L.20: Zasady prowadzenia spotkań i coachingu

Transkrypt

1 Strona1 Nazwa Cel narzędzia Poziom L.20: Zasady prowadzenia spotkań i coachingu Lepsze wzajemne zrozumienie przez strony dialogu Poprawa umiejętności komunikacji uczestników dialogu Zwiększenie efektywności spotkań stron dialogu społecznego Lokalny /Regionalny Etapy, w których narzędzie jest stosowane Etap 5 wdrażanie zmian Zastosowanie Prowadzenie spotkań informacyjnych Prowadzenie spotkań decyzyjnych Coaching Narzędzia wspierające Sesja kreatywna Odpowiedź na problem Brak standardów komunikacji/ prowadzenia spotkań Problemy w komunikacji Trudności w przełożeniu ustaleń na działania Niewystarczająca aktywność struktur i osób 1. Jak mówić, aby nasza komunikacja okazała się skuteczna i efektywna? Wskazówki ogólne 1. Bądź zrozumiały, tzn. dostosuj treść twojego komunikatu do poziomu intelektualnego, wieku i płci twojego rozmówcy. Mów w sposób prosty i szczery, unikaj zawiłego języka i nieznanego słownictwa, a pozyskasz uwagę i sympatię twojego rozmówcy. 2. Unikaj długich zdań, używaj krótkich wyrażeń i zwrotów. Rozbudowane i złożone zdania to dla twojego rozmówcy bieg z przeszkodami, w którym każdy człon zdania staje się kolejną przeszkodą do pokonania przez słuchacza. Stosuj szkolną zasadę nowa myśl nowe zdanie. Pamiętaj, że słowa powszechnie używane i krótkie zwroty są lepiej rozumiane, łatwiej zapamiętywane i chętniej słuchane. 3. Dobieraj odpowiednio zmienne tempo mówienia oraz modulację głosu. Tempo mówienia odzwierciedla twój stosunek do wypowiadanych treści, a odpowiednio zmienna tonacja głosu, może ocieplać lub ochładzać, albo wręcz zamrażać atmosferę. Lodowaty ton głosu tworzy ponurą atmosferę, brzmi jak pouczanie, wywołuje apatię i niechęć słuchaczy nie tylko do ciebie, ale również do wypowiadanych przez ciebie treści. 4. Zarażaj partnera entuzjazmem, staraj się wzbogacać przekazywane treści. 5. Utrzymuj kontakt wzrokowy. W trakcie rozmowy nie przybieraj miny Sfinksa, staraj się być pogodny, a przebieg rozmowy w odpowiednim momencie rozjaśniaj uśmiechem.

2 Strona2 2. Spotkania informacyjne Najważniejsze zasady pomagające w organizacji skutecznego i motywującego spotkania: 1. Określ starannie i jasno cel oraz charakter zebrania (informacyjne, dyskusyjne, inne). 2. Określ, które punkty są najważniejsze i absolutnie nie można ich pominąć, które są najtrudniejsze i może przy nich wywiązać się dyskusja. Zawsze zaczynaj od spraw prostych do załatwienia. 3. Zdecyduj, kto ma wziąć udział w spotkaniu i dlaczego? Czy można się obejść bez tej osoby? 4. Przygotuj starannie plan spotkania. Oceń, ile czasu potrzeba na poszczególne jego części. 5. Wyznacz ramy czasowe całego zebrania, jeśli trwa dłużej niż 1-1,5 godziny zaplanuj również przerwy. 6. Prześlij do uczestników agendę spotkania najpóźniej 14 dni przed spotkaniem z prośbą o potwierdzenie uczestnictwa oraz zgłaszanie dodatkowych punktów ważnych do omówienia 7. Możliwie dużo informacji postaraj się przygotować na piśmie i powiel je w odpowiedniej liczbie egzemplarzy. Wersję elektroniczną roześlij do uczestników na 24h przed spotkaniem. 8. Zacznij spotkanie punktualnie. 9. Na początku przedstaw plan spotkania i sprawdź, czy uczestnicy mają do niego uwagi. Upewnij się, czy wszyscy mogą zostać do końca, jeśli trzeba będzie podejmować decyzje grupowe. 10. Uzgodnij z uczestnikami i zapisz na tablicy kontrakt obowiązujący podczas spotkania (np. zobowiązujemy się do podejmowania rozmów w temacie dotyczącym spotkania, mówimy na temat, unikamy dygresji, słuchamy się wzajemnie, krytykując używamy takich zwrotów, które wskazują na rozwiązanie a nie ocenę). 11. Pilnuj przez cały czas spotkania zgodności z planem. Szczególnie zadbaj o to, aby spotkanie skończyło się nie później, niż godzina, o której zostali poinformowani uczestnicy. 12. Pilnuj dyscypliny dyskusji, jeśli jest taka potrzeba, to określ lub przypomnij delikatnie, ale stanowczo podstawowe zasady dyskusji: mówi tylko jedna osoba, czas wypowiedzi jest ograniczony (nie więcej niż 2-3 minuty), głosu udziela prowadzący zebranie, prowadzący ma prawo przerywać wypowiedzi nie na temat. 13. Zadbaj o to, by treść spotkania była notowana. 14. Wyznaczaj osoby odpowiedzialne za realizację zadań uzgodnionych podczas spotkania i określaj terminy ich wykonania oraz osoby, do których mają dotrzeć raporty z realizacji zadania. 15. Na zakończenie podsumuj spotkanie, podziękuj za przybycie, zapowiedz datę, godzinę i temat kolejnego spotkania. 16. Dopilnuj, aby notatka ze spotkania trafiła do wszystkich uczestników jak najszybciej po spotkaniu. Najpóźniej 2-3 dni.

