WYSTĄPIENIE POKONTROLNE. I. Jednostka kontrolowana: Stowarzyszenie SOS dla Rodziny, ul. Energetyków nr 10, Szczecin.

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI BZK II EMA Szczecin, dnia 26 czerwca 2013 r. Pan Tomasz Piechowiak Prezes Stowarzyszenia SOS dla Rodziny w Szczecinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Jednostka kontrolowana: Stowarzyszenie SOS dla Rodziny, ul. Energetyków nr 10, Szczecin. II. Rodzaj kontroli: kontrola przeprowadzona w trybie zwykłym, pod względem rzetelności, gospodarności i legalności. III. Kontrolę przeprowadził Zespół kontrolerów w składzie: 1) Ewelina Madoń inspektor, kierownik zespołu kontrolerów, na podstawie upoważnienia nr 56/2013 z dnia 08 kwietnia 2013 r. z Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, 2) Marta Zagórska p.o. kierownika Oddziału Kontroli, na podstawie upoważnienia nr 57/2013 z dnia 08 kwietnia 2013 r., z Wydziału Finansów i Budżetu, w Zachodniopomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Szczecinie. IV. Data przeprowadzenia kontroli: od 25 do 26 kwietnia 2013 r. V. Zakres kontroli: realizacja zadania publicznego, z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym, prowadzonego na podstawie oferty organizacji pozarządowej pn. Żółta kartka dla sprawcy przemocy II edycja, w tym: 1) wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z przedstawioną przez Prezesa Stowarzyszenia SOS dla Rodziny ofertą organizacji pozarządowej, Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl

2 2) wykorzystanie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa, przekazanej w 2012 r. na realizację zadania, 3) finansowe rozliczenie dotacji z rezerwy celowej budżetu państwa przekazanej w 2012 r. na realizację zadania Żółta kartka dla sprawcy przemocy II edycja. VI. Kontrolą objęto okres od 15 maja do 30 grudnia 2012 r. VII. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielali: Pani Olga Brążkowska pracownik stowarzyszenia oraz Pani Monika Piechowiak pracownik odpowiedzialny za prowadzenie księgowości. Ustaleń dokonano w oparciu o informacje przekazane przez wyżej wymienione osoby oraz analizę udostępnionych dokumentów dotyczących realizacji projektu. VIII. W wyniku przeprowadzonej kontroli ustalono, że w ramach realizacji projektu, w dniu 05 września 2012 r. w siedzibie Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie, odbyło się spotkanie robocze, podczas którego między innymi omówiono materiały informacyjne oraz promujące kampanię medialną, przed ich przedstawieniem podczas planowanej konferencji inaugurującej realizację projektu. W spotkaniu uczestniczyło 18 osób oraz przedstawiciele mediów. Konferencja inaugurująca rozpoczęcie realizacji projektu obyła się dnia 7 listopada 2012 r. Wystosowano około 100 zaproszeń w formie listownej oraz mailowej/elektronicznej. Podczas spotkania omówiono m.in.: zadania realizowane podczas I i II edycji projektu pn. Żółta kartka dla sprawcy przemocy w 2011 r. i 2012 r., stan realizacji ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie (Dz.U. z dnia 20 września 2005 r., Nr 180, poz. 1493), prezentacja materiałów informacyjnych i promujących realizację projektu, przemówienia uczestników szkolenia, narzędzia psychoterapeutyczne w pracy ze sprawcami. Bezkosztową obsługę sekretariatu konferencji zapewnili członkowie Stowarzyszenia SOS dla Rodziny w Szczecinie. Catering został zapewniony przez restaurację Kuźnia XXXXXXXXXXXXXXX w celu wyboru restauracji przeprowadzono telefoniczne rozeznanie rynku. W restauracji szkolą się osoby, które przynależą do Centrum Integracji Społecznej SOS w Szczecinie. Z prelegentami zostały podpisane umowy, w ramach których musieli przygotować i wygłosić prelekcję, przygotować i przeprowadzić warsztaty tematyczne zaplanowane podczas konferencji oraz pokryć koszty własne przejazdów i noclegu. Prelegenci zostali wybrani głównie na podstawie swojego doświadczenia zawodowego. Kampania społeczna w środkach masowego przekazu: W celu opracowania i wyprodukowania spotu TV, wystosowano trzy zapytania ofertowe do następujących firm: agencja reklamowa Arte Dariusz Rosik, XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX, Agencja Reklamowa Bylewski Bylewski Piotr, XXXXXXXXXXXXXXXXXX, Agencja Reklamowa Anons Press Jacek Stankiewicz, XXXXXXXXXXXXXXXX. 2

