Burmistrz Gminy i Miasta Węgliniec z siedzibą w Węglińcu, ul. Sikorskiego 3 tel. 075/ fax 075/ wegliniec@wegliniec.

Transkrypt

1 IK z.12 (nr postępowania) Węgliniec, dnia r. Burmistrz Gminy i Miasta Węgliniec z siedzibą w Węglińcu, ul. Sikorskiego 3 tel. 075/ fax 075/ wegliniec@wegliniec.pl Na podstawie art. 4, pkt. 8 ustawy z dnia r. Prawo zamówień publicznych (t.j.dz.u. z 2010r. nr 113, poz. 759 z późn. zm.). ZAPRASZA Do złoŝenia oferty na zadanie pn.: Wykonanie inwentaryzacji cmentarzy komunalnych w Gminie Węgliniec (w miejscowościach: Węgliniec, Stary Węgliniec, Jagodzin, Ruszów), opracowanie map i zasilania w dane bazy systemu informatycznego zawierającego wyszukiwarkę osób pochowanych. I. Opis sposobu przygotowania oferty; 1. Ofertę naleŝy sporządzić na formularzu załączonym do niniejszego zaproszenia. 2. Ofertę naleŝy złoŝyć w siedzibie zamawiającego na piśmie. Istnieje moŝliwość przekazania oferty faksem na nr 75/ lub pocztą elektroniczną na adres: węgliniec@wegliniec.pl 3. Ceny podane w ofercie mają być wyraŝone cyfrowo i słownie. 4. Oferta ma być napisana w języku polskim, czytelną i trwałą techniką. 5. Oferta ma obejmować całość zamówienia. II Opis przedmiotu zamówienia: Inwentaryzacja cmentarzy komunalnych w Gminie Węgliniec obejmuje inwentaryzację dot. usytuowania grobów i grobowców, rezerwacji, alei, budynków i budowli, elementów architektury sakralnej, punktów czerpania wody, zieleni na cmentarzach komunalnych w Węglińcu, Starym Węglińcu, Jagodzinie, Ruszowie oraz wprowadzenie danych o osobach pochowanych, dysponentach i opłatach do programu uŝytkowego i na interaktywną mapę cmentarzy. Rodzaj i zakres prac: 1) Inwentaryzacja cmentarza : - inwentaryzacja i rozmieszczenie grobów i grobowców wraz z oznaczeniem kwater, rzędów, danymi osób pochowanych, tj. imieniem i nazwiskiem, datą urodzenia, datą zgonu, rodzajem miejsca pochówku (grób pojedynczy, podwójny, grobowiec), - inwentaryzacja i rozmieszczenie wykupionych miejsc pod pochówek wraz z oznaczeniem kwater i rzędów, - inwentaryzację i rozmieszczenie alei, - inwentaryzacja i rozmieszczenie punktów czerpania wody, - inwentaryzacja i rozmieszczenie budynków i budowli oraz elementów architektury sakralnej, - wykonanie i dołączenie do programu zdjęć grobów i nagrobków 2) Interaktywna mapa cmentarzy zbudowana na podstawie pomiarów geodezyjnych, (wymagana dokładność do 10 cm) w postaci wektorowej. 3) Wykonanie co najmniej dwóch zdjęć grobom z przybliŝenia (tablic nagrobków) i z oddalenia całego grobu. Dołączenie plików zdjęć do aktywnych pól grobów w aplikacji do administrowania cmentarzami.

