ZAPYTANIE OFERTOWE nr 14/10/PRZ/2015

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 14/10/PRZ/2015 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym lub Spółką zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej: Agencyjną sprzedaż biletów kolejowych w komunikacji krajowej i międzynarodowej w kasach biletowych, zlokalizowanych na dworcach kolejowych w Pszczynie, Czechowicach Dziedzicach oraz Dębicy na pociągi uruchamiane przez PKP Intercity S.A. oraz biletów na pociągi innych przewoźników, z którymi Spółka ma zawarte umowy o świadczenie kolejowych usług przewozowych za pośrednictwem dostarczonych przez Spółkę sfiskalizowanych terminali kasowych rpos. z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury Wyboru dostawcy w PKP Intercity S.A.., zwanej dalej Procedurą. Procedura jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego: Oferent przed złożeniem oferty powinien zapoznać się z treścią Procedury. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.). 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Komunikacja, jak również przekazywanie oświadczeń i dokumentów, może odbywać się zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. 5. Zamawiający ma prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postepowania.

2 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach Oferentowi zaproszonemu do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 7. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 8. Oferent jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA 1. Przedmiotem zamówienia jest agencyjna sprzedaż biletów kolejowych w komunikacji krajowej i międzynarodowej w następujących częściach: Część 1 - w kasie biletowej zlokalizowanej na dworcu kolejowym w Pszczynie, Część 2 - w kasie biletowej zlokalizowanej na dworcu kolejowym w Czechowicach Dziedzicach, Część 3 - w kasie biletowej zlokalizowanej na dworcu kolejowym w Dębicy. na pociągi uruchamiane przez PKP Intercity S.A. oraz biletów na pociągi innych przewoźników, z którymi Spółka ma zawarte umowy o świadczenie kolejowych usług przewozowych za pośrednictwem dostarczonego sfiskalizowanego terminala kasowego rpos. 2. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych. 3. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach określonych w projekcie umowy stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 4. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI 1. Termin realizacji usługi ustanawia się na okres 12 miesięcy od dnia podpisania umowy. 2. Usługa będzie realizowana w kasach biletowych na dworcach kolejowych w Pszczynie, Czechowicach Dziedzicach oraz Dębicy. 5. WARUNKI PŁATNOŚCI 1. Szczegółowe warunki płatności zawarte zostały w projekcie Umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 2. Oferent będzie zobowiązany, przy podpisaniu umowy, do przekazania oświadczenia wg wzoru z Załącznika nr 7 do projektu Umowy o właściwym w trakcie obowiązywania umowy nr. rachunku bankowego, na który Zamawiający będzie dokonywał przelewów za wykonywaną usługę. W przypadku zmiany wskazanego rachunku bankowego, Oferent będzie zobowiązany 2 / 9

3 do niezwłocznego powiadomienia Zamawiającego o takiej zmianie, wraz z podaniem nowego nr. rachunku bankowego. 6. WYMAGANIA FORMALNE 1. Oferent musi spełniać następujące warunki udziału w postępowaniu: a) posiadanie uprawnień niezbędnych do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. b) posiadanie wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia. Oferent musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, wykonał lub wykonuje w sposób należyty co najmniej 1 (jedną) usługę z zakresu agencyjnej sprzedaży biletów kolejowych w komunikacji krajowej lub międzynarodowej w kasie biletowe. c) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. d) znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Ocena spełniania wszystkich, powyższych warunków prowadzona będzie na podstawie oświadczenia Oferenta, złożonego w treści załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego wraz z ofertą wstępną. 2. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie ww. oświadczenia metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Jeżeli Oferent nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać on będzie wykluczeniu z udziału w Postępowaniu. 3. O udzielnie zamówienia może ubiegać się Oferent, który nie zostanie wykluczony z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: 1) Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli 3 / 9

4 rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, 2) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, 3) Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, 4) w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość. 4. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest ona niezgodna z wymaganiami zapytania ofertowego lub Oferent nie dostarczył oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym z zastrzeżeniem ust Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 7. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty. 7. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 8. ZASADY SKŁADANIA OFERT I PRZEKAZANIA HASŁA DO CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY 1. Ofertę należy złożyć do dnia r. do godziny 10: Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust Oferta może być złożona w formie: a. pisemnej na adres: Biuro Zakupów Centralnych PKP Intercity S.A., ul. Żelazna 59a, Warszawa (piętro 3, pokój nr 302A) lub 4 / 9

