Szczegółowe informacje nt. integracji zostaną przedstawione wybranemu Oferentowi po zakończeniu postępowania.

Transkrypt

1 Szczegółowy opis przedmiotu postępowania. Przedmiotem postępowania jest wybór kontrahenta dla Spółki LOTOS Paliwa w celach obsługi logistycznej działań w ramach programu lojalnościowego LOTOS Navigator oraz innych działań promocyjnych i marketingowych na stacjach paliw LOTOS. I. Główne parametry dla składanej oferty: Bezwzględnym warunkiem przystąpienia do postępowania jest: 1. Posiadanie przez Oferenta portalu logistycznego dla LOTOS Paliwa, posiadającego funkcje wyszczególnione w dalszej części dokumentu 2. Przedstawienie referencji z zakresu naszego zapytania ofertowego. 3. Spełnienie wymagań integracji między Systemem LOTOS a Systemem Partnera Logistycznego: a. Rejestracja obrotu ilościowego wskazanych produktów z dokładnością do jednostki w jakiej towar przekazywany/odbierany jest na/ze stacji. b. Identyfikacja każdej zmiany stanu zapasu po rodzaju i numerze dokumentu magazynowego wg rejestrów Partnera Logistycznego. c. Identyfikacja wydania /zwrotu towaru na magazyn po numerze wysyłki/listu przewozowego d. Identyfikacja przyjęcia towaru od dostawcy po numerze faktury/ listu przewozowego/ awiza/innego dokumentu załączonego do dostawy. e. Dzienne przekazywanie danych o transakcjach zmieniających stan zapasu wskazanej listy produktów. f. Integracja w oparciu o opisany interfejs plikowy za pośrednictwem plików dostawy: I_DELIVERY plik wysyłki z magazynu centralnego na stacje oraz dostawy na magazyn centralny od dostawcy nagród. Plik dostawy jest przygotowywany przez Partnera Logistycznego dostarczającego nagrody na magazyny lokalne. Plik jest również wykorzystywany przez innych Partnerów Logistycznych i Dostawców lub Działu Logistyki do realizowania dostaw na magazyn centralny. Rozróżnienie dostawy na magazyn lokalny i centralny następuje przez kod lokalizacji (będący jednocześnie kodem magazynu). Pliki wejściowe z produktami mają nazwę I_DELIVERY_%S.csv, gdzie %S jest siedmiocyfrową liczbą z sekwencji. Plik wyjściowy (potwierdzenia) ma postać O_DELIVERY_%S.csv, gdzie numer sekwencyjny %S pochodzi z pliku wejściowego. Przykład: I_DELIVERY_ csv I_RECOLLECTION plik wycofania nagrody ze stacji (zwrot na magazyn centralny). Plik dostawy jest przygotowywany przez Partnera Logistycznego do poinformowania systemu CLM o pobraniu nagród z magazynów lokalizacji i dostarczeniu na magazyn centralny w procesie wycofania nagród (po zakończeniu kampanii). Pliki wejściowe mają nazwę I_RECOLLECTION_%S.csv, gdzie %S jest siedmiocyfrową liczbą z sekwencji. Plik wyjściowy (potwierdzenia) ma postać O_RECOLLECTION _%S.csv, gdzie numer sekwencyjny %S pochodzi z pliku wejściowego. Przykład: I_RECOLLECTION_ csv Szczegółowe informacje nt. integracji zostaną przedstawione wybranemu Oferentowi po zakończeniu postępowania. 4. Produkty podlegające obrotowi magazynowemu: a. Nagrody w Promocji (program Navigator, promocje ogólnopolskie), 2

