Egzemplarz nr 2 P R O T O K Ó Ł

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł Egzemplarz nr 2 kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Świerznie, Świerzno 22 w dniach września 2012 r. Kontrolę przeprowadził zespół inspektorów Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w składzie: - Dobrosława Woś inspektor wojewódzki, osoba kierująca zespołem, - Ewa Golińczak starszy inspektor wojewódzki na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego nr 70/2012 z dnia 11 września 2012 r. Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2009 r. Nr 175, poz z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.). Przedmiot kontroli Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej za okres od 1 stycznia 2011 r. do dnia kontroli. Zakres kontroli obejmował: - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - strukturę organizacyjną, - stan zatrudnienia. Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie od 1 kwietnia 1992 r. jest Pani Elżbieta Lanczak. Ośrodek działa w obrębie granic administracyjnych gminy Świerzno. Siedziba Ośrodka mieści się w budynku przy ulicy Świerzno 22. Organem nadzorującym działalność Ośrodka jest Wójt Świerzna. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka Pani Elżbiety Lanczak. Ustalenia kontroli I. Funkcjonowanie i organizacja ośrodka pomocy społecznej a. funkcjonowanie ośrodka pomocy społecznej Gmina Świerzno jest gminą wiejską. Na terenie gminy położone są 22 miejscowości o statusie wsi w 9 sołectwach. Gminę zamieszkuje mieszkańców (stan na 31 grudnia 2011 r.). Wskaźnik bezrobocia dla gminy Świerzno wynosi 11,1 % (stan na lipiec 2012 r.). Ośrodek Pomocy Społecznej w Świerznie znajduje się w budynku należącym do Urzędu Gminy (budynek Zakładu Komunalnego). Aktualnie Ośrodek zajmuje 2 pokoje, które przeznaczone są jednocześnie do obsługi interesantów w zakresie pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i alimentacyjnych oraz dodatków mieszkaniowych. 1

2 .Mała powierzchnia nie sprzyja prowadzeniu indywidualnych rozmów z klientem, zwłaszcza w sytuacjach kryzysowych oraz prowadzeniu pracy socjalnej. Budynek nie jest przystosowany do obsługi osób niepełnosprawnych. Ośrodek wyposażony jest w odpowiedni sprzęt biurowy oraz komputerowy i pracuje z zastosowaniem systemu informatycznego Pomost. W trakcie kontroli ustalono, że przesyłki (w tym podania klientów przynoszone osobiście) kierowanie do Ośrodka rejestrowane są w dzienniku korespondencyjnym. Dokumentacja dotycząca klientów przechowywana jest w specjalnie przystosowanym do tego pomieszczeniu. Oznaczenie dokumentacji pozwala na szybkie odnalezienie teczki danego klienta. b. organizacja ośrodka pomocy społecznej Ośrodek Pomocy Społecznej w Świerznie powołany został Uchwałą Nr XII/47/90 Gminnej Rady Narodowej w Świerznie z dnia 28 lutego 1990 r. w sprawie powołania Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie. Cele i zadania Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie określa Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie przyjęty Uchwałą Nr XVIII/127/2012 Rady Gminy Świerzno z dnia 31 sierpnia 2012 r. w sprawie nadania statutu Ośrodkowi Pomocy Społecznej w Świerznie - zał. Nr 1. Organizację wewnętrzną, zasady działania oraz zakres obowiązków określa Regulamin Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie przyjęty dnia 1 października 2007 r. - zał. Nr 2. Wójt Świerzna upoważnił Panią Elżbietę Lanczak Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Gmina Świerzno nie posiada Strategii rozwiązywania problemów społecznych. Uchwałą Nr XV/103/2004 Rady Gminy Świerzno z dnia 28 czerwca 2004 r. przyjęto Plan rozwoju lokalnego Gminy Świerzno, który zawiera rozdział - Sfera społeczna, w tym: sytuacja demograficzna i społeczna na terenie gminy, warunki i jakość życia mieszkańców oraz określenie grup społecznych wymagających wsparcia oraz identyfikacja problemów. II. Kwalifikacje pracowników W Ośrodku zatrudnionych jest 6 osób, w tym 2 pracowników socjalnych. W trakcie kontroli sprawdzono akta osobowe kierownika oraz pracowników socjalnych Ośrodka realizujących zadania określone w ustawie o pomocy społecznej. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy o pomocy społecznej. Zgodnie z art. 122 ust. 1 osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Pracownicy socjalni oraz Kierownik posiadają odpowiednie, wymagane przepisami przywołanej ustawy kwalifikacje. Gminę Świerzno zamieszkuje mieszkańców. Zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik 2

