Nasz łańcuch dostaw Zasady etyki i postępowania w biznesie. podczas współpracy z firmą CH2M HILL October 2011

Transkrypt

1 Nasz łańcuch dostaw Zasady etyki i postępowania w biznesie podczas współpracy z firmą CH2M HILL October 2011 Zasady oparte na treści Żółtej Książeczki (The Little Yellow Book) napisanej w 1978 r. przez współzałożyciela firmy, Jima Howlanda

2 Wiadomość od Dyrektora Generalnego Niezawodny łańcuch dostaw z dostawcami o wysokich standardach etycznych ma zasadnicze znaczenie dla zdolności firmy CH2M HILL do wspierania działań naszych klientów w różnych regionach świata. Uczciwość, bezpieczeństwo i jakość są cechami wyróżniającymi pracę firmy CH2M HILL. Nasi klienci wierzą, że będziemy współpracować z dostawcami, podwykonawcami i wspólnikami, którzy dzielą z nami te same podstawowe wartości. Relacje z naszym łańcuchem dostaw za prawdziwe partnerstwo. Podmioty należące do naszego łańcucha dostaw zawsze traktujemy uczciwie, stosując przejrzyste procedury zamówień i dbając o środowisko sprzyjające współpracy, głównym zadaniem jest wzrost wartości dla naszych klientów i udziałowców. Zachęcamy do rozwoju i wspieramy firmy małe, będące w niekorzystnej sytuacji, należące do kobiet i przedstawicieli mniejszości. Ich obecność w naszych projektach jest ważna dla firmy CH2M HILL i dla naszych klientów. Aby zagwarantować uczciwe prowadzenie działalności w ramach naszych projektów, nalegamy, aby podmioty należące do naszego łańcucha dostaw promowały nasze wartości w dziedzinie etyki biznesowej, zrównoważonego ekorozwoju, pracy i zatrudnienia oraz uczciwych praktyk handlowych. Dobrym testem na sprawdzenie, czy rozważane działanie jest etyczne, będzie zadanie sobie pytania czy chcę, aby to pojawiło się jutro w nagłówkach gazet? Żółta Książeczka W Zasadach etyki i postępowania w łańcuchu dostaw sformułowaliśmy nasze oczekiwania dotyczące tego, jak nasi dostawcy, podwykonawcy i wspólnicy powinni postępować, współpracując z firmą CH2M HILL. Podczas współpracy z nami bez wątpienia napotkają Państwo sytuacje stawiające pytania natury etycznej. Bardzo ważne jest, aby podjąć właściwą decyzję, rozstrzygając te istotne i często trudne problemy. Zastanawiając się, jak postąpić z nieoczekiwanym etycznym dylematem, zawsze należy skłaniać się w kierunku działania, które po późniejszym zbadaniu nie podważy dobrej opinii o projekcie naszego klienta oraz Państwa i naszej reputacji. Niniejsze Zasady są dowodem naszego wspólnego zaangażowania w nasz sposób pracy i stanowią integralny element każdej relacji biznesowej utrzymywanej z firmą CH2M HILL. Dziękujemy za Państwa wkład w zachowanie najwyższych standardów uczciwości biznesowej. Z poważaniem, Jacqueline Hinman Prezes Zarządu i Dyrektor Generalny W 1978 r. współzałożyciel i wcześniejszy prezes firmy CH2M HILL, James Howland, spisał zbiór cytatów dotyczących zarządzania, określających wartości, na których została oparta nasza firma. Te cytaty zostały wykorzystane przy opracowywaniu Żółtej Książeczki (The Little Yellow Book) określającej, w jaki sposób firma CH2M HILL prowadzi swoją działalność. Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