2 b. Materiały POS (karty magnetyczne, plakaty, ulotki, itp.), c. Pozostałe materiały marketingowe: (m.in.: balony, namioty, flagi). 5. Magazyn (dla ok. 500 stacji): a. Pojemność na ok europalet o wymiarach: podstawa 120 x 80 cm, wysokość 165 cm b. Powierzchnia regałowa na karty magnetyczne, plakaty, naklejki, drobne gadżety: łącznie ok. 15 m 2 6. Prognozowane statystyki miesięczne: a. Magazynowanie palet: palet b. Konfekcjonowanie - nagrody: sztuk c. Konfekcjonowanie materiały marketingowe: sztuk d. Przesyłka do 31,5 kg: sztuk e. Przesyłka, paleta do 200 kg: 10 sztuk f. Dodatkowa powierzchnia regałowa (materiały): 15 m² g. Przyjęcie na magazyn nagród: 80 palet h. Opracowanie zwrotów: 50 sztuk i. Obsługa reklamacji (przyjęcia i wydania), nadzór nad procesem: obiektów Obiekt: każdy materiał reklamowy traktowany jest jako inny obiekt jeśli występuje w liczbie większej niż jeden również traktowany jest jako jeden obiekt. II. Procesy będące składowymi oferty. 1. Obsługa przyjęć dostaw na magazyn: a. Szczegółowe terminy poszczególnych dostaw są awizowane każdorazowo przez LOTOS do Logisty nie później niż w terminie 24 godzin roboczych dla dostaw drobnych oraz 2-3 doby dla dostaw kontenerowych przed planowaną dostawą (informacja zawiera kod produktu, ilość całkowitą produktu). Awizo jest składane w systemie Logisty lub przesyłane drogą mailową. b. Dokumentacja dostawy: do każdej dostawy wymagany jest od Dostawcy: przynajmniej list przewozowy i specyfikacja dostawy - indeks, ilość, nazwa, numer zamówienia LOTOS. c. Standard palety: wyłącznie na paletach EURO; wymiary palety: 1200 x 800 mm; maksymalna wysokość palety wraz z towarem 1650 mm. 2. Przyjęcie dostawy: a. Z chwilą dostawy Oferent zobowiązany jest do dokonania kontroli zgodności ilości dostarczonej z ilością widniejącą na dokumentach przewozowych, b. Każdorazowy brak lub uszkodzenie produktów w momencie przyjęcia dostawy Oferent zgłosi niezwłocznie (w przeciągu 1 godziny) do LOTOS w formie pisemnej poprzez (protokół rozbieżności dostawy lub protokół braków z kolejnym numerem zawierający informację o kodzie produktu, ilości, rodzaju rozbieżności, dacie stwierdzenia rozbieżności), c. Z chwilą przyjęcia towaru na magazyn po przeprowadzeniu kontroli dostawy Oferent przejmuje pełną odpowiedzialność finansową za przyjęty towar, d. LOTOS nie odpowiada za braki stwierdzone po dostawie w trakcie procesu magazynowania lub konfekcjonowania, 3

3 e. Oryginały dokumentów PZ oraz pozostałych dokumentów obrazujących gospodarkę magazynową są raz w miesiącu przesyłane na koszt Partnera logistycznego do LOTOS, a na bieżąco podstawiane na portal do pobrania w formacie pdf, f. Mailowe przekazanie dokumentu PZ (w przypadku rozbieżności w dostawie wraz z protokołem rozbieżności dostawy). 2.1 Obsługa wysyłek nagród i materiałów: a. wysyłka na lokalizacje stacje paliw LOTOS; ok. 500 lokalizacji; specyfika omówiona niżej, w punkcie 4. Realizacja zamówień ; b. wysyłka na lokalizacje inne, wskazywane na bieżąco przez dedykowanych pracowników LOTOS (Biuro Marketingu), dla wysyłek innych niż stacje, z różnym adresem doręczenia; podstawianie dla potrzeb LOTOS na portal (stronę) lub w inny sposób, zaproponowany przez Logistę dokumentów WZ do takich wysyłek. 3. System logistyczny: Oferent w ramach Oferty musi przedstawić gotowe narzędzie do zarządzania gospodarką magazynową oraz do składania zamówień przez LOTOS i stacje paliw zapewniając minimum poniższe wymagania 3.1. Użytkownicy - cztery poziomy uprawnień Użytkownika: Admin LOTOS a. Pełny dostęp b. Zarządzenie Użytkownikami - zakładanie, blokowanie, przypisywanie indeksów, pełne raportowanie aktywności, składanie, anulowanie, modyfikacja zamówieniami. c. Zarządzanie lokalizacjami - zakładanie, blokowanie, przypisywanie indeksów, pełne raportowanie aktywności, składanie, anulowanie, modyfikacja