OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Dnia Pracownika. Zakres zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Dnia Pracownika. Zakres zamówienia Organizacja i obsługa Dnia Pracownika. Informacje ogólne: 1. Termin realizacji zamówienia: 3 czerwca 2016 r. 2. Przedział czasowy: początek nie wcześniej niż o godz , zakończenie nie później niż o godzinie 4.00 rano dnia następnego. 3. Miejsce: Warszawa, Stadion Legii Warszawa, Biznes Klub, ul. Łazienkowska Charakterystyka spotkania: spotkanie ma na celu zwiększenie identyfikacji pracowników z firmą i wzrost zaangażowania oraz współodpowiedzialności za realizację strategii i celów banku. Jest to jedyne wydarzenie w roku dające możliwość spotkania się Zarządu i wszystkich pracowników banku w jednym miejscu. 5. Przebieg wydarzenia: 1. część oficjalna (otwarcie, powitanie gości, wręczenie nagród dla pracowników) trybuny + scena na wydzielonej strefie przed murawą boiska/ lub w przypadku nieodpowiednich warunków pogodowych pomieszczenia Biznes Klubu 2. Mowa motywacyjna trybuny + scena na wydzielonej strefie przed murawą boiska lub w przypadku nieodpowiednich warunków pogodowych pomieszczenia Biznes Klubu 3. Część nieoficjalna zabawa klubowa w Biznes Klubie. 6. Motyw przewodni spotkania: współpraca, zaangażowanie, współodpowiedzialność = gra zespołowa/ drużynowa 7. Uczestnicy: 800 osób. Opis zamówienia Wymagania szczegółowe: Do zadań Wykonawcy przy organizacji Dnia Pracownika należeć będzie: 1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika i koncepcji artystycznej wydarzenia zgodnych z motywem przewodnim spotkania oraz identyfikacją wizualną BGK. 2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK i Legią Warszawa zgodnie z zaakceptowanym przez BGK projektem 3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy. 4. Zapewnienie sceny. 5. Obsługa konferansjerska, występ prelegenta i występ artystyczny imprezy. 6. Przygotowanie i druk zaproszeń. 1

2 7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz identyfikacją wizualną BGK. 8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników. 9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej. 10. Ubezpieczenie. 11. Koordynacja wydarzenie 12. Pozostałe elementy dot. organizacji. Ad 1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika a) Projekt scenariusza w formie opisu Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. W scenariuszu przedstawi program spotkania i swój pomysł na: część merytoryczną spotkania/występ prelegenta do mowy motywacyjnej (nawiązującej do motywu przewodniego spotkania) oraz dodatkową atrakcję wieczoru w postaci występu artystycznego/ artystyczno-sportowego zgodnego z motywem przewodnim spotkania. b) W scenariuszu należy uwzględnić następujące elementy: wystąpienie prezesa BGK, wystąpienie przewodniczącego Rady Nadzorczej BGK, mowę motywacyjną zewnętrznego prelegenta (40 min.), wręczenie nagród wybranym pracownikom banku, dodatkową atrakcję artystyczną wieczoru, część taneczną przy DJ, poczęstunek w formie bufetu z open barem, fotobudki z akcesoriami zgodnymi z tematem przewodnim wydarzenia. c) Proponowany scenariusz imprezy musi być spójny, uwzględniający charakter spotkania, liczbę i profil uczestników. Scenariusz, w szczególności, powinien uwzględniać motyw przewodni, z którego wynikać będą pozostałe elementy: scenografia, atrakcje sceniczne, stroje hostess itp. d) Spójność scenariusza jest rozumiana jako przedstawienie przez Wykonawcę w formie opisu koncepcji łączącej ze sobą wszystkie elementy wydarzenia, dostosowanej do grupy docelowej i charakteru imprezy oraz identyfikacji wizualnej BGK. Elementy obligatoryjne: scenariusz szczegółowo opisuje aktywności wyszczególnione przez Zleceniodawcę w Opisie Przedmiotu Zamówienia, scenariusz jest przejrzysty, scenariusz posiada różnorodność zastosowanych rozwiązań technicznych oraz rozwiązania przy zastosowaniu nowoczesnych technologii, zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania są adekwatne do rangi wydarzenia, scenariusz jest dostosowany do charakteru wydarzenia. 2

