ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY KONKURSOWEJ NA. Przygotowanie i przeprowadzenie,,finału Centralnego o Puchar Kinder + Sport 2016

Transkrypt

1 I. Dane teleadresowe zapraszającego ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY KONKURSOWEJ NA Przygotowanie i przeprowadzenie,,finału Centralnego o Puchar Kinder + Sport 2016 Fundacja Polska Siatkówka z siedzibą: w Warszawie przy ul Puławskiej 383 KRS , NIP Tel: 22/ fundacja@fps-org.pl II. Miejsce publikacji ogłoszenia 1. Siedziba Zamawiającego (ul. Puławska 383, Warszawa) 2. Strona internetowa Zamawiającego: ( zamówienie ukaże się również na stronie PZPS głównego organizatora turnieju ) III. Tytuł zadania Finał Centralny o Puchar Kinder + Sport IV. Opis przedmiotu oferty konkursowej: Przedmiotem zaproszenia do złożenia oferty jest przygotowanie oraz obsługa Finału Centralnego o Puchar Kinder + Sport Termin realizacji zadania: pierwsze wolne dni po zakończeniu roku szkolnego 2016 (dokładny termin zostanie ustalony i podany do wiadomości publicznej po ustaleniu go z oferentem, który wygra konkurs). Zostaje utrzymana czterodniowa formuła Turnieju, (przy czym pierwszy dzień jest przeznaczony na dojazd, zakwaterowanie i odprawę techniczną zespołów biorących w nim udział) 2. Ilość uczestników: 288 zespołów wraz z trenerami z całej Polski (około 1600 dzieci i trenerów obojga płci) 3. Obsługa sędziowska: około 90 sędziów( ilość sędziów uzależniona od ilości boisk przygotowanych do rozegrania turnieju) Organizacja Finału obejmuje: kontakt z zapraszającym przygotowanie i wysyłanie komunikatów organizacyjnych związanych z organizacją i przebiegiem turnieju do stron zainteresowanych (WZPS w fazie przed turniejowej, w trakcie trwania imprezy forma elektroniczna i papierowa na tablicach informacyjnych) przygotowanie systemu losowania i rozgrywek dostosowane do ilości zespołów i przygotowanych boisk przygotowanie scenariusza otwarcia i zamknięcia imprezy usługę cateringową max dla 15 osób w postaci kawy, herbaty, ciastka i napojów zimnych ( dla gości zaproszonych na otwarcie Turnieju oraz dla przedstawicieli Sponsora Turnieju Firma Ferrero S.A., Communication Unlimited -przedstawiciele firm, którzy będą obecni podczas całego turnieju wraz z ambasadorami turnieju Sebastianem Swiderskim i Piotrem Gruszką) zapewnienie noclegu i wyżywienia dla uczestników turnieju (przedstawienie oferty cenowej)

2 wynajem hal sportowych ( zabezpieczenie między innymi: dostępu do płyty boiska przed osobami nieuczestniczącymi w meczach, obsługi technicznej- wyklejenie boisk i rozstawienie siatek oraz obsługi biura zawodów, dostępność do sanitariatów wraz z szatniami dla zawodników, firmy sprzątającej obiekty, pomieszczenia socjalnego dla firmy przygotowującej pakiety nagrodowe i podarunkowe dla uczestników Turnieju, zabezpieczenie kontenera na śmieci i ich wywóz) zabezpieczenie obsługi medycznej na czas trwania turnieju 4. Kontakt z Zapraszającym Wykonawca wskazuje Zamawiającemu osobę odpowiedzialną za obsługę całości zamówienia i podaje dane kontaktowe tej osoby. Zamawiający będzie uzgadniał z tą osobą najważniejsze kwestie związane z zamówieniem, zgłaszał jej uwagi dotyczące osób i podwykonawców realizujących zamówienie. 5. Pomieszczenie do odprawy technicznej Zabezpieczenie pomieszczenia do odprawy technicznej dla trenerów, na minimum 150 osób wraz z następującym wyposażeniem technicznym: miejsca siedzące dla wszystkich uczestników odprawy nagłośnienie sprzęt do prezentacji ekran, rzutnik multimedialny 2 bezprzewodowe mikrofony. 6. Wszystkie wyżej wymienione pozycje proszę zamieścić w preliminarzu finansowym, dołączonym do części opisowej oferty. 7. Decyzję o realizacji zadania objętego postępowaniem konkursowym podejmuje Zarząd PZPS. V. Wymagania szczegółowe Wykonawca przygotowuje sprawozdanie merytoryczno - finansowe z przeprowadzonego turnieju i przedłoży Zapraszającemu w terminie nie dłuższym niż 7 dni roboczych od dnia zakończenia turnieju. VI. Miejsce, termin i sposób składania ofert Prosimy o złożenie oferty wraz z preliminarzem finansowym w terminie do r. do godz.16: 00 w Siedzibie Zapraszającego, osobiście lub drogą pocztową.

3 Przy wysyłaniu oferty drogą pocztową lub przy złożeniu jej osobiście, koperta zawierająca ofertę powinna być zaadresowana: Fundacja Polska Siatkówka ul. Puławska 383, Warszawa,,Turniej Centralny o Puchar Kinder + Sport 2016 Z dopiskiem: Nie otwierać do dnia r. do godz. 16:00 VII. Opis warunków udziału w postępowaniu. O zamówienie mogą ubiegać się WZPS- y, które: posiadają wiedzę i doświadczenie w organizacji dużych imprez dziecięcych dysponują niezbędnym potencjałem technicznym do wykonywania zamówienia VIII. Opis sposobu przygotowania oferty. 1. Wykonawca zobowiązany jest przygotować ofertę w sposób określony w niniejszym zaproszeniu do złożenia oferty konkursowej. 2. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 3. Zapraszający nie dopuszcza składania ofert częściowych oraz wariantowych. 4. Oferta powinna być podpisana przez Wykonawcę. 6. Oferta wraz z preliminarzem powinna zawierać podpis oraz pieczątkę Wykonawcy, lub osoby do tego upoważnionej. IX. Miejsce i termin otwarcia ofert: Oferty zostaną złożone dnia r.. o godzinie 16: 15 w biurze Sekretarza PZPS. Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie umieszczone na stronie internetowej Fundacji Polska Siatkówka i PZPS. X. Warunki płatności. Warunki płatności zostaną omówione i szczegółowo określone w umowie ze Zwycięzcą konkursu. XI. Kontakt z Zamawiającym. Osobą upoważnioną do kontaktu jest Agnieszka Cyran Dyrektor Fundacji Polska Siatkówkaodpowiedzialna za realizację projektu Kinder + Sport, acyran@fps-org.pl Tel

4

5

6

7