ZAPYTANIE OFERTOWE nr 15/04/PRZ/2016

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 15/04/PRZ/2016 Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A zwany dalej Zamawiającym lub Spółką zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty dotyczącej: Sukcesywna dostawa posiłków profilaktycznych. z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury Wyboru dostawcy w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Procedurą. Procedura jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego: Oferent przed złożeniem oferty powinien zapoznać się z treścią Procedury. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz z późn. zm.). 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. Umowa zostanie sporządzona w języku polskim. 4. Komunikacja, jak również przekazywanie oświadczeń i dokumentów, może odbywać się zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. 5. Zamawiający ma prawo do zamknięcia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentowi nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia postepowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym zapytaniu ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach Oferentowi zaproszonemu do złożenia oferty. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 7. Warunki wyboru ofert określone niniejszym zapytaniem nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty.

2 8. Oferent jest zobowiązany do uwzględnienia niniejszych warunków w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 9. PKP Intercity ma prawo: a) do nie odpowiadania na pytania Oferentów złożone po wyznaczonym terminie, b) unieważnienia postępowania bez podania przyczyn 2. SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU POSTĘPOWANIA Przedmiotem zamówienia jest: sukcesywna dostawa posiłków profilaktycznych. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia został określony w załączniku nr 6 do niemniejszego zapytania.. 3. MIEJSCE I TERMIN REALIZACJI USŁUGI Termin realizacji umowy: od dnia podpisania do dnia roku. 4. WARUNKI PŁATNOŚCI Szczegółowe warunki płatności zawarte zostały w projekcie Umowy, stanowiącym Załącznik nr 3 do niniejszego Zapytania ofertowego. 5. WYMAGANIA FORMALNE 1. Oferent musi spełniać następujące warunki udziału w postępowaniu: 1) posiadanie uprawnień niezbędnych do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 2) posiadanie wiedzy i doświadczenia niezbędnego do wykonania zamówienia. Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, wykonał lub wykonuje co najmniej dwie dostawy odpowiadające swoim rodzajem przedmiotowi zamówienia na łączną kwotę nie mniejszą niż ,00 zł (netto) oraz załączy poświadczenia potwierdzające należyte wykonanie lub wykonywanie dostawy. W przypadku dostaw realizowanych wartości należy odnieść do zrealizowanej części dostawy wskazanej w warunku. 3) dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. 2 / 10

3 4) znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej umożliwiającej wykonanie zamówienia. Zamawiający nie precyzuje w powyższym zakresie żadnych wymagań, których spełnienie Oferent zobowiązany jest wykazać w sposób szczególny. Ocena spełniania wszystkich powyższych warunków za wyjątkiem warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia, prowadzona będzie na podstawie oświadczenia Oferenta, złożonego w treści załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego wraz z ofertą wstępną. Ocena warunku dotyczącego wiedzy i doświadczenia prowadzona będzie na podstawie wykazu wykonanych dostaw, stanowiącego załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego. 2. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie ww. oświadczenia metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Jeżeli Oferent nie wykaże spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać on będzie wykluczeniu z udziału w Postępowaniu. 3. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Oferent, który nie zostanie wykluczony z postępowania. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: 1) Zamawiający rozwiązał albo wypowiedział umowę albo odstąpił od Umowy/ Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie do 3 lat przed upływem składania ofert, 2) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed prowadzonym postępowaniem uchylił się od zawarcia z Zamawiającym umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, 3) Oferent wyrządził szkodę Zamawiającemu nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym postępowaniem, 4) w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, złożono wniosek o ogłoszenie upadłości lub ogłoszono upadłość, 5) Oferenci którzy nie wykazali spełnienia warunków udziału w postepowaniu, nie złożyli wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnili innych wymagań określonych w zapytaniu ofertowym i nie uzupełnili, nie wyjaśnili dokumentów w wymaganym terminie. Z postępowania wyklucza się również Oferentów, którzy: 6) złożyli nie prawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania, 7) nie wnieśli wadium, w tym również na przedłużony okres związania ofertą lub nie zgodzili się na przedłużenie okresu związania ofertą, jeżeli wadium było wymagane, 8) należą do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U. Nr 50, poz. 331, z poźn. zm.), złożyli odrębne oferty chyba 3 / 10