3 Ad 2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK i Legią Warszawa zgodnie z zaakceptowanym przez BGK projektem a) Dzień pracownika odbędzie się w Biznes Klubie (2000 m2) na Stadionie Legii Warszawa przy ul. Łazienkowskiej 3 w Warszawie. b) Lokalizacja będzie dostępna od 3 czerwca od godz. 6 do 4 czerwca do godz.16. c) Wykonawca będzie odpowiedzialny za pośrednictwo pomiędzy BGK a Legią Warszawa we wszystkich kwestiach związanych z organizacją imprezy. d) Wszelkie decyzje nieujęte w umowie pomiędzy BGK a Legią Warszawa będzie podejmował Zleceniodawca. Ad 3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie z charakterem spotkania. b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym odbędzie się impreza, w tym oświetlenia sceny, oświetlenia pomieszczeń, ew. terenu, gdzie odbędzie się Dzień Pracownika oraz oświetlenia wejścia do miejsca, w którym odbędzie się spotkanie. c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się impreza, sceny oraz wszystkich pomieszczeń i ew. terenu, gdzie odbędzie się spotkanie. d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie 5 mikrofonów scenicznych. e) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie spotkania. Liczba i rodzaj urządzeń musi wynikać ze scenariusza. f) Wykonawca zapewni niezbędną technikę, w tym nagłośnienie, oświetlenie, mikrofony, scenę odpowiedniej wielkości. g) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania prawne wynikające z wykorzystania utworów w oprawie muzycznej. h) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność urządzeń. 3

4 Ad 4. Zapewnienie sceny a) Wykonawca zapewni odpowiednią scenę w miejscu, gdzie odbywać się będzie impreza. b) Scena musi być dostosowana wielkością do liczby osób, które będą w czasie spotkania na niej występować, w tym prowadzących imprezę, Zarządu BGK, pracowników odbierających nagrody oraz atrakcji artystycznej. c) Scena powinna posiadać elementy scenografii wynikające ze scenariusza imprezy, odpowiednie oświetlenie, musi być wyposażona w schody umożliwiające łatwe wejście. Powinna również być zbudowana w sposób, który umożliwi komfortowe oglądanie wydarzeń ze sceny siedzącym i stojącym gościom. Przyjęta scenografia oraz scena muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia i schodzenia ze sceny, m.in. przez poszczególne osoby przemawiające. Ad 5. Obsługa konferansjerska, występ prelegenta i występ artystyczny imprezy a) Wykonawca odpowiada za zapewnienie profesjonalnej obsługi konferansjerskiej spotkania. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 kandydatów w scenariuszu. Konferansjer musi posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w zawodzie dziennikarza/ aktora/ prezentera/ konferansjera/ komentatora sportowego potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy korzystali z usług konferansjera podczas imprez zamkniętych. Profil prowadzącego powinien być dostosowany do charakteru wydarzenia oraz motywu przewodniego imprezy. Propozycję konferansjerów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Finalna propozycja konferansjera musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie prelegenta związanego/kojarzonego ze sportem, odpowiedzialnego za wygłoszenie mowy motywacyjnej nawiązującej do motywu przewodniego spotkania. Wystąpienie powinno trwać maksymalnie 40 minut. Proponowany prelegent powinien być uznanym autorytetem w swoim obszarze, z doskonałymi umiejętnościami prezentacyjnymi oraz z doświadczeniem w wystąpieniach publicznych potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy korzystali z usług prelegenta podczas imprez zamkniętych. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 kandydatów, którzy mają dostępny termin w dniu wydarzenia. Wykonawca przedstawiając propozycje składa zobowiązanie, co do realnej możliwości zapewnienia obecności danego prelegenta. Propozycje prelegentów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryterium oceny. Finalna propozycja prelegenta musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. c) Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Wykonawcy, konferansjera i BGK celem omówienia scenariusza i innych szczegółów 4

