Instrukcja wystawiania faktur dokumentujących sprzedaŝ towarów i usług przez jednostki organizacyjne Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego.

Transkrypt

1 Instrukcja wystawiania faktur dokumentujących sprzedaŝ towarów i usług przez jednostki organizacyjne Warszawskiego Uniwersytetu Medycznego. 1 Podstawa prawna 1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. nr 54, poz.535 ze zm.) Dział XI (art ). 2. Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatków, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towaru i usług (Dz. U. nr 95, poz.798 ze zm.) 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz.U. z 2002 r. nr 76 poz. 694 ze zm.) art , 4. Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz.U. nr 8, poz. 60 z 2005 r. ze zm.) art. 30, 31 i Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (rozporządzenie z dnia 18 marca 1997r. Dz.U. z 19 kwietnia1997 r.) 6. Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych (PKOB) (Dz.U. z 1999 r. Nr 112, poz.1316 ze zm.) 2 Postanowienia ogólne 1. Jednostki organizacyjne Uniwersytetu Medycznego zobowiązane są do wystawiania dowodów zewnętrznych takich jak: faktury VAT, faktury korygujące VAT i noty oraz zbiorczych dowodów wewnętrznych tzw. faktur wewnętrznych VAT dokumentujących przychody uczelni zgodnie z zasadami dokumentowania operacji gospodarczych określonymi w Zarządzeniu nr 73/2006 Rektora Akademii Medycznej w Warszawie z dnia 28 sierpnia 2006r. w sprawie: wprowadzenia Procedury kontroli finansowej w Akademii Medycznej w Warszawie (Rozdział II, 21 ust.10). Faktury jako dowód sprzedaŝy towaru lub usługi winny wynikać z uprzednio akceptowanych przez osoby upowaŝnione do reprezentowania Uczelni: umów, zleceń lub innych dokumentów z których wynika działalność jednostki (z wyjątkiem kursów prowadzonych za zgodą Dziekana C.K.P). 2. Faktury VAT i faktury korygujące VAT, mogą być wystawianie w poniŝszych formach z zachowaniem zasad określonych w 3: w module sprzedaŝy programu Dynamics ; wykorzystując szablony w programie Excel (przykładowe wzory faktury umieszczone są na stronie internetowej Uniwersytetu Medycznego w drukach Kwestury) tworząc własny wzór faktury w programie Excel lub Word; ręcznie na ogólnie dostępnych drukach, które jednostka winna zamówić w Dziale Logistyki. 3. Faktury VAT, faktury korygujące VAT oraz faktury wewnętrzne VAT jednostki powinny zarejestrować w Rejestrze SprzedaŜy VAT niezwłocznie po wystawieniu i podpisaniu ich przez kierownika jednostki, Prorektora lub Dziekana, a przed wystawieniem kolejnych faktur. 1

2 4. Jednostki organizacyjne przekazują rejestry wymienione w pkt. 3 wraz z kopiami faktur sprzedaŝy nie później niŝ 5 dnia następnego miesiąca, po miesiącu, którego sprzedaŝ dotyczy (wzór rejestru umieszczony jest na stronie internetowej Uniwersytetu Medycznego w drukach Kwestury): do Działu Ewidencji Kosztów i Gospodarki Materiałowej w zakresie prac naukowo-badawczych; do Działu Księgowości w zakresie sprzedaŝy pozostałej. Kopie rejestrów pozostają w jednostkach wystawiających faktury. 5. Jednostki prowadzące sprzedaŝ przy uŝyciu kas fiskalnych zobowiązane są do przekazywania do Działu Księgowości miesięcznych raportów fiskalnych wraz z rejestrem sprzedaŝy w terminie określonym w pkt Zastępca Kwestora ds. Księgowości przekazuje comiesięcznie Kanclerzowi wykaz jednostek, które przekroczyły termin określony w pkt.4 7. Przekroczenie terminu o którym mowa w pkt.4 klasyfikowane jest jako naruszenie obowiązków pracowniczych skutkujące konsekwencjami wynikającymi z Regulaminu Pracy. 3 Informacje zawarte w fakturach VAT 1. Jednostki organizacyjne Uczelni wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Nabywcy; 1-sza kopia przekazywana jest do Działu Księgowości; 2-ga kopia przechowywana jest w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument. 2. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury powinna zawierać wyraz KOPIA. W przypadku, gdy druk faktury zawiera jednocześnie napisy ORYGINAŁ/KOPIA naleŝy odpowiednio skreślić na jednym egzemplarzu wyraz kopia, a na dwu egzemplarzach wyraz oryginał. 3. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaŝy powinna zawierać co najmniej następujące elementy: 1) Imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy: a) nazwa i adres sprzedawcy: Warszawski Uniwersytet Medyczny ul. świrki i Wigury Warszawa w celu zidentyfikowania jednostki dokonującej sprzedaŝy, dodatkowo faktura winna być opatrzona pieczątką danej jednostki organizacyjnej. b) nazwa nabywcy: nazwa lub nazwa skrócona nabywcy nazwa firmy, imię i nazwisko w przypadku osób fizycznych, dodatkowo wskazane jest umieszczenie na fakturze nazwy przedsiębiorcy w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą c) adres nabywcy (kod, miasto, ulica): w przypadku osób prawnych adres siedziby firmy w przypadku osób fizycznych adres zamieszkania 2) Numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy: a) NIP Uniwersytetu Medycznego: w rozliczeniach krajowych: NIP krajowy w rozliczeniach z zagranicą: PL NIP Unia Europejska 2

3 b) NIP nabywcy: w przypadku wystawienia faktury VAT osobie fizycznej nie prowadzącej działalności gospodarczej umieszczanie numeru NIP nie jest obligatoryjne. 3) Dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaŝy oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako FAKTURA VAT ; a) data sprzedaŝy: dzień, miesiąc, rok; w przypadku faktury zaliczkowej dzień, miesiąc, rok wpływu zaliczki na konto uczelni; jednostka moŝe podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaŝy wyłącznie w przypadku sprzedaŝy o charakterze ciągłym tj. sprzedaŝy i refakturowania usług polegających na stałym i powtarzalnym zachowaniu strony zobowiązanej do ich świadczenia np. usługi telekomunikacyjne, usługi dostawy energii elektrycznej i cieplnej, usługi rozprowadzania wody, gospodarki ściekami oraz wywozu i unieszkodliwiania odpadów, oraz usługi najmu i dzierŝawy. data wystawienia faktury: dzień, miesiąc, rok b) sposób numerowania faktur VAT: faktury numerowane są w kolejności chronologicznej, odrębnie dla kaŝdego roku kalendarzowego i kaŝdej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Medycznego wg schematu: symbol jednostki / rok / czterocyfrowy numer faktury np. numer dla pierwszej faktury wystawionej przez dział XXX w 2007r. będzie się przedstawiał następująco: XXX/07/0001 faktury VAT zaliczka dodatkowo winny być oznaczone w ostatnim segmencie literą Z np. XXX/07/0001/Z w przypadku faktur VAT dokumentujących sprzedaŝ prac naukowobadawczych w numerze faktury naleŝy umieścić w miejsce symbolu jednostki symbol tematu pracy naukowo-badawczej; 4) Nazwa towaru lub usługi: a) naleŝy wpisać w treści faktury nazwę jednostkową określającą w sposób jednoznaczny sprzedawany towar bądź usługę tj. umoŝliwiającą właściwe ustalenie zastosowanej stawki podatku VAT; b) dodatkowe informacje będące uzupełnieniem treści faktury np. numer umowy lub zamówienia, nazwa i numer kursu, nazwa i symbol pracy badawczej, okres świadczenia usług najmu lub innych usług rozliczanych cyklicznie (odbieranych częściowo), czy datę protokołu odbioru wykonanych prac, nazwa uszczegółowiona towaru; 5) Jednostka miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług 6) Cena jednostkowa towaru lub usługi bez kwoty podatku (cena jednostkowa netto) 7) Wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaŝ, bez kwoty podatku tzw. wartość sprzedaŝy netto wyliczona wg wzoru: wartość sprzedaŝy netto danej pozycji =ilość x cena jednostkowa towaru lub usługi 8) Stawka podatku VAT - ustalona zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwa dla poszczególnych pozycji wykazanych na fakturze. 9) Suma wartości sprzedaŝy netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu wykazywane są odpowiednio w polu faktury 3