2 4) Wprowadzenie danych podstawowych z inwentaryzacji cmentarza do bazy programu: imienia i nazwiska, dat urodzin i śmierci, informacji o lokalizacji grobu (sektor, rząd, numer) oraz wpisania danych z ksiąg zmarłych oraz innych dokumentów będących w posiadaniu Administracji Cmentarza. Szacowana liczba grobów na cmentarzach komunalnych w Gminie Węgliniec. ok Szacowana liczba osób pochowanych na cmentarzach komunalnych w Gminie Węgliniec ok Wymagania oprogramowania od strony uŝytkownika: 1. Aplikacja internetowa powinna: - umoŝliwiać pracę zdalną (za pośrednictwem Internetu), - mieć swą awaryjną wersję w formie programu stacjonarnego umoŝliwiającego prace w trybie off line, - umoŝliwiać równoczesną pracę w sieci lokalnej w programie oraz zdalnie przez przeglądarkę internetową. - dawać moŝliwość wyodrębnienia co najmniej jednego uŝytkownika, który będzie administratorem systemu, - mieć moŝliwość pomniejszania, powiększania, przesuwania mapy, - posiadać moŝliwość wymiarowania mapy, - umoŝliwiać prace zarówno z mapą jak i z funkcją wyłączenia podglądu mapy, - umoŝliwić samodzielną modyfikację mapy cmentarza z poziomu programu: a) dodawanie i usuwanie grobów, b) edycja (zmiana rozmiaru i połoŝenia oraz obracanie grobów), c) predefiniowanie rozmiarów grobów w zaleŝności od ich rodzaju, d) moŝliwość podglądu rzeczywistych wymiarów grobów, e) moŝliwość oznaczania róŝnych rodzajów grobów poprzez zmianę ich koloru, f) łączenie grobów na mapie z danymi z bazy danych z poziomu aplikacji g) blokowanie edycji grobów podczas przeglądania mapy h) moŝliwość wykonywania czynności na danym grobie np. dochówek, ekshumacja - mapa jak równieŝ cała aplikacja powinna dawać moŝliwość pełnego administrowania rezerwacjami (łącznie z wizualizacją danych na mapie), - mapa z legendą i odcinkiem ilustrującym aktualne przełoŝenie w skali - okno z miniaturą mapy oraz zaznaczoną aktualną pozycją, ułatwiającą orientację oraz umoŝliwiające szybką nawigację na mapie - moŝliwość zlokalizowania grobu po nazwisku, dacie urodzenia, dacie śmierci, numerze kwatery, numerze rzędu - moŝliwość zidentyfikowania grobu po zaznaczeniu go na mapie - umoŝliwiać szybki podgląd najwaŝniejszych informacji o grobie po zaznaczeniu na mapie - umoŝliwiać dołączenie zdjęć i skanów do aplikacji - po wyborze grobu lub pochowanego prezentacja w panelu następujących danych: lokalizacja grobu, grobowca na mapie cmentarza, danych osoby zmarłej: imienia i nazwiska, daty urodzenia, daty śmierci, oznaczenia kwatery, oznaczenia rzędu, rodzaj pochówku (grób pojedynczy, podwójny, grobowiec), uwagi dla opiekuna grobu od administratora - ciągła moŝliwość automatycznego generowania raportów w róŝnych przekrojach (np. osoby zmarłej w danym roku, osoby spoczywające w danej kwaterze, terminy opłat za miejsce na pochówek), moŝliwość wystawienia faktur z poziomu programu, - moŝliwość tworzenia raportów windykacyjnych: i) automatyczne generowanie listy dłuŝników, j) całościowe lub wyrywkowe generowanie zawiadomień ponaglających oraz generowanie przypomnień o nieopłaconym grobie. - moŝliwość prowadzenia w bazie ewidencji miejsc wykupionych pod pochówek i grobów zgodnie z rozporządzeniem ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001 r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. nr 90 z 2001 r. poz. 1013) - moŝliwość automatycznego generowania zaświadczeń i dokumentów w formacie edytora tekstu i PDF, związanych z administracją cmentarza z poziomu aplikacji

3 - moŝliwość importu danych o opłacie za grób (nr zmarłego, data do, kto opłacił) - moŝliwość zarządzania uŝytkownikami i poziomem dostępu do danych - edycja danych w księdze grobów i księdze zmarłych - moŝliwość jednoczesnej pracy na wielu stanowiskach w wielu miejscach przy jednoczesnej i stałej aktualizacji bazy danych, - moŝliwość wystawiania faktur jako samodzielnej jednostki fakturującej, - moŝliwość rejestrowania w systemie rozłoŝenia na raty opłaty za grób skutkującego przedłuŝeniem waŝności grobu do terminu płatności ostatniej raty, - program musi mieć moŝliwość przenoszenia na dowolny komputer - program ma umoŝliwiać migrację w programie, - program ma umoŝliwiać import danych o opłacie za grób (daty, nr faktur, kto opłacił) z programu do fakturowania, - program musi zawierać kalendarz z widokiem na tygodniowy grafik pogrzebów, z moŝliwością automatycznego importu danych z kalendarza do aplikacji - moŝliwość dodawania kolejnych cmentarzy i w kaŝdym z nich tworzenia struktury cmentarza (cmentarz-kwatera-rząd-grób) - moŝliwość rozwijania programu w odniesieniu do indywidualnych potrzeb Zamawiającego (dodawanie nowych modułów) Wymagania dotyczące strony internetowej: - moŝliwość umieszczania w serwisie płatnych ogłoszeń, - moŝliwość znalezienia grobu wg nazwiska, imienia, daty urodzin i daty zgonu osoby pochowanej, - moŝliwość wygenerowania i wydrukowania mapy dojścia do sektora w którym znajduje się grób, - moŝliwość zarządzania treścią (CMS) umoŝliwiający własnoręczną edycję poszczególnych podstron - skalowanie mapy cmentarza z moŝliwością przesuwania w duŝym powiększeniu, - moŝliwość zamieszczenia załączników do podstron, - moŝliwość samodzielnej synchronizacji bazy danych oraz zdjęć programu administracyjnego z bazą wyszukiwarki - moŝliwość zapalenie wirtualnego znicza, - integracja wyszukiwarki z usługami świadczonymi przez administratora, - własnoręczne zarządzanie podstawowymi ustawieniami wyszukiwarki z poziomu panelu administracyjnego - moŝliwość sortowania wyników wyszukiwania wg róŝnych kryteriów - moŝliwość wydruku elementów mapy - moŝliwość dokonywania płatności internetowych za pośrednictwem serwisu e-płatności - moŝliwość zamieszczenia Ŝyciorysów osób znanych spoczywających na cmentarzach - moŝliwość zamieszczania wspomnień o osobach zmarłych - moŝliwość przeglądania mapy za pomocą szybkiego podglądu grobów znajdujących się na cmentarzy z prezentacja podstawowych danych o grobie Wymagania ogólne: 1. Instalacja i konfiguracja programu uŝytkowego i interaktywnej mapy cmentarza prowadząca do uzyskania pełnej zgodności z wymogami SIWZ. 2. Przeszkolenie pracowników administracji cmentarzy w zakresie umoŝliwiającym samodzielną aktualizację bazy danych i interaktywnej mapy cmentarza. 3. Udzielenie bezterminowej licencji. 4. Konsultacje wdroŝeniowe. 5. Świadczenie asysty technicznej w okresie gwarancji przez okres 12 miesięcy. Obowiązujące przepisy Realizację niniejszego zamówienia naleŝy wykonać z zachowaniem obowiązujących w tym zakresie przepisów i instrukcji technicznych, m.in.:

