na usług zorganizowania forum instytucji otoczenia biznesu (IOB)

Transkrypt

1 SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA na usług zorganizowania forum instytucji otoczenia biznesu (IOB) Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie forum instytucji otoczenia biznesu (IOB) Usługi hotelarskie w zakresie spotka i konferencji, Usługi restauracyjne i dotyczce podawania posiłków, Usługi w zakresie organizowania seminariów, Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków, Usługi podawania napojów, Usługi doradcze w zakresie działalnoci gospodarczej i zarzdzania, Usługi doradcze w zakresie bada i rozwoju, Materiały informacyjne i promocyjne, Usługi projektów graficznych, Usługi drukowania i powizane, Usługi internetowe, Drukowane ksiki, broszury i ulotki. Informacja o ródle finansowania: Zamówienie bdzie realizowane jako cz zada w ramach projektu systemowego pn. Mazowiecka Sie Orodków Doradczo Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI), współfinansowanego ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego, realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet VIII Regionalne kadry gospodarki, Działanie 8.2 Transfer wiedzy, Podziałanie Regionalne Strategie Innowacji realizowanego przez Samorzd Województwa Mazowieckiego, Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego, Departament Rozwoju Regionalnego i Funduszy Europejskich. Uzasadnienie realizacji Przedsiwzicie stanowi odpowied Samorzdu Województwa Mazowieckiego na nisk wiadomo i brak zainteresowania współprac pomidzy biznesem, administracj i nauk, która prowadzi do rozproszenia kapitału wiedzy wród wielu jednostek. Realizacja projektu ma doprowadzi do nawizania kontaktów ze rodowiskiem naukowym oraz biznesowym, identyfikacji potrzeb poszczególnych rodowisk poprzez bezporednie spotkania oraz nawizanie sieci współpracy celem transferu wiedzy i innowacji. W zwizku z powyszym realizacja przedmiotu zamówienia pn. zorganizowanie forum instytucji otoczenia biznesu (IOB) ma na celu opracowanie zasad akredytacji do sieci współpracy i funkcjonowania przedmiotowej sieci, a take podpisanie 30 porozumie współpracy z instytucjami otoczenia biznesu oraz przygotowanie rodowisk nauki i biznesu do uczestniczenia w warsztatach wewntrznych, których nastpstwem bdzie opracowanie strategii rozwoju forum instytucji otoczenia biznesu w zakresie promowania inicjatyw proinnowacyjnych oraz transferu wiedzy i innowacji. Cel główny Zorganizowanie forum instytucji otoczenia biznesu (IOB), w ramach którego zostan zorganizowane dwa spotkania robocze przedstawicieli instytucji otoczenia biznesu, podczas których zostan przygotowane zasady funkcjonowania i akredytacji instytucji otoczenia biznesu do sieci MSODI. Na spotkaniach zostan okrelone załoenia warsztatów wewntrznych, których nastpstwem ma by m.in. opracowanie strategii rozwoju forum IOB. Przedsiwzicie ma za zadanie: nakierowanie rodowiska nauki i biznesu na poszerzenie współpracy w zakresie transferu wiedzy i innowacji. W spotkaniach wezm udział eksperci, przedstawiciele instytucji otoczenia biznesu, takich jak: centra transferu technologii, inkubatorów technologicznych, parków technologicznych, którzy przygotuj zasady funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI; przygotowanie gruntu do współpracy przedstawicieli sfery nauki i biznesu; podpisanie 30 porozumie współpracy z instytucjami otoczenia biznesu w zakresie innowacji; opracowanie załoe zorganizowania warsztatów wewntrznych instytucji otoczenia biznesu, których efektem kocowym ma by opracowanie strategii rozwoju forum IOB; ułatwienie nawizania kontaktu pomidzy orodkami naukowymi a przedsibiorcami; identyfikacja potrzeb instytucji otoczenia biznesu w zakresie pogłbiania współpracy z przedsibiorcami; wypracowanie wspólnego stanowiska do zorganizowania i przeprowadzenia warsztatów wewntrznych; opracowanie strategii rozwoju forum instytucji otoczenia biznesu. Do zada Wykonawcy bdzie naleało: 1. zorganizowanie dwóch spotka roboczych z przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu oraz ekspertami w zakresie innowacji celem opracowania zasad funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI; 2. opracowanie strategii rozwoju instytucji otoczenia biznesu; Strona 1 z 5

