Odpowiedzi na pytania zadane do zapytania ofertowego nr EFS/2012/05/01

Transkrypt

1 Odpowiedzi na pytania zadane do zapytania ofertowego nr EFS/2012/05/01 1

2 Pytanie nr 1: Czy oferta powinna zawierać informację o ewentualnych podwykonawcach usług czy też obowiązek uzyskania od Państwa pozwolenia na zlecanie usług będzie obowiązywał dopiero na etapie wspólnej realizacji projektu, tj. po podpisaniu umowy? Pytanie to dotyczy zakresu usług bieżące doradztwo formalno-prawne, przygotowanie wzorów umów, ustalenie schematu kont przy których posługujemy się podwykonawcami w zakresie weryfikacji przygotowanych przez nas rozwiązań pod kątem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa krajowego i wspólnotowego oraz Ustawą o rachunkowości. Odpowiedź Zleceniodawca zakłada, że wybrany Wykonawca posiada stosowna wiedzę i doświadczenie w zakresie wymienionym w pytaniu. Na etapie składania oferty Wykonawca nie ma obowiązku dołączania informacji o potencjalnych podwykonawcach. Wszystkie uzgodnienia dotyczące możliwości korzystania z usług podwykonawców zostaną uregulowane postanowieniami w umowie podpisanej w wybranym Wykonawcą usługi. Pytanie nr 2: Co rozumiecie Państwo pod zakresem następujących usług: współpraca z zamawiającym w procesie planowania i realizacji szkoleń i zadań w projekcie zgodnie z harmonogramem Odpowiedź Punkt należy rozumieć jako właściwe rozplanowanie realizacji poszczególnych zadań wynikających z wniosku o dofinansowanie (w tym szkoleń, doradztwa indywidualnego, itd.). Określenie kroków do realizacji i terminów w jakich muszą być dotrzymane dla niezagrożonej realizacji zadań zgodnie z przyjętym harmonogramem projektu. nadzór nad realizacją szkoleń przez podwykonawcę czy wiąże się to z obowiązkiem fizycznej obecności na szkoleniach przez pracownika Oferenta? Odpowiedź Nie ma obowiązku fizycznej obecności pracownika Oferenta na szkoleniach. Nadzór rozumiany jest jako dopilnowanie podwykonawcy (w zakresie jakości, terminowości oraz zgodności z wytycznymi) realizującego zadania szkoleniowe do zgodności z umową, która będzie z nim podpisana. organizacja i logistyka szkoleń jak wyżej Odpowiedź Analogicznie, w zakresie usług związanych z logistyką szkoleń. przeprowadzenie badań i analiz rezultatów od oferenta wymagać się będzie przygotowania elektronicznego narzędzia z bankiem pytań czy elektronicznym narzędziem może być arkusz w Excelu? Odpowiedź: Pomiar efektów szkoleń i wzrostu kompetencji planowany jest na 4 poziomach: POZIOM 1 (reakcja po szkoleniu) badany po każdym szkoleniu ankietą satysfakcji z otrzymanego wsparcia POZIOM 2 (przyrost wiedzy) badany pre i post testem wiedzy po każdym szkoleniu. POZIOM 3 (deklaratywny przyrost kompetencji na podstawie samooceny). Do tego pomiaru służy specjalnie skonstruowane narzędzie mierzące kompetencje. Jest to narzędzie elektroniczne (w przypadku pracowników fizycznych-papierowe), którego celem jest dokonanie samooceny przez uczestników w zakresie poziomu wybranych kompetencji rozwijanych na szkoleniach. Podstawą działania narzędzia jest zbieranie odpowiedzi na zadane pytania-mini case y. Pomiar zostanie dokonany przed szkoleniem oraz ok. 3 miesiące 2

