1. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 28/07/TUT/2018 Naprawa urządzeń elektronicznych stosowanych w taborze PKP Intercity S.A. Szanowni Państwo, PKP Intercity S.A. (zwana dalej także Zamawiającym lub PKP IC) zwraca się z uprzejmą prośbą o przedstawienie oferty z uwzględnieniem poniższych wymagań. 1. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Postępowanie prowadzone jest na podstawie Procedury wyboru Oferentów w PKP Intercity S.A., zwanej dalej Procedurą. Procedura jest dostępna w siedzibie Zamawiającego oraz na stronie internetowej Zamawiającego pod linkiem: Oferent jest zobowiązany do zapoznania się z Procedurą przed złożeniem oferty. 2. Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych (tekst jedn. Dz. U. z 2017 r. poz ze zm.) 3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Umowa będzie w języku polski. Wszelkie oświadczenia, zawiadomienia i inne dokumenty należy składać w postępowaniu w języku polskim. Dokumenty sporządzone w języku obcym winny być złożone wraz z tłumaczeniem na język polski. 4. Zamawiający ma prawo do zamknięcia/unieważnienia postępowania na każdym jego etapie bez podania przyczyny. Oferentom nie przysługują żadne roszczenia z tytułu zamknięcia/ unieważnienia postępowania. 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania zmian lub odwołania warunków zawartych w niniejszym Zapytaniu Ofertowym. W przypadku wprowadzenia zmian Zamawiający przekaże informację o zmianach wszystkim Oferentom zaproszonym do złożenia oferty jak również zamieści ją w miejscach wskazanych w ust. 10. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 6. Warunki wyboru ofert określone Zapytaniem Ofertowym nie mogą być zmienione przez Oferenta pod rygorem odrzucenia oferty. 7. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, jest zobowiązany do uwzględnienia warunków ujętych w Zapytaniu Ofertowych oraz w załącznikach do tego Zapytania, w umowie o wykonanie przedmiotu zamówienia pod rygorem unieważnienia wyboru. 8. O udzielenie zamówienia Oferenci mogą się ubiegać wspólnie. Wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia Oferenci ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu, albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy. Treść pełnomocnictwa musi jednoznacznie wskazywać czynności, do wykonywania których pełnomocnik jest upoważniony (zakres umocowania). 9. Do Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia stosuje się odpowiednio postanowienia dotyczące Oferenta. 10. Dokumentacja postępowania dostępna jest: 1) na stronie internetowej Zamawiającego: pod nazwą postępowania Naprawa urządzeń elektronicznych stosowanych w taborze PKP Intercity S.A.

2 2) na elektronicznej platformie zakupowej pod adresem: zwanej dalej Systemem i pod nazwą postępowania: Naprawa urządzeń elektronicznych stosowanych w taborze PKP Intercity S.A. Oferent logując się do Systemu akceptuje jego warunki, określone w regulaminie zamieszczonym na platformie eb2b. 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest naprawa urządzeń elektronicznych stosowanych w taborze PKP Intercity S.A. 2. Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej. 3. Przedmiot zamówienia podzielony jest na 4 części; Zamawiający nie dopuszcza ofert, które nie obejmują całego przedmiotu zamówienia. 4. Wymagany okres gwarancji - 12 miesięcy. 5. Zamawiający wymaga realizacji przedmiotu zamówienia na warunkach szczegółowo określonych we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. 3. WYMAGANY TERMIN REALIZACJI ZAMÓWIENIA ORAZ REALIZACJA DOSTAW 1. Umowa będzie obowiązywała przez okres 24 miesięcy od dnia podpisania lub do wyczerpania maksymalnego wynagrodzenia Oferenta, w zależności od tego, które z powyższych zdarzeń nastąpi wcześniej. 2. Miejsca dostaw wskazane zostały w Załączniku nr 3 do Załącznika nr 1 do Zapytania Ofertowego. Odbiór i dostawa do lokalizacji Zamawiającego nastąpi na koszt i ryzyko Oferenta. 