5 b. elektronicznej (w postaci skanu podpisanych dokumentów) na adres 4. Oferent powinien złożyć ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: a. części formalno-merytorycznej b. części handlowej 5. W przypadku składania oferty w formie papierowej ofertę należy złożyć w jednej kopercie, opisanej w następujący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) wykonawcy Oferta na... znak sprawy... Nie otwierać przed terminem roku godzina.. 6. Oferta w części formalno-merytorycznej powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego oraz powinna zawierać wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane w treści Zapytania ofertowego, w szczególności: a. Oświadczenie oferenta o: - braku postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, - akceptacji projektu Umowy, - przyjęcia terminu związania ofertą. b. dokument rejestrowy wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis). 7. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej, część handlowa powinna zostać zahasłowana. Oferent przesyła Zamawiającemu hasło do części handlowej oferty wstępnej niezwłocznie po terminie składania ofert, wskazanym ust Oferta handlowa powinna zostać złożona w formularzu, zgodnym z Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. 9. Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 10. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 11. Zamawiający dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie poszcza składania ofert wariantowych. 5 / 9

6 12. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 9. WADIUM I FORMA JEGO WNIESIENIA: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 10. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści niniejszego Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia r., do godz. 12:00. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferenta. 11. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Imię i nazwisko: Magdalena Kowalewska, ul. Żelazna 59a, Warszawa, Magdalena.Kowalewska@intercity.pl, nr tel.: KRYTERIA OCENY OFERT Kryteria oceny ofert wstępnych: A. Ocena merytoryczna (dot. Części A, B, C) - Ocena merytoryczna zostanie dokonana wg formuły: spełnia/ nie spełnia na podstawie przedłożonego wykazu usług. Oferent musi wykazać, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, wykonał lub wykonuje co najmniej 1 (jedną) usługę z zakresu agencyjnej sprzedaży biletów kolejowych w komunikacji krajowej lub międzynarodowej w kasie biletowej oraz załączy poświadczenia, że usługa została wykonana lub jest wykonywana w sposób należyty. Oferent zobowiązany jest wskazać wykonaną usługę w wykazie wykonanych usług (wg. Załącznika nr 5 do niniejszego Zapytania ofertowego). W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem na rzecz, którego usługa została wykonana, wykonawca nie ma obowiązku przedkładania poświadczenia. 6 / 9

7 Ocena handlowa - waga 100% (dot. Części A, B, C) maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium pkt. Ocena ofert wstępnych zostanie dokonana w oparciu o cenę usługi, zaproponowaną przez Oferenta w formularzu cenowym tj. wartość usługi brutto uwzględniającą progowe wynagrodzenie Oferenta we wszystkich kwartałach. Ocena zostanie dokonana według wzoru: P WU = WU N/WU B x 100 gdzie: P WU liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, WU N najniższa wartość usługi brutto WU B wartość usługi brutto oferty badanej. Oferta handlowa z oferty wstępnej, wskazana przez Oferenta będzie podlegała negocjacjom w II Etapie Postępowania. Przedmiotem negocjacji będzie wysokość stawki prowizji. 1. Zamawiający planuje przeprowadzenie 1 etapu negocjacji w zakresie oferowanej ceny. 2. Do negocjacji dopuszczonych zostanie co najmniej 2 Oferentów, którzy spełnili wszystkie kryteria formalne oraz otrzymali najwyższą liczbę punktów. 3. W toku negocjacji Oferenci przedstawiają oferty ostateczne cenę ostateczną za realizację usługi. Kryteria oceny ofert ostatecznych: Ocena merytoryczna (dot. Części A, B, C) - ocena merytorycznej zostanie dokonana wg formuły: spełnia/ nie spełnia na podstawie przedłożonego wykazu usług na etapie wstępnej oceny ofert. Ocena handlowa (dot. Części A, B, C) - waga 100%, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium pkt. Ocena ofert ostatecznych zostanie dokonana w oparciu o cenę usługi, zaproponowaną przez Oferenta w formularzu cenowym tj. wartość usługi brutto uwzględniającą progowe wynagrodzenie Oferenta we wszystkich kwartałach. Ocena zostanie dokonana według wzoru: P WU = WU Nj/WU B x 100 gdzie: P WU - liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, WU N - najniższa wartość usługi brutto WU B - wartość usługi brutto oferty badanej. 7 / 9

8 W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiało taki sam bilans ww. kryteriów oceny, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. 13. POUFNOŚC INFORMACJI 1. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu przetargowym oraz w trakcie realizacji usługi. Informacje takie nie mogą zostać ujawnione osobom trzecim. 2. Oferent wraz z ofertą powinien złożyć oświadczenie, według Załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego, w którym zobowiąże się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby postępowania lub następnie w trakcie realizacji usługi zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A. 14. ZABEZPIECZENIE NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMA JEGO WNIESIENIA: Zamawiający wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy zgodnie z warunkami określonymi w projekcie Umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 15. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się w formie elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach, stanowiących podstawy do jego wniesienia. 3. Zamawiający rozstrzyga odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za nieuwzględnienie odwołania. 4. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 16. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 2 Formularz cenowy oferty wstępnej, Załącznik nr 3 Projekt umowy wraz z załącznikami, 8 / 9

9 Załącznik nr 4 Oświadczenie o zachowaniu poufności, Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych usług. Z poważaniem, Magdalena Kowalewska 9 / 9