NK BH Szczecin, dnia 4 grudnia 2015 r.

Transkrypt

1 WOJEWODA ZACHODNIOPOMORSKI NK BH Szczecin, dnia 4 grudnia 2015 r. Przedmiot kontroli Nazwa i adres organu kontrolującego Nazwa i adres organu kontrolowanego Osoba pełniąca funkcje Wójta w okresie prowadzenia kontroli Osoba pełniąca funkcje Wójta w okresie objętym kontrolą Okres objęty kontrolą wg programu Kontrolujący Nr upowaŝnienia Podstawy prawne do przeprowadzenia kontroli WYSTĄPIENIE POKONTROLNE 1. Sposób przyjmowania oraz rozpatrywania skarg i wniosków; 2. Prawidłowość realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej dotyczących: - przekazywania danych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; - wydawania, odmowy wydania, cofania oraz wygaszania zezwoleń na detaliczną sprzedaŝ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaŝy. Wojewoda Zachodniopomorski, ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin Wójt Gminy Kołbaskowo, Kołbaskowo 106, Kołbaskowo, zwany dalej Wójtem Pani Małgorzata Schwarz - w zakresie skarg oraz wniosków: od dnia 10 maja 2012 r. do dnia 2 listopada 2015 r.; - w zakresie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej: od dnia 2 stycznia 2013 r. do dnia 2 listopada 2015 r. Bartosz Herman starszy inspektor w Wydziale Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Nr 123/15 z dnia 22 października 2015 r. Termin kontroli 3 4 listopada 2015 r. - art pkt 5 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.), zwanej dalej Kpa; - art. 6 ust. 4 pkt 3 w związku z art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) Zachodniopomorski Urząd Wojewódzki w Szczecinie ul. Wały Chrobrego 4, Szczecin tel , , fax , wojewoda@szczecin.uw.gov.pl Informacja dla Obywatela tel lub

2 USTALENIA KONTROLI Obszar kontroli: sposób przyjmowania oraz załatwiania skarg i wniosków Art Kpa: Organy państwowe, organy samorządu terytorialnego Podstawa prawna i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych - rozpatrują oraz załatwiają skargi i wnioski w ramach swojej właściwości. Stosownie do 13 ust. 3 pkt 18 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Kołbaskowo, zwanego dalej Regulaminem, wprowadzonego zarządzeniem Nr 12/07 Wójta Gminy Kołbaskowo z dnia 20 marca 2007 r. (z późn. zm.) do zadań Sekretarza Gminy naleŝy w szczególności prowadzenie rejestru i dokumentacji skarg i wniosków obywateli. Informacja o dniach i godzinach przyjmowania obywateli w sprawach skarg i wniosków umieszczona została w budynku Urzędu Gminy Kołbaskowo, zwanego dalej Urzędem, zgodnie z treścią art Kpa. Wójt przyjmował obywateli w sprawach skarg i wniosków w kaŝdy poniedziałek od godziny 9.30 do godziny oraz od wtorku do piątku od godziny 8.00 do godziny Godziny pracy Urzędu w poniedziałek były następujące: PowyŜsze ustalenia odpowiadały treści art Kpa. Rejestr skarg i wniosków w kontrolowanym okresie zawierał 4 skargi. Ponadto w udostępnionej do kontroli dokumentacji znajdowały się 4 skargi przekazane według właściwości oraz 2 skargi pozostawione bez rozpoznania ze względu na nieuzupełnienie braków formalnych przez skarŝących. Przedmiotowe skargi nie zostały zaewidencjonowane w rejestrze skarg i wniosków. (dowód: akta kontroli str ) Ustalenia stanowiące podstawę do oceny Kontroli poddano wszystkie skargi: a) skargi załatwione bezpośrednio: - skargę Nr 1/14, która wpłynęła w dniu 29 kwietnia 2014 r. na pracownika Urzędu. Pismem z dnia 29 maja 2014 r. Wójt udzielił odpowiedzi uznając skargę za bezzasadną. W zawiadomieniu o odmownym sposobie załatwienia skargi zawarto uzasadnienie faktyczne oraz pouczenie o treści art. 239 Kpa, lecz nie zamieszczono uzasadnienia prawnego; (dowód: akta kontroli str ) - skargę Nr 2/14, która wpłynęła w dniu 30 kwietnia 2014 r. na pracownika Urzędu. Pismem z dnia 30 maja 2014 r. Wójt udzielił odpowiedzi. Zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi zawierało wszystkie elementy wymienione w art Kpa; - skargę Nr 3/14 z dnia 14 maja 2014 r. na pracownika Urzędu. Pismem z dnia 12 czerwca 2014 r. Wójt udzielił odpowiedzi. W zawiadomieniu o odmownym sposobie załatwienia skargi zamieszczono wszystkie elementy wymienione w art Kpa; - skargę Nr 1/15, która wpłynęła w dniu 27 maja 2015 r. na straŝnika StraŜy Gminnej. Pismem z dnia 5 czerwca 2015 r. Wójt udzielił odpowiedzi. Zawiadomienie o odmownym sposobie załatwienia skargi zawierało wszystkie elementy wymienione w art Kpa; b) skargi przekazane według właściwości: - skargę Nr 1/13, która wpłynęła w dniu 28 maja 2013 r. na Dyrektora Publicznego Gimnazjum w Przecławiu. Pismem z dnia 4 czerwca 2013 r. Wójt przekazał skargę do Rady Gminy Kołbaskowo. O powyŝszym poinformowano skarŝącego; 2