3. Wymagany termin dostawy częściowej 30 dni kalendarzowych od otrzymania zamówienia. 4. Przedmiot umowy powinien być dostarczony w opakowaniu (z zabezpieczeniem) odpowiadającym właściwościom przedmiotu umowy i środkowi transportu oraz zabezpieczającym je przed uszkodzeniem. Koszt opakowania (zabezpieczenia) oraz ubezpieczenia przedmiotu dostawy aż do miejsca dostawy ponosi Oferent. 5. Usługi będą realizowane zgodnie z zamówieniami cząstkowymi wystawianymi jednostronnie przez PKP Intercity S.A. z terminem zaoferowanym przez Wykonawcę. Zamówienie uważa się za zrealizowane w terminie wówczas, gdy cała partia jest dostarczona w terminie wskazanym w zamówieniu. 6. Zamawiający żąda zwrotu opakowań: jeśli Wykonawca odebrał materiał złożony w trwałych opakowaniach, np. europaletach, skrzyniach, zobowiązany jest je zwrócić. 7. Dostarczone materiały muszą posiadać wszelkie wymagane prawem atesty dopuszczające je do obrotu oraz oznakowanie zgodnie z obowiązującymi przepisami. 8. Do każdej dostawy musi być dołączony protokół zdawczo-odbiorczy oraz świadectwo odbioru 2.1 zgodnie z normą PN-EN 10204: WARUNKI PŁATNOŚCI 1. PKP Intercity S.A. nie przewiduje możliwości udzielenia zaliczki na poczet realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia. 2. Wynagrodzenie za dostawy będzie płatne na podstawie faktur, wystawionych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Płatności będą dokonywane przelewem na rachunek bankowy wskazany przez Oferenta, w terminie 30 dni kalendarzowych od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do Zamawiającego. 3. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego PKP Intercity S.A. 4. Szczegółowe warunki płatności zawarte są we wzorze umowy stanowiącym Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. 2 / 11

3 5. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ WYMAGANE DOKUMENTY FORMALNE NA POTWIERDZENIE ICH SPEŁNIENIA 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: 1) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeśli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie; 2) posiadają niezbędną wiedzą i doświadczenie oraz dysponują odpowiednim potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia Zamawiający uzna, że Oferent spełnia w/w warunek jeżeli wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy to w tym okresie, należycie wykonał zamówienia na przedmioty o identycznym charakterze do przedmiotu zamówienia o łącznej wartości co najmniej: 4 500,00 zł netto dla zadania ,00 zł netto dla zadania ,00 zł netto dla zadania zł netto dla zadania 4. W przypadku wykazania się realizacją dostaw, w walucie innej niż PLN, w celu oceny spełnienia warunku określonego powyżej Zamawiający dokona przeliczenia wartości podanych w walucie innej niż PLN po kursie średnim ogłoszonym przez NBP w dniu opublikowania zapytania ofertowego na stronie internetowej Zamawiającego. W przypadku, gdy w tym dniu, NBP nie opublikuje tabeli kursów średnich, Zamawiający przyjmie jako podstawę kurs z tabeli kursów średnich opublikowanych w dniu najbliższym po dniu publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej Zamawiającego. Jeżeli Oferent w dacie składania oferty wykonuje zamówienie/ zamówienia warunek uznaje się za spełniony, jeżeli do upływu terminu składania ofert wstępnych Oferent wykonał dostawy, o wartości nie niższej niż określona powyżej. W przypadku Oferentów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia powyższe wymagania może spełniać jeden, kilku lub łącznie wszyscy Oferenci wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia; 3) znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia Zamawiający nie określa szczegółowego warunku w tym zakresie; 4) nie podlegają wykluczeniu z postępowania, w oparciu o postanowienia 13 Procedury wyboru Oferentów w