6 Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub upoważniona przez niego osoba

Transkrypt

1 II. Wykaz dokumentów stosowanych do rozliczania projektów realizowanych z udziałem środków funduszy strukturalnych oraz innych środków europejskich i międzynarodowych 1. Formularz zgłoszeniowy projektu Wzór formularza zgłoszeniowego projektu określa załącznik nr 1 do zarządzenia nr 58 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 22 lipca 2011 r. w sprawie przygotowywania, realizacji i rozliczania projektów finansowanych lub współfinasowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i/lub innych środków europejskich i międzynarodowych. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenia formularza - co najmniej 1 miesiąc przed planowanym złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu Osoba ubiegająca się o uruchomienie projektu/kierownik projektu 2 Potwierdzenie środków finansowych jednostki na udział własny, prefinansowanie, przygotowanie projektu Dziekan/Kierownik pozostałej jednostki organizacyjnej realizującej projekt/prorektor ds. Finansów i Rozwoju 3 Sprawdzenie pod względem formalnym Dział Projektów 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Kierownik jednostki organizacyjnej realizującej projekt 5 Akceptacja dokumentu Kwestor 6 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz Rektor lub upoważniona przez niego osoba 7 Przechowywanie dokumentu Dział Projektów/Kierownik projektu 2. Wniosek o dofinansowanie projektu Wzory wniosków o dofinansowanie projektu określają dokumenty programowe i konkursowe specyficzne dla danego programu. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie wniosku o dofinansowanie projektu w Osoba opracowująca projekt/dział Projektów terminie wskazanym przez instytucję finansującą 2 Sprawdzenie poprawności wniosku pod względem Osoba opracowująca projekt/dział Projektów merytorycznym i formalno-rachunkowym 3 Sprawdzenie kompletności wniosku i kwalifikowalności Dział Projektów wydatków 4 Akceptacja dokumentu Kwestor 5 Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub upoważniona przez niego osoba 6 Przechowywanie dokumentu Dział Projektów/Kierownik projektu 3. Pełnomocnictwo Dla określonych czynności, np. zatwierdzania merytorycznych dokumentów projektowych, Rektor może udzielić stosownego pełnomocnictwa. Jest to dokument niedekretowany. 1 Sporządzenie dokumentu Dział Organizacyjno - Prawny

2 2 Zatwierdzenie dokumentu Rektor lub upoważniona przez niego osoba 3 Przechowywanie dokumentu Kierownik projektu/dział Projektów/Dział Organizacyjno-Prawny 4. Dla większości projektów otwierane i prowadzone są wyodrębnione rachunki bankowe, zgodnie ze specyfiką danego projektu oraz zapisami w umowie projektowej. Jest to dokument niedekretowany. 1 Umowa o otwarcie rachunku bankowego Dział Projektów Złożenie pisma z prośbą o otwarcie rachunku bankowego 2 Złożenie wniosku o otwarcie rachunku bankowego do banku Dział Finansowy 3 Zawarcie umowy rachunku bankowego Rektor/Kwestor 4 Zgłoszenie rachunku bankowego do rejestracji w systemie Dział Finansowy finansowo - księgowym 5 Założenie konta KG w systemie finansowo - księgowym Dział Księgowości Głównej 6 Przechowywanie umowy Dział Finansowy 5. Umowa o dofinansowanie projektu Wzory umów o dofinansowanie projektu są specyficzne dla danego programu, określone w dokumentacji konkursowej. Jest to dokument niedekretowany, stanowiący podstawowe, ogólne regulacje o projekcie. 1 Otrzymanie dokumentu z instytucji wdrażającej Kierownik projektu/osoba opracowująca projekt 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Dział Projektów 3 Sprawdzenie pod względem zgodności z przepisami prawa i Zespół Radców Prawnych przepisami wewnętrznymi Uczelni 4 Akceptacja umowy Kwestor 5 Zawarcie umowy Rektor lub upoważniona przez niego osoba 6 Przechowywanie dokumentu Kierownik projektu/dział Projektów 6. Umowa partnerska, umowa konsorcjum (wraz z załącznikami) Dokument jest przygotowywany w oparciu o wytyczne specyficzne dla danego programu. Jest to dokument niedekretowany, określający rolę poszczególnych jednostek zaangażowanych we wspólną realizację projektu. 1 Przygotowanie dokumentu Kierownik projektu/osoba opracowująca projekt 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym Dział Projektów 3 Sprawdzenie pod względem zgodności z przepisami prawa i Dział Organizacyjno-Prawny/Zespół Radców Prawnych przepisami wewnętrznymi Uczelni 4 Sprawdzenie pod względem zgodności z harmonogramem i Dział Projektów kwalifikowalnością wydatków 5 Akceptacja umowy Kwestor 6 Zawarcie umowy Rektor lub upoważniona przez niego osoba/kwestor