3 Najkorzystniejszą ofertę cenową, na kwotę ,00 zł (słownie: dziewiętnaście tysięcy osiemset złotych 00/100) przedstawiła Agencja Reklamowa Bylewski Bylewski Piotr, z którą podpisano umowę na realizację następujących przedsięwzięć: opracowanie i nagranie spotu TV, emisja spotu w TVP Szczecin (20 emisji), dzierżawa Billboardów (10 nośników), Druk plakatów na Billboardy (13 sztuk). Druk plakatów B1 (200 sztuk), Agencja Reklamowa realizująca kampanię medialną wynegocjowała 30 emisji spotu promującego kampanię w Telewizji Polskiej Oddział Regionalny w Szczecinie, w okresie od 6 listopada 2012 r. do 19 listopada 2012 r. Na terenie miasta Szczecin rozmieszczono 10 billboardów dotyczących akcji. Oprawą graficzną materiałów reklamowych zajmowała się Agencja Reklamowa Bylewski Bylewski Piotr. Na potrzeby realizacji projektu została również reaktywowana strona internetowa która powstała podczas realizacji pierwszej edycji projektu. Obsługą strony polegającą m.in. na aktualizowaniu danych, zajmowali się pracownicy stowarzyszenia. Kampanię medialną objęły patronatem następujące media lokalne: Polskie Radio Szczecin, Kurier Szczeciński, Telewizja Polska, Oddział w Szczecinie. Informacje o programie Żółta kartka dla sprawcy przemocy II edycja, pojawiły się również w 11 źródłach, m.in. artykuły oraz wywiady w Głosie Szczecińskim, WZP24, Kurierze Szczecińskim, TVP Pomerania, TOK FM oraz na stronach internetowych Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie, Prokuratury Apelacyjnej w Szczecinie, Okręgowego Inspektoratu Służby Więziennej w Szczecinie i Koszalinie. Aktualizacją treści Żółtej kartki zajmowała się Pani Olga Brążkowska, pracownik Stowarzyszenia SOS dla Rodziny oraz Pani XXXXXXXXXXXXXXXX z Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie. Projekt merytoryczny broszury wykonała Pani nadkom. Elżbieta Szatanik z Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie. Na podstawie umowy zlecenia wydruk 30 tys. sztuk broszury wykonała Agencja Reklamowa Bylewski Bylewski Piotr. Żółte kartki przekazano Policji, Okręgowemu Inspektoratowi Służby Więziennej w Szczecinie i Koszalinie, Sądom Okręgowym w Szczecinie i Koszalinie oraz Powiatowym Centrom Pomocy Rodzinie. Ponadto broszury dystrybuowano podczas konferencji organizowanych w ramach realizacji projektu. W dniach od 16 do 18 maja 2012 r. w hotelu Panorama SPA w Trzęsaczu (wybór hotelu na podstawie najkorzystniejszej oferty cenowej zapytania ofertowe) przeprowadzono szkolenia systemowe, które jednocześnie były uzupełnieniem szkoleń z poprzedniej edycji. W celu dokonania naboru na szkolenia, wystosowano pisma do przedstawicieli partnerów projektu (deklaracja partnerstwa została podpisana podczas pierwszej edycji projektu w 2011r.) o oddelegowanie pracowników na szkolenia. W szkoleniach wzięło udział 121 osób. 3

4 Partnerzy projektu: Komenda Wojewódzka Policji w Szczecinie, Prokuratura Apelacyjna w Szczecinie, Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Koszalinie, Okręgowy Inspektorat Służby Więziennej w Szczecinie, Sąd Okręgowy w Koszalinie, Sąd Okręgowy w Szczecinie, Akademia Sztuki w Szczecinie, Klub Pogoń Women Szczecin, KS Pogoń Szczecin, Zachodniopomorskie Stowarzyszenie Twórców Kultury, placówki pomocy społecznej: *Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Białogardzie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Choszcznie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Drawsku Pomorskim * Wielofunkcyjna Placówka Opiekuńczo-Wychowawcza w Drawsku Pomorskim * Ośrodek Interwencji Kryzysowej w Goleniowie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Gryficach * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Gryfinie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kamieniu Pomorskim * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Kołobrzegu * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Koszalinie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Łobzie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Myśliborzu * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie - Ośrodek Interwencji Kryzysowej w Police * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Pyrzycach * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Sławnie * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Stargardzie Szczecińskim * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Szczecinku * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Połczyn Zdroju * Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Wałczu * Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Koszalinie * Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie Wykładowcy zostali wybrani na podstawie wysokich kwalifikacji oraz ocen w ankiecie ewaluacyjnej poprzedniej edycji projektu, były to następujące osoby: XXXXXXXXXXXXXXXX, Niebieska linia Warszawa), XXXXXXXXXXXXXXXX, ( Niebieska linia Warszawa), XXXXXXXXXXXXXXXX,( Niebieska linia Warszawa), XXXXXXXXXXXXXXXX, (SOS dla Rodziny Szczecin), XXXXXXXXXXXXXXXX, ( SOS dla Rodziny Szczecin), XXXXXXXXXXXXXXX, ( SOS dla Rodziny Szczecin), XXXXXXXXXXXXXXXX, ( SOS dla Rodziny Szczecin), 4

