Zadanie I organizacja obsługi restauracyjno - cateringowej we Wrocławskim Centrum Kongresowym w dniach 12 i 13 czerwca 2015 r.

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia. Załącznik nr 2A do SIWZ Załącznik nr 4 dla zadania I do umowy BPR... Przedmiotem zamówienia jest świadczenie przez Wykonawcę kompleksowej usługi restauracyjno cateringowej z zachowaniem zasad protokołu dyplomatycznego, w szczególności polegającej na przygotowaniu potraw, zapewnieniu obsługi kelnerskiej, serwisu oraz odpowiedniej zastawy stołowej dla gości międzynarodowej konferencji Wrocław Global Forum Zadanie I organizacja obsługi restauracyjno - cateringowej we Wrocławskim Centrum Kongresowym w dniach 12 i 13 czerwca 2015 r. 1. Miejscem realizacji zamówienia będą: Wrocławskie Centrum Kongresowe, ul. Wystawowa 1, Wrocław, PERGOLA Restauracja & Kawiarnia, ul. Wystawowa 1, Wrocław oraz Hala Stulecia, ul. Wystawowa 1, Wrocław, w dniu 12 czerwca br. od godz. 8:30 do godz. 1:00 w dniu 13 czerwca br., w dniu 13 czerwca br. od godz. 8:30 do godz. 15: W ramach świadczonej usługi Wykonawca będzie zobowiązany do zorganizowania: a) całodziennego serwisu kawowego dla 500 osób w dniu 12 czerwca 2015 r. od godz. 8:30. wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) - bez soki owocowe (przynajmniej trzy rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka) - bez Zamawiający wymaga, aby napoje ciepłe i zimne zostały rozmieszczone punktowo (na 70 osób powinien przypadać 1 punkt serwujący); słodki poczęstunek np. ciasta domowe, ciasteczka, owoce bez zapewnienie minimum 30 stolików koktajlowych z elastycznymi pokrowcami w kolorze białym; dla 150 osób (Zamawiający przekaże Wykonawcy informację b) całodziennego serwisu kawowego z kanapkami dla 500 osób w dniu 13 czerwca 2015 r. od godz. 8:30. wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) - bez soki owocowe (przynajmniej trzy rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka) - bez Zamawiający wymaga, aby napoje ciepłe i zimne zostały rozmieszczone punktowo (na 70 osób powinien przypadać 1 punkt serwujący); kanapki, zimne przekąski typu finger food bez słodki poczęstunek np. ciasta domowe, ciasteczka, owoce bez 1

2 zapewnienie minimum 30 stolików koktajlowych z elastycznymi pokrowcami w kolorze białym; dla 150 osób (Zamawiający przekaże Wykonawcy informację c) serwisu kawowego podczas debat w dniach 12 i 13 czerwca 2015 r. dla 100 osób od godz. 9:00. wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) - bez soki owocowe (przynajmniej trzy rodzaje 100 % soków owocowych pomarańczowy, jabłkowy, czarna porzeczka) - bez zapewnienie okrągłych, 10 osobowych stołów ilości 10 szt., odpowiedniej ilości krzeseł oraz bielizny stołowej i pokrowców na krzesła w kolorze białym; d) lunchu w dniu 12 czerwca dla 400 osób, w formie bufetu szwedzkiego około godz. 13:00. zupa w ilości minimum 250 g na osobę (Wykonawca zaproponuje min. 2 rodzaje, ze szczególnym uwzględnieniem kremów warzywnych); danie główne na ciepło w ilości minimum 160 g na osobę (Wykonawca zaproponuje minimum 8 rodzajów dań kuchni polskiej, w tym 5 dań mięsnych i 3 dania bezmięsne, z których Zamawiający wybierze 3 dania mięsne, 1 danie wegetariańskie i 1 danie wegańskie. W szczególnych przypadkach, zgodnie ze wskazaniami przekazanych Zamawiającemu przez uczestników lunchu, Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetyczno zdrowotnych); dodatki w ilości minimum 100 g na osobę (np. puree ziemniaczane, kluski śląskie, warzywa gotowane, bufet sałatkowy), dobrane do dania głównego; zapewnienie minimum 50 stolików okrągłych, każdy z 4 krzesłami; Wykonawca zobowiązany jest do serwowania dań gorących z podgrzewanych lub trzymających ciepło chromowanych bemarów; Wykonawca na własny koszt musi zapewnić pomieszczenia do świadczenia usługi w restauracji PERGOLA Restauracja & Kawiarnia ; dla 120 osób (Zamawiający przekaże Wykonawcy informację e) lunchu zasiadanego dla VIP w dniach 12 i 13 czerwca dla 40 osób około godz. 13:00. przystawka w ilości minimum 100 g na osobę (Wykonawca zaproponuje minimum 2 przystawki, z których Zamawiający wybierze 1); danie główne na ciepło z dodatkami w ilości minimum 250 g na osobę (Wykonawca zaproponuje minimum 4 rodzaje dań kuchni polskiej, w tym 2 dania mięsne i 2 wegetariańskie, z których Zamawiający wybierze 1 danie mięsne i 1 danie wegatariańskie do wyboru z mini karty. W szczególnych przypadkach, zgodnie ze wskazaniami przekazanymi Zamawiającemu przez uczestników lunchu, 2

3 Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetyczno -zdrowotnych); mięsne danie główne zostanie przygotowane z wołowiny, cielęciny lub jagnięciny, danie wegetariańskie z halibuta, sandacza lub łososia; deser (Wykonawca zaproponuje 3 rodzaje ciast porcjowanych w ilości 150 g na osobę, typu sernik, szarlotka, tarta); Kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata, woda, sok owocowy 100% - bez lunch zostanie wyserwowany na tarasie Wrocławskiego Centrum Kongresowego, w namiocie ustawionym przez Zamawiającego; Wykonawca zapewni odpowiednią ilość stołów, krzeseł, bielizny stołowej, zastawy porcelanowej, sztućców i szkła oraz oprawę florystyczną stołów; opcja dodatkowa: możliwość zwiększenia ilości zamówienia, dodatkowo dla 15 osób na dzień (Zamawiający przekaże Wykonawcy informację o ostatecznej ilości osób najpóźniej do godz. 12:00 w dniu zorganizowania lunchu); f) poczęstunku dla wolontariuszy i obsługi technicznej WGF w dniach 12 i 13 czerwca, dla 200 osób od godziny 12:00 do godziny 15:00. Zupa w ilości minimum 250 g na osobę (Wykonawca zaproponuje min. 2 rodzaje, z których Zamawiający wybierze 1) dostępna przez cały dzień od godziny 12:00 do godziny 22:00; danie główne na ciepło z dodatkami w ilości minimum 250 g na osobę, serwowane w porze lunchu (Wykonawca zaproponuje minimum 3 rodzaje dań kuchni polskiej, z których Zamawiający wybierze 1 danie mięsne i 1 danie wegatariańskie); kawa z dodatkami, herbata, woda mineralna niegazowana bez g) uroczystej kolacji podczas gali Atlantic Council Freedom Awards zgodnie z ustalonym programem w dniu 12 czerwca 2015 r. dla 320 osób w godzinach 18:30 1:00. kolacja zostanie wyserwowana w Sali Wielofunkcyjnej Wrocławskiego Centrum Kongresowego, przy okrągłych stołach 10 osobowych; przystawka w ilości minimum 100 g na osobę (Wykonawca zaproponuje minimum 2 przystawki, z których Zamawiający wybierze 1) danie główne na ciepło z dodatkami w ilości minimum 250 g na osobę (Wykonawca zaproponuje minimum 4 rodzaje dań kuchni polskiej, w tym 2 dania mięsne i 2 dania wegetariańskie, z których Zamawiający wybierze 1 danie mięsne i 1 danie wegatariańskie do wyboru z mini karty. W szczególnych przypadkach, zgodnie ze wskazaniami przekazanymi Zamawiającemu przez uczestników lunchu, Wykonawca zaproponuje inne dania dla osób