WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI BZK II EMA Szczecin, dnia maja 2014 r. Pan xxx Prezes Zarządu Okręgowego PZM w Szczecinie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE I. Jednostka kontrolowana: Polski Związek Motorowy Zarząd Okręgowy w Szczecinie al. Wojska Polskiego nr 237 A, Szczecin. II. Rodzaj kontroli: kontrola przeprowadzona w trybie zwykłym, pod względem rzetelności, gospodarności i legalności. III. Kontrolę przeprowadziła Ewelina Madoń inspektor z Wydziału Bezpieczeństwa i Zarządzania Kryzysowego, na podstawie upoważnienia nr 9/2014 z dnia 12 lutego 2014 r. IV. Data przeprowadzenia kontroli: od 24 do 25 lutego 2014 r. V. Zakres kontroli: realizacja zadania publicznego, z zakresu porządku i bezpieczeństwa publicznego, prowadzonego na podstawie oferty organizacji pozarządowej pn. Bezpieczne Dwa Kółka, w tym: 1) wykonanie zadania pod względem merytorycznym i jego zgodność z przedstawioną przez Prezesa Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie ofertą organizacji pozarządowej pn. Bezpieczne Dwa Kółka, 2) prawidłowość wykorzystania dotacji celowej (w formie wspierania wykonania zadania) przekazanej przez Wojewodę Zachodniopomorskiego na realizację zadania, 3) finansowe rozliczenie dotacji celowej (w formie wspierania wykonania zadania) przekazanej przez Wojewodę Zachodniopomorskiego na realizację zadania publicznego z zakresu porządku i bezpieczeństwa publicznego pn. Bezpieczne Dwa Kółka. Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl

2 VI. Kontrolą objęto okres od 24 maja do 31 października 2013 r. VII. W trakcie kontroli wyjaśnień udzielał: xxx Prezes Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie oraz xxx Księgowy Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie. Ustaleń dokonano w oparciu o informacje przekazane przez wyżej wymienione osoby oraz analizę udostępnionych dokumentów dotyczących realizacji projektu. VIII. Ocena skontrolowanej działalności: W dniu 23 czerwca 2013 r. zorganizowana została konferencja inaugurująca realizację projektu. Uczestnicy byli zapraszani w formie pisemnej, telefonicznie oraz za pomocą mediów społecznościowych. Łącznie przybyło ok. 300 osób. Konferencja odbyła się w dwóch etapach: zgromadzenie na Jasnych Błoniach w Szczecinie, a następnie przejazd na Wały Chrobrego w Szczecinie; pokaz pierwszej pomocy przedmedycznej na Wałach Chrobrego oraz spotkanie integracyjne uczestników. Polski Związek Motorowy w Szczecinie, w ramach promocji projektu, zwrócił się do lokalnych mediów o objęcie patronatem projektu Bezpieczne Dwa Kółka, uzyskano patronat: Telewizji Polskiej SA Oddziału w Szczecinie; Gazety Głos Szczeciński ; Telewizji Pomerania; Na potrzeby promocji projektu wykonano i kolportowano ulotki i nalepki na motocykle. Ulotki zostały zaprojektowane i wydrukowane w nakładzie 600 szt., przez firmę ZET 7 s.c. xxx. Naklejki na motocykle przeznaczone dla uczestników szkoleń, zostały zaprojektowane przez firmę GOYA ART. xxx i wydrukowane w nakładzie 400 sztuk przez firmę ZET 7 s.c. xxx. Wszystkich wykonawców wybrano pod względem najkorzystniejszej oferty cenowej, na podstawie przeprowadzonego rozeznania telefonicznego rynku. Uczestnicy szkoleń otrzymali również apteczki pierwszej pomocy, karty ICE oraz certyfikaty. Apteczki w ilości 300 sztuk wyprodukowała firma VERA xxx. Karty ICE w ilości 300 sztuk, zostały wykonane przez firmę 094 xxx. Firma Eurograw 1 xxx wykonała 340 sztuk certyfikatów dla uczestników, którzy ukończyli szkolenie. Wszystkich wykonawców wybrano pod względem najkorzystniejszej oferty cenowej, na podstawie przeprowadzonego rozeznania telefonicznego rynku. W trakcie realizacji projektu, zostało przeprowadzonych 9 szkoleń dla motocyklistów. Szkolenie w Wałczu nie odbyło się ze względu na niesprzyjające warunki pogodowe. Szkolenia odbyły się w następujących terminach: Szczecin r. 48 osób przeszkolonych, Szczecin r. 38 osób przeszkolonych, 2