3 Strona3 3. Spotkania konsultacyjne 1. Przekaż pracownikom użyteczne informacje dotyczące zmiany; jaki jest jej powód, jakie są konsekwencje wprowadzenia zmiany, a jakie mogą być konsekwencje nie wprowadzania jej. 2. Pokaż, że jesteś osobiście zaangażowany/a w proces zmiany; Powiedz, jakie działania już podjąłeś/aś, dawaj przykład wymaganego przez Ciebie zachowania innym. 3. Pytaj grupę o pomysły na zmiany i sposób ich wdrożenia przed podzieleniem się swoim pomysłem. Jeśli przedstawisz swój pomysł, jako pierwszy, zwiększasz ryzyko, że będzie to pomysł jedyny. 4. Zachowuj bezstronność, rozpatrując pomysły członków grupy. 5. Dziel zespół na małe zespoły, które najpierw spotykałyby się oddzielnie, a dopiero potem dyskutowałyby swoje pomysły na forum grupy. 6. Możesz korzystać z odmiany burzy mózgów, pozwalającej na zbieranie anonimowych, indywidualnych pomysłów od poszczególnych osób. 7. Możesz zarządzać tajne przegłosowywanie zgłaszanych pomysłów. 8. Korzystaj z opinii ekspertów na temat pomysłów, które się pojawiają. Zdanie osób z zewnątrz pozwala często na rzucenie nowego światła na problemy i propozycje ich rozwiązania. 9. Ekspertów zewnętrznych powołaj w sytuacjach, kiedy Twoi współpracownicy nie mają wszystkich potrzebnych zasobów wiedzy lub zaistnieje sytuacja wyboru rozwiązania z kilku równoważnych i potrzebne są konsultacje osób z zewnątrz. 10. Pamiętaj o tym, by pytać zespół o zdanie, zanim podejmiesz decyzję. Kolejność powinna być następująca: zebranie pomysłów od poszczególnych członków zespołu, ich analiza, podjęcie decyzji. Nigdy odwrotnie. Pytanie o pomysły, w momencie, gdy decyzja została już przez Ciebie podjęta, może w momencie, gdy grupa miała już negatywne doświadczenia tego typu dodatkowo zniechęcać do wyrażania swojego zdania. 11. Zbieraj i wykorzystuj informacje zwrotne w celu korygowania strategii zmian. 4. Coaching Coaching na etapie wdrażania zmian będzie się koncentrował na doskonaleniu kwalifikacji pożądanych w związku ze zmianą wymagań po wdrożeniu zmiany odnośnie kompetencji, sposobów realizacji nowych zadań lub nowych sposobów realizacji starych zadań. Będzie się on odbywał pod kierunkiem doświadczonego pracownika lub coacha z zewnątrz przez nabywanie nowych umiejętności, korygowanie nieskutecznych w nowych warunkach zachowań.

4 Strona4 Przykładowe obszary coachingu na etapie wdrażania zmian mających na celu poprawę jakości dialogu społecznego: Komunikacja interpersonalna, Komunikacja asertywna, Usprawnianie relacji między partnerami społecznymi dialogu Poszukiwanie alternatywnych rozwiązań dla usprawniania dialogu Kreatywne podejście do pracy OP/ZZ Motywowanie do zmian Rozwój własny przedstawicieli partnerów społecznych Budowanie mostów zamiast murów- jak ograniczają nas stereotypy Proaktywność zamiast reaktywności Budowanie pozytywnego wizerunku związkowca/menedżera Udzielanie informacji zwrotnych, Umiejętność pracy w zespole i tworzenia zespołów, Prowadzenie spotkań, Prowadzenie trudnych rozmów, Umiejętność organizacji pracy, Argumentowanie, Rozwiązywanie sytuacji konfliktowych, Rozwiązywanie problemów, Radzenie sobie ze stresem, Umiejętność negocjacji, Prezentacja i wystąpienia publiczne, Autoprezentacja, Inne wynikające z diagnozy, jakości dialogu społecznego w organizacji oraz luk kompetencyjnych pracowników. Zasady coachingu 1. Wyjaśnij, czym jest coaching, 2. Wyjaśnij model coachingu (cykl Kolba), 3. Podkreśl, że odpowiedzialność za efekty coachingu ponosi osoba coachowana, że efekt zależy od jej zaangażowania i motywacji, 4. Ustal zasady współpracy (czas trwania jednej sesji 1,5 do 3 h, liczbę sesji, ich częstotliwość), 5. Uzgodnij zasady udzielania informacji zwrotnych, 6. Zapewnij poufność, 7. Poproś o własne sugestie, 8. Określ cel coachingu i po czym poznacie, że został osiągnięty, 9. Celem coachingu może być zarówno doskonalenie określonej umiejętności, jak i przygotowanie do realizacji konkretnego zadania,