PKP Intercity S.A. 2. W celu oceny spełniania wyżej wymienionych warunków Oferent musi przedłożyć wraz z ofertą: 1) wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych dostaw, w okresie ostatnich dwóch lat przed upływem terminu składania ofert - a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie w zakresie niezbędnym do wykazania spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia, z podaniem ich przedmiotu, dat wykonania, podmiotów na rzecz których dostawy zostały wykonane oraz wartości netto sporządzony według wzoru, który stanowi Załącznik nr 6 do Zapytania Ofertowego. Do wykazu Oferent zobowiązany jest dołączyć dokumenty potwierdzające, że zamówienie zostało lub jest wykonywane należycie (np. referencje). W przypadku dostaw nadal wykonywanych dokumenty powinny być wydane nie wcześniej niż na 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn o obiektywnym charakterze Oferent nie jest w stanie uzyskać dokumentów potwierdzających należyte wykonanie dostaw, Zamawiający dopuszcza złożenie stosowanego oświadczenia przez Oferenta. W przypadku, gdy Zamawiający jest podmiotem, na rzecz którego 3 / 11

4 dostawy wskazane w wykazie zostały wcześniej wykonane, Oferent nie ma obowiązku przedkładania dokumentów potwierdzających należyte ich wykonanie; 2) oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego; 3) oświadczenie o braku podstaw wykluczenia, wzór oświadczenia stanowi Załącznik nr 5 do Zapytania Ofertowego. 3. Zamawiający informuje o braku możliwości polegania przez Oferentów na zasobach innych podmiotów w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu. 4. Jeżeli Oferenci wspólnie ubiegają się o udzielenie zamówienia to oświadczenia i dokumenty określone w rozdziale 5 ust. 2 pkt 1-2 Zapytania Ofertowego, potwierdzające spełnianie warunków w postępowaniu, składają wspólnie (warunek musi spełniać co najmniej jeden z członków konsorcjum), a oświadczenia określone w rozdziale 5 ust. 2 pkt 3 Zapytania Ofertowego składa każdy oddzielnie. 5. Zamawiający oceni spełnienie warunków udziału w postępowaniu na podstawie dokumentów załączonych do oferty metodą warunku - spełnia/nie spełnia. Oferenci, którzy nie wykażą spełnienia warunków udziału w postępowaniu, podlegać będą wykluczeniu z udziału w postępowaniu. 6. PRZESŁANKI WYKLUCZENIA OFERENTA ORAZ ODRZUCENIA OFERTY 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykluczenia z postępowania Oferenta w następujących okolicznościach: 1) PKP IC rozwiązało albo wypowiedziało Umowę albo odstąpiło od Umowy / Zamówienia, z powodu okoliczności, za które Oferent ponosi odpowiedzialność, jeżeli rozwiązanie, wypowiedzenie Umowy albo odstąpienie od niej nastąpiło w okresie 3 lat przed upływem terminu składania ofert. 2) Oferent w ciągu ostatnich 3 lat przed wszczęciem postępowania uchylił się od zawarcia z PKP IC Umowy w sprawie zamówienia w sytuacji, gdy jego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza. 3) Oferent wyrządził szkodę nie wykonując Umowy / Zamówienia lub wykonując je nienależycie w okresie 3 lat przed prowadzonym Postępowaniem. 4) w stosunku do Oferenta otwarto likwidację, z zatwierdzonym przez sąd układzie w postępowaniu restrukturyzacyjnym jest przewidziane zaspokojenie wierzycieli przez likwidację jego majątku lub sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 332 ust. 1 ustawy z dnia 15 maja 2015 r. Prawo restrukturyzacyjne (Dz. U. z 2017 r. poz ze zm.) lub którego upadłość ogłoszono, z wyjątkiem Oferenta, który po ogłoszeniu upadłości zawarł układ zatwierdzony prawomocnym postanowieniem sądu, jeżeli układ nie przewiduje zaspokojenia wierzycieli przez likwidację majątku upadłego, chyba że sąd zarządził likwidację jego majątku w trybie art. 366 ust. 1 ustawy z dnia 28 lutego 2003 r. Prawo upadłościowe (Dz. U. z 2017 r. poz ze zm.). 