3 Koszalin r. 8 osób przeszkolonych, Czaplinek r. 19 osób przeszkolonych, Szczecin r. 42 osoby przeszkolone, Koszalin r. 40 osób przeszkolonych, Szczecin r. 32 osoby przeszkolone, Chojna r. 34 osoby przeszkolone, Szczecin r. 38 osób przeszkolonych. Nabory na szkolenia były prowadzone elektronicznie poprzez fora społecznościowe i fankluby zrzeszające motocyklistów, jak również na stronie Polskiego Związku Motorowego Zarządu Okręgowego w Szczecinie. Łącznie przeszkolono 299 osób. Najwięcej uczestników było w wieku pomiędzy 31 a 40 rokiem życia oraz posiadało prawo jazdy kat. a ze stażem do 3 lat. Szkolenie z zakresu doskonalenia techniki jazdy przeprowadziła firma Cieślak Nauka Jazdy, xxx, natomiast szkolenie z zakresu udzielania pierwszej pomocy przedmedycznej przeprowadziła Ochotnicza Straż Pożarna Szczecin. Oferentów wybrano w toku procedury zapytań ofertowych. Szkolenie z zakresu prawa o ruchu drogowym zostało przeprowadzone przez Wydział Ruchu Drogowego Komendy Wojewódzkiej Policji w Szczecinie (nieodpłatnie). Dodatkowo w organizacji szkoleń nieodpłatnie uczestniczyli członkowie Polskiego Związku Motorowego, Zarządu Okręgowego w Szczecinie oraz Fundacja Szerokiej Drogi z siedzibą w Szczecinie. W dniu 12 października 2013 r. na torze kartingowym PZM przy al. Wojska Polskiego 237a, odbyła się konferencja podsumowująca realizację projektu Bezpieczne Dwa Kółka. Zaproszenia rozesłano pocztą lub były one dostarczane osobiście przez Prezesa Polskiego Związku Motorowego Zarządu Okręgowego w Szczecinie. Podczas spotkania przewidziano wystąpienia szkolących, pokazy gymkhany, a także możliwość użycia symulatora jazdy na motorze oraz symulatora dachowania. W konferencji uczestniczyło ok. 100 osób. Koordynację organizacyjno administracyjną w ramach projektu pn. Bezpieczne Dwa Kółka, na podstawie umowy o dzieło nr 03/2013 z dnia 5 czerwca 2013 r. zapewnił Józef Liszczak. Dotację w wysokości ,00 zł (słownie: trzydzieści tysięcy, 00/100), przyznaną na podstawie umowy Nr BZK/12/2013 z dnia 24 maja 2013 r. zawartej między Wojewodą Zachodniopomorskim, xxx, a Polskim Związkiem Motorowym Zarządem Okręgowym z siedzibą w Szczecinie, reprezentowanym przez xxx Prezesa Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego oraz xxx Skarbnika Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie. Polski Związek Motorowy Zarząd Okręgowy w Szczecinie, przeznaczył na realizację zadania środki finansowe własne w wysokości 8 500,00 zł (słownie: osiem tysięcy pięćset złotych, 00/100). 3

