podczas współpracy z firmą CH2M HILL Dodatek dotyczący prac realizowanych dla rządu Stanów Zjednoczonych

Transkrypt

1 Nasz łańcuch dostaw Zasady etyki i postępowania w biznesie podczas współpracy z firmą CH2M HILL Dodatek dotyczący prac realizowanych dla rządu Stanów Zjednoczonych Październik 2011 Zasady oparte na treści Żółtej Książeczki (The Little Yellow Book) napisanej w 1978 r. przez współzałożyciela firmy, Jima Howlanda

2 W 1978 r. współzałożyciel i wcześniejszy prezes firmy CH2M HILL, James Howland, spisał zbiór cytatów dotyczących zarządzania, określających wartości, na których została oparta nasza firma. Te cytaty zostały wykorzystane przy opracowywaniu Żółtej Książeczki (The Little Yellow Book) określającej, w jaki sposób firma CH2M HILL prowadzi swoją działalność. Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

3 Komunikat prezesa naszego działu federalnego Rząd Stanów Zjednoczonych jest jednym z największych i najważniejszych klientów firmy CH2M HILL. Dla tego klienta wykonujemy zadania różnego typu i w różnych lokalizacjach, ale niezmienne pozostają szczególne wymagania, które muszą Państwo spełnić przy realizacji tych zleceń. Podczas wykonywania zleceń dla rządu Stanów Zjednoczonych w dowolnej części świata, należy postępować uczciwie. Należą Państwo do naszego łańcucha dostaw i oczekujemy od Państwa znajomości wszystkich obowiązujących przepisów, dotyczących zleceń finansowanych przez rząd Stanów Zjednoczonych, w tym przepisów federalnych dotyczących zamówień, zasad etycznego postępowania i lobbingu, działania w przypadku konfliktu interesów oraz postępowania z informacjami poufnymi, tajnymi i innymi informacjami państwowymi. Naruszenie tych ważnych przepisów może spowodować nałożenie sankcji karnych (grzywny i więzienia) oraz znaczących kar cywilnych na winne naruszeń osoby i firmy. Naruszenie tych zasad postępowania przy zamówieniach rządu Stanów Zjednoczonych może spowodować zawieszenie współpracy lub wykluczenie z niej. Oczekujemy od Państwa poważnego potraktowania tych zasad i nie okazujemy tolerancji tym, którzy nie rozumieją ich znaczenia. Znajomość bieżących przepisów prawnych, odnoszących się do zamówień rządu Stanów Zjednoczonych, należy do Państwa obowiązków, jednak dla wygody podsumowaliśmy kilka najważniejszych kwestii poniżej. To podsumowanie nie obejmuje wszystkich zagadnień, o których należy wiedzieć. Niniejszy Dodatek oraz nasze Zasady etyki i postępowania w łańcuchu dostaw stanowią część wszystkich umów, zawieranych z Państwem w ramach naszej współpracy przy projektach finansowanych przez rząd Stanów Zjednoczonych. Dziękujemy za zaangażowanie w zapewnienie uczciwości podczas pracy. Z poważaniem, Michael McKelvy Prezes działu federalnego firmy CH2M HILL

4 Ustawa o prawdziwości informacji w negocjacjach (Truth in Negotiations Act, TINA) Przepisy ustawy TINA wymagają od firmy CH2M HILL przedstawienia rządowi Stanów Zjednoczonych dokładnego kosztu projektu i cen podczas negocjacji, związanych z zamówieniem oceny oferty. Musimy potwierdzić, że informacje przekazywane przez nas rządowi Stanów Zjednoczonych są prawidłowe, aktualne i kompletne. Należąc do naszego łańcucha dostaw, muszą Państwo być gotowi do potwierdzenia, że informacje przekazywane firmie CH2M HILL w ramach naszych projektów, zlecanych przez rząd Stanów Zjednoczonych są prawidłowe, aktualne i kompletne. Ustawa o uczciwości zamówień (Procurement Integrity Act, PIA) Ustawa PIA oraz inne ustawy i przepisy określają zasady etycznego postępowania przedstawicieli rządu Stanów Zjednoczonych i wykonawców, w tym ich dostawców i podwykonawców. Zabrania ona pracownikom rządu Stanów Zjednoczonych domagania się i przyjmowania, a wykonawcom, podwykonawcom i dostawcom oferowania, prezentów, pieniędzy i rozrywek w zamian za przyznanie zamówienia. Osoba, która dowie się o przekazaniu niestosownej korzyści pracownikowi rządu Stanów Zjednoczonych w związku z zamówieniem, powiązanym z pracami wykonywanymi przez firmę CH2M HILL dla rządu Stanów Zjednoczonych, ma obowiązek bezzwłocznie powiadomić firmę CH2M HILL o tej sytuacji oraz współpracować z nami przy jej ujawnieniu i rozstrzygnięciu. Zabronione jest również nieupoważnione ujawnianie informacji należących do rządu Stanów Zjednoczonych, opracowanych przez instytucje państwowe oraz informacji należących do konkurencji, a także zabieganie o takie informacje. Przepisy ustawy PIA zakazują również nieupoważnionego ujawniania informacji, opracowanych przez instytucje państwowe Stanów Zjednoczonych, prób uzyskania takich informacji oraz korzystania z informacji należących do konkurencji,