zamówieniami. d. Zarządzanie indeksami - zakładanie, awizowanie, blokowanie, przypisywanie poszczególnym użytkownikom, składanie zleceń wysyłki, przypisywanie do Pakietów Startowych (zamówienia do nowych stacji), pełne raportowanie. e. Zamówienia - składanie wszystkich zamówień, zatwierdzanie wysyłek specjalnych, f. Raportowanie - pełne dla wszystkich procesów, g. Pełny podgląd wszystkich operacji realizowanych przez wszystkich Użytkowników LOTOS 1. Zarządzenie Użytkownikami - zakładanie, blokowanie, przypisywanie indeksów, pełne raportowanie aktywności, składanie, anulowanie, modyfikacja zamówieniami. 2. Zarządzanie lokalizacjami - zakładanie, blokowanie, przypisywanie indeksów, pełne raportowanie aktywności, składanie, anulowanie, modyfikacja zamówieniami. 3. Zarządzanie indeksami - zakładanie, awizowanie, blokowanie, przypisywanie poszczególnym użytkownikom, składanie zleceń wysyłki, przypisywanie do Pakietów Startowych (zamówienia do nowych stacji), pełne raportowanie. 4. Zamówienia - składanie zamówień na wszystkie lokalizacje i wszystkie indeksy Kierownik Obszaru. a. Zamówienia - składanie zamówień na przypisane indeksy i na przypisane lokalizacje (Stacje), 4

4 b. Akceptacja zamówień składanych przez przypisane lokalizacje, c. Raportowanie - dla własnych operacji oraz dla przypisanych stacji Stacja paliw. a. Zamówienia - składanie zamówień na przypisane indeksy, b. Raportowanie - dla własnych operacji, c. Awizacja/ zamówienie zwrotu. Powyższe w zakresie przypisanych indeksów. W ramach tej grupy rozróżnienie 6 rodzajów stacji. Do każdej przypisane są odpowiednie indeksy Indeksy: Karta produktu - każdy indeks sparametryzowany jest Kartą Produktu: Kod - kod produktu. Nazwa - opis produktu. Grupa - grupa, do której został przypisany produkt (nagroda, materiał marketingowy). Cykliczność - tak lub nie (czy produkt jest jednorazowy czy cykliczny). Data ważności - dotyczy tylko produktów jednorazowych (po upłynięciu tej daty następuje automatyczne zlecenie niszczenia danych produktów). Osoba odpowiedzialna - osoba odpowiedzialna w LOTOS za dany produkt. Gwarancja - tak lub nie (czy dany produkt wymaga od Logisty dokładania gwarancji przy wysyłce). Wymagana akceptacja KO - tak lub nie (czy zamówienie danego produktu przez stację wymaga akceptacji KO). Niski stan magazynowy, - jeżeli stan magazynowy danego produktu spadnie poniżej tej ilości, wówczas wysyłane będzie powiadomienie do osoby odpowiedzialnej za ten produkt. Stany magazynowe - stan magazynowy produktu. Limit - wartość ustawionego limitu na produkcie dla jednego zamówienia. Również biorąc pod uwagę ilości w poprzednich zamówieniach i sprzedaż danego indeksu (może być uzyskiwana z innego systemu). Zablokowany do wysyłek. Pakiety Startowe - lista dostępnych pakietów startowych dla poszczególnych grup stacji (min. 6) z zaznaczenie, do których przypisany jest dany produkt i w jakiej ilości. Zdjęcie produktu Rodzaje produktów. Nagrody, Materiały marketingowe Raporty Podgląd aktualnego stanu magazynowego z podziałem na dobre i uszkodzone, Raporty: Zamówień oczekujących (nazwa lokalizacji, ID lokalizacji, data złożenia zamówienia, kod produktu, nazwa, ilość) z możliwością wyboru do anulowania danego kodu lub/i zamówienia stacji, Dostaw zrealizowanych (nazwa lokalizacji, ID lokalizacji, data dostawy, kod produktu, nazwa, ilość, nr listu przewozowego), 5

