Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 WOA.I.ZZP/WPW/U /09 Załącznik nr 2 do SIWZ WYDATEK WSPÓŁFINANSOWANY PRZEZ UNIĘ EUROPEJSKĄ ZE ŚRODKÓW EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO ORAZ BUDŻETU WOJEWÓDZTWA MAZOWIECKIEGO W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia Organizator Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych przetargu Adres ul. Jagiellońska 74, Warszawa NIP REGON: promocja@mazowia.eu Przedmiot zamówienia Przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych w ramach promocji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Cele Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych (MJWPU), powołana przez Sejmik Województwa Mazowieckiego pełni funkcję Instytucji Pośredniczącej II stopnia dla regionalnego komponentu Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (z wyłączeniem działania 6.1). Zgodnie z podpisanymi Porozumieniami w sprawie realizacji zadań Instytucji Wdrażającej dla Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki oraz z zapisami Planu Komunikacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego ma obowiązek prowadzić działania informacyjno-promocyjne. W myśl wytycznych wynikających z powyższych dokumentów oraz Rocznego planu działań na Wydział Promocji i Wydawnictw nałożono obowiązek zapewnienia beneficjentom oraz potencjalnym beneficjentom spójnej i kompleksowej informacji o możliwościach pozyskania wsparcia w ramach poszczególnych priorytetów PO KL. Służyć temu mają konferencje informacyjne na temat POKL (zaopatrzone w odpowiednie logotypy, dane teleadresowe itd.). Przedmiot zamówienia obejmuje: wynajęcie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem, zapewnienie cateringu dla uczestników konferencji, przygotowanie i wysłanie zaproszeń, 1

2 zapewnienie recepcji konferencji, przygotowanie i przeprowadzenie ankiety ewaluacyjnej, wykonanie identyfikatorów dla prelegentów i uczestników, udokumentowanie fotograficzne i filmowe przebiegu poszczególnych imprez. 1 Wszystkie materiały konferencyjne powinny spełniać poniższe wymagania: zachowanie spójnej identyfikacji wizualnej dla materiałów z logo PO KL; ilekroć będzie mowa o pełnych danych teleadresowych to do zastosowania będzie formuła: Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych ul. Jagiellońska 74, Warszawa, tel. (0-22) , fax (0-22) ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o pełnym logo PO KL, to do stosowania będzie: ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o skróconym logo PO KL, to do stosowania będzie: (CMYK lub 5 kolorów PANTON w zależności od metody nadruku) 2

3 ilekroć w opisie przedmiotu będzie mowa o logo MJWPU, to do stosowania będzie: wersja: kolor (CMYK lub 4 kolory PANTON) Elektroniczną wersję logotypów oraz księgę identyfikacji NSS otrzymacie Państwo w momencie podpisania umowy. ilekroć będzie mowa o tekście o współfinansowaniu to do zastosowania będzie formuła: Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki ilekroć będzie mowa o haśle to do umieszczenia na materiale będzie: Człowiek najlepsza inwestycja ilekroć będzie mowa o egz. bezpł. to do umieszczenia na materiale będzie: egzemplarz bezpłatny, opcjonalnie wersje skrócone: egz. bezpłatny, bądź też egz. bezpł. ; ilekroć będzie mowa o www. to do umieszczenia na materiale będzie: ilekroć będzie mowa o infolinii to do umieszczenia na materiale będzie: ; wszystkie materiały/produkcje muszą mieć uregulowane kwestie majątkowe praw autorskich, które będą przekazane bez ograniczeń na MJWPU. 2 Zakres przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa konferencji organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych w ramach promocji Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zamówienie składa się z 6 niezależnych części (Firmy uczestniczące w przetargu mogą przedstawić ofertę dotyczącą jednej bądź więcej części. Przewiduje się podpisanie oddzielnej umowy na każdą część zamówienia): czy kwartał dotyczy terminu podpisania umowy?! Może dopisać realizowanego w terminach: I. Konferencja w Warszawie - w IV kwartale 2009 r. 3