5 w związku z zamówieniami rządu Stanów Zjednoczonych. Nigdy nie należy korzystać z takich informacji bez upoważnienia, a jeśli dowiedzą się Państwo o ich wykorzystywaniu w związku z naszymi projektami, należy powiadomić nas o tym bezzwłocznie i współpracować z nami przy ujawnieniu tej sytuacji. Uzasadnione i dozwolone koszty Firma CH2M HILL i podmioty należące do naszego łańcucha dostaw muszą ściśle przestrzegać przepisów rządu Stanów Zjednoczonych, dotyczących rozliczania kosztów i obciążania opłatami podczas realizacji zamówień rządu Stanów Zjednoczonych. Klientów reprezentujących rząd Stanów Zjednoczonych wolno obciążać tylko kosztami, które mogą być zwracane na podstawie obowiązujących przepisów. Firma CH2M HILL oczekuje od naszych wspólników, dostawców i podwykonawców podjęcia wszelkich niezbędnych kroków w celu zagwarantowania, że rząd Stanów Zjednoczonych zostanie obciążony tylko uzasadnionymi i dozwolonymi kosztami. Ustawa o fałszywych roszczeniach (False Claims Act, FCA) Ustawa FCA pomaga rządowi Stanów Zjednoczonych w wykrywaniu marnotrawstwa i nadużywania własności oraz zasobów państwowych poprzez nakładanie kar i grzywien na podmioty wysuwające nieuzasadnione roszczenia zapłaty, w oparciu o zamówienia rządu Stanów Zjednoczonych. Przepisy ustawy FCA zachęcają podatników do zgłaszania takich naruszeń i, gdy ma to zastosowanie, do pozywania wykonawców zamówień rządu Stanów Zjednoczonych i ich dostawców. Przepisy ustawy FCA obejmują wszystkie nieuzasadnione roszczenia zapłaty, dotyczące zamówień rządu Stanów Zjednoczonych, w tym nieuzasadnione roszczenia zgłaszane przez dostawców i podwykonawców firmy CH2M HILL. Firma CH2M HILL oczekuje, że podmioty należące do naszego łańcucha dostaw, przy żądaniu zapłaty lub zgłaszaniu roszczeń, będą zawsze przestrzegać procedur obowiązujących przy zamówieniach rządu Stanów Zjednoczonych. Zawsze należy nas terminowo powiadamiać o wszelkich żądanych lub otrzymanych zawyżonych płatnościach, związanych z naszymi zamówieniami wykonywanymi na rzecz rządu Stanów Zjednoczonych. Przekazanie takich informacji jest wymagane przepisami ustawy FCA, a ich złamanie zwiększy Państwa i nasze kary, a także może spowodować wykluczenie Państwa i nas z udziału w kolejnych zamówieniach rządu Stanów Zjednoczonych. Wynagrodzenia warunkowe Przepisy federalne Stanów Zjednoczonych i zasady firmy CH2M HILL zakazują wypłacania wynagrodzeń warunkowych za ubieganie się o zamówienie rządu Stanów Zjednoczonych albo za uzyskanie takiego Zasady obowiązują wszystkich. Żółta Książeczka Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