3 po szkoleniu. Różnica miedzy tymi pomiarami jest podstawą do szacowania wzrostu deklaratywnego poziomu kompetencji. POZIOM 4 (pomiar poziomu kompetencji dokonany przez przełożonych). Do tego pomiaru posłuży specjalnie skonturowane narzędzie i zestaw pytań/case ów analogiczny do pomiaru na poziomie 3. Pomiar zostanie dokonany przed rozpoczęciem szkoleń i ok. 3 miesiące po ich zakończeniu. Uzyskane wyniki będą porównywane ze sobą. Planując ewaluację Projektu na 4 opisanych poziomach Zleceniodawca przewiduje zobrazowanie wyników z poz 1 i 2 oraz wykorzystanie obiektywnego narzędzia diagnostycznego pozwalającego określić u uczestników poziom wiedzy i umiejętności w wybranych obszarach przez badanie trafności podejmowanych decyzji i wyboru zachowań uczestników/czek projektu w konkretnych sytuacjach (mini case y), związanych z obszarem prowadzonych szkoleń i wskazanymi kompetencjami (poziom 3). Analogicznie do pomiaru wzrostu kompetencji u uczestnika, zostanie dokonany pomiar kompetencji uczestników przez ich przełożonych przed rozpoczęciem szkoleń i ok. 3 miesiące po ich zakończeniu (poziom 4). Uzyskane wyniki będą porównywane ze sobą. W rozumieniu zleceniodawcy arkusz MS Excel nie posiada funkcjonalności do realizacji tego zadania i nie będzie uznany. Pytanie nr 3 Kryterium 3: Doświadczenie w zakresie liczby zrealizowanych ewaluacji projektów dofinansowanych z EFS (ad. 3 Opis kryteriów oceny ofert): Czy referencje potwierdzające spełnienie kryterium nr 3 przez Oferenta mają zawierać realizację usług opisanych w zapytaniu ofertowym (przeprowadzenie badań i analizy rezultatów; przygotowanie elektronicznego narzędzia z bankiem pytań ( ) czy też przytoczony opis ewaluacji jest opisem schematu usługi ewaluacji do zrealizowania w ramach projektu i w referencjach wystarczy wykazać się realizacją usług ewaluacji bez wchodzenia w szczegóły jej realizacji? Odpowiedź Zlecającemu zależy, żeby usługę pomiaru wzrostu kompetencji uczestników projektu realizował Wykonawca posiadający doświadczenie w ewaluacji projektów w zakresie zbliżonym do przedstawionego w zapytaniu ofertowym. Referencje powinny obejmować usługę ewaluacji w tym lub zbliżonym zakresie. Czy kryterium nr 3 zostanie spełnione jeśli Oferent realizował ewaluację w ramach projektu własnego (jako Lider lub Partner w projekcie) czy też musi to być usługa realizowana na zewnątrz na rzecz innego podmiotu? Odpowiedź Zlecający uzna kryterium za spełnione. Pytanie nr 4 i 5 Pytanie do punktu 40 wskazanego w Opisie przedmiotu zamówienia: Czy rekomendacje mają być przygotowane dla każdej osoby indywidualnie, czy w formie rekomendacji zbiorczych? 3

4 Pytanie do punktu 40 wskazanego w Opisie przedmiotu zamówienia i do Ad. 3 w Kryteriach oceny ofert: Zgodnie z dokumentacją mają zostać przeprowadzone dwa pomiary wiedzy/umiejętności (1 przed cyklem szkoleń, 2 po zakończeniu szkoleń), czy ponadto do każdego szkolenia powinny być przeprowadzone testy wiedzy przed i po szkoleniu jak również testy zachowań przed i po szkoleniu? Odpowiedź: Pomiar efektów szkoleń i wzrostu kompetencji planowany jest na 4 poziomach: POZIOM 1 (reakcja po szkoleniu) badany po każdym szkoleniu ankietą satysfakcji z otrzymanego wsparcia POZIOM 2 (przyrost wiedzy) badany pre i post testem wiedzy po każdym szkoleniu. POZIOM 3 (deklaratywny przyrost kompetencji na podstawie samooceny). Do tego pomiaru służy specjalnie skonstruowane narzędzie mierzące kompetencje. Jest to narzędzie elektroniczne (w przypadku pracowników fizycznych-papierowe), którego celem jest dokonanie samooceny przez uczestników w zakresie poziomu wybranych kompetencji rozwijanych na szkoleniach. Podstawą działania narzędzia jest zbieranie odpowiedzi na zadane pytania-mini case y. Pomiar zostanie dokonany przed szkoleniem oraz ok. 3 miesiące po szkoleniu. Różnica miedzy tymi pomiarami jest podstawą do szacowania wzrostu deklaratywnego poziomu kompetencji. POZIOM 4 (pomiar poziomu kompetencji dokonany przez przełożonych). Do tego pomiaru posłuży specjalnie skonturowane narzędzie i zestaw pytań/case ów analogiczny do pomiaru na poziomie 3. Pomiar zostanie dokonany przed rozpoczęciem szkoleń i ok. 3 miesiące po ich zakończeniu. Uzyskane wyniki będą porównywane ze sobą. Planując ewaluację Projektu na 4 opisanych poziomach Zleceniodawca przewiduje zobrazowanie wyników z poz 1 i 2 oraz wykorzystanie obiektywnego narzędzia diagnostycznego pozwalającego określić u uczestników poziom wiedzy i umiejętności w wybranych obszarach przez badanie trafności podejmowanych decyzji i wyboru zachowań uczestników/czek projektu w konkretnych sytuacjach (mini case y), związanych z obszarem prowadzonych szkoleń i wskazanymi kompetencjami (poziom 3). Analogicznie do pomiaru wzrostu kompetencji u uczestnika, zostanie dokonany pomiar kompetencji uczestników przez ich przełożonych przed rozpoczęciem szkoleń i ok. 3 miesiące po ich zakończeniu (poziom 4). Uzyskane wyniki będą porównywane ze sobą. Odpowiedź na Pytanie 4: Bazując na przedstawionym opisie ewaluacji projektu Zlecający zakłada jako minimum zestawienia i rekomendacje zbiorcze pozwalające na zobrazowanie wyników i rezultatów projektu. Przygotowanie rekomendacji indywidualnych Zlecający potraktuje jako wartość dodaną na korzyść Oferenta, za minimum potraktowana będzie funkcjonalność narzędzia informatycznego pozwalająca na dostęp do wyników samooceny (opisany poziom 3 i 4 ewaluacji) przez obu zainteresowanych (przełożony i podwładny) oraz możliwość generowania raportów lub eksport danych. Odpowiedź na Pytanie 5: Zlecający zakłada przeprowadzenie testów wiedzy przed i po każdym szkoleniu (poziom 2 ewaluacji) oraz samoocenę i ocenę przełożonego (poziom 3 i 4) zakładającą pomiar poziomu wybranych kompetencji rozwijanych na szkoleniach (opisane powyżej). W skład pytań-mini case ów mogą wchodzić zagadnienia dotyczące preferowanych zachowań związanych z rozwijanymi kompetencjami. Natomiast Zlecający nie zakłada 4

