Instrukcja wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku.

Transkrypt

1 Instrukcja wystawiania faktur dokumentujących sprzedaż towarów i usług przez jednostki organizacyjne Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. I. Podstawa prawna Obowiązująca do r. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz z późn. zm.). Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług jest z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 68, poz. 360), zmienione Rozporządzeniem z dnia 11 grudnia 2012 r. (Dz. U. z 2012 r. poz. 1428). Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223 z późn. zm.). Ustawa z dnia 29 września 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst jednolity Dz. U. z 2012 r. poz. 749 z późn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Wyrobów i Usług (PKWiU), (Dz. U. Nr 207, poz z późn. zm.). Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia r. w sprawie Polskiej Klasyfikacji Obiektów Budowlanych (PKOB), (Dz. U. Nr 112, poz.1316 z późn. zm.). II. Postanowienia ogólne 1. Zgodnie z zasadami dokumentowania operacji gospodarczych określonymi w Zarządzeniu Nr 43/04 Rektora Akademii Medycznej w Białymstoku z dnia r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji zasad, obiegu, kontroli oraz przechowywania dokumentów, jednostki organizacyjne Uniwersytetu Medycznego zobowiązane są do wystawiania dowodów zewnętrznych takich jak: faktury VAT, faktury korygujące VAT, noty korygujące oraz faktury wewnętrzne. 2. Celem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktur, faktury, jako dowód sprzedaży towaru lub usługi, winny wynikać z umów, zleceń lub innych dokumentów zawartych w ramach prowadzonej działalności i akceptowanych przez osoby upoważnione do reprezentowania Uczelni. Faktury winny być podpisywane przez osoby uprawnione do ich wystawiania i podpisywania, tj. kierowników jednostek organizacyjnych UMB lub inne upoważnione osoby. Osoby uprawnione do wystawiania faktur odpowiedzialne są m.in. za prawidłowość informacji zawartych na fakturach, ich zgodność z umowami lub zleceniami,

2 przestrzeganie terminu sporządzenia faktury oraz przestrzeganie obowiązującego w Uczelni obiegu dokumentów w zakresie wystawianych faktur, faktur korygujących oraz faktur wewnętrznych. Poleca się, aby do 2-giej kopii faktury, przechowywanej w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument, dołączyć zamówienie na towar/usługę, umowę dotyczącą sprzedaży towaru/usługi, opcjonalnie potwierdzenie wykonania usługi, potwierdzenie otrzymania zapłaty (faktura zaliczkowa) lub zamieścić na kopii faktury adnotację wskazującą miejsce przechowywania wskazanych dokumentów. 3. Faktury VAT i faktury korygujące VAT, mogą być wystawiane według utworzonego wzoru w programie Excel, Word lub ręcznie na ogólnie dostępnych drukach, które jednostka winna zamówić w Dziale Zaopatrzenia. 4. Faktury VAT, faktury korygujące VAT oraz faktury wewnętrzne VAT, jednostki powinny zarejestrować w Rejestrze Sprzedaży VAT. niezwłocznie po ich wystawieniu. 5. Jednostki organizacyjne przekazują rejestry wymienione w pkt. 3 wraz z kopiami faktur sprzedaży nie później niż 10 dnia następnego miesiąca, po miesiącu, którego sprzedaż dotyczy, do Działu Finansowo- Księgowego. Kopie rejestrów pozostają w jednostkach wystawiających faktury. Podanego wyżej terminu należy bezwzględnie przestrzegać. 6. Wzór faktury, faktury wewnętrznej i rejestru sprzedaży umieszczono na stronie internetowej UMB w zakładce - Administracja Dział Finansowo-Księgowy. Do obowiązują dotychczasowe wzory faktur. 7. Wzór zestawienia wpłat gotówkowych za usługi świadczone przez jednostki administracyjne uczelni przedstawiono w załączniku nr 2. III. Informacje zawarte w fakturach VAT 1. Jednostki organizacyjne Uczelni wystawiają faktury oznaczone wyrazami FAKTURA VAT w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: oryginał dla Nabywcy; 1-sza kopia przekazywana jest do Działu Finansowo-Księgowego; 2-ga kopia przechowywana jest w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument. 2. Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać, co najmniej następujące elementy: 1) datę wystawienia faktury; 2) kolejny numer, nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę; W Uniwersytecie Medycznym w Białymstoku faktury numerowane są w kolejności chronologicznej, odrębnie dla każdego roku kalendarzowego i każdej jednostki organizacyjnej Uniwersytetu Medycznego wg schematu: cyfrowy numer jednostki /czterocyfrowy numer faktury/ rok