5) Oferent nie spełnił warunków udziału w postępowaniu, nie złożył wymaganych dokumentów, oświadczeń lub nie spełnił innych wymagań określonych w Zapytaniu Ofertowym i nie uzupełnił, nie wyjaśnił dokumentów w wymaganym terminie. 6) Oferent złożył nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik prowadzonego postępowania. 7) Oferenci, należąc do tej samej grupy kapitałowej w rozumieniu ustaw z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów (Dz. U z 2018 r. poz. 798 ze zm.), złożyli odrębne oferty chyba że wykażą, że istniejące miedzy nimi powiązania nie prowadzą do zakłócenia konkurencji w Postępowaniu. 8) Oferent wykonywał bezpośrednio czynności związane z przygotowaniem postępowania, z wyłączeniem czynności wykonywanych podczas RFI lub posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności, chyba, że udział tego Oferenta w postępowaniu nie utrudni uczciwej konkurencji. 4 / 11

5 9) Oferent nie przeszedł weryfikacji pod kątem wiarygodności Oferenta i gwarancji, że Towary wrażliwe przez nich oferowane nie były przedmiotem wyłudzenia VAT. 2. Oferta podlega odrzuceniu jeżeli: 1) jest niezgodna z opisem przedmiotu zamówienia, 2) zawiera błędy w obliczeniu ceny których nie można poprawić, 3) zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, 4) oferent w terminie 3 dni od dnia otrzymania zawiadomienia nie wyraził zgody na poprawienie omyłki polegającej na niezgodności treści oferty z wymaganiami Zamawiającego, 5) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów, 6) została złożona przez Oferenta niezaproszonego do składania ofert, 7) jej przyjęcie naruszałoby bezpieczeństwo publiczne lub istotny interes bezpieczeństwa PKP Intercity S.A. 3. Ofertę wykluczonego Oferenta uznaje się za odrzuconą. 4. Jeśli w ofercie występują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Oferent zostanie wezwany do uzupełnienia lub złożenia wyjaśnień w wyznaczonym terminie. 5. Oferent składa wyjaśnienia/uzupełnienia w terminach, zakresie i formie wskazanych przez Zamawiającego. 6. Zamawiający powiadomi Oferenta o odrzuceniu jego oferty wraz z podaniem podstaw odrzucenia. 7. WYMÓG ZŁOŻENIA INFORMACJI DOTYCZĄCYCH PODWYKONAWCÓW 1. Jeżeli Oferent zamierza realizować zamówienie z udziałem podwykonawców zobowiązany jest do złożenia informacji dotyczących podwykonawców, w szczególności nazwy (firmy) podwykonawców wraz z zakresem prac podzlecanych. 2. Oferent odpowiada za działania i zaniechania swoich podwykonawców w takim samym zakresie jak za własne działania i zaniechania. 8. ZASADY SKŁADANIA OFERT 1. Termin składania ofert upływa w dniu 06 sierpnia 2018 r. o godzinie W terminie wskazanym w ust. 1 Oferent składa ofertę składającą się z: 1) oferty formalno-merytorycznej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego, 2) oferty handlowej wstępnej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego. Wraz z ofertą Oferent składa także dokumenty wymienione w ust Oferta, o której mowa w ust. 2 może zostać złożona: 1) w postaci papierowej w formie pisemnej na adres PKP Intercity S.A Biuro Zakupów ul. Aleje Jerozolimskie 142A Warszawa lub 2) w postaci elektronicznej w formie zeskanowanych podpisanych dokumentów na platformie zakupowej PKP Intercity S.A: lub 3) w postaci elektronicznej w formie zeskanowanych podpisanych dokumentów na adres barbara.krolak@intercity.pl. 4. W przypadku złożenia oferty w formie papierowej, ofertę składa się w jednej kopercie zewnętrznej, w której powinny znajdować się dwie odrębne koperty wewnętrzne: jedna dla oferty formalno-merytorycznej, natomiast druga dla oferty handlowej wstępnej. Kopertę należy opisać w następujący sposób: PKP Intercity S.A. w Warszawie... nazwa (firma) i adres (siedziba) Oferenta 5 / 11