5 Uczestnicy szkolenia otrzymali materiały w postaci broszury Żółta kartka, informacje prawne oraz dotyczące współpracy międzyinstytucjonalnej. Kolejnym etapem wykonania zadania, była organizacja konkursu plastycznego i literackiego pn. Dorosłe Życie moja rodzina dla młodzieży z placówek oświatowych województwa zachodniopomorskiego. Nagrody w konkursie stanowiło 7 tabletów oraz 2 pendrive. Nadesłane prace zostały umieszczone na wystawie zorganizowanej w siedzibie Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w dniu 12 grudnia 2012 r. podczas konferencji podsumowującej realizację projektu. Organizacją wystawy zajmowało się Stowarzyszenie SOS dla Rodziny we współpracy z nadkom. Elżbietą Szatanik z Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie. Sztalugi do ekspozycji prac plastycznych zostały wypożyczone bezkosztowo od Zachodniopomorskiej Fundacji przeciw przemocy w rodzinie Tęcza serc. Kalendarz z wyróżnionymi i nagrodzonymi pracami plastycznymi wykonała i wydrukowała w nakładzie 150 szt. Agencja Reklamowa Bylewski Bylewski Piotr, wybrana w toku procedury zapytań ofertowych. Kalendarz został przekazany laureatom konkursu oraz szkołom, których uczniowie uczestniczyli w konkursie, trafił on również do partnerów projektu, Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego, Urzędu Marszałkowskiego, Inspektoratów Służby Więziennej, Urzędu Miasta, Ministerstwa Sprawiedliwości, Ministerstwa Spraw Wewnętrznych oraz do Oddziałów Ośrodków Pomocy Osobom pokrzywdzonym przestępstwem. Patronat nad konkursem objęła Akademia Sztuki w Szczecinie, która w ramach patronatu wykonała bezkosztowo projekt plakatu i ulotki informacyjnej o konkursie. W obradach komisji konkursowej wzięło udział 13 osób przedstawicieli środowisk artystycznych, organizacji pozarządowych oraz administracji Województwa Zachodniopomorskiego. W konferencji podsumowującej realizację projektu uczestniczyło łącznie ok. 150 osób (wystosowano zaproszenia listowne). Współorganizatorem było Ministerstwo Sprawiedliwości. Telewizja Polska S.A. oddział w Szczecinie objęła konferencję opieką medialną. Dodatkowo patronat nad konferencją objął Prezydent Miasta Szczecin oraz Rektor Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie. Podczas konferencji zorganizowano również warsztaty, które poprowadzili prelegenci: XXXXXXXXXXXXXX dyrektor ds.klinicznych Fundacji Dzieci Niczyje, XXXXXXXXXXXXXX Centrum Psychologii Integralnej Integral". Z prelegentami podpisano umowy zlecenia w ramach których zobowiązali się oni do opłacenia kosztów przejazdu i noclegu we własnym zakresie. Materiały z konferencji zostały zastrzeżone i były jedynie udostępnione na potrzeby spotkania. Obsługę sekretariatu konferencji zapewnili pracownicy SOS dla Rodziny oraz pracownicy Centrum Integracji Społecznej. Projekt koordynowany był przez Panią Olgę Brążkowską oraz Pana XXXXXXXXXXX ze Stowarzyszenia SOS dla Rodziny. Przeprowadzono również ewaluację projektu, która polegała na opracowaniu i rozesłaniu ankiet elektronicznie do uczestników szkoleń oraz do osób do kontaktu i przedstawicieli służb. Ankiety wykonano na próbie 40 osób. Raport powstały na podstawie wyników z ankiet liczy 97 stron. Został on przekazany do Zachodniopomorskiego Urzędu 5