5 Zwrotów (nazwa lokalizacji, ID lokalizacji, data zwrotu, kod produktu, ilość, nr listu przewozowego), Złożonych reklamacji wraz ze statusem realizacji (nazwa lokalizacji, ID lokalizacji, data reklamacji, kod produktu, nazwa, ilość), Historii kodu (nazwa lokalizacji, ID lokalizacji, data wysyłki, kod produktu, nazwa, ilość, nr listu przewozowego), Kodów zablokowanych do wysyłki z możliwością blokowania i odblokowania do wysyłki. Dostaw (awizowana, przyjęta) na magazyn Każdy z raportów z podziałem na datę i/lub przeprowadzoną kampanię. 4. Realizacja zamówień. Wymogi ogólne: 4.1. Wszystkie produkty muszą być zapakowane w odpowiednie do tego opakowania: kartony, tuby, worki kurierskie Do zaklejania przesyłek może służyć tylko taśma personalizowana LOTOS - zakupiona przez Logistę a przygotowana w oparciu o logotyp LOTOS Przesyłki wartościowe (nagrody) muszą być ubezpieczone od zagubienia, zniszczenia Za przesyłki do momentu dostarczenia ich do adresata odpowiada Oferent Przesyłki dostarczane poprzez Kuriera, Pocztę Polską, InPost (paczkomaty) Zamówienia składane: W systemie Logisty przez poszczególnych Użytkowników: pracownicy LP, KO, Stacje - nagrody i materiały marketingowe Na stronie www przez Uczestników programu lojalnościowego LOTOS Navigator Uczestnik zamawia nagrodę ze swojego konta, informacja o tym przekazywana jest z serwisu www do systemu logisty, na tej podstawie generowana jest etykieta, która personalizuje przesyłkę wysyłaną na wybraną przez Uczestnika stację lub adres domowy Zamówienia przesyłane z systemu lojalnościowego LOTOS - nagrody Czas realizacji zamówienia na materiały marketingowe - zgodnie z ustalonym harmonogramem (raz w tygodniu każdy punkt) lub według indywidualnego priorytetu (w dniu złożenia zamówienia) Czas realizacji zamówienia na nagrody: przesyłki standardowe maksymalnie 48h od złożenia zamówienia, przesyłki specjalne maksymalnie 24h od złożenia zamówienia Dla zamówień przesyłanych z systemu lojalnościowego i strony www zakłada się: wysyłkę na stację (zbiorcza paczka), wysyłkę na stację (spersonalizowana paczka), wysyłkę na adres Uczestnika Programu Nagrody z dostawą na stację Zawierające specyfikację z danymi Uczestnika Programu. Dane to: numer karty lojalnościowej, imię i nazwisko, miejscowość, telefon kontaktowy, nr zamówienia, taryfa w jakiej ma być odebrana nagroda, kod kreskowy (przykładowa etykieta poniżej). Specyfikacja musi być dołączona do każdej przesyłki. 6

6 Przesyłki na daną stację mogą być kumulowane i realizowane według ustalonego harmonogramu (raz na tydzień lub częściej) za wyjątkiem przesyłek VIP, które muszą zostać dostarczone na następny dzień - każda przesyłka VIP będzie oznaczana w uzgodniony sposób Nagrody z dostawą do Uczestnika programu Navigator: Zamówienia na nagrody z dostawą do Uczestnika programu Navigator przesyłane są z systemu lojalnościowego lub strony www. Każde zamówienie zawiera specyfikację z danymi osobowymi Uczestnika Programu niezbędnymi do realizacji dostawy. Dane to: numer karty lojalnościowej, imię i nazwisko, pełen adres wysyłki, telefon kontaktowy, kod nagrody, nazwa, ilość, dokument sprzedaży (FV). Specyfikacja musi być dołączona do każdego z produktów/ przesyłki. Zamówienia będą dostarczane do logisty w określonych przez strony czasookresach jednak nie rzadziej niż raz na dobę. Dla realizacji przesyłek dla Uczestników programu Navigator przewidujemy wykorzystanie firm kurierskich jak i Poczty Polskiej, InPost. 