3 Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości Ocena obszaru kontroli - skargę Nr 1/14, która wpłynęła w dniu 11 sierpnia 2014 r. na Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Kołbaskowie, zwany dalej GOPS. Pismem z dnia 18 sierpnia 2014 r. Wójt przekazał skargę Radzie Gminy Kołbaskowo, o powyŝszym poinformowano skarŝącego. Przedmiotowa skarga pierwotnie zaewidencjonowana została w rejestrze skarg i wniosków, po czym wykreślona ze względu na przekazanie jej według właściwości. Rejestr skarg i wniosków powinien odzwierciedlać wszystkie wpływające do Urzędu skargi i wnioski, takŝe te w przypadku których organ nie był właściwy do rozpatrzenia; - skargę Nr 2/14, która wpłynęła w dniu 18 sierpnia 2014 r. na GOPS. Pismem z dnia 19 sierpnia 2014 r. Wójt przekazał skargę Radzie Gminy Kołbaskowo, informując o powyŝszym skarŝącego; - skargę Nr 1/15, która wpłynęła w dniu 12 sierpnia 2015 r. na pracownika GOPS. Pismem z dnia 13 sierpnia 2015 r. Wójt przekazał skargę Kierownikowi GOPS. O powyŝszym poinformowano skarŝącego. W udostępnionej dokumentacji znajdowała się takŝe: - skarga, która wpłynęła drogą elektroniczną w dniu 4 lipca 2014 r. na straŝników gminnych. Pismem z dnia 8 lipca 2014 r. Sekretarz Gminy, działając z upowaŝnienia Wójta, wezwał skarŝącego do uzupełnienia braków formalnych, w terminie 7 dni od doręczenia pisma z pouczeniem, Ŝe nieuzupełnienie braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania; - skarga złoŝona telefonicznie w dniu 3 lipca 2014 r. na straŝników gminnych. Pismem z dnia 17 lipca 2014 r. Sekretarz Gminy, działając z upowaŝnienia Wójta, wezwał skarŝącą do uzupełnienia skargi, w terminie 7 dni od doręczenia pisma z pouczeniem, Ŝe nieuzupełnienie braków spowoduje pozostawienie skargi bez rozpoznania. Przedmiotowa skarga została zamieszczona w rejestrze skarg i wniosków, po czym usunięta ze względu na nie uzupełnienie w terminie braków formalnych przez skarŝącą. Rejestr skarg i wniosków powinien zawierać wszystkie wpływające do Urzędu skargi i wnioski, bez względu na sposób ich załatwienia. - brak uzasadnienia prawnego w przypadku uznania skargi za bezzasadną (Nr 1/14); - brak ujęcia w rejestrze skarg i wniosków skarg przekazanych według właściwości oraz skargi pozostawionej bez rozpoznania; - wykreślenie z rejestru skarg i wniosków skargi przekazanej według właściwości oraz pozostawionej bez rozpoznania. PowyŜsze działania nie odpowiadały dyspozycji zawartej w art oraz 254 Kpa. Tym samym naruszono obowiązek spoczywający na organach administracji publicznej do informowania i wyjaśniania stronie całokształtu okoliczności prawnych toczącej się sprawy oraz obowiązek rzetelnego prowadzenia rejestru skarg i wniosków. Pozytywna z nieprawidłowościami Obszar kontroli: realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, dotyczącego przekazywania danych do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) 3