6 Oferta na naprawę urządzeń elektronicznych stasowanych w taborze PKP Intercity S.A. Nie otwierać przed terminem.. r. godzina Dwie koperty wewnętrzne należy opisać jak wyżej, z odpowiednim dla danej koperty dopiskiem oferta formalno-merytoryczna oraz ofert handlowa wstępna, w zależności od zawartości danej koperty wewnętrznej. 5. Zamawiający informuje, iż dostęp do Biura Zakupów PKP Intercity S.A. jest ograniczony i możliwy po uprzednim zgłoszeniu się w recepcji, znajdującej się na parterze budynku. Należy poczekać w recepcji znajdującej się na parterze budynku na pracownika Biura Zakupów. Oferent powinien uwzględnić powyższe przy składaniu ofert. 6. Odpowiedzialność za wszelkie działania i sytuacje zaistniałe w efekcie niewłaściwego, niezgodnego z ust. 4 opisu każdej z kopert zawierających ofertę ponosi Oferent. 7. Zamawiający nie przewiduje jawnego otwarcia ofert. 8. Oferent pozostaje związany ofertą przez 60 dni licząc od dnia upływu terminu składania ofert określonego w ust W przypadku przedłożenia informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnie 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Oferent, nie później niż w terminie składania ofert, winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, że nie mogą być one udostępniane oraz wykazać, że zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Informacje te winny być zamieszczone na osobnych stronach oznaczonych klauzulą Dokument stanowi tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Dokumenty nie oznaczone w powyższy sposób będą udostępniane wszystkim uczestnikom postępowania. Zamawiający informuje, że cena oferty nie może być objęta tajemnicą przedsiębiorstwa. 10. W przypadku składania wraz z ofertą informacji / dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Oferent zobowiązany jest złożyć wraz z ofertą wyjaśnienia dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa. 11. Oferty winny być podpisane zgodnie z wymaganiami wskazanymi w Zapytaniu Ofertowym. 12. Oferta formalno-merytoryczna powinna zostać złożona zgodnie z formularzem stanowiącym Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego oraz powinna zawierać: 1) oświadczenia oraz dokumenty, o których mowa w rozdziale 5 ust. 2 pkt 1-3 Zapytania Ofertowego (Załączniki nr 4-6 do Zapytania Ofertowego), 2) dokumenty potwierdzające należyte wykonanie dostaw (np. referencje), o których mowa w rozdziale 5 ust. 2 pkt 1 Zapytania Ofertowego, 3) aktualny odpis z właściwego rejestru lub centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej z których będzie wynikało umocowanie do podpisywania oferty - w przypadku nie załączenia odpisu z KRS lub CEDIG Zamawiający pobierze wydruk samodzielnie z właściwego systemu), 4) pełnomocnictwo do złożenia oferty (jeżeli konieczne). 13. Oferta handlowa musi zawierać formularz cenowy zgodnie z Załącznikiem nr 3 do Zapytania Ofertowego. 14. Oferent może złożyć wyłącznie jedną ofertę. Złożenie więcej niż jednej ofert spowoduje odrzucenie wszystkich ofert złożonych przez Oferenta. Za równoznaczne ze złożeniem więcej niż jednej oferty przez tego samego Oferenta zostanie uznana sytuacja, w której ten sam podmiot występuje w dwóch lub więcej ofertach składanych wspólnie lub jest samodzielnym Oferentem, a jednocześnie jest uczestnikiem wspólnej oferty. 15. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i przedłożeniem swojej oferty. Zamawiający w żadnym wypadku nie odpowiada i nie może być pociągnięty do odpowiedzialności z tytułu tych kosztów, niezależnie od przebiegu czy wyniku postępowania ofertowego. 6 / 11