5 organizacyjnych. Spotkanie musi odbyć się nie później niż 7 dni przed wydarzeniem. Takie samo spotkanie odbędzie się również z prelegentem wygłaszającym mowę motywacyjną. d) W dniu imprezy konferansjer musi być na miejscu nie później niż na 2 godziny przed rozpoczęciem uroczystości. e) Wykonawca zapewni obsługę muzyczną, tj. DJ a dostępnego do 4:00. f) Wykonawca zapewni dodatkową atrakcję wieczoru np. występ artystyczny lub inny rodzaj show. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 propozycji atrakcji w scenariuszu. Proponowana atrakcja wieczoru powinna być zgodna z motywem przewodnim imprezy. Proponowana atrakcja wieczoru musi mieć doświadczenie potwierdzone 3 rekomendacjami od klientów, którzy korzystali z jej usług. Propozycje atrakcji wieczoru wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryterium oceny. Finalna propozycja atrakcji wieczoru musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. g) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych związanych z prowadzeniem imprezy i oprawą artystyczną oraz wynagrodzeniem dla artysty, DJ, prelegenta, konferansjera, a także uregulowanie ZAIKS-u. Ad 6. Przygotowanie i druk zaproszeń a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie zaproszeń: elektronicznego, które zostanie rozesłane do pracowników banku oraz zaproszenia papierowego, które zostanie wysłane do 30 osób (zaproszenia w kopertach). Wykonawca zajmie się: przygotowaniem projektu zaproszeń, personalizacją, drukiem, konfekcjonowaniem oraz wysyłką do wskazanych osób. Ad 7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz identyfikacją wizualną BGK a) Projekt aranżacji przestrzeni z oświetleniem, aranżacją sceny, wyposażeniem (umeblowaniem), dekoracją, aranżacją wejścia Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty w formie opisu i wizualizacji wybranych elementów. Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej i stanowić będzie element przetargowy w kryteriach oceny. b) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości tj. zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru uroczystości, zgodnej z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK. 5

6 c) Aranżacja sceny powinna uwzględniać potrzeby wynikające ze scenariusza wydarzenia, powinna posiadać odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. d) Wymagane elementy scenografii: znaki graficzne związane z bankiem, dekoracja multimedialna, kwiatowa lub innego rodzaju, miejsce na statuetki, ekran, mikrofony itp. e) Wszystkie elementy scenografii muszą ze sobą współgrać, tworzyć spójną kompozycję, zgodną z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK. f) Wszystkie prace i czynności techniczne i scenograficzne muszą być zakończone na 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania. 8. Aranżacja przestrzeni rozumiana jako zaproponowana scenografia, musi uwzględniać: oświetlenie, aranżację sceny, Biznes Klubu, wyposażenie (umeblowanie), dekorację, aranżację wejścia. Aranżacja przestrzeni musi być spójna z charakterem spotkania (spotkanie integrujące pracowników) oraz motywem przewodnim wydarzenia: współpraca, zaangażowanie, współodpowiedzialność = gra zespołowa/ drużynowa i identyfikacją wizualną BGK. Aranżacja spotkania spójna z charakterem spotkania czyli dostosowana do grupy docelowej i rodzaju imprezy oraz spójna z motywem przewodnim wydarzenia. To znaczy, że jej wszystkie elementy: oświetlenie, aranżacja sceny, wyposażenie (umeblowanie), dekoracja, aranżacja wejścia, będą z siebie wynikały układając się w jedną całość i będą zgodne z identyfikacją wizualną BGK. Finalna propozycja aranżacji przestrzeni musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. Ad 8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników a) Wykonawca zapewni welcome drink oraz finger foods przy wejściu dla wszystkich gości. b) Po zakończeniu oficjalnej części uroczystości przewidziany jest bufet na stojąco. Bufet powinien być uzupełniany do godz. 2 rano. c) Menu powinno zawierać przynajmniej 5 rodzajów przekąsek zimnych, minimum 4 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania wegetariańskie, mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum 3 rodzaje deserów, owoce. Menu na jedną osobę musi wynieść minimum 800 g. Propozycję menu Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową i stanowić będzie jeden z elementów kryteriów oceny. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. d) Liczba i rodzaj dań powinna być odpowiednio dobrana do charakteru imprezy, liczby uczestników, czasu trwania imprezy. 6