4 Podstawa prawna Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny Art. 26 ust. 6 oraz art. 37 ust. 8 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t. j. Dz. U. z 2015 r., poz. 584), zwanej dalej usdg: Przyjmowanie, przesyłanie i niszczenie przez gminy wniosków o wpis do CEIDG jest zadaniem zleconym z zakresu administracji rządowej. Przekazywanie do CEIDG danych i informacji przez organy samorządu terytorialnego i gospodarczego, o których mowa w ust. 5, naleŝy do zadań z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z 17 pkt 1 Regulaminu do zadań samodzielnego stanowiska pracy do spraw działalności gospodarczej i transportu naleŝy prowadzenie spraw z zakresu ewidencji działalności gospodarczej. Pracownik zobowiązany do wykonywania określonych czynności w CEIDG, został zgłoszony do wymienionego systemu teleinformatycznego zgodnie z art. 26 ust. 4a usdg. W okresie od dnia 2 stycznia 2013 r. do dnia 2 listopada 2015 r. złoŝono 2224 wnioski o wpis, zmianę wpisu, zawieszenie/ wznowienie wykonywania działalności gospodarczej oraz o wykreślenie z ewidencji działalności gospodarczej. (dowód: akta kontroli str ) Kontroli poddano 93 sprawy o następujących sygnaturach: a) wnioski o wpis: DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; b) wnioski o zmianę wpisu: DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; c) wnioski o zawieszenie działalności: DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; d) wnioski o wznowienie działalności: DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; e) wnioski o wykreślenie: DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; 4

5 DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG ; DG Kompletność wniosków o wpis do CEIDG Wnioski o wpis do ewidencji działalności gospodarczej składane były na formularzu zamieszczonym na stronie internetowej CEIDG, w BIP ministra właściwego ds. gospodarki oraz na elektronicznej platformie usług administracji publicznej, w myśl art. 24 usdg. Wszystkie poddane kontroli formularze opatrzone zostały podpisem wnioskodawców. Zgodnie z art. 26 ust. 3 usdg kaŝdorazowo potwierdzano przyjęcie wniosku. 2. Terminowość przekształcenia wniosku, o którym mowa w art. 26 ust. 2 pkt 1 i 2 usdg na formę dokumentu elektronicznego oraz przesłania go do CEIDG Kontrola wniosków wykazała, Ŝe przesyłanie przedmiotowych formularzy do CEIDG odbywało się w terminie określonym w art. 26 ust. 4 usdg. 3. Przekazywanie informacji i danych, o których mowa w art. 37 ust. 2 usdg do CEIDG Ustalono, iŝ od dnia 2 stycznia 2013 r. do dnia 2 listopada 2015 r. organ kontrolowany przekazał do CEIDG informację o uzyskaniu, cofnięciu, utracie i wygaśnięciu 129 zezwoleń, licencji oraz uprawnień wynikających z koncesji. Na podstawie analizy 29 spośród ww. spraw, stwierdzono Ŝe przedmiotowe dane przekazywane zostały do CEIDG w wymaganym terminie. Postępowanie w zakresie przekazywania przedmiotowych danych do CEIDG, przedstawione zostało w poniŝszej tabeli. Tabela Nr 1 Lp. Znak sprawy Data doręczenia stronie rozstrzygnięcia w sprawie Data przekazania informacji o rozstrzygnięciu sprawy do CEIDG 1. P s /4/4/ r r. 2. G 2 /7/3/ r r. 3. G 1 /7/3/ r r. 4. P g /7/7/ r r. 5. G 2 /5/3/ r r. 6. G 1 /5/2/ r r. 7. P g /5/5/ r r. 8. G 1 /1/1/ r r. 9. P g /1/1/ r r. 10. S 2 /4/3/ r r. 11. S 1 /4/3/ r r. 12. DG r r. 13. DG r r. 14. DG r r. 15. DG r r. 16. DG r r. 17. DG r r. 18. DG r r. 19. S 2 /8/6/ r r. 20. S 1 /8/6/ r r. 21. P s /8/7/ r r. 22. P g /4/4/ r r. 5