7 16. Oferta i wymagane dokumenty (w tym kserokopie potwierdzone za zgodność z oryginałem) muszą być podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Oferenta. 17. Oferty mają moc obowiązującą wyłącznie w przypadku podpisania dokumentów przez osoby uprawnione, zgodnie z reprezentacją lub posiadające pełnomocnictwo. 18. PKP Intercity S.A. i Oferent zobowiązują się do zachowania w tajemnicy wszelkich poufnych informacji uzyskanych w postępowaniu oraz w trakcie realizacji umowy. Informacje te nie mogą być ujawnione osobom trzecim. 19. Zamawiający dopuszcza wspólne ubieganie się Oferentów o dzielenie zamówienia. W przypadku wspólnego ubiegania się Oferentów o udzielenie zamówienia Zamawiający żąda złożenia pełnomocnictwa do reprezentowania wszystkich podmiotów wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia w toku postępowania, albo reprezentowania w postępowaniu oraz zawarcia umowy w sprawie tego zamówienia. 9. WYJAŚNIENIA, UZUPEŁNIENIA TREŚCI OFERT ORAZ PRZEDŁOŻONYCH DOKUMENTÓW 1. Jeśli w ofercie złożnej przez danego Oferenta wystepują braki formalne lub w przypadku potrzeby wyjaśnienia wątpliwości co do zakresu merytorycznego złożonej oferty, Zamawiający przekazuje informację Oferentowi, o konieczności uzupełnienia lub złożenia wyjasnień. 2. Oferent składa wyjaśnienia/uzupełnienia w terminach, zakresie i formie wskazanych przez Zamawiającego. 10. DANE KONTAKTOWE KUPCA ODPOWIEDZIALNEGO ZA POSTĘPOWANIE Edyta Wrotek-Piętak, Aleje Jerozolimskie 142A, Warszawa, adres edyta.pietak@intercity.pl nr tel INFORMACJA O WADIUM I FORMIE JEGO WNIESIENIA Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 12. INFORMACJA O ZABEZPIECZENIU NALEŻYTEGO WYKONANIA UMOWY I FORMIE JEGO WNIESIENIA Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy. 13. WSKAZANIE TERMINU NA ZADAWANIE PYTAŃ PRZEZ OFERENTÓW 1. Zamawiający udziela wyjaśnień do treści Zapytania Ofertowego, jeżeli prośba o udzielenie wyjaśnień wpłynęła nie później, niż do dnia 02 sierpnia 2018 r. godz Jeżeli prośba taka wpłynęła w terminie późniejszym, albo prośba ta dotyczy udzielonych już wyjaśnień, Zamawiający może udzielić wyjaśnień, albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 2. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekazuje do wiadomości wszystkich Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu bez wskazywania autora pytania poprzez zamieszczenie ich w miejscach wskazanych w rozdziale 1 ust Zamawiający, w uzasadnionych przypadkach, w każdym czasie przed upływem terminu składania ofert, może zmienić treść Zapytania Ofertowego oraz przedłużyć termin składania ofert. W przypadku dokonania takich zmian, Zamawiający niezwłocznie informuje o tym fakcie Oferentów, którzy biorą udział w postępowaniu poprzez zamieszczenie informacji o zmianach w miejscach wskazanych w rozdziale 1 ust. 10. Każda zmiana staje się wiążąca od chwili przekazania informacji o jej dokonaniu. 14. KRYTERIA OCENY OFERT 1. Zamawiający planuje przeprowadzenie następujących etapów postępowania: 7 / 11

8 Etap I złożenie ofert formalno-merytorycznych i handlowych wstępnych, ocena formalna i merytoryczna ofert na podstawie złożonych dokumentów. Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i merytorycznym na podstawie złożonych dokumentów na zasadzie: spełnia/nie spełnia, ocena handlowa ofert wstępnych (dotyczy tylko ofert ważnych, niepodlegających odrzuceniu); zaproszenie do II etapu. Do II etapu zaproszeni zostaną tylko ci Oferenci, którzy spełnią wymagania Zamawiającego i których oferty zarówno w części formalno-merytorycznej jak i handlowej wstępnej nie podlegają odrzuceniu. Zamawiający przewiduje możliwość dokonania modyfikacji Zapytania Ofertowego po merytorycznej ocenie ofert wstępnych oraz wezwania Oferentów do ponownego złożenia ofert wstępnych. Etap II licytacja na platformie eb2b/ negocjacje (nie mniej niż 1 tura), zaproszenie do złożenia ofert handlowych ostatecznych. Decyzję o formie II etapu Zamawiający podejmuje po przeprowadzeniu I etapu. O wybranej formie Zamawiający informuje Oferentów. W II etapie Oferenci nie mogą złożyć cen wyższych niż zaproponowane w ofercie handlowej wstępnej. Po licytacji/ negocjacjach Oferent zobowiązany jest do przedłożenia podpisanej oferty ostatecznej w formie papierowej lub skanu, zawierającej ceny poszczególnych pozycji wchodzących w skład przedmiotu zamówienia. Licytacja