7 e) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską. f) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze przez cały czas trwania bankietu, tj. od zakończenia części oficjalnej do zakończenia imprezy. g) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz sztućców, szklanek, kieliszków, serwetek. h) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę stołów koktajlowych i krzeseł barowych w stosunku do liczby zaproszonych gości oraz dekoracje stołów w postaci np. kompozycji kwiatowych. i) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz zapewnienie porządku i czystości. j) Najpóźniej 30 dni przed imprezą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia. BGK zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez Wykonawcę. k) Miejsca do siedzenia i jedzenia muszą być zorganizowane w pomieszczeniach zadaszonych, zamkniętych, ciepłych. l) Wykonawca zapewni open bar (do 7 godzin) dla wszystkich uczestników imprezy wraz z obsługą barmańską. W skład open-baru powinny wejść napoje zimne (woda: gaz, ngaz, soki owocowe: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrut, napoje gazowane: cola, fanta, sprite), napoje gorące (kawa i herbata), alkohol (piwo, wino białe i czerwone, popularne drinki). Napoje bezalkoholowe oraz wino powinny być dostępne w formie samoobsługowej na bufetach. Ad 9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej a) Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną imprezy i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD) nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od daty spotkania do centrali BGK w Warszawie. b) Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe. c) Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu imprezy, wystąpień, zdjęć obrazujących kuluary, występy artystyczne, zgodnie ze scenariuszem wydarzenia. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. 7

8 Ad 10. Ubezpieczenie a) Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty zł. b) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenie medyczne imprezy. Ad 11. Koordynacja imprezy a) Wykonawca w czasie imprezy powinien zapewnić 2 koordynatorów, jako osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania i rozliczenia imprezy, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.) po stronie BGK. b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej, artystycznej i technicznej całej imprezy. c) Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas okresu przygotowań do imprezy i w trakcie imprezy. Ad 12. Pozostałe elementy dot. organizacji a) Wykonawca zapewni elektroniczną rejestrację gości. b) Wykonawca zapewni agregat prądotwórczy, jeśli będzie konieczny przy organizacji wydarzenia. c) Wykonawca zapewni hostessy w odpowiedniej liczbie, które zajmą się m.in. podawaniem nagród i odznaczeń. Hostessy powinny być ubrane w stroje nawiązujące do charakteru uroczystości. d) Wykonawca zapewni obsługę techniczną miejsca w czasie montażu urządzeń technicznych i w czasie imprezy. e) W razie potrzeby Wykonawca zapewni urządzenia grzewcze w odpowiedniej liczbie. f) Wykonawca zapewni oznaczenie terenu imprezy (kierunkowskazy, oznaczenie parkingu). g) Wykonawca zapewni osoby do obsługi recepcyjnej i technicznej dostępne na miejscu przez cały czas trwania imprezy. h) Wykonawca zapewni obsługę szatni przez hostessy przez cały czas trwania imprezy. 8

9 i) Wykonawca zapewni kosze na śmieci na terenie lokalu i przed nim oraz popielniczki udostępnione przez Legię Warszawa w odpowiedniej ilości. j) Wykonawca zapewni zadaszenie oraz dywan przed wejściem do hali. k) Wykonawca spełni wymagania techniczne dot. transportu, garderoby i cateringu zarówno dla artystów, jak i prowadzących imprezę. l) Wykonawca w razie potrzeby ustawi 650 krzeseł udostępnionych przez Legię Warszawa (w ustawieniu teatralnym) podczas części oficjalnej spotkania. Przy odpowiednich warunkach atmosferycznych część oficjalna odbędzie się na scenie (bezpośrednio przy murawie stadionu) z wykorzystaniem trybun. Podczas nieoficjalnej części wieczoru Wykonawca zapewni miejsce do tańczenia, stoliki koktajlowe wraz z krzesłami oraz strefę chillout (niskie fotele i kanapy). m) Strefa chillout powinna być przewidziana dla 100 osób. Akceptacja Członków Komisji przetargowej (pod względem merytorycznym): Adrianna Lepka - Członek Komisji przetargowej.... Magdalena Zakrzewska Członek Komisji przetargowej - Anna Ciastoń Członek Komisji przetargowej - 9