4 - Ustawą o cmentarzach i chowaniu zmarłych z dnia r.( tekst jedn. Dz.U.2000Nr23poz.295 z późn. zmianami), - Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2001 Nr 90 poz. 1013), - Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz.U.2003 Nr 141 poz.1370), - Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia r.( tekst jedn. Dz. U 2002 Nr 101 poz.926) Informacje dodatkowe: 1.Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, wariantowych oraz podwykonawców. 2.Zamawiający przed podpisaniem umowy zapozna się z funkcjonalnością proponowanej przez Wykonawcę aplikacji internetowej do zarządzania cmentarzami. Uwagi: Zaleca się aby Wykonawca dokonał wizji lokalnej na terenie Cmentarzy Komunalnych w celu zdobycia dodatkowych informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz zawarcia przyszłej umowy i wykonania zamówienia. III Wymagany termin realizacji zamówienia: 2 miesiące od podpisania umowy IV Przy wyborze oferty Zamawiający będzie się kierował kryterium cena - 100%. V Miejsce i termin złoŝenia oferty: 1. Ofertę naleŝy złoŝyć w siedzibie zamawiającego w terminie do dnia r. do godz Oferta otrzymana przez zamawiającego po terminie podanym w pkt 1 nie będzie rozpatrywana. 3. Wykonawca moŝe wprowadzić zmiany lub wycofać złoŝoną przez siebie ofertę przed terminem upływu jej składania. VI Osobą uprawnioną do kontaktów z Wykonawcami jest: Halina Grześków, pok. Nr 13 tel. 75/ w. 37, grzeskow@wegliniec.pl (podpis pracownika merytorycznego) W załączeniu: 1. Druk oferty 2. Projekt umowy

5 ... (miejscowość, data)... (pieczątka wykonawcy, nazwa, adres) Gmina Węgliniec ul. Sikorskiego Węgliniec OFERTA Odpowiadając na zaproszenie do złoŝenia oferty cenowej na zadanie pn. Wykonanie inwentaryzacji cmentarzy komunalnych w Gminie Węgliniec (w miejscowościach: Węgliniec, Stary Węgliniec, Jagodzin, Ruszów), opracowanie map i zasilania w dane bazy systemu informatycznego zawierającego wyszukiwarkę osób pochowanych. 1 Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia, zgodnie z wymogami zawartymi w zaproszeniu do złoŝenia oferty cenowej za kwotę:. zł. netto + podatek VAT zł. tj brutto.. zł. słownie:. W tym: 1. Program komputerowy dla administracji cmentarza Interaktywny Administrator Cmentarzy oraz wyszukiwarka osób pochowanych GROBONET koszt netto podatek VAT. koszt brutto Wykonanie spisu z natury na cmentarzu: nazwiska, imiona, daty urodzin i śmierci, sektor, rząd, numer grobu osób pochowanych 3. Wpisanie danych o osobach zmarłych, opiekunów grobów do programu ze spisu, ewentualnie ksiąg zmarłych i innych dokumentów będących w posiadaniu zarządu cmentarza 3000 osób pochowanych 4. Wykonanie i dołączenie do programu zdjęć grobów i nagrobków mon. 2 zdjęcia dla kaŝdego grobu: z przybliŝenia i dystansu 5500 zdjęć 5. Koszt wykonania mapy w oparciu o pomiary geodezyjne grobów 6. Połączenie bazy danych z mapą utworzenie interaktywnej mapy 3000 osób pochowanych

6 Kwota moŝe ulec zmianie jeŝeli spis wykaŝe inną liczbę grobów i osób pochowanych niŝ podana do kalkulacji. 2. Zobowiązuję się do wykonywania zamówienia w terminie do 2 miesięcy od dnia podpisania umowy 3. Oświadczam, Ŝe zapoznałem się z warunkami udzielenia zamówienia i zobowiązuje się w przypadku wyboru naszej oferty do zawarcia umowy na wymienionych warunkach i zaproponowanym przez zamawiającego terminie. 4. Oświadczam, Ŝe posiadam doświadczenie i niezbędną wiedzę do wykonania przedmiotu zamówienia.... (podpis upowaŝnionego przedstawiciela wykonawcy)