na platformie eb2b: Typ licytacji - angielska (zniżkowa). Cena wywoławcza: określona na podstawie najniższej złożonej oferty wstępnej. Minimalne postąpienie: do 2% wartości najniższej złożonej oferty wstępnej. Przebieg oraz prawa i obowiązki Zamawiajacego i Oferenta określa Regulamin licytacji elektronicznej stanowiący Załącznik nr 7 do Zapytania Ofertowego. Złożenie ofety jest jednoznaczne z akceptacją treści w/w Regulaminu. Zamawiajacy zastrzega sobie prawo do zamknięcia, unieważnienia przeprowadzonej licytacji w całości lub części bez podania przyczyny oraz powtórnego jej przeprowadzenia. Zamawiający zastrzega, że w przypadku podjęcia decyzji o licytacji na platformie eb2b, może dodatkowo zdecydować o przeprowadzeniu po licytacji, negocjacji. Negocjacje: Negocjacje prowadzone będą w języku polskim w formie spotkań bezpośrednich, w formie telefonicznej lub . Wybór formy zależny jest od decyzji Zamawiającego. 2. Kryteria oceny ofert wstępnych: Ocena formalna i merytoryczna Zamawiający dokona oceny ofert pod względem formalnym i merytorycznym na podstawie złożonych dokumentów (na zasadzie: spełnia/nie spełnia). 8 / 11

9 Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (CH), rozumianej jako całkowita wartość netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, waga kryterium 100 pkt, maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: CH = CHn / CHb x 100 Gdzie: CH liczba punktów uzyskanych przez ofertę w kryterium, CHn wartość oferty najniższej cenowo w zł netto, CHb wartość oferty badanej w zł netto. 3. Kryteria oceny ofert ostatecznych Ocena handlowa, tj. kryterium ceny (CO), rozumianej jako całkowita wartość netto za wykonanie przedmiotu zamówienia, waga kryterium 100 pkt, maksymalna liczba punktów, jakie może uzyskać oferta w kryterium 100 pkt. Ocena ofert w kryterium ceny zostanie dokonana według wzoru: CO = COn / COb x 100 Gdzie: CO liczba punktów uzyskanych przez ofertę w ocenie ostatecznej, COn wartość oferty najniższej cenowo w zł netto, COb wartość oferty badanej w zł netto. 4. Wybór oferty najkorzystniejszej: Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która w II etapie postępowania w wyniku przeprowadzonej oceny uzyska najwyższą liczbę punktów. W przypadku braku możliwości wybrania oferty najkorzystniejszej, z uwagi na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie lub uzyskały taką samą liczbę punktów, Zamawiający wezwie oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych, których wartość nie będzie mogła być wyższa niż wartość zaproponowana podczas pierwotnych negocjacji. 15. WZÓR UMOWY Wzór umowy stanowi Załącznik nr 1 do Zapytania Ofertowego. 16. ZASADY SKŁADANIA ODWOŁAŃ 1. Oferentowi przysługuje odwołanie od czynności lub zaniechania czynności w Postępowaniu zakupowym, które wpływają na naruszenie zasad uczciwej konkurencji lub równego traktowania Oferentów. 2. Odwołanie wnosi się elektronicznie na adres Kupca wskazany w Zapytaniu Ofertowym. 3. Odwołanie wnosi się w terminie 2 dni roboczych od dnia, w którym Oferent powziął lub mógł powziąć wiadomość o okolicznościach stanowiących podstawy do jego wniesienia. 4. Zamawiający rozstrzygnie odwołanie najpóźniej w terminie 2 dni roboczych od dnia jego wniesienia. Brak rozstrzygnięcia odwołania w terminie poczytuje się za oddalenie odwołania. 5. Wniesienia odwołania nie wstrzymuje prawa PKP Intercity do zawarcia umowy. 6. W przypadku uwzględnienia odwołania o powtórzeniu czynności lub wykonaniu zaniechanych czynności PKP IC informuje wszystkich oferentów biorących udział w postępowaniu. 7. PKP IC oddala odwołanie jeżeli stwierdzi brak naruszeń, które mogły mieć wpływ na wynik postępowania. 9 / 11