3 Nasz łańcuch dostaw Nasz łańcuch dostaw składa się z dostawców sprzętu, materiałów i innych nabywanych dóbr; agentów, wykonawców i podwykonawców świadczących usługi budowlane, doradcze, techniczne, prawne i inne, jak również spółek, które są wspólnikami w przedsięwzięciach lub uczestnikami konsorcjów (wspólnie nazywanych łańcuchem dostaw ). Państwa praktyki biznesowe Reputacja firmy CH2M HILL opiera się na realizacji projektów, które tworzą wartość dla naszych klientów i dzięki którym świat staje się lepszym miejscem do życia. Utrzymanie tej reputacji wymaga doskonałej jakości usług świadczonych klientom oraz przestrzegania najwyższych standardów etycznych firmy CH2M HILL. Te same standardy obowiązują wszystkich, którzy z nami współpracują i działają w naszym imieniu. Niniejsze Zasady etyki i postępowania w łańcuchu dostaw opracowaliśmy, aby pomóc Państwu i Państwa pracownikom rozwiązywać złożone problemy etyczne, gdy takie się pojawią. Te Zasady pomagają nam dążyć do wspólnego celu konsekwentnego stosowania etycznych praktyk biznesowych i przestrzegania przepisów. Niektóre z praktyk biznesowych opisanych w treści niniejszych Zasad mogą nie być typowe w Państwa kraju. Podczas pracy nad naszymi projektami wymagamy od Państwa przestrzegania tych Zasad, ponieważ stanowią one podstawę naszego sposobu działania. Firma CH2M HILL oczekuje od naszego łańcucha dostaw wybierania podwykonawców i dostawców, którzy uznają wartości określone w niniejszych Zasadach. Oczekujemy, że zadbają Państwo o to, aby podmioty pracujące dla Państwa przy naszych projektach postępowały legalnie, etycznie i zgodnie ze wszystkimi oczekiwaniami, wyrażonymi w niniejszym dokumencie. Bezpieczeństwo i higiena pracy oraz ochrona środowiska Ochrona ludzi i środowiska naturalnego jest jedną z podstawowych wartości firmy CH2M HILL. Dbamy o zdrowie i bezpieczeństwo naszych pracowników oraz społeczności, w których pracujemy, i oczekujemy tego samego od naszego łańcucha dostaw. Współpracując z nami, muszą Państwo dbać o zdrowie i bezpieczeństwo swojego personelu i podjąć wszelkie działania niezbędne do zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy pracowników i wykonawców. Muszą Państwo również stosować wszelkie środki ostrożności, chroniące środowisko i społeczność, w której Państwo pracują. Zrównoważony rozwój Jesteśmy zdecydowanymi zwolennikami zrównoważonego rozwoju i ochrony środowiska. Nasze projekty długoterminowo i w zrównoważony sposób rozwiązują problemy naszych klientów oraz pozwalają zachować dla przyszłych pokoleń zasoby naturalne Ziemi. Firma CH2M HILL troszczy się o ograniczanie skutków wpływu naszych działań i tego samego oczekujemy od naszego łańcucha dostaw. Przed podjęciem współpracy badamy historię Państwa działań mających wpływ na środowisko i Państwa reputację w tej dziedzinie. Konflikty interesów Firma CH2M HILL oczekuje od podmiotów należących do naszego łańcucha dostaw podejmowania decyzji biznesowych, leżących w najlepszym interesie firmy CH2M HILL, naszych klientów i naszych projektów. Podczas współpracy z nami należy zwracać szczególną uwagę na organizacyjne i osobiste konflikty interesów, które mogą mieć wpływ na pracę Państwa lub naszych klientów. Należy unikać wszelkich sytuacji powodujących konflikt interesów lub sprawiających wrażenie, że taki konflikt istnieje. Jeśli nie da się takiej sytuacji uniknąć, należy nas o niej poinformować