3 socjalny na 2 tys. mieszkańców, nie mniej jednak niż trzech pracowników. Należy zatem stwierdzić, że stan zatrudnienia pracowników socjalnych Ośrodka jest niezgodny z art. 110 ust. 11 ustawy. III. Świadczenia z pomocy społecznej: Informacja o udzielonych świadczeniach za okres I XII 2011 r. Liczba osób, którym Rodzaj świadczeń Kwota świadczeń decyzją przyznano w zł świadczenie Zasiłki stałe - ogółem w tym przyznane dla osoby: samotnie gospodarującej pozostającej w rodzinie Zasiłki okresowe - ogółem w tym przyznane z powodu: bezrobocia długotrwałej choroby 0 0 niepełnosprawności 0 0 możliwości utrzymania lub nabycia uprawnień do świadczeń z innych 0 0 systemów zabezpieczenia społecznego Realizacja programu rządowego Pomoc państwa w zakresie dożywiania - ogółem w tym: X ze środków własnych gminy z dotacji od wojewody X Zasiłki celowe w formie biletu 0 0 kredytowanego Sprawienie pogrzebu Specjalistyczne usługi opiekuńcze 0 0 Odpłatność za pobyt w domu pomocy społecznej Na podstawie losowo wybranych teczek osobowych zbadano dokumentację osób korzystających z wybranych form świadczeń pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych. 3

4 Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenia zdrowotne: Sprawdzono wybraną losowo dokumentację osób otrzymujących zasiłki stałe przyznane na podstawie następujących decyzji: 1. Nr 69/31/2012 z dnia 1 marca 2012 r. 2. Nr 69/29/2010 z dnia 16 lutego 2010 r. 3. Nr 69/30/2010 z dnia 16 lutego 2010 r. 4. Nr 30/32/2012 z dnia 1 grudnia 2011 r. 5. Nr 30/29/2010 z dnia 11 stycznia 2010 r. 6. Nr 30/30/2010 z dnia 11 stycznia 2010 r. 7. Nr 344/29/09 z dnia 30 grudnia 2009 r. 8. Nr 288/22/2012 z dnia 6 marca 2012 r. 9. Nr 624/4/2012 z dnia 3 kwietnia 2012 r. 10. Nr 43/60/2012 z dnia 26 marca 2012 r. 11. Nr 43/59/2011 z dnia 4 października 2011 r. 12. Nr 43/56/2010 z dnia 25 października 2010 r. 13. Nr 541/13/2011 z dnia 8 lipca 2011 r. Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej niezbędne do przyznania zasiłku stałego i opłacania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Zasiłki okresowe Sprawdzono losowo wybraną dokumentację osób otrzymujących zasiłki okresowe przyznane na podstawie następujących decyzji: 1. Nr 208/44/2012 z dnia 23 sierpnia 2012 r. 2. Nr 208/41/2012 z dnia 20 lipca 2012 r. 3. Nr 208/40/2012 z dnia 6 marca 2012 r. 4. Nr 261/28/2012 z dnia 3 kwietnia 2012 r. 5. Nr 352/11/2011 z dnia 29 września 2011 r. 6. Nr 437/14/2011 z dnia 9 listopada 2011 r. 7. Nr 664/1/2012 z dnia 6 września 2012 r. 8. Nr 47/58/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. 9. Nr 47/55/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej niezbędne do przyznania zasiłku okresowego. 4

5 Program Pomoc państwa w zakresie dożywiania Sprawdzono wybraną losowo dokumentację osób otrzymujących pomoc w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, przyznaną na podstawie następujących decyzji: 1. Nr 208/42/2012 z dnia 20 lipca 2012 r. 2. Nr 208/43/2012 z dnia 20 lipca 2012 r. 3. Nr 208/39/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. 4. Nr 208/38/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. 5. Nr 261/24/2011 z dnia 18 kwietnia 2011 r. 6. Nr 261/25/2011 z dnia 7 czerwca 2011 r. 7. Nr 437/13/2011 z dnia 18 października 2011 r. 8. Nr 437/15/2011 z dnia 30 grudnia 2011 r. 9. Nr 31/33/2011 z dnia 19 stycznia 2011 r. 10. Nr 31/35/2011 z dnia 6 września 2011 r. 11. Nr 31/34/2011 z dnia 6 września 2011 r. 12. Nr 664/2/2012 z dnia 6 września 2012 r. 13. Nr 47/56/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. Skontrolowane sprawy spełniają warunki określone w ustawie z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259, z póź. zm.). Kierowanie do domów pomocy społecznej Sprawdzono dokumentację osób skierowanych do domu pomocy społecznej: 1. Nr 380/1/2011 z dnia 14 grudnia 2011 r. 2. Nr 380/2/2011 z dnia 14 grudnia 2011 r. 3. OPS-8123/463/11 z dnia 11 marca 2011 r. 4. OPS-8123/463/2011 z dnia 16 marca 2011 r. Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Świadczenia opieki zdrowotnej Sprawdzono wybraną losowo dokumentację osób objętych ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie następujących decyzji: 1.OPS-8123/143/2012 z dnia 16 maja 2011 r. 2. OPS-8123/143/2012 z dnia 13 sierpnia 2012 r. Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 54 ustawy z dnia 27 sierpnia 2008 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r., nr 164, poz z późn. zm). 5

