OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 załącznik nr 1 do Ogłoszenia OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa Regionalnych Konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego. Zakres zamówienia Organizacja i obsługa 16 Regionalnych Konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego Informacje ogólne: 1. Termin realizacji zamówienia: marzec - lipiec 2018 r. Dokładna lista miejsc i terminów każdej z Konferencji zostanie przekazana po podpisaniu umowy. 2. Przedział czasowy: 16 całodziennych wydarzeń odbywających się w godzinach 9:00 17:00 3. Miejsca: Lokalizacja dużych konferencji: Warszawa, Trójmiasto, Poznań, Wrocław, Katowice, Kraków, Łódź. Lokalizacja małych konferencji: Rzeszów, Lublin, Kielce, Białystok, Olsztyn, Toruń albo Bydgoszcz, Zielona Góra albo Gorzów Wielkopolski, Szczecin, Opole. 1) Charakterystyka konferencji: organizacja i obsługa 16 spotkań dla przedsiębiorców i przedstawicieli jednostek samorządów terytorialnych będących klientami lub potencjalnymi klientami BGK pod marką Regionalne Konferencje BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego. Celem spotkania jest budowanie relacji z dotychczasowymi klientami oraz akwizycja nowych klientów, a także płaszczyzn współpracy pomiędzy przedsiębiorcami, samorządem terytorialnym i BGK. 4. Przebieg każdego wydarzenia: Rejestracja gości Powitanie gości Wystąpienie eksperta Dyskusja panelowa z zaproszonymi gośćmi wraz z pytaniami Przerwa Kawowa Warsztaty (Gość specjalny) Przerwa Kawowa Warsztaty (Gość specjalny) 14:45 15:00 - Zakończenie (pożegnanie gości przez gospodarza i zaproszenie na lunch) 15:00 17:00 Lunch/ rozmowy kuluarowe 1

2 5. Wykonawca, w ramach realizacji usługi będzie odpowiadał za wszystkie kwestie organizacyjne i formalne dla każdej z Konferencji, w tym również za kontakt z ekspertami i gośćmi specjalnymi, m.in. w zakresie ich noclegu, zapewnienia im miejsca parkingowego i wyżywienia na każdej z konferencji. Zamawiający podpisze z gośćmi specjalnymi i ekspertami odrębną umowę dotyczącą warsztatów i wystąpień, obejmującą część merytoryczną i transport na miejsce każdej z konferencji. 6. Uczestnicy: duże konferencje osób, małe konferencje osób 7. Grupa docelowa: właściciele lub kadra zarządzająca małych i średnich firmy (przychody od 1-40 mln PLN z preferencją na obroty mln PLN ), przedstawiciele organów zarządzających (Wójt, Burmistrz, Prezydent Miasta, Zarząd Powiatu, Zarząd Województwa) lub uchwałodawczych (radni gmin, powiatów, sejmików województw) oraz przedstawiciele administracji rządowej (Wojewodowie lub ich zastępcy), przedstawiciele wybranych lokalnie władz centralnych (posłowie, senatorowie, ministrowie, podsekretarze i sekretarze stanu). 8. Budynek, sala konferencyjna oraz obsługa konferencji powinny spełniać wszystkie standardy wymagane od obiektów oraz obsługi podobnych wydarzeń z udziałem osób niepełnosprawnych. 9. Wykonawca zobowiązany jest w ramach realizacji przedmiotu umowy zapewnić odpowiedni sprzęt, wyposażenie oraz produkty najwyższej jakości Opis zamówienia Wymagania szczegółowe: Do zadań Wykonawcy przy organizacji 16 Regionalnych Konferencji BGK Przedsiębiorców i Samorządu Terytorialnego należeć będzie: 1. Zapewnienie sal konferencyjnych w hotelach lub centrach konferencyjnych we wszystkich lokalizacjach w których odbywać się będą konferencje i pokrycie wszystkich kosztów z tym związanych. 2. Oprawa techniczna i nagłośnieniowa każdej z konferencji, wraz z pokryciem wszystkich kosztów z tym związanych. 3. Zorganizowanie całodniowych przerw kawowych i lunchów dla uczestników i organizatorów każdej konferencji, wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. 4. Przygotowanie i druk zaproszeń i materiałów konferencyjnych i innych materiałów dla wszystkich uczestników każdej z konferencji zgodnej identyfikacją wizualną BGK, wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. 5. Działania promocyjne; 6. Zorganizowanie obsługi fotograficznej, wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. 7. Ubezpieczenie. 8. Koordynacja wydarzenia wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. 9. Pozostałe elementy dot. organizacji. 10. Wszystkie elementy zamówienia muszą zostać zrealizowane na terenie jednego hotelu lub centrach konferencyjnych tj. lokalizacji posiadającej ten sam adres oraz 2