5 Strona5 10. Poproś o akceptację warunków i celów współpracy (kontraktu), 11. Planuj sesje w odstępach około 1 do 2 tygodni, 12. Dbaj o to, aby sesje odbywały się zgodnie z ustaleniami, jeśli nieprzewidziane sytuacje to uniemożliwią zadbaj o to, aby przerwa miedzy sesjami nie była dłuższa niż 4 tygodnie 13. Zapewnij pomieszczenie, w którym nikt nie będzie Wam przeszkadzał, uprzedź inne osoby, że nie wolno Wam przerywać w trakcie trwania sesji coachingowej, 14. Dbaj o atmosferę spotkania sprzyjającą otwartości, 15. Zadawaj pytania zgodnie z cyklem Kolba mające za zadanie pomóc coachowanemu w jego osobistych odkryciach, pytaj o fakty, obserwacje, odczucia, refleksje, wnioski, oraz o to co zmieni w swoim zachowaniu następnym razem, 16. Słuchaj uważnie i utrzymuj kontakt wzrokowy, 17. Dbaj o precyzję i konkrety, zadawaj pytania doprecyzowujące, jeśli są potrzebne, 18. Jeśli coachowany chce jednocześnie pracować w kilku obszarach pomóż mu określić, jaki obszar jest dla niego najważniejszy i ustalcie, na czym będziecie się koncentrować, 19. Jeśli coachowany nie chce wziąć na siebie odpowiedzialności, powiedz mu, że to widzisz i że to źle wpływa na Waszą pracę, 20. Jeśli nie widzisz szans na osiągnięcie celu przez coachowanego podziękuj i zakończ spotkania, 21. Dawaj wsparcie coachowanemu, pomóż mu w określeniu swoich mocnych stron, 22. Nie doradzaj, nawet, jeśli coachowany/a pytałby/łaby Cię o to, jak Ty zachowałbyś/łabyś się w danej sytuacji. Nie jesteś nim/ nią, nie masz wszystkich informacji na temat sytuacji i dotychczasowych ani nie odbierasz tak samo emocji, 23. Nie podawaj przykładów ze swojego życia, 24. Nie oceniaj postępowania coachowanego, 25. Nie oceniaj jego pomysłów na zmianę, pamiętaj to on podejmuje decyzje i ponosi za nie odpowiedzialność, 26. Jeśli znasz metody, narzędzia, które mogłyby być pomocne przedstaw je coachowanemu, pozostaw jemu/jej decyzję co do ich stosowania, 27. Na koniec każdej sesji uzgadniaj z coachowanym zadania domowe, może to być lektura artykułu lub książki na omawiany temat, najlepiej jednak, żeby to było zadanie praktyczne przeprowadzenie rozmowy, poprowadzenie spotkania itp., 28. Na początku każdej sesji pytaj o przebieg i efekty z realizacji zadania domowego. Poproś o wyciągnięcie wniosków. Nawet jeśli coachoany nie wykonał zadania kontynuuj rozmowę, zapytaj o trudności i wnioski z sytuacji, 29. Na ostatniej sesji omów z coachowanym cele coachingu, w jakim stopniu zostały zrealizowane, w czym dodatkowo pomogły mu sesje, jakich celów nie zrealizował, jakie nowe potrzeby pracy nad sobą odkrył/a, 30. Pomóż coachowanemu ustalić plan pracy nad doskonaleniem swoich kompetencji po zakończeniu sesji coachingowych.

6 Strona6 Cykl Kolba Twoim zadaniem jest prowadzić sesję coachingową zgodnie z cyklem Kolba, tak aby zaangażować coachowanego i aby sam/a odkrył/a w jaki sposób może w przyszłości poprawić swoje zachowanie. zmiana fakty wnioski konsekwencje

7 Strona7 Pomocne pytania: 1. Zbierz informacje na temat faktów a. Co nastąpiło? b. Co się działo? c. Opisz, co zrobiłeś/aś 2. Zapytaj o refleksje, obserwacje, jakie dane zachowanie może mieć konsekwencje a. Jak takie zachowanie może wpłynąć na..? b. Co wynika z? c. Jak zareagowałeś/aś na? Jak zareagowała druga strona? 3. Zinterpretuj a. Co w Twoim postępowaniu/zachowaniu mogło spowodować, że? b. Czy nie uważasz, że? c. Czy sądzisz, że jest to efektem? d. A tak dokładniej, to o co jeszcze może chodzić? 4. Zmień a. Co chcesz zmienić w swoim działaniu? b. Jak to zrobisz następnym razem? c. Jaki efekt chcesz osiągnąć? d. Po czym poznasz, że lepiej?