4 Na potrzeby realizacji zadania wydatkowano z przyznanej dotacji celowej następujące kwoty: Nazwa zadania Koszt planowy Koszt faktyczny Organizacja konferencji inaugurującej realizację projektu 1 050,00 879,90 Promocja, organizacja i przeprowadzenie szkoleń , ,35 Organizacja konferencji podsumowującej realizację projektu 950,00 950,00 Ogółem: , ,25 Zleceniobiorca przedstawił sprawozdanie końcowe z wykonania zadania publicznego w dniu 29 listopada 2013 r. tj. w obowiązującym terminie. Ustaleń dokonano w oparciu o informacje przekazane przez xxx Prezesa Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie i xxx Księgowego Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie oraz analizę przedstawionej dokumentacji finansowo księgowej dotyczącej realizacji projektu: zestawienie sald i obrotów, faktury, rachunki do umów zleceń, potwierdzenia dyspozycji przelewów, umowy zlecenia, listy płac. W dniu 24 maja 2014 r. Wojewoda Zachodniopomorski zawarł z Polskim Związkiem Motorowym Zarządem Okręgowym z siedzibą w Szczecinie, reprezentowanym przez Pana xxx Prezesa Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie oraz Pana xxx Skarbnika Zarządu Okręgowego Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie, umowę Nr BZK/12/2013 w sprawie realizacji w okresie od dnia zawarcia umowy do dnia 31 października 2013 r., zadania pn. Bezpieczne Dwa Kółka z zakresu bezpieczeństwa i porządku publicznego. Na realizację zadania Wojewoda Zachodniopomorski przeznaczył dotację celową w kwocie ,00 zł, którą Zarząd Okręgowy Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie otrzymał na wskazany rachunek bankowy w dniu 21 czerwca 2013 r. W ramach realizacji zadania Zarząd Okręgowy Polskiego Związku Motorowego w Szczecinie w zakresie finansowym został zobowiązany do: przekazania na realizację zadania własnych środków finansowych w wysokości 8 500,00 zł, 4

5 zachowania procentowego udziału dotacji w całkowitych kosztach realizacji zadania publicznego, który powinien wynosić nie więcej niż 80%, prowadzenia wyodrębnionej dokumentacji finansowo-księgowej i ewidencji księgowej, wykorzystania przekazanych środków finansowych z dotacji do dnia 31 października 2013 r., a w przypadku niewykorzystania kwoty dotacji dokonać jej zwrot w terminie do 15 listopada 2013 r. Ze sprawozdania końcowego z realizacji zadania publicznego pn. Bezpieczne Dwa Kółka przedstawionego przez Polski Związek Motorowy Zarząd Okręgowy w Szczecinie w dniu 29 listopada 2013 r. wynika, iż całkowity koszt realizacji zadania wyniósł ,99 zł w tym: dotacja w kwocie ,25 zł, co stanowi % wartości całego zadania, środki własne 8 065,74 zł, co stanowi 22,30 % wartości całego zadania ( Polski Związek Motorowy wniósł udział własny w formie bezgotówkowej o wartości 5 000,00 zł tj. 5 dnia szkoleniowych po 1 000,00 zł równowartość wynajęcia toru kartingowego w Szczecinie). kwota dotacji niewykorzystana w terminie wyniosła 1 902,75 zł (słownie: jeden tysiąc dziewięćset dwa złote, 75/100). Zgodnie z 11 ust. 1-2 umowy nr BZK/12/2013 niewykorzystana kwota dotacji powinna zostać zwrócona na rachunek bankowy Zleceniodawcy w terminie do dnia 15 listopada 2013 r. Zleceniobiorca dokonał zwrotu dotacji w dniu 29 listopada 2013 r. tj. czternaście dni po terminie. W związku z powyższym, zgodnie z 11 ust. 3 umowy nr BZK/12/2013 Zleceniobiorca powinien dokonać zwrotu niewykorzystanej kwoty dotacji wraz z naliczonymi odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych. Zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt. 5 Ordynacji podatkowej (Dz. U. 2012, poz. 749), odsetek za zwłokę nie nalicza się, jeżeli wysokość odsetek nie przekracza trzykrotności wartości opłaty pobieranej przez operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe za traktowanie przesyłki listowej jako przesyłki poleconej. W ramach kontroli dokonano sprawdzenia prawidłowości wykorzystania środków finansowych na podstawie dokumentów źródłowych dotyczących (rachunki i faktury VAT, przelewy bankowe), w tym dotyczących: 1. Udzielonej kwoty dotacji celowej, w zakresie: A. Wydatków rzeczowych: nr faktury/rachunk u wystaw. podmiot wystawiający nazwa wydatku FA/000007/06/ ZET 7 s.c. druk i opracowanie ulotek kwota brutto płatności 600, r. 35/ Chrobry Padawa III xxx Usługa 279, r. gastronomiczna 41/06/ GOYA ART Usługa plastyczna 98, r. FA/000017/06/ ZET 7 s.c. Druk naklejek 700, r. 5