3 wszystkie sale, przeznaczone zarówno na potrzeby konferencji, przerw kawowych, lunchu muszą znajdować się na jednym poziomie/kondygnacji Wykonawca zapewni dostęp do bezpłatnego Internetu przez cały czas świadczenia usługi. Ad 1. Zapewnienie sal konferencyjnych w hotelach lub centrach konferencyjnych we wszystkich lokalizacjach w których odbywać się będą konferencje i pokrycie kosztów związanych z tym związanych a) Konferencje będą się odbywać w hotelach o standardzie co najmniej 3 gwiazdek (wpisany do centralnego wykazu obiektów hotelarskich oraz posiadający decyzję właściwego organu o zaszeregowaniu obiektu do rodzaju i nadaniu kategorii minimum ***) lub centrach konferencyjnych odpowiadających wskazanemu dla hoteli standardowi zlokalizowanych w ścisłym centrum miasta lub w promieniu 3 km od centrum miasta w przypadku dużych konferencji i 2 km (liczonych na podstawie dojazdu drogami publicznymi) od centrum miasta w przypadku małych konferencji; Za centrum miasta uznaje się siedzibę głównej placówki pocztowej w danym mieście. Hotel lub centrum konferencyjne powinno posiadać wszystkie niezbędne pozwolenia do świadczenia usług konferencyjnych i gastronomicznych. Sale konferencyjne powinny być klimatyzowane, dobrze oświetlone oświetlenie sufitowe z dostępem do internetu. b) Każdorazowo Wykonawca na co najmniej tydzień przed każdą konferencją przedstawi Zamawiającemu po 3 propozycje miejsca odbywania się Konferencji zgodnych ze specyfikacją opisaną w OPZ, z zastrzeżeniem, że przynajmniej jedna z propozycji musi zostać zlokalizowana w hotelu. Zamawiający w przeciągu 2 dni roboczych wskaże/wybierze jedną z zaproponowanych wybraną lokalizacji pod warunkiem, że spełnia ona wszystkie wymagania Zamawiającego. c) Każda sala konferencyjna będzie dostępna od godz. 08:00 do godz. 17:30 w dniu Konferencji. d) Wykonawca będzie odpowiedzialny za pośrednictwo pomiędzy BGK a hotelami lub centrami konferencyjnymi we wszystkich kwestiach związanych z organizacją każdej z Konferencji. e) Wykonawca zapewni odpowiednie oznakowanie sal, które ułatwi dotarcie na konferencje. f) Zapewnienie bezpłatnej szatni oraz toalet na użytek uczestników konferencji. g) Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby konferencji, na terenie wynajętych sal reklam Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerów, (ścianki reklamowe, roll-upy). h) Umożliwienie rozstawienia, na potrzeby konferencji, na terenie wynajętych sal lub w ich bezpośrednim sąsiedztwie stoisk promocyjnych Banku Gospodarstwa Krajowego oraz jego partnerów. i) Każda sala, w której będzie się odbywać konferencja w przypadku dużych konferencji powinna spełniać następujące wymagania: Zapewniać miejsce siedzące w ułożeniu teatralnym dla 120 osób, nie więcej jednak niż 150 osób; 3

4 Posiadać odpowiednie wyposażenie w sprzęt multimedialny umożliwiający przeprowadzenie profesjonalnie przygotowanej konferencji: i. co najmniej jeden laptop z podłączeniem do rzutnika, z dostępem do Internetu, możliwością odtwarzania obrazu i dźwięku (film w formacie mp4 lub podobnym); ii. wskaźnik laserowy z możliwością zmiany slajdów; iii. odpowiednie oprogramowanie, w tym w szczególności pakiet MS Office (przede wszystkim Power Point), oprogramowanie do odtwarzania filmów; iv. scenę (ustawiony centralnie podest, wyposażony w schody, na którym będzie możliwość ustawienia do 5 foteli), 5 foteli lub krzeseł dla prowadzących i osób uczestniczących w panelu dyskusyjnym; v. mównicy z mikrofonem. j) Każda sala, w której będzie się odbywać konferencja w przypadku małych konferencji powinna spełniać następujące wymagania: Zapewniać miejsce