3 np. numer dla pierwszej faktury wystawionej przez dział XXX w 2013r. będzie się przedstawiał następująco: XXX/0001/13 Jeżeli jednostka organizacyjna prowadzi różne rodzaje sprzedaży, wówczas numeracja faktur następuje wg schematu: XXX/0001/13/AB AB- wyróżnik identyfikujący rodzaj działalności faktury VAT zaliczka dodatkowo winny być oznaczone w ostatnim segmencie literą Z np. XXX/0001/13/Z 3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy; nazwa i adres sprzedawcy: Uniwersytet Medyczny w Białymstoku ul. Jana Kilińskiego Białystok 4) numer, za pomocą, którego podatnik jest zidentyfikowany dla podatku, NIP Uniwersytetu Medycznego: w rozliczeniach krajowych: w rozliczeniach z zagranicą: PL NIP nabywcy: w przypadku wystawiania faktury dla podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, w przypadku osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej nie umieszcza się NIP; 5) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi ( datę sprzedaży), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży; 6) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi; a) należy wpisać w treści faktury nazwę jednostkową określającą w sposób jednoznaczny sprzedawany towar bądź usługę tj. umożliwiającą właściwe ustalenie zastosowanej stawki podatku VAT; b) dodatkowe informacje będące uzupełnieniem treści faktury np. numer umowy lub zamówienia, nazwa i numer kursu, nazwa i symbol pracy badawczej, okres świadczenia usług najmu lub innych usług rozliczanych cyklicznie (odbieranych częściowo), czy datę protokołu odbioru wykonanych prac, nazwa uszczegółowiona towaru; 7) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, przy czym dozwolone jest zastosowanie dowolnej miary; 8) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową

4 netto); 9) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto); 10) stawkę podatku; ustaloną zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwą dla poszczególnych pozycji wykazanych na fakturze; 11) sumę wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku; 12) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku; 13) kwotę należności ogółem. 3. Faktura powinna zawierać dodatkowo: a) w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi wyrazy odwrotne obciążenie"; b) w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku - wskazanie: - przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie, którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, - przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub - innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia; c) obowiązek prawidłowego sklasyfikowania czynności wykonywanych w ramach świadczonych usług ciąży na jednostce organizacyjnej dokonującej sprzedaży towarów lub świadczenia usług; d) w przypadku świadczenia usług w zakresie usług edukacyjnych, usług zakwaterowania w domach studenckich, w zakresie ochrony zdrowia, związanych z kulturą ustalenie zwolnienia od podatku następuje na podstawie przepisów ustawy art. 43 ust. 1 pkt oraz 13 ust 1 pkt 19,20,24 rozporządzenia wykonawczego do ustawy. 4. Termin płatności winien być zgodny z zawartym w umowie, zleceniu, zamówieniu lub ustaleniu stron. W przypadku, gdy termin płatności nie jest ustalany zgodnie z zasadą jak wyżej, powinno uwzględniać się następujące zasady: preferowany jest termin 14 dni od daty wystawienia faktury, przy czym na fakturze należy wskazać konkretną datę płatności dzień, miesiąc, rok; w szczególnych przypadkach terminy ustalane są indywidualnie z Kierownikami jednostek organizacyjnych.