3 7 Przechowywanie dokumentu Kierownik projektu/dział Projektów/Dział Organizacyjno-Prawny 7. Wniosek beneficjenta o płatność Wniosek beneficjenta o płatność jest zbiorczym dokumentem będącym podstawą do uzyskania kolejnych transz dotacji. Przedkładany jest celem rozliczenia otrzymanych środków oraz uzyskania wypłaty kolejnych transz. Wniosek beneficjenta o płatność sporządza się w Generatorach wniosków zamieszczonych na stronach internetowych danej Instytucji Pośredniczącej lub Wdrażającej, w terminach zgodnych z przepisami przyjętymi w umowie projektowej: miesięcznie, kwartalnie lub rocznie. Składa się on z danych finansowo - księgowych i merytorycznych. Jest to dokument niedekretowany. W Uniwersytecie Śląskim w Katowicach wyodrębniono ogólny, uniwersalny obieg dokumentu "Wniosek beneficjenta o płatność" oraz szczegółowe obiegi tegoż dokumenu, dla czterech głównych programów: Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL), Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG), Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) oraz Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO). 7a) Ogólny, typowy obieg dokumentu "Wniosek beneficjenta o płatność" l.p. Rodzaj czynności Osoba odpowiedzialana 1 Sporządzenie wniosku - w terminie i na zasadach zgodnych z przepisami przyjętymi w umowie projektowej 2 Weryfikacja zgodności części finansowej wniosku z ewidencją księgową 3 Akceptacja wniosku Kwestor Dział Księgowości Projektów 4 Zatwierdzenie wniosku Rektor lub upoważniona przez niego osoba 5 Potwierdzenie "za zgodność z oryginałem" kserokopii Rektor/ Kwestor/Osoba upoważniona przez Rektora wymaganych dokumentów 6 Przekazanie do Instytucji Wdrażającej, Zarządzającej, Pośredniczącej lub Lidera Projektu (zgodnie z przepisami umowy projektowej/ partnerskiej/ konsorcjum) 7 Przechowywanie dokumentu /Dział Projektów 7b) Obieg szczegółowy dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (PO KL) Okres sprawozdawczy wniosku o płatność dla PO KL jest zgodny z aktualnym harmonogramem płatności (nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż trzy miesiące) 1 Sporządzenie wniosku o płatność w wersji elektronicznej i papierowej przy użyciu aktualnej aplikacji Generator Wniosków Płatniczych, zgodnie z harmonogramem płatności, w terminie określonym w umowie projektowej wraz z wymaganymi oświadczeniami

4 2 Sprawdzenie części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 1 z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów Sprawdzenie poprawności oświadczeń dotyczących rozliczeń finansowych: oświadczenie o braku/wystąpieniu korekt finansowych, oświadczenie o kwocie odsetek, oświadczenie o braku wypłat niezwiązanych z realizacją projektu z rachunku bankowego przeznaczonego na realizację projektu (od r.) 3 Zatwierdzenie załączników do wniosku o płatność - załącznik nr 1, załącznik nr 2 Rektor/Kwestor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 4 Zatwierdzenie wniosku o płatność Rektor/ Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 5 Przygotowanie kserokopii dokumentów dotyczących wydatków powyżej 20 tys. pln, list stypendialnych i innych dokumentów wskazanych przez Instytucję Pośredniczącą; potwierdzenie za zgodność z oryginałem poprzez naniesienie pieczęci "Za zgodność z oryginałem", pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia ; Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora 6 *Przygotowanie wyciągów bankowych/potwierdzeń transakcji lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z wyodrębnionego rachunku projektu lub/oraz *Przygotowanie wyciągów bankowych/potwierdzeń transakcji lub innego dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku (kserokopie poświadczone za zgodność z oryginałem) z innych rachunków bankowych, potwierdzające poniesienie wydatków ujętych we wniosku o płatność *W przypadku płatności gotówkowych poświadczone za zgodność z oryginałem kserokopie raportów kasowych (bez załączników) lub podpisane przez Beneficjenta zestawienie płatności gotówkowych objętych wnioskiem o płatność (kserokopia za zgodność z oryginałem), potwierdzenie za zgodność z oryginałem wymaganych dokumentów poprzez naniesienie pieczęci "Za zgodność z oryginałem", pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia ; Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora (w przypadku POKL rozliczanych na szczeblu regionalnym; nowe wytyczne od 2012 r.) 7 wysłanie wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej/ Instytucji Pośredniczącej 2/Lidera

5 8 Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność 9 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność: Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca 2/Lider /Kierownik projektu *IW/IP 2/Lider uznaje za oczywiste pomyłki (błędy formalne/rachunkowe) i dokonuje korekty, jednocześnie zobowiązuje Beneficjenta do dokonania tożsamej korekty w swojej wersji wniosku o płatność, tak aby dokumenty znajdujące się u Beneficjenta i IW/IP 2/Lidera były spójne, * IW/IP 2/Lider odrzuca wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do dokonania poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie 10 Sporządzenie wniosku o płatność w wersji elektronicznej i papierowej przy użyciu aktualnej aplikacji Generator Wniosków Płatniczych z uwzględnieniem korekt/wydatków niekwalifikowalnych/uzupełnień merytorycznych /Kierownik projektu 11 Ponowne sprawdzenie części finansowej wniosku po wprowadzeniu korekt/uzupełnień - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 1 z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. Sprawdzenie poprawności oświadczeń dotyczących rozliczeń finansowych: oświadczenie o braku/wystąpieniu korekt finansowych, oświadczenie o kwocie odsetek, oświadczenie o braku wypłat niezwiązanych z realizacją projektu z rachunku bankowego przeznaczonego na realizację projektu (od r.) Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 12 Zatwierdzenie załączników do wniosku o płatność po korekcie - załącznik nr 1, załącznik nr 2 Rektor/Kwestor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 13 Zatwierdzenie wniosku o płatność po korekcie Rektor/ Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 14 Ponowne złożenie wniosku o płatność w IW/IP 2/Lider 15 Otrzymanie informacji o zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność od IW/IP 2/Lidera, po zweryfikowaniu wniosku o płatność 16 W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowalne, korekta kosztów w ewidencji księgowej projektu, opisu dowodów księgowych, korekta zapłat/ refundacji/ korekta kosztów pośrednich Kierownik projektu/ /Kierownik projektu/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów

6 17 Zwrot środków do IW/IP 2/Lidera wraz z odsetkami /Kierownik projektu/kwestor/rektor/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów/Dział Finansowy 18 Wystawienie noty obciążeniowej na Lidera w wysokości zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 7c) Obieg szczegółowy dla Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG) Okres sprawozdawczy wniosku o płatność dla PO IG jest zgodny z aktualnym harmonogramem płatności (nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż trzy miesiące) 1 Sporządzenie wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej przy użyciu aktualnej aplikacji Generator Wniosków Płatniczych 2 Sprawdzenie części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 11 z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem 3 Zatwierdzenie załączników do wniosku o płatność - załącznik nr 11 Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów Rektor/Kwestor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 4 Zatwierdzenie wniosku o płatność Rektor/ Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 5 Przygotowanie kserokopii wszystkich dokumentów oraz dowodów zapłaty sprawozdawanych we wniosku o płatność 6 Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wymaganych dokumentów poprzez naniesienie pieczęci "Za zgodność z oryginałem", pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia 7 wysłanie wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej/ Instytucji Pośredniczącej 2/Lidera 8 Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność 9 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność: *IW/IP 2/Lider uznaje za oczywiste pomyłki (błędy formalne/rachunkowe) i dokonuje korekty, jednocześnie zobowiązuje Beneficjenta do dokonania tożsamej korekty w swojej wersji wniosku o płatność, tak aby dokumenty znajdujące się u Beneficjenta i IW/IP 2/Lidera były spójne, * IW/IP 2/Lider odrzuca wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do dokonania poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca 2/Lider /Kierownik projektu

7 10 Sporządzenie wniosku o płatność w wersji elektronicznej i papierowej przy użyciu aktualnej aplikacji Generator Wniosków Płatniczych z uwzględnieniem korekt/wydatków niekwalifikowalnych/uzupełnień merytorycznych /Kierownik projektu 11 Ponowne sprawdzenie części finansowej wniosku po wprowadzeniu korekt/uzupełnień - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 11 z zapisami księgowymi; informacja finansowa dotycząca wniosku - zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 12 Zatwierdzenie załącznika do wniosku o płatność po korekcie - załącznik nr 11 Rektor/Kwestor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 13 Zatwierdzenie wniosku o płatność po korekcie Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora 14 Ponowne złożenie wniosku o płatność w IW/IP 2/Lider 15 Otrzymanie informacji o zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność od IW/IP 2/Lidera, po zweryfikowaniu wniosku o płatność 16 W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowalne, korekta kosztów w ewidencji księgowej projektu, opisu dowodów księgowych, korekta zapłat/ refundacji Kierownik projektu/ /Kierownik projektu/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 17 Zwrot środków do IW/IP 2/Lidera wraz z odsetkami /Kierownik projektu/kwestor/rektor/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów/Dział Finansowy 18 Wystawienie noty obciążeniowej na Lidera w wysokości zatwierdzonych wydatków kwalifikowalnych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 7d) Obieg szczegółowy dla Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ) Okres sprawozdawczy wniosku o płatność dla PO IiŚ jest zgodny z aktualnym harmonogramem płatności (nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż trzy miesiące) 1 Sporządzenie wniosku o płatność w formie papierowej i elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem oraz instrukcją wypełniania wniosku 2 Weryfikacja i poświadczenie, iż roboty, usługi i/lub dostawy zostały wykonane zgodnie z umowami zawartymi z wykonawcami 3 Weryfikacja i poświadczenie, iż wszystkie wydatki przedstawione we wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach PO IiŚ /Kierownik projektu /Kierownik projektu

8 4 Przygotowanie kserokopii wszystkich dokumentów oraz dowodów zapłaty/wyciągów bankowych sprawozdawanych we wniosku o płatność 5 Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wymaganych dokumentów poprzez naniesienie pieczęci "Za zgodność z oryginałem", pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia 6 Przygotowanie wykazu wydatków niekwalifikowalnych w projekcie zgodnie ze wzorem Instytucji Wdrażającej - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki niekwalifikowalne objęte wnioskiem Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora 7 Sprawdzenie części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 9 z ewidencją księgową projektu; Informacja finansowa dotycząca wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem oraz sprawdzenie wykazu wydatków niekwalifikowalnych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 8 Zatwierdzenie wniosku o płatność Rektor/ Kierownik projektu na podstawie upoważnienia od Rektora 9 Wysłanie wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej/Pośredniczącej/Zarządzającej lub Lidera Projektu 10 Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność 11 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o płatność: * IW/IP/IZ/Lider odrzuca wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do dokonania poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie 12 Sporządzenie wniosku o płatność w wersji elektronicznej i papierowej zgodnie z obowiązującym wzorem oraz instrukcją wypełniania wniosku z uwzględnieniem korekt/wydatków niekwalifikowalnych/uzupełnień merytorycznych Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Zarządzająca/Lider Projektu /Kierownik projektu /Kierownik projektu 13 Ponowne przygotowanie wykazu wydatków niekwalifikowalnych w projekcie zgodnie ze wzorem Instytucji Wdrażającej - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki niekwalifikowalne objęte wnioskiem