6 Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych nieprawidłowości Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena obszaru kontroli 23. DG r r. 24. S 2 /2/2/ r r. 25. S 1 /2/2/ r r. 26. P s /2/2/ r r. 27. S 2 /5/4/ r r. 28. S 1 /5/4/ r r. 29. P s /5/4/ r r. - - Pozytywna Obszar kontroli: realizacja zadania zleconego z zakresu administracji rządowej dotyczącego wydawania, odmowy wydania, cofania oraz wygaszania zezwoleń na detaliczną sprzedaŝ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaŝy Art. 76 usdg w związku z art. 18 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (Dz. U. z 2012 r., poz z późn. zm.), zwanej dalej ustawą o wychowaniu w trzeźwości: SprzedaŜ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaŝy moŝe być prowadzona tylko na podstawie Podstawa prawna zezwolenia wydanego przez wójta (burmistrza, prezydenta miasta), właściwego ze względu na lokalizację punktu sprzedaŝy. JeŜeli przepisy regulujące daną działalność gospodarczą stanowią, Ŝe wydawanie, odmowa wydania, zmiana zakresu i cofanie koncesji i zezwoleń, a takŝe prowadzenie rejestrów działalności regulowanej naleŝy do zadań organów jednostek samorządu terytorialnego, to zadania te są Ustalenia, stanowiące podstawę do oceny wykonywane jako zadania zlecone z zakresu administracji rządowej. Zgodnie z 17 pkt 3 Regulaminu realizacja przepisów dotyczących sprzedaŝy napojów alkoholowych naleŝy do zadań samodzielnego stanowiska pracy do spraw działalności gospodarczej i transportu. W okresie objętym kontrolą wszczęto i zakończono 153 postępowania administracyjne w zakresie sprzedaŝy napojów alkoholowych, tj. wydano: 1) 103 zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaŝy, na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości, z czego: - 43 zezwolenia na sprzedaŝ napojów do 4,5% zawartości alkoholu oraz na piwo; - 30 zezwoleń na sprzedaŝ napojów powyŝej 4,5% do 18% zawartości alkoholu (z wyjątkiem piwa); - 30 zezwoleń na sprzedaŝ napojów powyŝej 18% zawartości alkoholu; 2) 21 zezwoleń jednorazowych na sprzedaŝ napojów alkoholowych, udzielonych na podstawie art ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości; 3) 29 decyzji w przedmiocie wygaszenia uprawnień przedsiębiorców w analizowanym zakresie, na podstawie art. 18 ust. 12 ustawy o wychowaniu w trzeźwości. W kontrolowanym okresie, nie prowadzono postępowań dotyczących odmowy wydania i cofnięcia zezwoleń. (dowód: akta kontroli str. 24) 6

7 W trakcie kontroli okazano uchwałę Nr VI/102/03 Rady Gminy Kołbaskowo z dnia 26 maja 2003 r. w sprawie ustalenia liczby punktów sprzedaŝy napojów zawierających powyŝej 4,5 % alkoholu (z wyjątkiem piwa) przeznaczonych do spoŝycia poza miejscem sprzedaŝy jak i w miejscu sprzedaŝy oraz zasad usytuowania miejsc sprzedaŝy i podawania napojów alkoholowych na terenie miasta i gminy Kołbaskowo. I. Zezwolenia na sprzedaŝ napojów alkoholowych, wydane na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości Kontroli poddano 25 zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych przeznaczonych do spoŝycia w miejscu lub poza miejscem sprzedaŝy o następujących sygnaturach: Tabela Nr 2 Lp Znak sprawy DG (1 zezwolenie) DG r. DG DG (2 zezwolenia) DG (2 zezwolenia) DG (1 zezwolenie) DG (2 zezwolenia) DG DG (1 zezwolenie) DG (1 zezwolenie) DG DG Data wniesienia opłaty za zezwolenie Data wydania zezwolenia r r r r r r r r r r r r r r r r r r r r r r r r. 1. Ustalono, iŝ składane przez przedsiębiorców wnioski o wydanie przedmiotowych zezwoleń, opracowane przez Urząd zawierały wszystkie elementy, o których mowa w art. 18 ust. 5 i 6 ustawy o wychowaniu w trzeźwości. 2. KaŜdorazowo, przed wydaniem stosownej decyzji organ kontrolowany zwracał się do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, zwanej dalej GKRPA, z wnioskiem o wydanie opinii o zgodności lokalizacji punktu sprzedaŝy z uchwałą Rady Gminy Kołbaskowo. Przedmiotowe opinie wydawane były niezwłocznie w formie postanowienia. 3. Przedsiębiorcy uiszczali naleŝną opłatę w wysokości odpowiadającej postanowieniom art ustawy o wychowaniu w trzeźwości. 7