5 5. W przypadku faktur VAT zaliczka należy umieścić informację w treści faktury o dacie wpływu na rachunek bankowy uczelni kwoty zaliczki, przedpłaty, zadatku, raty. 6. Podpis odbiorcy faktury. potwierdzenie odbioru faktury przez nabywcę na fakturze nie jest obligatoryjne, nie ma jednak przeszkód, aby w przypadku przekazania osobistego uzyskać podpis odbiorcy na fakturze wraz z datą. 7. Kwotę podatku VAT wykazuje się na fakturze zawsze w złotych bez względu na to, w jakiej walucie jest określona kwota należności. 8. Kwoty wykazywane w fakturze zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyżej zaokrągla się do 1 grosza. 9. Jednostka po wystawieniu faktury powinna zarejestrować dokument w rejestrze sprzedaży niezwłocznie po wystawieniu, a najpóźniej w dniu następnym przed wystawieniem kolejnej faktury. Rejestr sprzedaży winien być podpisany przez osobę sporządzającą oraz przez Kierownika jednostki organizacyjnej. 10. W przypadku świadczenia usług na rzecz kontrahenta zagranicznego czynnikiem decydującym o sposobie rozliczenia usługi jest miejsce jej świadczenia. Dla celów podatku VAT miejsce świadczenia ustala się zgodnie z art.28b-28n ustawy oraz 4 i 6 rozporządzenia. Usługi świadczone na rzecz podatników opodatkowane są w miejscu, gdzie usługodawca posiada siedzibę działalności gospodarczej (art. 28b ust. 1 ustawy o VAT) z wyjątkami określonymi w ustawie: usługi związane z nieruchomościami, usługi transportowe, usługi wstępu na imprezy ( m.in. kulturalne, sportowe, edukacyjne), usługi restauracyjne i cateringowe, krótkoterminowy wynajem środków transportu, usługi turystyki. W przypadku, gdy miejscem świadczenia usługi na rzecz kontrahenta zagranicznego jest Polska, usługę należy opodatkować wg stawki VAT przewidzianej dla tej usługi na terytorium naszego kraju. Obowiązek podatkowy ustala się wg zasad obowiązujących dla danej usługi w kraju. W przypadku, gdy miejscem świadczenia usługi jest inne państwo członkowskie, faktura dokumentująca tę transakcję powinna zawierać dane określone w Rozdziale III p. 2 niniejszej instrukcji, z pominięciem danych dotyczących stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto, kwoty podatku, a także: - numer VAT, - adnotację odwrotne obciążenie, - w rubryce stawka podatku umieszcza się adnotację NP. Obowiązek podatkowy dla usług, których miejsce świadczenia określa się zgodnie z art. 28b powstaje z chwilą wykonania usługi.

6 IV. Terminy i podstawa wystawiania faktur VAT 1. Faktury VAT wystawia się: a) w każdym przypadku, gdy nabywcą jest osoba prawna lub osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą w terminie określonym w ust. 2 b) na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej w terminie 7 dni od dnia, w którym otrzymano całość lub część zapłaty lub po wykonaniu usługi w terminie 7 dni od daty zgłoszenia żądania, ale tylko w okresie do trzech miesięcy od dnia wykonania usługi. Po upływie trzy miesięcznego okresu nie ma obowiązku wystawiania faktur VAT dokumentujących sprzedaż towarów lub usług na ich rzecz. w każdym przypadku żądający wystawienia faktury powinien posiadać dowód zakupu (zapłaty) umożliwiający identyfikację transakcji. W przypadku dokonania wpłaty w kasie uczelni niezbędne jest, zwrócenie przez nabywcę pokwitowania wpłaty, które należy podpiąć pod kopię faktury pozostającą w dokumentacji księgowej. Wystawionej w powyższym przypadku faktury jednostka nie umieszcza w Rejestrze sprzedaży VAT, gdyż sprzedaż została już zaewidencjonowania pod datą wpłaty.; Faktura VAT dokumentująca opłatę za studia może być wystawiona tylko i wyłącznie na nabywcę usługi edukacyjnej tj. podmiot, z którym Uniwersytet Medyczny w Białymstoku zawarł umowę. W związku z powyższym, podmiotem uprawnionym do otrzymania faktury może być tylko student. Nie jest możliwe wystawienie faktury VAT na firmę, która refunduje studentowi ponoszone przez niego koszty nauki. 2. Terminy wystawiania faktur: 1) Faktury wystawia się nie później niż siódmego dnia od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. 2) W przypadku sprzedaży usług rozliczanych cyklicznie np. badań laboratoryjnych rozliczanych miesięcznie, faktura winna być wystawiona ostatniego dnia miesiąca za wykonane w danym miesiącu badania, a przypadku braku takiej możliwości nie później niż siódmego dnia po zakończeniu miesiąca. 3) Celem udokumentowania kilku odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca na rzecz jednego podmiotu, można wystawić fakturę zbiorczą. Fakturę zbiorczą wystawia się nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę. 4) W przypadku sprzedaży usług najmu, jednostka powinna wystawić fakturę VAT: zgodnie z ustaleniami zawartymi we właściwej umowie zawartej z najemcą, w terminach comiesięcznych, najpóźniej w terminie płatności czynszu określonym w umowie, w przypadku, gdy najemca dokona przedpłaty czynszu na poczet przyszłych okresów, należy postępować zgodnie z zasadami określonymi w ppkt 5). 5) W przypadku otrzymania części lub całości należności przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi (przedpłaty, zaliczki, zadatku, raty) jednostka powinna