9 14 Ponowne sprawdzenie części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków przedstawionych w załączniku nr 9 z ewidencją księgową projektu; Informacja finansowa dotycząca wniosku - Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem oraz sprawdzenie wykazu wydatków niekwalifikowalnych Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów Zatwierdzenie wniosku o płatność po korekcie Ponowne złożenie wniosku o płatność w IW/IP/IZ/Lider Rektor/Kwestor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora Otrzymanie informacji o zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność od IW/IP/IZ/Lidera, po zweryfikowaniu wniosku o płatność 18 W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowalne, korekta kosztów w ewidencji księgowej projektu, opisu dowodów księgowych, korekta zapłat/ refundacji Kierownik projektu/ /Kierownik projektu/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 19 Zwrot środków do IW/IP/IZ/Lider wraz z odsetkami /Kierownik projektu/kwestor/rektor/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów/Dział Finansowy 20 Archiwizacja wniosku o płatność Jednostka organizacyjna realizująca projekt 7e) Obieg szczegółowy dla Regionalnego Programu Operacyjnego (RPO) Okres sprawozdawczy wniosku dla RPO jest zgodny z aktualnym harmonogramem płatności (nie krócej niż 1 miesiąc i nie dłużej niż trzy miesiące) 1 Sporządzenie wniosku o płatność w formie on-line (EWP) zgodnie z obowiązującym wzorem oraz instrukcją wypełniania wniosku 2 Sprawdzenie zgodności z ewidencją księgową projektu Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty wydatków Księgowości Projektów przedstawionych w części finansowej w części C 3 Zatwierdzenie wniosku o płatność w module EWP oraz zgłoszenie wersji elektronicznej wniosku 4 Przygotowanie wersji papierowej wniosku o płatność w dwóch egzemplarzach 5 Zatwierdzenie wniosku o płatność Rektor/Kwestor/ Kierownik projektu na podstawie upoważnienia od Rektora/ lub inna osoba upoważniona do podpisywania dokumentów związanych z projektem

10 6 Przygotowanie kserokopii wszystkich dokumentów księgowych lub równoważnych dotyczących wydatków kwalifikowalnych, dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz dowodów zapłaty/wyciągów bankowych/raportów kasowych, sprawozdawanych we wniosku o płatność 7 Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wymaganych dokumentów poprzez naniesienie: pieczęci za zgodność z oryginałem, złożenie podpisu zgodnego z kartą wzorów podpisów (ewentualnie z pieczęcią imienną) i daty potwierdzenia 8 Złożenie/wysłanie wniosku o płatność do Instytucji Wdrażającej/ Pośredniczącej/ Zarządzającej lub Lidera Projektu wraz z załącznikami i pismem przewodnim w wymaganym przez instytucję terminie Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora 9 Weryfikacja formalno rachunkowa i merytoryczna wniosku o płatność Instytucja Wdrażająca/Instytucja Pośrednicząca/ Instytucja Zarządzająca/Lider Projektu 10 W przypadku stwierdzenia błędów w złożonym wniosku o /Kierownik projektu płatność: * IW/IP/IZ/Lider odrzuca wniosek o płatność i wzywa Beneficjenta do dokonania poprawienia lub uzupełnienia wniosku lub złożenia dodatkowych wyjaśnień w wyznaczonym terminie, * IW/IP/IZ/Lider wzywa do dostarczenia skorygowanych załączników w przypadku stwierdzenia błędów w załącznikach, * IW/IP/IZ/Lider wzywa do korekty elektronicznej wniosku w przypadku oczywistych omyłek nie mających wpływu na wielkość dofinansowania 11 Poprawa/uzupełnienie wniosku o płatność w wersji elektronicznej zgodnie z obowiązującym wzorem oraz instrukcją wypełniania wniosku z uwzględnieniem korekt/wydatków niekwalifikowalnych/ uzupełnień merytorycznych /Kierownik projektu 12 Ponowne sprawdzenie zgodności z ewidencją księgową Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu projektu części finansowej wniosku - potwierdzenie kwoty Księgowości Projektów wydatków przedstawionych w części finansowej w części C, w przypadku jeśli korekta dotyczy części finansowej wniosku 13 Ponowne zatwierdzenie wniosku o płatność w module EWP oraz zgłoszenie wersji elektronicznej wniosku 14 Ponowne przygotowanie wersji papierowej wniosku o płatność w dwóch egzemplarzach 15 Zatwierdzenie wniosku o płatność Rektor/ Kwestor/Kierownik projektu na podstawie upoważnienia od Rektora