2 3. zapewnienie usługi lokalowej oraz cateringowej; Ad. 1. Zorganizowanie dwóch spotka roboczych z przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu oraz ekspertami w zakresie innowacji celem opracowania zasad funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI Przedmiot zamówienia: Przedmiot zamówienia obejmuje usług przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi dwóch spotka roboczych z przedstawicielami instytucji otoczenia biznesu oraz ekspertami w dziedzinie innowacji, które odbd si w czerwcu 2013 r. Podczas spotka zostan przygotowane zasady funkcjonowania i akredytacji instytucji otoczenia biznesu do Mazowieckiej Sieci Orodków Doradczo-Informacyjnych celem podpisania porozumie o współpracy. W spotkaniach musz bra udział eksperci w zakresie opracowania zasad funkcjonowania i akredytacji instytucji otoczenia biznesu do Mazowieckiej Sieci Orodków Doradczo-Informacyjnych oraz przedstawiciele wiodcych instytucji otoczenia biznesu w województwie mazowieckim. Przez instytucje otoczenia biznesu (IOB) naley rozumie publiczno-prywatne podmioty wyspecjalizowane w działaniach na rzecz rozwoju przedsibiorczoci, transferu i komercjalizacji nowych technologii oraz poprawy konkurencyjnoci gospodarki. Celem ich działania jest zaspokajanie lokalnych potrzeb w zakresie: wspierania przedsibiorczoci i samo zatrudnienia; tworzenia i rozwoju małych i rednich przedsibiorstw; transferu nowych, uytecznych technologii dla działajcych w regionie przedsibiorstw; stymulowania i monitorowania współpracy wszystkich podmiotów wystpujcych na scenie lokalnej; podnoszenie jakoci zasobów ludzkich poprzez szkolenia, edukacj, doradztwo Zadania Wykonawcy Od Wykonawcy oczekuje si sprawnej i terminowej realizacji zadania oraz współpracy z Zamawiajcym na kadym etapie realizacji zamówienia, w tym: a) Zorganizowania i przeprowadzenia dwóch jednodniowych 8-godzinnych spotka roboczych: - przygotowanie programu dwóch spotka roboczych zakres merytoryczny, osobowy, czasowy oraz przekazanie Zamawiajcemu do akceptacji nie póniej ni 2 tygodnie przed pierwszym spotkaniem; - spotkania odbd si pierwsze do 15 czerwca 2013 r., drugie do koca czerwca 2013 r. b) Podczas spotka bd poruszane ponisze tematy; - okrelenie struktury usług IOB w województwie mazowieckim w zakresie innowacji; - ocena struktury popytu MSP na usługi IOB w zakresie transferu wiedzy ze sfery nauki do sfery biznesu; - ocena wpływu działalnoci IOB na procesy rozwojowe w MSP; - prognoza wielkoci i struktury zapotrzebowania MSP na usługi IOB w zakresie innowacji; - okrelenie wiedzy w zakresie dostpnoci usług B+R; - okrelenie zakresu wprowadzania technologii innowacyjnych; - rozwijanie sieci kontaktów midzy wiatem nauki i biznesu, animacja i transfer technologii; - upowszechnianie osigni naukowych w zakresie innowacji. c) Podczas spotka ustalone zostan i opracowane zasady funkcjonowania i akredytacji instytucji otoczenia biznesu do sieci MSODI celem podpisania porozumie o współpracy, zasady zostan opracowane w oparciu o zagadnienia zawarte w punkcie b). d) Zasady funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI powinny zawiera m.in.: - warunki rekrutacji uczestników do sieci oraz wszelkiej dokumentacji z ni zwizanej (deklaracja uczestnictwa, owiadczenie o wyraeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z Rozporzdzeniem Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004 roku. (Dz.U ), Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 i Nr 153, poz oraz z 2004 r. Nr 25, poz. 219 i Nr 33, poz. 285) a take