4 ze wykażą że istniejące między nimi powiązania nie prowadzą do zachowania uczciwej konkurencji pomiędzy Wykonawcami w postępowaniu, 9) wykonywali bezpośrednie czynności związane z przygotowaniem postępowania z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI lub posługiwali się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba że udział tych oferentów w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 10) nie przystąpią do degustacji poszczególnych pozycji asortymentu w ustalonym terminie. 4. Zamawiający powiadomi Oferenta o wykluczeniu z postępowania. Ofertę Oferenta wykluczonego uznaje się za odrzuconą. 5. Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli jest ona niezgodna z wymaganiami zapytania ofertowego lub Oferent nie dostarczył oświadczeń i dokumentów wymaganych w zapytaniu ofertowym z zastrzeżeniem ust Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 7. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty. 6. PODWYKONAWCY 1. Jeżeli Oferent zamierza korzystać z podwykonawców zobowiązany jest do wskazania: a. listy podwykonawców (zawierającej nazwę podwykonawców), b. zakresu prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich Podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 7. ZASADY SKŁADANIA OFERT I PRZEKAZANIA HASŁA DO CZĘŚCI HANDLOWEJ OFERTY 1. Ofertę należy złożyć do dnia r. do godziny 10: Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust Oferta może być złożona w formie: a. pisemnej na adres: Biuro Zakupów Centralnych PKP Intercity S.A., ul. Żelazna 59a, Warszawa (piętro 3, pokój nr 302A) lub 4 / 10

5 b. elektronicznej (w postaci skanu podpisanych dokumentów) na adres 4. Oferent powinien złożyć ofertę w formie dwóch odrębnych dokumentów: a. części formalno-merytorycznej b. części handlowej 5. W przypadku składania oferty w formie papierowej ofertę należy złożyć w jednej kopercie, opisanej w następujący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) wykonawcy Oferta na... znak sprawy Oferta w części formalno-merytorycznej powinna zawierać: a. Formularz stanowiący Załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania ofertowego, b. Oferta handlowa wg. formularza cenowego, zgodnego z Załącznikiem nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego. c. wszystkie oświadczenia i dokumenty wymagane w treści Zapytania ofertowego, w szczególności: i. Oświadczenie oferenta o: - braku postępowania likwidacyjnego lub upadłościowego, - akceptacji projektu Umowy, - przyjęcia terminu związania ofertą. ii. dokument rejestrowy wskazujący na osoby umocowane do reprezentacji Oferenta. Jeżeli ofertę podpisują inne osoby niż wskazane w dokumencie rejestrowym, do oferty należy dołączyć pełnomocnictwo (oryginał lub notarialny odpis). 7. W przypadku składania oferty w formie elektronicznej, część handlowa powinna zostać zahasłowana. Oferent przesyła Zamawiającemu hasło do części handlowej oferty wstępnej niezwłocznie po terminie składania ofert, wskazanym ust Oferta powinna być podpisana przez umocowanego/ych prawnie przedstawiciela/i Oferenta, upoważnionego/ych do podejmowania zobowiązań w jego imieniu, zgodnie z wpisem o reprezentacji w stosownym dokumencie uprawniającym do występowania w obrocie prawnym lub z udzielonym pełnomocnictwem. 9. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej oferty spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. 10. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych, ani wariantowych. 5 / 10

6 11. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 12. Oferenci, którzy składają jedną wspólną ofertę, zobowiązani są do łącznego wykazania spełniania warunków udziału w przedmiotowym Postepowaniu zakupowym, a także do ustanowienia pełnomocnika do reprezentowania ich w Postępowaniu i ewentualnego podpisania Umowy w sprawie realizacji zamówienia. Ponadto, będą oni zobowiązani do dostarczenia Zamawiającemu przed podpisaniem Umowy w sprawie realizacji zamówienia, umowy regulującej wewnętrzną współpracę Oferentów. 13. Degustacja poszczególnych pozycji asortymentu odbędzie się w siedzibie zamawiającego tj.: ul. Żelazna 59A, Warszawa. Dokładny termin degustacji przekazany zostanie wykonawcom spełniającym warunki formalne oddzielnym pismem. 8. WADIUM I FORMA JEGO WNIESIENIA: Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 9. UDZIELANIE WYJAŚNIEŃ DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Zamawiający udziela wyjaśnień treści niniejszego Zapytania ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia r., do godz. 14:00. Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje Oferenta. 10. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Imię i nazwisko: Magdalena Kowalewska, ul. Żelazna 59a, Warszawa, Magdalena.Kowalewska@intercity.pl, nr tel.: / 10