11 16 Przygotowanie kserokopii dokumentów księgowych lub równoważnych dotyczących wydatków kwalifikowalnych, dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz dowodów zapłaty/wyciągów bankowych/raportów kasowych, sprawozdawanych we wniosku o płatność po wprowadzonych korektach/ uzupełnieniach 17 Potwierdzenie za zgodność z oryginałem wymaganych dokumentów poprzez naniesienie pieczęci za zgodność z oryginałem, pieczęci imiennej z podpisem i daty potwierdzenia 18 Ponowne złożenie wniosku o płatność w IW/IP/IZ/Lider wraz z załącznikami lub złożenie dokumentów uzupełniających złożony wcześniej wniosek Kwestor/Rektor/Kierownik projektu upoważniony przez Rektora/inna osoba upoważniona przez Rektora 19 Otrzymanie informacji o zatwierdzeniu całości lub części wniosku o płatność od IW/IP/IZ/Lidera, po zweryfikowaniu wniosku o płatność Kierownik projektu/ 20 W przypadku wydatków uznanych za niekwalifikowalne, korekta kosztów w ewidencji księgowej projektu, opisu dowodów księgowych, korekta zapłat/ refundacji /Kierownik projektu/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów 21 Zwrot środków do IW/IP/IZ/Lider wraz z odsetkami /Kierownik projektu/kwestor/rektor/ Osoba wyznaczona przez Kierownika Działu Księgowości Projektów/Dział Finansowy 22 Archiwizacja wniosku o płatność Jednostka organizacyjna realizująca projekt 8. Protokoły/ raporty z przeprowadzonych kontroli/audytów Po przeprowadzeniu czynności kontrolnych, jednostka kontrolująca sporządza i przekazuje raport z przeprowadzonych czynności kontrolnych. 1 Wpływ protokołu/raportu z przeprowadzonej kontroli/audytu 2 Przekazanie zaleceń pokontrolnych do jednostek merytorycznych w celu szczegółowej analizy stanu faktycznego i ewentualnych stwierdzonych nieprawidłowości 3 Opracowanie i wprowadzenie postępowania naprawczego Kierownik projektu Kancelaria Ogólna/Kierownik projektu/dział Projektów Kierownik projektu/dyrektor ds. Projektów/Opiekun projektu/kwestor/dział Księgowości Projektów 4 Monitorowanie efektów realizacji postępowania Kierownik projektu naprawczego 5 Przechowywanie dokumentu Dział Projektów (Opiekun projektu, Dyrektor/Z-cy Dyrektora ds. Projektów), Kierownik projektu

12 9. Korekty finansowe W efekcie przeprowadzonych kontroli/audytów, zostaje sporządzona pisemna informacja pokontrolna o ewentualnych nieprawidłowościach, m.in. o nałożeniu korekty finansowej. Określa się tu szczegółowe informacje o korekcie finansowej, jej wysokości, sposobie i terminie przekazania środków, sposobie naliczenia odsetek, jeśli jest taka konieczność itd. 1 Wpływ pisma z zaleceniami pokontrolnymi/decyzją nakładającą korektę finansową w związku ze stwierdzonymi nieprawidłowościami 2 Przekazanie zaleceń pokontrolnych do jednostek merytorycznych w celu szczegółowej analizy stanu faktycznego i stwierdzonych nieprawidłowości Kancelaria Ogólna/ jednostka organizacyjna realizująca projekt Kierownik projektu/dyrektor ds. Projektów/Opiekun projektu/kwestor/dział Księgowości Projektów 3 W uzasadnionych przypadkach wystąpienie z odwołaniem od zwrotu środków w związku z korektą finansową Rektor lub upoważniona przez niego osoba/kierownik projektu/dział Projektów/Radca Prawny 4 Wystapienie do Rektora i Kwestora z prośbą o zgodę na zwrot środków w związku z korektą finansową 5 Wystapienie do Rektora i Kwestora z prośbą o zgodę na potrącenie kwoty korekty finansowej z kolejnej płatności, jeżeli jest taka możliwość Kierownik projektu Kierownik projektu 6 Akceptacja zwrotu środków Kwestor 7 Zatwierdzenie zwrotu środków Rektor lub upoważniona przez niego osoba 8 Zwrot środków Dział Finansowy 9 Sporządzenie i przekazanie do Działu Projektów dyspozycji Kierownik projektu w związku z korektą finansową 10 Korekty w odpowiednich strukturach projektu Dział Projektów 11 Sporządzenie i przekazanie dyspozycji do Działu Kierownik projektu Księgowości Projektów w związku z korektą finansową 12 Akceptacja dyspozycji księgowej Kwestor 13 Księgowanie dyspozycji w związku z korektą finansową Dział Księgowości Projektów 14 Sporządzenie i przekazanie do Działu Księgowości Kierownik projektu Projektów korekty opisu dowodu księgowego 15 Korekta zapłaty/refundacji Dział Księgowości Projektów 16 Sporządzenie dokumentu potwierdzającego zwrot środków Dział Księgowości Projektów/Dział Księgowości Głównej 17 Przesłanie dokumentu potwierdzającego dokonanie zwrotu Kierownik projektu do instytucji nakładającej korektę finansową 18 Monitorowanie stanu faktycznego w przypadku nałożenia Dział Projektów/Kierownik projektu korekt finansowych na takie zdarzenia gospodarcze, których efekty ekonomiczne wystąpią dopiero w przyszłości 19 W przypadku stwierdzenia wystąpienia stanu faktycznego z punktu 18-tego, niezwłoczne rozpoczęcie działań tak jak w punktach od 2 do 17 i 20. Dział Projektów/Kierownik projektu

