OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Dnia Pracownika. Zakres zamówienia

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Dnia Pracownika. Zakres zamówienia Organizacja i obsługa Dnia Pracownika Informacje ogólne: 1. Termin realizacji zamówienia: 12 maja 2017 r. 2. Przedział czasowy: początek nie wcześniej niż o godz , zakończenie nie później niż o godzinie 4.00 rano dnia następnego. 3. Miejsce: Trybuna 2, Tor Wyścigów Konnych Służewiec, ul. Puławska 266, Warszawa 4. Charakterystyka spotkania: spotkanie ma na celu zwiększenie motywacji, zaangażowania i identyfikacji pracowników z firmą oraz integrację. Jest to jedyne wydarzenie w roku dające możliwość spotkania się Zarządu i wszystkich pracowników banku w jednym miejscu. 5. Przebieg wydarzenia: 1. część oficjalna (otwarcie, powitanie gości, wręczenie nagród dla pracowników) scena + widownia w układzie teatralnym 2. Część nieoficjalna zabawa klubowa + główna atrakcja wieczoru. 6. Motyw przewodni spotkania: BGK na drodze rozwoju 7. Uczestnicy: 800 osób Opis zamówienia Wymagania szczegółowe: Do zadań Wykonawcy przy organizacji Dnia Pracownika należeć będzie: 1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika i koncepcji artystycznej wydarzenia zgodnych z motywem przewodnim spotkania oraz identyfikacją wizualną BGK. 2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK, zgodnie z projektem zaakceptowanym przez BGK. 3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy. 4. Zapewnienie sceny. 5. Obsługa konferansjerska i występ artystyczny podczas imprezy. 6. Przygotowanie i druk zaproszeń. 7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz identyfikacją wizualną BGK. 8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników. 9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej. 10. Ubezpieczenie. 1

2 11. Koordynacja wydarzenia. 12. Pozostałe elementy dot. organizacji. Ad 1. Przygotowanie scenariusza Dnia Pracownika a) Projekt scenariusza w formie opisu Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. W scenariuszu przedstawi ogólny program spotkania i swój pomysł na główną atrakcję wieczoru w postaci występu artystycznego. b) W scenariuszu należy uwzględnić następujące elementy: wystąpienie prezes BGK, wystąpienie przewodniczącego Rady Nadzorczej BGK, wręczenie nagród wybranym pracownikom banku, główną atrakcję artystyczną wieczoru, część taneczną przy DJ, poczęstunek w formie bufetu z open barem, fotobudki z akcesoriami. Dostarczenie nagród jest po stronie Zamawiającego. c) Czas każdego wystąpienia jest szacowany na ok. 10 minut, ale będzie on doprecyzowany na etapie szczegółowych ustaleń z Wykonawcą, dlatego może ulec zmianie. d) Zamawiający oczekuje scenariusza w formie ogólnej, szczegółowy scenariusz minutowy będzie doprecyzowany na etapie współpracy z wybranym Wykonawcą. Scenariusz nie ma zawierać treści wystąpień ten element będzie również dopracowywany w późniejszym terminie. e) Proponowany scenariusz imprezy musi uwzględniać charakter spotkania, liczbę i profil gości. Scenariusz w szczególności powinien uwzględniać motyw przewodni, z którego wynikać będą pozostałe elementy: scenografia, atrakcje sceniczne, stroje hostess itp. f) Wykonawca przedstawi w scenariuszu opis koncepcji imprezy łączącej ze sobą wszystkie elementy wydarzenia, dostosowanej do grupy docelowej i charakteru imprezy oraz identyfikacji wizualnej BGK. Elementy obligatoryjne: scenariusz szczegółowo opisuje aktywności wyszczególnione przez Zleceniodawcę w Opisie Przedmiotu Zamówienia, scenariusz posiada różnorodność zastosowanych rozwiązań technicznych oraz rozwiązania przy zastosowaniu nowoczesnych technologii, zaproponowane przez Wykonawcę rozwiązania są adekwatne do rangi wydarzenia, scenariusz jest dostosowany do charakteru wydarzenia. Ad 2. Aranżacja miejsca w ścisłej współpracy z BGK i zgodnie z projektem zaakceptowanym przez BGK a) Dzień Pracownika odbędzie się w budynku Trybuna II, Tor Wyścigów Konnych Służewiec, ul. Puławska 266, Warszawa. 2