8 4. Przedmiotowe zezwolenia zostały wydane: - bez zbędnej zwłoki, kaŝdorazowo przed upływem terminu miesiąca od dnia wpływu wniosku, zgodnie z art Kpa - na czas oznaczony, w myśl art. 18 ust. 9 ustawy o wychowaniu w trzeźwości; - oddzielnie dla kaŝdego rodzaju napojów alkoholowych, stosownie do art. 18 ust. 3 ww. ustawy. II. Zezwolenia jednorazowe na sprzedaŝ napojów alkoholowych, wydane na podstawie art ust. 1 ustawy o wychowaniu w trzeźwości Kontroli poddano 13 zezwoleń ww. rodzaju, oznaczone sygnaturami: Tabela Nr 3 Lp. Znak sprawy Data wniesienia opłaty Data wydania za zezwolenie zezwolenia 1. DG r r. 2. DG r r. 3. DG r r. 4. DG r r. 5. DG r r. 6. DG r r. 7. DG r r. 8. DG r r. 9. DG r r. 10. DG r r. 11. DG r r. 12. DG r r. 13. DG r r. 1. Postępowania o wydanie przedmiotowych zezwoleń wszczęte zostały na wniosek strony. 2. Wójt występował kaŝdorazowo do GKRPA o wydanie stosownej opinii. 3. Opłaty za wydanie zezwoleń pobierane były przed wydaniem decyzji w kwotach odpowiadających wartości określonej w art ust. 3 ustawy o wychowaniu w trzeźwości. 4. Zezwolenia wydane zostały: - bezzwłocznie, stosownie do art Kpa; - na okres 2 dni, zgodnie z art ust. 2 ustawy o wychowaniu w trzeźwości. III. Wygaszanie zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych, stosownie do art. 18 ust. 12 ustawy o wychowaniu w trzeźwości Kontroli poddano 11 spraw ww. rodzaju o następujących sygnaturach: Tabela Nr 4 Lp. Znak sprawy Data wydania decyzji Data doręczenia decyzji 1. DG r r. 2. DG r r. 3. DG r.. 4. DG r r. 5. DG r r. 6. DG r r. 7. DG r r. 8. DG r r. 9. DG r r. 8

9 Zakres, przyczyny i skutki stwierdzonych uchybień/ nieprawidłowości Wyjaśnienia, protokoły, oświadczenia Ocena obszaru kontroli 10. DG r r. 11. DG r r. Ustalono, iŝ przedmiotowe decyzje o wygaszeniu zezwoleń zostały wydane na podstawie art. 18 ust. 12 pkt 1 oraz pkt 5 ustawy o wychowaniu w trzeźwości, tj. z powodu likwidacji punktu sprzedaŝy oraz niezłoŝenia oświadczenia lub niedokonania opłaty za korzystanie z zezwolenia. W toku kontroli ustalono, iŝ postępowania w zakresie wygaszania zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych, poza postępowaniem DG , wszczynano bez zawiadamiania o powyŝszym stron. Zgodnie z art Kpa, o wszczęciu postępowania z urzędu naleŝy zawiadomić wszystkie osoby będące stronami w sprawie. W pozostałym zakresie nie wniesiono zastrzeŝeń do ww. postępowań. Ponadto, analizując wszystkie postępowania prowadzone na podstawie ustawy o wychowaniu w trzeźwości, ustalono, iŝ decyzje były doręczane bez zbędnej zwłoki, za zwrotnym potwierdzaniem odbioru. - - Pozytywna Wpis do ksiąŝki kontroli Pozycja Nr 6 w 2015 r. - zamieszczać w zawiadomieniach o odmownym sposobie załatwienia skarg uzasadnienie prawne; Zalecenia - ewidencjować w rejestrze skarg i wniosków wszystkie sprawy podlegające rozpatrzeniu na podstawie procedury określonej w dziale VIII Kpa. - od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze; - o podjętych działaniach, mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych nieprawidłowości, proszę poinformować mnie za pośrednictwem Wydziału Pouczenie Nadzoru i Kontroli Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w terminie miesiąca od daty otrzymania niniejszego wystąpienia. Podpis kierownika jednostki kontrolującej w zastępstwie Wojewody Zachodniopomorskiego Wicewojewoda Ryszard Mićko 9