7 wystawić fakturę VAT zaliczka nie później niż siódmego dnia od dnia, w którym otrzymano część lub całość zapłaty. Jednak o ile to możliwe, jednostka powinna wystawić fakturę VAT zaliczka w tym samym miesiącu, w którym środki pieniężne wpłynęły na rachunek bankowy uczelni. otrzymanie każdej kolejnej zaliczki powoduje konieczność wystawienia faktury VAT zaliczka ; jeżeli faktury dokumentujące pobranie zaliczek nie obejmują całej ceny brutto, jednostka po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi ma obowiązek wystawić fakturę końcową na kwotę wynikającą z różnicy między ceną towaru lub usługi, a sumą kwot z wystawionych dotychczas faktur zaliczkowych. Faktura taka powinna zawierać numery faktur zaliczkowych wystawionych przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi wraz z podaniem ich kwot; jeżeli faktury zaliczkowe dokumentujące otrzymanie należności obejmują całą cenę brutto towaru lub usługi, jednostka po wydaniu towaru lub wykonania usługi nie wystawia faktury VAT końcowej; o wpływie przedpłaty, zaliczki na zakup określonego towaru lub usługi, pracownik Działu Finansowo-Księgowego każdorazowo będzie informował jednostki organizacyjne świadczące usługi, których dotyczy dana wpłata. Należy bezwzględnie przestrzegać terminów wystawiania faktur VAT. V. Faktury VAT korygujące 1. Wystawienie faktury VAT korygującej jest obowiązkiem sprzedawcy towarów lub usług w przypadku, gdy po wystawieniu faktury VAT pierwotnej: a) udzielono rabatu po wystawieniu faktury pierwotnej; b) zwrócono sprzedawcy towar; c) zwrócono nabywcy kwoty nienależne; d) zwrócono nabywcy zaliczkę, przedpłatę, zadatek lub ratę, podlegające opodatkowaniu; e) podwyższono cenę; f) stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub jakiejkolwiek innej pozycji faktury. 2. Faktury korygujące winny być oznaczone obowiązkowo wyrazami FAKTURA VAT KOREKTA lub FAKTURA VAT KORYGUJĄCA. 3. Jednostki UMB wystawiają faktury VAT korygujące w trzech egzemplarzach z przeznaczeniem: a) oryginał dla Nabywcy; b) 1-sza kopia przekazywana jest do Działu Finansowo-Księgowego; c) 2-ga kopia przechowywana jest w jednostce organizacyjnej wystawiającej dokument. 4. Faktura korygująca powinna zawierać, co najmniej: a) W przypadku udzielenia rabatów: - numer kolejny oraz datę jej wystawienia, - dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w rozdziale III pkt 2 ppkt 1-5 niniejszej instrukcji, - nazwę towaru lub usługi objętej rabatem,

8 - kwotę i rodzaj udzielonego rabatu, - kwotę zmniejszenia podatku należnego; b) W przypadku zwrotu sprzedawcy towarów, zwrotu nabywcy kwot nienależnych oraz zwrotu nabywcy zaliczki, przedpłaty, zadatku lub raty. stosuje się zasady dotyczące faktur korygujących rabatowych; c) przypadku pomyłek w cenie, stawce bądź kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury, korekta powinna zawierać: - numer kolejny oraz datę jej wystawienia, - dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca określone w rozdziale III pkt 2 ppkt 1-5 niniejszej instrukcji, a także: -prawidłową treść i kwoty korygowanych pozycji, lub różnicę między odpowiednimi kwotami wskazanymi pierwotnie w wysokości omyłkowej i w wysokości prawidłowej. Przyjmuje się, iż w Uczelni stosuje się dotychczasowe zasady wystawiania faktur korygujących, tj. umieszczanie na fakturze zarówno kwoty podanej w omyłkowej wysokości, jak i kwoty w wysokości prawidłowej. d) Ponadto faktura VAT korygująca powinna zawierać: - podpisy wystawcy faktury; - informację o przyczynie dokonania korekty; e) Jednostka organizacyjna wystawiająca fakturę VAT korygującą np. cenę lub ilość, wpływającą na zmianę podstawy opodatkowania w stosunku do faktury pierwotnej w szczególności in- minus, jest obowiązana uzyskać potwierdzenie odbioru faktury VAT korygującej przez nabywcę; f) Potwierdzenie odbioru może mieć m.in. formę: - podpis odbiorcy bezpośrednio na wystawionym dokumencie, - faks z podpisem na korekcie, - przesłany mailem skan podpisanej korekty, - akceptacja drogą elektroniczną - wiadomość wysłana mailem bezpośrednio przez odbiorcę, - pocztowe potwierdzenie odbioru. g) Faktury korygujące pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury pierwotnej, nie zmieniające wartości podatku VAT, nie wymagają posiadania potwierdzenia otrzymania ich przez nabywcę. h) Jeżeli faktura VAT pierwotna korygowana jest kilkakrotnie, należy w kolejnej fakturze korygującej powołać się nie tylko na dane z faktury pierwotnej, ale również na podstawowe dane, takie jak numer faktury i datę wystawienia wcześniejszej (czy wcześniejszych) faktur korygujących. VI. Noty korygujące 1. Notę korygującą wystawia nabywca towaru lub usługi. 2. UMB, jako nabywca towaru lub usługi wystawia notę korygującą jedynie w przypadku stwierdzenia błędów dotyczących: - daty jej wystawienia,