4 i odpowiednio się nią zająć. Konflikty interesów, o ile nie zostaną odpowiednio potraktowane, mogą spowodować utratę naszych i Państwa możliwości biznesowych oraz postawić w niewygodnej sytuacji naszych klientów. Prezenty i rozrywka Każdy podmiot należący do naszego łańcucha dostaw powinien sformułować przemyślane zasady, dotyczące prezentów i oferowanych rozrywek. Te zasady powinny być powszechnie znane i egzekwowane w Państwa firmie. Należy zwrócić uwagę na to, że pracownikom firmy CH2M HILL zasadniczo nie wolno przyjmować ani oferować prezentów, ani rozrywek w celu na decyzje biznesowe albo uzyskania lub utrzymania zamówień. Ściśle zabronione jest przekazywanie gotówki lub ekwiwalentów gotówki (np. kart podarunkowych). Jedynym bardzo ograniczonym wyjątkiem od tego celowo szerokiego zakazu są niezbyt częste i niesugerowane przez drugą stronę prezenty niegotówkowe o symbolicznej wartości oraz skromne rozrywki wzmacniające robocze relacje między nami. Ten ograniczony wyjątek nie może być stosowany, jeśli jest zabroniony przepisami prawa. Korupcja Podmioty współpracujące z nami muszą znać nasze zasady antykorupcyjne i przepisy dotyczące uczciwej realizacji zamówień oraz przestrzegać ich we wszystkich obszarach naszej działalności. Do obowiązujących przepisów należą miedzy innymi: amerykańska ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych (Foreign Corrupt Practices Act FCPA), brytyjska ustawa antyłapówkarska (Anti-Bribery Act) i Konwencja OECD o zwalczaniu przekupstwa zagranicznych funkcjonariuszy publicznych w międzynarodowych transakcjach handlowych (OECD Convention on Combating Bribery of Foreign Public Officials in International Business Transactions). Podmiotom współpracującym z firmą CH2M HILL bezwzględnie zabrania się oferowania, przekazywania i przyjmowania wszelkiego rodzaju łapówek, niejawnych prowizji, prezentów i korzyści, które mają wpłynąć na decyzje biznesowe. Ten zakaz obejmuje płatności i prezenty w gotówce niepieniężne, dokonywane bezpośrednio lub przez pośrednika. Należy uważać na sugestie wręczenia łapówki, które nie zawsze mają postać wyraźnego żądania pieniędzy. Mogą one być tak wyszukanie i złożone jak projekty, które realizujemy. Przykładami działań korupcyjnych i zabronionych są: finansowanie wyszukanych rozrywek, podróży i zakwaterowania, zlecanie usług firmie będącej własnością osoby odpowiedzialnej za zamówienia,

5 oferowanie zatrudnienia członkom rodziny przedstawiciela klienta, wspieranie organizacji charytatywnych prowadzonych przez urzędników państwowych lub ich krewnych. Najprościej ujmując, nie wolno przekazywać ani przyjmować żadnych prezentów ani płatności, których celem jest wpłynięcie na decyzje biznesowe podejmowane w imieniu firmy CH2M HILL lub w związku z naszymi projektami. Uczciwe relacje handlowe Firma CH2M HILL traktuje uczciwie podmioty należące do naszego łańcucha dostaw. Zawsze przestrzegamy ustalonych przez nas zasad realizacji zamówień oraz zasad naszych klientów. Tego samego oczekujemy od naszego łańcucha dostaw. Nie współpracujemy z dostawcami, podwykonawcami i wspólnikami, którzy ograniczają prawo pracowników do swobodnego wstępowania do związków zawodowych. Przepisy regulujące handel i eksport Firma CH2M HILL przestrzega wszystkich międzynarodowych przepisów handlowych, w tym dotyczących sankcji handlowych. Oczekujemy do naszego łańcucha dostaw, będą przestrzegać wszystkich przepisów, regulujących handel i eksport, które mają zastosowanie do ich działalności. Należy zwrócić uwagę na fakt, że przepisy eksportowe i importowe mogą dotyczyć nie tylko towarów, ale również technologii, oprogramowania i informacji technicznych. Przepisy eksportowe można naruszyć nawet przez przekazanie informacji obywatelom innego państwa, nawet w przypadku, gdy informacje te nie opuściły kraju pochodzenia. Współpracując z nami, należy dbać o uniknięcie takiego domniemanego eksportu i stosować procedury, które pozwolą go rozpoznać i uniknąć. Partycypacja, różnorodność, molestowanie Firma CH2M HILL dba o różnorodność środowiska pracy o eliminowanie zjawisk dyskryminacji i molestowania w miejscu pracy. Współpracujemy wyłącznie z podmiotami, które w swojej praktyce biznesowej przestrzegają wszystkich przepisów zwalczających dyskryminację i molestowanie zatrudniani i w czasie pracy. Nawet jeśli pewne praktyki dyskryminacyjne są typowe w Państwa miejscu pracy, prosimy o promowanie zasad zgodnych z naszą polityką tworzenia środowiska pracy wolnego od dyskryminacji i molestowania. Jest to warunkiem współpracy z nami i naszymi klientami. Prawa człowieka Szanujemy i chronimy prawa tych, którzy pracują nad naszymi projektami. Zapewniamy odpowiednie warunki pracy i godne wynagrodzeni. Tego samego oczekujemy od naszego łańcucha dostaw. Firma CH2M HILL nie toleruje wykorzystywania pracy dzieci, pracy przymusowej i wszelkich innych praktyk związanych z handlem ludźmi. Nie współpracujemy z podmiotami, które nie podzielają naszego stanowiska zerowej tolerancji wobec tych zjawisk. Poufność Chronimy należące do Państwa informacje i oczekujemy nieujawniania informacji będących naszą własnością i poufnych. Nie wolno Państwu ujawniać informacji poufnych oraz prywatnych danych osobowych naszych pracowników stronom trzecim bez wyraźnej pisemnej zgody. Bądźmy pełni fantazji w marzeniach i myśleniu, a konserwatywni w życiu osobistym, dokonując jednocześnie interesujących i innowacyjnych osiągnięć w firmie i poza nią. Żółta Książeczka Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