4 II. Konferencja w Ciechanowie - w II-III kwartale 2009 r. III. Konferencja w Ostrołęce - w II-III kwartale 2009 r. IV. Konferencja w Płocku - w II-III kwartale 2009 r. V. Konferencja w Radomiu - w II-III kwartale 2009 r. VI. Konferencja w Siedlcach - w II-III kwartale 2009 r. Ad.I. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa: jednodniowej, ośmiogodzinnej konferencji informacyjnej dla 200 osób w Warszawie planowanej na IV kwartał (nie później jednak niż do 10 grudnia 2009 r.). AD.II - VI. Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie, organizacja i obsługa jednodniowej, ośmiogodzinnej konferencji informacyjnej dla 100 osób w 5 Oddziałach Zamiejscowych planowanej na II-III kwartale (nie później jednak niż do 30 sierpnia 2009 r.) Tematem wszystkich konferencji będzie komponent regionalny Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki wdrażany na Mazowszu. Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej i powinno obejmować: Ad.I. Konferencja w Warszawie Zamówienie powinno zostać wykonane zgodnie z wymogami określonymi poniżej: 1. Liczba uczestników: 200 osób, 2. Miejsce wydarzenia: Warszawa, Centrum miasta i okolice Centrum, 3. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 4. Termin: przełom listopada/grudnia 2009 r. (nie później jednak niż 10 grudnia 2009 r.), 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych*. 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) według programu konferencji: a) Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b) I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c) PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d) II blok konferencyjny 4

5 napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e) LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami** (min. 250ml/os): napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czasowe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 100 m 2 ), ilość wolnej powierzchni pozostałej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 200 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 5 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (1) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (2) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z 5

6 komputerem i Internetem), (3) ekran, (4) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 5 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 200 osób wraz z obsługą (2 osoby). 6.3 Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, 6

7 c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, d) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 230 szt.) e) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), f) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS), 6.5 Dostęp do bezpłatnych miejsc parkingowych, zapewnienie min. 20% w stosunku do założonej liczby uczestników (z oznaczeniem miejsc VIP), Ad.II. Konferencja w Ciechanowie. 1. Termin: II-III kwartał 2009r. (nie później niż do 30 sierpnia 2009),. 2. Liczba uczestników: 100 osób,. 3. Lokalizacja: w obrębie granic miasta,. 4. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych* 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) cateringu według programu konferencji: a Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d II blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), 7

8 soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami**: napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czaswe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 60 m 2 ), ilość wolnej powierzchni dodatkowej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 100 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 4 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (5) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (6) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z komputerem i Internetem), (7) ekran, (8) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 8

9 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 4 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 100 osób wraz z obsługą. dzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, d) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według 9

10 zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 120 szt.) e) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), f) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS) Ad. III. Konferencja w Ostrołęce Zamówienie obejmuje organizację w 2009 roku w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Ostrołęce 1 konferencji POKL 1. Termin: II-III kwartał 2009r. (nie później niż do 30 sierpnia 2009), 2. Liczba uczestników: 100 osób, 3. lokalizacja: w obrębie granic miasta, 4. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych* 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) cateringu według programu konferencji: a) Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b) I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c) PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d) II blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e) LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. 10

11 lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami**: napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czasowe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 60 m 2 ), ilość wolnej powierzchni dodatkowej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 100 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 4 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (9) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (10) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z komputerem i Internetem), (11) ekran, (12) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, 11

12 (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 4 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 100 osób wraz z obsługą. 6.3 Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, d) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 120 szt.) e) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), 12

13 f) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS) Ad.IV. Konferencje w Płocku Zamówienie obejmuje organizację w 2009 roku w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Płocku 1 konferencji POKL 1. Termin: II-III kwartał 2009r. (nie później niż do 30 sierpnia 2009), 2. liczba uczestników: 100 osób, 3. lokalizacja: w obrębie granic miasta, 4. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych* 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) cateringu według programu konferencji: a) Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b) I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c) PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d) II blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e) LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 13

14 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami**: napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe ustawione na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Wykonawca zapewnia serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czasowe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 60 m 2 ), ilość wolnej powierzchni dodatkowej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 100 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 4 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (13) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (14) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z komputerem i Internetem), (15) ekran, (16) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 4 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; 14

15 nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 100 osób wraz z obsługą. 6.3 Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, d) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 120 szt.) e) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), f) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami 15

16 komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS) Ad.V. Konferencje w Radomiu Zamówienie obejmuje organizację w 2009 roku w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Radomiu 1 konferencji POKL 1. Termin: II-III kwartał 2009r. (nie później niż do 30 sierpnia 2009), 2. Liczba uczestników: 100 osób, 3. Lokalizacja: w obrębie granic miasta, 4. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych* 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) cateringu według programu konferencji: a) Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b) I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c) PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d) II blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e) LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami**: napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe ustawione na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Wykonawca zapewnia Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa 16

17 kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czasowe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 60 m 2 ), ilość wolnej powierzchni dodatkowej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 100 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 4 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (1) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (2) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z komputerem i Internetem), (3) ekran, (4) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 4 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 100 osób wraz z obsługą. 6.3 Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: 17