6 Sprawienie pogrzebu Sprawdzono dokumentację osoby, której sprawiono pogrzeb. Skontrolowana sprawa spełnia warunki art. 44 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Organizacja pomocy na rzecz osób pozbawionych wolności W okresie objętym kontrolą Ośrodek objął pomocą 1 rodzinę osoby pozbawionej wolności. Osoba ta opuściła zakład karny we wrześniu br. Ośrodek Pomocy Społecznej w Świerznie nie został poinformowany przez zakład karny o planowanym zwolnieniu z zakładu karnego, zgodnie z Porozumieniem z dnia 13 czerwca 2000 r. zawartym pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej a Centralnym Zarządem Służby Więziennej w sprawie zasad współpracy w zakresie organizacji pomocy na rzecz osób zwalnianych z zakładów karnych i aresztów śledczych oraz rodzin osób pozbawionych wolności. W celu potwierdzenia doręczenia decyzji sprawdzono następujące decyzje: 1. Nr 208/44/2012 z dnia 23 sierpnia 2012 r. 2. Nr 208/41/2012 z dnia 20 lipca 2012 r. 3. Nr 208/40/2012 z dnia 6 marca 2012 r. 4. Nr 261/28/2012 z dnia 3 kwietnia 2012 r. 5. Nr 352/11/2011 z dnia 29 września 2011 r. 6. Nr 437/14/2011 z dnia 9 listopada 2011 r. 7. Nr 664/1/2012 z dnia 6 września 2012 r. 8. Nr 47/58/2012 z dnia 4 lipca 2012 r. 9. Nr 47/55/2012 z dnia 5 stycznia 2012 r. W celu sprawdzenia terminowości wypłaty świadczeń sprawdzono następujące decyzje z listą wypłat: 1. Nr 69/31/2012 z dnia 1 marca 2012 r. 2. Nr 30/32/2012 z dnia 1 grudnia 2010 r. 3. Nr 344/29/09 z dnia 30 grudnia 2009 r. 4. Nr 288/22/2012 z dnia 6 marca 2012 r. 5. Nr 624/4/2012 z dnia 3 kwietnia 2012 r. 6. Nr 43/60/2012 z dnia 26 marca 2012 r. 7. Nr 541/13/2011 z dnia 8 lipca 2011 r. Na podstawie kontrolowanej dokumentacji ustalono, że wywiady środowiskowe przeprowadzano w terminach określonych w 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 25 stycznia 2011 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. Sytuację osobistą, rodzinną, dochodową i majątkową ustalono na podstawie dokumentów określonych w ww. rozporządzeniu. 6