6 Oczekujemy od Państwa stosowania odpowiednich wewnętrznych środków kontrolnych i procedur bezpieczeństwa informacji, które dotyczą także systemów komputerowych, elektronicznych urządzeń przenośnych, komputerów przenośnych i innych urządzeń przechowujących dane, a które pozwolą zagwarantować bezpieczeństwo informacji powierzonych Państwu przez nas lub przez naszych klientów. Obejmuje to podjęcie niezbędnych środków ostrożności, zapobiegających pozostawieniu tych informacji w urządzeniach lub miejscach, w których mogłyby zostać uszkodzone lub użyte w niewłaściwy sposób. Współpracując z nami, nie powinni Państwo przechowywać poufnych informacji należących do nas lub do naszych klientów we współużytkowanych urządzeniach, niewyposażonych w wystarczające zabezpieczenia. Jeśli dowiedzą się Państwo o możliwym naruszeniu bezpieczeństwa informacji należących do nas lub do naszych klientów, należy bezzwłocznie powiadomić nas o tym naruszeniu. Własność intelektualna Od podmiotów należących do naszego łańcucha dostaw oczekujemy poszanowania praw własności intelektualnej naszej i naszych klientów. Współpracując z nami, muszą Państwo podjąć działania niezbędne w celu ochrony znaków towarowych, praw autorskich i patentów naszych oraz naszych klientów, które są używane w pracy. W razie wątpliwości dotyczących proponowanego użycia własności intelektualnej należącej do nas lub do naszych klientów, należy skontaktować się z nami w tej sprawie. Działania lobbingowe Nie mogą Państwo podejmować, bezpośrednio ani pośrednio, działań lobbingowych w naszym imieniu lub na rzecz naszych projektów, w razie braku naszego pisemnego upoważnienia. W firmie CH2M HILL definiujemy lobbing jako komunikowanie się w dowolny sposób z pracownikami państwowymi i członkami ich rodzin, mające na celu wpłynięcie na politykę administracji państwowej albo zdobycie i obsługę zamówień rządowych. Materiały marketingowe i kontakty z mediami Wszystkie materiały marketingowe, materiały dla prasy i wywiady, zawierające odniesienia do firmy CH2M HILL, naszych klientów i naszej współpracy muszą zostać wcześniej zatwierdzone przez firmę CH2M HILL. Szkolenia obejmujące komunikację i informowanie Aby zapewnić zachowanie zgodności z naszymi Zasadami etyki i postępowania w łańcuchu dostaw, powinni Państwo informować o treści niniejszych Zasad (lub Waszego równoważnego kodeksu postępowania) wszystkie osoby, które mają uczestniczyć w naszych projektach.