18 a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, c) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, d) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 120 szt.) e) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), f) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS) Ad.VI. Konferencje w Siedlcach Zamówienie obejmuje organizację w 2009 roku w Oddziale Zamiejscowym Mazowieckiej 18

19 Jednostki Wdrażania Programów Unijnych w Siedlcach 1 konferencji POKL 1. Termin: II-III kwartał 2009r. (nie później niż do 30 sierpnia 2009), 2. Liczba uczestników: 100 osób, 3. Lokalizacja: w obrębie granic miasta, 4. Rodzaj imprezy: konferencja informacyjna, 5. Czas trwania według programu do 8 godzin zegarowych* 6. Opis zamówienia: 6.1 Zamówienie obejmuje zapewnienie (dobrej jakości cateringu) cateringu według programu konferencji: a) Rejestracja uczestników, rozdanie materiałów konferencyjnych KAWA POWITALNA: napoje gorące (kawa i herbata), woda (gazowana i niegazowana), soki (pomarańczowy, z czarnej porzeczki i grejpfrutowy), dodatki typu: cukier, mleko, cytryna**, tartinki (min.5szt/1os.), ciastka coctailowe i ciasta (min.100g/os.) dostępne do podania lunchu na stolikach coctailowych przy Sali konferencyjnej, b) I blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami) dostępne przez cały czas trwania bloku konferencji), c) PRZERWA KAWOWA napoje zimne i gorące**: woda gazowana i niegazowana, soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami typu: cukier mleko, cytryna) napoje, ciastka drobne (min.80g/1os.), d) II blok konferencyjny napoje zimne i gorące**: woda (gazowana i niegazowana), soki (3 rodzaje), kawa, herbata (z dodatkami cukier, mleko, cytryna), dostępne przez czas trwania bloku konferencyjnego, e) LUNCH (preferowane są potrawy regionalne): Stół zimny: 2 rodzaje przystawek mięsnych, 1 przystawka wegetariańska, 2 rodzaje sałatek (preferowane sałaty mieszane w bazie sałatek: np. lodowa, krucha, endywia, Rollo Rosa, Rollo Bianco itp.) (min.150g/1os), pieczywo mieszane, Stół ciepły (min.200g/1os): 1 zupa, 1 danie mięsne, 1 danie wegetariańskie, 2 rodzaje dodatków skrobiowych, 1 rodzaj warzyw na gorąco, (uwagi: na stole ciepłym zupy w kociołkach elektrycznych, dania gorące i dodatki w bemarach. Menu na poszczególne imprezy będą ustalane z zamawiającym 2 tygodnie przed imprezą, wyżywienie uczestników powinno być podane wyłącznie w pomieszczeniu przypisanych na cele konferencji, Stół słodki (min.100g/1os.): ciasteczka coctailowe, owoce, Stół z napojami**: napoje zimne (woda, soki), napoje gorące (kawa i herbata z dodatkami np. cukier, mleko, cytryna), f) Stoliki coctailowe ustawione na obrzeżach Sali Cateringowej, g) Wykonawca zapewnia Serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów obrusami, zastawa porcelanowa i szklana oraz sprzątanie). *terminy czasowe dotyczące poszczególnych bloków konferencyjnych mogą ulec zmianom (+/-) 20%. Jednakże konferencje zakończą się najpóźniej o godz **minimum 1 litr napojów zimnych i ciepłych wraz z dodatkami na osobę na konferencję; 6.2 Wykonawca zobowiązany będzie zapewnić: 19