3 b) Lokalizacja będzie dostępna od 5 maja od godz. 00:01 do 6 maja do godz. 12. c) Obiekt Trybuny II jest wpisany do rejestru zabytków (Ustawa z dnia 23 lipca 2003 r. o ochronie zabytków i opiece nad zabytkami (Dz.U poz. 1446). W związku z tym Wykonawca jest w obowiązku skonsultować kwestie ograniczeń montażu scenografii z przedstawicielem Torów Wyścigów Konnych. d) Wykonawca będzie odpowiedzialny za pośrednictwo pomiędzy BGK a Torem Wyścigów Konnych we wszystkich kwestiach związanych z organizacją imprezy. e) Wszelkie decyzje nieujęte w umowie pomiędzy BGK a Torem Wyścigów Konnych będzie podejmował Zleceniodawca. f) W celu umówienia się na wizję lokalną Wykonawca skontaktuje się z przedstawicielem Torów Wyścigów Konnych: Michał Iłenda michal.ilenda@totalizator.pl. Ad 3. Oprawa techniczna i muzyczna imprezy a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie z charakterem spotkania. b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym odbędzie się impreza, w tym oświetlenia sceny, oświetlenia pomieszczeń, ew. terenu, gdzie odbędzie się Dzień Pracownika oraz oświetlenia wejścia do miejsca, w którym odbędzie się spotkanie. c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się impreza, sceny oraz wszystkich pomieszczeń i ew. terenu, gdzie odbędzie się spotkanie. d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie 5 mikrofonów scenicznych. e) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie spotkania. Liczba i rodzaj urządzeń musi wynikać ze scenariusza. f) Wykonawca zapewni niezbędną technikę, w tym nagłośnienie, oświetlenie, mikrofony, scenę odpowiedniej wielkości. g) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania prawne wynikające z wykorzystania utworów w oprawie muzycznej. h) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność urządzeń. 3

4 Ad 4. Zapewnienie sceny a) Wykonawca zapewni odpowiednią scenę w miejscu, gdzie odbywać się będzie impreza o wymiarach min. 8x6 m i wysokości min. 80 cm. b) Scena musi być dostosowana wielkością do liczby osób, które będą na niej występować w czasie spotkania, w tym prowadzących imprezę, Zarządu BGK, pracowników odbierających nagrody oraz atrakcji artystycznej. Ze strony banku przewidziane jest na scenie jednocześnie maksymalnie 15 osób. c) Scena powinna posiadać elementy scenografii wynikające ze scenariusza imprezy, odpowiednie oświetlenie, musi być wyposażona w schody umożliwiające łatwe wejście. Powinna również być zbudowana w sposób, który umożliwi komfortowe oglądanie wydarzeń ze sceny siedzącym i stojącym gościom. Przyjęta scenografia oraz scena muszą uwzględniać konieczność sprawnego, bezkolizyjnego wchodzenia i schodzenia ze sceny, m.in. przez poszczególne osoby przemawiające. Ad 5. Obsługa konferansjerska i występ artystyczny imprezy a) Wykonawca odpowiada za zapewnienie profesjonalnej obsługi konferansjerskiej spotkania. Wykonawca przedstawi propozycje 3 kandydatów w scenariuszu. Konferansjer musi posiadać co najmniej 5-letnie doświadczenie w zawodzie dziennikarza/ aktora/ prezentera/ konferansjera potwierdzone oświadczeniem własnym Wykonawcy, że każda z trzech proponowanych osób spełnia wymagania opisane w niniejszym punkcie. Profil prowadzącego powinien być dostosowany do charakteru wydarzenia oraz motywu przewodniego imprezy. Propozycję konferansjerów wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryterium oceny. Finalna propozycja konferansjera musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. b) Wykonawca zorganizuje co najmniej jedno spotkanie robocze przedstawicieli Wykonawcy, konferansjera i BGK celem omówienia scenariusza i innych szczegółów organizacyjnych. Spotkanie musi odbyć się nie później niż 7 dni przed wydarzeniem. c) W dniu imprezy konferansjer musi być na miejscu nie później niż na 2 godziny przed rozpoczęciem uroczystości. d) Wykonawca zapewni obsługę muzyczną, tj. DJ a dostępnego do godz. 4:00. e) Wykonawca zapewni główną atrakcję wieczoru np. występ artystyczny lub inny rodzaj show. Wystąpienie głównej atrakcji wieczoru nie powinno trwać dłużej niż 45 min. Wykonawca przedstawi propozycje co najmniej 3 propozycji atrakcji w scenariuszu. Proponowana atrakcja wieczoru musi mieć doświadczenie potwierdzone oświadczeniem własnym Wykonawcy, że każda z trzech proponowanych atrakcji spełnia wymagania opisane w niniejszym punkcie. Propozycje atrakcji wieczoru wraz z opisem Wykonawca przedstawi jako załącznik do 4