7 Oczekujemy od Państwa wprowadzenia programu szkoleń, dotyczących znajomości kwestii etycznych i jej monitorowania. Oczekujemy również, że będą Państwo okresowo badać stan zgodności z niniejszymi Zasadami i stale porozumiewać się z nami w celu jego ciągłego doskonalenia. Ewidencjonowanie i prawo do inspekcji Najlepsze praktyki wymagają od Państwa prowadzenia odpowiedniej ewidencji, dokumentującej zachowanie zgodności z naszymi Zasadami etyki i postępowania w łańcuchu dostaw. Fałszowanie dokumentacji finansowej lub handlowej albo dokonywanie fałszywych oświadczeń jest sprzeczne z prawem i nieodwracalnie zaszkodzi Państwa relacjom biznesowym z firmą CH2M HILL. Zastrzegamy sobie prawo do okresowego badania Państwa praktyk biznesowych w celu zapewnienia ich zgodności z niniejszymi Zasadami. Od podmiotów należących do naszego łańcucha dostaw oczekuje się udzielania odpowiedzi na wszelkie uzasadnione pytania, dotyczące wykonywanej dla nas pracy. Oczekujemy, że będą Państwo współpracować z nami podczas naszych inspekcji i dochodzeń oraz uczciwie informować nas o kwestiach mających dla nich znaczenie. dozwolonym przez prawo, anonimowość, jeśli będą sobie Państwo tego życzyć. Pytania, wątpliwości i naruszenia, dotyczące niniejszych Zasad można zgłaszać telefonując na naszą linię (The GuideLine) pod numer (Stany Zjednoczone i Kanada), (pozostałe kraje) lub za pośrednictwem strony internetowej Firma CH2M HILL zbada wszystkie zgłoszenia, dokonane za pośrednictwem naszej linii i szybko podejmie działania korygujące, gdy będzie to uzasadnione. Zachęcamy do zgłaszania wszelkich podejrzeń, dotyczących naruszania przepisów lub naszych Zasad etyki i postępowania w łańcuchu dostaw, bez obawy, że narażą się Państwo na działania odwetowe. Od podmiotów, należących do naszego łańcucha dostaw oczekujemy środk zapobiegając działaniom odwetowym wobec osób, które w dobrej wierze zgłaszają możliwe naruszenie przepisów oraz niniejszych Zasad. Termin w dobrej wierze nie oznacza, że dana osoba musi dysponować niepodważalnymi dowodami na wystąpienie naruszenia ani że zgłoszenie musi okazać się prawdziwe. Oznacza tylko, że dana osoba szczerze wierzy w prawdziwość i poprawność zgłoszenia w momencie jego składania. Zgłaszanie wątpliwości bez działań odwetowych Należąc do naszego łańcucha dostaw, mają Państwo obowiązek aktywnie zgłaszać wszelkie uzasadnione podejrzenia, dotyczące możliwego naruszenia niniejszych Zasad lub przepisów, w związku z wykonywaną dla nas pracą. Podejmiemy wszelkie działania, aby chronić poufność Państwa informacji oraz, w zakresie Jakość naszych usług ma najwyższe znaczenie. Jeśli mamy odnieść sukces, musimy o wiele lepiej niż konkurencja rozwiązywać problemy klientów. Żółta Książeczka Więcej informacji o Żółtej Książeczce:

8 CH2M HILL Global Headquarters 9191 South Jamaica Street Englewood, CO Stany Zjednoczone Numer bezpłatny: 888.CH2M.HILL Tel.: Faks: The GuideLine: +1.TO.MY.CH.GUIDE ( ) (w Stanach Zjednoczonych i Kanadzie) (poza Ameryką Północną) CH2M HILL COR MKT