5 konieczności przeprowadzania dodatkowych testów badających tylko i wyłącznie zachowania uczestników. Pytanie nr 6 Wśród Kadry wyznaczonej do realizacji usługi musi znaleźć się osoba odpowiedzialna za monitoring i quality control jakie obowiązki dokładnie Państwo wyróżniają i co rozumieją pod pojęciem monitoring i quality control? Odpowiedź - Usługa zewnętrzna monitoring i quality control związana będzie z kontrolą wewnętrzną projektu, w szczególności obejmować będzie: -opracowanie zasad monitoringu i kontroli w projekcie - weryfikacja prawidłowości dokumentacji z umową o dofinansowanie, umowami zawartymi z podwykonawcami oraz z wytycznymi i ogólnie obowiązującymi przepisami prawa - weryfikacja poprawnej kwalifikacji wydatków zgodnie z wytycznymi i kosztorysem - monitoring postępu finansowego, w szczególności analiza zgodności rozliczonych przez Zamawiającego kosztów z zatwierdzonym budżetem Projektu, - kontrola projektowych rachunków bankowych - kontrolowanie wydatków w projekcie - kontrola ewidencji księgowej projektu - monitoring postępu finansowego i wykorzystania budżetu - wprowadzanie zmian w kosztorysach, wniosku i harmonogramie w trakcie projektu Pytanie nr 7 Wykonawca jest zobowiązany do złożenia dokumentów potwierdzających należyte wykonanie usługi dotyczącej ewaluacji projektu - czy muszą to być referencje bądź oświadczenia od poszczególnych Klientów czy też wystarczą oświadczenia własne MCS, które w przypadku większości projektów świadczyło usługę ewaluacji projektu? Odpowiedź Zlecający jest zainteresowany możliwością sprawdzenia jakości wykonanej usługi. Dokumenty potwierdzające wykonanie usługi powinny być wystawione przez Klientów co w rozumieniu Zlecającego pozwala na sprawdzenie nie tylko czy usługa została wykonana ale też czy Wykonawca usługi zapewnił właściwą jakość jej wykonania. Pytanie nr 8 Czy istnieje możliwość przesłania przez Państwa wersji edytowalnej załączników? Odpowiedź Zlecający nie może przesłać edytowalnej wersji załączników ponieważ w związku z wewnętrznymi procedurami nie może opublikować edytowalnych dokumentów na swojej stronie WWW. W związku z tym nie jest w stanie zapewnić równego dostępu do tych dokumentów dla wszystkich potencjalnych zainteresowanych złożeniem oferty. 5