5. Procedury reklamacyjne. Oczekujemy od Logisty przedstawienia procedury przyjmowania dostaw przez odbiorcę, oraz procedury składania reklamacji. Jednocześnie informujemy, iż w przypadku korzystania przez Logistę z usług firm zewnętrznych (firma kurierska, przewozowa) dla LOTOS stroną w reklamacjach jest Oferent. Za wszelkie braki i uszkodzenia w dostawach obciążany będzie Oferent. Wszelkiego rodzaju rekompensat oraz zwrotów za obciążenia dokonane przez LOTOS Oferent zobowiązany jest żądać od firm zewnętrznych, z którymi współpracuje. 6. Obsługa odbiorów zwrotów towarów. 7

7 W ramach realizacji usługi oczekujemy od Logisty obsługi zwrotów towarów. W ramach postępowania Logista musi przedstawić propozycję procedury zwrotu (włącznie ze zwrotem punktów Uczestnikowi programu) z podziałem na: zwrot ze stacji, zwrot od Uczestnika Programu. 7. Obsługa reklamacji produktów Reklamacją nazywamy produkt, którego wadę stwierdzono przed wydaniem Klientowi lub zostało zgłoszone przez Klienta (na stacji lub przez CC) i produkt taki podlega zgłoszeniu reklamacyjnemu do producenta/dostawcy Celem zgłoszenia Stacja lub CC przesyła poprzez portal Logisty zgłoszenie reklamacyjne Oferent weryfikuje na podstawie zgłoszenia i zaktualizowanej listy procedur realizacji reklamacji sposób przeprowadzenia procesu reklamacyjnego Oferent dostarcza na stację lub do CC informację zwrotną z właściwą dla produktu procedurą realizacji reklamacji Stacja lub CC postępuje zgodnie z wydaną przez Logistę dyspozycją: a. Dla produktów reklamowanych u producenta z opcją przesyłki po stronie LOTOS - Oferent umawia kuriera na koszt LOTOS celem przesłania reklamowanego towaru do punktu serwisowego, b. Dla produktów reklamowanych u producenta z opcją przesyłki po stronie producenta - Oferent zgłasza reklamację do właściwego producenta/dostawcy, c. Dla produktów gdzie reklamacja rozpatrywana jest na stacji - Oferent umawia kuriera na koszt LOTOS celem przesłania do magazynu na zwroty, a na stację przesyła mailem list przewozowy do przekazania kurierowi przy wydawaniu paczki. d. Dla produktów, gdzie zamówienie zostało dokonane przez stronę www Oferent umawia kuriera na koszt LOTOS celem przesłania reklamowanego towaru do punktu serwisowego, 2. W zależności od rodzaju produktu Oferent: a. Dla produktów reklamowanych u producenta - zgłasza reklamację do producenta/dostawcy i realizuje nadzór nad całością procesu, i. Oferent zgłasza reklamację do producenta/dostawcy, ii. Oferent organizuje przesyłkę ze stacji/uczestnika: we własnym zakresie lub za pośrednictwem producenta/dostawcy. Decyduje o tym Procedura realizacji reklamacji, iii. Oferent monituje u producenta/dostawcy przebieg reklamacji od momentu otrzymania zgłoszenia aż do odesłania do Klienta na stację/do Uczestnika nowego, naprawionego produktu, iv. Z chwilą otrzymania nowego/naprawionego produktu Stacja kontaktuje się z Klientem, v. Oferent na koniec każdego miesiąca tworzy zestawienie zbiorcze aktualnych reklamacji (zamkniętych i przyjętych w danym miesiącu). b. Dla produktów gdzie reklamacja rozpatrywana jest na stacji - opracowuje procedurę zwrotu i w cyklach miesięcznych zgłasza zbiorcze zestawienie reklamacji. i. Oferent potwierdza na stacji, że reklamacja została rozpatrzona, 8