4 Razem oraz odpowiednio w pozycjach faktury w polu w tym : wartości ustalone jako suma wartości netto poszczególnych pozycji wyliczonych według ust. 7) 10) Kwoty podatku VAT wykazywane są na fakturze: a) w polu kwota VAT wyliczona kwota podatku dla kaŝdej pozycji faktury według wzoru: kwota VAT = wartość sprzedaŝy netto danej pozycji [ wg ust. 7 ] x stawka podatku VAT [ wg ust. 8) ] b) w polu razem kwota VAT sumę podatku VAT [wyliczonego zgodnie z lit. a)] wszystkich pozycji podatku wykazanych na fakturze; c) w polu w tym kwota VAT suma podatku VAT [wyliczonego zgodnie z lit. a)] w podziale na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu. łączna suma podatku VAT wg stawek podatkowych musi być zgodna z kwotą razem kwota VAT lit. b). 11) Wartość sprzedaŝy towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku wartość sprzedaŝy brutto: a) wyliczona dla kaŝdej pozycji faktury oddzielnie według wzoru: wartość sprzedaŝy brutto danej pozycji = wartość netto [ ust. 7) ]+ kwota podatku VAT [ ust. 10 lit. a) ] b) wyliczona w polu Razem według wzoru: wartość sprzedaŝy brutto (razem)=wartość sprzedaŝy netto (razem)+ wartość podatku VAT (razem) c) suma wartości sprzedaŝy brutto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu wykazywane odpowiednio w pozycjach faktury w polu w tym : łączna suma wartości brutto wg stawek podatkowych musi być zgodna z kwotą razem wartość brutto lit. b). 12) Kwotę naleŝności ogółem wraz z naleŝnym podatkiem brutto, w polu Do zapłaty wyraŝoną cyframi oraz w polu słownie kwotę wyraŝoną słownie. 4. Ponadto faktury VAT powinny zawierać: 1) Symbol PKWiU/PKOB (Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług / Polska Klasyfikacja Obiektów Budowlanych) dla towaru lub usługi: a) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych preferencyjną stawką podatku VAT np. w wysokości 0%,3%,7%, oraz dostawy towarów i świadczenia usług zwolnionych z VAT naleŝy podać symbol towaru lub usługi, określony w klasyfikacjach wydanych na podstawie przepisów o statystyce publicznej (PKWiU/PKOB) lub podać przepis, na podstawie którego stosuje się zwolnienie lub obniŝoną stawkę podatku. b) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług objętych stawką podatku 22% nie ma obowiązku podawania na fakturze symboli PKWiU/PKOB. 2) Termin płatności winien być zgodny z zawartym w umowie, zleceniu, zamówieniu lub ustaleniu stron: preferowany jest zapis odnoszący się w dniach liczonych od daty wystawienia faktury np. termin płatności: 21 dni od daty wystawienia, bądź wskazanie konkretnej daty płatności; w przypadku wystawiania faktur dokumentujących sprzedaŝ dla, której określony jest szczególny moment obowiązku w podatku VAT i podatku dochodowego np. w przypadku faktur za najem lub media o ile jest to 4

5 moŝliwe wskazane jest, aby termin płatności faktury przypadał w tym samym miesiącu co miesiąc wystawienia faktury ; 3) W przypadku faktur VAT zaliczka informację w treści faktury (w polu nazwa ) o dacie wpływu na rachunek bankowy uczelni kwoty zaliczki, przedpłaty, zadatku, raty. 4) Podpis oraz pieczątkę osoby upowaŝnionej do wystawiania faktury (zgodnie z ustaleniami 2 ust. 1). 5) Podpis odbiorcy faktury. w przypadku, gdy termin płatności naleŝności wynikających z faktury liczony jest od dnia otrzymania faktury przez nabywcę wystawca faktury winien uzyskać potwierdzenie jej odbioru wraz z datą (czytelny podpis, pieczątka odbiorcy faktury, data.) w innych przypadkach potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę na fakturze nie jest obligatoryjne, nie ma jednak przeszkód do uzyskania go, o ile nabywca wyrazi na to zgodę. 