o specjalnych wymaganiach dietetyczno -zdrowotnych); mięsne danie główne zostanie przygotowane z wołowiny, cielęciny lub jagnięciny; menu podczas uroczystej gali musi przynajmniej w 90% różnić się od menu lunchu zasiadanego dla VIP organizowanego w tym samym dniu; deser (Wykonawca zaproponuje 3 rodzaje ciast porcjowanych w ilości 150 g na osobę, typu tort, tarta) Kawa z ekspresu ciśnieniowego, herbata, woda, sok owocowy 100% - bez limitu Wino wytrawne białe i czerwone w ilości 300 ml na osobę, 1 lampkę wytrawnego wina musującego na powitanie w ilości 150 ml na osobę; zapewnienie odpowiedniej ilość stołów i krzeseł oraz bielizny stołowej i pokrowców na krzesła w kolorze białym; zapewnienie zastawy porcelanowej, sztućców i szkła; 3

4 zapewnienie obsługi kelnerskiej (minimum 1 kelner obsługujący 1 stolik), która obowiązkowo musi posługiwać się językiem angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację z gośćmi); zapewnienie oprawy florystycznej stołów w kolorze ustalonym z Zamawiającym (decyzję o wyborze kolorów Zamawiający podejmie najpóźniej do 10 czerwca br.); 3. Do podawanych ciepłych napojów typu kawa, herbata Wykonawca zobowiązany jest zapewnić dodatki: śmietankę do kawy w dzbanuszkach porcelanowych o pojemności nie większej niż 300 ml, świeżą cytrynę w plasterkach (plasterki przekrojone na połowę w przypadku przerw kawowych), cukier (w cukiernicy porcelanowej). 4. Wszystkie dania oraz napoje gorące podane zostaną w naczyniach ceramicznych; napoje zimne serwowane będą w szkle (szklanki, kieliszki do wody, lampki do wina białego i czerwonego szkło sodowe lub kryształowe, wyłącznie przezroczyste i bezbarwne, bez kalkomanii, nadruków lub dekorów; zapewnienie serii (stosownej do okazji) zastawy porcelanowej i sztućców; użyta zastawa będzie czysta, nieuszkodzona. 5. Zapewnienie bielizny stołowej w kolorze białym. Ewentualne odstępstwa od tych wymogów są dopuszczalne w uzasadnionych przypadkach, po akceptacji Zamawiającego; do posiłków zasiadanych podane zostaną wyłącznie serwetki materiałowe (złożone lub włożone do obrączek), bawełniane w kolorze białym lub ecru. 6. Wykonawca zobowiązany będzie do posiadania i przedstawienia przy podpisywaniu umowy kserokopii odpowiednich certyfikatów Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem żywności. 7. Zapewnienie obsługi technicznej w zakresie przygotowania a następnie niezwłocznego uprzątnięcia i wywiezienia wszystkich śmieci pozostałych po posiłkach. 8. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić profesjonalną i zgodną z protokołem dyplomatycznym obsługę gości VIP. Obsługa kelnerska obowiązkowo musi posługiwać się językiem angielskim na poziomie umożliwiającym swobodną komunikację z gośćmi w zakresie wykonywanych obowiązków kelnerskich. 9. Zapewnienie stołów i stolików koktajlowych nakrytych obrusami wraz z miejscami siedzącymi nakrytymi pokrowcami w kolorze obrusów. Użyte obrusy oraz pokrowce na miejsca siedzące muszą być bezwzględnie czyste i nieuszkodzone, bez plam. Ponadto Wykonawca przygotuje stoły dla potrzeb budowy bufetów szwedzkich wraz z całą zastawą, obrusami i pokrowcami na miejsca siedzące. 10. Zapewnienie oprawy florystycznej z żywych kwiatów (na stoliki koktajlowe i bufety w kolorach omówionych z Zamawiającym). 11. Przygotowując menu Wykonawca powinien wziąć pod uwagę dostępne produkty lokalne oraz sezonowe. 