13 20 Przechowywanie dokumentu Dział Projektów/Kierownik projektu/dział Księgowości Projektów 10. Formularz bankowy Dokument wykorzystywany do realizacji przelewów zagranicznych, w tym przedpłat na konferencje, opłat hotelowych itp. Jest to dokument wewnętrzny, którego rozliczenie następuje w momencie rozliczenia wyjazdu pracownika. 1 Sporządzenie dokumentu Dział Współpracy z Zagranicą 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze Dział Współpracy z Zagranicą (Kierownik działu) stanem faktycznym, zawartą umową i z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami,opatrzenie datą i podpisem 3 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, Dział Projektów umową 4 Realizacja płatności Dział Finansowy 5 Księgowanie płatności - pełna kontrola wtórna Dział Księgowości Projektów/ Dział Księgowości Głównej 6 Przechowywanie dokumentu Dział Finansowy 11. Polecenie wyjazdu służbowego krajowego 1 Planowanie podróży służbowej sporządzenie Polecenia Pracownik wyjazdu służbowego 2 Akceptacja Polecenia wyjazdu służbowego Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83 Rektora UŚ z dnia 26 września 2011 r. dotyczącym wprowadzenia "Instrukcji w sprawie należności związanych z podróżami służbowymi pracowników i wyjazdami osób niebędących pracownikami Uniwersytetu Śląskiego oraz zasad ich rozliczania" (zarządzenie nr 83/2011 Rektora UŚ) 3 Akceptacja Polecenia wyjazdu służbowego pod względem legalności, celowości i gospodarności, ujęcia w planie rzeczowo - finansowym, wskazanie źródła finansowania Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ 4 Potwierdzenie wolnych środków finansowych z danego źródła finansowania Polecenia wyjazdu służbowego 5 Wystąpienie z wnioskiem o zaliczkę Pracownik Pracownik Działu Projektów 6 Kontrola wniosku o zaliczkę Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ 7 Akceptacja wniosku o zaliczkę Kwestor 8 Zatwierdzenie wniosku o zaliczkę Kanclerz

14 9 Wystąpienie z wnioskiem o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej 10 Decyzja dotycząca wniosku o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej 11 Sporządzenie umowy z doktorantem/studentem/gościem krajowym o zwrot kosztów podróży 12 Akceptacja umowy z doktorantem/studentem/gościem krajowym o zwrot kosztów podróży Pracownik Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ Pracownik właściwej jednostki organizacyjnej Uczelni Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ 12. Rachunek kosztów podróży służbowej krajowej Rodzaj dokumentu Stosowana numeracja dla dokumentu Rozliczenie podróży służbowej sporządzenie Rachunku kosztów podróży 2 Kontrola pod względem merytorycznym - stwierdzenie wykonania polecenia służbowego Pracownik Bezpośredni przełożony osoby delegowanej 3 Określenie wydatku strukturalnego Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18 Rektora UŚ z dnia 31 marca 2011 r. w sprawie ewidencji i sporządzania sprawozdań budżetowych Rb-WS w zakresie wydatków strukturalnych ponoszonych przez Uniwersytet Śląski w Katowicach, ze zm. (zarządzenie nr 18/2011 Rektora UŚ, ze zm.) 4 Kontrola Rachunku kosztów podróży pod względem formalnym i rachunkowym Pracownik Działu Finansowego 5 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, Dział Projektów umową 6 Akceptacja złożonego Rachunku kosztów podróży Kwestor 7 Zatwierdzenie złożonego Rachunku kosztów podróży Kanclerz 8 Przygotowanie do płatności Dział Finansowy 9 Realizacja płatności Dział Finansowy

15 10 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, sprawdzenie poprawności wskazania konta bankowego własnego oraz pracownika, wskazanie terminu płatności oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Księgowości Projektów 11 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów 13. Korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych 1 Wniosek o możliwość używania samochodu prywatnego do celów służbowych 2 Wyrażenie zgody na używanie samochodu prywatnego do celów służbowych-przyznanie miesięcznego limitu kilometrów 3 Podpisanie wniosku o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej Pracownik Rektor/kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ Rektor/kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ 4 Miesięczne rozliczenie limitu kilometrów-oświadczenie Pracownik 5 Kontrola złożonego oświadczenia pod względem ilości absencji Pracownik Działu Spraw Osobowych i Socjalnych/Kierownik Sekcji Transportu/Pracownik Działu Finansowego Pracownik Działu Finansowego 6 Kontrola złożonego oświadczenia pod względem formalnym i rachunkowym 7 Zatwierdzenie złożonego oświadczenia do wypłaty Kwestor/Kanclerz 8 Dołączenie dokumentu do "Rachunku kosztów podróży" Pracownik Działu Finansowego 9 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów 14. Polecenie wyjazdu służbowego/skierowanie za granicę 1 2 Planowanie podróży służbowej w systemie ERP SAP sporządzenie Wniosku W polecenie wyjazdu służbowego/skierowanie za granicę Akceptacja Wniosku W-polecenie wyjazdu służbowego/skierowanie za granicę pod względem merytorycznym oraz potwierdzenie zasadności wizyty i finansowania zaproszenia 3 Określenie wydatku strukturalnego Pracownik Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem nr 83/2011 Rektora UŚ Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18/2011 Rektora UŚ, ze zm.