9 - kolejnego numeru, nadanego w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę, - imion i nazwisk lub nazw podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresów, - numerów NIP sprzedawcy i odbiorcy, - daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury, - nazwy (rodzaju) towaru lub usługi 3. W drodze wystawienia noty korygującej nie można zmienić stron umowy tj. dokonać zmiany nabywcy. Notami korygującymi można korygować jedynie błędy formalne faktury, nie mające zasadniczego znaczenia. 4. Dane, które powinna zawierać nota korygująca: a) wyraz NOTA KORYGUJĄCA ; b) numer kolejny i datę jej wystawienia, miejscowość; c) imiona i nazwiska bądź nazwy wystawcy noty i wystawcy faktury VAT, albo faktury korygującej VAT oraz ich adresy i numery NIP, d) dane identyfikujące fakturę, której dotyczy nota korygująca takie jak: numer faktury korygowanej, datę jej wystawienia, datę sprzedaży o ile jest inna od daty wystawienia faktury (dzień, miesiąc, rok lub miesiąc, rok w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym) nazwę sprzedawcy numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy; e) przedmiot korekty: treść korygowana; treść prawidłowa; f) podpisy osób upoważnionych: czytelny podpis osoby upoważnionej do wystawienia noty korygującej lub imię i nazwisko oraz podpis; 5. Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury. Akceptację noty można uzyskać w sposób tradycyjny, tj. wysyłając pocztą z prośbą o podpisanie noty lub też nota może zostać potwierdzona w inny sposób, np. elektronicznie mailem. 6. Jednostki organizacyjne Uczelni otrzymujące noty korygujące do wystawionych faktur z tytułu sprzedaży towarów lub usług, potwierdzają notę korygującą w sposób określony przez wystawcę noty, zaakceptowany oryginał noty korygującej przekazują do Działu Finansowo- Księgowego sporządzając sobie kserokopię noty. Noty korygujące dołączane są do kopii faktur, których dotyczą. VII. Duplikaty faktur VAT 1. W przypadku, kiedy nabywca nie posiada oryginału faktury VAT lub faktury VAT korygującej np. faktura zaginęła w trakcie wysyłki, uległa uszkodzeniu itp. może zwrócić się z wnioskiem ( najlepiej w formie pisemnej) do jednostki UMB, która wystawiła tę fakturę VAT, o wystawienie jej duplikatu. Wystawienie duplikatu faktury jest ponownym wystawieniem faktury VAT, zgodnie z danymi zawartymi na kopii tej faktury lub faktury korygującej. 2. Faktura wystawiona ponownie musi dodatkowo zawierać oznaczenie DUPLIKAT oraz datę jej wystawienia, oznacza to, iż duplikat faktury winien wskazywać dwie