5. Kwotę podatku VAT wykazuje się na fakturze zawsze w złotych bez względu na to, w jakiej walucie jest określona kwota naleŝności. 6. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniŝej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyŝej zaokrągla się do 1 grosza. 7. W przypadku gdy faktura dotyczy sprzedaŝy zarejestrowanej przy zastosowaniu kasy rejestrującej, do kopii faktury jednostka obowiązana jest dołączyć paragon dokumentujący tę sprzedaŝ. Nie dotyczy to sprzedaŝy dokumentowanej fakturą emitowaną przy zastosowaniu kasy rejestrującej, w przypadkach gdy wartość sprzedaŝy i kwota podatku naleŝnego zostały zarejestrowane w raporcie fiskalnym, dobowym kasy. 8. Jednostka po wystawieniu faktury powinna zarejestrować dokument w rejestrze sprzedaŝy niezwłocznie po wystawieniu, a najpóźniej w dniu następnym przed wystawieniem kolejnej faktury. 4 Terminy i podstawa wystawiania faktur VAT 1. Faktury VAT wystawia się: a) w kaŝdym przypadku, gdy nabywcą jest osoba prawna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w terminie określonym w ust.2 b) na Ŝądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia Ŝądania, w okresie trzech miesięcy od dnia wykonania usługi wydania towaru lub dokonania wpłaty np. czesnego Po upływie trzy miesięcznego okresu nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT dokumentujących sprzedaŝ towarów lub usług na ich rzecz. w przypadku, gdy Ŝądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do jednostki po upływie 3 miesięcy od dnia wykonania usługi lub wydania towaru lub dokonania wpłaty np. czesnego nie ma obowiązku wystawienia faktury; w kaŝdym przypadku Ŝądający wystawienia faktury powinien posiadać dowód zakupu (zapłaty) umoŝliwiający identyfikację transakcji. W przypadku dokonania wpłaty w kasie uczelni niezbędne jest, zwrócenie przez nabywcę paragonu fiskalnego, który naleŝy podpiąć pod kopię faktury pozostającą w dokumentacji księgowej (kasowej). Wystawionej w powyŝszym przypadku faktury jednostka nie umieszcza w Rejestrze sprzedaŝy VAT, gdyŝ sprzedaŝ 5

6 została juŝ zaewidencjonowania pod datą wpłaty na podstawie faktury wewnętrznej VAT. c) w przypadku gdy osoba fizyczna, na rzecz której jednostka dokonała sprzedaŝy, wpłaciła naleŝność bezpośrednio na rachunek bankowy uczelni i wpłata ta została rozliczona fakturą wewnętrzną zbiorczą, a osoba ta wystąpi do jednostki uczelni z Ŝądaniem wystawienia faktury, naleŝy fakturę wystawić, a jej kopię naleŝy dołączyć do faktury wewnętrznej zbiorczej. Faktury tej nie naleŝy umieszczać w Rejestrze sprzedaŝy VAT, gdyŝ sprzedaŝ została juŝ zaewidencjonowania pod datą wpłaty na podstawie faktury wewnętrznej VAT. 2. Terminy wystawiania faktur: 1) Faktury wystawia się nie później niŝ siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. 2) W przypadku sprzedaŝy usług rozliczanych cyklicznie np. badań laboratoryjnych rozliczanych miesięcznie, faktura winna być wystawiona ostatniego dnia miesiąca za wykonane w danym miesiącu badania, a przypadku braku takiej moŝliwości nie później niŝ siódmego dnia po zakończeniu miesiąca. 3) W przypadku sprzedaŝy usług najmu, jednostka powinna wystawić fakturę VAT: zgodnie z ustaleniami zawartymi we właściwej umowie zawartej z najemcą w terminach comiesięcznych, najpóźniej w terminie zapłaty czynszu określonym w umowie w przypadku, gdy najemca dokona przedpłaty czynszu na poczet przyszłych okresów, naleŝy postępować zgodnie z zasadami określonymi w ust. 5). 4) W przypadku, gdy jednostka dokonuje tzw. refakturowania poniesionych przez uczelnię kosztów mediów dotyczących umów najmu wskazane jest, aby okresy rozliczeniowe w fakturach wystawianych przez jednostki, były spójne z okresami rozliczeniowymi z faktur zakupu będących podstawą refaktury w fakturach wystawianych przez jednostki. 