siedzące w ułożeniu teatralnym dla 80 osób, nie więcej jednak niż 100 osób; Posiadać odpowiednie wyposażenie w sprzęt multimedialny umożliwiający przeprowadzenie profesjonalnie przygotowanej konferencji: i. co najmniej jeden laptop z podłączeniem do rzutnika, z dostępem do Internetu, możliwością odtwarzania obrazu i dźwięku (film w formacie mp4 lub podobnym); ii. wskaźnik laserowy z możliwością zmiany slajdów; iii. odpowiednie oprogramowanie, w tym w szczególności pakiet MS Office (przede wszystkim Power Point), oprogramowanie do odtwarzania filmów; iv. scenę odpowiedniej wielkości (ustawiony centralnie podest, wyposażony w schody na którym będzie możliwość ustawienia do 5 foteli), 5 foteli lub krzeseł oraz stolików dla prowadzących i osób uczestniczących w panelu dyskusyjnym; v. mównicy z mikrofonem. k) Wykonawca zapewni wodę dla prowadzących i prelegentów w butelkach o objętości od 0,2 l do 0,5 l (gazowana i niegazowana) w ilości 10 sztuk l) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych związanych z podmiotem udostępniającym salę konferencyjną, wraz z wyposażeniem; m) Wykonawca będzie informował Zamawiającego o kwestiach organizacyjnych, które będą miały przebieg każdej z konferencji; n) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność urządzeń podczas każdej konferencji; Ad 2. Oprawa techniczna i nagłośnieniowa konferencji a) Do zadań Wykonawcy należy odpowiednie zaaranżowanie światła i dźwięku zgodnie z charakterem spotkania. b) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie oświetlenia miejsca, w którym odbędzie się Konferencja, w tym oświetlenia sceny. 4

5 c) Do zadań Wykonawcy należeć będzie nagłośnienie miejsca, w którym odbędzie się Konferencja, sceny oraz wszystkich pomieszczeń i ew. terenu, gdzie odbędzie się Konferencja. d) Do zadań Wykonawcy należeć będzie zapewnienie 3 mikrofonów bezprzewodowych wraz ze stojakami. e) Wykonawca zapewni w razie potrzeby niezbędne ekrany, ekrany plazmowe lub inne urządzenia, dzięki którym możliwe będzie komfortowe oglądanie prezentacji i filmów przygotowanych przez Zamawiającego. f) Wykonawca zapewni niezbędną technikę, w tym nagłośnienie, oświetlenie, mikrofony. g) Wykonawca odpowiada za wszelkie zobowiązania prawne wynikające z obsługi technicznej i nagłośnieniowej. h) Wykonawca odpowiada za koordynację pracy personelu obsługi technicznej i sprawność urządzeń. Ad 3. Zorganizowanie całodniowych przerw kawowych i lunchów dla uczestników i organizatorów każdej konferencji, wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. a) Wykonawca dla każdej z konferencji zapewni całodniową (9:30 16:00) przerwę kawową w formie bufetu we foyer lub innym miejscu zlokalizowanym w sąsiedztwie sali szkoleniowej na którą będą się składać: kawa z ekspresu ciśnieniowego, wybór herbat, cytryna, cukier, mleko, woda gazowana i niegazowana, minimum 2 rodzaje soków owocowych, minimum 3 rodzaje zimnych przekąsek, 3 rodzaje deserów, owoce; Wykonawca na potrzeby poczęstunku powinien zapewnić stoliki koktajlowe, niezbędną zastawę oraz adekwatną do ilości uczestników obsługę kelnerską. b) Bufet przerwy kawowej powinien być uzupełniany do godz. 16:00. c) W ramach usługi gastronomicznej Wykonawca zapewnia każdemu uczestnikowi konferencji w trakcie jej trwania, w sali znajdującej się w tym samym budynku, w którym mieści się sala konferencyjna wyżywienie w postaci lunchu. Menu lunchu powinno zawierać przynajmniej minimum 2 rodzaje zup ciepłych, minimum 3 rodzaje sałat i sałatek, minimum 5 rodzajów dań ciepłych (w tym dania wegetariańskie, mięsne, rybne, jarzyny, dodatki skrobiowe), minimum. Menu na jedną osobę musi wynieść minimum 600 g. Propozycja menu Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów oceny. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zamawiającego. d) Menu zostanie ocenione przez Komisję przetargową i stanowić będzie jeden z elementów kryteriów oceny. Wykonawca zobowiązany będzie do przedstawienia nie później niż 5 dni roboczych przed terminem konferencji szczegółowego menu do akceptacji Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wniesienia uwag do przedstawionego menu, a Wykonawca zobowiązuje się do ich uwzględnienia. Finalna propozycja menu musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. e) Wielkość porcji dla każdej z konferencji powinno przedstawiać się w sposób następujący: 5