12. Wykonawca wydrukuje menu w języku polskim oraz angielskim i umieści je w widocznym miejscu na stołach. W przypadku bufetów szwedzkich będą to dwujęzyczne etykiety umieszczone przy każdej potrawie. 13. Wszystkie posiłki zapewnione przez Wykonawcę muszą być bezwzględnie świeże, przyrządzone w dniu świadczenia usługi, muszą charakteryzować się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników oraz estetyką podania. Produkty przetworzone (takie jak kawa, herbata, soki i inne) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia). 4

5 14. Wykonawca zapewni, aby w trakcie kolacji uczestnicy posiadali ciągły dostęp do napojów gorących oraz zimnych, a także wszystkich podawanych dań. 15. Obowiązkiem Wykonawcy w porozumieniu z Zamawiającym będzie skuteczna redystrybucja pozostałej po wydarzeniu żywności oraz utylizacja pozostałych odpadków żywnościowych zgodnie z zasadami segregacji. 16. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania uwag w trakcie realizacji usługi, które Wykonawca zobowiązany będzie uwzględnić. 17. Wykonawca zobowiązany jest do znajomości i stosowania zasad protokołu dyplomatycznego w trakcie organizacji posiłków oraz obsługi gości (kolejność i dobór dań, serwis, nakrycie stołu, ubiór kelnerów). 18. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia propozycji menu z uwzględnieniem charakteru konferencji oraz rangi zaproszonych gości. 19. Wykonawca oraz wszystkie osoby biorące udział w realizacji zamówienia wyznaczone przez Wykonawcę w trakcie realizacji usługi: w żaden sposób nie mogą narazić udostępnionych pomieszczeń na jakiekolwiek uszkodzenia lub zniszczenia, zastosują się do wszelkich wskazówek i zaleceń ze strony pracowników oddelegowanych przez Halę Stulecia oraz Gminę Wrocław dotyczących postępowania w pomieszczeniach udostępnionych przy realizacji zadania, zobowiązane będę do przestrzegania wszelkich ograniczeń konserwatorskich, Wykonawca przyjmuje na siebie pełną odpowiedzialność materialną za ewentualne zniszczenia lub zaginięcia mienia znajdującego się w udostępnionych pomieszczeniach, powstałe zarówno w trakcie prowadzenia prac montażowych i demontażowych, jak również podczas trwania samej imprezy, przy czym dotyczy to tylko skutków działań Wykonawcy. 20. Wykonawca ustawi wszystkie elementy ruchome wchodzące w skład sprzętu cateringowego (bar, stoły, krzesła, stoliki koktajlowe i.in.) zgodnie z życzeniem Zamawiającego. 21. Wykonawca zapewni odpowiedni transport żywności oraz sprzętu cateringowego. 22. Do obowiązków Wykonawcy należy zagwarantowanie zaplecza cateringowego na terenie obiektu, w którym odbywać się będzie konferencja. Cena wynajmu pomieszczeń zostanie wkalkulowana w cenę menu. 23. Zamawiający zapewni Wykonawcy bezpłatny dostęp do pomieszczeń Wrocławskiego Centrum Kongresowego (tj. Sale konferencyjne na poziomie I; foyer 1, foyer 2, sala wielofunkcyjna - na poziomie II; sale spotkań, taras widokowy - na poziomie III) oraz pomieszczenia wyznaczonego do wyserwowania poczęstunku dla wolontariuszy Hali Stulecia (Rotunda 11). 24. Do obowiązków wykonawcy należy zapewnienie dostępu do pomieszczeń restauracji oraz bistro na poziomie pierwszym Wrocławskiego Centrum Kongresowego, należących do PERGOLA Restauracja & Kawiarnia, ul. Wystawowa 1, Wrocław. 25. Koszty związane z uzyskaniem dostępu do pomieszczeń restauracji oraz bistro na poziomie pierwszym Wrocławskiego Centrum Kongresowego zostaną wliczone w cenę menu. 5