innych przepisów obowizujcych w zakresie usługi, oraz innych dokumentów niezbdnych przy rekrutacji uczestników (co najmniej 40 instytucji); e) Wypracowanie załoe i propozycji tematycznych dla 20 warsztatów wewntrznych forum instytucji otoczenia biznesu, podczas których m.in. powstan załoenia do opracowania strategii rozwoju forum IOB. f) Stworzenie listy 40 ekspertów do wyboru przez Zamawiajcego przedstawienie kandydatur wraz z uzasadnieniem. Ekspertami powinni by: - przedstawiciele rodowiska naukowego i wiodcych w województwie mazowieckim instytucji otoczenia biznesu w zakresie innowacji oraz transferu wiedzy ze sfery nauki do sfery biznesu, - przedstawiciele instytucji takich jak: centra transferu technologii, inkubatory technologiczne, instytucje badawczo-rozwojowe, parki przemysłowo-technologiczne - osoby majce dowiadczenie w zakresie: budowania strategii badawczo-rozwojowych, działalnoci B+R; nawizywania kooperacji pomidzy sfer B+R a biznesem; transferu wiedzy pomidzy orodkami naukowymi a przedsibiorcami; kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji opracowania zasad funkcjonowania sieci współpracy i akredytacji do takiej sieci Strona 2 z 5

3 - autorytety w dziedzinie nauki zwizanej z przedmiotem zamówienia, szczególnie w dziedzinie rozwoju gospodarczego poprzez wdraanie innowacji w przedsibiorstwach, kojarzenia partnerów, badania relacji midzy sfer B+R a biznesem, budowania kooperacji pomidzy instytucjami pochodzcymi z rónych rodowisk; - minimum połowa ze zgłoszonych kandydatów powinna by autorami lub współautorami co najmniej trzech publikacji, artykułów w czasopismach specjalistycznych, ksiek na temat innowacji, transferu wiedzy ze sfery nauki do sfery przedsibiorczoci, współpracy instytucji otoczenia biznesu z przedsibiorcami, rozwoju gospodarczych sieci powiza. W spotkaniach powinno uczestniczy co najmniej 20 przedstawicieli ww. rodowisk. g) Zapewnienie moderatora do prowadzenia spotka. Moderatorem moe by osoba wchodzca w skład zespołu ekspertów. Osoba taka musi posiada umiejtnoci i dowiadczenie w prowadzeniu spotka badawczych, biznesowych w zakresie tematycznym przedmiotowych spotka. h) Przygotowanie propozycji tematów do omówienia podczas spotka z załoeniem, e zostan uwzgldnione tematy przedstawione przez Zamawiajcego poniej: a. forum kojarzenia partnerów w transferze wiedzy i innowacji; b. przedstawienie propozycji kooperacji i tworzenia sieci współpracy; c. wymiana pogldów; d. dyskusja, wymiana dowiadcze oraz kontaktów midzy uczestnikami; e. analiza instytucji otoczenia biznesu w województwie mazowieckim; f. problemy z transferem wiedzy ze sfery nauki do sfery biznesu; g. usprawnienie systemu działania instytucji otoczenia biznesu; h. propozycje usprawnienia rozwoju gospodarczego województwa mazowieckiego. i) Wysłanie zaprosze do ekspertów zaakceptowanych przez Zamawiajcego oraz zawarcie umów na przeprowadzeniem usługi uczestnictwa w spotkaniach, przygotowania zasad funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI oraz opracowania strategii rozwoju forum IOB. j) W przypadku nie przybycia któregokolwiek z ekspertów Wykonawca zobowizuje si zapewni na zastpstwo osob podan w licie rezerwowej, spełniajc warunki udziału w konferencji. k) Nadzór nad przygotowaniem zasad funkcjonowania i akredytacji IOB do sieci MSODI. Ad. 2 Opracowanie strategii rozwoju instytucji otoczenia biznesu; Przedmiot zamówienia. Przedmiotem zamówienia jest opracowanie strategii rozwoju forum instytucji otoczenia biznesu (IOB). Przez strategi rozwoju naley rozumie sposób wyznaczania celów, kierunków i sposobów działania, bdcych reakcj na otoczenie w sytuacji szybko zachodzcych zmian. Zadaniem strategii jest dostarczenie podstaw racjonalnego działania. Główne cechy strategii to: oparcie rozwoju na trwałych wartociach i stabilnych elementach rodowiska materialnego, podporzdkowanie działa biecych długookresowym celom