5 oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryterium oceny. Finalna propozycja atrakcji wieczoru musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych związanych z prowadzeniem imprezy i oprawą artystyczną oraz wynagrodzeniem dla artysty, DJ, konferansjera, a także uregulowanie ZAIKS-u. Ad 6. Przygotowanie i druk zaproszeń a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie zaproszeń: elektronicznego, które zostanie rozesłane do pracowników banku oraz zaproszenia papierowego, które zostanie wysłane do 30 osób (zaproszenia w kopertach). Wykonawca zajmie się: przygotowaniem projektu zaproszeń, personalizacją, drukiem, konfekcjonowaniem oraz wysyłką zaproszenia drukowanego do wskazanych osób. Za wysłanie zaproszeń elektronicznych odpowiada Zleceniodawca. b) Zaproponowanie formatu, wielkości i wzoru zaproszenia drukowanego należy do zadań Wykonawcy. Zaproszenie musi pasować do pozostałych elementów aranżacji zaproponowanych przez Wykonawcę oraz być zgodne z identyfikacją wizualną banku. Ad 7. Przygotowanie scenografii zgodnej z motywem przewodnim wydarzenia oraz identyfikacją wizualną BGK a) Projekt aranżacji przestrzeni z: oświetleniem, aranżacją sceny, wyposażeniem (umeblowaniem), dekoracją, aranżacją wejścia Wykonawca przedstawi jako załącznik do oferty w formie opisu i wizualizacji wybranych elementów. Projekt będzie podlegał ocenie Komisji przetargowej i będzie stanowić element przetargowy w kryteriach oceny. b) Wykonawca odpowiedzialny będzie za przygotowanie oprawy wizualnej uroczystości tj. zaprojektowanie, wykonanie i instalację scenografii odpowiedniej do charakteru wydarzenia, zgodnej z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK. c) Aranżacja sceny powinna uwzględniać potrzeby wynikające ze scenariusza wydarzenia, posiadać odpowiednie nagłośnienie i oświetlenie. d) Wymagane elementy scenografii: znaki graficzne związane z bankiem, dekoracja multimedialna, kwiatowa lub innego rodzaju, miejsce na statuetki, ekran, mikrofony itp. e) Wszystkie elementy scenografii muszą ze sobą współgrać, tworzyć spójną kompozycję, zgodną z motywem przewodnim oraz identyfikacją wizualną BGK. f) Wszystkie prace i czynności techniczne i scenograficzne muszą być zakończone na 2 godziny przed rozpoczęciem spotkania. 5

6 8. Aranżacja przestrzeni rozumiana jako zaproponowana scenografia, musi uwzględniać: oświetlenie, aranżację sceny, wyposażenie (umeblowanie), dekorację, aranżację wejścia. Aranżacja przestrzeni musi być spójna z charakterem spotkania (spotkanie integrujące pracowników) oraz motywem przewodnim wydarzenia: BGK na drodze rozwoju. Aranżacja spotkania spójna z charakterem spotkania czyli dostosowana do grupy docelowej i rodzaju imprezy oraz spójna z motywem przewodnim wydarzenia. To znaczy, że jej wszystkie elementy: oświetlenie, aranżacja sceny, wyposażenie (umeblowanie), dekoracja, aranżacja wejścia, będą z siebie wynikały, układając się w jedną całość i będą zgodne z identyfikacją wizualną BGK. Finalna propozycja aranżacji przestrzeni musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. Ad 8. Zorganizowanie poczęstunku dla uczestników a) Wykonawca zapewni welcome drink oraz finger foods przy wejściu dla wszystkich gości. b) Po zakończeniu oficjalnej części uroczystości przewidziany jest bufet na stojąco. Bufet powinien być uzupełniany do godz. 2 rano. c) Menu powinno zawierać przynajmniej 5 rodzajów przekąsek zimnych, minimum 4 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania wegetariańskie, mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum 3 rodzaje deserów, owoce. Menu na jedną osobę musi wynieść minimum 800 g. Propozycję menu Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową i stanowić będzie jeden z elementów kryteriów oceny. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. d) Liczba i rodzaj dań powinna być odpowiednio dobrana do charakteru imprezy, liczby uczestników, czasu trwania imprezy. e) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską. f) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze przez cały czas trwania bankietu, tj. od zakończenia części oficjalnej do zakończenia imprezy. g) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz sztućców, szklanek, kieliszków, serwetek. h) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę stołów koktajlowych i krzeseł barowych w stosunku do liczby zaproszonych gości oraz dekoracje stołów w postaci np. kompozycji kwiatowych. i) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz zapewnienie porządku i czystości. 6