6 motocykle 05/ Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 120, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 120, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 395, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 387, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 120, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 395, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 120, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za 228, r. szkolenie / Ochotnicza Straż Pożarna Rach. Za szkolenie , r. 2137/06/ Firma VERA Apteczki 4 199, r. motocyklowe 3/ Firma 094 Karty plastykowe 300, r. ICE FV00162/N1401/ Poczta Polska S.A. Pocztex krajowy 41, r /G/06/13 368/M/ EUROGRAW 1 Certyfikaty 180, r. 399/M/ EUROGRAW 1 Certyfikaty 420, r. 549/M/ EUROGRAW 1 Certyfikaty 420, r. 0009/07/ Ośrodek Sportów Motorowych Udostępnienie 1000, r. Motopark toru kartingowego 0011/08/ Ośrodek Sportów Motorowych Udostępnienie 1000, r. Motopark toru kartingowego 66/ PHU Kurak Legon Konsumpcja 83, r. 0/0(010)0007/ Makro Cash and Carry Polska S.A. Zakupy catering 475, r. 3 0/0(010)0011/ Makro Cash and Carry Polska S.A. Zakupy catering 170, r. 5 0/0(010)0008/ Makro Cash and Carry Polska S.A. Zakupy makro 127, r /M/ EUROGRAW 1 Podziękowania i 296, r. puchary NETTO Sp. z o.o. Zakupy catering 26, r / Catering xxx Usługa 500, r. cateringowa RAZEM ,6 4 6

7 B. Wydatków osobowych Umowy zlecenia W tabeli przedstawiono umowy zlecenia zawarte na realizację projektu oraz dokonane, wynikające z nich płatności: nr dokumentu księgowego wystawieni a 30/ Nazwa wydatku Okres obowiązywa nia kwota płatnośc i (zł) płatności Polecenie wyjazdu służbowego r. 249, r. 36/ Polecenie wyjazdu służbowego r. 267, r. 37/ / / / / Polecenie wyjazdu służbowego r. 250, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 142, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 142, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 142, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 267, r. 49/ Polecenie wyjazdu służbowego r. 73, r. 50/ / Polecenie wyjazdu służbowego r. 73, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 73, r. 54/ Polecenie wyjazdu służbowego r. 29, r. 55/ / / Do umowy 2/ Do umowy 2/ Do umowy 2/ Do umowy 2/ Polecenie wyjazdu służbowego r. 29, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 29, r. Polecenie wyjazdu służbowego r. 76, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. 7

8 Do umowy 2/ Do umowy 2/ Do umowy 2/ Do umowy 2/ Do umowy 2/ / / / / / / / / Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 1000, r. Rach. za szkolenie r. 820, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. Rach. za szkolenie r. 500, r. 15/ Rach. za szkolenie r. 500, r. RAZEM ,61 2. Przekazanych środków finansowych własnych, w zakresie: A. Wydatków rzeczowych: nr faktury/rachunk u wystaw podmiot wystawiający Compensa Towarzystwo Ubezpieczeń S.A. nazwa wydatku Polisa ubezpieczeniowa typ kwota brutto (zł) RAZEM 419,00 płatności 419, r. 8

9 9