5) W przypadku sprzedaŝy tzw. usług ciągłych faktury wystawia się nie później niŝ siódmego dnia od zakończenia miesiąca w którym dokonano sprzedaŝy. 6) W przypadku otrzymania części lub całości naleŝności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty) jednostka powinna wystawić fakturę VAT zaliczka nie później niŝ siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Jednak o ile to moŝliwe, jednostka powinna wystawić fakturę VAT zaliczka w tym samym miesiącu, w którym środki pienięŝne wpłynęły na rachunek bankowy uczelni. otrzymanie kaŝdej kolejnej zaliczki powoduje konieczność wystawienia faktury VAT zaliczka ; jeŝeli faktury dokumentujące pobranie zaliczek nie obejmują całej ceny brutto, jednostka po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową na kwotę wynikającą z róŝnicy między ceną towaru lub usługi, a sumą kwot z wystawionych dotychczas faktur zaliczkowych. Faktura taka powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi wraz z podaniem ich kwot; jeŝeli faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymanie naleŝności obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, jednostka po wydaniu towaru lub wykonania usługi nie wystawia faktury VAT końcowej; 6

7 5 Faktury VAT korygujące 1. Faktury VAT korygujące wystawia się w przypadku konieczności dokonania zmian w wystawianych fakturach VAT w zakresie określenia przedmiotu sprzedaŝy, wartości sprzedaŝy, stawki podatkowej i kwoty podatku VAT. Faktury korygujące wystawia się w szczególności, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej: a) udzielono rabatu, bonifikaty, opustu, skonta; b) uznano reklamacje, dokonano zwrotu sprzedawcy towaru; c) dokonano zwrotu nabywcy kwot nienaleŝnych w rozumieniu przepisów o cenach; d) zwrócono nabywcy zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę podlegające opodatkowaniu; e) podwyŝszono cenę; f) stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce lub kwocie podatku. 2. Faktury korygujące winny być oznaczone obowiązkowo wyrazami FAKTURA VAT KOREKTA lub FAKTURA VAT KORYGUJĄCA. Oryginał faktury powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury powinna zawierać wyraz KOPIA. 3. Jednostki WUM wystawiają faktury VAT korygujące w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: a) oryginał dla Nabywcy; b) 1-sza kopia przekazywana jest do Działu Księgowości; c) 2-ga kopia przechowywana jest w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument. 4. Faktura korygująca powinna zawierać co najmniej: a) numer kolejny oraz datę jej wystawienia; b) dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca tj.: imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy, numer NIP sprzedawcy i nabywcy, dzień, miesiąc i rok lub miesiąc i rok dokonania sprzedaŝy oraz datę wystawienia i numer faktury pierwotnej; nazwę towaru lub usługi podlegających korekcie lub objętych rabatem; c) w przypadku pomyłek w cenie, stawce bądź kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury korekta powinna zawierać równieŝ : kwoty w wysokości omyłkowej z faktury pierwotnej i kwoty w wysokości prawidłowej. kwotę zmniejszenia lub zwiększenia ceny bez podatku (wartość netto); kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podatku naleŝnego VAT; kwotę zmniejszenia lub zwiększenia ceny faktury z podatkiem (wartość brutto) kwotę i rodzaj udzielonego rabatu kwotę do zapłaty bądź zwrotu 5. Ponadto faktura VAT korygująca powinna zawierać: a) podpisy wystawcy faktury; b) informację o przyczynie dokonania korekty; c) potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę (data i podpis) 6. Jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę VAT korygującą jest obowiązana uzyskać potwierdzenie odbioru faktury VAT korygującej przez nabywcę na pierwszej kopii faktury (podpis czytelny, ewentualnie pieczątka). Potwierdzenie odbioru moŝe mieć m.in. formę: 7