20 a) Salę konferencyjną wraz z wyposażeniem: wielkość sali dostosowana do liczby uczestników (min. 60 m 2 ), ilość wolnej powierzchni dodatkowej min. 20%), sala dostosowana do charakteru konferencyjna, miejsca siedzące dla uczestników odpowiednio do liczby określonej przez Zamawiającego (min. 100 krzeseł) preferowane ustawienie teatralne, stół prezydialny dla 4 osób (preferowany kształt stołu prostokątny), mównica, klimatyzacja, dostęp do Internetu (1 stanowisko przy stole prezydialnym), zapewnienie dekoracji na salę konferencyjną i konsumpcyjną z cateringiem, zaplecze sanitarne (wc), zaplecze dla cateringu i techniczne (miejsce na składowanie materiałów konferencyjnych), zapewnienie obsługi imprezy min. 8 osób (1 osoba serwis techniczny, 2 hostessy, min. 4 osoby do obsługi cateringowej, 1 osoba ochrona), zapewnienie oznakowania wizualnego miejsca konferencji, Nagłośnienie i inne sprzęty audio-video, (+obsługa techniczna): (5) 4 mikrofonów bezprzewodowych dla uczestników i prowadzących, z podstawkami, (6) projektor multimedialny z wskaźnikiem laserowym (kompatybilny z komputerem i Internetem), (7) ekran, (8) komputer lub laptop. Dekoracje na sali konferencyjnej: 1 proporczyk Polska, 1 proporczyk - Unia Europejska i 1 proporczyk Województwa Mazowieckiego na stole prezydialnym, Stół prezydialny pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia), preferowany granatowy kolor materiału, (długość do podłogi), Zapewnienie stojących wizytowników na stół prezydialny: ilość: 4 sztuk; format: 200 x 80 mm; materiał: tworzywo pleksi; wymienna wkładka imienna; nadruk na wkładce: czarno-biały. b) Zapewnić sale lub inne pomieszczenia przeznaczone do konsumpcji oraz do rejestracji uczestników. c) Zapewnienie szatni dla 100 osób wraz z obsługą. 6.3 Inne warunki wchodzące w skład zorganizowania konferencji: a) przygotowanie w porozumieniu z Zamawiającym treści i wzoru zaproszenia na konferencję: wydrukowanie zaproszeń na papierze oraz przesłanie ich do uczestników wskazanych przez Zamawiającego nie później niż 14 dni przed planowaną konferencją; przygotowanie listy uczestników potwierdzających swą obecność na w/w imprezę; parametry zaproszeń zostaną podane przez Zamawiającego na 20

21 8 tygodni przed planowaną konferencją; b) zapewnienie recepcji konferencji: 4 krzesła, 2 stoły przykryte tkaniną granatową, na stołach: 2 tabliczki z napisem recepcja konferencji, 2 tabliczki z nazwą konferencji (z logotypami PO KL), 2 pojemniki na wizytówki, zapewnienie dwóch stojaków (wysokość cm): pierwszy stojak na format materiału informacyjnego A4, drugi stojak na format materiału informacyjnego A2. Recepcja zlokalizowana przy wejściu głównym lub przy wejściu/wejściach do sali konferencyjnej. Obsługa recepcji 2 osoby. Zadaniem recepcji będzie: obsługa uczestników przez cały czas trwania konferencji, w tym: udzielanie uczestnikom Informacji dotyczących spraw organizacyjnych, rejestracja uczestników i rozdanie identyfikatorów, logistyka i dystrybucja materiałów promocyjnych wśród uczestników konferencji, odbiór materiałów od Zamawiającego i dostarczenie ich do miejsca gdzie ma się odbyć konferencja, przygotowanie kompletów konferencyjnych dla uczestników (materiały dostarczane i rozliczane przez Zamawiającego), prowadzenie (zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. Dz. U Nr 133 poz. 883) listy obecności i oraz sporządzenie i prowadzenie listy dystrybucyjnej materiałów promocyjnych dla uczestników konferencji i przekazanie jej Zamawiającemu po zakończeniu konferencji, g) opracowanie w porozumieniu z Zamawiającym ankiety ewaluacyjnej i przeprowadzanie ewaluacji wśród uczestników konferencji, h) przygotowanie szczegółowego programu konferencji (w oparciu o wskazówki Zamawiającego), czyli ustalenie listy nazwisk prelegentów oraz tematów ich prelekcji/prezentacji. Zapewnienie obecności prelegentów według zaakceptowanej przez MJWPU listy. Przygotowanie wydruków wszystkich prezentacji dla uczestników konferencji (min. 120 szt.) i) wykonanie identyfikatorów imiennych dla prelegentów i osób prowadzących konferencję szkoleniową oraz identyfikatorów dla uczestników (w porozumieniu z Zamawiającym), j) udokumentowanie fotograficzne, kamerą przebiegu konferencji i przekazanie materiałów na nośniku CD/DVD Zamawiającemu niezwłocznie po zakończeniu konferencji szkoleniowej. Wykonawca wykona co najmniej 150 zdjęć z przebiegu konferencji. 6.4 Do miejsca konferencji musi być zapewniony dogodny dojazd środkami komunikacji miejskiej (z dworca PKP i PKS). 3 Informacje uzupełniające dotyczące przedmiotu zamówienia Podczas realizacji zlecenia obowiązują następujące standardy: 1) Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia Zamawiającemu, nie później niż w ciągu 10 dni roboczych od podpisania umowy, do akceptacji wstępnego harmonogramu imprez (według sugestii Zamawiającego). Szczegółowy harmonogram poszczególnych imprez będzie akceptowany na minimum na 1 miesiąc przed dniem konferencji (będzie zawierał czasowy podział pracy pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym). 21