6 zamówienia. Jako nasi partnerzy, dostawcy lub podwykonawcy nie mogą Państwo wypłacać wynagrodzeń warunkowych za ubieganie się o zamówienie rządu Stanów Zjednoczonych ani za uzyskanie takiego zamówienia. Nie mogą Państwo również przyjmować tego typu wynagrodzeń. Ustawa o niejawnych prowizjach Podczas pracy przy projektach zlecanych przez rząd Stanów Zjednoczonych od wspólników, dostawców i podwykonawców firmy CH2M HILL wymaga się bezzwłocznego informowania firmy CH2M HILL i rządu Stanów Zjednoczonych o wszelkich sytuacjach, w których istnieją wiarygodne dowody naruszenia obowiązujących przepisów lub otrzymania zawyżonej płatności. Kodeks postępowania Rząd Stanów Zjednoczonych wymaga, aby wszyscy jego wykonawcy, podwykonawcy i dostawcy posiadali pisemny kodeks etycznego postępowania oraz aby udostępnili ten kodeks wszystkim pracownikom, biorącym udział w pracach finansowanych przez rząd Stanów Zjednoczonych. Firma CH2M HILL zachęca wszystkie podmioty należące do jej łańcucha dostaw, aby opracowały kodeks etycznego postępowania i zorganizowały efektywny program szkoleń, dotyczących etyki biznesowej i zachowania zgodności z jej zasadami, zgodnie z wymaganiami rządu Stanów Zjednoczonych. Poświadczenia Przed rozpoczęciem współpracy ze swoim wykonawcą, podwykonawcą lub dostawcą, firma CH2M HILL często wymaga poświadczenia zdolności do efektywnej pracy w projektach, zlecanych przez rząd Stanów Zjednoczonych. Obejmujące poświadczenia dotyczą miedzy innymi przypadków wykluczenia, zawieszenia, rozwiązania umowy z powodu niewykonania zobowiązań, konfliktu interesów i umieszczenia na liście wykluczonych podmiotów (Excluded Parties List System EPLS). Firma CH2M HILL oczekuje od podmiotów, należących do naszego łańcucha dostaw, przekazania prawidłowych, aktualnych i kompletnych informacji, wymaganych w tych poświadczeniach oraz aktualizowania podanych informacji, gdy sytuacja ulegnie zmianie.

7 Zgłaszanie wątpliwości bez działań odwetowych Należąc do naszego łańcucha dostaw, mają Państwo obowiązek aktywnie zgłaszać wszelkie uzasadnione podejrzenia, dotyczące naruszenia postanowień niniejszego Dodatku lub naszych Zasad etyki i postępowania w łańcuchu dostaw, współpracować w razie dochodzenia lub inspekcji oraz uczciwie udostępniać informacje, mające znaczenie dla takiego dochodzenia. Podejmiemy wszelkie działania, aby chronić poufność Państwa informacji oraz, w możliwym i dozwolonym miejscowymi przepisami zakresie, anonimowość. Zachęcamy do zgłaszania wszelkich podejrzeń, dotyczących naruszania przepisów, zasad firmy, postanowień naszych Zasad etyki i postępowania w łańcuchu dostaw lub niniejszego Dodatku, bez obawy, że Państwa relacje z firmą CH2M HILL ucierpią z tego powodu. Zabraniamy podmiotom należącym do naszego łańcucha dostaw podejmowania działań odwetowych wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają możliwe naruszenie przepisów oraz zasad etycznego postępowania. Można zadać pytania i podzielić się wątpliwościami, telefonując na naszą linię (The GuideLine) pod numer (Stany Zjednoczone i Kanada), (poza Ameryką Północną) lub zgłaszając je za pośrednictwem strony internetowej Firma CH2M HILL szybko, dokładnie i uczciwie zbada wszystkie zgłoszenia i podejmie odpowiednie działania. Dobrym testem na sprawdzenie, czy rozważane działanie jest etyczne, będzie zadanie sobie pytania czy chcę, aby to pojawiło się jutro w nagłówkach gazet? Żółta Książeczka k Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

8 CH2M HILL Global Headquarters 9191 South Jamaica Street Englewood, CO Stany Zjednoczone Numer bezpłatny: 888.CH2M.HILL Tel.: Faks: The GuideLine: +1.TO.MY.CH.GUIDE ( ) (w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie) (poza Ameryką Północną) CH2M HILL COR MKT