7 11. KRYTERIA OCENY OFERT Postępowanie przeprowadzone zostanie w następujących etapach: Etap I - ocena formalna, merytoryczna oraz handlowa ofert wstępnych złożonych przez Oferentów w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe. Ocenie handlowej poddane zostaną tylko te oferty, które pozytywnie przejdą etap oceny formalnej i merytorycznej. Etap II - negocjacje handlowe ocena handlowa ofert ostatecznych. Do negocjacji zostanie zaproszonych co najmniej 2 (dwóch) Oferentów, których oferty spełniły wszystkie kryteria formalne i merytoryczne oraz otrzymały najwyższą liczbę punktów, chyba że spełniających postawione warunki Oferentów będzie mniej niż 2. Negocjacje odbędą się w formie mailowej lub telefonicznej. Kryteria oceny ofert wstępnych: Ocena merytoryczna - waga 37 %, maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta podczas oceny merytorycznej - 37 pkt. - kryterium termin realizacji zamówień częściowych - waga 10 %, maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium - 10 pkt. Zamawiający przyzna punkty w zakresie terminu realizacji, w następujący sposób: 2 pkt. - termin realizacji - 4 dni robocze 5 pkt. - termin realizacji dni roboczych 10 pkt. - termin realizacji - 1 dzień roboczy - kryterium - walorów organoleptycznych - waga 27% maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium - 27 pkt. Punkty w zakresie tego kryterium zostaną przyznane poprzez ocenę smaku, zapachu, barwy, konsystencji, estetyki każdej pozycji asortymentu (poz. 1-9) wg numeracji z formularza cenowego (załącznik nr 2) w zakresie punktowym 1 pkt.- 3 pkt (dla każdej pozycji asortymentu). Ocena merytoryczna w zakresie przedmiotowego kryterium dokonana zostanie po degustacji potraw przeprowadzonej w ustalonym terminie. W przypadku nie przystąpienia do degustacji Oferent nie spełni przedmiotowego kryterium i zostanie wykluczony z postępowania!!! Ocena handlowa - kryterium ceny - waga 63 %, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium - 63 pkt. Ocena ofert wstępnych zostanie dokonana w oparciu o łączną cenę brutto oferty, zaproponowaną przez Oferenta w formularzu cenowym 7 / 10

8 Ocena zostanie dokonana według wzoru: P WU = WU N / WU B x 63 gdzie: P WU - liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, WU N - najniższa wartość oferty brutto WU B - wartość brutto oferty badanej. Oferta handlowa z oferty wstępnej, wskazana przez Oferenta będzie podlegała negocjacjom w II Etapie Postępowania. Negocjacje zostaną przeprowadzone w formie mailowej lub telefonicznej. Zamawiający planuje przeprowadzenie 1 etapu negocjacji w zakresie oferowanej ceny. Kryteria oceny ofert ostatecznych: Ocena merytoryczna (kryterium - termin płatności - waga 10 %, kryterium - walory organoleptyczne - waga 27 %) - waga 37 %, maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta na etapie oceny oferty wstępnej w kryterium - 37 pkt. Ocena merytoryczna zostanie dokonana na etapie oceny ofert wstępnych (nie dokonuje się ponownej oceny merytorycznej w drugim etapie postępowania). Ocena handlowa - kryterium ceny - waga 63 %, maksymalna liczba punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium - 63 pkt. Ocena ofert wstępnych zostanie dokonana w oparciu o łączną cenę brutto dostawy posiłków profilaktycznych, zaproponowaną przez Oferenta w formularzu cenowym Ocena zostanie dokonana według wzoru: P WU = WU N / WU B x 63 gdzie: P WU liczba punktów uzyskanych przez ofertę w niniejszym kryterium, WU N najniższa wartość oferty brutto WU B wartość brutto oferty badanej. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert będzie przedstawiało taki sam bilans ww. kryteriów oceny, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z niższą ceną. 8 / 10

9 12. POUFNOŚC INFORMACJI 1. Zamawiający i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu przetargowym oraz w trakcie realizacji usługi. Informacje takie nie mogą zostać ujawnione osobom trzecim. 2. Oferent wraz z ofertą powinien złożyć oświadczenie, według Załącznika nr 4 do niniejszego Zapytania ofertowego, w którym zobowiąże się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby postępowania lub następnie w trakcie realizacji usługi zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A. 13. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres poczty elektronicznej, wskazanej w zapytaniu. 3. Odwołanie wnosi się w formie elektronicznej w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach, stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4. PKP IC rozstrzyga odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za nieuwzględnienie odwołania. 5. W przypadku wniesienia odwołania, nie wstrzymuje to prawa PKP Intercity do zawarcia umowy. 6. W przypadku uwzględnienia odwołania o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności, PKP IC informuje wszystkich Oferentów biorących udział w postępowaniu. 7. PKP IC oddala odwołanie, jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik postępowania. 8. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 14. ZAŁĄCZNIKI Załącznik nr 1 Formularz oferty formalno-merytorycznej, Załącznik nr 2 Formularz cenowy oferty wstępnej, Załącznik nr 3 Projekt umowy + załączniki, Załącznik nr 4 Oświadczenie o zachowaniu poufności, Załącznik nr 5 Wykaz wykonanych dostaw, Załącznik nr 6 Opis Przedmiotu Zamówienia. 9 / 10

10 Z poważaniem, Magdalena Kowalewska 10 / 10