strategicznym, całociowe podejcie do problematyki rozwoju poprzez ujcia systemowe, Planowanie strategiczne powinno zawiera nastpujce elementy: ustosunkowanie si do stanu istniejcego poprzez jego ocen i interpretacj, okrelenie mechanizmów rozwoju identyfikujcych jego podstawowe elementy, wyznaczenie pola moliwych rozwiza poprzez wskazanie parametrów granicznych, wskazanie kierunków postpowania na drodze osigania podanych rezultatów, wykorzystanie okolicznoci i pokonywanie ogranicze dziki odpowiednim sposobom działania. Ponadto strategia powinna zawiera: jasno okrelone i zdefiniowane cele, misj sformułowanie wizji przyszłoci, wizj dalekosine zamierzenia i aspiracje, funkcjonalne programy działania - przełoenie strategii na konkretne działania, domen działania grupy docelowe, interesariusze. Od Wykonawcy oczekuje si sprawnej i terminowej realizacji powierzonego zadania oraz współpracy z Zamawiajcym na kadym etapie realizacji zamówienia, w tym: Koordynacji prac zwizanych z opracowaniem strategii rozwoju forum IOB odpowiedzialno merytoryczna oraz terminowa realizacji załoe wypracowanych podczas spotka roboczych oraz podczas warsztatów wewntrznych IOB dotyczcych zagadnie zwizanych z opracowaniem strategii rozwoju forum IOB, po wczeniejszej akceptacji Zamawiajcego: a) przedstawiciele Wykonawcy odpowiedzialni za opracowanie strategii bd uczestniczy w warsztatach przygotowanych dla członków sieci (instytucji, które podpisz porozumienia o współpracy), b) strategia rozwoju forum IOB zostanie opracowana zgodnie z ustaleniami wynikajcymi po przeprowadzeniu warsztatów wewntrznych forum IOB, c) strategia ma by opracowana zgodnie z załoeniami i funkcjonowaniem sieci współpracy; d) cztery warsztaty wewntrzne forum instytucji otoczenia biznesu sporów warsztatów przewidzianych dla członków sieci powicone zostan tematom zwizanym z opracowaniem strategii rozwoju instytucji otoczenia biznesu; Strona 3 z 5

4 e) szczegółowe załoenia strategii zostan wypracowane podczas spotka roboczych, z uwzgldnieniem tematów zaproponowanych przez Zamawiajcego, m.in.: jakie rodzaje IOB w województwie mazowieckim działaj na rzecz wdraania rozwiza innowacyjnych, jaka jest struktura poday na usługi innowacyjne w województwie mazowieckim, czy IOB dysponuj wystarczajcym potencjałem pozwalajcym zaspokoi popyt na usługi innowacyjne, jaki rodzaj usług wiadczonych przez IOB w zakresie innowacji jest najbardziej podany, jakie rodzaje usług innowacyjnych s wprowadzane przez IOB, jakie cele rozwojowe s realizowane przez przedsibiorstwa przy współpracy IOB, jaki jest wpływ działalnoci IOB na rozwój przedsibiorstw wykorzystujcych i wprowadzajcych nowe technologie. Ad. 3 Zapewnienie usługi lokalowej i cateringowej Wykonawca zobowizuje si do zapewnienia sali konferencyjnej, w której odbd si spotkania robocze oraz do zapewnienia obsługi cateringowej, a w szczególnoci do: a) Zapewnienia sali konferencyjnej: liczba miejsc na sali: co najmniej 30. Stoły ustawione w prostokt lub owal, dookoła miejsca dla uczestników spotka, mikrofony dla uczestników, ekran i projektor, laptop kompatybilny z projektorem, klimatyzacja, dostp do Internetu, sprzt nagrywajcy, rejestrujcy przebieg spotka, toalety: damska, mska, dostosowane dla osób niepełnosprawnych; b) Zapewnienia obsługi cateringowej podczas kadego ze spotka: liczba osób: co najmniej 25 z załoeniem zapasu 5 osób; w trakcie trwania rejestracji oraz podczas trwania spotka: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna z cytryn, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje); dwie przerwy kawowe: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna z cytryn, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekski słone (co najmniej 2 rodzaje), kanapki (co najmniej 4 rodzaje), owoce (przynajmniej 3 rodzajów owoców); lunch w formie stojcej przy wysokich stolikach nakrytych białymi obrysami; napoje: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach, sok