8 a) własnoręcznego podpisu odbiorcy faktury korygującej dokonanego na kopii faktury korygującej w momencie jej przekazania; b) wysłanie przez nabywcę oświadczenia potwierdzającego odbiór określonej faktury korygującej pocztą, faxem lub drogą elektroniczną ( ); c) wysyłka oryginału faktury korygującej pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przy czym z tego potwierdzenia wynikać powinno, jaka była zawartość przesyłki. 7. JeŜeli faktura VAT pierwotna korygowana jest kilkakrotnie, naleŝy w kolejnej fakturze korygującej powołać się nie tylko na dane z faktury pierwotnej, ale równieŝ na podstawowe dane, takie jak numer faktury i datę wystawienia wcześniejszej (czy wcześniejszych) faktur korygujących. 6 Noty korygujące do faktur sprzedaŝy wystawianych przez jednostki Uniwersytetu Medycznego 1. W przypadku stwierdzenia błędu przez jednostkę organizacyjną WUM wystawiającą fakturę winna się ona zwrócić do odbiorcy faktury o wystawienie noty korygującej. 2. Nabywca towaru lub usługi (odbiorca faktury VAT) wystawia notę korygującą jedynie w przypadku stwierdzenia błędów dotyczących: imion i nazwisk lub nazwy bądź nazwy skróconej sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresów; numerów identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy; daty dokonania sprzedaŝy; daty wystawienia faktury; numeru faktury; nazwy towaru lub usługi 3. W drodze wystawienia noty korygującej nie moŝna zmienić stron umowy tj. dokonać zmiany nabywcy. Notami korygującymi moŝna korygować jedynie błędy formalne faktury, nie mające zasadniczego znaczenia. 4. Dane które powinna zawierać nota korygująca: a) wyraz NOTA KORYGUJĄCA ; b) wskazanie ORYGINAŁ, KOPIA ; c) numer kolejny i datę jej wystawienia, miejscowość; d) imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury VAT, albo faktury korygującej VAT (tj. Uniwersytetu Medycznego) oraz ich adresy i numery NIP, e) dane identyfikujące fakturę, której dotyczy nota korygująca takie jak: numer faktury korygowanej, datę jej wystawienia, datę sprzedaŝy (dzień, miesiąc, rok lub miesiąc, rok w przypadku sprzedaŝy o charakterze ciągłym) nazwę sprzedawcy (Uniwersytetu Medycznego); numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy; f) przedmiot korekty: treść korygowana; treść prawidłowa; g) podpisy osób upowaŝnionych: czytelny podpis osoby upowaŝnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis; podpis wystawcy faktury (faktury korygującej) potwierdzającej treść noty 5. JeŜeli jednostka uczelni wystawiająca fakturę lub fakturę korygującą akceptuje treść noty, potwierdza ją podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur lub faktur korygujących wraz z datą. 8

9 6. Potwierdzoną kopię noty korygującej jednostka odsyła wystawcy noty (odbiorcy faktury), natomiast zaakceptowany oryginał noty korygującej przekazuje do Działu Księgowości sporządzając sobie kserokopię noty. Noty korygujące dołączane są do kopii faktur, których dotyczą. 7 Duplikaty faktur VAT 1. W przypadku kiedy nabywca nie posiada oryginału faktury VAT lub faktury VAT korygującej np. faktura zaginęła w trakcie wysyłki, uległa uszkodzeniu itp. moŝe zwrócić się najlepiej w formie pisemnej do jednostki WUM, która wystawiła tę fakturę VAT, o wystawienie jej duplikatu. Wystawienie duplikatu faktury jest ponownym wystawieniem faktury VAT, zgodnej z danymi zawartymi na pierwotnej fakturze lub fakturze korygującej. 2. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać oznaczenie DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia. 3. Duplikat faktury wystawia się w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem jak faktury pierwotne. 4. Duplikaty faktur nie są uwzględniane w rejestrach sprzedaŝy VAT, dołączane są do kopii faktur, których dotyczą. 