10 8. Od rozstrzygnięcia odwołania nie przysługują inne środki ochrony prawnej. 17. OŚWIADCZENIE O ZACHOWANIU POUFNOŚCI Oferent zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji, które na potrzeby postępowania lub następnie w trakcie realizacji zamówienia zostaną mu udostępnione przez Zamawiającego, a które podlegają ochronie w PKP Intercity S.A., w szczególności stanowiących tajemnicę PKP Intercity S.A., danych osobowych lub innych informacji podlegających ochronie na szczególnych zasadach w rozumieniu odrębnych, wewnętrznych aktów organizacyjnych. 18. Klauzula informacyjna z art. 13 RODO 9. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z , str. 1), dalej RODO, informuję, że: 10. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest PKP Intercity S.A., Al. Jerozolimskie 142A, Warszawa, sekretariat@intercity.pl tel.: ; 11. W PKP IC powołano Inspektora Ochrony Danych, adres iod@intercity.pl tel ; 12. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia na naprawę urządzeń elektronicznych stosowanych w taborze PKP Intercity, nr 28/07/TUT/2018, prowadzonym w trybie podstawowym na podstawie Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. ; 13. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu Procedurę wyboru oferentów w PKP Intercity S.A. jak również w oparciu o ustawę z dnia 6 września 2001 roku o dostępie do informacji publicznej (tj. Dz.U. 2016r, poz. 1764); dane osobowe mogą zostać przekazane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. 14. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem wynikającym z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A., związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z Procedury wyboru oferentów w PKP Intercity S.A.; 15. dane osobowe będą przetwarzane przez okres prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia oraz po jego zakończeniu zgodnie z obowiązującymi w Spółce przepisami dotyczącymi archiwizacji tj. przez okres 5 lat; 16. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO; 17. posiada Pani/Pan: 18. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących; 19. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych, z zastrzeżeniem, iż skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z obowiązującą w Spółce Procedurą realizacji zakupów oraz nie może naruszać integralności protokołu z postępowania oraz jego załączników; 20. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 10 / 11

11 21. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO; 22. nie przysługuje Pani/Panu: 23. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych; 24. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO; 25. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. 26. Wykonawca zobowiązuje się poinformować w imieniu Zamawiającego wszystkie osoby fizyczne kierowane do realizacji zamówienia oraz osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, które zostaną wskazane jako podwykonawca, a których dane osobowe zawarte są w składanej ofercie lub jakimkolwiek załączniku lub dokumencie składanym w postępowaniu o udzielenie zamówienia, o: 27. fakcie przekazania danych osobowych Zamawiającemu; 28. przetwarzaniu danych osobowych przez Zamawiającego. 29. Na mocy art. 14 RODO, Wykonawca zobowiązuje się wykonać w imieniu Zamawiającego obowiązek informacyjny wobec osób, o których mowa w ust. 2, przekazując im treść klauzuli informacyjnej, o której mowa w ust. 1, wskazując jednocześnie tym osobom Wykonawcę jako źródło pochodzenia danych osobowych, którymi dysponował będzie Zamawiający. 19. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO, STANOWIĄCE INTERGRALNĄ CZEŚĆ ZAPYTANIA OFERTOWEGO: Załącznik nr 1 Wzór umowy Załącznik nr 2 Formularz oferty formalno-merytorycznej Załącznik nr 3 Formularz cenowy (oferta handlowa wstępna) Załącznik nr 4 Oświadczenie o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu Załącznik nr 5 Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia Załącznik nr 6 Wykaz dostaw Załącznik nr 7 Regulamin licytacji elektronicznej Kupiec Edyta Wrotek-Piętak 11 / 11