16 Akceptacja Wniosku W-polecenie wyjazdu 4 służbowego/skierowanie za granicę przez dysponenta środków finansowych 5 Kontrola wniosku pod względem formalnym i rachunkowym oraz jego rejestracja Pracownik Działu Nauki/Pracownik Działu Budżetowania i Kontrolingu/Pracownik Działu Projektów Dział Współpracy z Zagranicą Przekazanie do Działu Spraw Osobowych i Socjalnych, do 6 Działu Płac oraz do akceptacji Rektora wniosków W Dział Współpracy z Zagranicą planowanych powyżej 1 miesiąca 7 Wystąpienie z wnioskiem o zaliczkę w walucie obcej Pracownik 8 Kontrola wniosku o zaliczkę Dział Współpracy z Zagranicą 9 Zatwierdzanie przez Rektora zaliczek dla studentów i doktorantów Rektor 10 Akceptacja wniosku o zaliczkę Kwestor 11 Zatwierdzenie wniosku o zaliczkę Kanclerz Wystąpienie z wnioskiem o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej Decyzja dotycząca wniosku o wyrażenie zgody na użycie samochodu prywatnego w celu odbycia podróży służbowej Pracownik Rektor Sporządzenie umowy z doktorantem/studentem/gościem zagranicznym o zwrot kosztów podróży Akceptacja umowy z doktorantem/studentem/gościem zagranicznym o zwrot kosztów podróży Wystąpienie z wnioskiem o dokonanie przelewu zagranicznego Sporządzenie polecenia przelewu zagranicznego wraz z dokładnymi danymi odbiorcy przelewu Pracownik właściwej jednostki organizacyjnej Uczelni Kierownik jednostki, zgodnie z zarządzeniem Rektora UŚ nr 83/2011 Pracownik 18 Akceptacja polecenia przelewu Kwestor 19 Wprowadzenie dokumentu przelewu do systemu płatności elektronicznej 20 Zatwierdzenie przelewu w systemie płatności elektronicznej Dział Współpracy z Zagranicą Dział Finansowy Osoby wskazane w Banku prowadzącym obsługę Uczelni, zgodnie z kartą wzoru podpisu 15. Rachunek kosztów podróży zagranicznej Rodzaj dokumentu Stosowana numeracja dla dokumentu Rozliczenie podróży służbowej-sporządzenie,,rachunku kosztów podróży zagranicznej Kontrola pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym Potwierdzenie wolnych środków finansowych z danego źródła finansowania Pracownik Dział Współpracy z Zagranicą Pracownik Działu Nauki/Pracownik Działu Budżetowania i Kontrolingu/Pracownik Działu Projektów

17 24 Określenie wydatku strukturalnego 25 Kontrola,,Rachunku kosztów podróży pod względem formalnym i rachunkowym 26 Akceptacja złożonego Rachunku kosztów podróży Kwestor Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18/2011 Rektora UŚ, ze zm. Dział Finansowy 27 Zatwierdzenie,,Rachunku kosztów podróży Kanclerz 28 Zatwierdzenie polecenia przelewu/wypłaty Kwestor 29 Wprowadzenie dokumentu przelewu do systemu płatności elektronicznej 30 Zatwierdzenie przelewu w systemie płatności elektronicznej 31 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych zgodnie z budżetem i harmonogramem projektu, sprawdzenie poprawności wskazania konta bankowego własnego oraz pracownika, wskazanie terminu płatności oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Finansowy Osoby wskazane w Banku prowadzącym obsługę Uczelni, zgodnie z kartą wzoru podpisu Dział Księgowości Projektów 32 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów Faktura zakupu materiałów 52- Faktura zakupu usług 53- Faktura zakupu środków trwałych 54-Faktura zakupu książek Stosowana numeracja dla dokumentów księgowych, analogicznie do ich rodzajów, dla: Dostarczenie faktur/rachunków zagranicznych po odbytej podróży zagranicznej Pracownik Sprawdzenie dokumentów pod względem legalności, 34 celowości, gospodarności oraz utworzenie zapotrzebowania Dział Współpracy z Zagranicą w systemie ERP SAP 35 Akceptacja zapotrzebowania Dział Projektów 36 Faktury/Rachunki dotyczące zagranicznych podróży służbowych Rodzaje dokumentów księgowych przewidzianych w systemie finansowo-księgowym: Utworzenie zamówienia i wprowadzenie do systemu MIR (wstępne księgowanie) Dział Współpracy z Zagranicą