8 Anulowanie faktur VAT 1. W przypadku, gdy sporządzona przez jednostkę faktura dokumentuje czynności niezrealizowane np. usługa nie została wykonana lub teŝ faktura została wystawiona na podmiot, który nie był nabywcą towaru lub usługi dopuszcza się moŝliwość anulowania faktury VAT. 2. Jednostka organizacyjna moŝe anulować fakturę VAT, tylko wówczas, gdy: a) nie została ona przyjęta przez nabywcę czyli nie została wprowadzona do obrotu prawnego b) pod warunkiem posiadania przez jednostkę oryginału i dwóch kopii faktury; 3. Anulowanie faktury winno być dokonane poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją anulowano, datą anulowania i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur, co uniemoŝliwi jej powtórne wydanie i wykorzystanie. 4. Anulowane faktury wraz z wyjaśnieniem przyczyny ich anulowania naleŝy dołączyć do rejestru sprzedaŝy VAT. W rejestrze naleŝy nanieść informację o anulowaniu faktury. 5. Anulowanie faktur VAT powinno być traktowane przez jednostkę wystawiającą faktury wyjątkowo, tylko w razie konieczności. 9 Faktury wewnętrzne VAT w obrocie krajowym 1. Jednostki organizacyjne uczelni zobowiązane są do wystawiania faktur wewnętrznych dokumentujących sprzedaŝ na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej z tytułu: czynszów lokatorskich; świadczeń dla pracowników finansowanych z funduszu socjalnego; przekazania towarów bez wynagrodzenia, w szczególności darowizny; otrzymywanie i zwrot dotacji, subwencji i innych dopłat o charakterze przedmiotowym; 9

10 1) Dział Księgowości dokumentuje fakturami wewnętrznymi opłaty za pobyt w akademikach i bursie, naliczenia czesnego za studia na podstawie list i zestawień przekazywanych z odpowiednich jednostek, opłaty za egzaminy wnoszone przez osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej. 2. Zasady wystawiania faktur wewnętrznych: 1) Faktury wewnętrzne jednostki wystawiają na formularzach faktur VAT z zachowaniem wyróŝniającego oznaczenia Faktura wewnętrzna VAT ; 2) Faktury wewnętrzne wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy z odpowiednimi załącznikami przekazywany jest do Działu Księgowości, drugi egzemplarz zostaje w jednostce wystawiającej; 3) Faktury wewnętrzne wystawia się za dany okres rozliczeniowy (m-c kalendarzowy) dokumentującej dokonane w tym czasie czynności do ostatniego dnia miesiąca. 4) Faktury wewnętrzne rejestrowane są w Rejestrach sprzedaŝy sporządzanych przez jednostki Uniwersytetu Medycznego łącznie z fakturami zewnętrznymi. 3. Numeracja faktur wewnętrznych sposób numerowania faktur wewnętrznych VAT: Symbol jednostki / rok / czterocyfrowy numer faktury / wew np. numer dla pierwszej faktury wystawionej przez dział XXX w 2007 r. będzie się przedstawiał następująco: XXX/07/0001/wew 4. Faktury wewnętrzne mogą być korygowane w przypadku stwierdzenia przez jednostkę pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Faktury korygujące wewnętrzne wystawia się na takich samych zasadach jak faktury korygujące VAT. 1) Termin wystawienia faktury wewnętrznej korygującej: wskazane jest, aby faktury korygujące wewnętrzne były wystawione przed końcem miesiąca, w którym nastąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty. 2) Faktura wewnętrzna korygująca powinna zawierać następujące elementy: oznaczenie Faktura wewnętrzna korygująca, podstawowe informacje dotyczące wystawcy, dostawcy towaru i usługi lub odbiorcy (w przypadku przekazania towarów lub usług), zawierać pozycję korygowaną przed jej dokonaniem i w brzmieniu po korekcie oraz kwoty podane omyłkowej i prawidłowej wartości, zawierać kwotę zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku naleŝnego po korekcie, wskazywać ilość zwróconych towarów jeŝeli korekta spowodowana jest zwrotem towaru, 10