7 Decyzje administracyjne w sprawach przyznawania świadczeń pomocy społecznej podejmowane są zgodnie z terminem określonym w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz z późn. zm.), niezwłocznie nie później niż w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku. Wydane decyzje zawierają elementy określone w art. 107 ustawy. Praca socjalna Pracownicy socjalni Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie świadczą pomoc w formie pracy socjalnej. W ramach pracy socjalnej pracownicy udzielają podopiecznym informacji, wskazówek i pomocy w rozwiązywaniu trudnej sytuacji życiowej. W celu pełnego zaspokojenia potrzeb socjalnych mieszkańców gminy Świerzno Ośrodek współpracuje z policją, służbą zdrowia, szkołami pedagogami szkolnymi, ośrodkiem zdrowia, Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Kamieniu Pomorskim oraz Powiatowym Urzędem Pracy w Kamieniu Pomorskim. W trakcie kontroli ustalono, że rodziny wymagające wsparcia, szczególnie wielodzietne poza pomocą finansową - otrzymują pomoc w postaci pracy socjalnej oraz wsparcia rzeczowego. Na podstawie wybranej dokumentacji ustalono, że w ramach pracy socjalnej rodzina nawiązała współpracę z powiatowym urzędem pracy oraz gminą w celu poprawy warunków lokalowych. Gmina przeprowadziła remont mieszkania, w tym: wymiana okien, pomalowanie ścian, zakup pieca grzewczego, montaż hydroforu wraz z siecią wodociągową. W ramach pomocy rzeczowej rodzina otrzymała odzież, kołdry, koce, pościel, ręczniki, leki i opał. Udzielona pomoc ułatwiła rodzinie samodzielne funkcjonowanie w życiu codziennym. Ośrodek Pomocy Społecznej w Świerznie rozprowadza wśród osób korzystających z pomocy społecznej żywność pochodzącą z Banku Żywności: mąkę, kaszę, mleko, dania gotowe w puszkach, kawę inkę, sery itd. Ponadto klienci Ośrodka korzystają z magazynu odzieży używanej oraz sprzętu gospodarstwa domowego. W maju 2011 r. Ośrodek Pomocy Społecznej rozpoczął realizację III edycji projektu Program Operacyjny Kapitał Ludzki działanie 7.1 Rozwój i upowszechnianie aktywnej integracji. W projekcie udział wzięło 15 osób (13 kobiet i 2 mężczyzn) z rodzin korzystających ze świadczeń z pomocy społecznej. W ramach Programu zorganizowano następujące szkolenia: - doradztwo zawodowe i psychologiczne, - obsługa kasy fiskalnej i komputera, - kurs prawa jazdy kategorii B, - kurs florystyczny, - opiekun osoby starszej lub niepełnosprawnej, - kurs fryzjerski, - kurs kosmetyczny, - operator koparko ładowarki, - szkolenie okresowe na przewóz osób i rzeczy. Wszyscy beneficjenci ukończyli kursy. Planowany koszt realizacji projektu wynosił ,72 zł z czego 10% stanowił wkład własny gminy. Z planowanej kwoty wykorzystano ,81 zł. W 2012 r. Ośrodek nadal realizuje projekt Program Operacyjny Kapitał Ludzki 7

8 Realizując obowiązek wynikający z art. 16 a ustawy o pomocy społecznej gmina Świerzno opracowała Ocenę zasobów pomocy społecznej za 2011 r. zał. Nr 3. Po dokonaniu analizy oceny zasobów pomocy społecznej w latach i prognozy na 2012 r. zaobserwowano, że problemy społeczne ulegają nasileniu i dotyczą najczęściej ubóstwa, bezrobocia i niezaradności życiowej. Niepokojącymi zjawiskami są również inne problemy, takie jak potrzeba ochrony macierzyństwa, przemoc w rodzinie oraz niewydolność opiekuńczo wychowawcza w rodzinach wielodzietnych. Głównymi powodami korzystania ze świadczeń pomocy społecznej są bezrobocie, ubóstwo, niepełnosprawność, niezaradność życiowa oraz długotrwała lub ciężka choroba. W latach r. dominującymi zasiłkami wypłacanymi z pomocy społecznej były: zasiłek okresowy, zasiłek celowy i zasiłek stały. Na przestrzeni trzech analizowanych lat, liczba klientów pomocy społecznej nie zmniejszyła się co oznacza, że sytuacja społeczno ekonomiczna mieszkańców gminy Świerzno nie uległa poprawie. Po likwidacji Państwowych Gospodarstw Rolnych większość osób w nich pracujących pozostało bez pracy i środków do życia. Gmina Świerzno nie prowadzi mieszkań chronionych. Z wyjaśnień Kierownika Ośrodka wynika, że aktualnie nie ma potrzeby zapewnienia przez gminę miejsc w mieszkaniach chronionych. IV. Ustalenia końcowe Na podstawie przebadanej w czasie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości, co do merytorycznej zasadności przyznawania wybranych rodzajów świadczeń. Decyzje administracyjne w sprawach przyznawania świadczeń pomocy społecznej opracowane i wydawane są prawidłowo i terminowo. Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w rejestrze kontroli pod nr 1/2012. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Załączniki: 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie 2. Regulamin organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Świerznie 3. Ocena zasobów pomocy społecznej na rok 2011 dla gminy Świerzno 8

9 Data otrzymania protokołu:... Data podpisania protokołu: Kierownik jednostki Kontrolujący Kontrolowanej Data sporządzenia protokołu:. 9