pomaraczowy, sok jabłkowy, woda mineralna, woda gazowana i niegazowana (w butelkach o max. pojemnoci 0,5 l.); lunch menu: przystawki misne (co najmniej 2 rodzaje), przystawki wegetariaskie (co najmniej 2 rodzaje), sałatki (co najmniej 2 rodzaje), dania misne ciepłe (co najmniej 2 rodzaje, w tym miso białe oraz miso czerwone oraz puree lub frytki,) dania wegetariaskie (co najmniej 2 rodzaje, w tym 1 danie rybne), dodatki warzywne (co najmniej 3 rodzaje), pieczywo (białe oraz razowe), deser (co najmniej 2 rodzaje)1; dostarczenie niezbdnych urzdze gastronomicznych do serwowania potraw gorcych, pater do serwowania posiłków; dostarczenie zastawy stołowej porcelanowej i szklanej (Zamawiajcy nie dopuszcza wykorzystania naczy jednorazowych, wykonanych z plastiku lub innych tworzyw sztucznych), sztuców; obsługa cateringowa: nakrycie i biece sprztanie stolików, serwowanie potraw gorcych, obsługa kelnerska, uprztnicie pomieszcze po zakoczeniu konsumpcji; Wszelkie dokumenty oraz koncepcje realizacji usługi powinny by skonsultowane ze Zamawiajcym i po jego akceptacji realizowane. Zamawiajcy zastrzega sobie prawo wprowadzania własnych propozycji Informacje i wymagania ogólne podczas organizacji spotka Wykonawca jest zobowizany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowizujcego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpoarowych oraz ponosi pełn odpowiedzialno za ich naruszenie; w przypadku, jeli podmiot, od którego Wykonawca bdzie wynajmował sal na potrzeby organizacji spotka, posiada regulamin korzystania z pomieszcze podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowizany do zapoznania si z nim oraz stosowanie si do jego postanowie; 1 Szczegółowe menu zostanie ustalone z wybranym Wykonawc Strona 4 z 5

5 najpóniej na 2 godziny przed rozpoczciem spotka Wykonawca dokona próby generalnej w zakresie zainstalowanego wyposaenia z udziałem wszystkich osób bezporednio zaangaowanych w realizacj spotka, tj.: osoby prowadzcej wydarzenie, pracowników obsługi technicznej, obsługi gastronomicznej i pomocniczej (ochrona, szatnia, sanitariaty); po zakoczeniu projektu majtkowe prawa autorskie do zdj dokumentujcych przebieg spotka oraz opracowa graficznych przechodz bez ogranicze na rzecz Zamawiajcego; Wykonawca wyznaczy dwóch koordynatorów (koordynator główny i zastpca) odpowiedzialnych za kontakty z Zamawiajcym; w terminie 14 dni od dnia podpisania umowy, ustalony zostanie szczegółowy harmonogram prac; opracowane i wykorzystane elementy graficzne, dekoracyjne lub ozdobne na wszystkich produktach musz by spójne pod wzgldem formy i wykorzystanych kolorów; Wykonawca zwróci wszystkie elementy wystawiennicze przekazane przed spotkaniami przez Zamawiajcego w nienaruszonej postaci; wszystkie przekazy i materiały drukowane we wszystkich mediach musz zawiera logo Unii Europejskiej, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Mazowsza oraz musz by opatrzone słowami: Projekt Mazowiecka Sie Orodków Doradczo Informacyjnych w zakresie innowacji (MSODI) jest współfinansowany przez Uni Europejsk ze rodków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze rodków budetu Województwa Mazowieckiego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Logotypy oraz zasady ich wykorzystania udostpni Zamawiajcy. Wykonawca zobowizany jest do umieszczenia na opracowaniu informacji o współfinansowaniu przez Europejski Fundusz Społeczny z uwzgldnieniem wymogów wizualizacji wynikajcych ze sposobu finansowania projektu w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz zasad wizualizacji UMWM ( w tym co najmniej na stronie tytułowej i kocowej nazw i logo Zamawiajcego oraz oznaczenia i opisy dotyczce współfinansowania badania z Europejskiego Funduszu Społecznego, zgodnie z Zasadami dotyczcymi informacji i promocji dla beneficjentów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Strona 5 z 5