8 ii. Oferent potwierdza na stacji pozytywny dla Klienta sposób rozpatrzenia reklamacji umawia kuriera. Czy na stacji wydano Klientowi nowy produkt. iii. Oferent na stację przesyła mailem list przewozowy do przekazania kurierowi przy wydawaniu paczki, iv. Oferent opracowuje zwrot zgodnie ze zaktualizowaną procedurą przyjmowania zwrotów - na podstawie awiza, v. Jeżeli zwrócone produkty są niezgodne z awizem to:, - jeżeli produkty są na liście produktów, jako zaakceptowane do przyjęcia, przyjmujemy je i sporządzamy protokół rozbieżności (rozbieżność ilościowa), - jeżeli produkty są na liście produktów, jako niezaakceptowane do przyjęcia, odsyłamy na stację bez przyjmowania na stan magazynowy vi. Zwroty, przesłane do Oferent bez awiza - weryfikujemy zgodnie z procedurą. vii. Oferent na koniec każdego miesiąca tworzy zestawienie zbiorcze przyjętych zwrotów reklamacyjnych. 8. Raporty - minimalne wymagania. DZIENNE / NA ŻĄDANIE: a. Raport stanów magazynowych z uwzględnieniem kategorii, w których się znajdują. b. Raport zbiorczy wysyłki z podziałem na lokalizacje, nagrody i materiały, dodatkowo każda lokalizacja otrzymuje raport wysyłki, c. Raport braku indeksu informujący, jakiego indeksu zabrakło do bieżącej wysyłki codziennie raport z zamówień stacyjnych, d. Raport zwrotów ze stacji + raport dodatkowy w przypadku zwrotu produktów posiadających kartę gwarancyjną; z przyporządkowaniem do lokalizacji zwracającej; e. Raport dostaw, z możliwością pobrania pdf PZ. f. Dla nagród- codzienne podstawianie plików informatycznych na serwer LOTOS dla nagród: 1) wysyłki na każda lokalizację; każda lokalizacja- odrębny plik; 2) zwroty, każda lokalizacja odrębny plik; 3) dostawy zewnętrzne; 4) specyfikacja plików- do uzgodnienia przez IT Logisty i LOTOS. TYGODNIOWE: g. Raport zwrotów spięty z systemem LOTOS tak, aby automatycznie zwracać punkty klientom. MIESIĘCZNE: h. Raport zwrotów miesięczny, będący sumą tygodniowych, i. Raport, BO-BZ do 3 dnia roboczego miesiąca zawierający wszystkie ruchy na magazynie, tzn. wysyłka z bazy na stacje i na inne lokalizacje, przyjęcia dostaw (zakup nagród), zwroty produktów dobrych i uszkodzonych, przeksięgowania między indeksami, itp., j. Raport z protokołów reklamacyjnych stacji; do 3-go dnia roboczego; w podziale na - brak od dostawcy, zaginięcia, błąd logisty, nieuznane reklamacje, itp., 9

9 k. Raport - stan końcowy (SK) nagród na ostatni dzień miesiąca, w podziale na dobre i uszkodzone, magazyn różnic (stwierdzone niedobory i nadwyżki magazynowe) oraz suma ich wszystkich; zapas miesięczny, tj. saldo końcowe SK na ostatni dzień miesiącapodlega uzgodnieniu/potwierdzeniu obu stron, Logisty i LOTOS; wersja elektroniczna do uzgodnienia/potwierdzenia przez LOTOS, po akceptacji podpisana wersja papierowa przesyłana do LOTOS; l. Na żądanie - analiza konkretnego indeksu/ów, analiza ruchów konkretnej stacji; raport wg indeksu, raport wg lokalizacji w dowolnie wybranym zakresie dat; m. Raport dot. statystyk procesów logistycznych obejmujący częstotliwość, wielkość, rejonizację dostaw. n. Raport zwrotów nagród nie odebranych przez klienta i przekazanie tej informacji odpowiednim plikiem do systemu strony www. o. Dwa raporty dodatkowe, nieujęte w specyfikacji jeśli w trakcie trwania umowy zdarzy się takie zapotrzebowanie ze strony LOTOS. INNE: Sporządzane przez Logistę na prośbę LOTOS, które mogą wyniknąć w procesie logistycznym, format, zakres w uzgodnieniu przez obie strony Raporty powinny zawierać: nazwę i kod lokalizacji, nazwę produktu, kod produktu, ilość, stan, datę wysyłki/ zwrotu, nr listu przewozowego, ilość paczek oraz kampanię, do której były zakwalifikowane. Wszystkie procesy logistyczne Logista będzie przesyłał w określonym przez LOTOS formacie do systemu LOTOS. Specyfikacja plików zostanie określona przez LOTOS na etapie wdrożenia. 