18 Kontrola dokumentu pod względem merytorycznym, 37 legalności, celowości i gospodarności, ujęcia w planie rzeczowo - finansowym 38 Określenie wydatku strukturalnego Kontrola formalna i rachunkowa i przekazanie do Działu 39 Księgowości Projektów Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych zgodnie z budżetem i harmonogramem 40 projektu, sprawdzenie poprawności wskazania konta bankowego własnego oraz pracownika, wskazanie terminu płatności oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Współpracy z Zagranicą Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18/2011 Rektora UŚ, ze zm. Dział Finansowy Dział Księgowości Projektów 41 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów 17. Nota księgowa W celu zachowania prawidłowości rozliczeń między partnerami projektu, w niektórych przypadkach określonych umową projektową, wystawia się noty księgowe na zasadach specyficznych dla danego projektu. Jest to dokument dekretowany, wysyłany na zewnątrz do kontrahenta. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną utomatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Rodzaj dokumentu Stosowana numeracja dla dokumentu Sporządzenie i przekazanie do Działu Księgowości Projektów dyspozycji o wystawienie noty księgowej z danymi odbiorcy, terminami wymaganymi umową oraz kwotą noty, na podstawie analizy wydatków poniesionych w okresie sprawozdawczym, którego dotyczy nota Dział Projektów 2 Sporządzenie dokumentu Dział Księgowości Projektów 3 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze Dział Księgowości Projektów stanem faktycznym, z zawartą umową, zgodności z harmonogramem płatności

19 4 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem 5 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych, sprawdzenie poprawności wskazania konta bankowego własnego oraz kontrahenta, wskazanie terminu płatności oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej Dział Księgowości Projektów Dział Księgowości Projektów 6 Akceptacja dokumentu Kwestor 7 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów 18. Nota księgowa (wewnętrzna) W celu prawidłowego obciążenia jedostek Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach kosztami, które ta jednostka poniosła, stosuje się wewnętrzne noty księgowe. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny. Dla wyodrębnionej ewidencji księgowej projektów zagranicznych utworzono w systemie finansowo-księgowym odrębne rodzaje dokumentów księgowych z odrębną numeracją, narzucaną automatycznie przez system informatyczny, specyficzną dla danego rodzaju dokumentu. Rodzaj dokumentu 57 Stosowana numeracja dla dokumentu Sporządzenie dokumentu po zakończeniu miesiąca kalendarzowego 2 Sporządzenie opisu dokumentu potwierdzającego poniesienie wydatku w projekcie zgodnie z wytycznymi programowymi. Naniesienie numeru i daty umowy projektowej, nazwy projektu, nazwy wydatku zgodnie z budżetem, kategorii wydatku, kwoty kosztu kwalifikowalnego itp. oraz opatrzenie datą i podpisem Osoba odpowiedzialna za rozliczenie kosztów przypadających na poszczególne jednostki Kierownik projektu 3 Klasyfikacja wydatków strukturalnych Osoba upoważniona zarządzeniem nr 18/2011 Rektora UŚ, ze zm.

20 4 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, sprawdzenie gospodarności, celowości i legalności z przepisami, opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem 5 Sprawdzenie zgodności z wymogami projektu, budżetem, umową 6 Sprawdzenie pod względem formalno-rachunkowym, zgodności z obowiązującymi przepisami oraz poprawności rachunkowej, opatrzenie pieczęcią, datą i podpisem Kierownik projektu Dział Projektów Dział Finansowy 7 Akceptacja dokumentu Kwestor 8 Zatwierdzenie dokumentu Kanclerz 9 Zaksięgowanie dokumentu w księgach projektu - pełna Dział Księgowości Projektów kontrola wtórna przeprowadzenia całości kontroli, kompletności podpisów, załączników i opisów potwierdzających związek z projektem, sprawdzenie dekretacji na kontach syntetycznych i analitycznych, poprawności wskazanych źródeł finansowania i obiektów kontrolingowych oraz złożenie podpisu osoby dokonującej czynności, opatrzenie dokumentu numerem dowodu księgowego i podłączenie wydruku z zaksięgowaną operacją, wraz z podpisem osoby księgującej 10 Przechowywanie dokumentu Dział Księgowości Projektów 19. Faktura wewnętrzna - import usług Konieczność wystawienia faktury wewnętrznej wynika wprost z art. 106 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.w przypadku nabycia usług przez podatników polskich od zagranicznych kontrahentów, polski podatnik jest zobowiązany do rozliczenia podatku VAT z tytułu tej transakcji na zasadzie importu usług. Rozliczenie to polega na tym, że kontrahent zagraniczny wystawia fakturę bez zagranicznego podatku VAT z adnotacją, że podatek VAT powinien rozliczyć nabywca usługi, a polski nabywca wystawia fakturę wewnętrzną. Obowiązek podatkowy powstaje najczęściej z datą wystawienia faktury przez sprzedawcę. Jeżeli faktura nie zostanie wystawiona, to moment powstania obowiązku podatkowego przypada na dzień wykonania usługi. Gdy przed wykonaniem usługi usługobiorca dokonał przedpłaty, zaliczki wpłaty raty to obowiązek podatkowy powstaje w dacie zapłaty (art. 19 ust. 19 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług). Fakturę wystawioną przez kontrahenta zagranicznego w walucie obcej przelicza się po średnim kursie NBP z dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego i od tej wartości nalicza się podatek należny poprzez wystawienie faktury wewnętrznej. Jest to dokument dekretowany, wewnętrzny, rozliczany do 25-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Rodzaj dokumentu SI Stosowana numeracja dla dokumentu SI Sporządzenie dokumentu Dział Księgowości Głównej 2 Sprawdzenie pod względem merytorycznym - zgodności ze Dział Księgowości Głównej stanem faktycznym, z zawartą umową, zamówieniem, zleceniem, zgodności z harmonogramem działań w projekcie, przepisami VAT oraz opieczętowanie, opatrzenie datą i podpisem