6 zupa co najmniej 0,25 l na osobę, danie gorące (mięsne, rybne, warzywne) co najmniej 150 g na osobę, zestaw surówek/sałatek co najmniej 150 g na osobę, dodatki skrobiowe - porcja ziemniaków lub frytek / makaronu / ryżu / kaszy co najmniej 150 g na osobę, kawa, herbata, woda mineralna gazowana i niegazowana - co najmniej 0,5 l na osobę. f) Lunch będzie dostępny w godzinach g) Liczba i rodzaj dań powinna być odpowiednio dobrana do charakteru imprezy, liczby uczestników, czasu trwania imprezy. h) Wykonawca zapewni odpowiednią obsługę kelnerską. i) Wykonawca zapewni utrzymanie jedzenia i napojów we właściwej temperaturze przez cały czas trwania konferencji. j) Wykonawca zapewni odpowiednią do liczby uczestników ilość zastawy stołowej oraz sztućców, szklanek, serwetek. k) Wykonawca zapewni odpowiednią liczbę stołów koktajlowych w stosunku do liczby zaproszonych gości l) Wykonawca odpowiada za sprawną, profesjonalną, dyskretną obsługę oraz zapewnienie porządku i czystości. m) Najpóźniej 5 dni przed każdą Wykonawca przedłoży BGK menu do zatwierdzenia. BGK zastrzega sobie możliwość modyfikacji menu przedstawionego przez Wykonawcę. n) Miejsca do jedzenia muszą być zorganizowane w pomieszczeniach zadaszonych, zamkniętych, ciepłych. o) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych wobec firmy zapewniającej lunch i przerwę kawową Ad 4. Przygotowanie i druk zaproszeń i materiałów konferencyjnych i innych materiałów dla wszystkich uczestników każdej z konferencji zgodnej z identyfikacją wizualną BGK, wraz z pokryciem kosztów z tym związanych. a) Do zadań Wykonawcy należy przygotowanie zaproszeń: elektronicznego, które zostaną rozesłane do uczestników konferencji drogą elektroniczną oraz zaproszenia papierowego, które zostanie wysłane drogą tradycyjną (zaproszenia w kopertach). Wykonawca zajmie się: przygotowaniem projektu zaproszeń, personalizacją, drukiem, konfekcjonowaniem oraz wysyłką zaproszenia drukowanego do wskazanych przez BGK osób i elektronicznego na wskazane adresy mailowe, wraz z potwierdzaniem obecności zaproszonych gości. b) Zaproszenia powinny zostać wysłane nie później niż na dwa tygodnie przed rozpoczęciem każdej z konferencji. c) Zaproponowanie formatu, wielkości i wzoru zaproszenia drukowanego należy do zadań Wykonawcy. Zaproszenie musi być zgodne z identyfikacją wizualną banku. d) Projekty zaproszeń/zaproszenia muszą być zaakceptowane przez Zamawiającego. e) Wykonawca przygotuje zestaw materiałów szkoleniowych/konferencyjnych w formie zbindowanej na ciepło broszury (do 50 stron A4 na uczestnika) dla wszystkich 6

7 uczestników każdej z konferencji: agenda wydarzenia, prezentacje wykładowców oraz inne wskazane przez Zamawiającego materiały konferencyjne. f) Do obowiązków Wykonawcy należy uregulowanie wszelkich zobowiązań formalnoprawnych wobec podmiotów z których usług w tym zakresie skorzysta. g) Wykonawca zapewni, dla każdego z uczestników każdej z konferencji książkę mjr. Rocco Spencera Odpowiedzialne przywództwo, łącznie max szt. książek; h) Wykonawca zajmie się przygotowaniem projektu zgodnego z identyfikacją wizualną BGK i wydrukiem 2 roll-upy o wymiarach 120 x 200 cm, a także zapewni, aby na każdej konferencji w centralnym miejscu były wystawiane roll-upy. Ad. 5. Działania promocyjne a) Wykonawca zapewni co najmniej 2 patronaty medialne ogólnopolskich lub lokalnych mediów (telewizji, radia, portale internetowe) oraz ich obecność na każdej z konferencji; b) Wykonawca zapewni co najmniej 1 patronat lokalnych izb i stowarzyszeń biznesowych dla każdej z konferencji; c) Wykonawca zaplanuje działania promocyjne przed i