresu) a odpowiadad na nią za pomocą innego? Podczas wysyłania wiadomości zmieo konto, którego chcesz użyd Jak wysyład wiadomości z opóźnieniem? Czy warto wysyład wiadomości bez tematu? Patrz strona 18 Pole Temat Jak dodad załącznik do wiadomości? Patrz strona 18 Pole Dołączono

21 Microsoft Outlook 2007 Konfiguracja i Użytkowanie 2007 EOP z 21 Jak dodad grafikę do wiadomości (jako załącznik oraz w treści wiadomości)? :: Aby dodad jako załącznik Patrz strona 18 Pole Temat :: Aby dodad do treści wiadomości Na wstędze wybierz zakładkę Wstawianie i z niej wybierz opcję Obraz (musisz byd w trybie pisania treści listu tzn. uprzednio kliknij myszką na obszar treści listu) Jak przesład komuś wiadomośd którą sam otrzymałem? Patrz strona 15 Forwardowanie Jak przesład komuś wiadomośd bez załącznika którą sam otrzymałem z załącznikiem? ::Przekaż wiadomośd dalej a załącznik usuo ręcznie sam Patrz strona 15 Forwardowanie Jak odpowiedzied na wiadomośd tak by wszyscy którzy dostali ją razem ze mną znali dostali teraz moją odpowiedź? Patrz strona 16 Odpowiadanie wszystkim Co jaki czas należy usuwad wiadomości/opróżniad skrzynki? Patrz strona 7 Poprawne użytkowanie kont Czy mogę stworzyd kopię zapasową moich wiadomości? Menu Plik Backup Czy mogę archiwizowad moje wiadomości? Menu Plik Opcja Archiwizacja :: Aby ustawid opcje autoarchiwizacji Wybierz menu Narzędzia Później Opcje Przejdź do zakładki Inne Kliknij na przycisk Autoarchiwizacja