6 Wojewódzkiego w Szczecinie, Ministerstwa Sprawiedliwości oraz do Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie. Realizacja tego podzadania została zlecona na podstawie umowy zlecenia Pani Oldze Brążkowskiej. Obsługą administracyjno księgową i organizacyjną na [podstawie umowy zlecenia zajmowała się Pani Olga Brążkowska. Obsługą administracyjno finansową na podstawie umowy zlecenia zajmował się Pan XXXXXXXXXX. Ze środków pochodzących z dotacji, zgodnie z ofertą stanowiąca załącznik do umowy Nr BZK/22/2012 na realizację zadania pn. Żółta kartka dla sprawcy przemocy II edycja, zakupiono mobilny projektor multimedialny (rzutnik), koszt 2.557,01 zł (słownie: dwa tysiące pięćset pięćdziesiąt siedem złotych, 01/100). Dotacja w wysokości ,00 zł. przyznana na podstawie umowy Nr BZK/22/2012 z dnia 15 maja 2012 r. zawartej między Wojewodą Zachodniopomorskim, a Stowarzyszeniem SOS dla Rodziny, z siedzibą w Szczecinie, reprezentowanym przez Pana Tomasza Piechowiaka Prezesa Stowarzyszenia SOS dla Rodziny oraz Pana XXXXXXX Skarbnika Stowarzyszenia SOS dla Rodziny wpłynęła w dniu 11 czerwca 2012 r. na wskazany rachunek bankowy. Stowarzyszenie SOS dla Rodziny przeznaczyło na realizację zadania środki finansowe własne w wysokości ,00 zł (słownie: dwadzieścia pięć tysięcy złotych, 00/100). Do umowy zawarto Aneks Nr 1 w dniu 24 grudnia 2012 r. Na potrzeby realizacji zadania wydatkowano z przyznanej dotacji celowej następujące kwoty: Koszt Koszt Nazwa zadania planowy faktyczny Konferencja inaugurująca kontynuację realizacji projektu 2.000, ,00 Kampania społeczna w środkach masowego przekazu w zakresie sprzeciwu na krzywdzące działania silniejszych członków rodziny , ,00 Aktualizacja i wydruk Żółtych kartek dla sprawcy przemocy 6.000, ,00 Zorganizowanie i przeprowadzenie szkoleń systemowych w formie warsztatów dla przedstawicieli służb i instytucji pierwszego kontaktu , ,00 Nagrody dla autorów wybranych prac konkursowych 2.000, ,00 Przygotowanie wystawy prac plastycznych i literackich konkursu licealistów 2.000,00 295,52 6

7 Wyeksponowanie nagrodzonych prac plastycznych w formie kalendarza Opracowanie ankiet ewaluacyjnych oraz Raportu oceny projektu i wytycznych do kontynuacji działań skierowanych do sprawców 5.000, , , ,00 Konferencja podsumowująca realizację projektu 2.000, ,00 Koszty administracyjne realizacji projektu 5.000, ,00 Zakup mobilnego sprzętu do prezentacji w trakcie wystawy oraz do prowadzenia warsztatów szkoleniowych 3.000, ,01 Ogółem: , ,48 Zleceniobiorca przedstawił sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego w dniu 29 stycznia 2013 r. tj. w obowiązującym terminie. Stowarzyszenie SOS dla Rodziny zawarło z Wojewodą Zachodniopomorskim umowę Nr BZK/22/2012 w dniu 15 maja 2012 r., na wsparcie realizacji zadania publicznego z zakresu przeciwdziałania uzależnieniom i patologiom społecznym pod nazwą Żółta kartka dla sprawcy przemocy II edycja na terenie województwa zachodniopomorskiego. Umowa była aneksowana w dniu 24 grudnia 2012 r. (zmiany dotyczyły przesunięć pomiędzy poszczególnymi rodzajami wydatków). Stowarzyszenie SOS dla Rodziny na podstawie umowy otrzymało dotację w wysokości ,00 zł i zapewniło wkład własny w kwocie ,00 zł. Dotacja w kwocie ,00 zł przyznana przez Wojewodę Zachodniopomorskiego w ramach działu 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa, rozdziału Pozostała działalność, 2820 dotacja celowa z budżetu na finansowanie lub dofinansowanie zadań zleconych do realizacji stowarzyszeniom, została przekazana na rachunek Stowarzyszenie SOS dla Rodziny w Szczecinie dnia 11 czerwca 2012 r. i zaksięgowane w sposób prawidłowy. Ustalenia te dokonano na podstawie porównania oryginałów dowodów księgowych z ewidencją księgową. Wykaz skontrolowanych dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie wydatku ze środków dotacji oraz środków własnych przedstawia tabela nr 1. Zgodnie z umową Stowarzyszenie SOS dla Rodziny w Szczecinie prowadziło wyodrębnioną ewidencję księgową na kontach zespołu 5: środki dotacji, i wkład własny Stowarzyszenia. Zapisy na poszczególnych kontach księgowych wygenerowane z systemu finansowo księgowego stanowią akta kontroli. Środki otrzymanej dotacji oraz środki własne zleceniobiorcy zostały faktycznie wypłacone przez jednostkę kontrolowaną. Całkowity koszt realizacji zadania wyniósł ,48 zł,: - dotacja ,48 zł, co stanowi 79,997 % wartości całego zadania, - środki własne ,00 co stanowi 20,003 % wartości całego zadania. Dotacja została wydatkowana w roku budżetowym Zwrot niewykorzystanej części dotacji w wysokości 17,52 zł dokonano w dniu r. 7

8 8