po każdej z konferencji. Propozycja działań promocyjnych Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Element ten będzie oceniany przez Komisję przetargową jako jedno z kryteriów oceny ofert. d) Propozycję działań promocyjnych Wykonawca przedstawi jako Załącznik do oferty. Propozycja działań promocyjnych zostanie ocenione przez Komisję przetargową i stanowić będzie jeden z elementów kryteriów oceny. Finalna propozycja działań promocyjnych musi być pisemnie zaakceptowana przez Zleceniodawcę. e) Wykonawca zapewni gwarancję frekwencję na poziomie co najmniej 80 % na każdej z konferencji. Ad. 6.Zorganizowanie obsługi fotograficznej i video a) Wykonawca zapewni obsługę fotograficzną każdej z Konferencji i dostarczy zdjęcia (2 kopie CD lub pendrive) nie później niż w ciągu 2 dni roboczych od daty każdej z konferencji do centrali BGK w Warszawie. b) Wraz z przekazaniem zdjęć w formie zapisu cyfrowego na płycie CD Wykonawca przekaże Zamawiającemu do nich autorskie prawa majątkowe. c) Wykonawca dostarczy łącznie nie mniej niż 100 zdjęć z każdej z konferencji, w tym zdjęcia z przebiegu, wystąpień, zdjęć obrazujących kuluary. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki zdjęć, celem poprawy ich jakości. Zdjęcia powinny mieć rozdzielczość min. 300 dpi. d) Wykonawca zapewni, w dwóch wybranych przez Zamawiającego Konferencjach, obsługę video (nagranie całości) i dostarczy je nie później niż w przeciągu 10 dni roboczych od daty konferencji na której zostało przeprowadzone nagranie do centrali BGK w Warszawie. Uprzednio Wykonawca dokona niezbędnej obróbki pliku, celem poprawy jego jakości. Ad 7. Ubezpieczenie 7

8 Wykonawca powinien posiadać ubezpieczenie OC organizatora imprez do kwoty ,00 zł. Ad 8. Koordynacja imprezy a) Wykonawca w czasie obowiązywania umowy powinien zapewnić 2 koordynatorów, jako osoby odpowiedzialne za kontakty z Zamawiającym przez cały czas przygotowań, trwania i rozliczenia każdej z konferencji, będące w stałym kontakcie z koordynatorami (2 os.) po stronie BGK. b) Wykonawca zapewni, żeby na każdej z konferencji był obecny co najmniej jeden z koordynatorów w godzinach: c) Wykonawca odpowiada za zapewnienie sprawnej obsługi logistycznej i technicznej każdej z konferencji. d) Wykonawca jest w stałym kontakcie z Zamawiającym podczas okresu przygotowań do i w trakcie każdej z konferencji. Ad 9. Pozostałe elementy dot. organizacji a) Wykonawca zapewni noclegi dla 5 osób - przedstawicieli BGK lub zaproszonych gości/ekspertów w pokojach jednoosobowych na dzień przed i dzień po każdej z konferencji w hotelu w którym odbywa się konferencja, a w przypadku gdy konferencja odbywa się w centrum szkoleniowym, w najbliższym hotelu o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym (w cenę noclegu zostanie wliczona cena śniadania). Wykonawca zapewni co najmniej 5 miejsc parkingowych dla każdej z konferencji/noclegów przed i po konferencji. Zamawiający dopuszcza możliwość zakwaterowania jednej osoby w pokoju dwuosobowym, za cenę noclegu w pokoju jednoosobowym. We wszystkich pokojach zapewniony będzie bezpłatny dostęp do Internetu. b) Wykonawca zapewni i przygotuję recepcję i elektroniczną rejestrację gości dla każdej z konferencji. c) Wykonawca zapewni oznaczenie miejsca odbywania się każdej z konferencji (kierunkowskazy, oznaczenie Sali, itp.). d) Wykonawca zapewni osoby do obsługi technicznej dostępne na miejscu przez cały czas trwania każdej z konferencji. e) Wykonawca zapewni hostessy w odpowiedniej liczbie, które zajmą się m.in. obsługą recepcji zlokalizowanej we foyer, rozdawaniem mikrofonów, itp. Stroje hostess powinny nawiązywać do charakteru konferencji. f) Wykonawca zapewni szatnie oraz jej obsługę. g) Wykonawca zapewni serwis toalet w czasie trwania każdej z konferencji. Uwaga: Zamawiający zastrzega sobie możliwość przeprowadzenia kontroli w każdym obiekcie zaproponowanym przez Wykonawcę przed wyborem oferty najkorzystniejszej z 3 zaproponowanych zgodnie z pkt. Ad. 1 pkt. b OPZ. 8