7 j) Najpóźniej 30 dni przed imprezą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia. BGK zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez Wykonawcę. k) Miejsca do siedzenia i jedzenia muszą być zorganizowane w pomieszczeniach zadaszonych, zamkniętych, ciepłych. l) Wykonawca zapewni open bar (do 7 godzin) dla wszystkich uczestników imprezy wraz z obsługą barmańską. W skład open-baru powinny wejść napoje zimne (woda: gaz, ngaz, soki owocowe: jabłkowy, pomarańczowy, grejpfrut, napoje gazowane: cola, fanta, sprite), napoje gorące (kawa i herbata), alkohol (piwo, wino białe i czerwone, popularne drinki). Napoje bezalkoholowe oraz wino powinny być dostępne w formie samoobsługowej na bufetach. Ad 9. Zorganizowanie obsługi fotograficznej a) Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną imprezy i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD) nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od daty spotkania do centrali BGK w Warszawie. b) Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe. c) Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 200 zdjęć, w tym zdjęcia z przebiegu imprezy, wystąpień, zdjęć obrazujących kuluary, występy artystyczne, zgodnie ze scenariuszem wydarzenia. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. Ad 10. Ubezpieczenie a) Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty zł. b) Wykonawca powinien zapewnić odpowiednie zabezpieczenie medyczne imprezy. Ad 11. Koordynacja imprezy a) Wykonawca w czasie imprezy powinien zapewnić 2 koordynatorów, jako osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania i rozliczenia imprezy, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.) po stronie BGK. b) Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej, artystycznej i technicznej całej imprezy. 7

8 c) Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas okresu przygotowań do imprezy i w trakcie imprezy. Ad 12. Pozostałe elementy dot. organizacji a) Wykonawca zapewni elektroniczną rejestrację gości w dniu wydarzenia. b) Wykonawca zapewni agregat prądotwórczy, jeśli będzie konieczny przy organizacji wydarzenia. c) Wykonawca zapewni hostessy w odpowiedniej liczbie, które zajmą się m.in. podawaniem nagród i odznaczeń. Hostessy powinny być ubrane w stroje nawiązujące do charakteru imprezy. d) Wykonawca zapewni obsługę techniczną miejsca w czasie montażu urządzeń technicznych i w czasie imprezy. e) W razie potrzeby Wykonawca zapewni urządzenia grzewcze w odpowiedniej liczbie. f) Wykonawca zapewni oznaczenie terenu imprezy (kierunkowskazy, oznaczenie parkingu). g) Wykonawca zapewni osoby do obsługi recepcyjnej i technicznej dostępne na miejscu przez cały czas trwania imprezy. h) Wykonawca zapewni obsługę szatni przez hostessy przez cały czas trwania imprezy. i) Wykonawca zapewni kosze na śmieci na terenie lokalu i przed nim oraz popielniczki w odpowiedniej ilości. j) Wykonawca zapewni zadaszenie oraz dywan przed wejściem do hali. k) Wykonawca spełni wymagania techniczne dot. transportu, garderoby i cateringu zarówno dla artystów, jak i prowadzących imprezę. l) Wykonawca zapewni 700 krzeseł (w ustawieniu teatralnym) podczas części oficjalnej spotkania. Podczas nieoficjalnej części wieczoru Wykonawca zapewni miejsce do tańczenia, stoliki koktajlowe wraz z krzesłami oraz strefę chillout dla 100 osób (niskie fotele i kanapy). m) Wykonawca zapewni ochronę przeciwpożarową od godz do godz w dniu wydarzenia. n) Wykonawca zapewni dyżur elektryka podczas trwania wydarzenia od godz do godz

9 o) Wykonawca zapewni ochronę do kierowania ruchem w dniu wydarzenia w godz p) Wykonawca zapewni ochronę wewnętrzną (5 osób) w dniu wydarzenia w godz q) Wykonawca zapewni artykuły higieniczne (białe) uzupełniane w dniu eventu w godzinach r) Wykonawca zapewni serwis toalet w dniu eventu. s) Wykonawca zapewnieni serwis sprzątający na lokalizacji w dniu eventu. t) Wykonawca zapewni sprzątanie po montażach w dniu eventu w godz u) Wykonawca zapewni sprzątanie, mycie maszynowe budynku oraz terenu przyległego po evencie. v) Wykonawca zapewnieni kontener na śmieci 7 m3 wraz z wywozem nieczystości, który byłby podstawiony w dniu eventu. 9