9. Aktualizacja systemu Przedstawiona oferta powinna uwzględniać cykliczną (min. 2 razy w roku) optymalizację działania systemu (prędkość, funkcjonalności, interfejs, usability) oraz aktualizację do panujących trendów. 10. Wymagania dotyczące Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz Wizytacji na magazynie Przedstawiona oferta powinna być zgodna z przepisami RODO. Oferent przedstawi dokładną specyfikację zarządzania danymi osobowymi oraz dokumenty potwierdzające spełnienie warunków dotyczących ochrony przetwarzanych danych osobowych. Celem weryfikacji LOTOS zastrzega sobie prawo do odbycia audytu magazynu Oferenta przez Członków Komisji oraz Administratora Bezpieczeństwa Informacji na dowolnym etapie trwania postępowania wyboru Kontrahenta. III. Rozliczenia w procesie: Oferent zobowiązany jest do prowadzenia pełnej gospodarki magazynowej zarówno w wersji papierowej i elektronicznej w ujęciu ilościowym, z uwzględnieniem ewidencji dokumentacji dostaw, przyjęć, wydań, przesunięć oraz różnic, itp. Towar dostarczony przez Producenta nagród do Oferenta: a. Producent wystawia dla Oferenta Dowód Dostawy, b. Oferent ponosi pełną odpowiedzialność za towar powierzony - protokół przyjęcia na stan. 10

10 Towar dostarczony przez Oferenta na Stację - dokument dostawy w wersji papierowej zawierać powinien: dane adresowe stacji nr, kod i opis produktu oraz ilość. Towar zwrócony przez Stacje do Oferenta - Oferent wystawia Dowód Przyjęcia w wersji papierowej i w raporcie zwrotu wykazuje pełną ewidencję zwrotu. IV. Cyklicznie: Przedmiot wynagrodzenia Oferenta - FV dla LOTOS za następujące elementy usługi Oferenta względem programu: a. Magazynowanie (stawka za paletę za dzień - oczekujemy ewidencji dziennej rotacji palet). b. Konfekcjonowanie (stawka godzinowa plus stawka za opakowania w różnych wariantach wymiarowych). c. Przygotowanie towaru do wysyłki. d. Dostawy na i ze stacji (opłata za przesyłkę uzależniona od wagi). e. Dostawy do Uczestników programu Navigator (opłata za przesyłkę kurierską i pocztową). f. Ceny powinny zawierać koszt potwierdzenia odbioru. g. Opłata za powierzchnię magazynową (m 2 ) przeznaczoną na przechowywanie materiałów reklamowych. h. Obsługę przyjęcia na magazyn nagród. i. Obsługę przyjęcia na magazyn materiałów innych niż nagrody. j. Opracowanie zwrotów. k. Obsługę reklamacji (przyjęcia i wydania), nadzór nad procesem. l. Niszczenie nagród i materiałów (za kg bez certyfikatu lub z certyfikatem). m. Zabezpieczenie przesyłek. n. Usługi związane z obsługą magazynu poza normalnym czasem pracy, tzn. praca w dni wolne, świąteczne. o. Usługę przepaletyzowania dostawy. Jednorazowo: a. Integrację systemu partnera logistycznego z systemem LOTOS, b. Inne niezbędne do realizacji usługi, c. Koszt przetransportowania, przyjęcia na magazyn obecnego stanu nagród: 700 palet - jako osobna pozycja, (jeżeli dotyczy). Dodatkowe informacje Wszelkie usługi nieobjęte specyfikacją będą przedstawione na piśmie i wymagają zgody ze Strony LOTOS. LOTOS zastrzega sobie prawo do zmiany zasad rozliczenia za usługi w uzgodnieniu z przedstawicielem magazynu. Przewidywany termin płatności 30 dni, płatne przelewem. 11