10 daty wystawienia: datę wystawienia oryginału faktury oraz datę wystawienia duplikatu. 3. Duplikat faktury wystawia się w trzech egzemplarzach, z przeznaczeniem jak faktury pierwotne. 4. Duplikaty faktur nie są uwzględniane w Rejestrach sprzedaży VAT, dołączane są do kopii faktur, których dotyczą. VIII. Anulowanie faktur VAT 1. W przypadku, gdy sporządzona przez jednostkę faktura dokumentuje czynności niezrealizowane np. usługa nie została wykonana lub też faktura została wystawiona na podmiot, który nie był nabywcą towaru lub usługi i nie odebrał faktury, dopuszcza się możliwość anulowania faktury VAT. 2. Jednostka organizacyjna może anulować fakturę VAT, tylko wówczas, gdy: a) nie została ona przyjęta przez nabywcę, czyli nie została wprowadzona do obrotu prawnego; b) pod warunkiem posiadania przez jednostkę oryginału i dwóch kopii faktury. 3. Anulowanie faktury winno być dokonane poprzez przekreślenie oryginału i kopii faktury z adnotacją anulowano, datą anulowania i podpisem osoby uprawnionej do wystawiania faktur, co uniemożliwi jej powtórne wydanie i wykorzystanie. 4. Anulowane faktury wraz z wyjaśnieniem przyczyny ich anulowania należy dołączyć do Rejestru sprzedaży VAT. W Rejestrze VAT należy nanieść informację o anulowaniu faktury. 5. Anulowanie faktur VAT powinno być traktowane przez jednostkę wystawiającą faktury wyjątkowo, tylko w razie konieczności. IX. Faktury wewnętrzne VAT 1. Jednostki organizacyjne Uczelni zobowiązane są do wystawiania faktur wewnętrznych dokumentujących: Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów; Dostawę towarów, dla której podatnikiem VAT jest ich nabywca; Import usług; Zwrot dotacji, subwencji i innych dopłat, a także otrzymania dotacji tzw. do ceny ; przekazanie nieodpłatne towarów (z wyjątkiem prezentów o małej wartości i próbek) należących do UMB - Obowiązek wystawienia faktury i naliczenia podatku występuje jeżeli podatnikowi przysługiwało prawo do obniżenia podatku należnego o kwot podatku naliczonego od tych czynności w całości lub w części, nawet jeżeli to prawo nie zostało zrealizowane. użycie towarów stanowiących część przedsiębiorstwa podatnika do świadczenia usług innych niż jego działalność gospodarcza, jeśli podatnikowi przysługiwało prawo do częściowego lub pełnego odliczenia podatku naliczonego przy nabyciu, importu lub wytworzenia tych towarów, oraz

11 wszelkie inne nieodpłatne świadczenie usług na cele inne niż działalność gospodarcza, bez względu na prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupów na te cele. 2. Zasady wystawiania faktur wewnętrznych: 1) Faktury wewnętrzne jednostki wystawiają na formularzach faktur VAT z zachowaniem wyróżniającego oznaczenia Faktura wewnętrzna VAT, oraz tytuł wystawienia faktury: WNT, import usług, przekazana darowizna. 2) Faktury wewnętrzne wystawia się w dwóch egzemplarzach, z których pierwszy wraz z rejestrem sprzedaży przekazywany jest do Działu Finansowo-Księgowego, drugi egzemplarz, wraz z dokumentacją dotyczącą wystawionej faktury wewnętrznej, zostaje w jednostce wystawiającej; 3) Faktury wewnętrzne wystawia się za dany okres rozliczeniowy (miesiąc kalendarzowy) dokumentując dokonane w tym czasie czynności (do ostatniego dnia miesiąca); 4) Faktury wewnętrzne rejestrowane są w Rejestrach Sprzedaży VAT sporządzanych przez jednostki Uniwersytetu Medycznego. 3. Informacje zawarte na fakturze wewnętrznej są identyczne, jak w przypadku faktur VAT, przy czym: - w przypadku faktur wewnętrznych datą sprzedaży jest data powstania obowiązku podatkowego, - na fakturze wewnętrznej należy dodatkowo umieścić podstawę wystawienia faktury wewnętrznej, tzn., nr i datę faktury na podstawie której wystawia się fakturę wewnętrzną oraz kwotę transakcji w walucie obcej i zastosowany kurs do przeliczenia transakcji. 4. Terminy wystawiania faktur wewnętrznych oraz moment powstania obowiązku podatkowego. Według ogólnej reguły faktury należy wystawić w ciągu 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Natomiast w sytuacji, gdy na fakturach określa się jedynie miesiąc i rok dokonania sprzedaży (np. przy świadczeniu usług o charakterze ciągłym) - fakturę należy wystawić do 7 dnia od zakończenia miesiąca, przy czym zaleca się, aby był to ostatni dzień miesiąca. Import usług W imporcie usług występuje obowiązek wystawienia faktur wewnętrznych dla usług świadczonych na rzecz UMB z terytorium Unii Europejskiej i spoza UE (na podstawie art. 28b ustawy o VAT) z tytułu, których podatnikiem jest nabywca usługi. Fakturę wewnętrzną wystawia się: -w dniu wykonania usługi, -w dniu przekazania zaliczki - jeżeli podatnik nabywający usługę przekaże część lub całość należności przed wykonaniem usługi. Uwaga: Aby prawidłowo rozpoznać import usług należy:

12 -prawidłowo zidentyfikować status klienta - jest to możliwe poprzez podanie przez niego numeru VAT lub za pośrednictwem systemu VIES -określić miejsce świadczenia poprzez uwzględnienie natury usługi, tzn. czy nie podlega wyłączeniom od zasady ogólnej. Wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów Podstawą do wystawienia faktury wewnętrznej i ujęcia transakcji w ewidencji VAT, jest otrzymanie faktury z tytułu nabycia towaru od zagranicznego kontrahenta posiadającego siedzibę na terytorium UE. Faktura stwierdzająca tę dostawę powinna zawierać aktualny numer identyfikacji podatkowej VAT Uczelni poprzedzony kodem PL, oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwpólnotowych nadany przez państwo członkowskie. W wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a jeżeli warunek ten nie zostanie spełniony, obowiązek ten powstanie 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru będącego przedmiotem wewnątrzwspólnotowego nabycia. Zapłacenie zaliczki na poczet WNT nie powoduje powstania obowiązku podatkowego, a zatem nie zobowiązuje do rozliczenia podatku VAT. 5. Podstawa opodatkowania: a/ Wystawiając fakturę wewnętrzną do transakcji wewnątrzwspólnotowego nabycia towaru podstawą opodatkowania jest kwota należna dostawcy. Może się na nią składać cena towaru jak i zapłacone dostawcy (a nie firmie trzeciej) kwoty z tytułu opakowania, transportu, ubezpieczenia. b/ Przy imporcie usług jest to kwota należna dostawcy za zakupioną usługę. c/ Przy zaliczce podstawą opodatkowania jest kwota zaliczki. 6. Przeliczanie kwot wyrażonych w walucie na złote: Faktura wewnętrzna jest wystawiana w złotych, jeżeli faktura sprzedaży lub zapłata przy braku faktury sprzedaży była wyrażona w walucie konieczne jest przeliczenie waluty na złote. Przeliczenie odbywa się przy zastosowaniu średniego kursu NBP opublikowanego w ostatnim dniu roboczym przez dniem wystawienia faktury wewnętrznej. Uwaga: Jednostki organizacyjne dokonujące zakupów zobowiązane są do wskazania źródła finansowania i zabezpieczenia środków na sfinansowanie podatku VAT. 7. Wewnętrzne faktury korygujące: Faktury wewnętrzne mogą być korygowane w przypadku stwierdzenia przez jednostkę pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury, bez względu na fakt czy dana okoliczność została udokumentowana wystawieniem faktury przez kontrahenta. Faktury korygujące wewnętrzne, wystawia się na takich samych zasadach jak faktury korygujące VAT.

13 Wewnętrzna faktura korygująca przede wszystkim powinna zawierać: -termin wystawienia (ze wskazaniem, aby była wystawiona przed końcem okresu, w którym wystąpiły zdarzenia powodujące obowiązek korekty) -oznaczenie faktura wewnętrzna korygująca -informacje dotyczące wystawcy, dostawcy lub odbiorcy towaru lub usługi -pozycje przed dokonaniem korekty oraz po korekcie -kwoty podane w omyłkowej jak i prawidłowej wysokości -kwoty zmniejszenia lub zwiększenia podstawy opodatkowania i podatku należnego po korekcie -podanie ilości zwróconych towarów. Uwaga!!! Przy przeliczaniu waluty na złote stosuje się kurs NBP obowiązujący przy przeliczaniu na złote waluty z faktury pierwotnej. W razie pytań lub wątpliwości proszę kontaktować się z Panią Marzeną Pietrasz tel lub mailem na adres: Sporządził: r. Krystyna Kulesza Kierownik Działu Finansowo-Księgowego